Bienvenue dans - Espace Collaboration · 2 Audio et Web Conférence Globale Manuel du portail d’accès A quoi sert l’Espace Collaboration ? Vous êtes organisateur Vous êtes

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Bienvenue dans

l’aide en ligne !

Offre Audio et Web Conférence Globale

Comment utiliser le portail d’accès à l’Audio et Web Conférence Globale ?

Comment utiliser la fonction Web Conférence Multimedia Conference ?

Comment utiliser la fonction de pilotage audio de la réunion téléphonique ?

Pensez à installer le plugin pour programmer vos réunions via Outlook !

NOUVEAU !

Entrer en web conférence sans télécharger le logiciel ou depuis votre tablette !

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A savoir :

Après envoi de ce document, seul le destinataire est responsable des modifications qui lui seront

apportées.

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Audio et Web Conférence Globale

Manuel du portail d’accès

A quoi sert l’Espace Collaboration ?

Vous êtes organisateur

Vous êtes participant

Présentation du portail

Réunions

organiser une réunion immédiate

organiser une réunion programmée

paramétrer la réunion

consulter/modifier vos réunions

entrer en réunion

consulter l’historique des réunions

Gérer vos contacts

Outils

installation du logiciel

outil de diagnostic

installation du plugin Office AWC

Statistiques

Espace Gestionnaire

Consultez votre profil

consultez vos informations personnelles

consultez vos informations de connexion

options

Nous contacter

Retour sommaire

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A quoi sert l’Espace Collaboration ?

L’Espace Collaboration est le portail d’accès à des services collaboratifs en ligne. Vous pouvez par

exemple :

Planifier et piloter une réunion téléphonique et/ou une réunion web pour partager des documents et

travailler en instantané avec des participants à distance

Haut de la page

Comment se connecter à l’Espace Collaboration en tant

qu’ « organisateur » ?

Marche à suivre :

Pour accéder à l’Espace Collaboration, il vous suffit de :

Vous rendre sur l’url : https://www.espacecollaboration.orange-business.com

Renseigner votre identifiant et votre mot de passe dans le panneau « vous êtes organisateur » et

cliquer sur « se connecter ».

Informations complémentaires :

L’identifiant correspond à un login de 6 caractères ou de 9 chiffres (suivant l’ancienneté de votre contrat). Le

mot de passe est un code à 8 chiffres.

Si vous souhaitez ne plus avoir à ressaisir ces informations sur votre ordinateur, cochez la

case « mémoriser mes informations sur cet ordinateur ».

Si vous avez oublié votre mot de passe, cliquez sur « mot de passe oublié » afin d’obtenir le contact

de votre service client.

https://www.espacecollaboration.orange-business.com/

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Communiquer le code PIN participant aux participants, deux possibilités :

Marche à suivre :

Leur faire parvenir toutes les informations nécessaires à la réunion en leur envoyant la pièce jointe (fichier

.ICS) qui vous est envoyée si vous avez coché la case suivante lors de l’organisation de la réunion :

Attention :

Ne pas leur envoyer directement l’e-mail de création de réunion car celui-ci contient votre code PIN

organisateur confidentiel. N’envoyer que le fichier .ICS.

Leur communiquer, par le moyen de votre choix, le code PIN participant que vous trouverez dans le

détail de la réunion en fin de création ou dans la liste des réunions programmées.

Haut de la page

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Comment se connecter à l’Espace Collaboration en tant que

« participant » ?

Marche à suivre :

Si vous êtes participant, pour rejoindre une réunion, vous devez :

Vous rendre sur l’url : https://www.espacecollaboration.orange-business.com/

Renseigner le code PIN participant dans le panneau « vous êtes participant ».

Cliquer enfin sur « participer à une réunion ».

Résultat escompté :

Vous entrez en réunion. La plateforme web s’ouvre automatiquement.


Le code PIN participant correspond à une suite de 8 numéros suivie du sigle #. Ce code vous a été transmis

par l’organisateur de la conférence.

Haut de la page

https://www.espacecollaboration.orange-business.com/

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Présentation du portail Espace Collaboration

Les différentes fonctionnalités de l’Espace Collaboration sont accessibles grâce à un système d’onglets :

Pour accéder aux différentes fonctionnalités, il vous suffit de passer le pointeur de la souris sur le titre de

l’onglet et de cliquer sur le sous-menu pour accéder à la fonctionnalité :

Haut de la page

Réunions

L’accès à la création de réunion se fait au travers de l’onglet « réunions », puis du sous-menu « organiser ».

Vous pouvez choisir entre la création d’une réunion :

Immédiate : cette fonctionnalité permet de créer une réunion de façon simple, rapide et de la lancer

instantanément. (voir créer une réunion immédiate)

Programmée : cette fonctionnalité permet de programmer une réunion pour une date et un horaire

ultérieurs. (voir programmer une réunion)

Haut de la page

7

Organiser une réunion immédiate

Conditions requises :

Vous êtes connecté à l‘Espace Collaboration.

Marche à suivre :

Cliquez sur le sous-menu « organiser » dans l’onglet « réunions ». La page d’accueil affiche

automatiquement le mode de création de réunion immédiate.

Après avoir rempli les différents champs (voir paramétrer la réunion), vous devez cliquer sur « commencer

la réunion ».


La plateforme de réunion s’ouvre automatiquement et de manière instantanée. La plateforme ouverte diffère

selon le type de réunion choisi (voir choisir le type de réunion).

Haut de la page

8

Organiser une réunion programmée



Marche à suivre :

Cliquez sur le sous-menu « organiser » dans l’onglet « réunions ». La page d’accueil affiche

automatiquement le mode de création de réunion instantanée.

Vous devez cocher la case « programmée » :

La page de création de réunion programmée s’affiche de la manière suivante :

Après avoir rempli les différents champs (voir paramétrer la réunion), vous devez cliquer sur « programmer

la réunion ».


La réunion est programmée, le lancement de la réunion pourra être effectué au jour et horaire programmés.

La réunion est enregistrée et vous pouvez la consulter dans le sous-menu « commencer / modifier » (voir

gérer les réunions programmées).

Haut de la page

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Paramétrer la réunion

Vous pouvez paramétrer la réunion lors de sa création. Le paramétrage est plus avancé lors de la

programmation de réunion.

Choisir le type de réunion



Marche à suivre :

Il existe trois types de réunions :

Il vous suffit de cocher la réunion que vous souhaitez créer.


Réunion téléphonique sans partage de document :

Vous souhaitez échanger des points de vue avec vos collaborateurs, vos clients ou vos fournisseurs ?

Créer une réunion téléphonique sans partage de document vous permet de piloter la réunion téléphonique

depuis une interface de visualisation simplifée et de n’utiliser que la fonctionnalité conférence télephonique.

Cette plateforme vous permet entre autres :

› D’ouvrir/fermer les micros des participants,

› De visualiser qui parle, de gérer l’accès des participants à la réunion,

› D’appeler un participant,

› D’enregistrer vos conférences téléphoniques

› Et d’accéder à des fonctionnalités avancées (sous-réunions, gestion des informations des

participants).

Réunion téléphonique avec partage de document – fonction Multimedia Conference

Vous souhaitez échanger autour de documents visibles et modifiables par les participants tout en conservant

l’usage audio pour un usage avancé et optimal ?

Créer une réunion téléphonique avec partage de document vous permet de piloter la réunion depuis la

fonction de Web Conférence Multimedia Conference qui vous offre la possibilité de partager et de donner le

contrôle de vos applications, de présenter des documents, d’envoyer un questionnaire aux participants, de

piloter une conférence vidéo multipoint… Vous avez également accès aux fonctionnalités audio comme pour

une réunion téléphonique sans partage de document.

Partage de document sans réunion téléphonique :

Vous êtes déjà au téléphone et vous souhaitez partager des documents rapidement ?

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Créer une réunion avec partage de document sans réunion téléphonique vous permet de piloter la réunion

depuis la fonction de Web Conférence Multimedia Conference qui vous offre la possibilité de partager et de

donner le contrôle de vos applications, de présenter des documents, d’envoyer un questionnaire aux

participants, de piloter une conférence vidéo multipoint…

Gestion des documents : Ajouter des documents

Lorsque vous choisissez une réunion avec partage de document, un onglet « documents » apparaît.

Celui-ci permet de télécharger à l’avance les documents que vous souhaitez présenter en réunion et

autoriser ou non les participants à télécharger ces documents pendant la réunion.


Vous êtes connecté à l’Espace Collaboration. Vous avez coché la réunion téléphonique avec partage de

document ou la réunion avec partage de document sans réunion téléphonique.

Marche à suivre :

Cliquez sur le bouton « ajouter un document ».

Une fenêtre « sélectionner un document » s’ouvre, cliquer sur le bouton « Parcourir… » et

sélectionnez un fichier à ajouter. Vous pouvez modifier le champ « nom du document » (si vous ne le

modifiez pas, le nom du fichier sera utilisé).

Vous pouvez cocher la case « téléchargement » afin de permettre, lors de la réunion, le

téléchargement du document par les participants.

Cliquez sur le bouton « ajouter ».

Ajoutez autant de documents que vous le souhaitez puis cliquez sur le bouton « fermer ».


La fenêtre « sélectionner un document » se ferme.

Lorsque la fenêtre se ferme, la liste des documents à présenter se met à jour avec le(s) document(s)

sélectionné(s).


Si vous ne souhaitez pas que les participants téléchargent les documents, cela n’aura pas d’impact sur la

visibilité de ces documents en réunion.

11

Gestion des documents : Retirer des documents


Vous êtes connecté à l’Espace Collaboration. Vous avez ajouté des documents à la réunion programmée.

Marche à suivre :

Dans la liste de documents à présenter, sélectionnez un ou plusieurs documents.

Cliquez sur le bouton « retirer » au-dessus de la liste des documents à présenter.

Un message de confirmation s’affiche, cliquez sur « OK » pour confirmer votre choix.


Le document sélectionné est retiré de la liste.

Haut de la page

12

Définir l’accès à la réunion téléphonique

Dans le cas d’une réunion « programmée », vous pouvez choisir le type d’accès à la réunion téléphonique :

avec codes PIN permanents ou avec codes PIN à usage unique.



document ou la réunion téléphonique sans partage de document.

Marche à suivre :

Cochez la case du type d’accès que vous souhaitez définir.


Codes PIN permanents :

Si vous choisissez d’utiliser les codes PIN permanents, l’organisateur et les participants se connectent à

toutes les réunions avec les mêmes codes PIN.

Codes PIN à usage unique :

Les codes PIN à usage unique sont créés et utilisables uniquement pour une seule réunion.


Pour accéder à une réunion téléphonique avec des codes PIN permanents, saisissez sur votre téléphone le

code PIN permanent qui figure sur le récapitulatif de la réunion ou dans l’e-mail de réunion qui vous est

envoyé après avoir créé la réunion ou sur la page « mon profil » dans le sous-menu « informations de

connexion ».

Pour accéder à une réunion téléphonique avec des codes PIN à usage unique, saisissez sur votre téléphone

le code PIN figurant sur le récapitulatif de la réunion ou bien dans l’e-mail de réunion qui vous est envoyé

après avoir créé la réunion.

13

Définir l’accès au partage de documents

Lors de la création d’une réunion avec partage de documents, vous définissez le mode d’accès des

participants à la réunion : « libre » ou « protégé par un code ».



document ou la réunion avec partage de document sans réunion téléphonique.

Marche à suivre :

Cochez la case du type d’accès que vous souhaitez définir. Si vous souhaitez protéger la réunion par un

code : cochez la case de droite et indiquez un code à 4 chiffres.


Accès libre :

Les participants peuvent accéder librement à la plateforme de l’outil de travail collaboratif après avoir indiqué

leur code PIN participant.

Accès protégé par un code :

Les participants doivent renseigner le code lors de l’entrée en réunion via leur ordinateur.


Le code est rappelé dans l’e-mail de création de la réunion et dans la liste des réunions programmées.

Haut de la page

Choisir le nom de la réunion

Le nom de la réunion est obligatoire pour valider la création ou la modification de la réunion.

Par défaut, le nom de la réunion est donnée sous le format « réunion [date du jour] ». Vous pouvez le modifier

pour adapter le nom au sujet de la réunion.

Si vous gérez plusieurs réunions dans une même journée, il vous sera particulièrement utile de donner un

nom spécifique à chaque réunion.

14

Choisir l’e-mail de la réunion

Lors de la création de la réunion, vous décidez si vous souhaitez ou non, recevoir un e-mail concernant la

réunion : confirmation de création, de modification, d’annulation et rappel automatique 20 minutes avant le

début de la réunion.

L’e-mail est envoyé dans la langue contenue dans le profil de l’organisateur (Voir consultez vos informations

personnelles).


Vous êtes connecté à l’Espace Collaboration.

Marche à suivre :

La fonctionnalité « e-mails de réunions » est activée par défaut avec l’adresse e-mail de votre profil (Voir

consultez vos informations personnelles). Vous pouvez modifier cette adresse électronique. Vous ne devez

renseigner qu’une seule adresse.

Si vous ne souhaitez pas recevoir d’e-mails, il vous suffit de désactiver la case « e-mails de réunion ».


Ces e-mails comportent toutes les informations nécessaires pour se connecter à la réunion en tant

qu’organisateur et transmettre les informations de connexion aux participants.

En pièce jointe, un fichier .ICS vous permet :

D’enregistrer la réunion en tant que rendez-vous dans votre calendrier électronique,

A partir du rendez-vous précédemment enregistré dans votre calendrier, d’inviter les participants

tout en leur envoyant les informations de connexion à la réunion aux participants.


Ne pas envoyer directement l’e-mail de création de réunion aux participants car celui-ci contient votre code

PIN organisateur confidentiel. Enregistrez la pièce jointe dans votre calendrier et envoyez cette invitation aux

participants.

Attention : Lorsque cette fonctionnalité est désactivée, vous ne recevez plus aucun e-mail sur cette réunion,

même en cas de modification ou d’annulation. De plus, vous avez la possibilité d’activer ou de désactiver

cette fonctionnalité seulement lors de la création d’une réunion. En modification, vous n’avez pas accès à ce

champ.

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Numéros d’appel

Vous pouvez consulter la liste des numéros d’appels de la réunion.



document ou la réunion téléphonique sans partage de document.

Marche à suivre :

Un onglet « numéro d’appel » s’affiche.

Vous pouvez consultez les différents numéros d’appel de la réunion, leur pays d’origine, leur tarification (noir

ou vert), leur langue d’accueil et savoir s’ils sont favoris ou non. Vous pouvez les définir comme vos favoris,

les retirer de la liste des numéros d’appel ou en ajouter de nouveaux.

Choisir la date et l’heure

Pour créer une réunion programmée, vous pouvez sélectionner une date à partir du calendrier ou l’indiquer

manuellement.


Vous êtes connecté à l’Espace Collaboration. Vous avez coché la case réunion « programmée ».

Marche à suivre :

Cliquez sur l’icône calendrier

Une fenêtre « calendrier » s’ouvre

Vous pouvez cliquer sur l’icône « < » pour afficher le mois précédent, ou sur « > » pour afficher le

mois suivant.

Sélectionnez une date en cliquant sur la case du calendrier correspondante

La fenêtre « calendrier » se ferme

Définissez ensuite l’heure de début et l’heure de fin de votre réunion et choisissez un fuseau horaire

(par défaut celui de Paris, Madrid, Copenhague).


