Cahier des charges€¦ · Web viewSuppression des outils (Tableurs, Word) hors solution RH. Partage des informations possibles entre plusieurs services de l’établissement. Indicateur

Ce document est le projet de cahier des charges-type pour un SIRH élaboré par un groupe de professionnels des secteurs sanitaire et médi-co-social réuni par l’ANAP.

Vos commentaires et suggestions nous intéressent, n’hésitez pas à nous en faire part !

Pour cela il suffit 1. De lire le projet 2. De saisir vos commentaires dans la grille prévue à cet effet (à télé-

charger)3. De Renvoyer la grille renseignée à [email protected]

Et tout cela avant le 16 novembre 2018 à 19h.

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Cahier des charges-type SIRHUTILISATION DE CE DOCUMENT

Lire attentivement les instructions suivantes avant toute rédaction.

Ce cahier des charges-type est auto-documenté. Les paragraphes en bleu italique, tels que celui-ci, servent à documenter les paragraphes standard (en noir).

CONSEILS DE STRUCTURATION

FEUILLE DE STYLES

Ce document est structuré selon une feuille de styles qui aide la rédaction et la maintenance. On y trouve en particulier les styles suivants :

- Normal (en noir) : paragraphe standard, utilisé pour les spécifications,

- Explications (en bleu italique) : instructions et conseils d'utilisation,

- Projet (en rouge gras) : style utilisé pour des annotations provisoires.

- Trace (en petits caractères gris) : ce style est utilisé pour maintenir des liens de traçabilité entre exigences, ou indiquer l'origine d'une exigence (rédacteur, etc.).

Les paragraphes de style "explication", "projet" et "trace" doivent être supprimés avant publication du cahier des charges.

NIVEAUX DE PARAGRAPHE

Les titres de 1er et 2ème niveau, et dans une large mesure les titres de 3ème niveau, respectent tous la même structure d’un cahier des charges à l’autre. Il est important de respecter cette structuration si l'on veut profiter des possibilités d'assemblage de cahiers des charges-types.

ADAPTATION DU CAHIER DES CHARGES

En fonction de l’objectif visé et du périmètre pressenti, il est possible de n’utiliser qu’une partie de ce cahier des charge-type, ou de réutiliser des parties de plusieurs cahiers des charge-types, pour composer un cahier des charges adapté.

Les cahiers des charges-types ont été conçus pour minimiser les redondances et incohérences dans le cas d'élaboration d'un cahier des charges par assemblage de plusieurs cahiers des charges-types. Cependant, lors d'un tel assemblage, un travail d'analyse et de mise en cohérence reste à faire.

Le cahier des charges doit comporter le nom du rédacteur et la date.

Remplacer le logo ANAP par le logo de votre établissement.

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Table des matières1 Contexte....................................................................................6

1.1 Préambule.............................................................................................61.2 Objet de la consultation.........................................................................71.3 La structure...........................................................................................8

2 Objectifs de la solution................................................................92.1 Accompagner l’évolution des métiers de la DRH...................................92.2 Gains de productivité sur des tâches à faible valeur ajoutée..............102.3 Simplification du paysage SIRH et du paramétrage des outils.............10

3 Acteurs et utilisateurs...............................................................123.1 Maîtrise d’ouvrage stratégique............................................................123.2 Maîtrise d'ouvrage opérationnelle.......................................................123.3 Autres intervenants sur le projet.........................................................123.4 Utilisateurs finaux................................................................................133.5 Participation des utilisateurs................................................................143.6 Utilisateurs de maintenance et de service...........................................14

4 Périmètre.................................................................................154.1 La situation actuelle.............................................................................154.2 Diagramme de contexte......................................................................164.3 Périmètre de la solution : diagramme de cas d’utilisation...................17

5 Règles métier...........................................................................185.1 Piloter la fonction RH...........................................................................185.2 Piloter la masse salariale.....................................................................185.3 Recrutement et Mobilité......................................................................195.4 La gestion administrative du personnel...............................................195.5 GTA......................................................................................................225.6 Gestion Prévisionnelle des Métiers et des Compétences (GPMC)........235.7 La gestion de la formation...................................................................245.8 Promouvoir le bien-être au travail.......................................................25

6 Cas d’utilisation........................................................................266.1 CU – Créer un dossier de collaborateur................................................266.2 CU – Gérer un dossier de collaborateur...............................................286.3 CU – Générer un workflow de demande...............................................296.4 CU – Réaliser une maquette / trame de fonctionnement.....................306.5 CU – Réaliser le roulement...................................................................316.6 CU – Réaliser un planning de travail / tableau de service....................33

7 Besoins fonctionnels.................................................................357.1 Gestion des salariés et de l’organigramme.........................................35

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7.2 Gestion de workflows de demandes....................................................367.3 Gestion d’événements.........................................................................377.4 Gestion collaborative...........................................................................377.5 Gestion documentaire.........................................................................397.6 Gestion des tâches et alertes..............................................................397.7 Gestion de tableaux de bord................................................................407.8 Gestion de la confidentialité................................................................417.9 Mobilisation des fonctions par les processus.......................................42

8 Interopérabilité et interfaçage...................................................708.1 Interfaçage avec les progiciels existants.............................................708.2 Interopérabilité....................................................................................74

9 Exigences de qualité du produit.................................................769.1 Sécurité...............................................................................................769.2 Utilisabilité...........................................................................................789.3 Fiabilité................................................................................................809.4 Rendement..........................................................................................819.5 Maintenabilité/ Adaptabilité.................................................................839.6 Portabilité............................................................................................83

10 Contraintes...............................................................................8410.1 Faits pertinents et hypothèses............................................................8410.2 Environnement physique.....................................................................8410.3 Environnement informatique...............................................................8510.4 Compatibilité avec les logiciels et matériels de l’établissement..........8710.5 Cartographie applicative......................................................................8710.6 Progiciels, logiciels de base et outils techniques.................................88

11 Prestations et fournitures attendues..........................................8911.1 Planning de mise en œuvre.................................................................8911.2 Analyse des risques.............................................................................9111.3 Intégration de progiciels tiers..............................................................9111.4 Documentation....................................................................................9211.5 Installation, mise en exploitation et généralisation.............................9211.6 Migration..............................................................................................9311.7 Formation............................................................................................9311.8 Maintenance........................................................................................9411.9 Assistance............................................................................................9611.10 Stratégie de livraison...........................................................................9611.11 Pérennité.............................................................................................96

12 Annexes...................................................................................9812.1 Modèle de données..............................................................................98

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12.2 ANNEXE : Marché.................................................................................9812.3 ANNEXE : Proposition financière........................................................10812.4 ANNEXE : Glossaire............................................................................10812.5 ANNEXE : Demande à préciser par le prestataire..............................109

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1 Contexte

1.1 PréambuleL’objet de cette section consiste à préciser le pourquoi de cette consultation et quelles en sont les grandes lignes.

