Bilan de santé pour petites entreprisesComment votre entreprise se porte-t-elle?

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Les quatre aspects clés de la santé d’une entreprise | 3

Gestion et exploitation | 4

Marketing | 6

Questions financières et juridiques | 8

Ressources humaines | 9

Prochaine étape | 10

Table des matières

AreteMD RH inc. fournit aux employés et aux entreprises des services d’aide par l’entremise d’un réseau national de professionnels dans les secteurs psychosocial, juridique et financier.

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Les quatre aspects clés de la santé d’une entrepriseLa santé d’une entreprise est tributaire de la manière dont tous ses aspects clés sont gérés. Un propriétaire d’entreprise futé peut éviter des problèmes en sachant précisément ce qui freine sa croissance et son succès.

En faisant régulièrement le point sur la santé de votre entreprise, vous cernez ses forces et ses faiblesses. Tout comme un examen médical, le bilan de santé d’une entreprise met en lumière les préoccupations et vous permet de prendre des mesures préventives pour qu’elles ne deviennent pas une menace pour votre organisation.

Nous vous proposons une mise au point en quatre étapes correspondant à autant d’aspects clés, qui vous aidera à préserver la santé de votre entreprise : gestion et exploitation; marketing; questions financières et juridiques; ressources humaines. Dans une entreprise en santé, ces quatre aspects sont équilibrés.

Le présent guide vous servira de point de départ pour évaluer la santé de votre entreprise. Il ne vise pas à se substituer à vos compétences en gestion, mais plutôt à mettre un outil à votre disposition. Cet outil vous aidera à échafauder un cadre d’évaluation de base des aspects critiques de votre organisation.

Vous y trouverez également plusieurs outils qui vous aideront à poser un diagnostic sur la situation de votre entreprise et à cerner les lacunes et les faiblesses à corriger.

Alors, commençons!

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Le présent guide ne vise pas à se substituer à vos compétences en gestion, mais plutôt à mettre un outil à votre disposition.

Gestion et exploitationÀ quand remonte la dernière révision de votre plan d’affaires? Ayez-le en main pour les questions qui suivent. Si vous ne pouvez répondre positivement à ces questions, il est temps de revoir certains aspects de votre entreprise.

Maintenez-vous le cap sur votre vision, votre mission et vos objectifs?Le plan d’affaires se veut un document dynamique, non seulement un exercice visant à convaincre les bailleurs de fonds. Un bon plan d’affaires établit l’orientation et la marche à suivre. Il doit en outre s’adapter à un marché en évolution.

Sur quelle expertise comptez-vous?Les propriétaires d’entreprises aguerris se tournent vers un éventail de conseillers professionnels, dont un avocat, un banquier, un comptable, un conseiller en assurance, un conseiller en ressources humaines et tout autre expert-conseil disponible au besoin.

Avez-vous un plan stratégique?Planifiez votre avenir en élaborant une stratégie gagnante. Comment allez-vous atteindre vos objectifs à long terme?

À quand remonte la dernière mise à jour de votre plan opérationnel, y compris de vos mesures d’urgence?Les systèmes évoluent et de nouvelles pratiques remplacent les anciennes. Le plan opérationnel présente de façon détaillée vos activités quotidiennes, vos buts, ainsi que vos objectifs à court et à long terme. Un plan rédigé avec soin vous permet d’éviter les mauvaises surprises. Votre plan opérationnel a-t-il des lacunes?

Vos objectifs ont-ils été mis à jour?Les objectifs doivent être revus annuellement. Cet exercicesert à identifier non seulement les vecteurs de succès, maisaussi les éléments perturbateurs. Notez-les par écrit.

