RETRAITE COMPLÉMENTAIRE agirc-arrco - 4e trimestre 200612

DOSSIERDOSSIER

Sommaire du dossier� C’est parti : La PRC, de la théorie à la pratique 12�Questions à Gaëtan Frocrain, chef de projet PRC au GIE Agirc-Arrco 14�De l’accueil à la collecte des informations

La PRC : un nouveau concept 15� Trois questions à Sylvie Mathieu, responsable de l’unité animation

réseau Cicas et Résidents hors de France au GIE Agirc-Arrco 17� Tout dans la « corbeille » : Renouveler ses pratiques 18�Questions à Viviane Liétard,

directeur de gestion retraite, AG2R-Isica 20

Dossier réalisé par la direction des systèmes d’information et la communication

Octobre 2006, la PRCentre en production.Étape après étape, aprèsde longs mois degestation, la premièrebrique de l’usine retraites’installe dans lepaysage informatiquede la retraitecomplémentaire.

C’est parti

La PRC : de la théorie à la pratique

◆ DOSSIER

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◆ DOSSIER

Fin octobre, la plate-forme de laretraite complémentaire, la PRC,est mise sur orbite. Le lance-ment effectué, la mise en production se fait étage par

étage, avec quelques toussotements par-fois, mais au final, pour l’essentiel, çamarche. Chacun dans les institutions deretraite complémentaire va s’approprierpetit à petit ce nouvel outil sur lequel s’estpenché pendant de longs mois le GIEAgirc-Arrco. Une histoire se termine, uneautre commence.

La PRC, définie par Daniel Lefebvre,directeur des systèmes d’information del’Agirc et de l’Arrco, comme étant « l’outilde coordination, d’information, de liqui-dation et de productivité de la retraitecomplémentaire », est la première des

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La phase de validation fonctionnelle quis’est déroulée durant plus de six mois, a per-mis de fiabiliser d’une part l’application PRCmais aussi son intégration avec l’outil alloca-taire GICR. Pour cela, Systalians a sélectionnédes scénarios fonctionnels, en accord avec leCIN et le GICR, représentant la majorité des cas métiers. Le déroulement de ces scénarios,

adapté au périmètre de chaque livraison desdeux logiciels, a permis de déceler plus de 500non conformités corrigées à ce jour. Cette phasede qualification, très novatrice dans les relationsCIN/groupes, s’est révélée être d’une trèsgrande efficacité. Elle se poursuivra en 2007sur les versions majeures prévues pour la PRCet l’application allocataire du GICR.

Recette et intégration par Systalians

huit briques principales qui composent l’usine retraite, briques qui finiront des’emboîter à horizon 2012.

L’usine retraite, c’est, rappelons-le,d’abord une volonté et une décision, celles des partenaires sociaux de doter lemonde de la retraite complémentaired’un système informatique à la hauteurdes enjeux. Avec trois objectifs : offrir leservice global attendu et simplifier lesdémarches pour les entreprises, les sala-riés et les retraités, optimiser les coûts degestion et répondre aux besoins crois-sants de productivité liés à la montée en charge du nombre des liquidationsjusqu’en 2010(1).

L’usine retraite, c’est aussi une organi-sation complexe et des compétences,diverses et pointues, qui se mobilisentpour concevoir une architecture d’en-semble et mettre au point un mode opé-ratoire tout a fait original, sur le thème du« Travailler ensemble ».

L’usine retraite, c’est enfin, des heureset des heures de travail pour converger,désimbriquer la retraite et la prévoyance,construire ces briques qui permettrontd’échanger des données, de communi-quer de manière plus réactive et efficace,de s’adapter tous en même temps auxévolutions de toute nature. L’instaurationdu droit à l’information des actifs par laréforme des retraites de 2003(2) en est uneparfaite illustration. Cœur de l’« usineretraite », la PRC est indissociable de lamise en œuvre du service global.

