La Commission scolaire de la Seigneurie-des-Mille-Îles (CSSMI) a élaboré un guide pratique pour les émetteurs de courriels. Ce document s’adresse à tous les employés qui transmettent des messages par le biais des listes corporatives Outlook. Ce guide vise l’uniformisation et l’efficacité. Bien que ce guide s’adresse d’abord aux secrétaires, agents de bureau et gestionnaires, il s’avère pertinent de sensibiliser tout le personnel et particulièrement les enseignants qui créent des groupes d’échange. Voici quelques consignes de base qui vous seront assurément utiles pour augmenter le niveau d’efficacité de vos communications par courriel :

Devenez un « pro » du courriel en quelques étapes faciles! 1. ADRESSE COURRIEL 2. DESTINATAIRES 3. OBJET (TITRE) 4. CONTENU DU MESSAGE 5. ÉMOTICÔNES 6. PIÈCE JOINTE 7. SIGNATURE 8. PHOTO INDIVIDUELLE 9. CODE GÉNÉRIQUE 10. GROUPE OUTLOOK OFFICE 365

GUIDE CORPORATIF pour les courriels

Août 2017

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1. ADRESSE COURRIEL Tous les employés de la CSSMI possèdent une adresse courriel dite corporative. L’adresse de courriel

corporative doit être utilisée pour tous les échanges professionnels (fournisseurs, partenaires, collègues, parents, élèves, etc.). Ceci a pour but de miser sur le caractère officiel et de protéger la vie privée.

2. DESTINATAIRES

Posez-vous la question : En considérant la nature du message, est-ce que le courriel est la meilleure façon pour rejoindre le destinataire? Si vous n’êtes pas certain, par respect pour le destinataire, pensez au téléphone, au courrier interne, à la visite… Cherchez un autre moyen!

Est-ce que TOUS les récepteurs sont des destinataires concernés par votre message? On évite d’envoyer des messages « au cas où ».

Afin d’éviter les « faire suivre » et parer à ce qu’une personne reçoive le même message plusieurs fois, précisez toujours à qui est transmis le courriel, idéalement sur la première ligne du courriel (ex. : Ce message est transmis à tous les gestionnaires de la CSSMI, ou Ce rappel est transmis uniquement aux personnes n’ayant pas encore répondu).

Utilisez-vous la bonne liste d’envoi? Une liste d’envoi est utile pour faire un envoi massif. L’envoi massif consiste à vous adresser à un groupe de personnes qui ont un lien commun (les listes de Outlook, exemple : liste gestionnaires, liste commissaires…). Les listes d’envoi doivent être utilisées uniquement à des fins professionnelles et approuvées par le supérieur immédiat.

Utilisez la boîte de destinataire Cci « copie masquée » afin d’éviter que les gens répondent à tous.

3. OBJET (TITRE)

Le titre est l’élément le plus important du courriel et est obligatoire.

Il ne s’improvise pas.

Il doit permettre au destinataire, en un coup d’œil, de porter un jugement efficace sur la gestion du message. C’est ce qui permet d’accélérer le traitement des courriels (priorisation, suppression, transfert, etc.).

Attention : Lorsque vous transférez un courriel à un collègue, assurez-vous que le titre demeure pertinent pour lui ou elle (ex. : TR : communiqué).

Nous ne recommandons pas l’usage des couleurs ni des lettres majuscules qui alourdissent inutilement la gestion des courriels en ajoutant des données subjectives.

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Il doit être court, précis et répondre à des normes corporatives :

Nous identifions quatre « types » de titres à inscrire au début de l’objet, suivi de la ponctuation deux-points : Diffuser ou Afficher : Traiter : Lire : Réunion :

Ajouter un « + » si plus d’une tâche est nécessaire. Exemples :

Traiter : vérification des toitures avant 10 décembre. Lire + Réunion : documents CRT-soutien du 18 août 2014. Afficher : 7 postes soutien manuel et professionnel, 12-13 RH324.

Notion d’urgence : le terme URGENT doit être utilisé uniquement s’il y a une conséquence importante au non-traitement rapide de l’information. Il ne doit pas servir à attirer l’attention du récepteur. Il doit être approuvé par le supérieur immédiat.