La date se met à jour avec la date que vous avez selectionné

L’heure et la dure de la réunion sont programmées

16


Vous pouvez programmer une réunion au plus tard 1 minute avant le début de celle-ci et au plus tôt 12 mois

à l’avance.

Définir l’ordre du jour

Vous pouvez renseigner le champ « ordre du jour ». Ce texte est disponible dans les e-mails (si vous

choisissez de recevoir les e-mails) et dans le détail de la réunion.

Définir la langue des annonces

Durant une réunion téléphonique, diverses annonces vocales sont diffusées (coupure des micros, début et

fin d’enregistrement par exemple).

Cette fonctionnalité vous permet de choisir, pour les réunions programmées avec codes PIN à usage unique

(voir accès réunion téléphonique), la langue des messages vocaux pour la réunion en cours de création.

Pour configurer la langue des messages vocaux pour les réunions avec codes PIN à usage permanents (voir

accès réunion téléphonique), rendez-vous sur vos options de la réunion.

Définir l’utilisation du carillon

Voir options de la réunion.

Haut de la page

Commencer, modifier ses réunions programmées

Pour démarrer, modifier ou annuler une réunion programmée, vous devez vous rendre sur le sous-menu

« commencer / modifier » de l’onglet « réunion ».

La page vous présentela liste de vos réunions programmées ou en cours (accessibles à l’organisateur).

17

Vous pouvez visualiser l’état de votre réunion (à venir ou en cours) dans la colonne « statut ».

L’icône du cercle vert indique que la réunion est en cours. L’icône avec l’horloge indique que la réunion est à

venir (l’heure de départ n’est pas encore atteinte).

Vous pouvez rechercher une réunion en tapant le nom de celle-ci dans le moteur de recherche ou en la

recherchant directement dans la liste des réunions programmées.

Rejoindre une réunion programmée


Vous êtes connecté à l’Espace Collaboration. Vous avez créé une réunion programmée et vous souhaitez la

rejoindre.

Marche à suivre :

Il vous suffit de sélectionner la réunion dans la liste de vos réunions programmées ou en cours et lorsque

l’heure de début de la réunion est atteinte, de cliquer sur le bouton « rejoindre la réunion » :

Si le bouton « rejoindre la réunion » est grisé, cela signifie que l’heure de début de la réunion n’est pas

encore atteinte ou que vous avez sélectionné plusieurs réunions.


Suivant le type de réunion sélectionné, soit l’interface de visualisation de la réunion téléphonique s’ouvre,

soit la fonction de Web Conférence Multimedia Conference Multimédia Conférence s’ouvre.


Si vous vous connectez à l’Espace Collaboration alors qu’une de vos réunions a déjà démarré, afin

d’accélérer votre entrée en réunion sans passer par les menus du site, une fenêtre pop-up vous affiche la

liste des réunions contenant la réunion que vous pouvez rejoindre.

18

Si vous ne souhaitez pas rejoindre une réunion immédiatement, cliquez sur le bouton « fermer ».

Haut de la page

Modifier une réunion programmée


Vous êtes connecté à l’Espace Collaboration. Vous avez créé une réunion programmée et vous souhaitez la

modifier.

Marche à suivre :

Pour modifier la réunion :

Sélectionnez une réunion dans la liste de vos réunions programmées ou en cours

Cliquez sur le bouton « modifier »

La page « modifier une réunion » s’affiche

Modifiez les champs ou les options souhaitées

Cliquez sur « valider » pour enregistrer les modifications


La réunion sélectionnée est modifiée.


Si le bouton « modifier » est grisé, cela signifie que vous n’avez pas accès à la fonctionnalité soit parce que

la réunion a déjà commencé, soit parce que vous avez sélectionné plusieurs réunions.

19

Annuler une réunion programmée


Vous êtes connecté à l’Espace Collaboration. Vous avez créé une réunion programmée et vous souhaitez

l’annuler.

Marche à suivre :

Pour annuler la réunion :

Sélectionnez une réunion dans la liste de vos réunions programmées ou en cours

Cliquez sur le bouton « supprimer »

Une fenêtre de confirmation s’affiche

Cliquez sur « OK » pour supprimer la réunion


La réunion est supprimée de la liste des réunions programmées mais le détail de la réunion reste consultable

depuis l’historique des réunions (Voir accéder à l’historique des réunions).


Si le bouton « modifier » est grisé, cela signifie que vous n’avez pas accès à la fonctionnalité soit parce que

la réunion a déjà commencé, soit parce que vous avez sélectionné plusieurs dont une a déjà commencé.

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Entrer en réunion

Suivant le type de réunion, l’interface Multimedia Conference s’ouvrira et vous donnera accès ou non au

partage d’application.

Entrer en réunion téléphonique simple

Si la réunion démarrée est une réunion téléphonique sans partage de documents, votre interface MMC

s’ouvre tel que suit :

Pour l’organisateur :

Lorsque vous rejoignez la réunion téléphonique, vous pouvez vous faire rappeler via l’Espace Collaboration,

en entrant votre numéro de téléphone (cf. 1) soit d’appeler le numéro d’appel de la réunion (numéro français)

qui est disponible en haut de l’écran (cf. 2)

Pour rejoindre la réunion téléphonique depuis l’étranger, composez le numéro d’appel du pays dans lequel

vous vous trouvez. Pour consulter la liste des numéros internationaux dans l’e-mail de réunion que vous avez

reçu, dans les astuces du portail ou bien sur la fonction de Web Conférence Multimedia Conference.

1

2

21

Entrer en réunion avec partage de document

Si la réunion est une réunion avec partage de document (avec ou sans réunion téléphonique associée), la

fonction de Web Conférence Multimedia Conference s’ouvre :

1. Quand vous rejoignez une réunion téléphonique avec partage de document (multimedia Conference),

vous avez le choix de vous faire rappeler via l’Espace Collaboration, en entrant votre numéro de

téléphone si vous êtes organisateur.

2. Vous pouvez également directement appeler le numéro de réunion que vous obtenez après avoir

cliqué sur « annuler» dans le cadre « me faire rappeler ».


vous vous trouvez. Pour consulter la liste des numéros internationaux dans l’e-mail de réunion que vous avez

reçu, dans les astuces du portail ou bien sur l’outil de travail coopératif.

Si la réunion avec partage de document est sans réservation téléphonique, vous entrez directement en

réunion :

22

Haut de la page

23

Accéder à l’historique des réunions

L’accès à l’historique des réunions se fait via le sous-menu « historique » de l’onglet « réunions ».

La page permet de consulter sur 3 mois glissants la liste et le détail des réunions que vous avez organisé, et

qui sont terminées ou ont été annulées.

Vous pouvez rechercher une réunion en tapant le nom de celle-ci dans le moteur de recherche ou en

recherchant directement dans la liste des réunions.

Pour voir le détail d’une réunion, sélectionnez-la et cliquez sur le bouton « détail ». Le récapitulatif de la

réunion s’affiche avec toutes les informations sur celle-ci.

Haut de la page

24

Gérer vos contacts

L’accès à la gestion des contacts se fait au travers de l’onglet « contacts ».

La gestion des contacts permet :

D’enregistrer manuellement les coordonnées des participants afin que, dans la fonction de pilotage

audio de la réunion téléphonique, leur nom s’affiche même s’ils ne sont connectés que par

téléphone.

De consulter les coordonnées des participants qui sont connectés à une de vos réunions via

l’Espace Collaboration et qui sont automatiquement sauvegardées dans vos contacts, dans le

groupe « tous mes contacts ».

De modifier ou de supprimer les coordonnées de vos contacts

D’ajouter un contact dans un groupe de contacts que vous aurez créé.

La gestion des contacts ne permet pas d’envoyer des e-mails d’invitations. Cette fonctionnalité peut être

traitée par l’utilisation de la pièce jointe .ICS contenue dans les e-mails envoyés à l’organisateur de la

réunion (Voir e-mails de réunion).

25

Créer un contact


Vous êtes connecté à l’Espace Collaboration. Vous avez cliqué sur l’onglet « contacts ».

Marche à suivre :

Pour créer un contact, il vous suffit de cliquer sur le bouton « créer ».

Remplissez ensuite les champs.


Le contact est créé et ajouté à votre liste de contact.

Haut de la page

26

Créer un groupe de contacts



Marche à suivre :

Pour créer un groupe de contacts, cliquez sur « groupes » puis sur « créer ».


Le groupe de contacts est créé.


Dans cette fenêtre, vous avez également la possibilité de modifier ou de supprimer un ou des groupes de

contacts.

Haut de la page

27

Recherche de contacts ou de groupe



Marche à suivre :

Pour chercher un contact ou un groupe de contacts, vous pouvez effectuer une recherche en renseignant le

nom du contact ou du groupe.

Lancez la recherche en cliquant sur « rechercher ».


Le groupe ou le contact recherché s’affiche.


Vous pouvez également rechercher directement dans la liste de contacts.

Pour afficher les contacts d’un groupe, il vous suffit de sélectionner un groupe.

La page des contacts se met automatiquement à jour.

Haut de la page

28

Modifier ou supprimer un contact ou un groupe de contacts



Marche à suivre :

Pour modifier ou supprimer un contact, sélectionnez-le et cliquez respectivement sur le bouton « modifier »

ou « supprimer ».


Le contact est modifié ou supprimé.

Haut de la page

29

Outils

Installer le logiciel

Le logiciel de partage de document est indispensable pour mener des réunions avec partage de document.

Vous pouvez installer à l’avance le logiciel afin d’entrer rapidement en réunion. Sinon, une demande

automatique d’installation vous est faite à l’entrée de la réunion.

Informations sur l’installation dans le document STAS.


Vous êtes connecté à l’Espace Collaboration.

Marche à suivre :

Cliquez sur le menu « installation du logiciel » dans l’onglet « outils ».

Cliquez sur le bouton « télécharger le logiciel ».

Enregistrez le fichier sur votre ordinateur puis double-cliquez sur le fichier et suivez les instructions

indiquées à l’écran.


Le logiciel est installé sur votre ordinateur, vous pouvez désormais utiliser la fonction Web Conférence

Multimedia Conference

Désinstaller le logiciel


Vous êtes connecté à l’Espace Collaboration. Le logiciel est installé sur votre ordinateur.

Marche à suivre :

Cliquez sur le bouton « démarrer » de Windows TM.

Cliquez sur le menu « Paramètres ». Selon la version de votre système d’exploitation, ce menu peut

ne pas être présent, dans ce cas passez directement à l’étape présente.

Cliquez sur le lien « panneau de configuration ».

Double-cliquez sur « Ajouter/Supprimer programmes » ou sur « Ajout/Suppression de

programmes », selon la version de votre système d’exploitation.

Sélectionnez « multimedia Conference »

Cliquez sur le bouton « Modifier/Supprimer ».

30

Si une ou plusieurs fenêtres de votre navigateur sont ouvertes sur votre ordinateur, fermez-les.

Une fenêtre « multimedia Conference » apparaît, cliquez sur le bouton « Oui ».

Si une fenêtre vous demandant de redémarrer votre ordinateur apparait, cliquez sur « OK ». Vous

devrez alors redémarrer votre ordinateur afin de terminer la désinstallation.


Le logiciel est désinstallé de votre ordinateur.

Haut de la page

Outil de diagnostic

L’outil de diagnostic permet de vérifier que vous pourrez commencer ou participer à une réunion avec la

fonction de Web Conférence multimedia Conference. Il signale les éléments susceptibles d’empêcher le bon

fonctionnement de multimedia Conference mais, en aucun cas, il ne modifie la configuration de votre

ordinateur.

Marche à suivre :

Cliquez sur le sous-menu « outil de diagnostic » dans l’onglet « outils », puis cliquez sur le bouton « lancer

le diagnostic ».


Plusieurs analyses sont menées :

Diagnostic Hardware : analyse des caractéristiques matérielles du poste de l’utilisateur

Diagnostic systemsoftware : analyse de la version du système d’exploitation et de l’imprimante de

l’ordinateur.

Diagnostic usersoftware : analyse de la version des logiciels nécessaires à l’utilisation de multimedia

Conference (navigateur web, proxy, bureautique).

Diagnostic edatacomponents : analyse de la version des différents composants de multimedia

Conference.

Diagnostic Localuser : analyse de l’identité et des droits de l’utilisateur.

Diagnostic Webcam : analyse de la version du composant vidéo de multimedia Conference et de la

webcam installée.

Diagnostic Add-in : analyse de la version des composants de l’extension multimedia Conference

pour MS Office © (non disponible sur l’Espace Collaboration).

Diagnostic networkperfs : analyse des performances réseau entre l’utilisateur et les serveurs de multimedia

Conference.

Une fois le diagnostic terminé :

Si le message suivant s’affiche en haut de la page : « les tests ont été effectués avec succès » et

toutes les analyses sont suivies de l’icône , votre configuration permet une utilisation optimale du

logiciel de partage de documents multimedia Conference.

31

Si le message suivant s’affiche en haut de la page « Un ou plusieurs tests ont échoués », modifiez

les paramètres non conformes au bon usage du logiciel de partage de document multimedia

Conference indiqués dans les résultats du diagnostic par l’icône . Si vous ne parvenez pas à

résoudre les problèmes, contactez le service client.


Pendant que l’outil de diagnostic analyse la configuration de votre ordinateur, vous pouvez cliquer sur le

bouton « stopper le diagnostic » pour abandonner l’analyse.

Haut de la page

32

Télécharger et installer le plugin Office AWC


Vous êtes connectés à l’Espace Collaboration. Informations sur l’installation dans le document STAS.

Marche à suivre :

Pour télécharger le plugin Office AWC, rendez vous dans le menu « plugin Office AWC » de l’onglet «

outils ».

Cliquez ensuite sur le bouton « télécharger le plugin ».

Installez ensuite le plugin Office AWC.

Haut de la page

33

Statistiques

Les statistiques ne prennent en compte que les réunions pilotées via l’Espace Collaboration par opposition

aux réunions audio menées directement par téléphone.


Vous avez souscrit à une offre audio conférence et êtes connectés sur l’Espace Collaboration.

Marche à suivre :

Cliquez sur le menu « statistiques » de la page d’accueil de l’Espace Collaboration.


Les statistiques s’affichent. Elles permettent d’avoir une synthèse sur l’Espace Collaboration en donnant des

précisions sur :

Le nombre de réunions créées,

Le nombre moyen de participants par réunion,

Le temps de connexion des participants,

La fréquence moyenne d’organisation de réunion,

Pour des réunions Audio et/ou Web.


Les statistiques sur l’Espace Collaboration vous sont fournies à titre indicatif, seules les données qui f igurent

sur la facture font foi.

Haut de la page

34

Espace Gestionnaire

Le gestionnaire de contrats se connecte sur l’Espace Collaboration avec ses codes organisateur, disponibles

dans son Welcome Pack.

Un gestionnaire de contrats peut être associé à un ou plusieurs contrats.

Il a accès à un onglet supplémentaire par rapports aux autres organisateurs : l’onglet gestion de contrats

L’onglet gestion de contrats se décompose en plusieurs sous-menus : contrats, utilisateurs, reporting,

reporting personnalisé, welcome pack et numéros d’accès.