Un démarrage progressifOctobre 2006, une histoire s’achève.

Celle démarrée en juin 2004, avec le lan-cement du chantier « PRC ». Des comitésde projet sont dès l’origine constitués dansles fédérations et dans les institutions. Leprogramme est d’envergure et le planningtrès serré, avec une entrée en productionprogrammée à l’automne 2006.

Tout au long du chantier, les contrain-tes du calendrier ont pesé lourd. D’où undécoupage par livraisons successives,notamment celles des trois bases fédérales,socle de la PRC (se reporter au graphiquep. 16 et article p. 17), la base « Localisa-tion », la base « Chômage » et la base« Aura ». Des phases de tests, d’itérations(3)

et de recettes(4) ont précédé le démarrage,dans le but de livrer une version stable etdans les temps : « un exercice difficile »,commente Gaëtan Frocrain, chef de projetPRC à la DSI Agirc-Arrco.

À cet égard, la phase de recettage dela PRC et d’intégration commencée enjuin 2006 par Réunica-Systalians avec lelogiciel allocataire du GICR a été déter-minante (cf. encadré ci-dessous).

Octobre 2006, enfin, la PRC entre enproduction. Une nouvelle histoire com-mence. Grâce à l’implication des infor-maticiens du CIN, qui travaillent sur leprojet depuis plus de deux ans, et celledes institutions sans lesquelles rien n’au-rait été possible, la livraison de la plate-forme s’est faite dans les temps.

Un calendrier progressif de démarragea été établi pour notamment contrôler lamontée en charge de la plate-forme, quidevrait s’accélérer avec la mise en pro-duction de la PRC-Cicas à partir du 15 déc-embre 2006, les Cicas étant à l’origine deprès de 60 à 65 % des dossiers de retraite.

Le 30 d’octobre 2006, le groupe AG2Ra le premier initié des processus de retraite,suivi de Réunica Bayard, PRO BTP et Apicil début novembre. Le groupe AG2R

1) Avec des actes de gestions à l’horizon 2010 de+ 55 % en Arrco et + 83 % en Agirc, par rapport à 2001.

2) Loi du 21 août 2003. Lire La retraite complémentaireAgirc-Arrco n° 10.

3) Répétition des tests jusqu’à obtention du résultatattendu. Le début d’une itération donne lieu à livraisond’un sous ensemble cohérent.

4) La « recette » consiste à accepter et à valider, aprèsdifférentes étapes de tests, la réception d’un produitmatériel ou logiciel.

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◆ DOSSIER

processus (y compris les réversions). « Cedémarrage progressif permet de contrôlerla montée en charge des flux échangéset surtout de vérifier les hypothèses tech-niques, au cours de la mise en place dela plate-forme, et de corriger les anoma-lies. Ainsi, la fiabilisation des applicationss’effectue plus sereinement », expliqueGaëtan Frocrain.

Étapes essentielles, le démarrage de laPRC et sa mise en production progressivesymbolisent cette nouvelle ère informa-tique dans laquelle la retraite complé-mentaire a choisi d’entrer. D’autres pagess’écriront au fur et à mesure de la cons-truction de l’usine retraite. Jusqu’à la finde son déploiement en 2012. ■

Comment s’estpassé le démarrage ?Les applications PRCmettent en jeu de

nombreuses fonctionnalités : leurqualification a nécessité plus de tempsque prévu. Tous les groupes ontnéanmoins débuté l’exploitation de leurplate-forme PRC pour pouvoir répondreaux collectes de droits initiées depuis le30 octobre 2006. Sur les 4 premièrespériodes, le taux de réponse à cescollectes était de 92,5 % avant 24h.

