Cahier des charges

Externalisation

de la paie

10.11.2017 v5.1

Gentilly, le 10 novembre 2017

APPEL A CANDIDATURES

DE LA FEDERATION FRANCAISE DE HANDBALL

EXTERNALISATION DE LA PAIE

SOMMAIRE :

1. CONTEXTE

2. OBJET DE LA CONSULTATION

3. ORGANISATION DE LA CONSULTATION

4. REGLES PRESIDANT LA CONSULTATION

5. CAHIER DES CHARGES

Annexes 1 à 3

Contact : Grégory PRADIER, Directeur des Services de la FFHandball

Tél. : 01 46 15 03 55

Mail : g.pradier@FFHandball.net

1. CONTEXTE 1.1 Présentation Générale de la Fédération Française de Handball La Fédération Française de Handball (FFHandball) est une association déclarée, régie par la loi du 1er juillet 1901, fondée en 1941 et reconnue d’utilité publique par décret du 4 août 1971, qui a pour objet l’organisation, la promotion et le développement du handball et de ses disciplines connexes. Elle est agréée par le ministre chargé des sports et, en vertu des articles L. 131-14 et -15 du code du sport, dotée de prérogatives de puissance publique pour organiser les compétitions sportives de handball, Minihandball, Sandball et Beach-handball à l’issue desquelles sont délivrés les titres internationaux, nationaux, régionaux et départementaux, pour procéder aux sélections des équipes de France correspondantes et pour proposer l'inscription sur les listes de sportifs, d'entraîneurs, d'arbitres et juges de haut niveau. La FFHandball est, dans ce cadre, seule compétente pour édicter les règles techniques du handball ainsi que les règlements relatifs à l’organisation de toute compétition de handball ouverte à ses licenciés. La FFHandball organise, notamment, diverses rencontres disputées par les équipes de France masculine et féminine en France (catégories Seniors, Juniors et Jeunes), les coupes de France féminine et masculine, les compétitions inter-Comités, inter-Ligues et inter-Pôles et diverses manifestations ouvertes aux licenciés (handball sur sable, Minihandball, etc.) ainsi que des regroupements institutionnels (assemblées générales, assises). A compter de l’année sportive 2004-2005, elle a délégué l’organisation et la gestion du championnat de France de première division masculine (D1M – 14 clubs), de la coupe de la Ligue masculine et du Trophée des Champions à la Ligue Nationale de Handball (LNH), dont elle a décidé la constitution par assemblée générale du 16 avril 2004. A compter de la saison 2016-2017, elle a également confié à la LNH la gestion du championnat de deuxième division masculine. A compter de l’année sportive 2008-2009, la FFHandball a créé, en son sein, la Ligue Féminine de Handball (LFH) chargée d’organiser et de promouvoir le championnat de France de première division féminine (D1F – 12 clubs pour l’Olympiade 2016-2020). Dans le cadre de la délégation de pouvoir reçue du ministre chargé des sports, la FFHandball est chargée d’arrêter et de publier, chaque année, le calendrier officiel des compétitions qu’elle organise ; le calendrier des compétitions professionnelles gérées par la LNH étant, quant à lui, élaboré conjointement par les deux entités. Conformément aux dispositions de l’article L. 131-17 du code du sport, la FFHandball est seule autorisée à utiliser l'appellation "Fédération Française de Handball" et à décerner celles d’« Equipe de France de handball" et de "Champion de France de handball". La FFHandball est également seule autorisée à faire figurer les dénominations dont elle est titulaire dans ses statuts, contrats, documents ou publicités. C’est dans le cadre juridique ainsi rappelé que la FFHandball lance son appel à candidatures pour l’externalisation de ses bulletins de paies, d’indemnités et de gratifications.

1.2 Structure et spécificité de la FFHANDBALL

La FFHandball relève de la Convention Collective Nationale du Sport.

La gestion du personnel s’appuie également sur le règlement intérieur approuvé par le Conseil

d’Administration.

Ses effectifs sont composés de salariés de droit privé en contrat à durée déterminée (selon les périodes), en

contrat à durée indéterminée.

En outre, la FFHandball bénéficie des interventions de conseillers techniques sportifs fonctionnaires

permanents et occasionnels, contractuels de droit public placés auprès de la Fédération, provenant de la

fonction publique d’Etat et de la fonction publique territoriale.

Elle accueille également des stagiaires.

Ces différentes populations sont réparties comme suit (base paies, indemnités et gratifications de septembre

2017) :

Bulletins de paies Technicien(ne)s CDI de droit privé : 31 Technicien(ne)s CDD de droit privé : 2 Cadres CDI de droit privé : 18 Cadres CDII de droit privé : 22 Cadres CDD de droit privé : 0 Fonctionnaire détaché de la fonction publique territoriale : 1 Joueurs(es) EDF primes de résultat (non socialisés) : variable Joueurs(es) EDF aides personnalisées (socialisés) : variable Bulletins d’indemnités CTS fonction publique d’état titulaires : 32 CTS contractuels de droits publics : 2 CTS fonctionnaires occasionnels : 11 Bulletins d’appel de cotisations Arbitres : 40 en moyenne une fois par an en décembre Bulletins de gratifications Stagiaires : 3 (moyenne 4 à 5 par an) Soit un total de 122 bulletins (de paies, d’indemnités et de gratifications).

2. OBJET DE LA CONSULTATION 2.1 Nature et consistance des prestations La présente consultation a pour objet l’établissement de la paie mensuelle et des déclarations sociales afférentes, accompagnée de conseils sur les questions soulevées par la réalisation de la paie. Les missions confiées au titulaire sont les suivantes : • Mission 1 : Réalisation de la paie 1. Etablissement de la paie, des déclarations liées et contrôle de la conformité des livrables par rapport aux éléments transmis par la FFHandball 2. Conseil sur tous les sujets spécifiques afférents à la paie et à l'administration du personnel. • Mission 2 : Phase de transition Cette mission consiste, notamment, en une prise de connaissance de l’existant, un transfert des données de l’ancien au nouveau prestataire et le paramétrage du logiciel de paie. • Mission 3 : Phase de transférabilité Cette mission consiste, notamment, à réaliser à la fin de la prestation un transfert de compétence vers les personnes ou la société désignée par la FFHandball. Seul le candidat retenu sera rémunéré au titre des Prestations.