Menu contrats Menu utilisateurs Menu reporting Menu reporting personnalisé Menu welcome pack Menu numéro d’accès

Haut de la page

35

Menu contrats

Le menu contrats permet de visualiser la liste de contrats associés au gestionnaire de contrats.

Le gestionnaire d’un ou plusieurs contrats peut visualiser la liste de ses contrats dans le menu contrats.

Chaque contrat aura pour détail : le code contrat, la raison sociale, la formule, le nombre d’organisateurs, le

nombre de gestionnaires, la date de souscription et l’état (actif ou non)

Le gestionnaire peut également effectuer une recherche de contrat par code contrat ou raison sociale.

Retour Espace Gestionnaire

36

Menu utilisateurs

Le menu utilisateurs permet de rechercher, créer, modifier, résilier un utilisateur ou les détails d’un utilisateur.

Ce sous-menu permet la création, la modification de comptes Audio et Web Conférence sur un contrat

existant.

Le gestionnaire peut effectuer une recherche d’utilisateur par code contrat, raison sociale, nom/prénom,

identifiant, adresse email ou rôle.

Si le gestionnaire souhaite permettre à un collaborateur d’utiliser le service. Il suffit de cliquer sur l’onglet

« créer un compte ».

37

Le gestionnaire souhaite modifier le compte d’un collaborateur. Il lui suffit de sélectionner un utilisateur et de

cliquer sur l’onglet modifier un compte.

Si le gestionnaire souhaite résilier le compte d’un collaborateur. Il lui suffit de sélectionner un utilisateur et

de cliquer sur l’onglet résilier un compte, puis de sélectionner une date de résiliation.

38

Le gestionnaire peut visualiser l’ensemble des informations concernant les organisateurs. Il lui suffit de

sélectionner un utilisateur puis de cliquer sur détails. Le gestionnaire aura accès aux différentes

informations de l’utilisateur : état; informations; identification; contrat.


39

Menu reporting

Le menu reporting permet de suivre les usages des organisateurs et les réunions effectuées.

Le gestionnaire peut visualiser l’état de consommation de ses organisateurs, il peut effectuer une recherche

par organisateur, ou visualiser les reporting par réunion.


Menu reporting personnalisé

Le menu reporting personnalisé permet au gestionnaire de disposer d’un reporting personnalisé

Le reporting personnalisé global est mis à disposition via téléchargement en format Excel pour un contrat ou

un ensemble de contrats.


40

Menu welcome pack

Le menu welcome pack permet de choisir les destinataires du welcome pack.

Le gestionnaire a la possibilité de choisir les organisateurs ou les gestionnaires du contrat afin de leur

envoyer ou non le welcome pack.


Menu numéro d’accès

Le menu numéro d’accès permet de définir les numéros d’appels internationaux à utiliser pour les

organisateurs.

Le gestionnaire peut choisir quels seront les numéros d’accès seront proposés aux organisateurs du contrat.

41


Consultez / gérez votre profil

La page « mon profil » permet d’accéder aux informations de votre compte utilisateur.

Haut de la page

42

Consultez vos informations personnelles

Dans le sous-menu « informations personnelles », vous trouvez toutes les informations vous identifiant. Les

informations concernant vos nom et prénom sont visibles par les participants d’une réunion. Les numéros de

téléphone renseignés vous permettent d’être identifié lorsque vous entrez en réunion et d’entrer plus

rapidement en réunion. Si vous souhaitez modifier des informations, veuillez contacter votre service client

Orange business Services.

Si vous souhaitez changer de manière permanente la langue dans laquelle s’affiche l’Espace Collaboration,

sélectionnez la langue voulue dans le champ « langue » puis cliquez sur le bouton « valider ». La langue

choisie sera automatiquement appliquée à l’Espace Collaboration y compris aux e-mails de la réunion qui

vous sont envoyés.

Haut de la page

Consultez vos informations de connexion

Dans la partie « informations de connexion », vous trouvez votre identifiant et votre mot de passe (utilisés

pour vous connecter sur l’espace Collaboration). Ces informations ne sont pas modifiables.

Vous pouvez également consulter les informations de connexion à la réunion téléphonique : le numéro

d’appel de la réunion et votre code PIN (permanent), qui vous permettent d’accéder à la réunion

téléphonique.

Lorsque vous êtes connectés à la réunion téléphonique, vous pouvez enregistrer la conférence et la

réécouter grâce au numéro d’appel et à la référence de la conférence figurant dans la partie « informations

pour la rediffusion des enregistrements ».

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Options

Vous pouvez paramétrer certaines options de votre conférence téléphonique (utilisant les codes PIN

permanents) :

Le carillon : si vous souhaitez entendre un son à l’entrée et à la sortie de chaque participant pendant

la conférence, cochez l’option « carillon » dans le sous-menu « options » du menu « mon profil ».

La langue des annonces : vous pouvez sélectionner la langue (français ou anglais) dans laquelle

seront faites les annonces vocales pendant les réunions.

43

Pour recevoir les informations de votre profil par e-mail, cliquez sur le bouton « recevoir les informations

par e-mail ».

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44

Multimedia Conference via Audio et Web

Conférence Globale

Mode d’emploi utilisateur « la fonction de Web Conférence Multimedia

Conference »


Vous êtes présentateur

Liste des participants

afficher la liste des participants

modifier son icône

état de ressenti

copier la liste des participants

Partage d'application

afficher la liste des applications

partager une application

arrêter le partage d'une application

réafficher une application

Pilotage de l’audioconférence

obtenir un code d’association

identification de « qui parle »

gérer les micros

déconnecter un participant

appeler un nouveau participant

gérer l’accès à

l’audioconférence

Vidéo webcam

principes de fonctionnement de

la vidéo

paramétrer la diffusion vidéo

piloter la diffusion vidéo

Projection de document

afficher la liste des documents

projeter un document sans

possibilité de téléchargement

fermer un document

réafficher un document

projeter un document avec

possibilité de téléchargement

télécharger l’original d’un

document sur son ordinateur

supprimer un document

Gestion de l'affichage

passer en plein écran

quitter le plein écran

Présentation de site web

présenter un site web

lancer un site web

supprimer un site web

Questionnaire

afficher le panneau

questionnaire

question orale

question écrite

Tableau blanc

Chat

afficher le panneau chat

envoyer un message

lire un message reçu

répondre à un message reçu

effacer les messages

sauvegarder les messages

Outils d’annotations

à propos de :

Outils d'annotation

outil curseur

outil effacer un objet

outil effacer tout

outils de formes

outils tampon

outils de lignes

outils texte

palette des couleurs

Devenir présentateur

demander le rôle

de présentateur

valider une demande de rôle

de présentateur

donner le rôle de présentateur

reprendre le rôle

de présentateur

annuler la demande de rôle

de présentateur

Contrôle de l'application partagée

demander le contrôle du bureau

Gestion du rôle organisateur

donner le rôle d’organisateur

déconnecter un participant

verrouiller la conférence

déverrouiller la conférence

Quitter la conférence

Options

information sur la conférence

Nous contacter

retour sommaire

Retour sommaire

45

Haut de page

46

Comment utiliser l'outil de travail coopératif pour participer à une

conférence

La fonction de Web Conférence Multimedia Conference permet à un participant de visualiser des

documents, des applications, un tableau blanc et des sites Internet. Il permet également d’accéder à des

outils de discussion, de capture d’image, de gestion de rôle et de contrôle.


L’accès à la fonction de Web Conférence Multimedia Conference se fait après avoir rejoint une conférence.

Marche à suivre :

Vous pouvez voir dans la partie principale de la fenêtre, appelée fenêtre de travail, le document ou le

tableau blanc affiché par le présentateur, ou l’application en cours de partage.

Vous pouvez consulter la liste des participants à la conférence située dans le panneau latéral

« participants » à gauche de l’écran.

Ce panneau vous donne des informations sur ces participants (nom, prénom, rôles, état de

présence, ressenti).

Vous pouvez échanger des messages textuels à travers le « chat ».

Cliquez sur l’icône « » dans la barre de fonctionnalités en bas du panneau.

Vous pouvez échanger avec tous les participants ou sélectionner ceux avec qui vous voulez établir

un chat.

Voir « chat ».

Vous pouvez demander le rôle de présentateur si vous êtes participant.

Cliquez sur l’icône « demander le rôle de présentateur » dans la rubrique « rôles » du panneau

central « participants ».

L’organisateur pourra alors vous rendre présentateur.

Voir « demander le rôle de présentateur ».

Vous pouvez passer en plein écran.

Cliquez sur l’icône « » située en haut à droite du panneau central.

Voir « Plein écran ».

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47

Comment utiliser l'outil de travail coopératif pour présenter une

conférence

La fonction de Web Conférence Multimedia Conference permet à un présentateur de projeter des

documents, partager des applications, présenter un tableau blanc et des sites web. Il permet également

d’accéder à des outils de dessin, d’annotation, de discussion, de capture d’image, de gestion de rôle et de

contrôle.


Vous devez avoir le rôle de présentateur, votre nom doit être précédé de l’icône dans la liste des

participants.

Marche à suivre :

Vous pouvez consulter la liste des participants à la conférence.

Elle vous donne des informations sur ces participants (leur ressenti, leurs demandes) et permet de

répondre aux demandes des participants.

Consultez la liste des participants dans le panneau latéral gauche « participants ».

Voir « Afficher la liste des participants » et « Donner le rôle de présentateur ».

Vous pouvez projeter un document sans permettre son téléchargement par les participants.

Cliquez sur le lien « présenter un document bureautique » situé dans le panneau central « options

avancées ».

Choisissez le document à présenter et cliquez sur « ouvrir ».

Voir « Projection de document ».

Vous pouvez projeter un document en permettant son téléchargement par les participants.

Cliquez sur le lien « transférer un fichier » situé dans le panneau central « options avancées ».

Choisissez le document à présenter et cliquez sur « ouvrir ».

Vous pouvez partager une application ouverte sur votre ordinateur.

Dans le panneau latéral gauche « partage d’applications », sélectionnez une application à partager.

Double cliquez sur l’application choisie pour la partager.

Voir « Partage d'application ».

Vous pouvez utiliser un tableau blanc pour créer un document vierge.

Cliquez sur le lien « ouvrir un tableau blanc » situé dans le panneau central « options avancées ».

Vous pouvez utiliser les outils d’annotation.

Voir « Tableau blanc ».

48

Vous pouvez utiliser les outils d'annotation pour écrire et dessiner sur le tableau blanc, annoter un

document projeté ou une application partagée.

Cliquez sur l’icône « outils d’annotation » dans la barre contextuelle à droite de la fenêtre.

Voir « Annotations ».

Vous pouvez présenter un site web.

Cliquez sur le lien « ouvrir un site web » situé dans le panneau central « options avancées ».

Renseignez le lien url du site choisi.

Vous pouvez ensuite choisir de l’ouvrir sur votre ordinateur ou de le lancer sur celui de certains ou

tous les participants.

Voir « Présentation de sites web ».

Vous pouvez échanger des messages textuels à travers le « chat ».

Cliquez sur l’icône « chat » en bas du panneau latéral gauche « participants ».

Choisissez le(s) destinataire(s).

Saisissez le texte à envoyer, et cliquez sur le bouton « envoyer ».

Voir « Chat ».

Vous pouvez faire une copie d'écran et la sauvegarder.

Cliquez sur l’icône « copie écran » située en haut à droite de la fenêtre de travail.

Choisissez un répertoire où vous souhaitez enregistrer l’image.

Cliquez sur le bouton « enregistrer ».

Voir « Copie d'écran ».

Vous pouvez donner le rôle de présentateur.

L’organisateur peut cliquer sur le lien « donner le rôle de présentateur » dans la rubrique « gérer

les rôles » du panneau central « participants » puis choisir le participant à qui il veut transmettre le

rôle de présentateur.

Voir « Donner le rôle de présentateur ».


Cliquez sur l’icône « affichage plein écran » situé en haut à droite de la fenêtre de travail.


Haut de page

49

Consulter la liste des participants

La liste des participants est accessible à tous les utilisateurs.


Une conférence a été commencée, l’organisateur se trouve dans la conférence, un ou plusieurs participants

ont rejoint la conférence.

Marche à suivre :

La liste des participants se trouve dans le panneau latéral gauche de l’écran.

Elle s’affiche automatiquement à l’ouverture de la conférence


Le nom de l'organisateur apparaît en gras dans la liste.

Le nom du présentateur est précédé de l’icône .

Le nom de chaque participant ayant demandé le rôle de présentateur est précédé de l’icône .

Le nom de chaque participant connecté à la conférence au moyen de son ordinateur est suivi de l’icône .

Si une conférence téléphonique est en cours, le nom de chaque participant connecté à la réunion au moyen

de son téléphone est suivi de l′icône .


de son ordinateur, de son téléphone et ayant effectué leur association, est suivi de l′icône .

Si une conférence téléphonique est en cours, le nom du participant dont le micro a été coupé est précédé de

l′icône .

Dans l’onglet « participants » en haut de la page, cliquez sur le lien « copier la liste des participants » sous

la liste.

Pour masquer le panneau, cliquez sur l’icône de fermeture du panneau en haut à gauche du panneau

latéral « participants ». Vous pouvez à tout moment dérouler le panneau en cliquant sur l’icône .

Haut de page

50

Modifier son icône état de ressenti

La fonctionnalité « Modifier son ressenti » est accessible à tous les utilisateurs.

Elle vous permet d'indiquer à l'ensemble des utilisateurs votre ressenti par rapport au rythme de la

conférence.




Marche à suivre :

Dans le bas du panneau « participants », cliquez sur le bouton « Déplier » en bas du panneau latéral

« participants », puis cliquez sur un des ressentis proposés.


L'icône de ressenti sélectionnée apparaît à droite de votre nom dans la liste des participants pour tous les

utilisateurs connectés à la conférence.

Haut de page

51

Copier la liste des participants

La fonctionnalité « Copier la liste des participants » est accessible à tous les utilisateurs.




Marche à suivre :

Dans l’onglet « participants » en haut de la page, cliquez sur le lien « copier la liste des participants » sous la liste.


La liste des participants actuellement connectés est copiée dans le presse papier de votre ordinateur.

Haut de page

Afficher la liste des documents

La liste des documents est accessible à tous les utilisateurs.




Marche à suivre :

La liste des documents se trouve dans le panneau latéral gauche de l’écran « options avancées ».

Ce panneau est présent dès l’ouverture de la conférence.



latéral « participants ». Vous pouvez à tout moment dérouler le panneau en cliquant sur l’icône .

L’icône s’affiche à gauche du document si ce dernier est en cours de projection.

L’icône s’affiche à gauche du document si vous avez visionné ce dernier au moins une fois.

Vous pouvez projetez OU téléchargez le document si les icônes sont affichées à sa droite.

Vous pouvez uniquement projeter le document si l’icône est affichée à sa droite.

52

Présenter un document sans possibilité de téléchargement

La fonctionnalité « projeter un document bureautique » est accessible à tous les utilisateurs. Le document

peut être affiché mais pas téléchargé par le présentateur.




Marche à suivre :

Dans le panneau central « options avancées », cliquez sur le bouton « présenter un document

bureautique».

Une fenêtre « Ouvrir » s’affiche.

Sélectionnez un fichier, puis cliquez sur « Ouvrir ».

Si vous souhaitez interrompre le chargement du document, ou cliquez sur le nom du document (situer dans

le panneau latéral gauche « options avancées ») avec le bouton droit de la souris, puis cliquez sur le lien

« annuler l’ajout de document ».


