Bienvenue à la CSSMIGuide de référence

pour les nouvelles secrétaires d’école au secondaire

Table des matières

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Introduction 3

Avoir les bons outils 4

C’est votre première journée 5

Téléphonie 7

Le personnel dans une école secondaire 9

Personnes-ressources 10

À qui dois-je m’adresser? 11

Le bureau virtuel et la messagerie Outlook 14

Qu’est-ce que GPI? 21

GPI : pour ouvrir le dossier d’un élève 22

GPI : pour la gestion des absences d’élèves 25

Paie interactive 26

Les différents comités 27

Fortic : formations 28

Word : partage 29

Mot de la fin 30

Introduction

Nous aimerions tout d’abord vous souhaiter la bienvenue à la Commission scolaire de laSeigneurie-des-Mille-Îles.

Vous êtes un nouvel employé ou peut-être faites-vous déjà partie de notre équipe et avez obtenuun poste ou un remplacement dans une école secondaire. Félicitations! Vous vous préparez àrelever un nouveau défi.

Une première journée dans un nouveau poste, cela peut être angoissant. Le but de ce guide estavant tout de vous simplifier la tâche et de faciliter votre intégration en vous donnant un aperçu dutravail d’une secrétaire dans une école secondaire.

N’hésitez pas à poser des questions à votre supérieur immédiat et à consulter les ressourcesmises à votre disposition au sein des différents services administratifs.

Bonne lecture et bonne chance dans vos nouveaux défis!

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Avoir les bons outilsLe matricule

Dès votre entrée en fonction, un numéro de matricule vous a été attribué par le Secteur de larémunération de la Direction du service des ressources humaines. Vous devriez le recevoir dès votrepremière journée de travail par courriel à l’adresse fournie lors de votre inscription en ligne. Ce numérod’identification remplace celui de votre demande d’emploi en ligne et il est important que vous le gardiezen mémoire.

Code d’usagerVous recevrez, dès vos premiers jours de travail, votre code d’usager (1re lettre de votre prénom + numéro dematricule) et un mot de passe qui vous donnent accès, entre autres, au bureau virtuel et à différentslogiciels. Simultanément, vous obtiendrez une adresse courriel de la CSSMI (prénom.nom@cssmi.qc.ca).

Votre courriel cssmi.qc.caN’oubliez pas de vous rendre dans votre boîte de courriels fréquemment par le biais de la messagerieOutlook (page 14), afin de prendre connaissance des communications de la Commission scolaire. Lecourriel est utilisé pour les communications professionnelles. Celui-ci est également accessible àdistance par le bureau virtuel (page 14), sous l’onglet « Échanges ».

Feuille de tempsIl est important de savoir qu’il est possible que vous deviez déclarer une ou plusieurs heures travailléessur une feuille de temps. Informez-vous auprès de votre supérieur immédiat afin de valider lefonctionnement de votre établissement. Il en va de même pour les heures supplémentaires.

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C’est votre première journée

Code d’accès et mot de passe : Assurez-vous d’avoir votre numéro de matricule, votre code d’usager et votre mot de passe

pour accéder aux différents programmes du poste que vous occuperez. Pour des raisonstechniques, il est parfois difficile pour le Service des ressources humaines de vous attribuervotre code d’accès et mot de passe dans les premiers jours. Il est alors important decommuniquer avec la direction de l’école pour connaître vos tâches et pour savoir si lasecrétaire que vous remplacerez vous a laissé ses codes d’accès ainsi que ses mots de passe,et ce, dans le but d’accéder à ses différents dossiers.

Suppléance : Si vous devez vous occuper des suppléances le matin :

Il devrait y avoir un cartable sur le bureau de la secrétaire (demandez-le à votre supérieurimmédiat) dans lequel se trouve la liste des suppléants que vous devez solliciter ainsi quel’horaire des enseignants.

Vous devez prendre les messages du personnel absent (soit par téléphone ou par courriel).Pour ce faire, vous devez avoir les mots de passe de la secrétaire que vous remplacez. Sivous n’avez pas cette information, demandez-les à votre supérieur immédiat.

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C’est votre première journée (suite)

L’enseignant absent doit vous informer du motif de son absence et du travail que ses élèves aurontà faire afin de transmettre l’information à son suppléant.