Évitez les généralisations hâtives, comme « le marché a été bon », ou « mes employés n’ont pas atteint les résultats escomptés ». Si les entreprises les plus solides peuvent échouer, vous prenez sûrement d’excellentes mesures pour progresser. Quelles sont-elles? Une productivité médiocre des employés peut être l’indice d’un enjeu plus global, comme un manque de formation ou des objectifs peu réalistes. Faites attention lorsque vous rejetez le blâme sur autrui. Misez sur vos forces et apprenez de vos erreurs.

Avez-vous un plan de relève?Qu’adviendra-t-il si un employé clé quitte votre entreprise? Êtes-vous préparé? En préparant vos employés à assumer des responsabilités accrues, vous réduisez le risque de manquer de personnel.

Avez-vous un plan de continuité en cas de panne de vos systèmes?Comment gérerez-vous une crise ou un sinistre? Le plan decontinuité est important, mais souvent oublié. La rédactiond’un tel plan en cas de panne ou de crise doit s’appuyer surune analyse de l’ensemble des risques que comportent vos systèmes, vos procédures et vos pratiques.

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Le plan d’affaires : un gage de succès.

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Analyse FFPMEffectuez une analyse des forces, faiblesses, possibilités et menaces (FFPM) de tous les secteurs de votre entreprise ou de quelques-uns de ceux-ci. Cet outil vous aide à mettre en lumière les domaines où vous excellez et les défis auxquels vous êtes confronté.

FORCES FAIBLESSES

POSSIBILITÉS MENACES

MarketingPour le succès durable de votre entreprise, il est essentiel que vous en fassiez la promotion. Quelle que soit l’importance du noyau de clientèle que vous avez déjà constitué, ne comptez pas seulement sur lui pour assurer la continuité de vos activités commerciales.

Les clients fidèles sont inestimables, mais le jour viendra peut-être où un client important ira voir ailleurs. Préparez-vous à cette éventualité en explorant constamment les occasions de nouveaux contrats et de ventes au moyen d’un marketing efficace.

Votre stratégie de commercialisation reflète-t-elle les pratiques les plus actuelles pour attirer la clientèle?Une stratégie écrite vous aidera à maintenir le cap sur a promotion de votre entreprise et, par conséquent, à augmenter vos ventes. Passez en revue votre stratégie actuelle pour cerner les efforts de commercialisation qui vous apportent le meilleur retour sur investissement. La plus rentable des stratégies du bouche-à-oreille, c’est lorsqu’un client recommande votre entreprise à un tiers. Il faut donc que vous établissiez et mainteniez une excellente réputation. Certaines méthodes traditionnelles, comme la publicité imprimée, perdent leur attrait auprès d’un public orienté vers les technologies et les médias sociaux. Soyez ouvert aux nouvelles idées pour faire connaître votre entreprise.

Votre marque est-elle encore pertinente sur le marché actuel?Il y a fort à parier que vous avez créé votre marque au moment où vous vous êtes lancé en affaires. Est-elle toujours d’actualité, et reflète-t-elle encore bien votre entreprise, ou avez-vous évolué dans une autre direction?

Vous êtes-vous taillé une place concurrentielle dans votre marché de niche?Pour déterminer quelles sont vos forces et vos faiblesses par rapport à vos concurrents, livrez-vous à une analyse concurrentielle. Créez un tableau dans lequel vous indiquerez les renseignements

suivants, pour vous et pour quelques entreprises qui offrent des produits ou services semblables aux vôtres : nombre d’années en affaires, lieu d’implantation, forces, faiblesses, réputation, méthode de détermination des prix, façon d’aborder le service à la clientèle, etc. Cet exercice peut nécessiter un certain temps, mais il vous aidera à mettre vos forces en relief, à voir ce que les autres font mieux que vous et à rajuster vos activités de manière à optimiser votre croissance. Lisez sur le Web ce que vos clients disent de vous et de votre entreprise. C’est ici qu’une analyse FFPM se révélera très utile. Quand vous reconnaissez les faiblesses d’un concurrent, vous êtes mieux à même de saisir de nouvelles occasions d’affaires pour votre organisation. Pour commencer votre analyse FFPM, utilisez le tableau de la page précédente.