2.2. Forme de la prestation Il s’agit pour partie d’une prestation de services à prix unitaire (mission 1) et, pour partie d’un accord cadre exécuté par bons de commande (mission 2 et 3).

2.3. Durée de la prestation, reconduction, délai d’exécution La prestation prend effet à compter de sa date de notification et jusqu’au 31 décembre 2019. Il pourra être reconduit une fois, par tacite reconduction, pour une durée d’un an, soit au maximum, jusqu’au 31 décembre 2020. Au-delà, toute reconduction devra donner lieu à un engagement exprès des parties. Modalités de tacite reconduction de la prestation : A la date anniversaire de la notification de la prestation, ce dernier sera reconduit tacitement de date à date sans que le titulaire ne puisse s’y opposer. En cas de non reconduction de la prestation, la FFHandball signifiera au titulaire sa décision par lettre recommandée avec accusé réception, au plus tard un mois avant l’échéance annuelle. En cas de non-reconduction, le titulaire reste engagé jusqu’à la fin de la période en cours. A titre indicatif et sans que cela constitue un engagement pour la FFHandball, la date prévisionnelle de notification est fixée au 1er janvier 2018.

2.4. Prix Les prix seront établis en euros HT. Les prix sont établis sur la base des conditions économiques du mois Mo, mois de remise des offres. Les prestations sont rémunérées par application des prix stipulés au bordereau des prix unitaires (BPU) ainsi que les modalités de fixation des prix (cf. ANNEXE 3).

2.5 - Modalités essentielles de financement et de paiement Les sommes dues au(x) titulaire(s) et au(x) sous-traitant(s) de premier rang éventuel(s) agréés et dont les conditions de paiement ont été acceptées de la prestation seront payées dans un délai global de 30 jours fin de mois, à compter de la date de réception des factures ou des demandes de paiement équivalentes après vérification par la FFHandball du service fait.

3. ORGANISATION DE LA CONSULTATION 3.1. Mode de dévolution Il n’est pas prévu de décomposition en lots.

3.2. Délai de validité des offres L’offre restera valable jusqu’à la notification de sa décision d’attribution de la prestation par la FFHandball.

3.3. Modification de détail au dossier de consultation La FFHandball pourra apporter des modifications non substantielles à cet appel d’offres au plus tard 7 jours calendaires avant la date limite de remise des offres. Les candidats devront alors répondre sur la base du dossier modifié sans pouvoir élever de réclamations. Si la date limite de remise des offres devait être reportée, la stipulation précédente sera applicable en fonction de la nouvelle date limite de remise des offres.

3.4. Sous-traitance L’offre devra indiquer tous les sous-traitants connus lors de son dépôt. Elle devra également indiquer les prestations (et leur montant) dont la sous-traitance est envisagée, la dénomination et la qualité des sous-traitants qui l’exécuteront à la place du titulaire. Les candidats doivent préciser dans leur offre la part des prestations qu’ils comptent réaliser par eux-mêmes ainsi que la part des prestations qu’ils comptent sous-traiter. A cet effet : • • La FFHandball se réserve la possibilité, avant la notification de la prestation, de refuser l’un des sous-traitants désignés dans l’offre du candidat retenu ; • • Pour les sous-traitants susceptibles d’être désignés en cours de prestation, les candidats devront préciser la nature et le montant estimé des prestations susceptibles d’être sous-traitées. Tous les intervenants à la prestation y compris les sous-traitants devront avoir les références professionnelles correspondant au corps de métier pour lequel ils interviennent. La notification de la prestation emportera acceptation du sous-traitant et agrément de ses conditions de paiement par la FFHandball. Par ailleurs, pourront être transmis ou demandés par la FFHandball tous documents nécessaires à l’appréciation des capacités techniques, juridiques, administratives et financières du ou des sous-traitants proposés permettant une juste appréciation de l’offre.

4. REGLES PRESIDANT LA CONSULTATION La présente consultation fait l’objet d’une publication sur le site internet FFHandball (www.ff-handball.org) et dans son bulletin officiel Handinfos ; Le dossier de la consultation est transmis par la FFHandball à tout candidat qui en ferait la demande par courrier électronique à l’adresse suivante : g.pradier@FFHandball.net ; Les candidats remettent leur offre dans les conditions prévues au point 4.2 du présent cahier des charges ; Dans le cadre de la présente consultation, y compris pour le cas où des négociations de gré à gré interviendraient, chaque candidat supporte l’intégralité des frais par lui engagés, y compris les frais de déplacement dans le cas où son audition serait sollicitée par la FFHandball ; Les candidats devront se conformer à toutes les règles, obligations et conditions contenues dans le présent Règlement ; L’offre des candidats devra être paraphée par un/des représentant(s) dûment habilité(s) de chaque candidat. À cet effet, chaque candidat s’oblige à garantir la FFHandball que le(s) dit(s) représentant(s) a (ont) tous pouvoirs à l’effet d’engager le candidat (cf. ANNEXE 1) ; Toute offre soumise par un candidat emporte définitivement et irrévocablement engagement si, au jour de l’annonce des résultats, dans les conditions prévues au point 4.3 du présent cahier des charges, elle est retenue par la FFHandball ; Chaque offre doit répondre précisément au cahier des charges, dans les formes indiquées ; Chaque candidat garantit à la FFHandball que les informations contenues dans son offre, ne sont ni erronées, ni trompeuses, et que pour le cas où tout changement notable apparaitrait dans la situation du candidat après le dépôt de son offre, celui-ci en informera immédiatement la FFHandball par écrit, à l’adresse indiquée au point 4.5 du présent cahier des charges ; Aucune offre transmise par un groupement de sociétés ne sera recevable ;

