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IntroductionI- Pourquoi laudit des achatsII- Le cycle achatIII- Laudit du cycle achatIV- Etude de casConclusionBibliographie / Wbographie

PLAN

Depuis de nombreuses annes les achats utilisent des systmes de mesure pour valuer la performance, dvelopper des stratgies, apprcier le personnel. INTRODUCTION

Les directions gnrales attendent des achats une contribution la cration davantages concurrentiels durables pour lentreprise.

Cette situation a accentu la ncessit de mesures fiables traduisant la contribution des achats la cration de valeur.INTRODUCTION

I POURQUOI LAUDIT DES ACHATS?

1- Limportance de la fonction achat dans lentreprise

2- Le but de laudit achat

La fonction achats est dfinie comme la fonction responsable de l'acquisition des biens ou services ncessaires au fonctionnement de toute entreprise1- LIMPORTANCE DE LA FONCTION ACHAT DANS LENTREPRISE

Une fonction beaucoup plus ouverte sur le march extrieur

Elle permet de crer des relations de partenariat avec les fournisseurs sur le long terme, mais aussi dtecter de nouveaux fournisseurs et des produits innovants

Une fonction qui est plus au service des progrs de productivit de lensemble des services de lentreprise

Une fonction conjugue la rduction des cots1- LIMPORTANCE DE LA FONCTION ACHAT DANS LENTREPRISE

FONCTION-CARREFOURlensemble des fournisseurs potentielsles utilisateurs de l'entreprise elle-mme

Elle se positionne comme le garant de la qualit des produits achets, elle constitue en outre un centre de profit pour lentreprise.

1- LIMPORTANCE DE LA FONCTION ACHAT DANS LENTREPRISE

La fonction achat peut, par ses insuffisances, tre la source de dysfonctionnements srieux perturbant la plupart des autres fonctions de lentreprise.2- LE BUT DE LAUDIT ACHATNcessit dun audit achat

Le principal objectif dun audit achat, cest de mesurer la performance des achats et ainsi contribuer de faon importante la cration de valeur.2- LE BUT DE LAUDIT ACHAT

Dfinir des objectifs et mesurer les carts.

Rendre les actions visibles pour mieux communiquer sur limpact effectif des achats.

Augmenter la motivation des acheteurs pour une mesure plus juste des efforts de chacun2- LE BUT DE LAUDIT ACHAT

La mesure de la performance permet de dclencher des actions pour atteindre des objectifs et tendre vers lexcellence oprationnelle.

Tendre vers lexcellence achats = Crer de la valeur au meilleur cot2- LE BUT DE LAUDIT ACHAT

II. LE CYCLE DACHATChapitre 1

Reconnaissance et anticipation des besoinsRecherche et analyse des propositionsDes fournisseursNgociation et choix du ou des fournisseurs

Rglement

Evaluation des performances

Suivi de la commande et de la livraison

132564Le processus dachat

1- Reconnaissance et anticipation des besoins

- Que dois-je acheter? - Quand dois-je acheter?

tablissement dun plan dapprovisionnementLe processus dachat

2- Recherche et analyse des propositions des fournisseursRecherche des fournisseurs

L'acheteur a tendance gnralement s'adresser aux sources habituelles d'approvisionnement, ainsi qu' celles qui ont une bonne rputation.

L'acheteur doit bien sinformer avant de s'adresser au fournisseur.Le processus dachat

Recueil et analyse des prpositions

Avant de choisir un fournisseur, lacheteur doit examiner les diffrentes offres et slectionner des entreprises prliminaires dont les propositions paraissent intressantes dans un premier tempsLe processus dachat

Le processus dachat3- ngociation et choix du fournisseur:

Le processus dachat4- Suivi de la commande et de la livraisonLa commande

Passation de la commande

Suivi de la commande

(s'assurer que le fournisseur a renvoy l'accus de rception, organiser une relance prventive, relance fournisseur)

Le processus dachat4- Suivi de la commande et de la livraisonLa livraisonRception de la livraison

Contrle quantitatif Contrle qualitatif

Signer les dcharges prsentes;Identifier et enregistrer toutes les marchandises qui entrent;Informer les achats, le magasin (s'il n'en dpend pas);Mettre le plus rapidement possible ces marchandises disposition;

Le processus dachat5- Le rglement

La facture parvient l'entreprise, soit au service achats, soit au service comptabilit directement. quand les deux contrles de rception sont effectus, il convient d'en administrer le rglement au plus vite selon les conditions de paiement prvues.

le rglement nest effectu que si les lments rceptionns correspondent aux conditions convenues avec le fournisseur.

6- valuation des performances du fournisseur:

Le fournisseur a-t-il honor ses engagements?