À titre d’exemple :

La fonction ressources humaines apparaît comme l’un des piliers essentiels des organisations hospitalières : en effet, les dépenses de titre 1 représentent 70 à 85% des dépenses d’un établissement de santé ou médico-social, qu’il soit public ou privé (la proportion de l’importance de ces dépenses dans le total allant en se majorant au sein des établissements médico-sociaux et des établissements spécialisés en soins psychiatriques). Outres ces considérations pécuniaires, la ressource humaine apparaît comme essentielle des établissements sanitaires, sociaux et médico-sociaux, puisque qu’elle assure la prise en charge des patients / résidents et donc la réponse aux missions de l’établissement. Parallèlement, la richesse de cette ressource est source de recette pour l’établissement, puisque c’est elle qui assure son attractivité sur la patientèle de son bassin de soins voire au-delà. Dans le cadre de [type de projet] du système d’information, le [établissement X] souhaite procéder [Mise en œuvre, remplacement, refonte] de son logiciel de [Type de logiciel]. En effet, l’application actuellement utilisée n’est plus satisfaisante pour des raisons d’obsolescence technique et ergonomique. L'intégration dans le système d'information de l'établissement est un enjeu majeur.Les grandes fonctions à informatiser sont les suivantes : La gestion des salariés et de l’organigramme La gestion de workflows de demandes La gestion d’événements La gestion collaborative La gestion documentaire La gestion de tableaux de bord

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La gestion de la confidentialitéCes fonctions sont mobilisées par les processus métiers suivants : Piloter la fonction RH Piloter la masse salariale Recruter Intégrer un nouvel arrivant Assurer la gestion administrative du personnel Gérer les temps et les activités Assurer la gestion prévisionnelle des métiers et des compétences Manager la formation Promouvoir le bien-être au travailDans ce document, le terme « solution » désigne le système faisant l’objet du présent cahier des charges.Le terme « établissement » désigne tout à la fois un établissement de santé ou une structure médico-sociale, un groupe d’établissements, organisme gestionnaire ou un GHT.Les termes « salarié » ou « collaborateur » sont indifféremment utilisés pour désigner toute personne travaillant dans l’établissement, le terme agent ‘tant spécifique à la Fonction Publique.

1.2 Objet de la consultationCette section décrit le contenu de la consultation au sens « administratif » du terme.

C’est ce contenu que l’on retrouve dans les différents composants du DCE (Dossier de Consultation des Entreprises) : Règlement particulier, CCAP, CCTP ou Programme Fonctionnel selon le type de consultation.

Pour les établissements privés, ce chapitre doit être adapté en conséquence.

Citons à titre d’exemple :

Le marché est passé sous la forme d’un marché unique décomposé comme suit :

1.2.1 Progiciels Acquisition de licences d’utilisation du progiciel de SI RH Acquisition de licences d’outils techniques associés (le cas échéant) Intégration dans le système d'information existant Installation / paramétrage / assistance à la mise en place Reprise des données existantes Formation des personnels Dimensionnement du (ou des) serveur(s) applicatif(s) et prérequis tech-

niques (réseau, poste de travail, imprimantes) Maintenance (engagement sur 5 ans)

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1.2.2 Serveurs Acquisition de serveurs Prestations de mise en place Transfert de compétences Extension de garantie / maintenance

1.2.3 Base de Données Acquisition d’un outil de gestion de base de données pour mettre en place la

solution Prestation de mise en place Maintenance

1.3 La structureIl s’agit ici de présenter l’établissement et ses principales caractéristiques.

Détailler les items les suivants :

- Dimensionnement de la structure (nombre de collaborateurs et types de populations)

- Découpe en établissements /sites géographiques (le cas échéant)

- Découpe en pôles avec composition de chaque pôle (à adapter pour les établissements privés)

- Volumétrie : personnel médical, personnel paramédical et administratif

- Activités de l’établissement

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2 Objectifs de la solution

Ce chapitre très bref expose les objectifs de la solution qui va être développée ou acquise.

L’élaboration de ce chapitre exige la participation active de la direction générale de l’établissement.

Décrire chaque objectif en trois parties

- objectif : aussi précis et concis que possible

- enjeu : doit être ciblé sur un (voire deux ou trois) acteurs ; décrire de manière précise l’intérêt qu’a cet acteur à l’atteinte de cet objectif

- mesure de la performance

2.1 Accompagner l’évolution des métiers de la DRH

2.1.1 Énoncé de l’objectifLa DRH se positionne de plus en plus comme partie prenante de la stratégie des structures.Le SI RH doit permettre, en automatisant les tâches administratives, d’aider la DRH à se recentrer sur les activités à plus forte valeur ajoutée en :

Outillant le pilotage de la fonction RH Fluidifiant les processus Apportant un portefeuille de services aux salariés

Pour cela, la modernisation de l’expérience utilisateur – entendue dans son sens large (Collaborateur, manager, RH) – doit permettre de faciliter la prise en main de l’outil par des utilisateurs non experts, afin de permettre le transfert de certaines actions du service RH, vers des acteurs opérationnels ainsi que de favoriser la marque employeur des établissements afin de promouvoir une image innovante et moderne de la fonction RH.

2.1.2 Bénéfices attendus

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Les bénéfices attendus sont les suivants

Gain en qualité et fraicheur de la donnée, par la saisie de certaines infor-mations directement via les collaborateurs et les encadrants, dans une interface utilisateur moderne et ergonomique

Gain en qualité du service rendu par les RH

2.1.3 Indicateur de mesure Indicateurs de délais et de pertinence de réponses aux demandes

formulées directement aux RH Augmentation de la satisfaction des collaborateurs concernant les

services RH proposés par la structure

2.2 Gains de productivité sur des tâches à faible valeur ajoutée

2.2.1 Énoncé de l’objectifLa mise en œuvre ou la refonte du SIRH n’a de sens que si elle permet d’augmenter significativement le niveau de services et de performance de la fonction RH, en garantissant l’automatisation et la fiabilité des traitements actuellement les plus chronophages et en permettant la délégation de saisie de certaines informations aux acteurs de terrain (managers, collaborateurs …)

2.2.2 Bénéfices attendus Gain dans les délais de traitement Automatisation de la solution, afin de permettre aux acteurs des services

RH de se concentrer sur leur rôle d’assistance, de conseil et de contrôle ; Des fonctionnalités de reporting et de pilotage afin de permettre la

montée en autonomie des fonctions RH et des managers opérationnels

2.2.3 Indicateur de mesureQualité du service RHDélai de traitement des demandes collaborateurs

2.3 Simplification du paysage SIRH et du paramétrage des outils

2.3.1 Énoncé de l’objectifDans le cadre des processus de gestion, la volonté de l’établissement est de promouvoir l’utilisation d’un outil simple, évolutif et communicant avec l’environnement applicatif existant, en vue de :

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Faciliter et accélérer la prise de décision au service du management

opérationnel et des collaborateurs ; Harmoniser et industrialiser la construction des GHT en termes de

pilotage RH et financier Suivi des processus administratifs et des workflows permettant d’assurer

la communication et la coordination entre les services RH des différentes entités et les sites opérationnels distants ;

2.3.2 Bénéfices attendus Suppression des ressaisies manuelles entre différents outils Suppression des outils (Tableurs, Word) hors solution RH. Partage des informations possibles entre plusieurs services de

l’établissement

2.3.3 Indicateur de mesureTemps de saisie unique des données (éviter les ressaisies).


3 Acteurs et utilisateurs

Ce chapitre est fondamental. Il devra être élaboré avec soin et validé par toutes les parties prenantes.

