Bienvenue à la Web Conférence« Actions intermédiaires pour

préparer la clôture »

10 juillet 2018

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Introduction

1) Une utilisation correcte des objets de gestion

2) Une mise à jour régulière des objets de gestion

3) L'anticipation des opérations de fin d'exercice

4) Arrêtés intermédiaires

5) Pré-Clôture

6) Le calendrier de clôture

7) Focus sur les transmissions de fichiers à l’infocentre des EPN

Conclusion

Questions / réponses

Webconférence : Actions intermédiaires pour préparer la clôtureSommaire

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La date de clôture des comptes correspond à la date du dernier jour del'exercice auquel se rapportent les états financiers, à savoir le 31 décembre del'année N. La date définitive d'arrêté des comptes doit être mentionnée dansl'annexe.

La clôture des comptes garantit le correct rattachement des charges et desproduits à l'exercice, pour ce faire, un ensemble de travaux doit être réalisé.Les travaux de fin d'exercice permettent de :

• réaliser les opérations d'inventaire ;

• clôturer l’exercice en cours et d'ouvrir l’exercice suivant ;

• assurer la continuité de gestion et le respect du principe d’annualité qui permet une vision exhaustive, sincère et fidèle du résultat patrimonial de l’entité, ainsi qu’une comparaison de son activité et de sa gestion d’un exercice à l’autre.

Webconférence : Actions intermédiaires pour préparer la clôtureIntroduction

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L'objet de gestion est l'élément central des différents processus de la dépenseet de la recette du nouveau mode de gestion issu du décret GBCP :

• Il est le point d'entrée du processus (en lieu et place des comptes de comptabilité générale dans l'ancien mode de gestion « RGCP ») ;

• Il détermine les impacts budgétaires et comptables de chaque opération ;

• Il est au cœur de la confection des états du compte financier. En effet, l'objet de gestion va être la source d'alimentation des états du compte financier, il est primordial que le correct objet de gestion soit utilisé pour chaque opération afin qu'à la clôture, le renseignement des états du compte financier puisse être mené.

Au sein de certains organismes, le recours à l'opération diverse (OD) est trop fréquent et ne permet pas à l'organisme de renseigner correctement les états de son compte financier en fin de gestion.

Webconférence : Actions intermédiaires pour préparer la clôtureUne utilisation correcte des objets de gestion

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Webconférence : Actions intermédiaires pour préparer la clôtureUne mise à jour régulière des objets de gestion

Bonne pratique 1 : Pour résorber la charge de travail liée à la fin de l’exercice,il est fortement préconisé de mettre à jour très régulièrement les objets degestion.Ce suivi permet d’identifier les opérations à anticiper et à mener avant la fin dela clôture (relance des fournisseurs pour obtention des factures par exemple) .

Emission, mise à jour (correction) et clôture des engagements juridiques (EJ) ; Retrait d’engagement lorsque cela est nécessaire (disparition de l’obligation ou

lorsque les consommations de CP ont été inférieures aux consommations d’AE),afin de garantir un montant correct de restes-à-payer (RAP) ;

Constatation et certification des services faits (SF), et corrections le cas échéant; Émission et mise à jour des demandes de paiement (DP), voire suppression.

Les objets de gestion étant liés entre eux, il est essentiel d’avoir une approchesur l’ensemble du processus de la dépense pour chaque cas traité. Parexemple, clôturer un EJ requiert d’avoir certifié tous les services faits et payétoutes les DP s’y rapportant.

DÉPEN

SE

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Webconférence : Actions intermédiaires pour préparer la clôtureUne mise à jour régulière des objets de gestion

Émission et mise à jour (correction) des titres de recette; Recensement et suivi au fil de l’eau des encaissements réalisés et

vérification de l’existence d’un titre dans l’outil; Rapprochements entre les titres émis et les encaissements s’y rattachant; Suppression des titres non validés et qui n’ont plus lieu d’être.