La FFHandball se réserve le droit d'organiser l’audition des candidats dans des conditions qui seront, le cas échéant, précisées ultérieurement. Au cours de ces auditions, la FFHandball pourra discuter de tous les aspects des offres avec les candidats ; Les candidats seront, le cas échéant, auditionnés dans des conditions assurant une stricte égalité entre eux ; Les candidats pourront, quant à eux, adresser des demandes à la FFHandball dans les délais et selon les modalités prévues au point 4.5 du présent cahier des charges (cf. ANNEXE 2) ; La FFHandball pourra en toute occasion exiger d’un candidat que celui-ci lui fournisse, à ses frais exclusifs, toute information et/ou documentation complémentaire en relation avec son offre, ce que celui-ci accepte. La participation à la présente consultation emporte acceptation par le candidat de la clause de confidentialité figurant au point 4.4 du présent cahier des charges ; Chaque candidat accepte, s’il est retenu à l’issue de la procédure de consultation, de conclure avec la FFHandball un contrat de prestations de service, exclusivement rédigé en français et soumis au droit français ; Aucun candidat ne pourra prétendre à une indemnité, quelle qu’elle soit, dans le cas où il ne serait pas retenu ou dans le cas où la consultation serait annulée ou modifiée ; La présente consultation ne constitue ni un contrat, ni une offre susceptible de valoir acceptation, et ce par quiconque ; La FFHandball se réserve la possibilité de ne pas retenir de candidat à l’issue de la présente consultation. Dans l’hypothèse où la consultation se révèlerait infructueuse, la FFHandball se réserve la possibilité de lancer une nouvelle procédure de consultation ou négocier de gré à gré l’attribution des prestations objet de la présente consultation ; Enfin, la FFHandball se réserve le droit, sans motif particulier et sans possibilité de recours, de décider souverainement de mettre un terme à la procédure d’appel à concurrence engagée.

4.1 Pièces justificatives et éléments à fournir par le candidat 4.1.1 Pièces justificatives En réponse à cette consultation, chaque candidat devra fournir les pièces justificatives suivantes qui devront être insérées dans la première enveloppe intérieure de son offre, tel que précisé au point 4.2 du présent cahier des charges : - une présentation détaillée de l’entreprise avec des résultats chiffrés (Bilan certifié sur les 3 derniers exercices clos) ; - un extrait Kbis (ou l’équivalent pour les sociétés domiciliées hors de France) ; - ses références bancaires (RIB ou équivalent pour les sociétés domiciliées hors de France) ; - le détail des ressources mises à disposition (CV de l’équipe en charge du projet, logistique, etc.) ; - les références du Candidat (non obligatoire) ;

4.1.2 Détail de l’offre et proposition financière En réponse à cette consultation, chaque candidat devra fournir les éléments mentionnés ci-après, qui devront être insérés dans la seconde enveloppe intérieure de son offre, tel que précisé au point 4.2 du présent cahier des charges, ci-après :

- Le bordereau des prix unitaires complété ;

Un mémoire technique précisant les méthodes de travail, le planning de réalisation pour chacune des missions décrites dans le cahier des charges. Il comprendra, notamment :

- Une présentation des moyens humains de la structure, de l'interlocuteur principal et du ou des inter-venant(s) proposé(s) ainsi que son (leurs) CV ; la FFHandball souhaite que l’interlocuteur principal dispose de : ▪ Références sur la gestion de paie d’établissements publics et structures publiques employant déjà des populations salariées mixtes de droit privé et public dont des fonctionnaires en détachement pro-venant de la fonction publique territoriale et fonction publique d’Etat ; ▪ Compétences en comptabilité publique et privée ; ▪ Connaissances du droit social privé, du droit public s’appliquant aux fonctionnaires de toutes les fonctions publiques. • Une présentation de la méthodologie proposée : Le candidat devra détailler pour chaque mission les dispositions et le process qu'il envisage de mettre en place pour réaliser les prestations attendues. • Une présentation de l’outil de gestion de paie utilisé et les modalités d’accès de cet outil par la FFHandball. • Une décomposition financière des misions 2 et 3 avec le nombre de jours consacrés par type d'inter-venants. • Un exemple de documents types : ▪ bulletins de paie de droit privé, ▪ Bulletin de paie d'agent de la fonction publique en situation de détachement (fonction publique d’Etat et territoriale) ▪ Documents de charges sociales ▪ Journal de paie • Les modalités de dématérialisation des bulletins de paie

- une proposition financière détaillée dans le cas où l’offre du candidat serait retenue. L'ensemble des pièces et éléments visés ci-dessus est communiqué en un exemplaire, sous forme de copies, à la FFHandball, qui se réserve la faculté de solliciter la production de l'original en cas de doute. L'ensemble des pièces et éléments sera également communiqué sous format PDF, sur clé USB. AUCUNE DE CES PIÈCES NE DOIT ÊTRE DATÉE DE PLUS DE TROIS MOIS.

4.2 Modalités de remise des offres L’offre devra soit (i) être remise en main propre, contre récépissé, à l’accueil FFHandball à l’attention de Grégory PRADIER, au plus tard le 29 NOVEMBRE 2017 à 16h. L’offre devra être remise sous triple enveloppe cachetée, comme suit : Une enveloppe extérieure cachetée portant la mention : " NE PAS OUVRIR – CONFIDENTIEL " Et adressée à : FÉDÉRATION FRANÇAISE DE HANDBALL À l’attention de Grégory PRADIER Direction des Services Consultation Externalisation de la Paie 16 avenue Raspail - CS 30312 - 94257 GENTILLY Cedex

Une première enveloppe intérieure comportant les différentes pièces justificatives visées à l’article 4.1 ci-dessus et portant la mention : "PIECES JUSTIFICATIVES"

Une seconde enveloppe intérieure comportant les éléments visés au 4.1 ci-dessus et portant la men-tion : « DETAIL DE L’OFFRE ET PROPOSITION FINANCIERE »

L’offre devra répondre à l’ensemble des stipulations du cahier des charges. Il est rappelé que les offres et les candidatures devront être entièrement rédigées en langue française. Le prix des offres sera libellé en euros.

