Bouclement annuelÊtes-vous prêt pour l'exercice s2020 ?

Vous trouverez ci-dessous les modifications, travaux de bouclement et ajustementsimportants pour le nouvel exercice de chaque module.

· Finance

· Personnel

· Gestion Commerciale

Finance

Préparation des documents de clôture (obligation légale deconservation)

En vertu de la loi, vous êtes tenus de conserver divers états financiers pendant une certainepériode. Par conséquent, il est fortement recommandé d'imprimer les évaluations les plusimportantes et de les archiver en conséquence. Sage 200 vous offre la possibilité d’imprimertoutes les évaluations.

Afin de respecter toutes les obligations légales, nous recommandons les évaluationssuivantes :

Comptabilité générale :

• Bilan en fin d'exercice

• Compte de résultat en fin d’exercice

• Bilan d'ouverture au début de l'exercice

• Relevés de compte ou journal des écritures de tous les comptes pour l'ensemble del'exercice

• Décomptes TVA

Débiteurs et créanciers

• Liste des postes ouverts à la fin de l’exercice

• Liste des mouvements pour l'ensemble de l'exercice

Ouverture du nouvel exercice

Si un ajustement du plan comptable, des centres de charges ou des supports de frais estnécessaire, veuillez le saisir avant l’ouverture du nouvel exercice dans l’année précédente.

Vous ouvrez le module Sage Finance et accédez au menu « Données / Données de basegénérale » et sélectionnez la fonction « Traiter des années commerciales ». Ici, vous pouvezouvrir une nouvelle année.

Vous pouvez maintenant ouvrir un nouvel exercice en cliquant le bouton « Nouveau ». Lemandat est automatiquement repris selon le mandat actuellement connecté. L'identificationet la désignation sont proposées sur la base des dernières années. Ceux-ci peuventégalement être personnalisés.

Ajuster manuellement le numéro de document

Lors de l'ouverture de l'exercice, vous pouvez choisir si les numéros de documents doiventêtre réinitialisés ou sinon continuez. Si vous souhaitez recommencer avec le numéro dedocument à 0, activez l'option « Réinitialiser No. Document ».

Vous pouvez également ajuster manuellement les numéros de document. Lorsque vousréinitialisez les numéros de document, vous devez supprimer la coche et l’ajustermanuellement.

Avec le bouton « numérotation », vous pouvez entrer directement les nouveaux numéros dedocument.

Faîtes attention aux nombres de position et recommencez avec le même nombre deposition que l'année précédente.

Vous pouvez ajuster les numéros de compte pour les débiteurs et créanciers dans lesparamètres sous « Débiteurs / Créanciers 1/5 ».

Les ajustements doivent être faits dans le nouvel exercice.

Travailler dans deux exercices

Dès que le nouvel exercice a été ouvert dans Sage 200 Extra il peut être utilisé pour dessaisies. Vous pouvez voir l'année fiscale actuellement ouverte dans la barre d'état. L'annéefiscale peut également être modifiée via la barre d'état. Les deux années comptablespeuvent être utilisées en parallèle.

Remarque : au début d'une nouvelle année, il peut arriver que des fichiers BVR desdébiteurs doivent être traités, lesquels contiennent à la fois des paiements del’année précédente et des paiements du nouvel exercice en même temps. Veuillezprendre note des instructions dans l’aide au programme.

Réconciliation TVA

La loi sur la TVA du 1er janvier 2010 oblige l'assujetti à rapprocher les déclarations fiscalesd'une période fiscale avec son compte de résultat et à corriger les erreurs éventuelles auplus tard le 180ème jour de la période fiscale concernée. On parle dans ce contexte de lasoi-disant finalisation. À ce stade, la créance fiscale devient définitive.

Les ventes déclarées et les impôts préalables doivent être convenues périodiquement (aumoins une fois par an) avec la comptabilité générale. Le rapport "Réconciliation" (Grand livre,Taxes) est un outil idéal pour cela.