Le document apparaît dans la liste des documents du panneau latéral gauche « options avancées ». L'icône

symbolisant l'application associée au document apparaît à gauche du nom du document dans la liste.

Seul le présentateur a accès au document, il peut décider de le présenter à tous les participants mais ne

peut pas le télécharger.


Vous avez alors la possibilité de supprimer le document projeté de la liste. Voir « supprimer un document ».

Haut de page

53

Fonctionnalités de la projection de documents

La fonctionnalité « projeter un document bureautique » est accessible à tous les utilisateurs.


Un document a été ajouté à la conférence.

Marche à suivre :

En tant que présentateur :

Dans le panneau « options avancées », cliquez sur le document que vous souhaitez afficher.

Cliquez sur le bouton droit de la souris, puis cliquez sur le lien « Projeter (à tous)» ou double-cliquez

sur le nom du document que vous avez sélectionné.


Cliquez sur l’icône située en haut à droite du panneau central.


Quel que soit le type de document projeté, vous pouvez annoter le document en utilisant l’outil

annotations .

Voir « Annotations ».

Quel que soit le type de document projeté, vous pouvez faire une copie d'écran et la sauvegarder.

Cliquez sur l’icône dans la barre contextuelle en bas à droite de la fenêtre.

Choisissez un répertoire où vous souhaitez enregistrer l’image.

Cliquez sur le bouton « Enregistrer ».

Voir « Copie d'écran ».

Si vous projetez un document powerpoint et si le document comprend plusieurs pages vous pouvez

cliquer sur les icônes « Suivant », « Précédent », « Début », « Fin » situées au bas

de la barre contextuelle à droite de la fenêtre de travail pour faire défiler les pages.

Vous pouvez également cliquer sur l’icône « Afficher le plan du powerpoint » pour afficher le

plan du document powerpoint projeté.


L’icône s’affiche à gauche du document si ce dernier est en cours de projection.

L’icône s’affiche à gauche du document si vous avez visionné ce dernier au moins une fois.

Le nom du document s'affiche à gauche dans la barre de fonctionnalités en haut de la fenêtre.

Haut de page

54

Fermer un document

La fonctionnalité « Fermer un document » un document est accessible à l'utilisateur ayant le rôle de

présentateur.


Un document est affiché dans la fenêtre de travail.

Marche à suivre :

Dans le panneau « options avancées », sélectionnez le document projeté (signalé par une icône flèche )

cliquez sur le bouton droit de la souris, puis cliquez sur le lien « fermer », ou double-cliquez sur le nom du

document que vous avez sélectionné.


Le document disparaît de la fenêtre de travail pour tous les utilisateurs connectés à la conférence.

Réafficher un document

La fonctionnalité « Réafficher une document » est accessible à l'utilisateur ayant le rôle de présentateur. Elle

vous permet de réafficher un document en cours de présentation.


Un document a été affiché, vous ne l'avez pas fermé et vous partagez maintenant une application ou vous

avez appelé le tableau blanc.

Marche à suivre :

Dans le panneau « options avancées », sélectionnez le document à réafficher puis cliquez sur le bouton

« actions » à droite du panneau, ou cliquez sur le bouton droit de la souris, puis cliquez sur le lien

« projetez à tous », ou double-cliquez sur le nom du document que vous avez sélectionné.


Le document identifié par une icône flèche s'affiche dans la fenêtre de travail.

Haut de page

55

Présenter un document avec possibilité de téléchargement

La fonctionnalité « transférer un fichier » est accessible à tous les utilisateurs. Le document peut être affiché

et téléchargé par les tous les utilisateurs.




Marche à suivre :

Dans le panneau central « options avancées », cliquez sur le bouton « transférer un fichier ».

Une fenêtre « Ouvrir » s’affiche.

Sélectionnez un fichier, puis cliquez sur « Ouvrir ».

Si vous souhaitez interrompre le chargement du document, ou cliquez sur le nom du document

(situer dans le panneau latéral gauche « options avancées ») avec le bouton droit de la souris, puis

cliquez sur le lien « annuler l’ajout de document ».


Le document apparaît dans la liste des documents du panneau latéral gauche « options avancées ». L'icône

symbolisant l'application associée au document apparaît à gauche du nom du document dans la liste.


Vous avez alors la possibilité de supprimer le document projeté de la liste. Voir « Supprimer un document ».

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56

Télécharger l'original d'un document sur son ordinateur

La fonctionnalité « télécharger » l'original d'un document est accessible à tous les utilisateurs si le

propriétaire du document a autorisé son enregistrement lors de son ajout. Voir « présenter un document avec

possibilité de téléchargement ».


Un document a été ajouté à la conférence, son propriétaire a autorisé sont enregistrement.

Marche à suivre :

Dans le panneau latéral « options avancées », cliquez sur l'icône disquette située à droite du

nom du document, ou sélectionnez le fichier puis cliquez sur le bouton « actions » à droite du

panneau, ou cliquez directement sur le document que vous voulez télécharger avec le bouton droit

de la souris, cliquez ensuite sur le lien « télécharger », puis sur le bouton « télécharger ».

Une fenêtre « Enregistrer » s’affiche, choisissez un répertoire où vous souhaitez enregistrer le fichier.



L'original du document est enregistré sur l’ordinateur de l’utilisateur, à l’emplacement sélectionné.

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57

Supprimer un document

La fonctionnalité « Supprimer un document » est accessible à l'utilisateur ayant le rôle d'organisateur et à

l'utilisateur ayant ajouté le document concerné.


Un document a été ajouté à la conférence.

Marche à suivre :

Dans le panneau latéral « options avancées », cliquez sur le document que vous voulez supprimer.

Cliquez sur le bouton « actions » à droite du panneau, ou cliquez directement sur le document

que vous voulez supprimer avec le bouton droit de la souris, puis cliquez sur le lien « Supprimer

».

Un message de confirmation s’affiche, cliquez sur le bouton « oui ».


Le document n'apparaît plus dans la liste des documents.

Si le document était en cours de présentation, il disparaît de la fenêtre de travail pour tous les participants.

Haut de page

58

Afficher la liste des applications Le panneau « partage d’applications » est accessible à l’utilisateur ayant le rôle de présentateur.




Marche à suivre :

La liste des applications se trouve dans le panneau latéral gauche de l’écran « partage

d’applications ».



Le panneau « partage d’applications » apparaît sur la gauche de la fenêtre indiquant la liste des applications

ouvertes sur l’ordinateur du présentateur.


Les icônes symbolisant les applications associées apparaissent à gauche de chaque application dans la

liste.


latéral « partage d’applications ». Vous pouvez à tout moment dérouler le panneau en cliquant sur l’icône

. Si le présentateur avait déjà partagé une application, elle reste affichée pour tous les utilisateurs.

Haut de page

59

Partager une application

La fonctionnalité « partager une application » est accessible à l'utilisateur ayant le rôle de présentateur.




Marche à suivre :

Dans le panneau latéral gauche « partage d’applications » sélectionnez une application à partager. Si

l’application que vous désirez partager n’est pas présente dans la liste, démarrez-là. La liste des

applications se met à jour automatiquement avec la nouvelle application ouverte.

Cliquez sur le bouton « actions » à droite du panneau, ou cliquez directement sur l’application

que vous voulez partager avec le bouton droit de la souris, puis cliquez sur le lien « partager », ou

double-cliquez sur le nom de l'application sélectionnée.


L’application s’affiche dans la fenêtre de travail pour tous les utilisateurs connectés à la conférence. Les

applications partagées apparaissent sous la forme d’onglets.

Une icône flèche apparaît à gauche du nom de l'application sélectionnée dans le panneau « partage

d’applications ».

Le nom de l'application partagée s'affiche au-dessus du panneau central au niveau des différents onglets.

Vous avez accès aux outils d'annotation. Voir « Annotations ».

Haut de page

60

Arrêter le partage d'une application

La fonctionnalité « arrêter le partage d'une application » est accessible à l'utilisateur ayant le rôle de

présentateur.


Une application est en cours de partage.

Marche à suivre :

Dans le panneau « partage d’applications », cliquez sur le bouton « actions » à droite du

panneau, ou cliquez directement sur l’application que dont vous voulez arrêter le partage avec le

bouton droit de la souris, puis cliquez sur le lien « arrêter le partage », ou double-cliquez sur le

nom de l'application sélectionnée.

Vous pouvez arrêter le partage de toutes les applications partagées. Dans le panneau « partage

d’applications », cliquez sur le bouton « actions » à droite du panneau, ou cliquez sur une des

applications avec le bouton droit de la souris, puis cliquez sur le lien « arrêter tous les partages

».


L’application disparaît de la fenêtre de travail pour tous les utilisateurs connectés à la conférence.

Réafficher une application

La fonctionnalité « réafficher une application » est accessible à l'utilisateur ayant le rôle de présentateur. Elle

vous permet de réafficher une application en cours de partage.


Une application a été partagée, vous n'avez pas arrêté le partage et vous présenter maintenant un document

ou vous avez appelé le tableau blanc.

Marche à suivre :

Dans le panneau « partage d’applications », cliquez sur le bouton « actions » à droite du panneau, ou

cliquez sur une des applications avec le bouton droit de la souris, puis cliquez sur le lien « afficher

l’application partagée », ou double-cliquez sur le nom de l'application que vous voulez réafficher.


L’application partagée identifiée par une icône flèche s'affiche dans la fenêtre de travail.

Haut de page

61

Présenter un site Web

La fonctionnalité « ouvrir un site web » est accessible à tous les utilisateurs. Le présentateur peut décider de

le lancer chez certains ou tous les participants.




Marche à suivre :

Pour tous les participants :

Cliquez sur l’icône « ouvrir un site web » dans le panneau central « options avancées ».

Copier le lien URL du site que vous souhaitez présenter.


Vous pouvez lancer le site web chez tous les participants ou une partie d’entre eux.

Une nouvelle fenêtre alors s’ouvre avec le contenu du site pour tous les utilisateurs que vous avez

sélectionné.

Le site web est affiché dans le panneau latéral gauche « options avancées ».

Si vous désirez que tous les participants suivent votre navigation sur le site Web, utilisez plutôt le partage

d’applications en partageant votre navigateur internet. Voir « Partager une application ».

Haut de page

62

Lancer un site web chez un ou plusieurs participants

Le présentateur a la possibilité de lancer un site web chez un ou plusieurs participants.


Un site Internet est partagé par un des participants.

Marche à suivre :

Pour le présentateur :

Le présentateur a la possibilité de lancer le site web chez un ou plusieurs participants.

Dans le panneau « partage d’applications », cliquez sur le bouton « actions » à droite du

panneau, ou cliquez sur une le site web avec le bouton droit de la souris, puis cliquez sur le lien

« lancer chez…», puis sélectionner le(s) participant(s) chez qui vous voulez lancer le site web.


Le(s) participant(s) sélectionné(s) recevront une notification leur proposant d’ouvrir le site web.

Supprimer un site web de la liste des applications

Cette fonctionnalité est accessible à l’organisateur ou au participant ayant présenté le site web en question.


Un site Internet est partagé par un des participants.

Marche à suivre :

Dans le panneau latéral gauche « options avancées », cliquez sur le bouton « actions » à droite du

panneau, ou cliquez sur une des applications avec le bouton droit de la souris puis cliquez sur le lien

« supprimer »


Le site web est supprimé de la liste des applications situées dans le panneau latéral gauche « options

avancées ».

Les utilisateurs peuvent poursuivre leur navigation s’ils ont ouvert le site web avant sa suppression.

Haut de page

63

Afficher les informations sur la conférence

La fonction « Afficher les informations sur la conférence » est accessible à tous les utilisateurs.




Marche à suivre :

Cliquez sur le menu « fichier » en haut à gauche de la fenêtre de travail, puis cliquez sur le lien «

informations sur la réunion ».

Si une conférence téléphone est en cours, vous pouvez afficher les informations relatives à cette

conférence. Cliquez sur le bouton « actions » à droite du panneau latéral gauche « participants »

ou cliquez sur l’intitulé du panneau avec le bouton droit de la souris, puis cliquez sur le lien «

conférence téléphonique ». Enfin, cliquez sur le lien « infos conférence téléphonique ».

Vous pouvez cliquer sur le menu « aide » en haut de la fenêtre puis sur le lien « à propos » pour

afficher les informations générales sur l’outil de travail coopératif. Vous pouvez ensuite cliquer sur le

bouton « Informations système » pour afficher les versions logicielles des composants installés sur

votre ordinateur.

Haut de page

64

Copie d'écran

La fonctionnalité « copie d'écran » est accessible à tous les utilisateurs pour réaliser des copies d’écran de la

fenêtre de travail.




Un partage d’applications, de documents ou un tableau blanc sont ouverts.

Marche à suivre :

Cliquez sur l’icône « copie d'écran » dans la barre contextuelle en haut à droite de la fenêtre.

Une fenêtre « Enregistrer » s’affiche, choisissez un répertoire où vous souhaitez enregistrer l’image.



L’image est enregistrée sur l’ordinateur de l’utilisateur, dans l’emplacement sélectionné.

Passer en plein écran

La fonctionnalité « plein écran » est accessible à tous les utilisateurs.




Marche à suivre :

Cliquez sur l’icône « affichage plein écran » située en haut à droite de l’écran


La fenêtre de travail s’agrandit pour remplir tout l’écran.

65

Quitter le plein écran

Marche à suivre :

Cliquez sur l’icône « retour à l'affichage normal » située en haut à droite de l’écran.


La fenêtre de travail se réduit pour revenir à l’état initial. Les panneaux de fonction ouverts avant le passage

en plein écran retrouvent leur place.

Annotations

La fonctionnalité « annotations » est accessible à l’utilisateur ayant le rôle de présentateur lors de la

présentation d’un document ou le partage d’une application.




Une application, un document ou un tableau blanc est ouvert.

Marche à suivre :

Cliquez sur l’icône « annotations » dans la barre contextuelle à droite de la fenêtre.


La barre d’outils située à droite de la fenêtre s’agrandie pour faire apparaître les outils d’annotation.

Pour masquer les outils d’annotation, cliquez à nouveau sur l’icône « annotations ».

Les outils d’annotation disparaissent.

66

A propos de : Outils d'annotation

Les outils d’annotation sont accessibles par l’utilisateur ayant le rôle de présentateur.




Les outils d’annotation sont affichés. Voir « tableau blanc » et « annotations » selon votre utilisation.

Outil curseur

Cet outil permet d’afficher un curseur à l’écran pour désigner des parties du contenu aux participants. Il n’est

pas affecté par l’outil couleurs, et ne laisse pas de traces sur le contenu du document.

Marche à suivre :

Cliquez sur l’icône « flèche » dans la barre contextuelle au-dessus de la fenêtre.

Lorsque la souris survole une zone partagée, le curseur de la souris revient à la normale.

Cliquez avec le bouton gauche de la souris afin de pointer un endroit précis dans la zone partagée.


La flèche apparaît sur les ordinateurs de tous les utilisateurs.

Outil effacer un objet

Marche à suivre :

Cliquez sur l’icône « effacer une annotation » dans la barre contextuelle au-dessus de la fenêtre.

Cliquez avec le bouton gauche de la souris sur une annotation que vous avez créé afin de l’effacer.


L’annotation sélectionnée est effacée.