La désignation des intervenants métier est basée sur le « répertoire des métiers de la fonction publique hospitalière » (DGOS) et devra donc être adapté au contexte de l’Établissement.

3.1 Maîtrise d’ouvrage stratégiqueModifier les titres et le nom des instances en fonction de votre établissement.

Dans certains établissements, en particulier les petits établissements, la même personne peut jouer le rôle de maitrise d’ouvrage stratégique et opérationnelle.

L’expression « Maîtrise d’ouvrage stratégique » équivaut à « donneur d’ordres » ou « pouvoir adjudicateur ». Remplacer si nécessaire, sans modifier l’ordre des paragraphes.

La Direction Générale de l'Établissement est la maîtrise d’ouvrage stratégique du projet. Elle suit le projet et est amenée à décider des grandes orientations prises lors de certaines des réunions du directoire.

3.2 Maîtrise d'ouvrage opérationnelleIndiquer qui sera le chef de projet opérationnel.

Modifier le titre de directeur des ressources humaines en fonction du titre en vigueur dans l'établissement. Répercuter la modification dans tout le document.

Le chef de projet est le(la) directeur(trice) des ressources humaines.Pour améliorer le suivi du projet et valider les choix stratégiques, il est assisté dans sa tâche par un Comité de Pilotage constitué d'un membre de chaque métier impliqué dans le projet et de décideurs à même de rendre les arbitrages


nécessaires à la conduite du projet (allocations de ressources ou de budget, révision du périmètre du projet, révision des délais).Le chef de projet est assisté par un comité de pilotage composé de : X Y ZPréciser ici, dans les grandes lignes, la composition du Comité de Pilotage envisagé.

3.3 Autres intervenants sur le projetLa réussite d’un tel projet est liée pour une grande part à la constitution d’une équipe permanente composée d’experts métiers ; c’est ce que l'Établissement appelle les personnes ressources ou équipe projet.

Décrire ici la composition de l’équipe « personnes ressources ».

Les autres intervenants sont : Cadre de santé Chef de projet(s) informatique(s) Maîtrise d’œuvre à X % de son temps

3.4 Utilisateurs finaux

3.4.1 Management généralModifier la liste selon l'existant de l'établissement Directeur des ressources humaines Directeur des soins Directeur des affaires médicales (Secteur public)

3.4.2 Professionnels RHModifier la liste selon l'existant de l'établissement Gestionnaires Personnel Médical Gestionnaires Personnel Non Médical Responsables / Gestionnaires Paie Gestionnaires Gestion Administrative (GA) Responsables / Gestionnaires de formation Responsables / Gestionnaires de recrutement Contrôleur de gestion sociale

3.4.3 ManagersModifier la liste selon l'existant de l'établissementIl s’agit des personnels qui ont un rôle d’encadrement Chef de pôle Cadres supérieurs de pôle Cadre administratif de pôle


Responsables / chefs de service Cadres de santé Cadre de proximité

3.4.4 SalariéModifier la liste selon l'existant de l'établissement Personnel médical Personnel paramédical Personnel administratif Personne Technique & logistique

3.4.5 DimensionnementLister ici les services concernés par le projet et les effectifs par métier en remplissant par exemple le tableau suivant (vous pouvez créer autant de lignes que de services à décrire) :

EffectifsService /

département

Management

Gestionnaire RH

Personnel géré

Service RH Saisir effectif Saisir effectif Saisir effectif

Services de soins

Saisir effectifNon

applicable

Personnel médical Saisir effectif

Personnel paramédical

Saisir effectif

Services administratif ou technique

Saisir effectif Non applicable Saisir effectif

3.5 Participation des utilisateursAdapter, supprimer ou enrichir les paragraphes suivants en fonction des décisions concernant le projet.

Les utilisateurs finaux de la solution, hors personnes ressources, interviendront lors des opérations de mise en place du service auquel ils sont rattachés en participant à des groupes de travail. Ils participent au paramétrage, aux tests et à la recette.Dans chaque service, un utilisateur référent sera formé en priorité à l’utilisation de la solution et aura la charge de former et d'accompagner les utilisateurs de son service.

3.6 Utilisateurs de maintenance et de service


Modifier la liste suivante en fonction des titres en vigueur dans votre établissement. Par exemple, responsable informatique, correspondant système d’information, etc.

Les interlocuteurs du prestataire seront Le Directeur des Systèmes d’Information Le chef de projet informatique en charge de la mise en place et la mainte-

nance du système Le chef de projet opérationnel Le DRH


4 Périmètre

4.1 La situation actuelleLa description de la situation actuelle sur le plan organisationnel et technique est très importante pour la construction du futur système, puisque le candidat devra en tenir compte pour bâtir sa réponse. Il est donc nécessaire d’analyser l’existant et de le décrire avec soin.

Décrire ici l’organisation actuelle et les processus métiers relatifs à l’objet de la consultation. Ne décrire que les processus impactant le projet.

4.1.1 Organisation de l'établissementDécrire ici l’organisation actuelle des RH de votre établissement ainsi que tout autre élément d’organisation de l’établissement ayant un impact sur la fonction RH : variété des statuts, fusion en cours ou envisagée, groupe multi-entités juridiques.

4.1.2 Périmètre de la fonction RH concernéDécrire ici le périmètre de la fonction RH concerné par le projet

Le projet couvre les domaines suivants : Piloter la fonction RH Piloter la masse salariale Recruter Intégrer un nouvel arrivant Assurer la gestion administrative du personnel Gérer les temps et les activités Assurer la gestion prévisionnelle des métiers et des compétences Manager la formation Promouvoir le bien-être au travail

La Paie n’est pas comprise dans le périmètre formalisé dans ce cahier des charges.



4.2 Diagramme de contexteCe diagramme a pour objet d’identifier les flux d’informations entre les différents acteurs et le système d’information.

Il s’agit là d’une description des frontières du système d’information, dont le périmètre peut être plus large que le système informatique que l’on veut mettre en place.