4.3 Echéancier de la procédure de consultation Le 10 Novembre 2017 : Publication de l’avis de l’appel à concurrence sur le site internet de la FFHandball : www.ff-handball.org et dans le bulletin officiel Handinfos. A partir du 10 Novembre 2017 : Envoi du dossier de consultation aux candidats qui en font la demande Jusqu’au 29 novembre 2017 à 16h (par remise en mains propres contre récépissé) : Remise des offres dans les conditions fixées Du 29 novembre 2017 à 16h au 4 décembre 2017 au plus tard : Analyse des offres et auditions éventuelles des candidats 1ère phase : Examen des candidatures Si la FFHandball constate que des pièces du dossier de candidature dont la production était réclamée sont absentes ou incomplètes, la FFHandball peut demander à tous les candidats concernés de produire ou de compléter ces pièces dans un délai identique pour tous. En l’absence de production ou de complément des pièces demandées, les candidats sont éliminés. 2ème phase : Examen de la conformité des offres La FFHandball vérifie si les offres ne sont pas irrégulières, inacceptables ou inappropriées. 3ème phase : Analyse technique et financière de l’offre Les offres seront analysées et notées, sur la base des pièces de l’offre au regard des critères d’attribution ci-dessous et pondérés de la façon suivante : Critères/ Sous-critères

Pondération Livrables de référence

Critère technique 60 1. Compétences professionnelles et expériences/références de l’équipe proposée et notamment de l’interlocuteur principal

20

Mémoire Technique

2. Méthode et organisation envisagées, adéquation des solutions et outils proposées pour l’ensemble des prestations, moyens humains dédiés

40

Mémoire Technique

Critère Prix 40 Le BPU

La note financière des offres sera calculée après vérification de la cohérence des offres financières et après rectification des erreurs éventuelles de calcul.

4ème phase : Audition La FFHandball se réserve la possibilité d’auditionner avec un ou plusieurs candidats ayant remis la ou les meilleures offres. La FFHandball décidera alors, au vu des dossiers remis, de l’opportunité d’organiser une ou plusieurs réunions d’auditions. Dans ce cas, les auditions des candidats pourraient se tenir, à titre indicatif, entre le 30 novembre et le 4 décembre 2017. Il sera alors demandé que la personne proposée par le candidat comme responsable de l’exécution de la prestation dans son offre soit présente à l’audition. Les modalités pratiques de déroulement de ces réunions d’auditions seront communiquées aux candidats concernés en temps utile. A l’issue de ces auditions, il pourra être demandé aux candidats dont les offres apparaissent comme les plus pertinentes de compléter leur offre conformément aux demandes qui leur seraient faites et/ou de proposer des offres de prix optimisées. 5ème phase : Attribution La prestation est attribuée au candidat ayant remis la meilleure offre, sans préjudice pour la FFHandball de pouvoir déclarer la consultation infructueuse. Au plus tard le 6 décembre 2017 : Annonce des résultats de la consultation : • Annonce du choix du candidat retenu • Annonce des candidats non retenus La FFHandball notifie (par courrier électronique et/ou courrier RAR) au candidat retenu l’acceptation définitive de son offre. La FFHandball notifie (par courrier électronique et/ou RAR) aux candidats non retenus le rejet définitif de leur offre. L’échéancier objet du présent point 4.3 est prévisionnel. Par conséquent, la FFHandball se réserve le droit de le modifier sans toutefois rompre l’égalité entre les candidats. La FFHandball pourra notamment, et sous réserve de justification, décider du report de l’annonce des résultats de la consultation, sans préjudice des engagements contenus dans le présent dossier de consultation.

4.4 Confidentialité Le candidat s'engage à tenir comme strictement confidentiels et, par conséquent, à ne pas divulguer à des tiers, directement et/ou indirectement, sous quelque forme que ce soit, (i) le contenu du présent dossier de consultation, (ii) toute information portée à sa connaissance dans le cadre de la présente consultation, (iii) l’ensemble des informations et documents communiqués dans le cadre de la présente consultation. Le candidat sera seul responsable, à l’égard de la FFHandball, du respect, par ses associés, dirigeants, salariés et/ou représentants, des dispositions qui précèdent. En conséquence, toute violation des dispositions précitées par l’un quelconque des salariés, dirigeants, salariés et/ou représentants du candidat, engagera la responsabilité personnelle de celui-ci à l’égard de la FFHandball. La FFHandball se réserve, en outre, la possibilité d’écarter, à tout moment, toute offre remise par un candidat qui manquerait au strict respect de la présente obligation de confidentialité. La FFHandball s’engage à tenir comme strictement confidentiel le contenu des offres faites par les candidats.

Nonobstant ce qui précède, la FFHandball pourra décider de publier tout communiqué de presse ou organiser toute conférence de presse qui aurait pour objet de présenter (i) les grandes lignes de la consultation lancée par la FFHandball, (ii) quelques informations sur les candidats (iii) la ou les décisions d’attribution et plus généralement (iv) toute information qui lui semblerait nécessaire ou opportune pour que la procédure de la consultation soit conduite dans les meilleures conditions. Les obligations de confidentialité pesant sur les candidats et la FFHandball en vertu de la consultation s'imposeront à ces derniers durant toute la procédure de la consultation et durant les 4 mois suivant l’annonce des résultats de la consultation par la FFHandball, dans les conditions prévues au point 4.4 ci-avant.

4.5 Renseignements complémentaires / Modifications 4.5.1 Renseignements complémentaires Pour obtenir tout renseignement complémentaire qui leur serait nécessaire pour élaborer leurs offres, les candidats doivent faire parvenir au plus tard cinq (5) jours ouvrés avant la date limite de remise des offres, telle que déterminée au point 4. du présent cahier des charges, une demande écrite. Ces demandes écrites doivent être adressées à l’adresse de messagerie électronique suivante : - g.pradier@ffhandball.net En tout état de cause, la FFHandball se réserve le droit de ne pas répondre à ces demandes. Si elle le juge utile, la FFHandball se réserve, par ailleurs, le droit de communiquer les réponses à l’ensemble des candidats. Enfin, la FFHandball pourra demander au candidat, qui aura préalablement désigné un représentant, de lui adresser toute information de nature à l'éclairer sur des pièces ou des éléments contenus dans l’offre déposée.