67

Outil effacer tout

Marche à suivre :

Cliquez sur l’icône « effacer tout » dans la barre contextuelle au-dessus de la fenêtre.

Un message de confirmation « Toutes les annotations vont être effacées ! » s’affiche, cliquez sur le

bouton « Oui » pour valider votre choix.


Toutes vos annotations sont effacées.

Attention : aucun retour en arrière n’est possible.

Haut de page

Outils de formes

Marche à suivre :

L’icône « outils de formes » dépend de la dernière forme que vous avez utilisé, elle affiche ou

dans la barre contextuelle au-dessus de la fenêtre.

Cliquez sur cette icône pour afficher les outils de formes.


Les deux outils de formes, rectangle et ellipse s'affichent sous forme de liste déroulante.

Haut de page

68

Outil rectangle

Cet outil permet de dessiner des rectangles à la souris sur le contenu partagé. Les lignes de bord des

rectangles prennent la couleur en cours définie par l’outil couleurs, le remplissage des rectangles est

transparent.


Les outils d’annotations sont affichés.

Marche à suivre :

Cliquez sur l’icône « rectangle ».

Lorsque la souris survole une zone partagée, le curseur de la souris se transforme en grande croix.

Cliquez et maintenez enfoncé le bouton gauche de la souris, déplacez la souris afin de dessiner un

rectangle.


Le rectangle apparaît sur les ordinateurs de tous les utilisateurs.

Outil ellipse

Cet outil permet de dessiner des ellipses à la souris sur le contenu partagé. Les lignes de bord des ellipses

prennent la couleur en cours définie par l’outil couleurs, le remplissage des ellipses est transparent.


Les outils d’annotations sont affichés.

Marche à suivre :

Cliquez sur l’icône « ellipse ».


Cliquez et maintenez enfoncé le bouton gauche de la souris, déplacez la souris afin de dessiner une

ellipse.


L’ellipse apparaît sur les ordinateurs de tous les utilisateurs.

69

Outils tampon

Marche à suivre :

L’icône « tampon » dépend du dernier tampon que vous avez utilisé, elle affiche , , ou

dans la barre contextuelle au-dessus de la fenêtre.

Cliquez sur cette icône pour afficher les outils tampon.


Les quatre outils tampon, flèche, acquittement, interdit et sourire s'affichent sous la forme d’une liste

déroulante.

Haut de page

Outil tampon flèche

Cet outil permet de déposer un tampon flèche sur le contenu partagé. Il n’est pas affecté par l’outil couleurs.


Les outils tampon ont été affichés.

Marche à suivre :



Cliquez avec le bouton gauche de la souris afin de positionner le tampon à un endroit précis dans la

zone partagée.


Le tampon flèche apparaît sur les ordinateurs de tous les utilisateurs.

Outil tampon acquittement

Cet outil permet de déposer un tampon acquittement sur le contenu partagé. Il n’est pas affecté par l’outil

couleurs.

70



Marche à suivre :

Cliquez sur l’icône « acquittement » dans la barre contextuelle au-dessus de la fenêtre.



zone partagée.


Le tampon acquittement apparaît sur les ordinateurs de tous les utilisateurs.

Outil tampon sens interdit

Cet outil permet de déposer un tampon interdit sur le contenu partagé. Il n’est pas affecté par l’outil

couleurs.



Marche à suivre :

Cliquez sur l’icône « sens interdit » dans la barre contextuelle au-dessus de la fenêtre.



zone partagée.


Le tampon interdit apparaît sur les ordinateurs de tous les utilisateurs.

Outil tampon sourire

Cet outil permet de déposer un tampon sourire sur le contenu partagé. Il n’est pas affecté par l’outil

couleurs.



71

Marche à suivre :

Cliquez sur l’icône « sourire » dans la barre contextuelle au-dessus de la fenêtre.



zone partagée.


Le tampon sourire apparaît sur les ordinateurs de tous les utilisateurs.

Outils de lignes

Marche à suivre :

L’icône « outils de lignes » dépend de la dernière ligne que vous avez utilisé, elle affiche , ,

ou dans la barre contextuelle au-dessus de la fenêtre.

Cliquez sur cette icône pour afficher les outils de lignes


Les quatre outils de lignes, ligne, tracé libre, flèche, flèche double s’affichent sous la forme d’une liste

déroulante.

Haut de page

72

Outil ligne

Cet outil permet de dessiner des lignes droites à la souris sur le contenu partagé. Les lignes prennent la

couleur en cours définie par l’outil couleurs.


Les outils de lignes ont été affichés.

Marche à suivre :

Cliquez sur l’icône « ligne » dans la barre contextuelle au-dessus de la fenêtre.



ligne.


La ligne apparaît sur les ordinateurs de tous les utilisateurs.

Outil tracé libre

Cet outil permet de dessiner des formes libres à la souris sur le contenu partagé. Les formes prennent la




Marche à suivre :

Cliquez sur l’icône « tracé libre » dans la barre contextuelle au-dessus de la fenêtre.



tracé libre.


Le tracé libre apparaît sur les ordinateurs de tous les utilisateurs.

73

Outil flèche à l'arrivée

Cet outil permet de dessiner (à la souris) des flèches sur le contenu partagé. Les flèches prennent la couleur

en cours définie par l’outil couleurs.



Marche à suivre :




tracé libre.


Le tracé libre apparaît sur les ordinateurs de tous les utilisateurs.

Outil double flèche

Cet outil permet de dessiner des doubles flèches à la souris sur le contenu partagé. Les flèches prennent la




Marche à suivre :

Cliquez sur l’icône « flèche double » dans la barre contextuelle au-dessus de la fenêtre.



ligne.


La double flèche apparaît sur les ordinateurs de tous les utilisateurs.

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74

Outil texte

Cet outil permet d’écrire sur le contenu partagé. Le texte prend la couleur en cours définie par l’outil

couleurs.

Marche à suivre :

Cliquez sur l’icône « texte » dans la barre contextuelle au-dessus de la fenêtre.

Lorsque la souris survole une zone partagée, le curseur de la souris se transforme en grand I.

Cliquez avec le bouton gauche de la souris afin de positionner l’endroit où débutera le texte.

Saisissez le texte.


Le texte saisi apparaît sur les ordinateurs de tous les utilisateurs.

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Afficher la palette des couleurs

Marche à suivre :

L’icône « palette de couleurs » dépend de la dernière couleur que vous avez utilisée (12 couleurs possibles), elle

affiche par défaut dans la barre contextuelle au-dessus de la fenêtre.

Cliquez sur cette icône pour afficher la palette de couleurs.


La palette de couleurs s’affiche sous la forme d’une liste déroulante.

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75

Outils couleurs

Cet outil permet de modifier la couleur des textes, lignes et formes produits par les outils texte, tracé libre,

ligne, flèche, flèche double, ellipse et rectangle. Il n’a pas d’effet sur les textes, lignes ou formes déjà

dessinés sur le document.


La palette des couleurs a été affichée.

Marche à suivre :

Cliquez sur l’icône de la couleur souhaitée.


La couleur sera visible lors de la prochaine utilisation des outils d’annotations.

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Pilotage de l’audioconférence associée


Le pilotage des conférences téléphoniques est possible depuis le panneau latéral gauche « participants », à

condition que la fonctionnalité audio ait été choisie par l’organisateur lors de la création de la réunion.

La connexion audio des participants est symbolisée par l’icône situé à droite des noms ou des numéros

de téléphone.

Fonctionnalités de pilotage audio offertes :

Obtenir un code d’association Identification de « qui parle » Gérer les micros Déconnecter un participant Appeler un nouveau participant Désactiver le carillon Gérer l’accès à l’audioconférence

76

Obtenir un code d’association

La fonctionnalité d’association téléphonique est accessible à tous les utilisateurs d’une Audio et Web

Conférence Globale via MMC pour lequel l’organisateur a demandé un pont audio ou fourni un numéro de

pont personnel en précisant le code secret lors de l’initialisation.


Une réunion a été commencée, une conférence téléphonique est en cours et l′organisateur se trouve dans la

réunion.

Dans le panneau latéral gauche « participants », votre nom lié à la conférence et votre numéro de téléphone

lié à la conférence téléphonique associée apparaissent sur deux lignes différentes.

Marche à suivre :

Vous pouvez afficher les informations relatives à cette conférence. Cliquez sur le bouton « actions » à

droite du panneau latéral gauche « participants » ou cliquez sur l’intitulé du panneau avec le bouton droit de

la souris, puis cliquez sur le lien « conférence téléphonique ». Enfin, cliquez sur le lien « infos

conférence téléphonique ».


Une fenêtre « informations – conférence téléphonique » s′ouvre automatiquement.

Elle vous permet de fusionner en une seule ligne votre nom lié à la conférence et votre numéro de téléphone

lié à la conférence téléphonique.

Composez sur votre téléphone le numéro d′appel afin de vous connecter à la conférence

téléphonique.

Composez en fréquence vocales sur votre téléphone le code d′association indiqué (par exemple

*023#).

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77

Identifier « qui parle »

La fonctionnalité « qui parle » est accessible à tous les utilisateurs d’une Audio et Web Conférence Globale

via MMC pour lequel l’organisateur a choisi la fonctionnalité audio lors de la création de la conférence.

Cette fonction est très intéressante pour mettre un nom sur une voix. Elle permet aussi d’identifier

l’utilisateur qui provoque une perturbation sonore dans la réunion (par exemple musique lors d’un double

appel) et permet à l’organisateur de couper le micro à cet utilisateur ou encore de déconnecter l’utilisateur

du pont audio.


Une réunion a été commencée, une conférence téléphonique est en cours, l′organisateur se trouve dans la

réunion, un ou plusieurs participants ont rejoint la réunion.

Marche à suivre :

L’icône apparait à gauche du nom ou du numéro de téléphone de la personne qui parle

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78

Gérer les micros

La fonction de gestion des micros est accessible à l′utilisateur ayant le rôle de présentateur et à

l’organisateur.


La fonctionnalité de « gestion des micros » est accessible à l’organisateur et à l′utilisateur ayant le rôle de

présentateur pour les conférences pour lesquelles l’organisateur a demandé choisi la fonctionnalité audio

lors de la création de la conférence.

Marche à suivre :

Pour couper le micro d′un participant, faites un clic-droit sur son nom dans le panneau latéral gauche

« participants », sélectionnez « conférence téléphonique », puis cliquez sur le lien « couper le

micro ».

Pour activer le micro d′un participant, faites un clic-droit sur son nom dans le panneau latéral gauche

« participants », sélectionnez « conférence téléphonique », puis cliquez sur le lien « activer le

micro ».

Pour couper le micro de tous les participants, faites un clic-droit dans le panneau latéral gauche

« participants », sélectionnez « conférence téléphonique », puis cliquez sur le lien « couper tous

les micros ».

Pour activer le micro de tous les participants, faites un clic-droit dans le panneau « participants »,

sélectionnez « conférence téléphonique », puis cliquez sur le lien « activer tous les micros ».


Selon l′action faite, le micro est coupé ou activé pour un ou tous les participants.

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79

Déconnecter un participant audio

La fonctionnalité de déconnexion audio d’un participant est accessible à l'utilisateur ayant le rôle de

présentateur et à l'organisateur.


La fonctionnalité de « déconnecter un participant » est accessible à l’organisateur et à l′utilisateur ayant le

rôle de présentateur pour les conférences pour lesquelles l’organisateur a demandé choisi la fonctionnalité

audio lors de la création de la conférence.

Marche à suivre :

Sélectionner un participant dans le panneau latéral gauche « participants ».

Faites un clic-droit dans le panneau latéral gauche « participants », sélectionnez « conférence

téléphonique », puis cliquez sur le lien « déconnecter le téléphone ».


L'utilisateur quitte la conférence audio, sa connexion téléphonique disparaît de la liste des participants.


Il est possible de déconnecter complètement l’utilisateur, tant au niveau de sa connexion audio que de sa

connexion web.

Dans ce cas : faites un clic-droit dans le panneau « participants », puis cliquez sur le lien «

déconnecter».

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80

Appeler un nouveau participant

La fonctionnalité « appeler un nouveau participant » est accessible à l′utilisateur ayant le rôle d′organisateur.


La fonctionnalité de « appeler un nouveau participant » est accessible à l’organisateur et à l′utilisateur ayant

le rôle de d’organisateur pour les conférences pour lesquelles l’organisateur a demandé choisi la

fonctionnalité audio lors de la création de la conférence.

Marche à suivre :

Faites un clic-droit sur son nom dans le panneau latéral gauche « participants », sélectionnez «

conférence téléphonique », puis cliquez sur le lien « appeler un nouveau participant… ».

Une fenêtre « appeler un nouveau participant – conférence téléphonique » s′ouvre, renseignez les

champs « numéro de téléphone » « nom » et « prénom », puis cliquez sur le bouton « lancer l′appel ».

Vous pouvez aussi cocher la case « modérateur », le participant appelé pour alors saisir des commandes sur

son clavier téléphonique afin d’animer la réunion.


L′invité est appelé. S′il répond, il rejoint directement l′ensemble des participants de la conférence

téléphonique en cours.


Le numéro de téléphone peut être au format international (indicatif du pays + numéro du correspondant) ou

au format national français (numéro du correspondant à 10 chiffres).

Pour inviter un autre participant, cliquez sur le bouton « lancer un nouvel appel ».

Une fois terminé, cliquez sur le bouton « annuler ».

Si des erreurs apparaissent, vous pouvez cliquer sur le bouton « relancer l′appel ».

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81

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Gérer l’accès à la conférence téléphonique

La fonctionnalité « de gestion de l’accès à la conférence téléphonique » est accessible à l′utilisateur ayant le

rôle d′organisateur. Cela lui permet de définir le mode d’accès à l’audioconférence, notamment pour

sécuriser (verrouillage ou accès filtré).


La fonctionnalité de « gérer l’accès » est accessible à l’organisateur et à l′utilisateur ayant le rôle de

d’organisateur pour les conférences pour lesquelles l’organisateur a demandé choisi la fonctionnalité audio


Marche à suivre :

Cliquer directement sur l’icône dans le panneau latéral gauche « participants ».

Faites un clic-droit dans le panneau « participants », cliquer sur « verrouiller la réunion ».


Accès verrouillé : il permet à l’organisateur qui a accueilli tous les participants attendus de bloquer toute

nouvelle connexion au pont d’audioconférence. L’accès verrouillé permet de sécuriser la conférence.

Pour déverrouiller la conférence, la démarche est la même :


Faites un clic-droit dans le panneau « participants », cliquer sur « déverrouiller la réunion ».

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82

Principes de fonctionnement de la vidéo

Lors d′une conférence MMC, le présentateur peut diffuser aux participants une vidéo renvoyée par sa propre

webcam, par la webcam d′un autre participant ou en mode multipoints par les webcams des participants (en

mode multipoints : affichage jusqu’à 9 images à l’écran avec possibilité d’agrandissement de l’une d’elles).

Le présentateur pilote la diffusion vidéo en choisissant le participant qu′il souhaite diffuser. Toutefois, c′est le

participant qui décide s′il accepte d′être diffusé ou pas

Tout participant peut accéder aux paramétrages du panneau vidéo, qu′il possède ou non une webcam.

La vidéo permet de :

1

Démarrer/Arrêter la diffusion de la vidéo du participant sélectionné.

