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Bienvenue dans le site de démonstration AvuerAvertissementLe site de démonstration Avuer est une plateforme en accès libre de la solution complète (ligne Premium).
Ce site est totalement opérationnel avec la plupart des fonctionnalités actives.
Seul l’accès « administration », c’est-à-dire l’accès au paramétrage de l’application, a été occulté.
Cette plateforme est accessible par tout le monde en temps réel et chacun peut y effectuer ses propres enregistrements. Cela permet de prendre conscience de la simplicité de saisie des informations, de la facilité d’accès aux différentes fonctionnalités et de la vitesse de réponse de l’application en ligne quelle que soit la qualité de la liaison.
En revanche, en l’absence de toute connaissance préalable de l’application et de toute possibilité de paramétrage adapté à votre activité, elle ne permet pas d’obtenir une lecture ordonnée des informations que vous saisirez.
Cette base de test est « régénérée » toutes les nuits, c’est-à-dire que les informations que vous aurez saisies dans la journée seront effacées pour revenir à la version d’origine.
Guide de découverte du site de démonstration de la solution AvuerPour comprendre l’application, ses grands principes et sa puissance, nous vous conseillons de lire attentivement ce guide. Il vous aidera dans sa découverte et vous permettra d’en appréhender ses principales fonctionnalités.
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1 | Accès à la base de démonstration AvuerDans votre navigateur, saisissez l’adresse de votre base de démonstration : http://demo.intra-net.fr
Avuer a été conçu pour le Web. Un simple navigateur Web suffit pour disposer de toute la puissance et de la sécurité d’accès à vos données, aucun matériel informatique compliqué n’est nécessaire ni aucune compétence particulière en informatique : un simple navigateur Web suffit !
Saisissez votre login (identifiant) de test : « [email protected] »
Saisissez votre mot de passe : « demo »
Vous êtes maintenant sur votre environnement de travail Avuer.
À l’ouverture, vous accédez directement à votre liste personnelle de sociétés.
Avant d’aller plus loin, lisez attentivement ce qui suit.Bonne découverte.
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2 | Scénario de la présentationMaintenant que vous êtes connecté, vous êtes Monsieur Je Teste de la société MaSociété, basée à Bourg-lès-Valence dont l’activité est le design.
À ce titre, vous êtes amené à facturer des services (études par exemple), des travaux (aménagements de locaux par exemple) ou de la vente d’objets (des produits achetés ou élaborés par votre société).
Pour plus de compréhension, nous n’avons volontairement enregistré que très peu d’informations dans cette base de test. La lecture d’une activité qui n’est pas la vôtre en sera plus simple.
Pour vous présenter Avuer, nous avons imaginé le scénario le suivantVotre société (MaSociété) a débuté son activité le 1er janvier 2010.
Au cours du mois de janvier 2010 elle a réalisé les opérations suivantes :
+ Commandé chez un fournisseur, « MonFournisseur », un produit de la marque « LaMarque » et approvisionner votre stock de ce produit ;
+ Fait une proposition commerciale (de négoce) à un client, « MonClient », qui a donné lieu à une commande, puis, à la livraison des produits commandés à partir du stock. Le client a ensuite été facturé (affaire P 001) ;
+ Fait une deuxième proposition commerciale (de négoce) à « MonClient » qui a donné lieu à l’interrogation du fournisseur « MonFournisseur ». Le client a accepté la commande, vous avez commandé les produits à « MonFournisseur », livré et facturé le client et reçu la facture du fournisseur (affaire P 002) ;
+ Fait une troisième proposition commerciale (de service cette fois) à « MonClient », (intervention sur site), réalisé la prestation et la facturer (affaire S 001) ;
+ Enfin, reçu le cahier des charges d’un deuxième client « MonAutreClient » pour la réalisation de travaux d’aménagement qui supposent sous-traitance technique et vente de produits. Pour élaborer le devis, vous avez interrogé votre sous-traitant « MonSousTraitant » et votre fournisseur « MonFournisseur », établi le devis au client, enregistré la commande, réceptionner le matériel, réalisé les travaux, livré et facturé le client et enregistré les factures de vos fournisseurs.