Tableau de bord des approvisionnementsLe processus dachat

III- AUDIT DU CYCLE DACHAT1-Les procdures dachats2-Laudit du besoin dachat3-Laudit fournisseur4-Laudit de lacte dachat et de la livraison5-Laudit des comptes fournisseurs6-Laudit du rglement

La procdure dachat est un document interne, propre chaque entreprise, qui permet de:

Dcrire le fonctionnement de service achat.Prvoir les quantits commander pour une priode.Consacrer le budget du service en fonction de la demande et les moyens dentreprise.1- LES PROCDURES DACHAT

Objectifs atteindre:

Les objectifs doivent tre clairement lisibles par les acheteurs. Il faut fixer deux types dobjectifs :

Des objectifs sur la procdure en elle-mme, Ex: la procdure permet-elle datteindre les objectifs du service achat (minimiser les stocksetc)

Des rsultats atteindre par la procdure, Ex: la rduction de 15% du nombre de fournisseurs.1- LES PROCDURES DACHAT

Principes du contrle interne :La sparation des tchesRecherche de lexhaustivitLa ralitLautorisationLenregistrement1- LES PROCDURES DACHAT

La sparation des tchesAssurer un cloisonnement des tches favorable un meilleur contrle.

laccord de la commandela rception et le contrle des biens et des servicesle contrle des factureslautorisation de rglementle paiement des facturesetc1- LES PROCDURES DACHAT

Recherche de lexhaustivit

Risques :Lomission de lenregistrement dune facture reue ou dun avoirLa rception des marchandises sans enregistrement de la facture recevoir1- LES PROCDURES DACHAT

Recherche de lexhaustivitIl slectionne des bons de rception et sassure de lenregistrement des factures correspondantes.

Il slectionne les relevs fournisseurs et les compare avec les factures enregistres.

Il slectionne les demandes davoir ou retrouve les avoirs reus et les enregistrements correspondantsetc1- LES PROCDURES DACHAT

La ralit des procduresRisques :Enregistrement dachats non effectusEnregistrement des charges ou des dettes non autorises,Non dtection derreurs qui peuvent fausser les facturesetc1- LES PROCDURES DACHAT

Lautorisation

Les besoins sont dclenchs par des personnes ayant autoritToutes les commandes sont autorisesLes rglements des factures sont autoriss et leur acceptation est faite par les personnes comptentesetc1- LES PROCDURES DACHAT

LenregistrementRisque :Non comptabilisation de certains paiements dans les comptes fournisseursetc1- LES PROCDURES DACHAT

Exemple de procdure dachat de MARJANE

Exemple de procdure dachat de YAZAKI1- LES PROCDURES DACHAT

Le besoin est-il dfini avec prcision avec les clients internes ?

. Enqute rigoureuse auprs de tous les services. Proposition dune synthse (Traduction du besoin en termes QUANTITATIFS et QUALITATIFS). Signature de la synthse par les clients internes2- LAUDIT DU BESOIN DACHAT

La dtection et lidentification des besoins dpendent de procdures de planification :

Programmes de production.Standards et nomenclatures des matires.Procdures de gestion des stocks et processus de dclenchement des demandes dachats.2- LAUDIT DU BESOIN DACHAT

2- LAUDIT DU BESOIN DACHAT

RisquesSources des risques identifier de manire incomplte, inexacte ou tardive, les besoins prvisibles, et compromettre la slection du meilleur fournisseur. Le caractre incomplet ou obsolte des outils de prvision manuels ou informatiss.

Linexactitude ou linadaptation des informations utilises dans lidentification des besoins.

Le retard de collecte ou de transmission des informations qui dclenchent la demande dachat.

2- LAUDIT DU BESOIN DACHAT

Opration dauditLexamen des outils de prvision :dlais de rapprovisionnementniveau de stock-outil jug ncessaireniveau minimum de commande

Lanalyse de la qualit des informations utilises dans les estimations des besoinsetc

Plus le besoin est prcis, plus le pouvoir reste lAcheteur.

Plus le besoin est vague, plus le pouvoir est transfr au Vendeur.2- LAUDIT DU BESOIN DACHAT

L'audit fournisseur permet une organisation, collectivit territoriale ou entreprise, de dresser un tat des lieux de ses principaux fournisseurs.

La qualit des produitsLa qualit des livraisonsLa qualit de serviceLabsence de risqueLa qualit du partenariatLe respect du contratetc3- LAUDIT FOURNISSEUR

Audit de slection des fournisseursAudit de seconde partie : (du client chez son fournisseur)Audit de tierce partie : (par un organisme certificateur)3- LAUDIT FOURNISSEUR

Audit de slection des fournisseursLes systmes dinformation mis en place

La qualit des tableaux de bord mis en place

Les rles des utilisateurs dans la cration des tableaux de bord, la qualit de la collecte des informations, et des dcisions prises lgard des fournisseurs.3- LAUDIT FOURNISSEUR

Audit de seconde partie (du client chez son fournisseur):3- LAUDIT FOURNISSEUR

3- LAUDIT FOURNISSEURAudit de tierce partie (par un organisme certificateur):

Sassurer du niveau de qualit des prestations des fournisseurs

Choisir des critres:

La qualit; le niveau de qualit, la rgularit de la qualit...Le prix; niveau de prix par rapport la concurrence, stabilit des prix, conditions de rglement...Dlai; dlai moyen, respect de dlais...Service; service aprs vente...3- LAUDIT FOURNISSEUR

Outils de slection :

Le questionnaire dauditcest le rsultat dune rflexion interne. Il conditionne lapprobation ou non dun fournisseur et doit par consquent tre particulirement tudi.