RECETTE

Bonne pratique 1 : Pour résorber la charge de travail liée à la fin de l’exercice,il est fortement préconisé de mettre à jour très régulièrement les objets degestion.Ce suivi permet d’identifier les opérations à anticiper et à mener avant la fin dela clôture (relance des fournisseurs pour obtention des factures par exemple) .

Le rapprochement du titre et de l’encaissement constitue une étape cruciale :elle permet de fiabiliser le solde budgétaire et de garantir l’articulation entreles deux comptabilités.

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Webconférence : Actions intermédiaires pour préparer la clôtureUne mise à jour régulière des objets de gestion

Traitement des titres non validés ou validésmais non pris en charge au 31/12 : Lestitres n’ayant pas pu être validés avant le31/12 donneront lieu à l’écriture d’unproduit à recevoir (PAR).Traitement des titres pris en charge en Ndont une partie des produits se rattache àN+1: Comptabilisation d’un produitconstaté d’avance (PCA) en périoded’inventaire.

La mise à jour régulière des objets de gestion garantit la bonne prise encompte des impacts en comptabilité budgétaire et/ou générale, et conditionnela bonne articulation entre les deux comptabilités. Tout retard pris dans la miseà jour des objets de gestion aura une incidence sur la chaîne financière.

Traitement des cas de réception sansservice fait ou avec service fait constatémais non certifié au 31/12 :Comptabilisation d’une charge à payer àcomptabiliser (CAPAC) en périoded’inventaire.Traitement des cas de dépensescomptabilisées en N dont une partie serattache à N+1 : Comptabilisation d’unecharge constatée d’avance (CCA).

RECETTE DÉPENSE

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Webconférence : Actions intermédiaires pour préparer la clôtureL'anticipation des opérations de fin d'exercice

Bonne pratique 2 : Travail conjoint de l'agent comptable, de l'ordonnateur et, le caséchéant, du contrôleur de l'organisme afin de préparer la clôture de l'exercice tout au longde l'année

Élaboration, dès la fin juin, d'un calendrier de clôture partagé entre l’ordonnateur et l’agentcomptable, complété d’une note conjointe précisant :

• les échéances ;

• les services responsables ;

• une cartographie des chantiers par cycles etprocessus décliné sous forme de plan d'action

Organisation de réunions régulières de suivi de ce plan d’action individualisé

Désignation d'un « pilote des travaux de fin d'exercice» chargé de la coordination et du suivide l’ensemble des travaux de clôture via des outils de suivi actualisés (tableaux de bord...)

Élaboration d'un dossier de clôture et de révision qui est alimenté tout au long de lapériode ;

Un guide de clôture des comptes des organismes publics de l’État soumis aux règles de lacomptabilité publique, élaboré par la DGFiP, est disponible sur : Budget +(https://budgetplus.finances.gouv.fr/), le site de la performance publique, l'intranet Ulysse de laDGFiP ainsi que sur impots.gouv.fr/portail/organismes-publics

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Webconférence : Actions intermédiaires pour préparer la clôture

Les arrêtés intermédiaires permettent de rendre l’exercice de clôture des comptesmoins lourd et de meilleure qualité. Ils consistent à :

• analyser les postes clients et fournisseurs non soldés ;• relancer les fournisseurs concernant les services faits certifiés n’ayant pas

donné lieu à facturation ;• procéder aux relances des créanciers ;• apurer les comptes d’imputation provisoire et autres comptes de tiers ;• effectuer des contrôles de cohérence des soldes entre comptabilité auxiliaire

et comptabilité générale ;• contrôler les stocks pour leur intégration en comptabilité ;• rapprocher inventaire physique / comptabilité auxiliaire / comptabilité

générale.• Faire un états des lieux des AE non consommés (clôture, annulation des

reliquats) et des restes à payer pour les organismes appliquant la comptabilitébudgétaire.

Bonne pratique 3 : réaliser des arrêtés intermédiaires et/ou des arrêtés ponctuels thématiquesLa réalisation d’arrêtés intermédiaires et/ou d’arrêtés ponctuels thématiques (sur les contrats, les immobilisations..) afin de s’assurer d’une bonne répartition des travaux et d’éviter un report sur les dernières semaines de l’exercice.