5. CONTENU DES PRESTATIONS ATTENDUES 5.1 Demande La FFHandball souhaite bénéficier d’une assistance et d’un conseil pour la réalisation des bulletins mensuels de ses salariés, fonctionnaires placés auprès de, stagiaires et fait appel pour cela à un prestataire. La présente consultation a donc pour objet l’établissement des bulletins mensuels et des déclarations sociales afférentes, accompagnés de conseils sur les questions soulevées par la réalisation des bulletins, sur l’ensemble des chaines bulletins du mois concerné. Les missions confiées au titulaire sont les suivantes : • Mission 1 : Réalisation des bulletins • a. Etablissement de la paie, des déclarations liées et contrôle de la conformité des livrables par rapport aux éléments transmis par la FFHandball, sur les chaines paie du mois concerné. • b. Conseil sur les sujets spécifiques afférents à la paie du mois en cours et des paies à venir, et sur tout sujet afférent à la paie/administration du personnel et des contrats sur lequel la FFHandball identifie un besoin de conseil. • Mission 2 (à bon de commande) : Phase de transition qui consiste, notamment, en une prise de connaissance de l’existant, un transfert des données de l’ancien au nouveau prestataire et le paramétrage du logiciel de paie • Mission 3 (à bon de commande) : Phase de transférabilité qui consiste, notamment, à réaliser à la fin de la prestation un transfert de compétence vers les personnes ou la société désignées par la FFHandball.

5.2 Prestations à réaliser 5.2.1. Mission 1 : Etablissement des bulletins, des déclarations liées et contrôle de la conformité des livrables et conseil sur les sujets afférents à la paie du mois en cours et des paies à venir. Cette mission 1 comprend les éléments suivants sur les chaines paie du mois concerné : 1) Etablissement des bulletins de salaire et documents associés (dossier de solde de tout compte par exemple) 2) Etablissement des déclarations sociales périodiques (déclarations mensuelles / trimestrielles / déclarations annuelles) 3) Fourniture des écritures comptables à enregistrer et tenue du journal des salaires 4) Gestion administrative des événements courants 5) Conseil, réponses aux questions, veille sociale sur la paie en cours, les paies à venir et toute question liée à la paie / administration du personnel et des contrats de travail / conventions concernant la FFHandball. 6) Paramétrage des données de paie

5.2.1.1. Établissement des bulletins de salaire Un bulletin de salaire est établi chaque mois pour chaque salarié et agent. Pour cela, un calendrier mensuel est établi par la FFHandball et transmis au prestataire par la FFHandball avant la période de lancement de la paie. Le titulaire est tenu de se conformer à ce calendrier. Les chaines paies mensuelles sont les suivantes : - Salariés FFHandball chaque mois - Gratification aux stagiaires chaque mois - Bulletins d’indemnités aux Conseillers sportifs ayant un statut de fonctionnaire - Bulletins de cotisations pour les arbitres (en général une fois par an en décembre) La mission du titulaire consiste à : 1. établir le bulletin de paie : i. en se référant aux contrats de travail / conventions individuels établis et en traitant ce bulletin conformément à ces contrats, ii. en intégrant les éléments variables de paie du mois transmis par la FFHandball liées à la durée du travail (heures travaillées, forfait, absences…), à la rémunération (fixe, données variables de paie, indemnités journalières, primes, congés, arrêt de travail…), iii. en appliquant les dispositions légales et conventionnelles régissant le bulletin de salaire à établir pour l’emploi existant à la FFHandball, iv. en appliquant les dispositions particulières préalablement définies et convenues, v. en appliquant les taux de cotisations sociales en vigueur (salariales et patronales) de la FFHandball, vi. en déterminant le montant net à payer au salarié, vii. en appliquant les évolutions et dispositions légales obligatoires, viii. en mentionnant sur le bulletin les informations obligatoires ; 2. transmettre les informations, documents et fichiers adaptés (sous forme obligatoirement dématérialisée adaptée et sous format papier à la demande de la FFHandball) à la FFHandball, dans le respect du calendrier transmis par la FFHandball en vue des vérifications puis des paiements à effectuer, pour transmission et ordre de paiement par la FFHandball à sa banque (exemple de process) : • o Transmission des éléments de paie du mois au prestataire par la FFHandball • o Transmission du premier lot de paies à la FFHandball • o Envoi des corrections par la FFHandball au prestataire • o Renvoi des paies corrigées par le prestataire • o Renvoi du dossier de paie et de charges corrigé par le prestataire • o Réalisations et mise à disposition / transmission des fichiers de virements par le prestataire • ▪ Caractéristiques attendues de ce fichier de virement : • Le format : XML • La norme du fichier : norme PAIN.001.001.02

• o Accès à l’outil de gestion de la paie par le pôle RH et le service comptable pour consultation, édition des données salariés, de paies ou de cotisations sociales. • ▪ Effectuer des requêtes • ▪ Autres besoins 3. Mettre à disposition sous forme dématérialisée du bulletin de paie définitif validé par la FFHandball à chaque salarié ou agent. Livrables et délais (dates au plus tard) : Livrables

Date au plus tard

Bulletins de salaires corrigés définitifs sous format électronique adapté (prenant en compte les remarques de la FFHandball)

Le 22 de chaque mois

Mise à disposition des fichiers de virements Le 22 de chaque mois Accès à l’outil de gestion de la paie Permanent Mise à disposition des bulletins en format PDF (un seul fichier pour l’envoi sur PAGGA)

Le 27 de chaque mois

A noter : Le format du fichier de virement est susceptible d’évoluer, notamment compte tenu des évolutions des technologies informatiques. Le titulaire devra donc prendre en compte ses évolutions et mettre en place des formats adaptés.