2

Réglages : permet la sélection d'une webcam ou d'une photo (sélectionnez une photo en cliquant sur « réglages »).

Permet aussi d’autoriser/Interdire le contrôle de votre vidéo par le présentateur de la réunion.

3

Démarrer la vidéo multipoints : permet de lancer le mode multipoints et d'afficher plusieurs vidéos simultanément.

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83

Afficher le panneau vidéo




Marche à suivre :

Le panneau vidéo s’affiche automatiquement après lancement de la vidéo webcam simple. Il existe

différentes manières de lancer la webcam :

Cliquez sur l′icône dans le panneau latéral gauche « participants », puis cliquez sur le lien «

diffuser ma vidéo webcam ».

Cliquez sur le lien « diffuser ma vidéo webcam » dans la rubrique « gérer la vidéo webcam » du

panneau central « participants ».


Le panneau « vidéo webcam » apparaît sur la gauche de la fenêtre.



latéral « vidéo webcam ». Vous pouvez à tout moment dérouler le panneau en cliquant sur l’icône .

Pour fermer le panneau cliquez sur le bouton « actions » à droite du panneau ou cliquez sur l’intitulé du

panneau avec le bouton droit

De la souris, puis cliquez sur le lien « fermer le panneau ».

Lorsque votre vidéo webcam est diffusée, l’icône s’affiche en haut à gauche du panneau « vidéo

webcam ».

Lorsque vous avez arrêter la diffusion de votre vidéo webcam, l’icône s’affiche en haut à gauche du

panneau « vidéo webcam ».

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84

Sélectionner le type de source à diffuser

La fonctionnalité « Sélectionner le type de source à diffuser » permet au participant de choisir la source

(webcam ou photo) qu′il accepte de diffuser aux autres participants.




Marche à suivre :

Dans le panneau « vidéo webcam », cliquez sur le bouton « actions » à droite du panneau ou cliquez sur

l’intitulé du panneau avec le

Bouton droit de la souris, puis cliquez sur le lien « réglages ».

La liste des différentes sources possibles apparaît :

Une photo (pour choisir votre photo, voir « Régler la source de diffusion »)

La(les) webcam(s) connectée(s) à votre ordinateur et non utilisée(s) par une autre application.

Sélectionnez la source que vous souhaitez diffuser aux autres participants si le présentateur choisit de

diffuser votre source.


Vous pouvez effectuer des réglages concernant votre source. Voir « Régler la source de diffusion ».


Lors de votre première utilisation du panneau vidéo, la source sélectionnée par défaut est une webcam si au

moins une webcam est connectée à votre ordinateur sinon la source est la photo.

Si vous avez déjà utilisé le panneau vidéo, la dernière source utilisée a été sauvegardée et est sélectionnée

par défaut.

Un participant diffusé peut modifier sa source de diffusion sans arrêter la diffusion. La nouvelle source est

alors diffusée à l′ensemble des participants.

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85

Régler la source de diffusion

La fonctionnalité « Régler la source de diffusion » permet au participant de configurer la source de diffusion

(webcam ou photo) qu′il a choisi de diffuser aux autres participants.




Marche à suivre :

Dans le panneau « vidéo webcam », cliquez sur le bouton « actions », puis « réglages », puis cliquez

sur le lien « Sources… ».

Si vous avez choisi une webcam comme source de diffusion, voir « Sélectionner le type de source à

diffuser », vous pouvez accéder aux réglages techniques de la webcam en cliquant sur «

propriétés ». La fenêtre de réglages dépend de la webcam : elle est issue du logiciel de gestion de

la webcam. Ces paramètres ne seront pas sauvegardés d′une réunion à l′autre car la plupart des

webcams sont en réglage automatique en fonction de l′environnement détecté par la webcam.

Si vous avez choisi une photo comme source de diffusion, voir « Sélectionner le type de source à

diffuser », vous pouvez choisir de :

Sélectionner une photo archivée sur votre ordinateur. Pour cela, cliquez sur « parcourir » et sélectionnez un

fichier sur votre ordinateur. Cliquez enfin sur le bouton « valider ».

Ne sélectionner aucune photo, auquel cas, lors de la diffusion de votre vidéo, un fond d′écran par défaut

apparaîtra. Pour cela, cliquez sur le bouton « valider » sans sélectionner de photo.


Les autres participants de la conférence pourront voir votre vidéo webcam (si vous avez sélectionné une

webcam dans « sources » et que vous l’avez diffusé) ou votre photo (si vous avez sélectionné une photo et

que vous l’avez diffusé).

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86

Accepter d’être sollicité pour être diffusé

La fonctionnalité « autoriser le contrôle de ma vidéo » permet de signaler au présentateur que vous acceptez

d′être éventuellement sollicité pour que votre source de diffusion soit diffusée.

Marche à suivre :

Dans le panneau latéral gauche « vidéo webcam », cliquez sur le bouton « actions », puis cliquez sur le

lien « réglages ».

Paramétrez ensuite vos choix de diffusion dans la fenêtre suivante :


S′il décide de diffuser votre source de diffusion, sauf si vous avez coché (comme dans l’exemple ci-dessus)

l’option « Toujours appliquer cette règle » vous devrez donner votre accord final pour chaque sollicitation de

diffusion. Voir « Accepter d′être diffusé ».


Par défaut, votre nom apparaît dans la liste des participants diffusables du présentateur.

Si vous souhaitez empêcher le contrôle de votre vidéo par le présentateur, cliquez sur le bouton « actions

», puis cliquez sur « interdire le contrôle de ma vidéo webcam ».

Pour autoriser le contrôle de votre vidéo webcam par le présentateur (vous devez l’avoir interdit auparavant),

cliquez sur le bouton « actions », puis cliquez sur « autoriser le contrôle de ma vidéo webcam ».

87

Solliciter un participant pour diffuser sa vidéo


Une réunion avec webcam a été commencée.

Marche à suivre :

Dans le panneau « vidéo webcam », sélectionnez un participant apparaissant dans la liste sous la vidéo.

Cliquez sur le bouton « Actions », puis cliquez sur le lien « Démarrer la diffusion » ou cliquez sur le bouton

« Lecture ».


Selon le mode choisi par le participant, soit sa vidéo est diffusée automatiquement, soit il reçoit une

sollicitation de demande de diffusion de sa vidéo.


En mode « diffuser la vidéo du présentateur ou d′un participant », le participant doit valider la demande de

diffusion pour que sa source de diffusion soit visible de tous les participants. Voir « Accepter d′être diffusé ».

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88

Accepter d’être diffusé


Une réunion avec webcam a été commencée.

Le participant sélectionné qui n’a pas choisi le mode par défaut « Toujours appliquer cette règle », dans ses

réglages, voit apparaître la fenêtre suivante :

Marche à suivre :

Pour que votre source de diffusion soit diffusée aux autres participants, vous devez accepter la diffusion en

cliquant sur « valider »


Votre source de diffusion est diffusée à tous les participants.


A tout moment ensuite, si vous ne souhaitez pas que votre vidéo soit diffusée aux autres participants, dans

le panneau « vidéo webcam », cliquez sur le bouton « actions », puis cliquez sur le lien « arrêter ma

vidéo webcam».

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89

Arrêter la diffusion vidéo

La fonctionnalité « arrêter la diffusion » est accessible au présentateur et au participant diffusé.


Une réunion avec webcam a été commencée. La vidéo d′un participant est diffusée.

Marche à suivre :

Dans le panneau latéral gauche « vidéo webcam », cliquez sur le bouton « actions », puis cliquez sur le

lien « arrêter ma vidéo webcam».


La source de diffusion est remplacée par un fond d′écran.


Le dernier participant diffusé peut relancer lui-même sa source de diffusion à deux conditions :

C′est lui qui l′a précédemment arrêtée

Le présentateur n′a pas encore sélectionné un autre participant dans la liste des participants

diffusables

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90

Questionnaire

La fonctionnalité « questionnaire » est accessible aux utilisateurs ayant le rôle de présentateur pour leur

permettre de poser des questions, et est accessible aux participants pour leur permettre d’y répondre.

Afficher le panneau questionnaire




Marche à suivre :

Cliquez sur le lien « lancer un questionnaire » dans le panneau central « options avancées ».


Le panneau « questionnaire » apparaît sur la gauche de la fenêtre.


latéral « conversation ». Vous pouvez à tout moment dérouler le panneau en cliquant sur l’icône .


panneau avec le bouton droit

De la souris, puis cliquez sur le lien « fermer le panneau ».

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91

Poser une question orale


Le présentateur a ouvert le panneau questionnaire

Marche à suivre :

Cochez question orale puis cliquez sur suivant

Cochez réponses anonymes et/ou affichage des résultats selon les besoins, puis cliquez sur soumettre


Le panneau « questionnaire » présente alors un récapitulatif des réponses avec le nombre de réponses

« oui », « non » ou « sans avis ».

Si l’option réponses anonymes a été décochée, la liste des participants ayant répondu est affichée.

Si l’option affichage des résultats a été cochée, les participants visualiseront le pourcentage de

réponses« oui », « non » ou « sans avis ».

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Créer une question écrite


Le présentateur a ouvert le panneau questionnaire

Marche à suivre :

Cochez question écrite puis cliquez sur suivant

Cochez au choix choix multiple, oui/non, vrai/faux, ou choix unique

Cochez réponses anonymes et/ou affichage des résultats selon les besoins, puis cliquez sur suivant

Saisissez le libellé de votre question, ainsi que le texte des réponses proposées (sauf pour les questions

oui/non et vrai/faux)

Puis cochez la ou les bonnes réponses et cliquez sur suivant

92


Le panneau « questionnaire » présente alors un récapitulatif des réponses avec le pourcentage de chaque

réponse

Si l’option réponses anonymes a été décochée, la liste des participants ayant répondu est affichée.

Si l’option affichage des résultats a été cochée, les participants visualiseront le pourcentage de réponses.

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Demander le rôle de présentateur

La fonctionnalité « devenir présentateur » est accessible aux utilisateurs n’ayant pas le rôle de présentateur.




Marche à suivre :

Cliquez sur le bouton « demander le rôle de présentateur » dans la rubrique « gérer les rôles »

du panneau central « participants ».

Ou

Cliquez sur le bouton « actions » à droite du panneau latéral gauche « participants » ou cliquez

sur l’intitulé du panneau avec le bouton droit de la souris, puis cliquez sur le lien « demander le

rôle de présentateur ».


L’organisateur reçoit une notification le prévenant de la demande de rôle, une icône apparaît également

à gauche du nom du demandeur dans le panneau latéral gauche « participants ».

Le rôle de présentateur sera donné au participant l'ayant demandé une fois la demande validée par

l'organisateur.

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93

Valider une demande de rôle de présentateur

La fonctionnalité « valider le rôle de présentateur » est accessible à l’utilisateur ayant le rôle d’organisateur.


Un utilisateur a demandé le rôle de présentateur.

Marche à suivre :

L’organisateur doit cliquer sur le bouton dans la notification affichée en bas à

gauche de l’écran.

Ou


avec le bouton droit de la souris sur le nom du participant demandant le rôle dans la rubrique

« évènements en cours » du panneau latéral gauche « participants » puis cliquez sur le lien «

donner le rôle de présentateur ».


Le rôle de présentateur est donné à l’utilisateur l'ayant demandé.

Un message d’information « Vous venez de perdre le rôle de présentateur. » s’affiche sur l’ordinateur de

l’organisateur.

Un message d’information « Vous venez de recevoir le rôle de présentateur. » s’affiche sur l’ordinateur

de l’utilisateur recevant le rôle de présentateur.

Haut de page

94

Donner le rôle de présentateur

La fonctionnalité « donner le rôle de présentateur » est accessible à l'utilisateur ayant le rôle d’organisateur.

Ce dernier peut désigner un présentateur sans qu’un participant ait demandé le rôle.




Marche à suivre :

L’organisateur peut cliquer sur le lien « donner le rôle de présentateur » dans la rubrique « gérer


rôle de présentateur.

OU

Sélectionnez un participant en cliquant sur son nom dans le panneau latéral gauche « participants ».


avec le bouton droit de la souris sur l’intitulé du panneau puis cliquez sur le lien « donner le



Le rôle de présentateur est donné au participant choisi par l'organisateur.

Un message d’information « Vous venez de perdre le rôle de présentateur. » s’affiche sur l’ordinateur de

l’organisateur.

Un message d’information « Vous venez de recevoir le rôle de présentateur. » s’affiche sur l’ordinateur

de l’utilisateur recevant le rôle de présentateur.

Haut de page

95

Reprendre le rôle de présentateur

La fonctionnalité « reprendre le rôle de présentateur » est accessible à l’utilisateur ayant le rôle

d’organisateur.


Le rôle de présentateur a été donné à un utilisateur.

Marche à suivre :

L’organisateur doit cliquer sur le lien « reprendre le rôle de présentateur » dans la rubrique

« gérer les rôles » du panneau central « participants ».

OU


avec le bouton droit de la souris sur l’intitulé du panneau puis cliquez sur le lien « reprendre le



Le rôle de présentateur est rendu à l'organisateur.

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96

Annuler la demande de rôle de présentateur

La fonctionnalité « annuler la demande de rôle de présentateur » est accessible aux utilisateurs n’ayant pas

le rôle de présentateur.


L’utilisateur a demandé le rôle de présentateur.

Marche à suivre :

Le participant doit cliquer sur le lien « annuler la demande de rôle de présentateur » dans la

rubrique « gérer les rôles » du panneau central « participants ».

OU


avec le bouton droit de la souris sur l’intitulé du panneau puis cliquez sur le lien « annuler la

demande de rôle de présentateur ».


La demande de rôle de présentateur est annulée.

L’icône disparaît à gauche du nom du demandeur dans le panneau latéral gauche « participants ».

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97

Demander le contrôle du bureau

La fonctionnalité « demander le contrôle du bureau » est accessible au présentateur.



ont rejoint la conférence. Si le présentateur a partagé une application, elle se ferme automatiquement lors de

la demande.

Marche à suivre :

Le participant doit cliquer sur le lien « demander le contrôle du bureau » dans la rubrique

« gérer les rôles » du panneau central « participants ».

OU


avec le bouton droit de la souris sur l’intitulé du panneau puis cliquez sur le lien « demander le

contrôle du bureau ».


La notification suivante s’affiche en bas à gauche du bureau du participant à qui le présentateur demande le

contrôle de son bureau :

Pour accepter la demande, le participant doit cliquer sur « donner le contrôle ».

Si le participant accepte :

Il perd la main sur son PC (cependant à tout moment il peut reprendre la main et faire cesser la prise de

contrôle en appuyant sur la touche « Echap »).

L’image de son poste, piloté par le présentateur, est diffusée à tous les participants.

L’icône s’affiche à gauche de son nom dans le panneau latéral gauche « participants »

Si le participant refuse, le présentateur en est informé par une fenêtre d’information.

98

Donner le rôle d'organisateur

La fonctionnalité « donner le rôle d'organisateur » est accessible à l'utilisateur ayant le rôle d'organisateur. Il

peut le faire si besoin en cours de conférence mais doit impérativement le faire s'il souhaite quitter la

conférence et permettre aux autres participants de poursuivre. Voir « Quitter la conférence ».

Si l'organisateur a en plus le rôle de présentateur les deux rôles seront transférés.




Marche à suivre :

L’organisateur peut cliquer sur le lien « donner le rôle d’organisateur » dans la rubrique « gérer


rôle de d’organisateur.