Lorsque nécessaire, le mot URGENT doit être écrit en majuscule suivi d’un tiret avant le type du message.

Exemple : URGENT – Diffuser : fermeture du réseau informatique à 12 h aujourd’hui, le 12 septembre 2014.

Notion de rappel : pour être efficace, le terme « Rappel » doit être utilisé une fois, quelques jours ou quelques heures avant la fin du délai de retour. Il doit être écrit en minuscule suivi d’un tiret avant le type du message. Le rappel n’est adressé qu’aux personnes concernées. Dans le cas contraire, l’émetteur du courriel doit le préciser dès le début du message.

4. CONTENU DU MESSAGE Rendu à cette étape, vous devez déjà avoir pris toutes les décisions importantes pour que votre message soit le plus efficace possible. Soyez bref et précis.

Composez votre texte en sélectionnant les informations des plus importantes aux moins importantes.

Assurez-vous que votre message est final avant de le transmettre afin de ne pas créer d’imbroglio dans

les versions et ne pas faire perdre de temps aux récepteurs. Utilisez le truc des « 5 questions » pour réviser votre texte (quoi, qui, quand, comment, pourquoi). Vos

attentes apparaîtront ainsi clairement et rapidement. C’est un défi à réaliser qui donne de bons résultats.

Exemple 1 : (Ce message est transmis à tous les gestionnaires de la CSSMI) Bonjour, La CSSMI vous invite au lancement du livre « La persévérance scolaire », le mardi

19 août à 17 h à l’école secondaire des Patriotes. R.S.V.P. (450) 974-7000, poste xxxx. Vous trouverez l’invitation à : http://www6.cssmi.qc.ca/gestdoc/Carrefour.pdf Salutations

5. ÉMOTICÔNES Outlook nous offre maintenant la possibilité d’insérer facilement des émoticônes à l’intérieur de nos

messages. Nous recommandons de préserver l’aspect officiel des messages professionnels en ne les utilisant pas.

NORMES CORPORATIVES

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6. PIÈCE(S) JOINTE(S) Nous suggérons la transmission des messages plus officiels, en format PDF.

On recommande de déposer les documents sur le site Internet de la CSSMI dans la section

« Documents CSSMI » sous l’onglet « Ressources » du BV, dans un classeur partagé ou sur One Drive et d’inviter les personnes à consulter le document à cet endroit précis. Par cette façon de faire, vous êtes assurés que tous les destinataires auront toujours accès à la version à jour. Cela vous évite de retourner un courriel, en précisant « erratum sur la version 1 ». De plus, on parle souvent de gaspillage, il faut aussi penser au gaspillage de l’espace mémoire informatique.

Exemple : Bonjour, vous trouverez le nouveau formulaire d’autorisation d’utilisation de photos,

d’enregistrement audio et vidéo à l’adresse suivante : http://www6.cssmi.qc.ca/gesdoc/ACC-0506-COM-11_autorisation_adulteVF.pdf

On peut aussi déposer des documents sur un site web de service ou d’établissement et créer un lien

hypertexte (la DSTI peut donner un coup de main en ce sens). On peut enfin créer une communauté pour un groupe prédéterminé et déposer des documents dans

le classeur de cette communauté. Seuls les membres de la communauté auront accès aux documents, et ce, en tout temps.

7. SIGNATURE La personne qui signe le message doit être la source signifiante dans notre organisation. Et, si c’est

une personne différente qu’on doit rejoindre pour des questions ou commentaires, cette personne doit aussi être clairement identifiée. Depuis 2011-2012, le comité uniformité a diffusé de nouvelles normes d’écriture, notamment pour la signature (voir annexe 1).

8. PHOTO INDIVIDUELLE Lors de l’envoi de courriel, il est maintenant possible d’ajouter une image ou photo avec notre

identification. Toujours dans un souci d’image corporative, nous recommandons au personnel d’insérer une photo à caractère officiel de type portrait. Cette photo reliée au travail et non à la vie privée facilitera la reconnaissance des collègues et partenaires.

9. CODE GÉNÉRIQUE Un service ou un établissement de la CSSMI peut, aux fins de la correspondance, établir une adresse

de courriel générique qui n’est pas liée à un employé en particulier, mais à un secteur d’activités.

