Balises techniques pour l’administration des épreuves ministérielles et institutionnelles en lien avec l’utilisation des aides à l’écriture par un élève ayant des besoins particuliers à la CSDM Février-Mars 2012

La production de ce document s’est largement inspirée des travaux d’un comité de travail de la Commission scolaire des Affluents ainsi que de ceux produits par une équipe de la Commission scolaire des Trois-Lacs. Ce document fut par la suite bonifié et mis à jour par un comité de travail provincial formé de différents intervenants en adaptation scolaire. Nous tenons à remercier monsieur Jean-Guy Hamel de la Direction de la Sanction des études pour ses précieux commentaires. Ce document a été mis à jour par un comité de travail de la CSDM pour préciser la procédure à suivre dans nos écoles. Le présent document inclut les balises techniques concernant le chapitre 5.2.1 sur les adaptations autorisées dans le cadre de la Gestion de la Sanction des études secondaires notamment celles concernant les aides à l’écriture et à la lecture pour la passation des épreuves ministérielles incluant les épreuves d’écriture et de lecture. Vous trouverez dans le présent document quelques stratégies ainsi qu’un pense-bête qui pourront vous aider et vous guider à la préparation et à la passation de l'épreuve ministérielle. Autorisation de diffuser intégralement le document. Il est toutefois interdit de diffuser une modification de ce document sans l’autorisation du Service national du RÉCIT en adaptation scolaire et de ses collaborateurs. Voici d’abord l’extrait du Guide de gestion de la sanction des études qui traite de l’administration de l’épreuve avec l’utilisation d’outils technologiques d’aide à l’écriture et à lecture: «L’organisme   scolaire   autorisé   à   administrer   une   épreuve   ministérielle  d’écriture  ou  de   lecture   (incluant   les   épreuves  de   lecture   et   d’écriture   en  langue   d’enseignement   et   en   langue   seconde)   pour   laquelle   un   élève  utilisera   des   outils   d’aide   à   l’écriture   ou   à   la   lecture   doit   prévoir   un  environnement  technologique  et  une  surveillance  de  l’épreuve  adaptée.

Modalités d’organisation des ressources humaines et techniques

Avant de faire une demande au bureau de l’organisation scolaire : o S’assurer que l’élève a réellement besoin d’avoir des

épreuves en format numérique et savoir dans quelles matières ceci est requis;

o S’assurer que les mesures d’adaptation sont bien inscrites au PI;

o S’assurer que si des mesures d’adaptation nécessaires ne font pas partie des mesures permises dans la dernière INFO sanction 10-11-013 (http://bit.ly/vczdKY) , une demande doit avoir été adressée préalablement à la Sanction des études;

o S’assurer que l’élève connaît bien ses outils technologiques (être familier avec l’ordinateur qu’il utilisera, avec les logiciels d’écriture/lecture/planification requis (si nécessaire), être familier avec l’utilisation d’une clé USB;

o S’assurer que l’élève sache facilement sauvegarder un document sur une clé, ouvrir et fermer des fichiers, passer du mode portrait en mode paysage dans un document PDF;

o S’assurer qu’il a déjà répondu à des épreuves en format numérique;

o S’assurer qu’il connaît bien le logiciel PDF Xchange viewer s’il a l’intention de l’utiliser pour annoter les épreuves et pour créer des zones de réponse. Le raccourci vers le logiciel PDF Xchange viewer est sur l’image CSDM. Sur les ordinateurs mac : il faut utiliser le logiciel Aperçu ou Skim car le logiciel PDF Xchange Viewer ne peut être installé sur un mac.

S’assurer de demander une copie numérique et une copie papier. Pour demander des épreuves à la CSDM : Site de l’organisation scolaire sur Adagio http://adagio/Orgscol/

Adaptation : épreuves : demande d’épreuve numérisée

Mesures d’adaptation : épreuves : formulaire Actuellement, les formulaires sur le site sont ceux de l’an dernier. Avant l’épreuve Téléchargement des épreuves Les directions ayant fait une demande pour avoir des épreuves en format numérique au BOS recevront un courriel leur mentionnant l’existence d’un serveur sécurisé. Les directions recevront un mot de passe pour avoir accès aux examens déposés sur l’unité N.