Ciblez-vous les bons clients et répondez-vous à leurs besoins?Pour être prospère, une entreprise doit répondre à un besoin. Restez au courant des besoins de vos clients en vous familiarisant avec les nouveaux produits ou services susceptibles de les intéresser. Chaque fois que vous concluez une vente, demandez à votre client de vous faire part de ses commentaires, et recueillez l’ensemble des témoignages sur vos services et produits. À la page suivante, essayez notre sondage – bref, mais efficace – afin d’obtenir des données précieuses, puis intégrez les résultats dans votre plan de commercialisation.

Optimisez-vous vos efforts de commercialisation?Prenez le temps de cibler la clientèle idéale, puis rajustez votre mode de commercialisation de manière à susciter son intérêt. En tant qu’entrepreneur, vous ne pouvez pas donner satisfaction à tous, et votre budget marketing serait mieux investi s’il rejoignait un groupe précis.

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Les entreprises prospères répondent à un besoin.

SondageUtilisez ce sondage simple pour obtenir de l’information précieuse de vos clients :

Que retirez-vous devotre expérienceauprès de nous?

Les éloges sur le service, les mesures prises en temps opportun et la valeur ajoutée sont toujours accueillis favorablement et confirment la pertinence de votre présence sur le marché. Les témoignages d’expériences positives peuvent être intégrés dans vos documents de promotion. (Demandez toujours au client la permission d’utiliser son nom.)

Que pourrions-nousfaire de différent?

Voilà un excellent moyen de savoir ce que les clients veulent, ce qu’ils n’aiment pas, ce qui les satisfait et ce qui les fidélisera. Il s’agit ici d’un exercice objectif dans le cadre duquel vous devez faire preuve d’ouverture d’esprit.

Pourquoi avez-vouschoisi de faire affaireavec nous?

Les réponses à cette question varieront : vous êtes situé à proximité denotre domicile; nous avons toujours fait affaire avec vous; vous affichez les meilleurs prix; nous passions par là; nous étions mécontents de notre ancien fournisseur, etc. Quelle qu’elle soit, toute réponse est matière à réflexion, surtout si vous constatez une tendance. Il ne vous restera plus qu’à mettre l’accent sur vos forces dans votre démarche de commercialisation.

Vos clients les plus insatisfaits sont votre plus grande source d’apprentissage.— Bill Gates

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Questions financières et juridiquesLe contrôle des affaires financières n’est pas nécessairement la partie la plus passionnante de la gestion d’une entreprise, mais il est important de savoir exactement où vous vous situez.

Vérifiez vos états financiers les plus récents, puis comparez-les à ceux des années précédentes. Relevez les dépenses ayant fait l’objet d’une augmentation importante. Faites le lien avec les budgets et prévisions annuels, puis notez les écarts. Qu’auriez-vous pu faire de différent pour économiser? Tous les écarts importants – positifs ou négatifs – méritent votre attention, et la réévaluation de votre plan financier vous remettra sur les rails. Voici quelques pistes de réflexion.

Avez-vous de bons systèmes de tenue delivre et de comptabilité? Vos états financierssont-ils en règle?La santé financière de votre entreprise est tributaire d’une expertise de première qualité – qu’elle soit interne ou externe. Quels sont les mécanismes de vérification et de contrôle qui vous assurent que vos dossiers et états financiers sont complets et exacts? Votre système informatique de gestion interne devrait fournir des renseignements financiers précis en temps opportun. Examinez mensuellement vos états financiers et identifiez les moteurs clés de votre entreprise. Notez les ratios et autres indicateurs de rendement, puis suivez-en l’évolution.