En général, vous devez toujours choisir en priorité les suppléants qui sont à statut précaire dansvotre école, c’est-à-dire ceux qui n’ont pas une tâche pleine (exemple : 50 % d’une tâche). Quand vousavez épuisé cette liste, vous devez faire appel aux suppléants que la secrétaire a l’habitude desolliciter, et ce, selon la qualification de chacun par rapport à la matière à remplacer.

Où dois-je inscrire les absences? La secrétaire devrait avoir, sur son bureau, un cartable où sont inscrites toutes les absences et les

suppléances. Normalement, vous pouvez inscrire plusieurs absences sur la même feuille.

Note : La majorité des écoles secondaires ont un horaire de 4 périodes par jour de 75 minutes et 9 jourspar cycle (du jour 1 au jour 9). Plusieurs suppléants peuvent remplacer un même enseignant.

Exemple d’une feuille de suppléance :

Date : __________________________________________ Jour : ____________________

Nom de l’enseignant absent

_____________________

Motif de l’absence Période/groupe/local

1 ___________________2 ___________________3____________________4____________________

Nom du suppléant

1_________________________2_________________________3_________________________4_________________________

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Téléphonie

Pour un appel externe, faites le 9 avant de composer le numéro.

Transférer un appel : Pour transférer un appel vers un autre poste, appuyer sur la touche « Transf ». Entrez le numéro du poste (la secrétaire a probablement affiché, près de son bureau, une liste des postes du personnel)

auquel vous voulez transférer l’appel. Appuyer ensuite de nouveau sur la touche « Transf ».

Pour accéder au répertoire :Appuyer sur le bouton « Répertoire » (petit livre) à droite sur votre téléphone si, par exemple, vous voulezconnaître le numéro du poste d’une personne à la Commission scolaire. Dans ce cas, vous allez sur lerépertoire d’entreprise avec le bouton de défilement et vous inscrivez le prénom ou le nom de la personneque vous désirez joindre.

Plusieurs autres options s’offrent à vous : 1. appels en absence2. appels reçus3. appels composés4. répertoire personnel5. répertoire d’entreprise

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Téléphonie (suite)

Pour accéder à votre boîte vocale :

• Appuyer sur le bouton « Message » (petite enveloppe à droite).

• Entrer le mot de passe et appuyer sur la touche #.

• Suivre les directives vocales.

Pour ajuster le débit du message vocal :

• Faire le 4 pour une écoute au ralenti.

• Faire le 5 pour une écoute normale.

• Faire le 6 pour une écoute rapide.

Dans presque tous les cas, il y a des directives vocales qui sont données. Vous n’avez ici qu’un aperçu dece que peut faire votre téléphone. Pour obtenir les fonctions avancées, vous pouvez vous rendre sur lebureau virtuel sous l’onglet « Ressources », vous inscrivez « Téléphonie », vous sélectionnez « TISVGuides d’utilisation des téléphones IP » ou vous cliquez sur l’hyperlien suivant :

http://gestiondoc.cssmi.qc.ca/gesdoc/Tel-IP_GUIDE%20ABREGE_7940-41_7960_Nov2012.pdf

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Le personnel dans une école secondaireNous vous présentons les membres du personnel qui travaillent habituellement dans une écolesecondaire :

Direction Direction adjointe Adjoint administratif Secrétaire, agent de bureau Concierge de jour et de soir Surveillant Éducateur ou technicien en éducation spécialisée (TES) : il travaille habituellement auprès des

élèves en difficulté, et ce, en collaboration avec les enseignants Technicien en organisation scolaire (TOS) : s’occupe de l’ensemble des dossiers d’élèves dans

GPI (ex. : inscriptions, départs, horaires, bulletins, etc.) Technicien en documentation Technicien en travaux pratiques : prépare les laboratoires pour les élèves en sciences Technicien en loisirs : organise les activités des élèves enseignant PNE (professionnel non enseignant) :

Psychologue Conseiller d’orientation Infirmier (CLSC) Travailleur social (CLSC)

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Personnes-ressourcesVoici le poste des personnes-ressources que vous pouvez contacter pour avoir de l’information :

Au centre administratif

Affaires corporatives et communications : poste 2121 Formation générale adulte et professionnelle : poste 2501 Formation générale des jeunes : poste 2901 Ressources financières : poste 2701 Ressources humaines : poste 2801

Développement des compétences : poste 2611 Ressources matérielles : poste 2201 Organisation scolaire (transport) : poste 2313 Technologies de l’information : poste 2401