Exemple : dsrh.dotation@cssmi.qc.ca dg@cssmi.qc.ca cfnt@cssmi.qc.ca Ainsi, peu importe qui écrit le courriel (et le signe), même si c’est un nouvel employé, le destinataire va

reconnaître en un coup d’œil la provenance du message.

10. GROUPES OUTLOOK OFFICE 365 Outlook Web permet la création de groupes de partage privés ou publics. Cette fonctionnalité favorise

le partage d’information et la collaboration. Lorsqu’un groupe est créé, une adresse de courriel est générée automatiquement. Selon la nature des informations diffusées dans le groupe, il est important de déterminer dès le départ s’il s’agit d’un groupe privé ou public.

Pour tous les détails, veuillez consulter l’annexe 2 préparé par la DSTI.

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CONCLUSION Le nombre de courriels reçus, la difficulté à porter un jugement rapide sur la tâche à accomplir au

premier coup d’œil, les nombreuses versions de travail transmises, l’initiative de plusieurs à utiliser le « transférer », la lourdeur de certaines pièces attachées… ne sont que quelques-uns des irritants que chacun peut améliorer.

N’oublions pas : par respect pour nos collègues et le personnel, on ralentit un peu l’émetteur de courriel

pour améliorer le traitement de l’information pour le récepteur et nous jouons tous ces deux rôles chacun notre tour. On doit prendre le temps de se questionner pour sauver du temps précieux.

Un minimum d’effort permet de produire un message structuré et réfléchi. Le niveau d’efficacité de nos

communications par courriel sera ainsi augmenté. Merci de collaborer avec nous à l’amélioration de la communication au sein de notre organisation. Anik Gagnon Directrice adjointe DSACC Document produit dans le cadre des travaux de l’objectif 2.2 du Plan stratégique 2006-2010. Document mis à jour par Anik Gagnon, DSACC, août 2017.

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Signatures de courriel

POUR LES GESTIONNAIRES :

Correspondance à l’externe : Correspondance à l’interne :

POUR LE PERSONNEL ADMINISTRATIF : Correspondance à l’externe :

Correspondance à l’interne :

Anik Gagnon (Police personnalisée)

Directrice adjointe (Arial 10 pts) Direction du service des affaires corporatives et des communications Commission scolaire de la Seigneurie-des-Mille-Îles 430, boul. Arthur-Sauvé, Saint-Eustache (Québec) J7R 6V6 Tél. : 450 974-7000, poste 2111 - Téléc. : 450 974-6977

« L’élève en tête » * * * * * * * * * * * * * * * * AVIS DE CONFIDENTIALITÉ Ce message peut contenir de l'information légalement privilégiée ou confidentielle. Si vous n'êtes pas le destinataire ou croyez avoir reçu par erreur ce message, nous vous saurions gré d'en aviser l'émetteur et d'en détruire le contenu sans le communiquer à d'autres ou le reproduire.

Anik Gagnon (Police personnalisée)

Directrice adjointe (Arial 10 pts) Direction du service des affaires corporatives et des communications Tél. : 450 974-7000, poste 2111 - Téléc. : 450 974-6977

« L’élève en tête »

Danielle Giguère Gingras (Police personnalisée) Secrétaire de gestion (Arial 10 pts) Direction du service des affaires corporatives et des communications Commission scolaire de la Seigneurie-des-Mille-Îles 430, boul. Arthur-Sauvé, Saint-Eustache (Québec) J7R 6V6 Tél. : 450 974-7000, poste 2111 - Téléc. : 450 974-6977

« L’élève en tête »

* * * * * * * * * * * * * * * * AVIS DE CONFIDENTIALITÉ Ce message peut contenir de l'information légalement privilégiée ou confidentielle. Si vous n'êtes pas le destinataire ou croyez avoir reçu par erreur ce message, nous vous saurions gré d'en aviser l'émetteur et d'en détruire le contenu sans le communiquer à d'autres ou le reproduire.