Quel est l’état de votre flux de trésorerie?Pouvez-vous identifier clairement vos sources principales derevenus, les dépenses plus élevées que prévu, les coûtsfixes et les frais variables? Comment les chiffres réels secomparent-ils aux projections financières? Quels sont les problèmes qu’il faut résoudre afin d’augmenter les liquidités et de réduire les dépenses? Vous n’avez pas nécessairement à effectuer des mises à pied pour remédier à un manque de liquidités. Vous pourriez découvrir qu’un de vos produits ou de vos services n’est pas aussi rentable que vous l’auriez cru.

Avez-vous mis en place des systèmes de prévention de la fraude?Mettez sur pied des mesures préventives contre la collusion et la fraude. Vérifiez-vous mensuellement vos relevés bancaires? Votre entreprise est-elle munie de mécanismes de contrôle qui permettent de confirmer les autorisations financières?

Procédez-vous régulièrement au recouvrement de vos créances?Faites-vous un bon suivi de vos créances et restez-vous vigilant face aux mauvais payeurs? Votre entreprise n’est pas une banque. Vous ne vous facilitez pas les choses si vous n’appliquez pas une politique claire sur le recouvrement de comptes en souffrance.

La structure de votre entreprise est-ellela plus appropriée?À mesure que les bénéfices nets augmentent, bon nombre de propriétaires uniques voudront se constituer en personne morale. Si vous avez déjà légalement formé une société par actions, votre registre des procès-verbaux et votre convention entre actionnaires sont-ils en règle? Assurez-vous de bien comprendre les répercussions fiscales et juridiques de la structure de votre entreprise. À cet effet, n’hésitez pas à consulter votre comptable ou votre avocat.

Quelles sont vos obligations juridiques entant que propriétaire d’entreprise?Vos permis (d’exploitation et autres) et vos baux commerciaux sont-ils à jour? À quel point connaissez-vous le droit et les normes du travail? Les contrats de travail avec vos employés et les ententes avec vos fournisseurs principaux sont-ils signés? Respectez-vous les règles fiscales?

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Ressources humainesToute entreprise dépend de son capital humain. Considérée par les propriétaires d’entreprises à succès comme leur atout le plus précieux, une bonne combinaison de personnel, de culture, de politiques et de procédures, est essentielle pour la santé de l’entreprise.

Dans certaines petites entreprises, la gestion des ressources humaines figure rarement parmi les priorités. Mais les efforts engagés pour élaborer des procédures et des politiques claires contribueront à créer une main-d’œuvre efficace et motivée, et permettront de prévenir les problèmes qui pourraient sinon se poser sur les lieux de travail. Posez-vous ces questions :

Les rôles et responsabilités sont-ils clairement définis?Rien n’est plus déroutant et frustrant pour un employé que des conditions de travail ambiguës. Des descriptions de poste écrites, bien rédigées et mises à jour, vous protègent et permettent aux membres de votre personnel de donner le meilleur d’eux-mêmes, d’être productifs et de se sentir en confiance.

Les postes sont-ils occupés par les bonnespersonnes?Est-ce que votre plus récente recrue convenait bien à votre organisation, ou a-t-elle eu de la difficulté à s’intégrer et a-t-elle démissionné peu de temps après avoir été embauchée? Veillez à ce que vos techniques d’entrevue et de dotation vous permettent de recruter les candidats possédant les habiletés et les ambitions qui cadrent avec votre entreprise.

Avez-vous un guide de politiques en matière de ressources humaines?En documentant votre position et vos politiques sur tous les enjeux allant du comportement du personnel, aux conditions d’emploi, aux heures de travail, aux modalités de rémunération, et au droit aux vacances, vous pourrez instaurer des pratiques bien structurées et cohérentes, qui respectent les lois et règlements applicables. En créant des lignes directrices et en encourageant leur application, vous préparez le terrain pour des relations de travail efficaces à tous les échelons de l’organisation. N’attendez pas d’avoir un problème avant d’instaurer une politique.