À quel rythme la plate-formemonte-t-elle en charge ?Fin novembre, il y avait 3 000 dossiers

ouverts par jour sur la PRU dont 60 %ouverts par les Cicas. À cette date, lesinstitutions ouvraient 80 processus parjour sur la PRC alors que nous enescomptions 360. La montée en charges’est donc faite plus lentement queprévu ! Mais avec l’arrivée progressivedes Cicas sur la plate-forme à partir du15 décembre, les institutions vont traiterdavantage de dossiers. Si les groupessupportent cet afflux croissant dedossiers, ce sera gagné !

Quel est le calendrier pour l’année 2007 ?L’arrêt des créations de processus PRU*aura lieu en mars 2007, lorsque ledernier Cicas aura basculé sur la PRC.

Les groupes de protection sociale aurontjusqu’au 1er octobre 2007, date d’arrêtdéfinitif de la plate-forme Arrco, pourliquider les dossiers sur la PRU et lesmettre en paiement. Parallèlement, nous centralisons toutesles demandes d’évolutions de la PRCqui seront ensuite étudiées. Nous allonsprochainement proposer un calendrierde réalisation.Enfin, au 1er octobre 2007, de nouvellesfonctionnalités de la PRC seront livréespour assurer la continuité du service : la révision des dossiers PRU sur la PRCet le traitement des réversions desallocataires dont les droits personnelsont été liquidés avec la PRU.* Ouverture de dossiers via la PRU.

Questions à Gaëtan Frocrain, chef de projet PRC au GIE Agirc-Arrco

Gaëtan Frocrain

La PRC, au cœur du service global

• La planification du projet : juin à septembre 2004• Les spécifications : septembre 2004 à mars 2005• La livraison des spécifications d’interface : 31 mars

2005• La mise en production de la base chômage :

1er juillet 2005• Le démarrage des tests techniques d’échanges (ité-

ration 1) : 9 décembre 2005 • Le démarrage des tests de collecte des droits et la

mise en production de la base de localisation (ité-ration 2) : 16 février 2006

• Le démarrage des tests de mise en paiement (ité-ration 3) : 12 juillet 2006

• La mise en production de la base Aura : 12 sep-tembre 2006

• Le démarrage de la mise en production dans lesgroupes : 30 octobre 2006.

Les dates charnières du chantier

a effectué une mise en production endeux temps. Les liquidateurs « référents »PRC qui avaient participé aux recettes onttesté la PRC en production pendant deuxsemaines sur le site de gestion de Chart-res. « Cela nous a permis de bénéficier,une fois encore, d’un très bon accompa-gnement du CIN par téléphone », com-mente Viviane Liétard, directeur de la ges-tion retraite AG2R-Isica. Puis, chacun surson site a pu faire bénéficier les autres deson expérience et remonter les éventuel-les difficultés. « Car aujourd’hui, il s’agitde mettre en place la gestion des inci-dents pour avoir une traçabilité et une «journalisation » des erreurs, et d’offrir unaccompagnement en fournissant des dos-siers d’exploitation », souligne Gaëtan Fro-

crain. Une hot-line, avec un interlocuteurunique, est opérationnelle au CIN pourformaliser les fiches d’incidents traités parles unités « production » et « conception-réalisation ». « La correction de ces inci-dents est prioritaire », explique GaëtanFrocrain.

Pour suivre cette mise en production,des périmètres avaient été définis afind’assurer la qualité de service attenduedans les services de retraite. Les groupesont donc commencé par traiter les liqui-dations de droits directs Arrco. Ils ontprocédé ensuite aux pré-liquidations etliquidations de droits directs pour l’en-semble des salariés et accédé, à la fin del’année, au traitement de l’ensemble des

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◆ DOSSIER

La PRC repose sur un socle dedonnées centralisées. Dans unsouci de performance et deprise en compte du volumecroissant des dossiers à traiter,

deux référentiels ont été créés. L’un rela-tif aux « entreprises », la base Aura(1),l’autre aux « individus », la baseLocalisation(2), pivot de la PRC. S’y ajoutela base Chômage, disponible depuisjuillet 2005.