Ex :Excellent = 3Adquat = 2Pauvre = 1Totalement insatisfaisant = 03- LAUDIT FOURNISSEUR

Outils daudit fournisseursLa grille danalyse3- LAUDIT FOURNISSEUR

Nature des critresCritresEfficacitEfficiencePro-activitLa relation commercialeLes prixLa qualit technique du produitLes dlaisetc

NgociationLes risques associs:Obtention dune performance insuffisante qui engendre des cots de revient trop levs

Perte dimage vis--vis du march des fournisseurs

Perte de crdibilit de la fonction vis--vis des autres parties prenantes internes3- LAUDIT FOURNISSEUR

NgociationOpration daudit :

Le systme de documentation et denregistrement des phases successives de la ngociation

Le systme de suivi des engagements verbaux (notes de suivi, note de consultation)

La formalisation de la ngociation(via le fax, la commande, lacceptation de devis)

3- LAUDIT FOURNISSEUR

Passation de la commandeSuivi de la commandeRception de la commande4- LAUDIT DE LACTE DACHAT ET LIVRAISON


4- LAUDIT DE LACTE DACHAT ET LIVRAISON

RisquesSources des risquesRdiger les clauses de la transaction de manire incorrecte et incontrlable par le rceptionnaire, lutilisateur, le fournisseur, le personnel charg du rglement.Le caractre inadquat des documents utiliss, leur insuffisante normalisation, et formalisation.

Un circuit dinformation et de documents dfaillants.

La mconnaissance des pratiques commerciales applicables la transaction.



Opration dauditLa qualit des contacts passs par lentreprise,

Lexistence de bons de commande appropris et pr numrots,

Lutilisation systmatique de bons de commande formaliss,

Le respect de dlais normaux entre la dcision dachat et la passation de commande



RisquesSources des risquesIgnorer ou apprendre tardivement lincapacit du fournisseur faire face la demande.

Ne pas ragir temps aux incidents qui peuvent survenir.Linsuffisance des procdures et systmes de suivi externes dans les relations avec les fournisseurs.



Opration dauditContrler lexistence daccuss de rception adresss par les fournisseurs.

Mettre en place des procdures internes adaptes aux situations imprvues.

Relancer le fournisseur, et informer les utilisateurs de ltat de la commande

Rception de la commande


RisquesSources des risquesDaccepter une livraison non conforme.

De valider administrativement une rception diffrente de la livraison rellement effectueLa non sparation des fonctions

La dfaillance des tests de vrification de la qualit des biens et services livrs

Rception de la commande


Opration dauditLes rceptionnaires disposent des informations qui sont ncessaires pour vrifier la conformit de la livraison;

Concevoir la procdure de rception ;

Les tests de qualit ;

Il consiste en un examen exhaustif des flux financiers raliss avec les fournisseurs pour les exercices clos afin de rcuprer toute somme indment paye ou non facture.5- LAUDIT DES COMPTES FOURNISSEURS

Laudit des transactions comptables permet de dceler les erreurs de comptabilisation ou de rglement.Une fois lanomalie identifie, le dossier de rclamation est constitu par lauditeur, certifi par le client et adress au fournisseur concern.La mission sachve lorsque le client a effectivement rcupr les sommes indment payes.5- LAUDIT DES COMPTES FOURNISSEURS

Laudit de la conformit des contrats dachatsSassurer que lexhaustivit des accords ngocis ont fait lobjet dune contractualisation et dune facturation.

Vrifier la bonne application des tarifs et des remises sur facture.

Reconstituer le chiffre daffaires ralis avec les fournisseurs.5- LAUDIT DES COMPTES FOURNISSEURS

6- LAUDIT DU RGLEMENT

RisquesSources des risquesRgler une facture qui ne correspond pas la livraison accepte.La dfaillance de la documentation permettant de valider le rglement demand.

6- LAUDIT DU RGLEMENT

Opration dauditUn seul original de la facture du fournisseur circule ds sa rception et quil est identifiable.

Une commande annule, ne peut tre rgle;

Les factures rgles sont identifies

ETUDE DE CAS1 DESCRIPTION NARRATIVE 2 PHASE DE PRPARATION 3 PHASE DE RALISATION 4 PHASE DE CONCLUSION

1- la description narrativeLa Socit des Eaux et dElectricit du Nord, est une socit anonyme de droit priv marocain dote dun capital de 800 millions de DH, qui a pour activit principale la distribution des eaux et de llectricit dans la rgion Nord du Maroc.

1- la description narrativeles services intervenants dans le cycle achat

Service magasin:Le magasin est divis en trois zones de stockage:Le magasin eau pour le matriel eau assainissementLe magasin lectricit pour le matriel lectricitUn conomat pour les autres types de fournitures

Le magasinier consulte rgulirement la situation de stock par rapport au stock minimum et dite les demandes dachat. A larrive des fournitures commandes, le magasinier affecte chaque article une fiche comprenant la dsignation et le code.

1- la description narrativeService gestion des fournisseurs:

Il est rattach la direction administrative et financire, il travail troitement avec les services achats et magasin puisquil existe un change de flux dinformation et de document entre eux. Ce service se charge essentiellement de la rception des factures, de llaboration des rapprochements ncessaires avec les autres documents reus et en cas de conformit il procde aux enregistrements comptables ncessaires. Ensuite, il envoi les lettres de virement aux fournisseurs.