5.2.1.2. Établissement des déclarations sociales périodiques Sur la base des bulletins de salaires établis et les règlements des salaires effectués, la FFHandball doit régler les cotisations sociales correspondantes et transmettre les informations aux organismes sociaux. La mission du titulaire consiste à : 1. établir l’ensemble des déclarations de cotisations sociales périodiques (mensuelles ou trimestrielles) desti-nées à tous les organismes concernés (l’URSSAF, caisses de retraite et de prévoyance, à la médecine du travail…) En raison de la double activité (marchand et non marchand) la base du CICE doit être calculée systématiquement en fonction du taux applicable pour chaque salarié dans le secteur marchand. Reste à voir le CITS non prévu à ce jour dans SAGE pour la partie non marchande. i. en appliquant les taux en vigueur pour la FFHandball ii. en respectant les règles de présentation des déclarations iii. en alertant systématiquement la FFHandball sur les délais en vigueur chaque mois 2. établir les déclarations périodiques (déclaration des salaires DSN, et toute autre déclaration récapitulative aux organismes sociaux ou exigées par les organismes sociaux dont la FFHandball relève) ; 3. transmettre les informations à la FFHandball avec la paie définitive validée par la FFHandball pour permettre le paiement et l’envoi des déclarations dans les délais imposés. 4. accès à l’outil de gestion de la paie par le pôle RH et le service comptable pour a. consultation, édition des données salariés, de paies ou de cotisations sociales. b. effectuer des requêtes c. autres besoins Les procédures particulières de télétransmissions et de télérèglements sont mises en place par le titulaire et comprennent : 1. La DSN (déclaration mensuelle et autres périodicités éventuelles) ou norme en vigueur sur ce type de déclaration. Le titulaire assure à la périodicité requise le transfert des données sociales et la transmission des informations aux différentes caisses en établissant ces transferts de la façon qui convient et en transmettant aux destinataires, directement ou par l’intermédiaire du portail déclaratif.

Lorsque le titulaire est en charge de l’envoi des déclarations sociales aux organismes, il est tenu de transmettre à la FFHandball les justificatifs et la copie des déclarations au plus tard le lendemain de l’envoi. Livrables et délais (dates au plus tard) : Livrables

Date au plus tard

Déclarations mensuelles / trimestrielles / annuelles

22 du mois concerné

Accès à l’outil de gestion de la paye Permanent Récapitulatif charges annuelles et données sociales de l’année N

20 du mois de janvier N+1

5.2.1.3. Fourniture des écritures comptables à enregistrer et tenue du journal des salaires Le traitement mensuel de la paie et des déclarations sociales génère des écritures comptables qui doivent être enregistrées dans la comptabilité de la FFHandball. Le titulaire fournit au service des ressources humaines de la FFHandball et au service comptable les écritures mensuelles à enregistrer en s’appuyant sur les états informatisés qu’il produit contenant les extractions de la paie du mois (journal mensuel des salaires, état récapitulatif mensuel des charges sociales) et les déclarations établies. L’écriture mensuelle de paie est à fournir en format PNM pour une intégration automatique dans le logiciel comptable SAGE 100 utilisé par la FFHandball. Le plan comptable général et analytique et les comptes et les sections utilisés seront fournis au titulaire par le service comptable de la FFHandball. LA FFHandball est soumise aux règles de la comptabilité privée avec un secteur marchand et un secteur non-marchand. Les comptes annuels de la FFHandball font l’objet d’un audit légal par un commissaire aux comptes. Livrables et délais (dates au plus tard) : Livrables

Date au plus tard

Journal de paie mensuel récapitulant, notamment, les éléments individuels brut / net et horaires

Le 22 du mois en cours

Liste des règlements du mois proposés agent par agent ainsi que les coordonnées bancaires de l’agent (classement alphabétique et classement par numéro de tiers comptable de l’agent)

Le 22 du mois en cours

Journal de paie comptable Le 22 du mois en cours Journal récapitulatif de paie regroupant toutes les rubriques de paie du mois

Le 22 du mois en cours

5.2.1.4. Gestion administrative des événements courants Cette prestation recouvre les travaux et/ou formalités à réaliser par le titulaire dans les situations suivantes :

• Entrée d’un salarié : o Affiliation du salarié aux organismes sociaux (les déclarations nominatives aux prévoyances comprenant notamment des questionnaires de santé sont établies par le salarié lui-même) o Création de la fiche individuelle salarié • Sortie d’un salarié : o Établissement du solde de tout compte dans la chaine paie selon le calendrier défini avec la FFHandball o Établissement de l’ensemble des documents afférents à la fin du contrat de travail selon les modalités légales en vigueur (attestation Pôle Emploi, certificat de travail, reçu pour solde de tout compte, bulletin de paie…)

• Maladie / maternité / accident du travail / absences : DSN et FIGGO o Prise en compte des données pour l’établissement des bulletins de salaire (dates, encaissements des indemnités journalières…) o Les travaux et/ou formalités sont réalisées, à la demande de la FFHandball en fonction des informations transmises • Temps de travail : o Suivi individuel mensuel et annuel des données relatives au temps de travail et congés conformément aux modalités appliquées à la FFHandball et réglementaires o Réalisation et transmission d’un bilan mensuel et annuel, individuel et global, pour les données relatives au temps de travail (heures supplémentaires, jours travaillés…) et de tout élément demandé par la FFHandball permettant de suivre ces éléments

• Requêtes informatiques : o Production de requêtes mensuelles récapitulant les données à jour des fiches salarié avec les données définitives de la paie du mois sous format Excel selon la demande de la FFHandball o Production de toutes les requêtes spécifiques sous format Excel demandées par la FFHandball en fonction de ses besoins, dans les 48H00 faisant suite à la demande. ▪ Exemples non exhaustifs : préparation de la NAO, aide au contrôle des données de paie, préparation du budget N+1… Livrables Date au plus tard L’ensemble des documents du solde de tout compte relatifs à la sortie du salarié (certificat de travail, attestation pôle emploi…)

Le 22 du mois en cours

Suivi mensuel et annuel du temps de travail, absences et congés sous la forme et les modalités demandées par la FFHandball

Le 22 du mois en cours

Requêtes et transmission d’éléments spécifiques concernant les données traitées par le Titulaire, demandées par la FFHandball en fonction de ses besoins.

3 jours ouvrés à compter de la demande de la FFHandball

Requêtes permettant le traitement et le contrôle des éléments transmis, selon les demandes de la FFHandball pour le format et le contenu

Chaque mois avec le 1er envoi de la paie

Les points de 1 à 4 doivent faire l’objet d’un contrôle préalable par le titulaire de la conformité des livrables par rapport aux éléments transmis avant transmission à la FFHandball.