Les différentes étapes de ces opérations ont été enregistrées dans la base de démonstration.
La connaissance de ce scénario vous aidera à mieux comprendre l’enchainement des processus dans Avuer et les pièces qui s’y rapportent.
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3 | Découvrez les différents modules fonctionnelsRegardez la barre de menu à gauche. Elle vous permet d’accéder aux différents modules d’Avuer
Société
Regroupe les informations concernant vos tiers principalement vos clients et fournisseurs mais également vos banques et autres organismes liés à l’activité de votre entreprise.
Personnes
Regroupe les personnes « physiques » de l’annuaire de votre société. Une personne peut être rattachée (et donc liée) à une société, la quitter, être rattachée à une autre société ou aucune ou encore à plusieurs…
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Affaires
C’est le cœur de votre activité. Le module Affaires regroupe l’ensemble des « affaires » (ou dossiers) qui constituent votre activité les projets lors de votre prospection, les propositions commerciales, les affaires en production, celles en facturation mais également les affaires clôturées ou perdues. Les affaires peuvent avoir plusieurs statuts paramétrables internes pour les affaires de gestion et de frais généraux (administration interne par exemple), négoce, services, export ou sous-traitance dans votre base de test. Tout cela étant bien sûr paramétra-ble dans l’interface de gestion de votre solution (occulté dans la version de démonstration). Une affaire doit impérativement être liée à une société ou à une personne. C’est la raison pour laquelle elles ne peuvent être créées qu’à partir de l’un de ses deux modules.
Évènements
C’est un outil puissant qui permet d’enregistrer et de visualiser l’ensemble des actions à réaliser dans votre société et de saisir les temps de chaque collaborateur (lorsque votre société gère les temps). Par défaut vous ne voyez que votre liste personnelle d’évènements classés par priorité.
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Documents
Regroupe l’ensemble des documents que vous avez importé dans votre Avuer. Il s’agit d’une GED puissante qui vous permet d’avoir immédiatement accès, en direct dans ce module ou automatiquement à partir d’une pièce ou d’une affaire, à vos documents PDF (dans cette version de démonstration). Vous pouvez y regrouper vos factures fournisseurs, mais également tous les documents numérisés qui peuvent être nécessaires de sécuriser et de rendre accessible à portée de « clic ».
Produits
Comme son nom l’indique, il s’agit de votre catalogue « produit » (dans le cas d’une activité de négoce) ou de « services » (dans le cas de prestations de service). Dans ce dernier cas, seules de grandes rubriques définiront votre activité. En revanche, dans une activité de négoce, la précision du détail n’a pas de limite (référence, couleur, taille, etc.). Dans votre base de démonstration, nous n’avons enregistré que quelques produits ou services.
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Pièces
Regroupe toutes les « pièces » de votre entreprise.
On entend par pièce les éléments chiffrés constitutifs d’un dossier devis, commandes, bons de livraison, factures, etc. La puissance d’Avuer s’exprime dans l’élaboration et l’organisation de ces pièces (paramétrables).
Après paramétrage du système vos pièces et leurs possibilités de modification répondent précisément aux impératifs de flux de votre activité.
En effet, chaque pièce répond a des règles définies de transformation de l’une vers l’autre, de début ou de fin de cycle. Par exemple, dans votre version de démonstration, un devis est une pièce de début de cycle qui peut se transformer en un autre devis (dans le cas où une modification de la proposition commerciale s’impose), en commande ou en refus (dans le cas où l’affaire n’est pas remportée) une commande se transformera en bon de livraison et/ou en facture mais peut constituer également une passerelle pour générer la commande fournisseur et débuter un cycle d’achat.
Tout cela est automatique !
Un paramétrage très simple s’effectue lors de l’installation de la solution pour « coller » au plus près de la réalité de fonctionnement de votre activité, et ce une fois pour toutes. Par défaut, vous accéder aux pièces que vous avez réalisées personnellement pour vous permettre une visibilité synthétique sur vos propres travaux mais en sélectionnant « groupe » dans le menu « perso », vous accédez à l’ensemble des pièces de l’entreprise.