CATI (services informatiques et téléphonie IP) :poste 2475

Vous pouvez obtenir un bottin complet des employés du centre administratif par secteurd’activité par le bureau virtuel. Sous l’onglet « Bottins », cliquer sur « Listes PDF », sélectionner« Liste du personnel du centre administratif 20XX-20XX » ou cliquer sur l’hyperlien suivant :

http://gestiondoc.cssmi.qc.ca/gesdoc/CA_UA_detail_13-144.pdf

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À qui dois-je m’adresser?Pour savoir à qui vous adresser au Service des ressources humaines, veuillez vous rendresur le bureau virtuel (page 14), sous l’onglet « Accueil ressources humaines ».

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À qui dois-je m’adresser? (suite)

Sous chacun des menus déroulants, vous pouvez sélectionner « À qui dois-je m’adresser? » etvous y trouverez la liste du personnel du Service des ressources humaines ainsi que les tâchesde chacun.

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À qui dois-je m’adresser? (suite)

À qui s’adresser à la DSTI (Direction du service des technologies de l’information)?

Pour toutes questions reliées au Service des technologies de l’information, soit :

• À l’informatique

• Aux achats d’équipements informatiques

• Au support informatique

• À la téléphonie IP

• À l’assistance en ligne

Composer un seul numéro : poste 2475

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Le bureau virtuel et la messagerie OutlookLe site Internet de la CSSMI et le bureau virtuel sont des incontournables. Le bureau virtuel seveut le principal outil de communication de la CSSMI et un important outil de travail. Vous pouvezy récupérer vos dossiers ainsi que vos courriels par la messagerie Outlook en cliquant sur l’onglet« Échanges ».

ÉTAPE 1• Rendez-vous sur le bureau virtuel de la CSSMI à l’adresse suivante : www.cssmi.qc.ca

• Cliquer sur l’onglet « Bureau virtuel » en haut à droite de votre écran.

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Le bureau virtuel et la messagerie Outlook (suite)ÉTAPE 2

• Inscrire votre code d’usager et votre mot de passe puis cliquer sur « Se connecter ».

• Si vous ne connaissez pas votre code d’usager, veuillez communiquer avec le centre d’assistance CATI au poste 2472.

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Le bureau virtuel et la messagerie Outlook (suite)

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ÉTAPE 3

• Cliquer sur « Accueil ressources humaines ».

Le bureau virtuel et la messagerie Outlook (suite)

Voici la page qui apparaîtra

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• Inscrire à nouveau votre code d’usager et votre mot de passe puis appuyer sur « S’identifier ».

Le bureau virtuel et la messagerie Outlook (suite)ÉTAPE 4

1. Vous êtes maintenant sur le site des ressources humaines. Cliquer sur l’onglet « Développement des compétences ».

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2. Dans la liste, cliquer sur « Insertion professionnelle : personnel de soutien ».

Le bureau virtuel et le messagerie Outlook (suite)

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3. Cliquer sur « 1. Personnel de soutien technique et administratif ».

Le bureau virtuel et la messagerie Outlook (suite)

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4. Cliquer sur la capsule vidéo de votre choix.

*Afin de visionner cette capsule, vous devez cliquer sur « Visionner la capsule en mode invité ».

Qu’est-ce que GPI?

GPI est un logiciel qui sert à la création et à la gestionpédagogique du dossier des élèves. Quoique la majoritédes dossiers sont traités par le TOS (technicien en organisationscolaire) de l’école, plusieurs secrétaires y travaillent aussipour réaliser certaines tâches relatives à :

la création d’un dossier la gestion des absences l’horaire un changement d’adresse etc.

On accède à ce logiciel en se rendant sous les ongletssuivants : « Démarrer », « Applications » et « GPI ».

Vous devrez inscrire votre code d’authentification et votremot de passe.

Gestion pédagogique

intégrée

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GPI : pour ouvrir le dossier d’un élèvePour ouvrir le dossier d’un élève, vous devez cliquer sur les onglets suivants : « Ouvrir »,« Élèves » et « Dossiers ». Cela vous donnera accès à son horaire, à son adresse, à son ou sesrépondants, à ses absences, à sa photo...

