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Augmentez le rendement logistique avec des processus documentaires numériques
LOGISTIQUE
Les processus logistiques manuels peuvent se révéler
fastidieux et peu efficaces pour les fabricants et leurs principales
ressources, à savoir leur personnel. La paperasse manquante ou
incomplète entrave la productivité dans les zones actives telles
que les quais de réception, les services d'expédition et autres
points de la chaîne d'approvisionnement. En outre, l'importation
d'informations sur papier dans des systèmes commerciaux peut
s'avérer difficile et frustrer davantage encore les employés.
Malgré les progrès technologiques, des documents
essentiels tels que les feuilles de connaissement, les formulaires
d'emballage et d'expédition, par exemple, sont souvent traités
à l'aide de processus manuels lents et axés sur le papier.
Ces processus, combinés à des silos d'informations isolés,
engendrent des vérifications et des mises en conformité peu
pratiques.
Maîtrisez vos documentsPour éliminer les problèmes liés aux processus manuels et
gourmands en papier, les fabricants et les distributeurs peuvent
appliquer des solutions automatisées aux flux documentaires
logistiques. Ces solutions améliorent le contrôle et la conservation
des documents grâce à un référentiel entièrement électronique
et accessible qui remplace les systèmes de classement de
documents papier. Elles améliorent le rendement opérationnel
en facilitant la numérisation, l'impression et l'envoi par email des
formulaires d'autorisation entre les services et les installations.
Ce type de solution peut aussi réduire de manière significative
les coûts de fonctionnement liés à l'espace de stockage sur
site et en dehors du site. Il peut aussi accroître l'autonomie
des équipes de travailleurs en leur assurant une plus grande
efficacité, qui génère à son tour des gains de productivité. Enfin,
il peut engendrer un retour sur investissement accru avec une
influence positive sur d'autres aspects de l'entreprise.
Répondez mieux aux exigences en matière de conformité et résolvez plus rapidement les exceptions
Les avantages liés à une solution logistique automatisée
sont substantiels. Les entreprises peuvent mieux répondre
aux exigences en matière de conformité des processus en
classant aisément tous les documents et en les comparant
avec des listes de contrôle, afin de confirmer la présence de
données aussi importantes que des signatures, par exemple.
Le processus accélère aussi la saisie des données dans des
systèmes principaux. Il réduit en outre les retouches et les saisies
de données manuelles via la numérisation de documents sur des
périphériques multifonction intelligents, ce qui élimine la saisie
des données d'indexation de document.
Une solution de documents logistiques automatisée de
nouvelle génération doit être capable d'interagir avec la gestion
de contenu d'entreprise (ECM) de norme industrielle ainsi que
d'autres systèmes essentiels. La notification des employés par
email ou SMS lorsque des informations supplémentaires sont
requises permet non seulement de résoudre plus rapidement
April 2013 1
L'automatisation 'des flux d'information logistique élimine les problèmes de papier et permet aux employés de travailler davantage et plus rapidement.
© 2013 UBM LLC. Tous droits réservés. 2
LOGISTIQUE
CA facturé :
20 milliards CHF
Employés :
63,000+
Implantations :
1 000 bureaux dans plus de 100 pays
Comment gérer deux millions de documents par an En tant que principal fournisseur international de
logistique Kuehne+Nagel traite des millions de tonnes de fret par an. Conscient que ses propres processus critiques nécessitaient une amélioration, la société s'est tournée vers Lexmark pour mettre en œuvre une solution logistique automatisée dans ses installations de Southaven.
Dans l'ancien système, le personnel devait agrafer et classer chaque document pour chaque charge sortante. Ce qui signifiait que deux millions de documents étaient traités manuellement chaque année. Pour compliquer davantage encore la situation, la plupart de ces documents devaient être conservés aux archives pendant une durée de sept ans maximum en cas d'audits et de réclamations de la clientèle.
De quatre heures à quelques minutesLa solution de flux logistique de Lexmark a permis à Kuehne+Nagel d'éliminer la nécessité d'archiver des copies papier en numérisant les documents à la source, lors de la réception, de la préparation de commande ou de l'expédition. Fini de perdre du temps à déballer des palettes, des cartons et des dossiers à la recherche des documents requis. En adoptant des processus de flux documentaire automatisés dans ses installations de Southaven, Kuehne+Nagel économise plusieurs centaines d'heures de travail par mois.
Outre la diminution de la main d'œuvre requise, les processus d'automatisation de documents réduisent les délais de traitement des documents, en passant de quatre heures à quelques minutes seulement. Grâce à la solution de flux documentaire de Lexmark, chaque document est correctement classé et accessible en un seul clic.
ETUDE DE CAS : KUEHNE+NAGEL
Les processus d'automatisation réduisent les délais de traitement des documents, en passant de quatre heures à quelques minutes seulement.
les exceptions, mais aussi de le faire en un point où les
données requises sont les plus accessibles. Les fabricants et
les distributeurs peuvent minimiser les erreurs et les retards en
utilisant un périphérique mobile pour capturer les informations
dès le début d'une réclamation de fret, avant toute perte
éventuelle de documents ou transfert des expéditions.
Capturez les données et mettez-les en contexte L'extraction de données intelligente constitue un autre
avantage du flux documentaire automatisé, car elle extrait
contextuellemeent des données d'un document lors de la
capture, ce qui accélère les processus et améliore l'exactitude
tout en éliminant les risques d'erreur humaine. Les capacités
de stockage accessible permettent aux travailleurs du savoir
de stocker temporairement et de gérer du contenu pendant
la collecte de tous les éléments requis pour un processus
particulier, tel qu'un rapport de réclamation, avant de les
envoyer à des fins d'analyse et de révision.
Donnez à vos employés de la fabrication les clés de la réussiteLa solution de gestion documentaire de Lexmark diffère des
autres offres, car elle intègre le matériel, le logiciel, la capture
distribuée, l'extraction automatisée et la technologie ECM
sous-jacente en une solution multicanaux à fournisseur unique.
L'amélioration de l'efficacité et du rendement qui en résulte
optimise finalement l'autonomie des travailleurs et engendre
un effet positif et significatif sur tous les aspects de l'entreprise,
depuis le quai de chargement jusqu'au bureau. ■
Pour découvrir comment améliorer la productivité de vos opérations logistiques, visitez www.lexmark.fr.
A PROPOS DE LEXMARK
Lexmark International, Inc. (NYSE : LXK) est le seul à se focaliser
sur la connexion des informations numériques et imprimées
non structurées dans les entreprises avec les processus,
applications et utilisateurs qui en ont le plus besoin.