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Groupes
Dans ce module, vous pouvez créer toutes sortes de groupes de « sociétés », de « personnes », « d’affaires », « d’évènements », de « documents », de « produits » ou encore de « pièces ».
La création de groupes est particulièrement efficiente pour la gestion de votre activité com-merciale. Dans votre base de démonstration, nous avons réalisé 3 groupes qui ne contiennent chacun que 2 fiches mais aucune limite de nombre n’est imposée.
Rapports
C’est l’accès aux tableaux de bord de votre solution Avuer. En standard, Avuer est livré avec un grand nombre de rapports préparamétrés, classés par rubriques (« Suivi de l’activité », « Sociétés », « Personnes », « Affaires », « Évènements », « Produits ou services », « Pièces et comptabilité ») qui couvrent la plupart des besoins de visibilité d’une entreprise sur son activité.
Avuer est également livré avec un puissant moteur de construction de rapports (non accessible dans votre version de démonstration) qui vous permet de réaliser tous les rapports dont vous souhaiteriez disposer.
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4 | Et maintenant, à vous de jouer !Commencez par explorer les menus.
N’enregistrez pas de données avant d’avoir exploré votre nouveau territoire
Essayer de comprendre quels éléments se rapportent aux scénarios décrits plus hauts.
Testez les rapports.
Découvrez le contenu d’une fiche et ce à quoi elle permet d’accéder.
Par exemple, dans le menu « Sociétés », cliquez sur « MonClient ». Vous découvrez une nouvelle fenêtre en haut une vision synthétique des données enregistrées dans la fiche MonClient, en bas une barre d’onglets qui vous permet d’accéder à tout l’environnement concernant MonClient.
Infos fiche
Les données historiques de la fiche MonClient auxquelles s’ajoute une liste de rapports qui sont directement accessibles à partir d’une fiche société.
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Adresses
Les adresses de la société MonClient le siège, les points de vente, les entrepôts ou tout autre site dont il vous est nécessaire de référencer l’adresse.
Personnes
Les contacts liés à MonClient. Ne cliquez pas tout de suite sur un contact, vous quitterez le module « société » pour accéder au module « Personnes » dans lequel se trouve la fiche de votre contact. En effet, à partir d’ici, vous accédez directement à la fiche du contact. Trop tard, vous l’avez déjà fait ? Pas de panique, vous pouvez revenir automatiquement sur la fiche précédente par la flèche arrière de votre navigateur ou mieux accéder directement à cette fiche dont vous retrouverez le titre dans la barre d’historique située en bas de l’écran.
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Affaires
Regroupe les affaires liées à MonClient. De même cliquer sur une affaire vous conduit directement à l’affaire correspondante.
Évènements
Regroupe les actions à réaliser pour le compte de MonClient. Par défaut la liste vous propose les actions à réaliser à la date du jour (ou celles en retard) mais dans le menu déroulant « aujourd’hui », vous pouvez élargir votre visibilité sur une période plus distante. Essayer « Dans le trimestre ».
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Documents
Vous retrouvez dans cet onglet les documents spécifiques à la société MonClient. Dans notre version test, nous avons chargé une page PDF factice « Brochure MonClient ».
Pièces
Ce sont ici l’ensemble des pièces liées au client. Ici comme partout, vous pouvez effectuer de multiples sélections pour isoler la catégorie ou le statut d’une pièce ou encore effectuer une recherche spécifique.
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Dossier
Un onglet paramétrable où vous pouvez ajouter des champs d’informations nécessaires à votre activité. Dans votre base de démonstration vous y trouverez un champ « Mode de règlement », « RIB » et « Code Siret » mais à partir de la console d’administration l’on peut y ajouter tout type d’information (par exemple « Encours maximum autorisé » ou encore « Date de création », etc.).
Relations
Vous permet de lier la fiche dans laquelle vous vous trouvez à une autre fiche de quelque na-ture que ce soit. Nous avons par exemple lié ici la société « MonClient » avec la personne qui nous a mis en relation avec ce client : « Monsieur Le Banquier ».
Cette fonction est fondamentale dans Avuer car c’est elle qui permet notamment d’associer une affaire aux fournisseurs qui s’y rapportent. Bien sûr ici également, vous disposez en standard de la plupart des relations nécessaires mais vous pouvez toutes sortes de relations spécifiques.