Danielle Giguère Gingras (Police personnalisée) Secrétaire de gestion (Arial 10 pts) Direction du service des affaires corporatives et des communications Tél. : 450 974-7000, poste 2111 - Téléc. : 450 974-6977

« L’élève en tête »

Annexe 1

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Signatures de courriel SIGNATURE POUR ET AU NOM DU GESTIONNAIRE

Correspondance à l’externe :

Correspondance à l’interne :

ATTENTION : Ne pas insérer l’image du slogan dans la signature, mais inscrire le texte suivant : « L’élève en tête » [Code couleur : R (102) G (153) B (0)]

p.p. Danielle Giguère Gingras, secrétaire de gestion Anik Gagnon (Police personnalisée) Directrice adjointe (Arial 10 pts) Direction du service des affaires corporatives et des communications Commission scolaire de la Seigneurie-des-Mille-Îles 430, boul. Arthur-Sauvé, Saint-Eustache (Québec) J7R 6V6 Tél. : 450 974-7000, poste 2111 - Téléc. : 450 974-6977

« L’élève en tête » * * * * * * * * * * * * * * * * AVIS DE CONFIDENTIALITÉ Ce message peut contenir de l'information légalement privilégiée ou confidentielle. Si vous n'êtes pas le destinataire ou croyez avoir reçu par erreur ce message, nous vous saurions gré d'en aviser l'émetteur et d'en détruire le contenu sans le communiquer à d'autres ou le reproduire.

p.p. Danielle Giguère Gingras, secrétaire de gestion Anik Gagnon (Police personnalisée) Directrice adjointe (Arial 10 pts) Direction du service des affaires corporatives et des communications Tél. : 450 974-7000, poste 2111 - Téléc. : 450 974-6977

« L’élève en tête »

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CRÉATION ET UTILISATION DU SERVICE DE GROUPES

DANS L’ENVIRONNEMENT OFFICE365

Ai-je besoin de créer un groupe dans OFFICE365? Le service de groupes offert dans OFFICE365 a été développé et conçu pour la collaboration.

Il fonctionne avec les outils d’OFFICE365 que vous utilisez déjà. Vous pouvez ainsi collaborer avec vos collègues sur la rédaction de documents, la création de feuilles de calcul, échanger des conversations, des fichiers et des événements de calendrier, planifier des réunions ou faire l’envoi de courriers électroniques au sein duquel les membres du groupe peuvent accomplir leurs tâches.

Les groupes dans OFFICE365 sont évolutifs et les actions des membres figureront dans

l’historique des groupes. Si votre besoin est uniquement d’envoyer des courriels, vous pouvez créer une liste de contacts dans vos contacts, toutefois cette liste de contacts n’est pas partageable avec d’autres utilisateurs.

Dans le but d’avoir une gestion efficace des groupes dans OFFICE365, nous devons appliquer

une appellation spécifique au nom des groupes ce qui permet aux utilisateurs des recherches rapides et de ne pas les confondre à des listes de distribution utilisées dans l’envoi de courriels.

Quelques considérants à observer AVANT de choisir un nom de groupe OFFICE365

COMPOSITION DU NOM DE GROUPE OFFICE365 À L’AIDE DE MOTS-CLÉS DANS L’APPELLATION

Sachant qu’il est préférable que l’appellation de votre groupe soit unique et signifiante pour ne pas les confondre avec les listes de distribution d’OUTLOOK, il est fortement recommandé que le nom attribué au groupe soit créé en :

O choisissant la lettre G au début du nom pour préciser qu’il s’agit d’un groupe OFFICE365 en majuscule suivi d’un trait d’union comme suit : G-;

O utilisant l’acronyme prédéfini en caractères majuscules (dans la table des acronymes ci-jointe) correspondant à l’unité administrative voulue suivi d’un trait d’union [ - ] pour accentuer la clarté de l’appellation : comme par ex. : G-DSTI;

o précisant la nature du groupe par l’usage de mots courts et précis séparés par un trait d’union [ - ] comme dans l’exemple suivant : G-DSTI-cadres-analystes;

o évitant, si possible, de séparer vos mots-clés par des espaces ou des traits de soulignement [ _ ].