Plus de détails peuvent être trouvés dans l’aide au programme.

Comptabilisation du bénéfice

Sage 200 ERP Extra ne créer pas d’écriture automatique du résultat. Sa comptabilisationsera effectuée autant qu’une écriture manuelle dans le grand livre à la fin de l’exercice. PourSage 200 ERP Extra, le bénéfice peut être comptabilisé si les deux côtés du bilan et ducompte de résultat sont équilibrés et qu'aucun "résultat non comptabilisé" n'est déclaré.

Plus de détails peuvent être trouvés dans l’aide au programme.

Réévaluation des monnaies étrangères

En raison des changements des taux de change et des règles d’évaluation (principe deprudence), il est nécessaire de réévaluer les comptes en devises au plus tard à la fin del’exercice.

Dans ce travail, Sage 200 ERP Extra vous soutien avec la fonction "Différences de cours".Cette fonction calcule automatiquement la valeur du solde en devise étrangère de chaquecompte au taux de valorisation en devise locale. Cependant, ce calcul automatique supposeque les données de base du cours sont à jour. La différence entre le solde comptabilisé et lesolde calculé dans la devise de base est compensée par une écriture de bénéfice / perte decours.

La fonction "Différences de change" se trouve sous l'onglet "Clôture annuelle".

Pour le calcul / la comptabilisation des différences de taux de change, seuls les comptesnon imposables sont proposés. En outre, seuls les comptes pour lesquels un compte decontrepartie pour les bénéfices de cours / pertes de cours est spécifié dans le plancomptable sont pris en compte. Les comptes en devise étrangère sans information decompte de bénéfice ni de perte de cours ne sont pas inclus dans l'évaluation.À la date de clôture d’un exercice, nous vous recommandons de saisir un taux de changed'évaluation (type d'écriture 10).La date de début de la période d'évaluation doit être la date de début du premier exercicecomptable ouvert. Sinon, les soldes en devise de base ne correspondent pas au taux dechange après la réévaluation.Lors de l’évaluation des comptes en devise étrangère, les comptes collectifs des livresauxiliaires sont également évalués. Si ceux-ci ne sont pas exclus de l'évaluation, unedifférence apparaît entre le total en devise de base des postes ouverts de la comptabilitéauxiliaire et le solde du compte collectif dans le grand livre général dans la devise de base.Comme preuve de la différence, le journal des différences de taux de change ou le rapport"Postes ouverts" avec la coche "incl. écritures de régularisation » peut être utilisé.

Clôture définitive

Avec une clôture définitive, l’exercice sera finalisé et les écritures d’ouverture seront créées.Une fois l'exercice définitivement terminé, aucune écriture ne peut être enregistrée nimodifiée dans cet exercice. Certains éléments du menu et boutons apparaissent doncinactifs. Cependant, toutes les évaluations des exercices terminés sont entièrementdisponibles. La clôture définitive ne peut pas être inversée.

Veuillez noter que les points suivants sont nécessaires avant que le bouclement puisse êtrefinalisés :

• L'année précédente est définitivement terminée.

• L'année commerciale suivante est ouverte.

• Dans l'exercice à clôturer, il n'y a plus de documents de fournisseur pré saisies.

• Toutes les transactions avec la TVA doivent être incluses dans une déclaration TVAdéfinitive.

• Le bénéfice est comptabilisé (bilan et compte de résultat).

• Toutes les écritures sont définitivement traitées (statut "Définitif").

• Le compte du bilan d’ouverture est renseigné dans Paramètres / Comptabilité générale.

• Le "CCH par défaut" est renseigné dans Paramètres / Comptabilité analytique (nécessaireuniquement si la comptabilité analytique est active).

• Si l'exercice a été clôturé provisoirement, cet indicateur doit être supprimé.