Comme précédemment vous pouvez reprendre ce diagramme tel quel ou le modifier en fonction des besoins de votre établissement.


4.3 Périmètre de la solution : diagramme de cas d’utilisation

Cette section décrit le périmètre de la solution souhaitée par l’Établissement. En fonction de vos objectifs reprendre le périmètre tel quel, ou le compléter, ou supprimer certains éléments du périmètre.

Préciser le périmètre sous forme de diagramme de cas d’utilisation, ou indiquer « sans objet ».Le système répond aux cas d’utilisation suivants :

Créer un dossier de collaborateur Gérer un dossier de collaborateur Générer un workflow de demande Réaliser une maquette / trame de fonctionnement Réaliser le roulement Réaliser un planning de travail / tableau de service Gérer l’affectation d’un collaborateur Créer un tableau de bord Elaborer le plan de formation


5 Règles métier

Les règles métier, également appelées règles de gestion, sont des règles organisationnelles dont dérivent des exigences. Compléter si nécessaire les chapitres ci-dessous. Citer ici les règles de fonctionnement qui correspondent soit à la réglementation soit à des modes de fonctionnement interne.

Compléter la liste :

5.1 Piloter la fonction RHLe service RH peut être amené à déléguer des tâches aux managers ou aux salariés telles que le recrutement ou la gestion administrative, gestion de la formation, …Le service RH est amené à fournir des indicateurs, et des réponses à des enquêtes nationales. Ces éléments offrent un aperçu de l’évolution et de la mobilité de la population, au travers de différentes modalités d’analyses (GVT, effet noria, pyramide des âges) afin d'anticiper les menaces et opportunités.Les évolutions légales peuvent avoir un impact sur de multiples champs des RH, tels que la formation, la rémunération, le temps de travail, les congés … et donc nécessitent des interfaces entre les différentes fonctionnalités / solutions (paie, GTA, GA, …).

5.2 Piloter la masse salariale

5.2.1 Budget prévisionnel RH (Masse salariale)Les différents supports permettant de gérer la masse salariale sont les suivants

L'EPRD (Elaboration Prévisionnelle des Recettes et des Dépenses) correspondant au budget RH de la masse salariale est le résultat de dialogue de gestion entre les pôles/Directions métiers (Direction des


soins, Directions transverses), et doit être élaboré par les RH, discuté par le service financier et présenté à toutes les instances. Il doit être validé par les autorités ou tutelles (différents selon les établissements publics/privés) pour être effectif.

Le titre 1 correspondant à toutes les dépenses de personnels, est réalisée par les services financiers, et dans le cas de nécessité d'ajustement du titre 1, faire l’objet d’une décision modificative.

Le tableau de suivi budgétaire est un document utilisé par les services financier et RH.

Le PGFP (Plan global de financement pluriannuel) qui est construit à partir de l’élaboration des documents de suivi financiers liés aux charges de personnel, ainsi que leur projection sur le long terme

5.2.2 Revalorisation salarialeDans le secteur privé, pour les versements de prime, les établissements doivent mettre en œuvre une politique salariale, avec une simulation de cette masse salariale, et des négociations syndicales. Le résultat des augmentations et primes arbitrées permet d'identifier l'augmentation de la masse salariale.Le suivi des ETPR (équivalent temps plein rémunéré) et leur valorisation financière au taux régional / local ou au taux communiqué par la tutelle facilite les comparaisons nationales.

5.2.3 Dette socialeLa cour des comptes demande de réaliser une provision sur les heures supplémentaires. Pour ce faire, il convient d’effectuer le calcul des provisions (CET, CP, RTT, RC, HC et HS principalement), ainsi que leur extourne (passation d'une écriture à l'inverse de l'écriture initiale) le cas échéant. De la même façon, il faut pouvoir identifier et suivre les charges indirectes de personnel (ARE, contribution AGEFIPH / FIPHFP).Il faut aussi recueillir les heures supplémentaires validées et réalisées sur l'année. Les heures supplémentaires correspondent à une dépense supplémentaire par rapport au budget prévu. Aussi, une analyse est réalisée dans les établissements afin de maîtriser ces heures supplémentaires, et d'identifier le montant du provisionnement requis.L'ARE (Allocation retour à l’emploi) est une composante à prendre en compte dans l'EPRD car elle est liée à la GA et permet d'identifier le nombre d'allocataires éligibles aux ARE/AGEFIPH.L’établissement doit connaître le montant de la dette sociale pour à la fois réaliser ou reprendre les provisions nécessaires.

5.3 Recrutement et Mobilité

5.3.1 Pourvoi d’un poste


L’outil peut aider à trier et choisir un dossier de candidature, mais l'automatisme total est proscrit (cas de mots clés manquants risquant de laisser de côté des candidats légitimes).Les établissements sanitaires et médico-sociaux reçoivent beaucoup de candidatures spontanées qu’il faut savoir traiter.

5.4 La gestion administrative du personnel

5.4.1 Règlement Européen pour la Protection des Données (RGPD)Le RGPD entré en vigueur en mai 2018, implique l'identification de durées de conservations de documents, et de sorts à l'issue (destruction, archivage). Des durées de conservations par documents sont préconisées par la CNIL, néanmoins, le système permet de choisir les durées de conservations par document.Le titulaire est reconnu comme sous-traitant du traitement des données de la structure et à ce titre, doit respecter les clauses de sous-traitance suivantes :Objet et description du traitement :

Le sous-traitant est autorisé pour le compte de la structure à capter, conserver et exploiter les données RH des salariés dans la finalité de soutenir les processus de gestion RH décrits dans le présent document.

Les personnes concernées par le traitement sont les salariés de la structure, les candidats au recrutement et les correspondants du service RH (organismes de formation, médecine du travail, etc.).

Obligations du sous-traitant vis-à-vis du responsable du traitement : ne traiter les données à caractère personnel que sur instructions

documentées du responsable du traitement ; garantir la confidentialité et la sécurité des données (pseudonymisation,

chiffrement…) ; respecter les principes de protection des données dès la conception et

par défaut ; notifier sans délai les violations de données à caractère personnel au

responsable du traitement ; tenir par écrit un registre recensant les traitements effectués ; solliciter l’autorisation du responsable du traitement avant de recruter un

sous-traitant de second rang ; répondre des éventuelles fautes commises par le sous-traitant de second

rang à l’égard du responsable du traitement ; apporter l’assistance au responsable du traitement pour l’instruction des

demandes d’exercice du droit des personnes concernées : rectification, effacement, etc. ;


mettre à la disposition du responsable du traitement la documentation

nécessaire pour démontrer le respect de toutes les obligations imposées par le RGPD.

