Brochure

Aujourd’hui, les entreprises ont besoin d’intégrer, dans leurs flux documentaires, une grande quantité d’informations disponibles sur support papier.

• e-BRIDGE Capture & Store est la solution idéale pour numériser des documents papier et les intégrer dans votre système de gestion documentaire : une plateforme logicielle performante fait le lien entre les documents papier, les fichiers électroniques et vos applications métier.

• e-BRIDGE Capture & Store augmente la productivité des processus documentaires stratégiques de l’entreprise sur 3 phases clés : l’acquisition ou la capture du document depuis votre multifonction Toshiba, son indexation puis son classement intelligent au sein de l’application métier ou dans votre système de gestion de fichiers.

• Simple à utiliser et à intégrer, e-BRIDGE Capture & Store est une solution flexible, modulaire et personnalisable pour automatiser l’intégration de vos documents papier dans votre système documentaire.

2 e-BRIDGE Capture & Store

Avez-vous conscience du temps consacré à la gestion de vos documents papier ? Ne préféreriez-vous pas que vos équipes se concentrent sur des missions à plus forte valeur ajoutée ? Chaque jour, un temps précieux est en effet perdu à rechercher des documents papier et à réaliser les mêmes tâches chronophages et fastidieuses.

Déployer des workflows numériques vous semble compliqué ?

Passer à un workflow 100% numérique est en réalité plus simple et moins coûteux qu’il n’y paraît. S’en tenir à des processus manuels génère quotidiennement des coûts cachés.L’investissement dans une migration est rentable et vaut pour la plupart des organisations.

Quels bénéfices pour votre entreprise ?

En déployant des workflows numériques, vous libérez vos collaborateurs de tâches chronophages comme l’indexation, le renommage ou le stockage manuel des documents, sans compter la perte de temps liée à la recherche de ces derniers. L’indexation numérique, le transfert et le stockage dans vos applications seront beaucoup plus aisés, et les risques d’erreurs liés à la gestion manuelle des documents considérablement diminués. Vos collaborateurs seront plus efficaces et contribueront à la rationalisation des coûts de l’entreprise.

SIMPLIFIEZ ET AUTOMATISEZ VOS PROCESSUS PAPIER

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DÉMATÉRIALISEZ VOS PROCESSUS PAPIER EN 3 ÉTAPES SIMPLES

4 e-BRIDGE Capture & Store

Etape 1 : Acquisition / CaptureToshiba e-BRIDGE Capture & Store permet de créer des workflows automatisés via une interface web facile à utiliser. Les utilisateurs lancent ensuite le processus en sélectionnant simplement un bouton sur l’écran tactile du multifonction.

Le document peut être indexé dès sa numérisation, en saisissant du texte directement sur l’écran du multifonction Toshiba (un ou plusieurs mots-clés), ou en sélectionnant des données prédéfinies issues d’un système comme SharePoint, d’une GED voire d’une base SQL.

Les documents numériques existants peuvent être simplement déposés dans des dossiers «surveillés» ou envoyés par email vers le serveur. Dans tous les cas, les documents seront extraits et traités par e-BRIDGE Capture & Store, réduisant leur temps de traitement mais aussi les risques d’erreurs.

Etape 2 : Traitement Une indexation appropriée est la clé pour retrouver ultérieurement et avec succès tous ses documents. e-BRIDGE Capture & Store propose un large éventail de méthodes rendant possible l’indexation des documents, avec ou sans intervention de l’utilisateur.

L’OCR intégré permet de créer des documents au format « recherchable » à partir d’images numérisées. L’OCR de zone et la reconnaissance de codes-barres permettent d’extraire spécifiquement des informations depuis le document (par exemple, un numéro de facture ou de client) et d’assigner les données extraites à un index spécifique. Le traitement offre aussi la possibilité d’enrichir le document avec des annotations, des tampons numériques ou des codes-barres.

e-BRIDGE Capture & Store possède des facultés de création de scripts et divers modules associés pour personnaliser le traitement des documents en fonction de leur spécificité. En voici quelques exemples :

• Avec la reconnaissance optique de marques, la reconnaissance de cases cochées est d’une grande facilité.