1- la description narrative

Service trsorerie:

Ce service soccupe de la tenue du journal de trsorerie, tout en gardant un certain quilibre entre recettes et dpenses. La mission de ce service consiste mettre largent disposition en temps voulu.

1- la description narrativeService achat:

Le service achat a pour principale mission la satisfaction de lensemble des besoins de lentreprise et ce dans les meilleures conditions. Pour ce faire, ce service sefforce daccomplir les tches suivantes:1/ Etude du march fournisseur2/ Garantie de lapprovisionnement3/ Contacts avec les fournisseurs4/ Rapports la direction5/ Information et conseil

2- la phase de prparationA) lordre de missionB) Le questionnaire de prise de connaissance (QPC)C) Grille danalyse des tches D) Diagramme de circulation E) Le plan dapprocheF) Le TFfAG) Le rapport dorientation H) Programme daudit

Phase de prparation

Amendis Tanger, le 30 novembre 2008Ordre de missionDestinataire: le directeur de laudit interneCopie pour information: le Responsable des achatsObjet : audit de la direction achatLa mission sera ralis par monsieur X et monsieur Y auditeurs internes et superviss par monsieur Z chef de la mission.Elle se droulera du lundi 01/03/2008 au 21/04/2008 et se proposera danalyser la Direction des achats dans toutes ses composantes.Cette mission aura lieu :- A la division achat du sige social;- Au service achat et approvisionnement de la direction exploitation de Tanger.

Le budget de la mission ne devra pas dpasser 150 000 DH.Le rapport sera diffus en la forme habituelle avant le xx/xx/xxxx Le Directeur Gnral

Phase de prparationLe questionnaire de prise de connaissance comprend des donnes sectorielles, quantitatives, qualitatives, rglementaires.

Phase de prparationLa grille danalyse des tches permet de bien comprendre la rpartition des travaux entre les principaux acteurs.

Phase de prparation

Phase de prparationLe plan dapproche est un document qui se prsente sous la forme dun tableau dans lequel on dcoupe lactivit, la fonction ou le processus en tches lmentaires et dans le quel on indique pour chacune des tches son objectif et quoi elle sert.

Oprations lmentairesObjectifsDclenchement de la commandeLes commandes sont faites en fonction des besoins de lentreprise, pour des quantits optimales et par des personnes autorises le faireAcceptation et traitement des livraisonsIl faut garantir que:Les dlais de livraison prvus sont respects;Les livraisons ne sont acceptes que si elles correspondent une demande;Les livraisons sont faites selon les spcifications de la commande.Enregistrement des dettesLe contrle interne doit garantir que:Les dettes sont constates au fur et mesure de la rception des fournitures et des services;La comptabilit est correctement organise pour traiter ces oprations.Paiement des facturesLes factures sont contrles avant mise en paiement;La mise en paiement est dment autorise;Les factures ne sont pas payes plusieurs fois.

Phase de prparationLe tableau de forces et faiblesses apparentes conclut la phase d'analyse de risques sur la base des objectifs dfinis dans le plan d'approches;Il prsente de manire synthtique et argumente les prsomptions ou l'avis de l'auditeur sur chacun des thmes analyss. Il constitue l'tat des lieux des forces et faiblesses relles ou potentielles.

Phase de prparation

Domaine tudiObjectifs de contrle interneIndicateursopinionscommentairesPF/PfconsquencesModule achat - Achats correspondants des besoins rels de lentreprise

- Les quantits commandes sont optimales - Procdure dautorisation dachat - Procdure de vrification des stocks existants au magasin F

FAchats pertinents Les dossiers de demandes dachats sont consults avant approbation par le chef dapprovisionnement et le responsable au sige

Phase de prparation

Domaine tudiObjectifs de contrle interneIndicateursopinionscommentairesPF/Pfconsquences

Module achat -Respect des dlais de livraison- Les livraisons ne peuvent tre acceptes que sils correspondent une commande -Les livraisons sont faites selon les spcifications de la commande -Procdure de confrontation BC/ BL-Procdure de ltablissement du bon de rception manuel et bon de rception sur le systme informatiquef

fRisque de pertes et de dtournement des livraisons au profit du magasinier en cas dabsence du rceptionniste Les insuffisances de contrle interne nont pas t compenses par une enqute de moralit sur les rceptionnistes et les magasiniers.

Phase de prparation

Domaine tudiObjectifs de contrle interneIndicateursopinionscommentairesPF/PfconsquencesModule achat Bonne suivi des rceptions Procdure de relance des fournisseurs en cas de retard de livraison fRelance des fournisseurs effectu par le magasiner et par fax ce qui entraine des retards de livraisons et des ruptures de stocksVice dans la conception de la procdure de suivi de rception, lintervention du service achat durant la procdure de rception savre obligatoire

Phase de prparation

Domaine tudiObjectifs de contrle interneIndicateursopinionscommentairesPF/PfconsquencesModule achat -Les factures sont contrles avant mise en paiement;

-La mise en paiement est dment autorise;

-Les factures ne sont pas payes plusieurs fois.Procdure dautorisation de paiement FLe paiement est autoris par le DAF , le DAF Adjoint Procdure de paiement bien ficele

Phase de prparationLa rapport dorientation dfinit et formalise les axes dinvestigations de la mission et ses limiteset les exprime en objectifs atteindre.Pour tre pertinent, il reprendra les conclusions retenues du tableau des forces et faiblesses apparentes, les priorits dactualit, les proccupations du management et les objectifs incontournables.