OU



avec le bouton droit de la souris sur l’intitulé du panneau puis cliquez sur le lien « donner le rôle

de d’organisateur ».


L'utilisateur sélectionné devient organisateur de la conférence. Son nom apparaît en gras dans la liste des

participants.

Un bandeau d’information contenant le message « Vous venez de perdre le rôle d’organisateur. »

s’affiche sur l’ordinateur de l’organisateur.

Si l’organisateur avait le rôle de présentateur, le message Un message d’information « Vous venez de

perdre le rôle de présentateur » s’affiche également.

Un bandeau d’information contenant le message « Vous venez de recevoir le rôle d’organisateur. »

s’affiche sur l’ordinateur de l’utilisateur sélectionné.

Si l’utilisateur sélectionné n’avait pas le rôle de présentateur, le message « Vous venez de recevoir le rôle

de présentateur. » s’affiche également.

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99

Déconnecter un participant

La fonctionnalité « déconnecter » un participant est accessible à l'utilisateur ayant le rôle d'organisateur.


Une conférence a été commencée, l'organisateur se trouve dans la conférence, un ou plusieurs participants


Marche à suivre :


Cliquez sur le bouton « actions » à droite du panneau puis cliquez sur le lien «

déconnecter ».

Un message de confirmation s’affiche, cliquez alors sur le bouton « déconnecter » pour valider votre

choix.


L'utilisateur quitte la conférence, il disparaît de la liste des participants.


Il est possible de déconnecter l’utilisateur uniquement au niveau de sa connexion audio.

Dans ce cas : cliquez sur le lien « déconnecter ».

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100

Verrouiller la conférence

La fonctionnalité « verrouiller la conférence » est accessible à l'utilisateur ayant le rôle d'organisateur.




Marche à suivre :

Cliquez sur le bouton en bas à droite du panneau latéral gauche « participants »

OU

Cliquez sur le bouton « actions » à droite du panneau latéral gauche « participants » puis

cliquez sur le lien « verrouiller la réunion ».


Les participants ne peuvent plus rejoindre la conférence.

L’icône en bas à gauche du panneau latéral gauche « participants » est remplacée par l’icône .

Haut de page

101

Déverrouiller la conférence

La fonctionnalité « Déverrouiller la conférence » est accessible à l'utilisateur ayant le rôle d'organisateur.




La conférence est verrouillée.

Marche à suivre :

Cliquez sur le bouton en bas à droite du panneau latéral gauche « participants »

OU

Cliquez sur le bouton « actions » à droite du panneau latéral gauche « participants » puis

cliquez sur le lien « déverrouiller la réunion ».


Les participants peuvent à nouveau rejoindre la conférence.

L’icône en bas à gauche du panneau latéral gauche « participants » est remplacée par l’icône .

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102


La fonctionnalité « quitter » la conférence est accessible à tous les utilisateurs.

Vous êtes organisateur :


Une conférence a été commencée, un ou plusieurs participants ont rejoint la conférence.

Marche à suivre :

Si vous souhaitez quitter la réunion l’interrompre, veillez à définir un autre organisateur au

préalable.

Voir donner le rôle d’organisateur.

Ouvrer le menu « fichier » en haut à gauche de l’écran, puis cliquez sur le bouton « fermer la

réunion »

OU

Cliquez directement sur la croix située en haut à droite de l’écran

Un message de confirmation s’affiche, cliquez sur « fermer la réunion » pour confirmer votre

choix.



L’organisateur reçoit une notification lui informant que le participant a quitté la réunion.


Si la réunion avec partage de document est associée à une réunion téléphonique, vous pouvez :

Quitter l’interface du partage de document en restant connecté à la réunion téléphonique

Ou bien mettre fin simultanément à la fonction de Web Conférence Multimedia Conference et à

la réunion téléphonique en raccrochant le téléphone.

Vous êtes présentateur :



Marche à suivre :


réunion »

103

OU


Un message de confirmation s’affiche, cliquez sur « fermer la réunion » pour confirmer votre choix.




L’organisateur reprend automatiquement le rôle de présentateur.

Vous êtes participant :



Marche à suivre :


réunion »

OU

Cliquez directement sur la croix située en haut à droite de l’écran.








Ou bien mettre fin simultanément à la fonction de Web Conférence Multimedia Conference et à la

réunion téléphonique en raccrochant le téléphone

Haut de page

104

Ouvrir le tableau blanc

La fonctionnalité « Tableau blanc » est accessible à l’utilisateur ayant le rôle de présentateur.




Marche à suivre :

Cliquez sur l’icône « ouvrir un tableau blanc » dans le panneau central « options avancées ».


La fenêtre de travail est vide.

Les outils d’annotation sont affichés au-dessus du tableau blanc.

Dans la barre d'outils d'annotation, vous pouvez sélectionner différents types d'outils. Voir « Utiliser les outils

d'annotation ».

Pour fermer le tableau blanc cliquez sur l'icône situé en au-dessus du tableau blanc, à droite du titre de

l’onglet.

Haut de page

105

Afficher le panneau chat

Le panneau « chat » est accessible à tous les utilisateurs.


Une conférence a été commencée, l’organisateur se trouve dans la conférence, un ou plusieurs part icipants


Marche à suivre :

Cliquez sur l’icône « Chat » dans le panneau latéral gauche « participants ».

Sélectionnez « avec tous les participants » ou « avec certains participants » (ci vous choisissez

cette dernière fonctionnalité, vous devrez renseigner le(s) participant(s) avec qui vous souhaitez établir une

conversation).


Le panneau « conversation avec tous les participants » ou «conversation avec certains

participants » apparaît sur la gauche de la fenêtre.


latéral « conversation ». Vous pouvez à tout moment dérouler le panneau en cliquant sur l’icône .


panneau avec le bouton

Droit de la souris, puis cliquez sur le lien « fermer le panneau ».


Le panneau conversation peut être ouvert via l’affichage de l’historique des conversations. Cliquez sur le

menu « affichage » en haut de la fenêtre de travail. Cliquez ensuite sur le lien « historique des

conversations », puis choisissez la conversation à afficher.

Haut de page

106

Envoyer un message

La fonctionnalité « envoyer un message » est accessible à tous les utilisateurs.


Le panneau « conversation » est ouvert.

Marche à suivre :

Vous devez d’abord choisir vos destinataires en amont. Voir « afficher le panneau « conversation

».

Cliquez sur le bouton « envoyer » en bas à droite du panneau, ou appuyez sur la touche « Entrée ».


Le texte saisi s’affiche dans la partie haute du panneau de chat.

Le texte du message est envoyé au(x) destinataire(s) sélectionné(s).


Vous pouvez copier tout ou une partie de la conversation. Sélectionnez une partie du texte puis cliquez sur le

bouton « actions »

A droite du panneau ou cliquez sur l’intitulé du panneau avec le bouton droit de la souris, puis cliquez sur le

lien « copier la Conversation ».

Vous pouvez aussi effacer toute la conversation en cliquant sur le lien « effacer la conversation ».

Vous pouvez coller du texte dans la zone de saisie. Cliquez sur le bouton droit de la souris dans la zone de

saisie, puis sur le lien « coller ».

Haut de page

107

Lire un message reçu


Le panneau « conversation » est fermé.

Un message vient d’être envoyé.

Marche à suivre :

Le message s’affiche dans le panneau latéral gauche « conversation ».


Le panneau « conversation » apparaît sur la gauche de la fenêtre.

Le message envoyé et le nom de l’émetteur sont affichés dans la zone de conversation au-dessus du texte.


L’affichage des messages se fait de la façon suivante :

En émission et réception :

« Nom Prénom de l'émetteur ou du récepteur [heure] : »

Haut de page

108

Répondre à un message reçu



Un message a été envoyé.

Marche à suivre :

Dans la zone de saisie en bas du panneau « conversation », saisir le texte à envoyer.

Vous pouvez coller du texte dans la zone de saisie en cliquant sur le bouton droit de la souris, puis sur le lien

« coller ».

Cliquez sur le bouton « envoyer » en bas du panneau, ou appuyez sur la touche « Entrée ».


Le texte saisi s’affiche dans la zone de conversation en haut du panneau de chat.

Le texte du message est envoyé au(x) destinataire(s) participant à la conversation.






Vous pouvez aussi effacer toute la conversation en cliquant sur le lien « effacer la conversation ».

Vous pouvez coller du texte dans la zone de saisie. Cliquez sur le bouton droit de la souris dans la zone de

saisie, puis sur le lien « coller ».

Haut de page

109

Effacer les messages



Un message a été envoyé.

Marche à suivre :

Cliquez sur le bouton « Actions » à droite du panneau ou cliquez sur l’intitulé du panneau avec le

bouton droit de la souris, puis

Cliquez sur le lien « effacer la conversation ».


Le texte affiché dans la partie haute du panneau de chat disparaît.

Sauvegarder les messages


Le panneau « conversation » est ouvert. Un message a été envoyé.

Marche à suivre :

Dans le panneau « conversation », cliquez sur le bouton « actions » à droite du panneau, puis cliquez

sur le lien « enregistrer la conversation ».

Une fenêtre « enregistrer » s’affiche, choisissez un répertoire où vous souhaitez enregistrer le fichier texte

contenant les échanges du chat, puis cliquez sur « enregistrer ».


Un fichier au format texte contenant les échanges du chat est enregistré sur votre ordinateur.






Haut de page

110

Audio et Web Conférence Globale

Le pilotage audio

A quoi sert la fonction de pilotage audio d’une réunion ?

Rejoindre une réunion

Vous êtes organisateur


Présentation de l’interface

Fonctionnalités de l’interface


Gérér les micros




Enregistrer et réécouter vos conférences téléphoniques

Accéder à des actions sur les participants

Appeler un nouveau participant en cours de réunion


Fermer la réunion

Nous contacter

Retour sommaire

111

A quoi sert la fonction de pilotage audio de la réunion ?

La fonction de pilotage audio vous permet d’animer votre réunion téléphonique sans l’utilisation du clavier

téléphonique pour effectuer les commandes via l’interface audio.

Ainsi, il vous est possible :

De gérer en temps réel les entrées et sorties des participants

D’ouvrir et de fermer une réunion

De sécuriser l’accès de la réunion en la verrouillant

D’enregistrer vos réunions téléphoniques

D’effectuer des commandes de confort :


Couper les micros

Visualiser l’interlocuteur qui parle

Haut de la page

Rejoindre une réunion

Comment rejoindre une réunion en tant qu’organisateur web

Pour animer une réunion téléphonique de façon interactive grâce à la fonction de pilotage audio de réunion,

deux méthodes sont possibles pour rejoindre l’interface :

Se connecter à l’Espace Collaboration puis rejoindre la réunion

téléphonique


Vous êtes connecté à l’Espace Collaboration. Vous avez créé une réunion téléphonique sans partage de

document programmée et vous souhaitez la rejoindre.

Marche à suivre :

Il vous suffit de sélectionner la réunion dans la liste de vos réunions programmées ou en cours et lorsque

l’heure de début de la réunion est atteinte, de cliquer sur le bouton « rejoindre la réunion » :

112

Si le bouton « rejoindre la réunion » est grisé, cela signifie que l’heure de début de la réunion n’est pas

encore atteinte ou que vous avez sélectionné plusieurs réunions.


L’interface Pilotage Audio de la réunion téléphonique s’ouvre.

1

2

113

Si vous ne souhaitez pas rejoindre une réunion immédiatement, cliquez sur le bouton « fermer ».

Lorsque vous rejoignez la réunion téléphonique, vous avez le choix entre soit vous faire rappeler via l’Espace

Collaboration, en entrant votre numéro de téléphone (cf. 1) soit d’appeler le numéro d’appel de la réunion

(numéro français)


vous vous trouvez. Vous pouvez consulter la liste des numéros internationaux dans l’e-mail de réunion que

vous avez reçu, dans les astuces du portail Espace Collaboration et dans celles de la fonction de pilotage

audio de la réunion.


Si vous vous connectez à l’Espace Collaboration alors qu’une ou plusieurs de vos réunions ont déjà

démarré, afin d’accélérer votre entrée en réunion sans passer par les menus du site, une fenêtre pop-up

vous affiche la liste des réunions que vous pouvez rejoindre.

Haut de la page

Rejoindre la réunion téléphonique puis se connecter à l’Espace

Collaboration


Vous avez créé une réunion téléphonique sans partage de document programmée et vous souhaitez la

rejoindre.

Marche à suivre :

Pour rejoindre une réunion téléphonique depuis votre poste téléphonique sans passer préalablement par

l’Espace Collaboration, il vous faut :

Composer le numéro d’appel de la réunion

Composer le code PIN organisateur

Il vous est ensuite possible de rejoindre l’Espace Collaboration en vous connectant avec le code PIN

organisateur dans la rubrique « vous êtes organisateur ». Quand la fenêtre s’ouvre, il vous suffira de

renseigner le code association ou si vous avez renseigné le numéro de téléphone avec lequel vous êtes

connecté à la réunion, vous serez automatiquement associé en quelques secondes.


Vous entrez en réunion téléphonique puis vous rejoignez l’interface Pilotage Audio pour piloter votre réunion

audio seule.

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114

Fonctionnalités de l’interface de visualisation

Depuis l’interface de visualisation, vous avez accès à de nombreuses actions vous permettant de piloter la

réunion.

Consulter la liste des participants

La liste des participants est accessible à tous les utilisateurs.




Marche à suivre :

La liste des participants se trouve dans le panneau latéral gauche de l’écran.


115


Le nom de l'organisateur apparaît en gras dans la liste.

Le nom du présentateur est précédé de l’icône .

Le nom de chaque participant ayant demandé le rôle de présentateur est précédé de l’icône .

Le nom de chaque participant connecté à la conférence au moyen de son ordinateur est suivi de

l’icône .


de son téléphone est suivi de l′icône .


de son ordinateur, de son téléphone et ayant effectué leur association, est suivi de l′icône .

Si une conférence téléphonique est en cours, le nom du participant dont le micro a été coupé est précédé de

l′icône .


la liste.

116


La fonctionnalité « qui parle » est accessible à tous les utilisateurs d’une Audio Conférence Globale via

l’interface pilotage Audio.

Cette fonction est très intéressante pour mettre un nom sur une voix. Elle permet aussi d’identifier

l’utilisateur qui provoque une perturbation sonore dans la réunion (par exemple musique lors d’un double

appel) et permet à l’organisateur de couper le micro à cet utilisateur ou encore de déconnecter l’utilisateur

du pont audio.


Une réunion a été commencée, une conférence téléphonique est en cours, l′organisateur se trouve dans la

réunion, un ou plusieurs participants ont rejoint la réunion.

Marche à suivre :

L’icône apparait à gauche du nom ou du numéro de téléphone de la personne qui parle

Haut de page

Gérer les micros

La fonction de gestion des micros est accessible à l′utilisateur ayant le rôle de présentateur et à

l’organisateur.


La fonctionnalité de « gestion des micros » est accessible à l’organisateur et à l′utilisateur ayant le rôle de

présentateur pour les conférences pour lesquelles l’organisateur a demandé choisi la fonctionnalité audio


Marche à suivre :

Pour couper le micro d′un participant, faites un clic-droit sur son nom dans le panneau latéral gauche

« participants », sélectionnez « conférence téléphonique », puis cliquez sur le lien « couper le

micro ».