Cette redéfinition du système étaitnécessaire pour répondre aux exigencesdu nouveau processus de coordinationimpliquant des changements sur la façonmême d’échanger les données avec lesinstitutions. Elle a permis d’intégrer de

De l’accueil à la collecte des informations

La PRC : un nouveauconceptAutant qu’un nouvel outil, la PRC est un concept : avec au bout du compte le développement d’un service global,plus facile d’accès,pour les futurs retraitéset qui implique une nouvellecoordination entre les institutions.Éclairages.

La nouvelle architecture mise en place pour la PRC est basée sur les standards actuels utilisés surInternet, ce qui garantit la pérennité de la solution. L’utilisation des Webservices permet à des applica-tions hétérogènes de dialoguer à distance via un réseau, indépendamment des plates-formes et des lan-gages sur lesquelles elles reposent, et sans remise en question des systèmes d’information d’origine.

Dans le cadre de la PRC, on peut ouvrir des dossiers sans intervention humaine grâce aux servicesWeb, et les groupes peuvent intégrer la PRC dans le cadre d’une interlocution globale du client, aussibien dans le domaine de la retraite que dans celui de la prévoyance.

Les nouvelles technologies et la PRC

L’ancienne coordination Arrco au moment de la liquidation

Ancienne coordination Agirc

1) La base Aura résulte de la migration des anciennesbases FEA (Arrco) et Saga (Agirc).

2) La base Localisation reprend les données de l’ancienFCI (fichier central des identifiants).

Ce n’est qu’au moment de la retraite que le regroupement des périodes et des points est mis en œuvre.

Le dossier du cadre est transmis d’institution en institution tout au long de sa carrière.

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◆ DOSSIER

- Certifier les identifiants des participants Agircet Arrco ;- Regrouper des comptes de participants cor-respondant au même individu pour faciliter lesrecherches ;- Garantir l’unicité de service pour les cadres ;- Déterminer les institutions qui sont sollicitéesafin de reconstituer les carrières et les droitspour liquidation et information ;- Apporter un support à la mise à jour de labase chômage pour certifier les identifiants noncertifiés des attestations Assédic.

Les objectifs de la base Localisation

nouveaux outils : la « dématérialisa-tion » qui consiste en une numérisationou codification des pièces du dossier,« l’archivage électronique » qui permetun stockage centralisé de chaque pièceet leur visualisation à partir de n’importequel poste de travail ou encore « le trans-fert des droits » en mode quasi instan-tané.

Cette architecture, évolutive, de la PRCrepose sur des technologies web services(voir encadré p. 15). Ce qui ouvre de nou-velles possibilités d’échanges avec les autres partenaires de la sphère socialedans le cadre du service global. Elle meten œuvre le principe d’interopérabilité,une nécessité dans le concept de droit àl’information des actifs. De fait, les insti-tutions pourront fin 2007 consulter, outreles bases de données du CIN, celles géréespar la Cnav et PRO BTP(3) pour le comptedu GIP Info retraite, et rééditer un docu-ment archivé, à la demande d’un partici-pant, ou rectifier telle ou telle information.

Une nouvelle coordinationAvec la PRC et les nouvelles procédu-

res mises en place, l’unicité de service estentièrement respectée. Jusqu’alors les cadres pouvaient déposer une seuledemande de retraite complémentaire autitre des régimes Agirc et Arrco, désormais,ils bénéficieront d’un processus unique deliquidation, géré par un seul groupe(4).

Liquidations ou pré-liquidations :concrètement, comment ça se passe ?D’abord on initie le dossier puis on l’étudie. Deux applications, disponiblessur la PRC, permettent de le faire.