5.4.2 Les données professionnelles et personnellesLes données personnelles peuvent être collectées par les gestionnaires RH, par les salariés eux-mêmes, ou par l'intermédiaire d'une interface avec l'outil de recrutement en prenant en compte toutes les mesures de confidentialité qui s’imposent. Certaines périodes conduisent à des recrutements en masse (d'élèves et d'internes, par exemple).Le RPPS est le répertoire unique de référence qui rassemble et publie des informations permettant d’identifier les professionnels de santé, sur la base d’un « numéro RPPS » attribué au professionnel toute sa vie. C’est un référentiel opposable : les données enregistrées sont réputées fiables et tiennent lieu de pièces justificatives. Le RPPS intègre ce jour les données d’identification des médecins, chirurgiens-dentistes, sages-femmes, pharmaciens, masseurs-kinésithérapeutes (décembre 2016) et pédicures-podologues (octobre 2017) fournies et certifiées par les ordres professionnels et par le service de santé des armées. Le RPPS regroupera à terme l’ensemble des professionnels de santé.Un établissement contient une pluralité des statuts (impact sur les droits et obligations de travail). Enfin dans le cadre d'un plan blanc (par exemple), il peut y avoir nécessité d'avoir des listes professionnelles à jour.

5.4.3 Les contrats de travailDans certains cas, les CDD peuvent être prolongés ou modifiés en CDI. Le délai de carence entre deux CDD ne concerne que le secteur privé : il n’y a pas de délai de carence en FPH. Un CDI peut être signé initialement, après le 1er CDD ou au plus tard au terme de 6 années de CDD.Des interruptions de contrats peuvent intervenir en cas de Congé parental, longue maladie, congé sabbatique / congé sans solde (secteur privé), détachement / disponibilité (secteur public).

5.4.4 La procédure disciplinaireUne suspension administrative est une information sensible. Aussi, cette information doit être accessible à un faible nombre de gestionnaires en établissement. Concernant le secteur public, le Centre National de Gestion (CNG), placé sous la tutelle du ministère chargé de la santé dispose, assure la gestion de plus de 58 000 personnes et l’organisation des concours administratifs et médicaux auxquels se présentent chaque année plus de 22 000 candidats. Il convient de transmettre les procédures disciplinaires au CNG des personnels Hospitaliers ou de direction.


Une procédure doit pouvoir être effacée du dossier administratif, à l'issue d'une période prévue par l'établissement.

5.4.5 Les commissions paritairesPour le secteur public, lors de l'instruction des dossiers agents, il doit être possible de recueillir l'avis des encadrants afin de permettre une prise de décision éclairée. Une décision favorable peut avoir un impact sur l'évolution de carrière.

5.4.6 Les sorties de collaborateursLes établissements publics de santé sont organisés en GHT, regroupant plusieurs établissements afin de permettre une rationalisation des moyens. Lorsqu'un agent est transféré d'un établissement vers un autre établissement (du même GHT ou non), le service RH d'origine peut choisir de transférer le dossier au service d'accueil du salarié.

5.4.7 Les dossiers de retraitesLes organismes complémentaires et caisses de retraites doivent être informés de la mise à la retraite d'un professionnel afin de permettre le paiement des pensions de retraites.

5.5 GTAArt. L. 3121-1 à L. 3121-37 du CT (privé) et Décret n°2002-9 du 4 janvier 2002 relatif au temps de travail (public)

La GTA comprend la modélisation des besoins en ETP (équivalent temps plein) par métier/service, l’organisation technique du temps de travail, le pilotage de celui-ci (calcul des obligations et des droits, suivi du réalisé), et la transmission des éléments d’activités à la paie.La GTA implique une lecture et analyse :

- Individuelle (salarié)- Collective (équipe et inter service)

Une maquette / trame d'organisation correspond à l'identification des besoins théoriques (non nominatifs) du service afin de définir les ressources nécessaires. Elle est faite à l'ouverture du service, et doit être mise à jour régulièrement. Elle doit être rapprochée de tableau des emplois budgétés pour un périmètre.Une maquette peut comprendre plusieurs scénarios d’organisation de l’activité (en période haute, basse,) Un cycle de travail permet de formaliser l'organisation théorique (non nominative) des différents postes de travail de l'équipe pour une semaine type. Les cycles de travail doivent être présentés aux partenaires sociaux.


Etablir le roulement correspond à l'attribution d'un cycle de travail à un collaborateur. Une ligne de roulement est le jour précis auquel on fait démarrer un cycle.A partir du roulement peut être élaboré le planning/tableau de service nécessaire à l’organisation opérationnelle du service.Le planning correspond à une projection opérationnelle nominative des éléments définis dans la maquette organisationnelle et le cycle de travail. C’est un document médico-légal. A ce titre, la fiabilité de sa réalisation, du contrôle, et de son archivage est requise. L'antériorité de communication du planning/Tableau de service aux salariés est définie dans les accords nationaux (décret 2002-9 du code de la santé publique pour la FPH ou conventions collectives). Le planning doit être consultable à tout moment par les salariés. Dans les autres cas, cette durée est régie par les accords locaux. Dans la fonction publique, les plannings doivent être publiés 15 jours avant le mois d'exécution du planning.La réalisation du planning comprend quatre étapes successives et liées :

Etablir le roulement : dérouler le cycle de travail dans un calendrier perpétuel pour une équipe donnée

Etablir le planning prévisionnel : intégrer les modifications programmées Communiquer leur planning prévisionnel aux salariés Mettre à jour au fil de l’eau le planning avec le réalisé pour communiquer

les éléments variables de paie au service concernéL’organisation de la permanence des soins et de la continuité des services nécessite de prendre en compte les besoins en gardes et en astreintes au niveau de chaque service, tant au niveau du PM, que des professions réglementées soumises aux obligations d’astreintes. Celle-ci est soumise à la validation des instances concernées (CME, CTE, COPS).En cas d'absence, le collaborateur a un délai de 48 heures pour en informer et justifier auprès de son employeur.L'absence est remontée pour être prise en compte :

Dans la paie du salarié ; Dans le suivi santé du collaborateur.

Dans le budget RH (incidence masse salariale, IJSS pour les contractuels service public…)

5.6 Gestion Prévisionnelle des Métiers et des Compétences (GPMC)

5.6.1 Entretiens du personnelPour les contractuels de la fonction publique les entretiens s'effectuent tous les 2 ans.


Dans le secteur privé, l'entretien annuel est obligatoire.Les autres entretiens obligatoires :

- L'entretien professionnel tous les 2 ans- Le bilan tous les 6 ans- L'entretien de retour

Les autres entretiens facultatifs :- L'entretien de fin de période d'essai- L'entretien de fin de CDD

Chaque établissement peut définir ses propres critères, dans le respect de la réglementation c’est-à-dire les collaborateurs présents ou en retour de longue absence (dispo, maladie, congé maternité).Les stagiaires en cours de titularisation et les CDD sont inclus dans le recensement des collaborateurs à évaluer.Chaque entretien se déroule de manière différente par établissement, avec un socle commun requis :

- L'entretien est composé de plusieurs parties obligatoires (bilans, objectifs), et d'autres facultatives par établissement

- L'évaluation permet de fixer les objectifs pour l'année à venir- L'entretien doit être signé par l'évaluateur et l'évalué

5.6.2 Les évaluations du personnelDans la fonction publique, une réglementation propre aux titulaires et stagiaires oblige à une évaluation tous les ans.La réglementation définit un maximum selon la grille de notation de l'établissement.Un pic de charge est observé ponctuellement pour saisir les notes.Tous les collaborateurs doivent avoir une note, même en cas d'absence d'entretien/évaluation.Les notes des collaborateurs peuvent évoluer mécaniquement chaque année, sauf cas exceptionnel.