Nous vous recommandons également d'effectuer les travaux suivants avant le bouclementfinal de l’exercice :

• Si la comptabilité des immobilisations est activée, un amortissement doit être effectué au31.12. Si un investissement au 31.12 n’a pas d’amortissement, le poste ne peut être amortil’année suivante.

• Réconciliez les comptabilités auxiliaires avec les comptes du bilan (débiteurs, créanciers etimmobilisations).

• Réconciliez les transactions client et fournisseur avec les listes de postes ouvertes

• Réconciliez et pointez les comptes auxiliaires et de transit.

• Réorganisez les soldes des comptes (via Sage 200 ERP Extra ADMIN).

• Créez une sauvegarde de données avec le statut avant le bouclement définitif.

Vous pouvez compléter la clôture définitive sous l'onglet "Clôture annuelle" à l'aide de lafonction "Clôture annuelle".

Ouverture du nouvel exercice dans Sage 200 Admin

à200 Admin / Onglet “Mandat” / Modifier des années commerciales

Sélectionnez d'abord le mandat, puis « Nouveau ».

Les données sont proposées comme l'année précédente. Contrôlez ces données et lessauvegardez.

Veuillez également discuter l'ouverture de l'exercice avec votre service de comptabilité.

Personnel

Situation juridique

Des ajustements des cotisations de sécurité sociale sont effectués dans les constantes :

à Onglet Gestion / Groupe Constantes / Constantes

AVS/AI/APG (AHV_AN et AHV_AG)

Le 19 mai 2019, les électeurs suisses ont adopté la loi fédérale sur la réforme fiscale et lefinancement de l'AVS (RFFA). Le Conseil fédéral a alors décidé de le mettre en vigueur le1er janvier 2020. Cela augmente les cotisations AVS.

Cela signifie que les retenues sur la paie et les contributions de l'employeur sontaugmentées.

Extrait du site web ;https://www.efd.admin.ch/efd/fr/home/dokumentation/legislation/votations/staf/fb-steuervorlage17.html

Pour la première fois depuis plus de 40 ans, les cotisations pour l'AVS seront légèrementaugmentées. L'augmentation est de 0,3 %. Le taux de cotisation des employeurs et desemployés est donc augmenté de 0,15%.

Employé Employeur TotalAHV nouveauavant

4.35 %4.2 %

4.35 %4.2 %

8.7 %8.4 %

AI 0.7 % 0.7 % 1.4 %APG 0.225 % 0.225 % 0.45 %TOTAL nouveauavant

5.275 %5.125 %

5.275 %5.125 %

10.55 %10.25 %

à Sage 200 Personnel / Onglet Gestion / Groupe Constantes / Constantes

Code de constante : AHV_AG et AHV_AN

AC

L’AC n'a besoin d'aucune modification.Le plafond AC reste inchangée à CHF 148'200.00

Âge de la retraite

En ce qui concerne l'âge de la retraite AVS, aucun ajustement n'est requis pour l'année àvenir.

Frais administratifs

Demandez auprès de votre caisse de compensation si les frais d’administration serontajustés pour 2020.

Procédure : Vérifiez la valeur des constantes suivantes et, si nécessaire, terminez le31.12.2019 et entrez le nouveau taux valable à partir 01.012020 :

à Sage 200 Personnel / Onglet Gestion / Groupe Constantes / Constantes

Code de constante AHV_VK

LAA / LAANP

Le montant maximum des salaires assurés dans l'assurance obligatoire des accidents resteinchangé à CHF 148'200.00.

Étant donné que de nombreux assureurs concluent des contrats avec un système bonus /malus, les pourcentages peuvent changer chaque année. Cela peut nécessiter desajustements correspondants de vos taux d’assurance accident professionnel (LAA) etd’accidents non professionnels (LAANP). Même si vous n’avez reçu aucune information,nous vous recommandons de vous renseigner auprès de votre compagnie d’assurance.