Annexe 2

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MISE EN GARDE DANS L’UTILISATION DE CARACTÈRES ACCENTUÉS ET SPÉCIAUX DANS

L’APPELLATION DE VOS GROUPES SOUS OFFICE365

Notez que les caractères accentués (comme par ex : À, É, È, Ê, Û, Ö) et les caractères spéciaux (comme : ! # $ % ? & * + = ) utilisés dans l’appellation de votre nom de groupe OFFICE365 sont ignorés dans la composition de l’adresse de courriel comme l’illustre l’exemple ci-dessous :

o G-ALPHA-équipe-école où OFFICE365 crée pour vous une adresse de courriel assignée au nouveau groupe en ignorant les caractères spéciaux et accentués comme la lettre [ é ] donnant lieu à l’adresse suivante : g-alpha-quipe-cole@cssmi.qc.ca

Voici des exemples d’appellation de groupe conformes pour désigner, par exemple :

o le personnel de la direction du service des ressources matérielles G-DSRM-Personnel

o les gestionnaires de la direction du service des technologies de l’information G-DSTI-Gestionnaires

o le personnel d’encadrement membres de l’Association québécoise des cadres scolaires de la Commission scolaire de la Seigneurie-des-Mille-Îles

G-CSSMI-AQCS

o les enseignants de l’école primaire Le Sentier G-SEN-Personnel-enseignants

o les enseignants en arts de l’école secondaire des Patriotes G-ESP-enseignants-ARTS

Résumé des étapes pour créer un groupe dans OFFICE365

Tout d’abord s’interroger sur le besoin de créer un groupe O365. (Se référer au début de ce document)

Si oui, à partir de sa messagerie Outlook en ligne, il est possible de créer un groupe OFFICE365 en suivant les étapes suivantes :

1. Cliquez avec le pointeur de la souris sur l’icône Créer illustrée par le symbole + située à droite du mot «Groupes» à partir d’Outlook en ligne;

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2. Cliquez sur le groupe «standard» pour créer un espace de collaboration sans contenu préformaté;

3. Assurez-vous de compléter les cinq (5) éléments suivants pour créer un groupe avec les meilleurs attributs de collaboration :

Attribuez un nom significatif 

Choisissez un nom unique 

Ajoutez une description 

Sélectionnez l’option «Privé» 

Cochez l’envoi de messages aux membres 

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4. Assurez-vous d’attribuer un nom de groupe significatif en choisissant un nom de groupe à l’aide de mot-clé sans caractère accentué ou spécial, puis séparé par des traits d’union, si possible, en débutant par la lettre G pour indiquer qu’il s’agit d’un groupe, suivi de l’acronyme défini pour l’unité administrative.

MISE EN GARDE - Observez dans l’exemple à droite que la lettre [é] a été ignorée dans la composition de l’adresse de courriel de ce groupe : g-alpha-quipe-cole@cssmi.qc.ca parce ce que le caractère [é] a été utilisé dans le nom du groupe : G-ALPHA-équipe-école

Toutefois, le système OFFICE365 accepte de créer ce groupe unique, donc disponible dans le domaine.

Dans l’exemple à droite, l’on observe qu’un nom de groupe ayant aucun caractère accentué ou spécial dans sa composition tel que :

G-ALPHA-equipe-ecole

nous permet d’obtenir une adresse de courriel plus significative telle que :

g-alpha-equipe-ecole@cssmi.qc.ca

5. Choisissez un nom unique au moment de la création du groupe dans OFFICE365, car le système valide pour vous si le nom du groupe choisi existe déjà dans notre domaine @CSSMI.QC.CA

En d’autres mots, OFFICE365 vérifie si l’adresse de courriel généré à partir du nom du groupe est disponible (est sans doublon) dans notre espace infonuagique.

Si le nom de votre groupe est non disponible, alors il suffit de modifier l’orthographe du nom pour le rendre unique.

6. N’oubliez pas de sélectionner l’option «Privé» lors de la création de votre groupe afin de garantir le respect des règles de confidentialité en vigueur, car la CSSMI ne permet pas la création de groupes publics. Seuls les membres approuvés peuvent consulter le contenu.

Par programmation à la CSSMI dans OFFICE365, l’option «Privé» est attribuée à tous les groupes créés dans @CSSMI.QC.CA.

