Audit externe Audit externe

Dec 2010

AuditAudit

► Examen a posteriori des livres comptables, états financiers, relevés des opérations et systèmes financiers

► Examen de l’adéquation des systèmes et procédures comptables, de la capacité à tenir des comptes et des états appropriés des dépenses des projets/dons

DéfinitionDéfinition

► donner crédibilité et garantir la responsabilité ► Vérifier la conformité avec les clauses des accords prêt concernant les

questions financières► Déceler les faiblesses des contrôles internes/ systèmes financiers, et

formuler des recommandations à cet égard

Objectifs sous-jacentsObjectifs sous-jacents

► Annuelle► À remettre au FIDA normalement six moins après la fin de l’année

FréquenceFréquence

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Types d’AuditTypes d’Audit

Audit des états financiers L’auditeur exprime son opinion sur les états financiers du projet

Audit de conformitéAudit de conformitéL’auditeur vérifie la conformité avec les règles internes, réglementations, procédures et processus mis en place par la direction

Audit opérationnelAudit opérationnelExamen approfondi des techniques de gestion et des résultats du projet. Étude de tous les domaines fonctionnels, recensement des problèmes d’exécution et recommandations sur les mesures à prendre pour améliorer l’efficience et l’efficacité des opérations

3

Obligatoire pour les projets du FIDA

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Rôles de l’auditRôles de l’audit

Emprunteur/bénéficiaire d’un don

• Prépare le mandat, gère le processus de sélection (le cas échéant) et nomme l’auditeur

• Présente les états financiers annuels

• Applique les mesures correctives

Auditeur externe

• Exécute le travail d’audit, y compris 3 rapports/opinions d’audit

• Indique les dépenses non admissibles/ irrégularités

• Présente une lettre de recommandations

FIDA

• Approuve le mandat et nomme l’auditeur après évaluation de ses capacités

• Suit attentivement la présentation et l’examen des rapports d’audit

• Suit l’application des mesures correctives

• Applique des sanctions/ autres mesures s’il y a lieu, y compris la suspension des décaissements et/ou l’annulation du reliquat du financement

Dispositions de l’accord de financement/LE Dispositions de l’accord de financement/LE concernant l’auditconcernant l’audit⇉ Section 5.02 a)Section 5.02 a) de l’accord de financement: délai prescrit pour la nomination

des auditeurs pour la 1re année (habituellement 90 jours à partir de la date d’entrée en vigueur) et pour les années suivantes (90 jours à compter du début de l’exercice)

⇉ Section 5.02 b)Section 5.02 b) de l’accord de financement: le rapport d’audit doit être présenté au Fonds dans les six mois suivant la fin de exercice budgétaire. Y sont aussi stipulées les opinions spécifiques que doivent exprimer les auditeurs – ED et gestion du compte spécial. Y est également énoncé que les auditeurs doivent présenter une lettre de recommandations indiquant les faiblesses des contrôles internes et les mesures correctives à prendre à cet égard

⇉ Section 6.04Section 6.04 de l’accord de financement: si l’emprunteur ne présente pas le rapport d’audit dans le délai prescrit à la section 5.02 b) et que de l’avis du Fonds il paraît peu probable qu’il le fasse dans un délai raisonnable, le Fonds peut engager des auditeurs indépendants pour mener à bien l’audit

⇉ Section 6.01Section 6.01: : la non présentation du rapport d’audit dans le délai de 12 mois donne au Fonds le droit de suspendre les décaissements (NB: aux termes des nouvelles conditions générales, c’est aussi le cas si le rapport d’audit n’est pas satisfaisant) 5

⇉ Section 9.03 a)Section 9.03 a) des conditions générales dispose que les états financiers y compris le relevé du compte spécial et les états de dépenses doivent être audités conformément aux principes d’audit généralement acceptés

⇉ Section 9.03 b)Section 9.03 b) des conditions générales prévoit que l’auditeur doit vérifier:

L’adéquation des systèmes de comptabilité et de contrôle interne permettant de suivre les dépenses et autres opérations financières

L’adéquation des systèmes de comptabilité de de contrôle interne permettant de protéger les actifs du projet

L’adéquation des relevés conservés sur les opérations pertinentes

⇉ Section 10.04Section 10.04 des conditions générales stipule que l’emprunteur et les parties au projet doivent coopérer pleinement avec les auditeurs dans le cas d’un audit entrepris à l’initiative du Fonds

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Dispositions de l’accord de financement/LE Dispositions de l’accord de financement/LE concernant l’auditconcernant l’audit