5.2.1.5. Conseil, réponse aux questions et veille sociale Il est demandé au titulaire d'apporter son conseil dans les conditions suivantes : ▪ Information spontanée par le titulaire de tout élément pouvant impacter la FFHandball ▪ Prise en compte et application des évolutions de la législation sociale et information auprès de la FFHandball de ces évolutions. Le titulaire doit informer la FFHandball de toute évolution législative ou règlementaire ayant une incidence pour la FFHandball. Il devra veiller à répercuter ces évolutions lors de l’établissement des bulletins de paie et des déclarations liées et d’une manière générale dans l’ensemble des livrables à réaliser. ▪ Le titulaire devra signaler à la FFHandball toute correction à apporter selon l’évolution réglementaire ou en cas de détection d’une anomalie.

▪ Le titulaire devra apporter des réponses aux questions et sujets concernant la paie et l’administration du personnel de la FFHandball, nécessaires à la bonne réalisation de la paie, et apporter son conseil en cas de besoin pour permettre à la FFHandball de réaliser les arbitrages adaptés. Il pourra être demandé une réponse écrite transmise par courriel sous forme d’une note synthétique argumentée et complétée des textes en vigueur. Dans ce cas, le titulaire procédera à une analyse de la question et précisera les règles à appliquer en la matière, l’écart éventuel de la Fédération avec ces règles, les risques encourus éventuels, les modalités de corrections/régularisations conseillées, les modalités pratiques de mise en place pour ces corrections, et le conseil préconisé par le titulaire après analyse sur le choix à adopter. ▪ Ces questions pourront concerner aussi bien la paie en cours ou celles à venir et toute question concernant la paie et l'administration du personnel (exemples non exhaustifs de sujets traités : identifier le régime de sécurité sociale adapté d’une catégorie de personnel de la fédération et spécifier les modalités de mise en place pour l’agent et pour la fédération si des modifications sont à apporter ; expertiser et expliquer un changement de cotisation pour une catégorie de personnel ; faire évoluer le paramétrage pour le calcul de données de paie ; cotisation retraite à taux plein pour les salariés à temps partiel…). ▪ Le titulaire accompagnera la FFHandball sur les évolutions nécessaires qui seraient à mettre en place dans ses services en cas d’évolution de la législation et pour toute situation qui rendrait nécessaire cet accompagnement. Livrables Date au plus tard Note argumentée En cas d'urgence ou période de paie :

dans les 24 heures Hors urgence : 5 jours

5.2.1.6. Paramétrage des données de paie Le paramétrage des données de paie a pour objet d’intégrer dans le système informatique du titulaire les données de paie communes à la FFHandball et les données propres à chaque salarié. Il est obligatoirement réalisé en début de mission, puis mis à jour en fonction des évolutions de la FFHandball et des évolutions législatives et réglementaires. A cette fin, la FFHandball devra transmettre au titulaire toutes informations utiles pour réaliser ce paramétrage et sa mise à jour. Le titulaire s’engage à faire évoluer son système informatique au regard des évolutions législatives et règlementaires. Il doit faire preuve de réactivité et être force de propositions sur les évolutions à apporter à son système informatique dès lors qu’une nouvelle règlementation impacte le logiciel de paie. En cas d’actions nécessaires relevant du paramétrage, le titulaire s’engage à prendre ces actions en charge, et à s’assurer de la conformité du paramétrage avec les dispositions légales en vigueur.

5.2.2 Mission 2 (bon de commande) : Phase de transition : transfert des données relatives aux agents et de la réglementation dont relève la FFHandball, paramétrage de l’outil et saisie des données, phase de test des bulletins émis La phase de transfert consiste à intégrer toutes les données nécessaires au bon traitement de la paie et des déclarations sociales associées à compter de la date de notification de la prestation, ainsi que pendant la période de test. Durant cette période de transition, le titulaire aura en charge la réalisation des prestations suivantes : - Création des dossiers individuels - Paramétrage du logiciel avec les taux en vigueur et règles spécifiques appliquées par la FFHandball - Réalisation de la prestation de la mission 1 en double avec le prestataire actuel, pendant 2 mois. - Corrections à apporter identifiées par le nouveau titulaire ou la FFHandball par rapport à la prestation réalisée par le titulaire actuel - Réunion de bilan réalisée dans les bureaux de la FFHandball après chaque exercice de paie pendant la période de transfert pour bilan sur les corrections effectuées dans le mois et celles restant à apporter. La FFHandball transmettra au cours de la réunion de lancement associant le service comptable de la Fédération tous les éléments dont le titulaire aura besoin pour paramétrer.

La FFHandball transmettra les éléments relatifs au mois en cours afin de permettre au titulaire de réaliser la mission 1. Le titulaire précisera éventuellement la forme et l’étendue des données qui lui seront nécessaires pour la bonne réalisation de la mission 2 et de la mission 1. Le titulaire doit restituer, sur support informatique (Microsoft, Acrobat Reader ou équivalent) et/ou sur support papier reproductible, les livrables définis dans le détail de la mission 1 dans les mêmes conditions et les mêmes délais. Le titulaire devra, en outre, fournir en plus un bilan mensuel récapitulant les anomalies détectées et des corrections effectuées ou à effectuer le mois suivant. Le titulaire fournira le mois précédant le démarrage de la mission 1 un bilan général de la période de transition attestant que tous les éléments de paie sont conformes et ne présentent plus d’anomalie. A l’achèvement de la période de transition, aucune anomalie ne devra subsister dans la paie réalisée le mois précédant le démarrage de la mission 1. Livrables et Délai de transmission des livrables : - Les bulletins de paie mensuels et autres livrables seront transmis selon le même calendrier que celui défini pour la mission 1, afin d’effectuer le contrôle complet des données. - Le bilan général de la période de transition à transmettre au moment de la réunion de bilan qui se tiendra au plus tard le 10 janvier 2018.

5.2.3. Mission 3 (bon de commande) : Phase de transférabilité qui consiste, notamment, à réaliser à la fin de la prestation un transfert de compétence vers les personnes ou la société désignée par la FFHandball. Le titulaire peut être amené à réaliser à la fin de la prestation un transfert de compétence vers les personnes ou la société désignée par la FFHandball. Cette période de transférabilité se déroulera sur 3 mois à compter de la date de notification du bon de commande correspondant. Le titulaire est tenu de :

✓ Remettre et présenter toute la documentation dans sa dernière version, en particulier la base de

connaissances à jour,

✓ Réaliser toute action nécessaire de formation/information/présentation.