• Avec le module optionnel FreeForm, e-BRIDGE Capture & Store est capable de reconnaître automatiquement un type de document (une facture fournisseur par exemple) et de sélectionner le bon workflow – L’utilisateur n’a plus qu’à appuyer sur un bouton.

• La disponibilité d’un second moteur OCR optionnel permet d’étendre les possibilités et de couvrir la reconnaissance de 70 langues.

Etape 3 : StockageUne fois traité, le document sera transféré vers sa destination finale : de nombreux connecteurs sont en effet disponibles pour stocker facilement le document ainsi que les métadonnées associées, l’envoyer par mail ou l’acheminer vers un applicatif tiers de type SharePoint, Google Drive, Evernote et bien d’autres. Il est également possible d’acheminer le document vers plusieurs destinations simultanément.

1Capture

2Traitement

3Stockage

WATCH

Le tableau de bord donne à l’administrateur une vision claire des différents états.

Création d’un workflow grâce à l’outil de design 100% graphique

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Acquisition à partir du multifonction Grâce à l’intégration d’e-BRIDGE Capture & Store sur l’écran tactile du multifonction, l’utilisateur peut aisément choisir le worklow souhaité et l’interface le guidera au travers des diverses étapes.

AUTOMATISEZ VOS ACTIONS DE DÉMATÉRIALISATION

Un outil de pilotage centralisé des workflowsUn tableau de bord permet à l’administrateur de contrôler l’état de l’application ainsi que les services associés. Il est également possible de gérer via la plateforme de pilotage, le client MFP et le client PC ainsi que l’ensemble des droits utilisateurs.

Le tableau de bord d’e-BRIDGE Capture & Store est une application en mode web : les administrateurs peuvent ainsi gérer à distance le paramétrage du serveur sans avoir besoin de se déplacer.

Création des workflowsPeu importe la complexité du workflow à modéliser, e-BRIDGE Capture & Store vous assiste, lors de la phase de création, avec un outil de design 100% graphique. Les différentes étapes de capture – traitement - stockage se présentent sous la forme de briques paramétrables qu’il suffit de relier entre elles pour former un workflow documentaire.

Des fenêtres de configuration permettent de préciser et d’ajuster chaque module de capture, de traitement et de stockage. La délimitation visuelle des 3 étapes permettent une compréhension aisée du fonctionnement du workflow.

FONCTIONNALITÉS ET PRÉREQUIS

6 e-BRIDGE Capture & Store

Comparatif des fonctionnalités e-BRIDGE Capture & Store Server 4

e-BRIDGE Capture & Store Essentials 4

Interface Administrateur en mode Web

Modélisation des workflows en mode graphique

SOURCES DE CAPTURE

Dossier surveillé

Client MFP 1) 1)

Email (POP3, Exchange)

FTP

Client PC 1)

Client PC Pro

Imprimante virtuelle

REQUÊTES DE MÉTADONNÉES

Statique (tapée, liste prédéfinie)

Bases de données (SQL)

Moteur de script (VB)

XML

Vue de l’arborescence

Listes adresses Email (Active Directory, Exchange)

Via connecteur (Dropbox, Evernote, Google Drive, SharePoint)

TRAITEMENTS

OCR plein-texte (Nuance)

OCR de zone

Reconnaissance de codes-barres (1D, 2D)

Séparation de documents (n° page, page blanche, code-barres)

Traitement avancé d’images

Moteur de script (VB)

Triggers (traitement conditionnel)

Moteur OCR Abbyy (5k/10k par mois)

Moteur OCR Abbyy (50k par mois /Dual Core/Quad Core)

Moteur de RAD Free Form

Reconnaissance optique de marques (OMR)