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◆ DOSSIER

Quel est l’apportde la PRC pourles Cicas ?À la différence de la PRU et de laPRU-Cicas, deuxoutils quin’offraient pas les mêmesfonctionnalités, la

PRC est un outil commun qui vaut pourles institutions et les Cicas. En plus derécupérer les éléments de carrière Arrcoet Agirc, l’application d’accueil de laPRC permet de demander et mettre àdisposition en temps réel des élémentsdans la base d’archivage fédérale. LesCicas pourront également visualiser lescarrières Ircantec, spécificité de la PRC

pour répondre aux besoins des Cicas età ceux des plates-formes téléphoniquesqui gèrent ce type de dossiers. La centrale d’éditique, constituée augroupe Malakoff, imprime lesdocuments nécessaires : reconstitutionde carrière à valider, lettred’accompagnement, demande deretraite complémentaire,… Du coup, lagestion, la maintenance du matérieldans les Cicas s’en trouvera allégée etles coûts d’impression optimisés.

Qu’est ce qui change dans la relation client ?Les futurs retraités peuvent être reçusdans n’importe quel point d’accueil.Avec la mise à disposition d’un agendanational partagé, la prise de rendez-vous

par les Cicas s’effectuera directementpar téléphone et non plus par envoid’un courrier de convocation. Aussi est-il plus facile pour la personnede donner ses disponibilités et nousenregistrerons moins d’annulations oude reports de rendez-vous.

Quelle organisation a été mise en place pour le déploiementde la PRC ?L’hébergement informatique des Cicasse fait sur un seul et même serveur. Finnovembre 2006, tous les écrans plats etles scanners étaient déployés dans lescent Cicas. Des formations ont ensuiteété dispensées à plus de 180 personnes,à charge pour elles de les démultiplierau sein de leurs équipes.

Trois questions à Sylvie Mathieu, responsable de l’unité animationréseau Cicas et Résidents hors de France au GIE Agirc-Arrco

Sylvie Mathieu

L’initialisation du dossier de retraites’effectue à partir d’un point d’accueilbanalisé, tout futur retraité pouvant serendre dans le bureau de son choix, Cicasou service d’accueil d’un groupe de pro-tection sociale, pour engager unedemande de pré-liquidation (l’équivalentsur la PRU de l’évaluation) ou de liqui-dation de ses droits à retraite complé-mentaire.

L’ouverture d’un processus de retraitesur l’application d’accueil déclenchesystématiquement une collecte desdroits par le CIN qui permet d’éditer lesréponses des institutions à cette collectesur un relevé de carrière à valider (RCV),dans un délai de moins de 48 heures.Les « demandes de droits » sontenvoyées à toutes les institutions d’affi-liation du participant, repérées grâceaux informations contenues dans la basede Localisation (voir encadré p. 16). LeRCV est enrichi le cas échéant des pério-des de chômage manquantes présentesdans la base Chômage.

Le relevé de carrière, édité, est ensuiteenvoyé au futur retraité qui sera amené àprésenter à un bureau d’accueil les piè-ces justificatives en sa possession(5). Ellesseront numérisées ou codifiées. Facilitédes démarches pour le futur retraité mais

aussi économies de gestion et d’archivagepour les institutions.

Entre temps, la collecte des droits aurapermis au CIN, en fonction des règles dedétermination du groupe d’instruction(6),de désigner celui qui assurera la liquida-tion de la retraite.

L’instruction est ensuite effectuée parle centre de gestion du groupe désignécompétent et se termine par la mise enpaiement de l’allocation ou l’informationsur les droits à retraite. C’est à ce stadeque le gestionnaire peut compléter les

trous de carrière, par le calcul des pério-des non inscrites dans les fichiers desgroupes ou par l’envoi de demandes dedroits complémentaires. Et s’appuyer surles bases Aura et Chômage qui lui facili-teront la tâche. ■

3) Fait référence au « collecteur ».

4) Se reporter à la fiche pratique p. 21.

5) Il peut aussi y apporter les justificatifs supplémentairesqui lui ont été demandés au cours de l’instruction ouobtenir des renseignements sur l’état d’avancement deson dossier.

6) Instruction Agirc-Arrco 2006-98 -DRE du 24 juillet2006.