Phase de prparationRapport dorientationObjectifs gnraux:

Sassurer que la distribution des tches au niveau des servicesmagasins, achats et gestion fournisseurs obit au principe de contrle interne. Sassurer que le service achat gre efficacement ses oprations en rapport avec les fournisseurs. Veiller aux raccourcissements des dlai dachats et de rapprovisionnement pour une meilleures satisfaction des clients internes. Veiller au maintien de relations non conflictuelles avec les fournisseurs.

Phase de prparationRapport dorientationObjectifs spcifiques: Eviter laccomplissement des tches dexcution, denregistrement et de contrle par la mme personne au niveau des services magasin, achats et gestion fournisseur.Rviser de la procdure de relance des fournisseursafin dviter les retards de livraisons et les ruptures de stocks.Rviser la procdure de traitement des demandes dachat (processus dapprobation des dossiers de commande est assez long).Elaborer une procdure de traitement de non-conformit et retours aux fournisseurs.

Phase de prparationLe programme daudit est galement appel programme de vrification ou planning de ralisation, cest un document interne au service daudit, tabli par lquipe en charge de la mission, et dans lequel on procde la dtermination et la rpartition des tches

Phase de prparation

Ensembles des tches accomplirplanninglieuoutilsPrise de connaissance01/03/08---- Observations sur le terrain Consultation de documentsRecensement des procdures dachat 10/03/08Service achat Observations sur le terrain EntretiensVisite des magasins24/03/08Magasins EntretiensVisite du service gestion fournisseurs et trsorerie26/03/08Sige Entretiens Elaboration du manuel de procdures03/04/08Service achatElaboration du diagramme de circulation11/04/08Service achatDiagnostic du systme de contrle et dtection des zones de risques14/04/08Services du cycle achat GAT QCI Tests de permanenceAnalyse des faiblesses dtectes et laboration du rapport daudit 21/04/08Services du cycle achat FRAP (s)

3-Phase de ralisation1- Le questionnaire du contrle interne2- Le test de vrification des objectifs du contrle interne3- Les feuilles de rvlation et danalyse des problmes

Phase de ralisation

Le questionnaire de contrle interne :Le questionnaire du contrle interne

Objectif n 1: Organisation gnrale de lentrepriseQuestions Oui/NonObservations1- Existe-t-il un manuel des procdures internes?Non2- Les commandes de biens ou de services ne sont elles passes que sur la base de demandes dachats tablies par des personnes habilites?Oui3- Les moyens en personnel et en matriel sont-ils adapts aux besoins ?NonSous effectif au niveau de plusieurs services4- Les fonds personnels de la direction sont-ils distincts des fonds de lentreprise? Oui

Le questionnaire du contrle interne

Objectif n 2: Formalisation et autorisation des commandesQuestions Oui/NonObservations1- Existe-t-il un systme de dclenchement des commandes lorsque les stocks arrivent une quantit minimum?NonLe magasinier repre le stock manuellement2- Les commandes de biens ou de services ne sont elles passes que sur la base de demandes dachats tablies par des personnes habilites?OuiToutes les demandes dachats doivent tre signes par le chef du service3- Des bons de commandes sont-ils tablis systmatiquement?Si oui, sont-ils -Pr numrots?Etablis en quantits et en valeur? Signs par un responsable, au vu de la demande dachat?Oui

OuiOuiOui


Objectif n 3: Suivi des commandes en coursQuestions Oui/NonObservations1- Les commandes en cours sont-elles suivis?Oui2-Existe-t-il une procdure de relanceOuiA expiration du dlai de livraison, le magasinier envoie un fax urgent au fournisseur pour rappel. Cette opration devrait tre effectu par le service achat 3- Un exemplaire des bons de commandes est-il communiqu:

Au charg de la rception? A la comptabilit gnraleOui

NonOui


Objectif n4 : Suivi de la rceptionQuestions Oui/NonObservations1- Existe-t-il un service de rception NonLe magasin se charge de la rception des fournitures2- Toutes les rceptions correspondent-elles des marchandises commandesOuiToute rception de marchandise est effectue sur la base du BC correspondant3- Des bons de rceptions sont-ils tablis systmatiquement?Si oui, sont-ils Pr-numrots?Signs par le rceptionnaire?Dats?Oui

OuiOuiOui


Objectif n 5: Rapprochement entre rception et facturationQuestions Oui/NonObservations1- Le service comptable attribue-t-il un numro dordre chronologique aux factures et avoirs reus avant de les transmettre aux personnes charges de les vrifier? OuiLes factures sont classes par chance en attente de prparation des tats de prpaiement.2-Les doubles des factures et avoirs sont ils annuls Oui 3- Les factures reues son-elles vrifies avec les bons de commande et de rception concernant:-Les quantits?-La qualit?-Les prix unitaires?-Les conditions financires?Oui

Oui OuiOuiOui


Objectif n 6: Rapidit, exactitude et exhaustivit des facturesQuestions Oui/NonObservations1- La comptabilit fournisseur reoit-elle un exemplaire:Des bons de commandes?Des bons de rception?