Portée et objectifs de l’auditPortée et objectifs de l’audit

► Des auditeurs acceptables par le Fonds doivent être nommés de façon

équitable, ponctuelle et transparente pour conduire l’audit des systèmes

de gestion financière du projet pour la 1re année du projet et chaque

année suivante (note: l’obligation d’audit peut être levée par le Fonds pour la

première année si les circonstances le justifient (par exemple, absence de

décaissements, etc)

► L’audit doit comprendre le rapport d’audit exprimant une opinion sur

les états financiers, le rapport d’audit de conformité concernant la

conformité avec les dispositions du prêt et une lettre de

recommandations. S’il le juge approprié, le Fonds peut insister pour qu’un

audit opérationnel soit entrepris

► Doit être conduit conformément à des normes d’audit admises

(habituellement les normes internationales d’audit (ISA) ou les normes

nationales, si elles sont acceptables), Dans le cas contraire, il est

nécessaire de signaler dans quelle mesure elles s’en écartent.7

Auditeur externe – Qui est-il?Auditeur externe – Qui est-il?

► Un professionnel externe indépendant

► Dans certains pays, c’est obligatoirement l’office national des comptes / institution supérieure de contrôle des finances publiques; sinon, un cabinet du secteur privé à convenir avec le FIDA

Qui est-il?Qui est-il?

► Un audit professionel comprend des opinions sur:

o Les états financiers du projeto L’utilisation du compte spécial/des comptes spéciaux conformément à

l’accord de financemento L’admissibilité des dépenses figurant sur les DR/ ED

► Une lettre de recommandations sur les contrôles internes et les systèmes

► Le signalement des dépenses non admissibles

Mission de l’auditeur externe

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Auditeur externe – Base de travailAuditeur externe – Base de travail

Base de travail

► Normes d’audit:

o Renseignent sur les objectifs et les principes généraux régissant l’audit des états financiers

o Comprennent un ensemble de directives méthodiques utilisées par les auditeurs pour la conduite des audits, et assurant l’exactitude, la cohérence et la vérificabilité des actions et des rapports des auditeurs

o Il existe differents systèmes de normes d’audit généralement admises (GAAS)

► Les projets du FIDA sont généralement tenus d’utiliser les normes internationales d’audit (ISA)/ Organisation internationale des institutions supérieures de contrôle des finances publiques (INTOSAI)

► Les normes nationales peuvent être utilisées avec l’accord du FIDA

► Les normes d’audit utilisées doivent être spécifiées dans le rapport de l’auditeur

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L’audit des états financiers vérifieL’audit des états financiers vérifie

Si les états financiers sont établis conformément à des principes comptables

internationalement reconnus (IFRS/ IPSAS) ou à des normes nationales

acceptables appliquées de façon cohérente et sur une durée raisonnable

Si les dépenses sont admissibles en vertu des dispositions de l’accord de

financement

Si les relevés et les états financiers et comptables sont exacts

Si les différentes dépenses comprises dans les totaux indiqués dans les

RD sont correctement approuvées, classées, accompagnées de pièces

justificatives et admissibles aux termes de l’accord de financement. Si

des dépenses non admissibles sont détectées, le Fonds peut revoir le droit

de l’emprunteur à utiliser le mécanisme du RD: l’emprunteur peut être invité

à rembourser au compte spécial le montant de toute dépense non

admissible10

L’audit des états financiers vérifieL’audit des états financiers vérifie

Si le mécanisme du compte spécial est utilisé de façon appropriée, le

CS correctement rapproché, les retraits du CS dûment autorisés

Si le solde de fin d’année du financement est rapproché des états du

FIDA

Si le projet est doté de contrôles internes et comptables adéquats pour

enregistrer et rapporter les opérations financières avec ponctualité et

exactitude et pour protéger les actifs du projet. Si le système d’audit

interne est à la mesure de la taille et de la complexité du projet

Si les actifs du projet existent physiquement, sont en bon état de

fonctionnement et sont détenus au nom du projet

Tout autre sujet sur lequel le Fonds peut demander spécifiquement aux

auditeurs de rendre compte, qu’il figure ou non dans l’accord de

financement

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Rapport d’Audit – Teneur Rapport d’Audit – Teneur

Le rapport doit être présenté selon un plan normalisé:

Le paragraphe 1: Le paragraphe 1: retrace le travail d’audit accompli. Définit les responsabilités respectives de l’auditeur et de l’audité

Le paragraphe 2: Le paragraphe 2: décrit de façon détaillée la portée du travail d’audit, fournit une description générale de la nature du travail, donne des exemples des procédures appliquées, signale toute limitation de l’audit imputable à la nature du travail. Ce paragraphe précise aussi que l’audit a été exécuté conformément aux GAAS de référence