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GPI : pour ouvrir le dossier d’élève (suite)En cliquant sur la chemise jaune, une autre fenêtre apparaîtra :

Il est possible de faire la recherche par nom, prénom ou par numéro de fiche (tous les élèves ont unnuméro de fiche). Vous pouvez inscrire seulement les 2 ou 3 premières lettres du nom ou du prénom,suivies du symbole « % ».Exemple : HAR% (pour un élève qui s’appelle HARKAOUI)

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GPI : pour ouvrir le dossier d’un élève (suite)

Voici à quoi ressemble une page type pour un dossier d’élève.

Il est possible de fractionner la page selon vos besoins :

Dossier Photo Absence selon l’horaire Adresse et transport

Pour fractionnerune page

horizontalement ou verticalement

Pour obtenir de l’information concernant les différents accès au dossier d’un élève,

adressez-vous au technicien enorganisation scolaire.

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GPI : pour la gestion des absences d’élèvesPour entrer l’absence d’un élève, allez sous les onglets suivants : « Fichier », « Ouvrir »,« Élèves » et « Dossier ». Une 2e fenêtre s’ouvrira, soit « Absences selon l’horaire ». Cocherdans « Absence » et inscriver le motif (voir dans le dictionnaire pour les différents motifs). Dans certainesécoles, ce sont les enseignants qui entrent les absences de leurs élèves à chaque période. Voiravec votre TOS le fonctionnement de votre école.

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Paie interactive

La paie interactive est un programme assez complexe qui requiert une formation. Lorsque vousferez un remplacement dans une école, il est peu probable que vous ayez à travailler dans ceprogramme.

Si vous obtenez un poste ou un remplacement à long terme et si la paie fait partie de vostâches, un agent du Secteur de la rémunération pourra se rendre à votre lieu de travail pourvous donner cette formation. Pour ce faire, vous devrez communiquer avec le Secteur de larémunération au poste 2814.

Pour toute autre information, vous pouvez contacter la réception du Service des ressourceshumaines en composant le poste 2841. La personne de l'accueil se fera un plaisir de vous aiderou de vous diriger vers la bonne personne.

En tout temps, veuillez vous référer au guide administratif – module de la paie interactive en cliquant sur le lien suivant :

Guide administratif Des mises à jour sont effectuées régulièrement.

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Les différents comités

Le conseil d’établissement (CE) se veut un comité décisionnel. Il est composé d’une directiond’école, de parents et de membres du personnel de l’école. Les assemblées ont lieu une foispar mois et un procès-verbal doit être rédigé.

Le comité consultatif des enseignantes et des enseignants (CCEE) est composé d’un membrede la direction et de quelques enseignants. Les rencontres ont habituellement lieu une fois parcycle.

Le comité d’intimidation est composé d’un membre de la direction, de techniciens enéducation spécialisée (TES), de surveillants et du psychologue.

La Fondation de l’école (s’il y a lieu) est composée d’une direction d’école et de quelquesparents.

Le comité social est composé de membres du personnel de l’école.

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Fortic : formationsTous les employés de la CSSMI ont la possibilité de s’inscrire à des formations. Vous pouvez y accéderpar le bureau virtuel sous l’onglet « Formations ». La fenêtre ci-dessous apparaîtra. Pour le personnelde soutien, sélectionner l’onglet « Développement des compétences ».

Vous pouvez aussi sélectionner l’encadré « Accueil ressources humaines » sur la page d’accueil dubureau virtuel. Sur le menu déroulant du « Développement des compétences », cliquer sur « Insertionprofessionnelle ». Plusieurs renseignements s’y trouvent.

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Word : partage

La majorité des secrétaires travaillent en mode partage pour soit sélectionner un dossier ou pourl’enregistrer. Dans WORD, cliquer sur « Fichier », « Ouvrir », « S », « nom de l’école », « Partage » et« Administration ».

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Mot de la fin

Nous espérons que ces renseignements vous seront utiles. N’hésitez pas à poser des questions et àdemander de l’aide à vos collègues, à votre supérieur immédiat ou aux membres du personnel ducentre administratif. Vous pouvez aussi obtenir de l’accompagnement personnalisé (mentorat)directement à votre lieu de travail. Pour ce faire, votre supérieur immédiat doit communiquer avec leSecteur du développement des compétences au poste 2611.

Nous avons à cœur votre intégration et votre aisance dans votre nouveau milieu de travail.

Bonne chance!

L’équipe du Service des ressources humaines

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