OuiOui2-Les factures et avoirs comptabiliss sont-ils annuls pour viter un double enregistrement?Oui 3- Les doubles des factures et avoirs enregistrs sont-ils identifis ds rception pour viter leur comptabilisation?Oui

4-La comptabilit fournisseurs vrifie-t-elle la squence numrique des documents de support comptable?Des bons de rception?Des bons de retour?

NonNon


Objectif n 7: Rgularit du paiement Questions Oui/NonObservations1- Les paiements sont-ils justifis par une facture accepte?OuiLordre de virement nest tabli par le responsable quaprs validation de la facture et son enregistrement2-Lordre de paiement est il donne par des personnes autorises?Oui 3- Le double paiement des factures est il impossible?Oui


Objectif n 8: Enregistrement des mouvementsQuestions Oui/NonObservations1- Les mouvements de stocks suivants sont-ils saisis sur des documents standard propres lentreprise? Oui2-S ils existent, ces documents sont-ils utiliss pour mettre jour?- Les fiches de stocks?- Linventaire permanent?

OuiOui3- Le mode denregistrement de ces documents permet-il de sassurer de lexhaustivit de leur enregistrement sur les fiches de stock ?

Non

4- les fiches de stocks et linventaire permanent sont-ils rgulirement rapprochs?

Oui

Le test de vrification des objectifs du contrle interne

Etapes du processusPrincipeObjectifVrificationEvaluation1. Expression du besoinAutorisationLes besoins sont dclenchs par les personnes ayant autorit ce niveauLa demande dachat doit tre obligatoirement vise par le chef du service demandeur et celui des approvisionnementsConformeEnregistrementTous les besoins sont enregistrsDs la rception de la demande, les acheteurs procdent louverture du dossier correspondant et de son enregistrement dans le logiciel Gestion ConformeExhaustivitToutes les demandes dachats sont transmises au service approvisionnementLa prnumrotation des documents nest pas utilise pour vrifier lexhaustivitNon conformeOptimisationLes quantits demandes correspondent aux donnes prvisionnellesLes demandes sont contrles par les chefs de servicesconformeRalitLes achats correspondent des besoins rels Comparaison des quantits disponibles avec le stock minimum avant rdaction de la demandeConforme


Etapes du processusPrincipeObjectifVrificationEvaluation2. Choix du fournisseurAutorisationLe choix du fournisseur est approuv par la personne comptenteLe rfrencement se fait par une personne autorise le faire et les consignes dachat sont vises par le directeur des achatsConformeEnregistrementLe choix est matrialis sur les fiches de suiviLe rfrencement de chaque fournisseur donne lieu la rdaction dune consigne dachatConformeExhaustivitLe fichier des fournisseurs est complet: Coordonnes; Conditions commercialesLes consignes dachat prsentent lensemble des informations relatives aux offres des fournisseurs mais ne sont pas toujours mises jourNon conformeOptimisationLes fournisseurs choisis proposent les meilleures offresLe choix se fait aprs la consultation de plusieurs fournisseurs toutefois, les consignes dachat ne sont pas rgulirement mises jourNon conformeRalitExistence des lments dapprciation formelle des fournisseursLe choix se fait aprs llaboration dun tableau comparatif des diffrentes offres reues. Conforme


Etapes du processusPrincipeObjectifVrificationEvaluation3. Lancement de la commandeAutorisationToutes les commandes sont autorisesLe bon de commande doit tre obligatoirement sign par le chef des approvisionnementsConformeEnregistrementToutes les commandes sont enregistres Les bons de commandes sont tous enregistrs dans le logiciel BTPConformeRalitToutes les commandes correspondent des demandes dachat Toutes les commandes sont passes sur la base des demandes dachatConforme4. Suivi des commandesAutorisationToutes les modifications sont autorises par les personnes responsablesToutes les modifications sont autorises par le chef des approvisionnementsConformeEnregistrementExistence dun tableau de suivi des commandesLe service achat ne se charge pas du suivi des commandesNon conformeOptimisationLes dlais de suivi sont respectsLes dlais de livraison ne sont pas toujours respectsNon conformeRalitLes donnes des commandes correspondent aux lments rellement commandsLa rception fait lobjet dun contrle physique permettant de sassurer de sa conformit aux donnes des bons de commandeConforme


Etapes du processusPrincipeObjectifVrificationEvaluation5. Rception de la commandeAutorisationLes rceptions sont valides par les personnes habilites pour ce faitEn cas dabsence de la personne charge des rceptions, le magasinier remplie sa fonction.Non conformeEnregistrementToutes les rceptions sont enregistresLes rceptions sont toutes enregistres dans le logiciel BTP avant dtre transmises la comptabilitConformeExhaustivitToutes les rceptions font lobjet dune commande pralable et que les livraisons ont t facturesLes rceptions font lobjet dune commande pralable et que les livraisons ont t facturesConformeOptimisationLe temps de la rception est respectOn rencontre parfois des cas de retard de livraisonNon conformeRalitLes donnes des lments rels sont les mmes donnes des lments commandsLes fournitures reues sont rapproches aux donnes du bon de commande quand leur quantit et qualitConforme