Le paragraphe 3: Le paragraphe 3: expose l’opinion de l’auditeur sur les états financiers, par exemple, s’ils ne comportent pas d’inexactitudes ou de problèmes importants (par exemple erreurs importantes ou graves), donnent une image exacte et fidèle des résultats opérationnels, de la situation financière et de la trésorerie de l’audité, et s’ils sont conformes aux principes comptables de référence indiqués

S’il le juge nécessaire, l’auditeur peut aussi ajouter des informations supplémentaires au rapport sans modifier l’opinion générale du rapport

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Rapports d’audit – OpinionRapports d’audit – Opinion

On distingue 4 différents types d’opinion:On distingue 4 différents types d’opinion:

1. Opinion sans réserve*

2. Opinion avec réserve**

3. Opinion défavorable***

4. Refus de certifier***

• Dans certains cas, l’opinion sans réserve exprimée n’est pas entièrement cohérente avec les Dans certains cas, l’opinion sans réserve exprimée n’est pas entièrement cohérente avec les conclusions de l’audit sur les données financières, la lettre de recommandations ou les conclusions de l’audit sur les données financières, la lettre de recommandations ou les constatations du FIDA à l’occasion de la superivision des activitésconstatations du FIDA à l’occasion de la superivision des activités

**** Éventuellement non acceptable par le FIDA – les normes d’audit du FIDA prévoient qu’une Éventuellement non acceptable par le FIDA – les normes d’audit du FIDA prévoient qu’une opinion sans réserve doit être reçue pour tous ses projets, programmes et dons. Une opinion opinion sans réserve doit être reçue pour tous ses projets, programmes et dons. Une opinion avec réserve ne peut être acceptée que s’il est avéré qu’un plan, assorti de délais déterminés, avec réserve ne peut être acceptée que s’il est avéré qu’un plan, assorti de délais déterminés, a été adopté pour mettre en oeuvre les changements nécessaires ou si la réserve ne porte a été adopté pour mettre en oeuvre les changements nécessaires ou si la réserve ne porte pas atteinte aux responsabilités fiduciaires du FIDApas atteinte aux responsabilités fiduciaires du FIDA

****** Non acceptable par le FIDA. Les états financiers doivent être établis et audités à nouveauNon acceptable par le FIDA. Les états financiers doivent être établis et audités à nouveau

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1. Opinion sans réserve

C’est l’équivalent de “bon état de santé” pour un patient

2. Opinion avec réserve

Il existe 2 types de réserve:•Simple irrégularité par rapport aux GAAP – sur un point au moins les comptes ne sont pas conformes aux GAAP, mais la présentation du reste des états financiers est sincère, par exemple, charges d’amortissement erronées •Limitation de la portée – l’auditeur n’a pas été en mesure de vérifier les états financiers sur un ou plusieurs points. Par exemple, il n’a pas pu voir et vérifier les stocks de l’entitéLe rapport avec réserve déclare que la présentation des états financiers est sincère, à une exception près. Un paragraphe spécial explique alors les raisons de cette réserve

3. Opinion défavorable

Les états financiers ne sont pas conformes aux GAAP. C’est l’inverse d’une opinion sans réserve; les données sont entachées d’erreurs, d’incertitudes et d’inexactitudes importantes

4. Refus de certifier

Cette opinion est rare; Elle est exprimé quand l’auditeur n’a pas été en mesure de se faire une opinion, parce qu’il n’a pas pu achever le travail d’audit pour diverses raisons, par exemple, le caractère très limité des vérifications

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Rapport d’audit – OpinionRapport d’audit – Opinion

Lettre de recommandationsLettre de recommandations

Doit accompagner le rapport d’audit

Doit identifier les points faibles éventuels des contrôles internes et recommander des mesures correctives.

La direction doit répondre dans le délai de 30 jours

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Dans sa réponse, la direction doit indiquer son accord/ désaccord avec l’auditeur et présenter un plan d’action assorti de délais déterminés pour résoudre le(s) problème(s) identifié(s)

Audit – Responsabilités de l’UGPAudit – Responsabilités de l’UGP

Établir le mandat de l’auditeur et obtenir l’approbation du FIDA

S’assurer que les informations obligatoires figurent dans les états

financiers (conformément aux directives du FIDA concernant les rapports)

Présenter les états financiers au FIDA dans les 3 mois suivant la clôture

de l’exercice budgétaire

Le FIDA présentera des observations sur les points

manquants/obscurs qui peuvent être corrigés par l’UGP, plutôt que d’en

faire une question d’examen du rapport d’audit

En cas de doute, contacter le FIDA!