Au secondaire 24 heures ou 48 heures avant l’examen, les directions recevront un courriel du BOS leur indiquant que l’épreuve demandée est disponible sur l’unité N. Dès la réception de cette information, la direction devra se rendre sur le serveur afin de télécharger sur une clé USB maitresse la ou les épreuves. Cette clé USB sera remise au responsable de la gestion des épreuves de l’école (si autre que la direction). Si vous avez des difficultés à télécharger les épreuves sur un clé USB, la direction devra contacter Madame Hélène Belzil poste 6220. La personne en charge de la gestion des épreuves vérifiera, en faisant quelques petits tests, si cette épreuve peut être lue par une synthèse vocale (dans la plupart des cas par la synthèse vocale du logiciel Word Q). Il est préférable de faire le test avec le logiciel PDF Xchange viewer sur un ordinateur du domaine pédagogique pc (ordinateur pour les élèves) ou Skim, Aperçu sur les ordinateurs mac (voir les procéduriers). Il faut également s’assurer que seules les épreuves destinées à l’élève lui seront remises car les fichiers numériques des consignes s’adressant aux enseignants pourraient être sur le site. Au primaire : la même procédure s’applique. Cependant, dans le cas de certaines épreuves, les dates de passation n’étant pas imposées, chaque école détermine ses périodes d’examens à l’intérieur des plages proposées. Les versions numériques seront donc accessibles sur le site sécurisé plus longtemps à l’avance.

Avant l’épreuve Organisation des ressources humaines La personne responsable de la gestion des épreuves devra avoir prévu un mode d’organisation afin de distribuer les épreuves aux différents élèves. L’examen devra être installé sur l’ordinateur 30 minutes avant le début de l’examen. Si plusieurs élèves doivent passer des épreuves numériques en même temps, il faut que 30 minutes avant l’examen, la personne responsable de la gestion des épreuves rencontre les personnes chargées d’installer les épreuves numérisées afin de leur remettre les clés USB (il faut donc utiliser plusieurs clés USB). Ces personnes devront bien connaître le nombre d’élèves et où seront ces élèves dans l’école. Prévoir un surveillant ainsi que son remplaçant durant les pauses. Avec l’opérateur ou le technicien de l’école, prévoir la logistique d’installation et d’utilisation des équipements informatiques qui seront utilisés lors des épreuves ministérielles. L’école doit solliciter la collaboration du Service des ressources informatiques (SRI) afin de s’assurer du bon fonctionnement des équipements qui seront utilisés lors de l’épreuve. Faire une requête Figaro, dans la catégorie épreuves numérisées, pour tout problème technique. La requête se faire à l’avance. Ne pas oublier d’indiquer le nom de la personne responsable, la date de l’épreuve, le numéro du local, les noms des postes à installer et opération requise (logiciels à installer, poste à vérifier, accès au réseau, impression). Sur cette requête, indiquez si vous voulez que l’opérateur ou le technicien programme la sauvegarde automatique aux 10 minutes. Le SRI recevra du BOS le calendrier des dates des épreuves et aura la liste des écoles où des épreuves numérisées seront utilisées.

Avant l’épreuve Organisation physique Prévoir un local où aura lieu l’épreuve. Prévoir un aménagement du local permettant de respecter la confidentialité des épreuves s’il y a plusieurs élèves. Prévoir l’accès à un ordinateur qui devra être fourni par l’école sur lequel on aura installé les logiciels régulièrement utilisés par l’élève tel que prévu dans son plan d’intervention. (Le MELS a écrit que seuls les ordinateurs prêtés par l’école sont autorisés, mais nous l’avons informé que ce n’est souvent pas possible et que l’ordinateur qui sera utilisé sera celui avec lequel l’élève est familier.) Si l’élève utilise son ordinateur personnel durant l’épreuve, le surveillant devra lui porter une attention particulière et s’assurer que l’accès à internet soit coupé. Préparer un fichier réponse avec un pied de page indiquant le nom de l’élève, son code permanent, le code de cours de l’épreuve, le nom de la surveillante ou du surveillant et la date d’administration. Nous vous fournissons un modèle en annexe. Ce fichier réponse ne sera pas nécessaire si l’épreuve numérique comprend des zones de réponse ou si le logiciel PDF Xchange viewer est suffisant pour permettre à l’élève de répondre. Prévoir un casque d’écoute sans micro pour chaque élève dans le cas de l’utilisation d’un logiciel intégrant la fonction de synthèse vocale pour la relecture du texte produit par l’élève ou pour la lecture du texte numérisé. Prévoir un casque d’écoute muni d’un microphone dans le cas où l’élève donne sa réponse verbalement avec un logiciel d’enregistrement de la voix ou dictée vocale (reconnaissance vocale). Dans le cas où l’élève