Pendant cette période, le titulaire n’est pas déchargé de ses responsabilités. Il doit assurer la bonne réalisation des prestations de la mission 1. Au terme de la prestation, le titulaire remet à la FFHandball :

✓ Un compte-rendu des actions réalisées sur l’ensemble de la durée de la prestation ;

✓ L’ensemble de la documentation à jour ;

✓ L'historique des données traitées pendant la durée de la prestation.

5.3 Conditions d’exécution 5.3.1. Communication des éléments nécessaires à l'établissement de la paie et des déclarations sociales par la FFHandball L’établissement de la paie et des déclarations sociales liées conduit à la mise en place du fonctionnement suivant : • Les éléments nécessaires à l’établissement mensuel de la paie seront transmis par la FFHandball au titulaire par courriel ou transfert de fichiers dématérialisés sécurisés sur la base du calendrier mensuel transmis au titulaire par la FFHandball et au plus tard 10 jours ouvrés avant la date d’échéance maximum de la paie. • La transmission des éléments sera faite en utilisant les modèles de documents préparatoires qui seront convenus entre le titulaire et la FFHandball.

• En cas et de non transmission des informations par la FFHandball permettant l’intégration des données variables de paie du mois, le bulletin de salaire pourra, sauf avis contraire de la FFHandball, être établi à l’identique de celui du mois précédent sur une base sans élément variable ; une régularisation sera faite, le cas échéant, le mois suivant en fonction des informations transmises par la FFHandball. • Toute modification sur le contrat de travail d’un salarié est communiquée au titulaire dès sa survenance, en même temps et selon les mêmes modalités que les données mensuelles de paie. • La FFHandball s'engage par ailleurs communiquer au titulaire les informations suivantes en cas de modification et lors de la survenance de cette modification : o Spécificités et modifications des statuts o Code NAF et activité effectivement exercée ainsi que ses particularités éventuelles o Adhésion éventuelle à un syndicat professionnel (une telle adhésion pouvant entraîner des obligations spé-cifiques et permettre de bénéficier de toutes informations à caractère social liées au secteur d’activité) o Installation de l’entreprise dans une zone particulière (zone de redynamisation, zone franche…) o Classement des salariés selon les dispositions du règlement du personnel o Contrats de travail particuliers (contrat d’apprentissage, contrat de professionnalisation, …) o Avantages particuliers liés aux contrats (avantages en nature, primes spécifiques…) ou à certaines catégo-ries de personnel o Tous nouveaux contrats de travail établis par l’entreprise à compter de la date d’effet de cette lettre de mission, ainsi que, le cas échéant, les déclarations préalables à l’embauche (DPAE) liées o Contrats aux caisses de retraite et de prévoyance o Contrats particuliers d’intéressement ou de participation o Notification du taux d’accident de travail o Toutes autres particularités et évolutions liées à la Fédération ou au secteur d’activité pouvant avoir des incidences sur le traitement de la paie et des déclarations.

5.3.2. Obligation du titulaire Il incombe au titulaire une obligation de résultat dans le cadre de l’exécution de la présente prestation. Il s'engage à fournir l'ensemble des livrables dans les délais définis et dans les conditions stipulées dans ce présent document. L’interlocuteur principal est le pôle Ressource Humaines de la Fédération. Pour toute communication réalisée auprès d’autres interlocuteur de la FFHandball, le Pôle Ressources Humaines sera conjointement informé de ces échanges.

ANNEXE 1

ATTESTATION SUR L’HONNEUR (Modèle à compléter par le candidat retenu)

Nom de la société : (ci-après, la « Société ») au capital de : €, ayant son siège social à (mettre l’adresse complète) :

Immatriculée au RCS de : Référence : Sous le numéro : Version :

Date : Représentée par Monsieur /Madame : En sa qualité de : Dument habilité à l’effet des présentes : Atteste sur l’honneur que :

- La Société a régulièrement procédé, auprès de l’administration fiscale, au dé-pôt de l’ensemble des déclarations fiscales obligatoires,

- Le travail sera réalisé avec des salariés régulièrement employés et déclarés au regard des articles les articles L. 1221-10 et suivants, L 8221-1 et suivants, D. 8222-5, L. 3242-3, L. 3243-1 et suivants, et R. 3243-1 du Code du Travail

Fait à ………………….. Le ………………………

Cachet de la Société et signature de son représentant

ANNEXE 2

FORMULAIRE DE DEMANDE D’INFORMATIONS

A RETOURNER

Par envoi en recommandé avec AR

A l’adresse suivante :

FFHandball / AO Externalisation paies / 16 avenue Raspail – CS 30312 – 94257 Gentilly Cedex

Toutes les questions relatives à l’appel d’offres « Externalisation paies » devront être formulées avant

le :

22 novembre 2017 – 12h00

A l’adresse suivante : g.pradier@ffhandball.net

Coordonnées de la personne habilitée à recevoir les informations communiquées par la FFHandball :

Prestataire : ………………………………………………………………………………………………………..

Nom : ………………………………………………………….. Prénom : ……………………………………....

E-mail : ……………………………………………………………………………………………………………..

Fait à ……………………………………………………………., le ……………………………………………..

Signature Cachet

ANNEXE 3

BORDEREAU DE PRIX UNITAIRE

1- MONTANT DE L’OFFRE GLOBALE PAR ANNEE DE CONTRAT (Prix Fixes)

HT TVA TTC

ANNEE N

ANNEE N+1

OPTION ANNEE N+2

HT TVA TTC

PRIX UNITAIRE D’UN BULLETIN

PRIX UNITAIRE D’UN BULLETIN D’ENTRÉE

PRIX UNITAIRE D’UN BULLETIN DE SORTIE

2- NOMBRE DE JOURS DE CONSULTATION COMPRIS DANS L’OFFRE

Coût lié à la reprise des données

JOURS COÛT

ANNEE N – COÛT ENTRÉE (reprise de base)

ANNEE N+1 ou 2 – COÛT SORTIE (transférabilité)