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IFAD Guidelines

Audit – Responsabilités du FIDAAudit – Responsabilités du FIDA

► S’assure que le rapport d’audit est présenté avec ponctualité

► Vérifie que l’auditeur s’est conformé au mandat, concernant notamment chacun des 3 rapports d’audit et la lettre de recommandations

► Si le rapport émet des réserves, déterminer la gravité des réserves, et si des mesures immédiates s’imposent

► La suspension des décaissement peut être décidée dans les cas suivants:

Non présentation des rapports dans le délai prescrit

(180 jours à compter de la date initialement prévue)

Non conformité avec les normes du FIDA

(Par exemple, réserves sur les comptes et absence de plan d’action satisfaisant)

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Sélection et nomination des auditeursSélection et nomination des auditeurs

Habituellement par mise en concurrence de 3 à 6 cabinets qualifiés

Sur la base d’une évaluation technique et financière

Doivent justifier d’une expérience et d’une performance satisfaisantes dans des missions analogues

Doivent présenter des références satisfaisantes

Doivent déclaré que ni le cabinet ni le personnel ne s’exposent à un conflit d’intérêt en acceptant la mission

Doivent affecter du personnel suffisamment qualifié et expérimenté

Ne doivent être nommés pour aucune autre mission – conseil en gestion, audit interne, comptabilité, services consultatifs, etc

Doivent être en mesure de remplir leur mission en toute indépendance – aucune relation avec une partie au projet ou toute autre partie y étant liée

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Teneur de la lettre de mission relative à Teneur de la lettre de mission relative à l’auditl’audit Description du projet, du financement et des parties concernées

Description et échantillons des états financiers

Stipulation concernant l’utilisation de normes d’audit acceptables

Accès aux livres, états, documents, et disponibilité du personnel durant l’audit

Durée du mandat – deux exercices budgétaires ou plus (sous réserve d’une performance satisfaisante l’année précédente)

Suivi des problèmes relevés l’année précédente

Teneur du rapport d’audit et opinions spécifiques à présenter

Délai de présentation du rapport d’audit

Livrables, résultats et opinions

Soumission du programme d’audit, du plan de dotation en personnel et de la proposition d’audit

Présentation de la lettre de recommandations

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Responsabilités de l’auditeurResponsabilités de l’auditeur

► Soumettre une proposition indiquant les méthodes d’audit, le plan de dotation en personnel, le programme d’audit et les honoraires de l’auditeur

► Formuler des opinions d’audit conformément au mandat

► Remettre une lettre de recommandations conformément au mandat

► Fournir la traduction dans les langues officielles du FIDA du rapport d’audit si ce report est rédigé dans la langue locale

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Suivi des recommandations issues de Suivi des recommandations issues de l’auditl’audit

Le suivi des recommandations issues de l’audit est aussi important que l’exécution de l’audit elle-même

L’agent du projet doit être doté d’un système de suivi de la mise en conformité, de façon ponctuelle, avec les recommandations issues de l’audit

Un journal des observations de l’audit doit être tenu

Le journal doit enregistrer chaque observation de l’audit et la validation par l’auditeur que des mesures correctives ont été prises

Doit être mis à jour périodiquement et soumis aux missions de supervision

L’état du suivi doit être examiné périodiquement par le coordonnateur du projet/ le FIDA/l’auditeur interne/ l’auditeur externe

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Log of Audit Observations

État des auditsÉtat des audits

Pour chaque projet, un état des audits doit être établi et présenté de la façon suivante

Doit être mis à jour régulièrement et soumis aux missions de supervision

Rapport d’audit pour la période

Date prévue Présenté par les auditeurs le

Présenté par le FIDA le

Remarques

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Formulaire d’examen de l’audit/liste Formulaire d’examen de l’audit/liste de contrôlede contrôle

⇉ Outil itératif, établi par le FIDA pour l’appui à l’exécution

⇉ Importance accrue suite au regain d’attention apporté aux responsabilités fiduciaires

dans le cadre de la supervision directe

⇉ Analyse si:

Les états financiers

Les opinions formulées

Le travail d’audit accompli

⇉ Sont complets et raisonnables

⇉ Énumère les principales mesures de suivi que le projet doit mettre en oeuvre

⇉ Peut exiger l’établissement d’un plan d’action

⇉ Un modèle à jour sera adopté dans le nouveau système de suivi des rapports

d’audit (ARTS)

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Audit Review Form

MerciMerci