Etapes du processusPrincipeObjectifVrificationEvaluation6. Enregistrement des facturesEnregistrement Cohrence entre balance fournisseur et compte collectif fournisseurLes soldes de la balance de chaque fournisseur sont rapprochs du solde collectif fournisseur par le service gestion fournisseurConformeExhaustivit Toutes les factures sont enregistres systmatiquement Labsence de suivi de la squence numrique des factures peut causer des cas domissionNon conformeRalit Les lments facturs sont les mmes lments commands et rceptionnsLors de larrive des factures au service gestion fournisseur, un agent se charge de leur rapprochement avec le bon de commande et de rception avant de procder leur enregistrementconforme


Etapes du processusPrincipeObjectifVrificationEvaluation7. rglement des facturesAutorisation Approbation des factures pour bon payerLes factures originales approuves et enregistres portent la mention BAPConformeEnregistrement Enregistrement et classement des facturesLes factures sont enregistres dans le logiciel et classes par chance en attente du rglement.Conforme Exhaustivit Tous les paiements correspondent une facture et toutes les factures sont payesLes paiements ne sont effectus que sur la base de factures dment approuvesConforme Optimisation Respect des conditions de paiementTous les paiements se font 60 jours fin du moisConformeRalit Les montants payer sont les mmes montants factursLe dtail des tats de prpaiement est point avec les factures sous la prsence du chef de service Gestion fournisseurConforme

Phase de ralisationLes feuilles de rvlation et damlioration des problmes permettent de dterminer les problmes existants mais aussi dventuels risques pouvant se prsenter dans le futur

Problme:Aucune formalisation des procdures

Constat:La socit ne dispose pas dun manuel de procdures Causes:- ngligence- inconscience des responsables quant limportance de lenregistrement des procduresConsquences:-Non respect des procdures-Contrle difficile

Recommandations:Lexistence dun manuel de procdures permettrait de conserver une trace crite de la reprsentation des tches et des responsabilits et permet dviter des pertes de temps lors du changement de personnel

Les Feuilles de Rvlation et dAmlioration des Problmes

Problme:Non respect du principe de lexhaustivit

Constat:La numrotation des demandes dachat nest pas utilise pour vrifier lexhaustivit de leur enregistrement.Causes:Inconscience de lintrt de pr numrotation Consquences:- Risque de perte des demandes - Risque de retard de traitement des demandesRecommandations:Les numros des demandes devraient tre utiliss pour sassurer de leur traitement et lexhaustivit de leur enregistrement.

Les Feuilles de Rvlation et dAmlioration des Problmes

Problme:Mauvaise protection des stocks

Constat:Le stock ne fait pas lobjet daucune assurance.Causes:Les responsables ne sont pas conscients de limportance des assurancesConsquences:Possibilit de perte du stock ( incendie, inondations..)Recommandations:Assurer le stock existant au magasin de lexploitation ainsi que les autres dpts.Les Feuilles de Rvlation et dAmlioration des Problmes

Problme:Non respect du principe de sparation des tches

Constat:Le service achat ne se charge pas du suivi des commandes.

Causes:- la responsabilit du service achat sachve aprs mission des bons de commande- le magasin soccupe de la relance des fournisseurs en cas de retard de livraison.Consquences:- retard dutilisation des fournitures- rupture de stockRecommandations:Le service achats devrait soccuper du suivi des commandes afin dassurer une parfaite diffusion dinformationLes Feuilles de Rvlation et dAmlioration des Problmes

Problme:Aucune mise jour des consignes dachat.

Constat:- Les rfrencements ne sont pas rgulirement actualiss- Les modalits de rglement ne sont pas, satisfaisantes.

Causes:Personnel insuffisantManque de tempsConsquences:Achats pas forcment dans les meilleurs conditions.Recommandations:Dsignation dun responsable qui soccupe de: Lactualisation des rfrencements existants. Rfrencement de nouveaux produits. Recherche de nouveaux fournisseurs.Les Feuilles de Rvlation et dAmlioration des Problmes

Problme:Gestion inadquate des relances fournisseurs

Constat:La relance fournisseurs est faite par fax

Causes:La relance nest faite que si la situation est urgente , et le fax parait le moyen le plus rapide.Consquences:Le fournisseur pourrait nier la rception du document o la dite relance est mentionne.Recommandations:Edition de lettres de relances pr numrotes envoys aux fournisseurs en cas de retard de livraisonLes Feuilles de Rvlation et dAmlioration des Problmes

Problme:Dfaillance du logiciel Constat:Le magasinier procde manuellement pour la dtection des points de commande en comparant la quantit relle avec le stock minimum des articles.