Procédure à suivre pour les ajustements : Vérifiez les valeurs suivantes dans les constanteset, le cas échéant, terminez le 31.12.2019 et entrez la nouvelle valeur à partir du 01.01.2020:

à Sage 200 Personnel / Onglet Gestion / Groupe Constantes / Constantes

Toutes les constantes commencent par le code: UVG_

Assurance complémentaire LAA (LAAC)

Si vous disposez également une assurance complémentaire ou secondaire LAA, vousdevrez peut-être également procéder à des ajustements dans ce domaine.

Procédure : Vérifiez les constantes LAAC et, si nécessaire, terminez-les au 31.12.2019 etenregistrez-les à nouveau au 01.01.2020 :

à Sage 200 Personnel / Onglet Gestion / Groupe Constantes / Constantes

Toutes les constantes commencent par le code : UVGZ_

IJM

Pour l’assurance indemnité journalière maladie, vérifiez les taux en pourcentcorrespondants.

Procédure : Vérifiez les constantes IJM et, si nécessaire, terminez le 31.12.2019 et ré-enregistrez-les à nouveau du 01.01.2020 :

à Sage 200 Personnel / onglet Gestion / Groupe Constantes / Constantes

Toutes les constantes commencent par le code: KTG_

LPP

Les exigences minimales légales sont valables à partir du 01.01.2019 :

Description Code de la constante ValeurDéduction de coordination BVG_KA Fr. 24'885.--Salaire minimum assuré LPP BVG_MIN Fr. 21'330.--Salaire maximum assuré LPP BVG_MAX Fr. 85’320.--

Impôts à la source – tableaux des tarifs

Les taux de retenue pour les impôts à la source peuvent être téléchargés auprès del'Administration fédérale des contributions (AFC) :

https://www.estv.admin.ch/estv/fr/home/direkte-bundessteuer/quellensteuer/dienstleistungen/tarife-herunterladen.html

Veuillez noter les dates de validité des fichiers disponibles.

Les tarifs peuvent être importés dans le menu suivant :

à Sage 200 Personnel / Onglet Données de base / Groupe Données de base / Lire tarifs IS

Sélectionnez le canton souhaité.

Enregistrez le fichier, puis importez-le.

Les tables de retenue pour les impôts à la source ne sont pas historisées, mais écrasées.Nous recommandons donc de configurer les tableaux uniquement après la clôturedéfinitive de l'année 2019.Appliquez les taux de retenue pour les impôts à la source des cantons respectifs,UNIQUEMENT ceux dont vous avez réellement besoin, et ne configurez pas toutes lesdonnées de la Suisse !

Impôts à la source – Provision

Procédure : Vérifiez les constantes de la provision IS et, si nécessaire, terminez le31.12.2019 et rentrez les nouveaux taux à partir du 01.01.2020:

à Sage 200 Personnel / Onglet Gestion / Groupe Constantes / Constantes

Code constant QST_BP_«Abréviation du canton», par exemple. QST_BP_VD

Taux des allocations familiales

Si les taux des allocations pour enfants changent le 01.01.2020, les tableaux des allocationspour enfants seront disponibles en ligne à partir de la mi-janvier 2020. Le lien correspondantest déjà enregistré dans les paramètres.

ftp://ftp.sageschweiz.ch/support/Sage_200/Personal/Kinder-%20und%20Ausbildungszulagen

Les taux peuvent être téléchargé et importé comme suit :

à Sage 200 Personnel / onglet Données de base / Groupe Données de base / Lire lestabelles AF

Sélectionnez le canton souhaité.

Enregistrez le fichier sur votre PC, puis importez-le.

Les tableaux d'allocation pour enfant ne sont pas historisées, mais écrasées. Nous vousrecommandons donc de ne configurer dans les tableaux qu'après la clôture définitive de2019. De plus, il suffit de mettre à jour les cantons qui ont adapté les allocations familiales.