doit utiliser sa voix pour donner sa réponse, prévoir un local avec surveillance qui l’isolera des autres élèves afin de ne pas nuire à leur concentration. Prévoir une imprimante facilement accessible. Prévoir des cartouches d’encre de rechange. Prévoir une rame de papier. S’assurer du bon fonctionnement avec l’ordinateur qui sera utilisé : faire la vérification la veille de l’épreuve et juste avant le début de l’épreuve. Pendant l’épreuve S’assurer avant de débuter l’épreuve que l’élève remette au surveillant tout équipement mobile : téléphone, iPhone, iPod, etc. Configurer par défaut PDF Xchange viewer. L’épreuve doit être ouverte avec ce logiciel. L’élève pourra répondre directement sur le PDF ou dans un document Word. Pour les documents Word, la copie doit contenir un pied de page indiquant le nom de l’élève, son code permanent, le code de cours de l’épreuve, le nom de la surveillante ou du surveillant et la date d’administration. Utilisation d’un caractère de 12 points. S’assurer d’une surveillance active, vigilante et constante. S’assurer de la suppression de l’accès à internet en tout temps au cours de l’épreuve. S’assurer de l’enregistrement automatique de l’épreuve ou s’assurer que l’élève sauvegarde aux 10 minutes. Cette sauvegarde sera effectuée sur une clé USB ou sur le bureau de l’ordinateur.

Après l’épreuve Produire une impression finale du document. Imprimer à partir du réseau ou avec une clé USB directement sur l’imprimante facilement accessible (voir pense-bête). Le surveillant doit effacer le contenu de la clé USB ou supprimer les documents de l’épreuve enregistrée sur le bureau. Dans ce dernier cas, le surveillant doit s’assurer de vider la corbeille. PENSE-BETE Surveillance active et avisée : La meilleure garantie que l’administration de l’épreuve se fasse dans le respect des balises énoncées consiste à assurer une surveillance active et vigilante de l’épreuve. Le surveillant doit avoir de bonnes connaissances en informatique et aura un œil en permanence sur les écrans des élèves. Il doit circuler régulièrement dans le local et être en mesure de voir rapidement si un élève clavarde, travaille avec un navigateur caché en arrière-plan, ouvre un document non autorisé ou un fichier illicite, etc. Il veillera à ce que l’élève sauvegarde régulièrement sa copie tout au long de l’examen. Pas d’accès au réseau : Afin de s’assurer qu’il n’y ait pas de clavardage, d’accès à Internet et/ou d’échanges possibles de fichiers entre ordinateurs (les élèves pourraient y échanger des documents), il est conseillé de débrancher le fil réseau du poste ou toute fonction Bluetooth permettant la communication entre ordinateurs. Le débranchement du poste du réseau aura cependant comme conséquence que l’élève ne pourra plus imprimer directement son travail. Cet accès pourra être réactivé lors de l’impression qui devra être supervisée par le surveillant.

Réseau sans fil : La grande majorité des portables possèdent une antenne afin d’accéder à des réseaux sans fil. Il y a possibilité d’éteindre cette antenne, mais ces postes doivent être surveillés de façon attentive. Sauvegarde et impression : La tâche peut être réalisée par le surveillant d’examen qui sauvegarde une copie de l’épreuve sur une clé USB. Il faut s’assurer avant l’administration de l’épreuve du bon fonctionnement de l’imprimante avec l’ordinateur qu’utilisera l’élève. Il faut également veiller à ce que les cartouches d’encre soient à un niveau de remplissage sécuritaire. Cibler les postes et les logiciels utilisés durant l’épreuve puis faire le suivi des besoins rapidement avec le Service des ressources informatiques. Prévoir un nombre suffisant de clés USB. S’assurer qu’un technicien informatique ou un opérateur vérifie le bon fonctionnement des équipements qui seront utilisés lors de la passation des épreuves. Transmettre cette procédure à l’ensemble des personnes concernées : selon le cas : direction, enseignant, surveillant, parent, conseiller pédagogique, orthopédagogue, technicien et opérateur. Prévoir une rencontre d’équipe, au besoin, pour déterminer le rôle de chacun. Pour des questions techniques, vous pouvez en parler à votre technicien ou opérateur. Pour des problèmes techniques, vous devez faire une requête Figaro (catégorie épreuves numérisées).