5.6.3 Mener la GPMCLa stratégie d'établissement définit les besoins prioritaires, en fonction de l'évolution de leur environnement (diplômes, des métiers, réglementaire, technologique) et de l’évolution de l’âge de leurs collaborateursLes établissements souhaitent avoir une cartographie de leurs métiers et de pouvoir établir une passerelle entre eux.L'adaptation des ressources actuelles aux besoins futurs se fait en communiquant aux différents services RH les informations nécessaires.


Les changements d'affectations ou de métiers sont à intégrer dans le dossier administratif des collaborateurs.

5.7 La gestion de la formationEn premier lieu, chaque établissement doit définir ses objectifs de formation au regard des orientations stratégiques du plan d’établissement, des impératifs réglementaires et des besoins et compétences en présence.Les besoins et souhaits de formation peuvent être exprimés de façon individuelle (entretiens) ou collective (eg : axes prioritaires en lien avec les projets d’unité ou d’établissement). A partir du recueil de ces besoins, chaque organisation peut identifier des axes de formations prioritaires.Une fois les recensements de besoins de formations identifiés, chaque établissement doit pouvoir identifier les demandes qui seront satisfaites qui constitueront le plan de formation. Celui-ci permet de calculer le montant qui sera alloué à la politique de formation.Un dossier de candidature pour chaque agent à former doit être constitué afin que les formations puissent être prises en charge par les organismes financeurs.Le plan de formation doit pouvoir être modifié au fur et à mesure selon les écarts mesurés entre le prévisionnel et le réel.A la fin de l'année, un bilan de formation doit présenter le nombre de formations, le coût au regard du prévisionnel, et d'autres critères selon les établissements.

5.8 Promouvoir le bien-être au travailPour prévenir les risques professionnels, il est préconisé par la haute autorité de Santé une évaluation des risques afin d'identifier le nombre de salariés exposés à des risques. La réduction des risques permet notamment de réduire le taux Accident de travail.Le SIRH ne peut être en charge que du suivi des visites médicales (les dossiers médicaux ne sont pas intégrés au SIRH).


6 Cas d’utilisationUn cas d'utilisation définit une manière d'utiliser la solution et permet d'en décrire les exigences fonctionnelles. Chaque cas d'utilisation contient un ou plusieurs scénarios qui définissent comment la solution doit interagir avec les utilisateurs (appelés ici acteurs) pour atteindre un but ou une fonction spécifique. Un acteur peut être un humain ou un autre système externe. L’acteur principal est un humain.

Si nécessaire, enrichir les cas d’utilisation décrits. Éventuellement en ajouter.

NOTE IMPORTANTE : l’élaboration de cas d’utilisation demande un savoir-faire spécifique. Ne pas ajouter de nouveaux cas d’utilisation sans maîtrise de cette technique. Faire valider tout nouveau cas d’utilisation par toutes les parties prenantes.

6.1 CU – Créer un dossier de collaborateur

Acteur principal Gestionnaire RH

Autres parties prenantes Collaborateur

Déclencheur Création d’un nouveau collaborateurDescription Un nouveau collaborateur peut ou non avoir été candidat.Préconditions Vérification des droits d’habilitation de l’utilisateur connecté.

Le futur collaborateur a renseigné un formulaire de candidature dans le système (optionnel).Le future collaborateur a renseigné un questionnaire préalable dans le système (optionnel).

Post-conditionsEnvoi de notifications paramétrées (exemple : responsable hiérarchique, SIH, santé au travail, PC sécurité, restaurant, etc.)

Garanties en cas de succès -

Flux normal L’utilisateur choisi le candidat qu’il souhaite convertir en collaborateur (utilisateur ayant renseigné un formulaire de candidature ou un questionnaire préalable).Le système renseigne le dossier du collaborateur avec les


données du questionnaire.L’utilisateur complète les données du dossier.Le système présente à l’utilisateur les collaborateurs partageant les mêmes traits d’identité (nom d’usage, nom de naissance, prénom, date et ville de naissance).L’utilisateur confirme la création du nouveau collaborateur.Le système génère un matricule.L’utilisateur rapatrie les données issues du RPPS (optionnel).L’utilisateur complète le dossier : données et pièces justificatives demandées par le système.

Flux alternatif En cas de recrutement sans données préalable (candidature, questionnaire préalable) :L’utilisateur complète les données du dossier.Le système présente à l’utilisateur les collaborateurs partageant les mêmes traits d’identité (nom d’usage, nom de naissance, prénom, date et ville de naissance).L’utilisateur confirme la création du nouveau collaborateur.Le système génère un matricule.L’utilisateur rapatrie les données issues du RPPS (optionnel).L’utilisateur complète le dossier : données et pièces justificatives demandées par le système.

Exceptions L’utilisateur peut importer un fichier comportant les données d’un ensemble de collaborateurs à créer.Le système déroule la création successive de tous les collaborateurs.

Cas inclus -Fréquence d’utilisation Quotidien, plusieurs fois par jour.

Exigences particulières -


6.2 CU – Gérer un dossier de collaborateur

Acteur principal Gestionnaire RH

Autres parties prenantes Collaborateur

Déclencheur Demande de mise à jour du dossierDescription Le dossier est modifié lors du déroulement de carrière, mise à

jour de données personnelles, événements personnels.Préconditions Vérification des droits d’habilitation de l’utilisateur connecté.

Le collaborateur a saisi une demande dans le système pour modifier ses propres données (optionnel).Un événement a été enregistré dans le système provoquant une mise à jour du dossier (règles et alertes).

Post-conditionsEmission de notifications selon les règles paramétrées.

Garanties en cas de succès -

Flux normal La mise à jour est consécutive à un événement provoquant une mise à jour.

Le système présente à l’utilisateur les données issues de l’événement ou d’une demande de modification de données saisie par le collaborateur.Le gestionnaire valide l’intégration de ces données dans le dossier du collaborateur. Cette validation peut être rendue automatique (avec contrôles à posteriori).Le gestionnaire modifie les données du dossier du collaborateur.Le système effectue les contrôles paramétrés sur les données.