Mettez-vous à la disposition de vos employés desoccasions de formation et de perfectionnement?Il est sage de préparer le terrain pour le développement de votre entreprise et pour la relève, en veillant à ce que vos employés

continuent de perfectionner leurs habiletés lorsque cela est possible. L’investissement en formation constitue une meilleure option que la perte d’un employé talentueux qui veut apprendre davantage, mais à qui l’on ne donne pas l’occasion de le faire.

Quelle appréciation faites-vous de vos compétences en qualité de dirigeant?Restez-vous à l’affût des nouvelles méthodes de direction et de gestion les plus efficaces? Pour être un dirigeant fort, vous devez veiller à votre propre développement personnel. Les attentes et les besoins de la main-d’œuvre d’aujourd’hui sont souvent différents de ceux des générations précédentes. Est-ce que votre style de gestion favorise ou entrave le progrès?

Votre régime de rémunération globale et votre programme de reconnaissance du mérite sont-ils conformes aux normes en vigueur sur le marché?Un bon équilibre entre le salaire, les avantages sociaux, un travail valorisant et de la reconnaissance du mérite, combiné à un environnement de travail sain, incitera vos employés à rester pleinement investis. Votre personnel constituera ainsi un véritable atout pour votre organisation. Êtes-vous doté des structures nécessaires pour retenir vos travailleurs de haute qualité?

Le taux d’absentéisme est-il à la hausseou suit-il une certaine tendance?Des dossiers bien tenus vous aideront à identifier les tendances et les enjeux qui préoccupent vos effectifs. Ces préoccupations sont souvent des indicateurs de problèmes organisationnels plus profonds. Ne les ignorez pas.

Donnez-vous une formation spécialisée àvotre équipe de gestion?Les conflits, les employés difficiles, la discrimination, le harcèlement, l’intimidation, la violence et la dépendance sont des problèmes avec lesquels on peut devoir composer en milieu de travail. À quel point votre personnel de direction clé est-il équipé pour traiter de dossiers délicats, et connaît-il les ressources qui sont mises à sa disposition pour le soutenir?

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Prochaine étapeC’est par l’action que l’on obtient des résultats. Lorsque vous aurez dressé le bilan de santé de votre entreprise et identifié les défis à relever, élaborez un plan et mettez-le en œuvre. Établissez l’ordre de priorité de chaque nouvel objectif et passez à l’action!

Comme c’est le cas lorsque l’on adopte un mode de vie plus sain, les changements qui ont tendance à être les plus efficaces et les plus durables sont ceux que vous effectuez graduellement, en vous créant de nouvelles habitudes et pratiques. Dans certains cas, vous voudrez prendre une situation en main immédiatement, surtout si elle a des conséquences juridiques ou financières. D’autres problèmes peuvent prendre plus de temps à résoudre et exiger des efforts considérables.

Encouragez la collaboration de vos employés. Les propriétaires d’entreprise ont tendance à croire qu’ils doivent résoudre seuls toutes les difficultés. Il ne faut cependant pas perdre de vue toutes les connaissances et l’intelligence des membres de votre personnel. Après tout, ce sont eux qui sont vos yeux et vos oreilles sur la ligne de front et qui s’attaquent aux problèmes quotidiens.

Les employés sont le visage de votre entreprise. Ils entendent les commentaires des clients, ils savent ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas dans vos systèmes. Exploitez cette ressource pour obtenir des idées et du soutien exceptionnels.

Nous espérons que nos suggestions de mise au point vous seront utiles, et nous vous encourageons à adapter les questions du sondage à votre entreprise et à votre propre situation. À la bonne santé de votre entreprise!

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Le leadership est la capacité de faire ce qu’il faut quand personne ne regarde.— George van Valkenburg

Date:

What Needs to Change What Will We Do and Where Do We Want to Be

Nom : Date :

Quels changements s’imposent? Que ferons-nous et qui seraresponsable de cette initiative?

Dans quelle situation voulons-nous nous trouver dans un an?

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