Insertion de codes-barres/Annotation

Répartition de charge (gestion simultanée de plusieurs serveurs)

Export de données

FORMATS DE SORTIE

PDF, PDF/A, Secure PDF (mot de passe/signature électronique)

TIFF, JPG

RTF, DOC, DOCX, XLSX, XPS

Note: Comparaison des fonctionnalités basée sur la version 4.61) Une licence Client est incluse avec la licence produit

inclus option

e-BRIDGE Capture & Store est disponible en deux versions : e-BRIDGE Capture & Store Essentials intègre les fonctionnalités essentielles pour modéliser ses workflows ainsi que des connecteurs parmi les plus courants. e-BRIDGE Capture & Store Server est une version plus complète, évolutive qui répondra à tous vos besoins grâce à ses modules optionnels et ses nombreuses possibilités de personnalisation.

Pré-requis

Systèmes d’exploitation

Windows 10/8.1/8/7/Vista (32/64-bit), Windows Server 2012/Server 2008/2008 R2 (32/64-bit)Nécessite Microsoft .NET runtime 3.5 SP1 et .NET runtime 4.5

Espace disque Requis : 40 Go Recommendé : 160 Go

CPU Requis : Dual Core 2 GHz Recommendé : Quad Core 2.4 GHz

Espace réseau Requis : 100 Mo Recommendé : 1 Go

Mémoire Requis: 4 Go RAM Recommandé : 8 Go RAM

Traitement Jusqu‘à 50 000 scans par mois

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Comparaison des fonctionnalités basée sur la version 4.6

Comparatif des focntionnalités e-BRIDGE Capture & Store Server 4

e-BRIDGE Capture & Store Essentials 4

CONNECTEURS

Système de fichiers Windows (avec métadonnées XML)

Google Drive

Drop Box

Evernote

E-Mail (SMTP)

FTP

Microsoft Sharepoint/365

Bases de données (SQL)

Amazon AWS

Citrix Sharefile

Docuware

Dokmee

ELO

Exact Synergy Enterprise

M-Files

Microsoft OneDrive

Microsoft OneDrive Business

MS Dynamics NAV

OpenText

WebDAV

Xero

Les données techniques sont susceptibles d’être modifiées sans préavis. Tous les noms de société et/ou de produit mentionnés dans ce document sont des marques et/ou des marques déposées de leurs détenteurs respectifs sur leurs marchés et/ou dans leurs pays. Tous droits réservés. Nous nous efforçons de communiquer aux partenaires les données les plus récentes possibles. Toutefois, les caractéristiques techniques de certains modèles sont susceptibles d’avoir été modifiées entre la phase de fabrication et la publication de cette documentation Copyright ©2017 TOSHIBA TEC. FR_e-BRIDGE Capture & Store_20170302

e-BRIDGE Capture & Store

Together Information reflète la vision de Toshiba sur la manière dont les individus et les entreprises créent, enregistrent, partagent, gèrent et présentent leurs idées et informations.

Cette marque est née de notre conviction selon laquelle les entreprises qui réussissent sont celles qui communiquent le mieux.

Nous proposons donc un portefeuille intégré de solutions spécialisées qui reflètent l’engagement de Toshiba en faveur de la planète.

Pour plus d’informations, consultez le site www.togetherinformation.com

À propos de TOSHIBA TEC

TOSHIBA TEC FRANCE IMAGING SYSTEMS SA fait partie du groupe international Toshiba Tec Corporation, dont l’activité couvre divers secteurs industriels de pointe.

Toshiba Tec Corporation est l’un des principaux fournisseurs de solutions technologiques dans un grand nombre de secteurs : grande distribution, enseignement, commerce, hôtellerie et industrie manufacturière...

Avec 80 filiales dans le monde, Toshiba Tec Corporation aide les entreprises à révolutionner la création, l’enregistrement, le partage, la gestion et la présentation des informations.

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