Dans le module « Affaires », cliquez sur une affaire, par exemple l’affaire G 001, « Réalisation de travaux… ». Vous découvrez alors un autre onglet « Historique ».
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Historique
Cet onglet vous permet d’accéder au tableau de bord de votre affaire, véritable vision synthétique de l’état financier d’une affaire. Vous y trouvez les dates clés, l’état d’avancement financier du dossier (vente et achat par client et fournisseur) ainsi qu’un bilan financier de l’affaire intégrant le cout du temps passé sur l’affaire (lorsqu’applicable).
Dans l’affaire « G 001 » qui regroupe service et produit, vous comprendrez aisément le résultat et l’intérêt de cette fonction.
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Continuez votre découverte.N’hésitez pas à cliquer sur l’ensemble des éléments « cliquables », vous ne risquez pas de commettre d’erreurs, aucune fausse manœuvre n’est possible sans enregistrement de données.
Au court de votre parcours vous découvrirez certainement le masque de saisie de temps du menu « Évènements », le masque de saisie d’un produit ou d’un service, l’onglet « Pièces financières » qui permet un contrôle en temps réel des règlements ou encore la fenêtre de « Saisie en lot » sur laquelle vous pouvez vous attarder un moment.
Saisie en lot
La fenêtre de « Saisie en lot » permet de traiter les documents importés dans la solution et de les associer aux éléments auxquels ils se rapportent (à une affaire par exemple ou encore à une société ou à une pièce).
Dans la version de démonstration nous avons « envoyé » 2 documents pour vous permettre d’essayer la puissance de cette fonction la première page d’un cahier des charges virtuel émanant de la société « WorldCie » - prospect identifié dans Avuer - et la première page des annexes à ce cahier des charges.
Vous pourrez vous amuser à associer ces documents à la ressource à laquelle ils se rapportent. En l’occurrence dans ce cas, il s’agit de la société « WorldCie » puisqu’aucun dossier n’est encore ouvert pour cette société.
Pour ce faire, il vous suffit - comme d’ailleurs un peu partout dans Avuer - de saisir, dans la zone « Associer ce document à une ressource », les premières lettres de la ressource (Wo…), ensuite un menu déroulant vous proposera automatiquement « WorldCie ». Sélectionnez « WorldCie » et valider.
L’écran suivant vous permet de vérifier vos informations et d’associer à votre document des mots clés pour mieux les référencer. Dans la fenêtre « Attributs », essayer de saisir « c… », l’application vous proposera « Cahier des charges ». Sélectionner ce mot-clé, validez (« Créer » puis « Suite »), c’est tout.
Vous pouvez maintenant essayer d’importer vos propres documents. Pour ce faire choisissez un document PDF dans votre ordinateur et envoyez-le en pièce jointe à un mail à l’adresse « [email protected] ». Quelques secondes plus tard vous retrouverez votre document dans la fenêtre de « Saisie en lot ».
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Terminez votre tour d’horizon par le menu « rapports ».Examinez les rapports qui vous sont proposés et comprenez pourquoi Avuer vous permettra une visibilité exceptionnelle de votre activité.
Enfin, dernier petit tuyau avant de vous laisser partir à l’aventure et enregistrer vos propres données cliquez sur le logo « Avuer », en haut à gauche de l’écran. Vous y découvrirez un tableau de synthèse personnalisé paramétrable des rapports.
Nous y avons sélectionné 3 rapports « Factures non réglées par société », « Principaux tiers débiteurs » et « Balance des tiers », mais vous pouvez paramétrer vous-mêmes votre propre configuration. Pour cela, cliquez sur le titre « Synthèse » et vous accèderez à la fenêtre de paramétrage de cette fonction.
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N’hésitez pas à faire des bêtises !C’est normal lors de la prise en main d’un outil aussi performant.
Sachez cependant que ce qui ne vous semble pas évident aujourd’hui sera un jeu d’enfant demain car à l’issue du paramétrage de votre solution personnelle à partir des données de votre société, Avuer n’aura plus de secret pour vous !