Flux alternatif Modification à l’initiative du gestionnaire.

Le gestionnaire modifie les données du dossier du collaborateur.Le système effectue les contrôles paramétrés sur les données.

Exceptions Certains événements peuvent provoquer une mise à jour massive de données. Le système regroupe un ensemble de collaborateurs concernés. Le gestionnaire défini la mise à jour à opérer. Dans ce cas, l’import des données est automatique.

Cas inclus -


Fréquence d’utilisation Quotidien, plusieurs fois par jour.

Exigences particulières -

6.3 CU – Générer un workflow de demande

Acteur principal

Collaborateur

Autres parties prenantes

Valideur habilité, gestionnaire RH, autres collaborateurs concernés

Déclencheur Création d’une demandeDescription Toute demande devant suivre un circuit de validation /

informationPréconditions Vérification des droits d’habilitation de l’utilisateur connecté.

Organigramme à jourWorkflow paramétré

Post-conditions Envoi de notifications selon paramétrage du worflow

Garanties en cas de succès Demande instruite et close

Flux normal L’utilisateur se connecte sur son espace collaboratifSélectionne sa demande (congés, formation, temps partiel…) Renseigne le formulaire préétabliJoint les justificatifs éventuels (ex. acte de naissance pour congé paternité)Valide Le système notifie les destinataires identifiés dans le workflow (pour action ou information)Les intervenants suivants traitent la demande selon paramétrage prévu (saisie de données, décision, …)Le système présente l’avancement de sa demande au demandeur Le système présente l’ensemble des demandes de façon consolidée.

Flux alternatif -


Exceptions -Cas inclus -Fréquence d’utilisation

Quotidien, plusieurs fois par jour.

Exigences particulières

Disposer d’un équipement permettant de dématérialiser les pièces (téléphone, scanner …)

6.4 CU – Réaliser une maquette / trame de fonctionnement

Acteur principal Cadre de santé – Chef de serviceAutres parties prenantes

Valideurs (ex. DRH/DAM, Direction des soins, médecine du travail, avis des IRP).

Déclencheur Lors du changement de l’organisation d’un service (ouverture, modification, fusion, etc.)

Description Consiste à définir une répartition des ressources dans différentes semaines types et la répartition des semaines types dans l’année.

Préconditions L’obligation annuelle de travail a été calculée.La définition du volume de temps budgété a été définie pour le service.

Flux normal L’utilisateur choisit le service et le métier.L’utilisateur sélectionne la modalité de décompte du temps applicable à ce service (en heures, demi-journées ou journées).L’utilisateur choisit les activités et postes-horaires applicables au service.L’utilisateur définit pour toutes les semaines d’une année les semaines types à appliquer (saisonnalité).Pour chaque semaine type, l’utilisateur défini le nombre postes-horaires nécessaire et activités pour chaque jour.Le système calcule le temps de travail requis en tenant compte de la saisonnalité renseignée.Le système restitue la différence entre le temps de travail requis et le temps budgété.L’utilisateur réalise les ajustements nécessaires.Le système sollicite les acteurs en charge de la validation.Les valideurs indiquent leur validation.


Le système conserve la maquette organisationnelle.

Flux alternatif Dans le cas d’un service sans saisonnalité

L’utilisateur choisit le service et le métier.L’utilisateur sélectionne la modalité de décompte du temps applicable à ce service (en heures, demi-journées ou journées).L’utilisateur choisit les activités et postes-horaires applicables au service.Pour une semaine type, l’utilisateur défini le nombre postes-horaires nécessaire et activités pour chaque jour.Le système calcule le temps de travail requis pour une année.Le système restitue la différence entre le temps de travail requis et le temps budgété.L’utilisateur réalise les ajustements nécessaires.Le système sollicite les acteurs en charge de la validation.Les valideurs indiquent leur validation.Le système conserve la maquette organisationnelle.


Quelques fois par an.


-

6.5 CU – Réaliser le roulement

Acteur principal Cadre de santé – Chef de serviceAutres parties prenantes

Valideurs des cycles de travail (ex. DRH/DAM, Direction des soins, médecine du travail, avis des IRP).

Déclencheur Lors du changement de l’organisation d’un service (ouverture, modification, fusion, etc.)

Description Il s’agit de créer un cycle de travail (ou semaine type pour les personnels médicaux) et de le dérouler sur une période donnée (souvent l’année calendaire).

Préconditions Le système vérifie l’habilitation de l’utilisateur connecté et


détermine l’entité sur laquelle opérer la planification.Le fichier structure est à jour du changement organisationnel du service.La maquette organisationnelle est validée.Les règles règlementaires ont été paramétrées.

Flux normal L’utilisateur choisi la maquette organisationnelle applicable au service.L’utilisateur vérifie les paramètres du temps de travail correspondant à cette maquette : obligation annuelle de travail, amplitudes horaires, temps de pause, codes-repos applicables, postes-horaires nécessaires.L’utilisateur valide les paramètres.L’utilisateur paramètre un cycle de travail.Le système contrôle le cycle renseigné et affiche les alertes correspondantes (conformité du cycle avec la maquette organisationnelle, conformité règlementaire selon les alertes paramétrées).L’utilisateur modifie le cycle de travail en conséquence.Le système sollicite les acteurs en charge de la validation.Les valideurs du cycle de travail indiquent leur validation.Le système déroule le cycle de travail sur la période définie (souvent l’année calendaire).

Flux alternatif L’utilisateur choisi la maquette organisationnelle applicable au service.L’utilisateur vérifie les paramètres du temps de travail correspondant à cette maquette : obligation annuelle de travail, amplitudes horaires, temps de pause, codes-repos applicables, postes-horaires nécessaires.L’utilisateur valide les paramètres.L’utilisateur choisi un cycle de travail pré-paramétré.Le système déroule le cycle de travail sur la période définie (souvent l’année calendaire).


Quelques fois par an.


-



6.6 CU – Réaliser un planning de travail / tableau de service

Acteur principal Responsable d’équipe ou son suppléant.Autres parties prenantes

Gestionnaire RH, collaborateur

Déclencheur ManuelDescription Consiste à affecter les collaborateurs aux poste-horaires

selon leur cycle de travail et à tenir à jour ce planning en fonction du réalisé.

Préconditions Le système vérifie l’habilitation de l’utilisateur connecté et détermine l’entité sur laquelle opérer la planification.Le roulement doit avoir été opérée pour cette entité.La liste des collaborateurs affectés à l’entité a été définie dans l’organigramme.

Post-conditions Notification selon les règles établies (notamment pour les collaborateurs remplaçants dans un autre service).