Prenez SEULEMENT les cantons dont vous avez réellement besoin et ne configurez pastoutes les données de la Suisse !

CAF

Demandez après de votre caisse de compensation si la contribution CAF change en 2020.

Procédure - avec un seul canton CAF : Contribution CAF via constante.

Vérifiez la valeur de la constante suivante et, le cas échéant, terminez le 31.12.2019 etréenregistrez le 01.01.2020:

à Sage 200 Personnel / Onglet Gestion / Groupe Constantes / Constantes

Code de la constante : FAK_BT

Procédure : pour plusieurs cantons CAFSi vous travaillez avec plusieurs caisses de compensation cantonales, les contributions CAFseront gérées au moyen d'un tableau.

Vérifiez les valeurs dans le tableau :

à Sage 200 Personnel / Onglet Données de base / Groupe Tabelles / Valeurs

Tabelle « KIZ Zulagengrenzen »: colonne 5

Vous trouverez les numéros des cantons sous :

à Sage 200 Personnel / Onglet Gestion / Codes, sous type « Canton »

Adapter les valeurs :

à Sage 200 Personnel / onglet Données de base / Groupe Tabelles / Gérer

Remplacez les valeurs de la colonne 5 par le nouveau pourcentage. Les valeurs ne sont pashistorisées. Nous vous recommandons d’effectuer cet ajustement uniquement après laclôture définitive de 2019.

Travaux de fin d’annéeOuverture du nouvel exercice

Si l'exercice correspond à l'année civile, il est important que le nouvel exercice soit ouvert etdéjà sélectionné pour le cycle de paie de janvier de l’année prochaine.

Si le nouvel exercice n'a pas été ouvert dans Sage200 Finance ou si vous n'utilisez pasSage200 Finance, l'exercice s'ouvrira dans Sage200 Admin.

Paramètres

Vérifiez les informations suivantes dans les paramètres :

Paramètres / Personnel 1/2 / Certificat de salaire / PUCS

Il est important que l'adresse électronique de la personne de contact soit saisie à cet endroit.

Recommandation de l’archivage des certificats de salaire sous forme PDF

Après avoir imprimé les certificats de salaire, nous vous recommandons de les archiverégalement sous forme de fichier PDF dans votre système de classement électronique. Enconséquence, le certificat de salaire original peut être imprimé ultérieurement, même si leparamétrage du programme aurait changé entretemps.

Enquête suisse sur la structure des salaires

Enquête 2020

Le prochain sondage débutera en janvier 2021. Si votre entreprise est incluse dansl'échantillon, vous recevrez le matériel d'enquête en janvier 2021.

Dans Sage 200 Personnel, cette enquête peut être très facilement transmiseélectroniquement en utilisant le module PUCS. Veuillez-vous assurer que les données sontsaisies correctement. Ceci concerne l'organisation de l'entreprise et la base du personnel,surtout, l'onglet Statistiques.

Gestion commerciale

Ouverture du nouvel exercice

Si l'exercice correspond à l'année civile, il est important que le nouvel exercice soitégalement ouvert pour la comptabilisation à partir de janvier 2020 et affiché dans Sage 200Gestion commerciale en bas à droite.

Comptabilisation

Assurez-vous toujours que vous êtes dans le bon exercice financier pour enregistrercorrectement les pièces et les factures.

Attention : Assurez-vous que la case soit cochée uniquement si vous souhaitez égalementcomptabiliser les documents de l'année précédente dans le nouvel exercice.

Nouvelles / questions / suggestions

Veuillez également consulter nos "NEWS" dans le panneau d'information :

Nous publions en permanence des informations importantes pour nos clients.

Si vous avez d'autres questions sur le travail de fin d'année ou des suggestions pour nosproduits, nos collaborateurs seront à votre disposition à tout moment via votre numéro dehotline, conformément à votre contrat de support.