Tableau des acronymes définis pour les unités

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ÉCOLES PRIMAIRES ACRONYMES O365

ÉCOLES PRIMAIRES ACRONYMES O365

Alpha ALPHA du Ruisselet DRU

Arc-en-ciel AEC du Trait-d’Union (pavillon Adolphe-Chapleau)

DTUAC

Arthur-Vaillancourt AV du Trait-d’Union (pavillon Charles-Ducharme)

DTUCD

au Cœur-du-Boisé CDB Emmanuel-Chénard EC

Chante-Bois CBOIS Gabrielle-Roy GR

Clair Matin CM Gaston-Pilon GP

Cœur à cœur, l’Alternative CAC Girouard GIR

Curé-Paquin CP Horizon-du-Lac HDL

de Fontainebleau FB Horizon-Soleil HS

de la Clairière DLC Jeunes du monde JDM

de la Clé-des-Champs CDC Le Carrefour CAR

de la Renaissance DLR Le Rucher RUC

de la Seigneurie DLS Le Rucher (pavillon Félix-Leclerc)

RUCFL

de l’Amitié DLA Le Sentier SEN

de l’Aquarelle AQUA Le Tandem (pavillon Lionel-Bertrand)

TANLB

de l’Envolée DLE Le Tandem (pavillon Augustin-Charlebois)

TANAC

de l’Espace-Couleurs ESC Le Tournesol TOUR

de l’Harmonie-Jeunesse DHJ Marie-Soleil-Tougas MST

des Blés-Dorés DBD Notre-Dame ND

des Grands-Chemins DGC Notre-Dame-de-l’Assomption NDA

des Grands-Vents DGV Nouvelle école de Saint-Eustache

NESE

des Lucioles DLU Plateau Saint-Louis PSL

des Mésanges DMES Prés fleuris PF

des Moissons DMO Rose-des-Vents RDV

des Perséides DPE Sainte-Scholastique SSC

des Perséides (pavillon des Primevères)

DPEDPR Saint-Pierre STP

des Pins DPI Sauvé SAU

des Ramilles DRA Terre des jeunes TDJ

des Semailles DSEM Terre-Soleil TS

du Bois-Joli DBJ Val-des-Ormes VDO

du Grand-Pommier DGP Village-des-Jeunes VDJ

du Mai DM

Tableau des acronymes définis pour les unités

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ÉCOLES SECONDAIRES ACRONYMES O365

des Érables ERAB Polyvalente Deux-Montagnes PDM Polyvalente Sainte-Thérèse PST Saint-Gabriel STG Saint-Gabriel (pavillon Notre-Dame) STGND secondaire d’Oka ESO secondaire des Patriotes ESP secondaire du Harfang HAR secondaire du Harfang (pavillon Saint-François) HARSF secondaire Henri-Dunant HD secondaire Hubert-Maisonneuve HM secondaire Jean-Jacques-Rousseau JJR secondaire Liberté-Jeunesse LIBJ secondaire Lucille-Teasdale LUTEA secondaire Rive-Nord RN

CENTRES DE FORMATION ACRONYMES O365

Centre commun professionnel CSSMI-CSSWL CCP C.F. agricole de Mirabel CFAM C.F. des Nouvelles-Technologies CFNT C.F.P. de l’automobile CFPA C.F.P. L’Émergence CFPE C.F.P. L’Émergence (pavillon des Promenades) CFPEDM Centre multiservice de Sainte-Thérèse CMST Centre multiservice de Sainte-Thérèse (pavillon Philippe-Labelle)

CMSTPL

C.F.C. des Patriotes CFCP C.F.C. des Patriotes (pavillon Jacques-Labrie) CFCPJL

SERVICES ACRONYMES O365

Direction des affaires corporatives et communications DSACC Direction générale DG Direction de la formation générale adulte et professionnelle DSFGAP Direction de la formation générale des jeunes DSFGJ Direction du service de l’organisation scolaire DSOS Direction du service des ressources financières DSRF Direction du service des ressources humaines DSRH Direction du service des ressources matérielles DSRM Direction du service des technologies de l’information DSTI Centre administratif CADM Commission scolaire CSSMI