Des arrêtés intermédiaires

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Webconférence : Actions intermédiaires pour préparer la clôturePré-clôture

Les pré-clôtures consistent à clôturer par avance des cycles de gestion prédéfinis,puis à recenser ultérieurement les éléments ou événements intervenus entre cesdates de pré-clôture et celle d’arrêté des comptes susceptibles de remettre encause les évaluations réalisées.

Les cycles de provisions pour risques et charges, mises en service et sortiesd’immobilisations et prises en compte des risques relatifs aux créances clients seprêtent particulièrement à ce type d’approche.

La mise à jour des immobilisations incorporelles (compte 20), corporelles (compte21) ou en-cours (compte 23) permet de conditionner la bonne qualité d’uninventaire physique.

Le recensement de la qualité des comptes de tiers vis à vis des débiteurs, etnotamment la mise à jour du compte 416 (clients douteux ou litigieux), est uneopération indispensable.

Bonne pratique 4 : réaliser une ou plusieurs pré-clôturesUne ou plusieurs pré-clôtures de certains cycles d’opérations à évolution lente peuventutilement être mises en place au cours du dernier trimestre.

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Un organisme arrête ses comptes au 31 décembre. Après cette date s’ouvre unepériode d’inventaire d’un mois au cours de laquelle il comptabilise l'ensemble desopérations d’inventaire : charges à payer à comptabiliser (CAPAC), produits à recevoir,charges constatées d’avance, produits constatés d’avance, amortissements, stocks etprovisions…*

Rappel des dispositions relatives au rattachement à un exercice des charges etproduits :

Depuis le décret n°2005-387 du 19 avril 2005, la période complémentaire a été supprimée. La période d'inventaire n'est pas une période complémentaire, ainsi tout service fait qui intervient au-delà du 31/12/N aura des conséquences comptables uniquement sur N+1.

Webconférence : Actions intermédiaires pour préparer la clôtureLe calendrier de clôture : La période d’inventaire

Charges Produits

Le critère de rattachement à l’exerciceest le service fait. Toutes les chargescorrespondant à des services faitsconstatés au cours d’un exercice doiventêtre comptabilisées au titre de cetexercice.

Le critère de rattachement à l’exercice est l’acquisition du droit. Ventes de biens : livraison de ces biens Prestations de services : réalisation de ces prestations Subventions : conditions d’octroi du droit

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Webconférence : Actions intermédiaires pour préparer la clôtureLe calendrier de clôture La période d’inventaire

La circulaire relative à la gestion budgétaire et comptable des organismes etdes opérateurs de l’État pour 2019 sera diffusée prochainement ; elle préciserale calendrier de clôture des comptes pour les comptes clos au 31 décembre2018 :

Après cette date, les seules modifications autorisées sont liées soit àl'intervention des commissaires aux comptes, du comité d'audit ou de l'organedélibérant.

31 janvier 2019 : date limite de transmission à l'Infocentre des EPN de la DGFiPdes comptes 2018 avant affectation du résultat, mais intégrant l'ensemble desopérations d'inventaire, y compris les amortissements et provisions (fichiers05).

• Si cette date ne peut être respectée, l'agent comptable en informe le bureau CE-2B en expliquant les raisons et en indiquant la date prévisionnelle de remontée.

• Si une nouvelle version du fichier 05 est transférée et vient annuler la version précédente, l'agent comptable en informe sans délai le bureau CE2B en indiquant les modifications apportées.

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La circulaire relative à la gestion budgétaire et comptable des organismes et desopérateurs de l’État pour 2019 précisera le calendrier de clôture des comptes pour lescomptes clos au 31 décembre 2018 :

L'agent comptable :

• effectue un contrôle de cohérence entre les fichiers 06 et le compte financier arrêté par l'organe délibérant ;

• informe le bureau CE-2B de toute transmission de fichiers postérieurs à cette date en expliquant les raisons.