117

Pour activer le micro d′un participant, faites un clic-droit sur son nom dans le panneau latéral gauche

« participants », sélectionnez « conférence téléphonique », puis cliquez sur le lien « activer le

micro ».

Pour couper le micro de tous les participants, faites un clic-droit dans le panneau latéral gauche

« participants », sélectionnez « conférence téléphonique », puis cliquez sur le lien « couper tous

les micros ».

Pour activer le micro de tous les participants, faites un clic-droit dans le panneau « participants »,

sélectionnez « conférence téléphonique », puis cliquez sur le lien « activer tous les micros ».


Selon l′action faite, le micro est coupé ou activé pour un ou tous les participants.

Haut de page

118


La fonctionnalité de déconnexion audio d’un participant est accessible à l'utilisateur ayant le rôle de

présentateur et à l'organisateur.


La fonctionnalité de « déconnecter un participant » est accessible à l’organisateur et à l′utilisateur ayant le

rôle de présentateur pour les conférences pour lesquelles l’organisateur a demandé choisi la fonctionnalité

audio lors de la création de la conférence.

Marche à suivre :

Sélectionner un participant dans le panneau latéral gauche « participants ».

Faites un clic-droit dans le panneau latéral gauche « participants », sélectionnez « conférence

téléphonique », puis cliquez sur le lien « déconnecter le téléphone ».


L'utilisateur quitte la conférence audio, sa connexion téléphonique disparaît de la liste des participants.


Il est possible de déconnecter complètement l’utilisateur, tant au niveau de sa connexion audio que de sa

connexion web.

Dans ce cas : faites un clic-droit dans le panneau « participants », puis cliquez sur le lien «

déconnecter».

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119


La fonctionnalité « appeler un nouveau participant » est accessible à l′utilisateur ayant le rôle d′organisateur.


La fonctionnalité de « appeler un nouveau participant » est accessible à l’organisateur et à l′utilisateur ayant

le rôle de d’organisateur pour les conférences pour lesquelles l’organisateur a demandé choisi la

fonctionnalité audio lors de la création de la conférence.

Marche à suivre :

Faites un clic-droit sur son nom dans le panneau latéral gauche « participants », sélectionnez «

conférence téléphonique », puis cliquez sur le lien « appeler un nouveau participant… ».

Une fenêtre « appeler un nouveau participant – conférence téléphonique » s′ouvre, renseignez les

champs « numéro de téléphone » « nom » et « prénom », puis cliquez sur le bouton « lancer l′appel ».

Vous pouvez aussi cocher la case « modérateur », le participant appelé pour alors saisir des commandes sur

son clavier téléphonique afin d’animer la réunion.


L′invité est appelé. S′il répond, il rejoint directement l′ensemble des participants de la conférence

téléphonique en cours.


Le numéro de téléphone peut être au format international (indicatif du pays + numéro du correspondant) ou

au format national français (numéro du correspondant à 10 chiffres).

Pour inviter un autre participant, cliquez sur le bouton « lancer un nouvel appel ».

Une fois terminé, cliquez sur le bouton « annuler ».

Si des erreurs apparaissent, vous pouvez cliquer sur le bouton « relancer l′appel ».

Haut de page

120


La fonctionnalité « de gestion de l’accès à la conférence téléphonique » est accessible à l′utilisateur ayant le

rôle d′organisateur. Cela lui permet de définir le mode d’accès à l’audioconférence, notamment pour

sécuriser (verrouillage ou accès filtré).


La fonctionnalité de « gérer l’accès » est accessible à l’organisateur et à l′utilisateur ayant le rôle de

d’organisateur pour les conférences pour lesquelles l’organisateur a demandé choisi la fonctionnalité audio


Marche à suivre :


Faites un clic-droit dans le panneau « participants », cliquer sur « verrouiller la réunion ».


Accès verrouillé : il permet à l’organisateur qui a accueilli tous les participants attendus de bloquer toute

nouvelle connexion au pont d’audioconférence. L’accès verrouillé permet de sécuriser la conférence.

Pour déverrouiller la conférence, la démarche est la même :


Faites un clic-droit dans le panneau « participants », cliquer sur « déverrouiller la réunion ».

Haut de page

121


La fonctionnalité « Copier la liste des participants » est accessible à tous les utilisateurs.




Marche à suivre :


la liste.


La liste des participants actuellement connectés est copiée dans le presse papier de votre ordinateur.

Haut de page

Enregistrer et réécouter vos réunions téléphoniques

Vous pouvez enregistrer vos réunions téléphoniques et les réécouter grâce à un serveur vocal.

Enregistrement :


Pour enregistrer : vous êtes connecté à la réunion téléphonique et vous êtes organisateur.

Marche à suivre :

Vous pouvez enregistrer la réunion téléphonique soit :

En appuyant sur le bouton approprié sur l’interface web (module de pilotage audio ou option MMC)

Enregistrement via l’interface web :

122

Pour commencer l’enregistrement cliquez sur le bouton .

Tous les participants sont informés en direct que la réunion est enregistrée et que l’enregistrement

commence. Pour mettre l’enregistrement en pause, cliquez sur le bouton .

Tous les participants sont informés en direct que l ‘enregistrement est en pause.

Pour arrêter définitivement l’enregistrement, cliquez sur le bouton .

Tous les participants sont informés en direct que l ‘enregistrement est arrêté.

Résultat escompté

L’enregistrement a été initié, suspendu ou arrêté selon vos actions et l’organisateur a le code

d’enregistrement de sa réunion.

123

Réécoute :


Vous êtes organisateur.

Vous pouvez accéder à l’enregistrement audio en vous connectant à votre espace collaboration.

Marche à suivre :

Pour écouter un enregistrement, connectez-vous à l’Espace Collaboration et dirigez-vous vers la rubrique

réunions « mes enregistrements». Vous avez accès à la liste des enregistrements effectués. Cliquez sur

l’enregistrement souhaité pour le réécouter.


L’organisateur a écouté son enregistrement.

. Haut de la page

124

Accéder à des actions sur les participants

Cette fonctionnalité est accessible à l’organisateur et au modérateur.


Vous êtes connecté à l’interface pilotage Audio.

Marche à suivre :

Un clic gauche sur le nom d’un participant, y compris celui de l’organisateur, vous donne accès au menu

contextuel qui vous permet de :

Gérer les informations affichées dans l’interface pour ce participant : vous pouvez

o Saisir ses nom et prénom en lieu et place de son numéro de téléphone (cas où il est

connecté à la réunion téléphonique mais pas à l’Espace Collaboration)

o Modifier ses nom et prénom s’ils sont affichés ; sachant que le participant peut également

modifier ses propres informations depuis son interface.

Cela vous permet, notamment avec l’activation de la visualisation du locuteur (voir visualiser qui parle),

d’avoir une bonne vision des échanges entre les participants.

Gérer l’état du micro du participant sélectionné : l’ouvrir ou le fermer.

Déplacer ce participant (en sous-réunion ou en réunion principale suivant le lieu où il se trouve).

Déconnecter simultanément ce participant de la réunion téléphonique et de l’interface de visualisation.

Haut de la page

125


La fonctionnalité « quitter » la conférence est accessible à tous les utilisateurs.

Vous êtes organisateur :



Marche à suivre :

Si vous souhaitez quitter la réunion l’interrompre, veillez à définir un autre organisateur au

préalable.

Voir donner le rôle d’organisateur.


réunion »

OU


Un message de confirmation s’affiche, cliquez sur « fermer la réunion » pour confirmer votre

choix.




Vous êtes participant :



Marche à suivre :


réunion »

OU

Cliquez directement sur la croix située en haut à droite de l’écran.


126







Ou bien mettre fin simultanément à la fonction de Web Conférence Multimedia Conference et à la

réunion téléphonique en raccrochant le téléphone

Haut de page

127

Astuce : pensez à installer le plugin

Outlook !

Vous pouvez désormais utiliser votre compte Office AWC pour organiser vos réunions !


Créer une réunion via le plugin Office AWC

Retour sommaire

128



Vous êtes connectés à l’Espace Collaboration. Vous possédez MS Office® 2003, 2007 ou 2010.

Marche à suivre :

Pour télécharger le plugin Office AWC, rendez-vous dans le menu « plugin Office AWC » de l’onglet « outils ».

Cliquez ensuite sur le bouton « télécharger le plugin ».

Installez ensuite le plugin Office AWC.

Haut de la page

129

Créer une réunion via le plugin Office AWC


Vous avez installé le plugin Office AWC.

Marche à suivre :

Pour créer une réunion AWC, créez un nouveau rendez-vous dans MS Office®.

Cliquez ensuite sur « ajouter une réunion ». Les informations de réunion vont se remplir automatiquement

dans le rendez-vous.

Vous pouvez ensuite inviter des participants.

Haut de la page

130

Nouveau !

Vous pouvez désormais utiliser Multimedia Conference depuis votre tablette ou sur votre PC sans avoir à

installer le logiciel !

Le parcours de création de la conférence est le même qu’avec l’utilisation d’un logiciel téléchargé (voir

Espace Collaboration).

Rejoindre la conférence

Présentation de l’interface

Fonctionnalités « participants »

Inviter par téléphone

Gérer les rôles en conférence

Etablir une conversation publique

Etablir une conversation privée

Fonctionnalités « options avancées »

Présenter un document

Transférer un fichier

Ouvrir un site web

Retour sommaire

131

Rejoindre la conférence

NB : La création d’une réunion immédiate ou programmée se fait de la même manière qu’avec le logiciel

Multimedia Conference installé.


Vous êtes sur PC et vous n’avez pas installé le logiciel Multimedia Conference ou vous utilisez notre service

sur votre tablette.

Marche à suivre :

Pour rejoindre la conférence :

Si vous avez programmé votre réunion :

Si la réunion est immédiate, cliquez sur « commencer la réunion » lors de sa création

Une fenêtre s’ouvre vous demandant l’installation du

logiciel Multimedia Conference ou des modules

complémentaires.

Cliquez sur « annuler ».

La fenêtre pop-up se ferme, cliquez alors sur « rejoindre

la réunion » pour rejoindre votre conférence en client

HTML5.

pour rejoindre une réunion, il vous suffit d’en

sélectionner une et de cliquer sur ce bouton

132

La fenêtre pop-up se ferme, cliquez alors sur « rejoindre la réunion » pour rejoindre votre conférence en client

HTML5.

Haut de la page

Présentation de l’interface client HTML5


Vous êtes sur PC et vous n’avez pas installé le logiciel Multimedia Conference ou vous utilisez notre service sur votre tablette.

Marche à suivre :

Vous disposez des fonctionnalités principales de Multimedia Conference :

Fonctionnalités principales « participants » :

› Inviter des participants par téléphone

› Gérer les rôles en conférence

› Etablir une conversation avec un ou plusieurs participants

Fonctionnalités de présentation de documents via le panneau : « options avancées »

› Présenter un document bureautique

› Transférer un fichier

› Ouvrir un site web

Attention les fonctionnalités suivantes ne sont pas disponibles dans le client HTML 5 :

Partage d’application et de bureau,

Webcam,

Ouvrir un tableau blanc » et « lancer un questionnaire »

Vous devez télécharger et installer le logiciel Multimedia Conference pour y accéder.

Haut

de la

page

133

Inviter par téléphone



sur votre tablette.

Marche à suivre :

Vous pouvez appeler un participant grâce à cette option.

Ensuite une fenêtre va s’ouvrir, vous devrez la compléter en indiquant le

numéro de téléphone de la personne à inviter, ainsi que son nom et son

prénom.

Vous pouvez également cocher la case pour que la personne puisse saisir des commandes depuis son

clavier mobile :

Haut de la page

une fois les champs

remplis,, cliquez sur

« lancer l’appel »

134

Gérer les rôles



sur votre tablette.

Marche à suivre :

Cette option permet à un participant de présenter à son tour des documents

ou de transférer les droits d’organisateurs.

Après avoir cliqué, une fenêtre s’ouvrira, vous n’aurez plus qu’à choisir le

participant désiré :

Haut de la page

une fois le participant choisi,,

cliquez sur « donner le rôle»

nom du participant

135

Etablir une conversation publique



sur votre tablette.

Marche à suivre :

Pour démarrer une conversation avec l’ensemble des participants, cliquez

sur « conversation avec tous les participants »

Après avoir cliqué, une fenêtre s’ouvrira en bas à gauche dans l’Espace

Collaboration, vous pourrez alors écrire votre message et dialoguer avec

les autres participants :

Haut de la page

Après avoir écrit,

cliquez sur

« envoyer »

136

Etablir une conversation privée


Vous êtes sur PC et vous n’avez pas installé le logiciel Multimedia Conference ou vous utilisez notre service sur votre

tablette.

Marche à suivre :

Pour démarrer une conversation avec l’ensemble des participants, cliquez sur

« conversation avec certains participants »

Après avoir cliqué, une fenêtre s’ouvrira au centre, vous devrez alors sélectionner

le(s) personne(s) avec qui vous voulez parler :

Une fois le participant choisi,

cliquez sur « discuter avec »

137

Présenter un document



sur votre tablette.

Marche à suivre :

Cette option vous permet de présenter* un document bureautique (doc, pdf,

ppt, xls) à l’ensemble des participants.

Les participants pourront le visualiser mais ne pourront pas le télécharger ni

l’annoter.

Pour projeter le document à tous, cliquez sur le document et choisissez

ensuite « projeter (à tous) » dans le menu déroulant qui apparaît.


* Les documents présentés lors d’une conférence sont conservés 90 jours sur les serveurs Orange Business

Services

Haut de la page

138

Transférer un fichier



sur votre tablette.

Marche à suivre :

Cette option vous permet de transférer un fichier (doc, pdf, ppt, xls) à

l’ensemble des participants.

Les participants pourront ensuite télécharger ce document.

Pour télécharger le document, cliquez sur le document et

choisissez ensuite « enregistrer » dans le menu déroulant qui

apparaît.

Haut de la page

139

Ouvrir un site web



sur votre tablette.

Marche à suivre :

Cette option vous permet de présenter un site web aux participants.

Indiquez ensuite le web désiré puis cliquez sur le bouton « ajouter ».

Le lien vers le site web est ajouté dans le panneau latéral gauche

« options avancées », les participants peuvent alors l’ouvrir sur leur

navigateur.

Haut de la page

140

Nous contacter

Remplir le formulaire de contact

A droite de la page de connexion de l’Espace Collaboration, vous disposez d’un lien « nous écrire », vous

donnant accès à un formulaire de contact.

Remplissez précisément ce

formulaire, un conseiller du service

client Orange Business Services

prendra contact avec vous dans les

meilleurs délais.

Retour sommaire

141

Joindre le service client directement

par téléphone : 0810 456 789

par mail : [email protected]

Modifier mon offre

Pour nous signaler un changement de coordonnées gestionnaire, vous abonner à un service de conférence

ou modifier votre offre, rendez-vous sur votre espace client :

http://www.orange-business.com/fr/entreprise/contenus/espaces-clients/commandeauthentification.jsp

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mailto:[email protected]

http://www.orange-business.com/fr/entreprise/contenus/espaces-clients/commandeauthentification.jsp

Documents

Bienvenue dans - Espace Collaboration · 2 Audio et Web Conférence Globale Manuel du portail d’accès A quoi sert l’Espace Collaboration ? Vous êtes organisateur Vous êtes