Causes:Le logiciel ne permet pas un dclenchement automatique de la commande en cas de stock minimumConsquences:- risque domission ou derreur- risque de rupture de stockRecommandations:Instauration dun nouveau logiciel permettant un dclenchement automatique des commandesLes Feuilles de Rvlation et dAmlioration des Problmes

3-Phase de conclusion1- Le rapport final daudit2- Le cahier des recommandations3- La lettre du prsident

1- Le rapport final daudit

Il communique, aux responsables concerns pour action et la direction pour information, les conclusions de laudit concernant la capacit de lorganisation audite accomplir sa mission, en mettant laccent sur les dysfonctionnements pour faire dvelopper des actions de progrs.

Le contenu : Rappel du contexte du secteur de l'organisme et des informations gnrales;Le programme d'audit;les feuilles de rvlation et d'analyse des problmes doivent tre prsent;Le cahier des recommandations;la lettre de prsident;

Le cahier des recommandationsABSENCE DE FORMALISATION DES FONCTIONS ET PROCEDURES Si la croissance de la socit se poursuit (nouvelles agences et augmentation du nombre de transactions), il peut s'avrer difficile pour le personnel du sige de contrler efficacement les activits.

Recommandation : Une formalisation des procdures est ncessaire, Lexistence dun manuel de procdures permettrait de conserver une trace crite de la reprsentation des tches et des responsabilits et permet dviter des pertes de temps lors du changement de personnel.

Le cahier des recommandationsDEFAILLANCE DES LOGICIELS UTILISESNous avons relev des erreurs d lutilisation simultane de deux logiciels: un pour la gestion des demandes dachat et lautre pour le traitement des commandes et rception. Ceci semble d un manque de coordination entre agents utilisant ces deux logiciels..

Recommandation : la mise en place dun ERP, dun logiciel intgr savre dune grande utilit dans ce sens.

Le cahier des recommandationsCONSIGNES DACHATLes rfrencements ne sont pas actualiss dune faon rgulire, ce qui entrane des achats peu pertinents par rapport au besoin exprim.

Recommandation : un responsable doit tre dsign, celui-ci soccupera notamment de lactualisation des rfrencements existants et aussi du rfrencement de nouveaux produits.

Le cahier des recommandationsMAUVAIS SUIVI DES COMMANDESLe service achat ne se charge pas du suivi des commandes, en effet sa responsabilit sachve aprs mission des bons de commande, et cest le magasin qui soccupe de la relance des fournisseurs en cas de retard de livraison

Recommandation : Le service achat doit soccuper du suivi des commandes, pour une parfaite diffusion dinformation; de mme la procdure actuelle de relance des fournisseurs doit tre revue.

Le cahier des recommandationsSEPARATION DES TACHESLa sparation des tches n'est pas satisfaisante dans certains magasins. Par exemple, en cas dabsence du rceptionniste le magasinier garde les valeurs et se charge des rceptions, ce qui peut constituer un risque imminent de dtournements ou fraudes.

Recommandation : la socit doit veiller la sparation des tches relatives au traitement des rceptions et la manipulation des actifs. Un contrle adquat du respect des politiques et procdures est requis, ainsi que la cration dun service rception indpendant du magasin savre dune grande importance pour garantir le respect de principe de la sparation des tches.

3- La lettre du prsident

Monsieur le Directeur, Conformment au programme du dpartement daudit interne de la socit, nous avons procd lvaluation des dispositifs du contrle interne du cycle achat fournisseurs entre le 01/03/2008 et 30/04/2008.Notre valuation a comport toutes les vrifications que nous avons considr ncessaires en la circonstance.Sur la base de cette valuation on a pu dgager un ensemble de points constituant la force du systme de contrle mis en place, ainsi que quelques dysfonctionnements. Des tests dtaills ont t effectus pour toutes les fonctions releves, mais aucune anomalie majeure na t dcele tant au niveau du service achat quau niveau du service gestion fournisseur.Ce rapport est exclusivement destin informer, et tre utilis, par le comit d'audit, la direction, et dautres structures internes lentreprise.Nous serions heureux de discuter de ces commentaires avec vous, et de vous assister, si vous le souhaitez, dans la mise en uvre des suggestions proposes.Signature

Merci pour votre attention

Bibliographie & Webographie

Jean-charles BECOUR & Henri BOUGUIN audit oprationnel , efficacit, efficience ou scurit,. Edition Economica, 2eme edition 1996X. Leclerq laudit du service achat , Edition Dunod entreprise,2003 Bcour J-C., Bouquin H Audit oprationnel, Edition Economica, 1991.Roger PERROTIN, Le marketing achats, Editions dOrganisation , 2000.Rapport de stage de conception: Laudit du cycle Achats- fournisseurs au sein de la socit AMENDIS, encadrant pdagogique: M. CHRAIBI

http://pagesperso-orange.fr/zeurg/qualite_iso_9001/procedure_audit_fournisseur.htmhttp://www.hlc.fr/audit-fournisseurs-cPath1_26.htmlhttp://www.connaissance-network.com/formation-professionnelle-continue/formation-realiser-un-audit-de-ses-fournisseurs-a1068.pdfhttp://www.qualite-info.net/Conferences/080408_CCI_auditfr.pdf

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Documents

auditachat-140116033913-phpapp02