28 février 2019 :Date limite de transmission des comptes définitifs arrêtés par l'organe délibérant (= fichiers 06 qui correspondent aux fichiers 05 après détermination du résultat par solde des comptes de charges et de produits et affectation du résultat).

Webconférence : Actions intermédiaires pour préparer la clôtureLe calendrier de clôture Le compte financier

16 mars 2019 * :Date limite d'arrêté du compte financier par l'organe délibérant ;

*Exceptions : GCS, Grands ports maritimes : 30 juin 2019

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Les états financiers soumis au vote du conseil d’administration :

30 avril 2019 :Date limite de dépôt et de scellement du compte financier dématérialisé dans des EPN de la DGFiP pour mise à disposition du juge des comptes.

Webconférence : Actions intermédiaires pour préparer la clôtureLe calendrier de clôture Le compte financier

Organismes soumis à la comptabilité budgétaireOrganismes non soumis à la comptabilité

budgétaire

Compte financier (pour vote de l'organe délibérant) :- Bilan- compte de résultat- Annexe- Tableaux des autorisations d'emploi et des

autorisations budgétaires en exécution- Tableaux sur l'évolution de la situation patrimoniale- Tableau d'équilibre financier en exécution

Compte financier (pour vote de l'organe délibérant) :

- Bilan- compte de résultat- Annexe- Tableaux sur l'évolution de la situation patrimoniale

Exceptions :GCS : au plus tôt après la délibération de l'organe délibérant.Grands ports maritimes : début août.

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Cette transmission comprend les piècesprévues par l'arrêté du 10 janvier 2014fixant la liste des documents transmis aujuge des comptes. Elle est réalisée vial'infocentre des EPN de la DGFiP.

Une procédure de scellement, par l'agent comptable, du compte financier afin de lerendre définitif et non modifiable est introduite.

Janvier 2017 Février 2017 Mars 2017 Avril 2017

Webconférence : Actions intermédiaires pour préparer la clôtureFocus sur les transmissions des fichiers à l’infocentre des EPN

Janvier N+1 Février N+1 Mars N+1 Avril N+1

Fin de la période

d'inventaire (il

n'existe pas de journée complémen

16 mars N+1 : date limite pour l'arrêt des comptes

par l'organe

30 avril N+1 :date limite de transmission du compte financier

dématérialisé dans

EPN InfocentreCour des comptes

Archivage

Périoded’inventaire

Vote du compte fi en CA

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Webconférence : Actions intermédiaires pour préparer la clôtureFocus sur les transmissions des fichiers à l’infocentre des EPN

Liste des fichiers mensuels et de rang 05 et 06 qui doivent être remontés dans l'infocentre.

18Rappel des états du compte financier et de leur mode de transmission attendu selon que l'organismeest soumis ou non à la comptabilité budgétaire

Webconférence : Actions intermédiaires pour préparer la clôtureFocus sur les transmissions des fichiers à l’infocentre des EPN

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Webconférence : Actions intermédiaires pour préparer la clôtureConclusion

La clôture des comptes doit être préparée et anticipée tout au long del'année.

Les échéances calendaires précisées dans ce support sont réglementaires,le bureau CE-2B de la DGFiP doit être informé de tout retard detransmission en expliquant les raisons de ce retard.

L’anticipation des travaux d'inventaire constitue un des leviers majeurspour que l’organisme soit en mesure de transférer à l’Infocentre desdonnées de qualité dans les délais requis, afin notamment d’assurer unevalorisation sincère de l’établissement au compte 26 de l’État.

Infocentre

Pour rappel, le nouveau mode de gestion GBCP fait de l'objet de gestion,l'élément central de la chaîne de la dépense et de la recette car c'est lechoix de tel objet de gestion qui détermine les impacts en comptabilitésbudgétaire et générale. Il est important que les objets de gestion soientcorrectement utilisés en cours de gestion pour vous permettre d'élaborerles états du compte financier.

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Webconférence : Actions intermédiaires pour préparer la clôture

Questions / Réponses

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