Problèmes qui pourront être rencontrés : Difficultés de lecture de la synthèse vocale : La synthèse vocale ne permet pas de lire :

- les mots ou les textes présentés à l’intérieur d’un dessin - les mots ou les textes présentés sur un fond coloré - les mots ou les textes présentés à la verticale - les mots ou les textes présentés dans un mode « capture

d’écran » - Certains symboles mathématiques : ainsi, le signe de

multiplication sera lu comme si c’était la lettre x à moins de paramétrage préalable, les exposants seront très difficiles à lire, les fractions exprimées dans un mode vertical seront lues comme si elles étaient sur deux lignes différentes, les nombres contenant un espace (ex : 30 000) seront lus comme s’ils étaient deux nombres.

- Les tableaux sont lus à l’horizontale même s’ils devraient pouvoir être lus aussi à la verticale à l’intérieur d’une même colonne.

Résolution des difficultés de lecture des symboles en mathématiques et en sciences et des tableaux dans toutes les matières

Nous pensons pour le moment qu’il est peut-être préférable d’offrir à l’élève de lui lire certains symboles et équations avec la voix humaine. Également, il est préférable de soutenir l’élève pour qui c’est nécessaire en lui lisant les tableaux, car la synthèse vocale ne les lira probablement pas correctement. (À vérifier avant l’examen)

Notons qu’il est possible de lire un texte avec la voix humaine sauf lors des épreuves de lecture en français et en anglais.

Trois problèmes fréquents faisant en sorte que la synthèse vocale ne s’active pas

1) Pour actionner la synthèse vocale de Word Q, les boutons VOIX et LIRE doivent être actionnés. Dans certains cas, l’ordre dans lequel ils sont actionnés peut faire en sorte que la lecture ne commence pas. Il faut alors inverser l’ordre d’activation.

2) Lorsqu’on veut actionner la synthèse vocale sur un document en mode PDF, il faut s’assurer de sélectionner un outil de sélection et non pas la « main ». Lorsque la « main » est sélectionnée, la synthèse vocale ne démarre pas.

3) Si malgré le changement de l’ordre d’activation la synthèse ne s’enclenche pas, il faut fermer Word Q et l’ouvrir de nouveau.

Absence de zones de réponses Si un examen n’offre pas de zone de réponse permettant d’utiliser des fonctions d’écriture (ex : répondre avec la prédiction de mots de Word Q) : on propose d’utiliser le logiciel PDF XChange Viewer, ou de préparer avant l’examen un document Word contenant tous les numéros des questions. Dans les épreuves où l’écriture ne fait pas l’objet de l’évaluation, il est possible de répondre aux questions en dictant les réponses soit directement à l’accompagnateur, soit en utilisant un appareil de dictée vocale, soit en s’enregistrant avec un enregistreur numérique. Confusion entre les noms des fichiers Certaines épreuves viennent en plusieurs fichiers. Nous avons informé le MELS de l’importance de nommer clairement ces fichiers afin d’éviter toute confusion. Il pourra néanmoins être nécessaire d’assister les élèves afin qu’ils puissent bien distinguer chacun des fichiers. Il faut bien vérifier au préalable que les fichiers remis à l’élève sont uniquement ceux qui s’adressent aux enseignants. Locaux d’examens différents de ceux des autres élèves Lors de la majorité des épreuves, des activités préparatoires sont prévues. Dans certains cas, des amorces de situation sont présentées en classe et des discussions peuvent être prévues. Il est donc primordial que l’enseignant connaisse et respecte ce qui est prévu dans le guide de passation pour chacune des épreuves. Les élèves ayant des besoins particuliers qui doivent utiliser des outils technologiques, devraient pouvoir avoir accès à ces mêmes activités préparatoires, aux mêmes consignes, et, si prévu, aux mêmes discussions préalables. Ils doivent aussi avoir accès aux mêmes outils de planification, révision et

correction que les autres élèves (lorsque c’est permis dans le guide de passation). Il faut donc s’assurer que si les élèves ne passent pas leurs examens dans le même local que les autres élèves, ils auront eu néanmoins accès, lorsque c’est requis, aux mêmes phases préparatoires, aux mêmes consignes, aux mêmes discussions préalables et aux mêmes outils que les autres élèves. Pour des questions pédagogiques ou organisationnelles, vous pouvez contacter : Hélène Belzil Conseillère pédagogique au Bureau de l’organisation scolaire Poste 6220 Josée Labosière Conseillère pédagogique au Réseau des écoles spécialisées Martin Gagnon Conseiller pédagogique au Bureau du développement des TIC en pédagogie Poste 6089