Garanties en cas de succèsFlux normal L’utilisateur défini le cycle de travail de chaque

collaborateur ainsi que le rang de démarrage du cycle.Le système restitue le planning de travail de l’unité mois par mois.Le système indique sur le planning les absences programmées (exemple : congés) et le total des effectifs présents par poste-horaire avec un signalement des écarts au théorique.L’utilisateur apporte les modifications nécessaires (ajout d’un remplacement [cas inclus], modification d’un poste-horaire, ajout d’une absence inopinée, etc.).Le système effectue les contrôles paramétrés et présente les alertes correspondantes.L’utilisateur valide le planning établi.Le système rend disponible le planning aux collaborateurs.

Flux alternatifExceptions En cas de changement d’un collaborateur en cours

d’année, le système permet d’indiquer le rang d’affectation du remplaçant dans le cycle de travail.


Cas inclus Recherche d’un remplacement.Fréquence d’utilisation

Initialisation annuelle et modification au fil de l’eau.



7 Besoins fonctionnels

La répartition des besoins exprimés ci-après est une proposition. Elle peut tout à fait être adaptée / modifiée en fonction du contexte et des attentes de l’établissement.

Les besoins fonctionnels présentés ci-dessous définissent les principes généraux de la solution applicables, quel que soit le processus RH outillé. Néanmoins, dans certains cas, chacun des processus précisera des besoins spécifiques qui viendront compléter les besoins.

7.1 Gestion des salariés et de l’organigramme

Gestion des métiersLe système permet de définir des métiers. Chaque métier est décrit par un ensemble de compétences à exercer. Ces compétences sont décrites dans le répertoire des métiers de la Fonction Publique Hospitalière (DGOS) ou dans la convention collective de la structure.

Gestion des collaborateursLe système permet de définir les données des collaborateurs à collecter, les règles de saisie de ces données (saisie conditionnelle, contrôle de format des données, etc.) et de paramétrer les droits de gestion de chacune de ces données.Le système permet d’enregistrer, modifier et supprimer les données individuelles des collaborateurs.En particulier, le système permet de :

créer un matricule pour chaque collaborateur, préfixé selon la structure ; indiquer la quotité de temps de travail du collaborateur ; définir le métier du collaborateur.


Afin d’éviter la création de doublons, le système présente à l’utilisateur lors de la création et avant l’attribution d’un matricule, les collaborateurs déjà présents dans la base et partageant les mêmes identités (nom, prénom, date de naissance).Le système accorde un matricule préfixé par un code propre à la structure, et permet d’enregistrer d’autres matricules secondaires (dans le cas d’un collaborateur mis à disposition par une autre structure par exemple).Le système permet d’importer un tableur (dont il fournit le gabarit) afin de créer en masse des fiches de collaborateurs.Le système permet de saisir une donnée pour un ensemble de collaborateurs de façon simultanée (exemple : date de démarrage, de rattachement, etc.).

Gestion des postesLe système permet de définir des postes. Un poste est caractérisé par un horaire type (poste-horaire), un rattachement hiérarchique et un code métier.Le système permet d’affecter un salarié à un poste. Le système permet de distinguer l’affectation administrative et l’affectation comptable (unité de rattachement du collaborateur et unité d’exercice des fonctions).

Gestion de l’organigrammeDans le cas où le fichier commun de structure est géré dans l’établissement sous forme de tableur. Dans ce cas, il faudra le reporter dans le SI-RH par recopie.

Le système permet de renseigner l’organigramme de la structure en définissant les unités d’organisation et les liens entre elles : unités de prise en charge, unités fonctionnelles.Dans le cas où le fichier commun de structure est géré dans l’établissement dans un outil informatique.

Le système génère l’organigramme à partir du fichier commun de structure.Dans tous les cas.

Le système permet d’affecter des postes à chaque unité d’organisation. Le système permet de définir une hiérarchie des postes : un poste peut avoir un poste hiérarchiquement supérieur et plusieurs postes hiérarchiquement inférieurs.Le système permet de modifier l’organigramme et de planifier des modifications temporaires de l’organigramme.

7.2 Gestion de workflows de demandesLa solution permet la gestion de workflows de demandes. Elle permet à l’utilisateur habilité de :


Créer, modifier, supprimer des étapes du workflow avec les question-

naires associés ; Définir les actions associées à chaque étape : compléter le questionnaire,

modifier, accepter, refuser, renvoyer, valider, clore, supprimer ; Définir les habilitations pour chaque action de chaque étape aux utilisa-

teurs, à travers de profils de groupes d’utilisateurs (demandeur, valideur niveau 1, valideur niveau n, etc.) paramétrables tenant compte de l’orga-nigramme de l’établissement ;

Définir les notifications à émettre à chaque étape du workflow, ainsi que les relances après un temps paramétrable. Le système permet d’envoyer des notifications par mail, SMS et sous forme de tâche affectée aux sala-riés concernés.

Le système permet de définir des règles sur les actions de chaque étape, par exemple « si le demandeur est membre du groupe « valideur niveau 1 », accepter automatiquement la demande) ».Le système présente à chaque utilisateur une vue consolidée des demandes par étape du workflow, selon ses habilitations.Le système trace chaque action effectuée dans ce workflow : auteur, date, action réalisée, ancienne valeur, nouvelle valeur.Le prestataire exposera dans son offre la liste des workflows proposée par la solution en standard. Les workflows les plus courants sont : demande d’absence, demande d’acompte, demande d’attestation employeur, demande de formation, demande de délégation de gestion, demande de projet professionnel, demande de mise à la retraite, demande de changement d’emploi du temps, demande d'absence, déclaration d’absence.Le système permet à l’utilisateur de remplir automatiquement les questionnaires correspondant aux formulaires CERFA (arrêt de travail et accident du travail) par scan ou photographie du formulaire papier pré-rempli.

7.3 Gestion d’événementsLe système permet de créer des types d’événement auxquels peuvent être associés :

- Des tâches- Des alertes - Une récurrence- L’envoi d’un document-type (convocation) par messagerie sécurisée- L’envoi d’une invitation dans l’outil d’agenda électronique des

collaborateurs- Les participants : nominatif ou poste

Le système permet de planifier un événement en précisant :- Date de l’événement- Type de l’événement (facultatif)- Ordre du jour- Documents associés


Le système permet de restituer l’ensemble des événements sous forme chronologique.

7.4 Gestion collaborative

Espace utilisateurLe système offre un accès aux données des utilisateurs selon leur profil. Cet espace est accessible depuis l’extérieur de la structure.Si l’établissement dispose déjà d’un espace utilisateur (par exemple un Intranet), préciser ici les conditions d’intégration pour éviter de multiplier les points d’accès pour les collaborateurs.

Le système permet aux collaborateurs, selon leurs habilitations, de : Consulter et demander de modifier les données personnelles ; Ajouter des documents personnels (justificatifs, par exemple) aux

formats courants (images, fichiers textes, PDF) ; Déposer une demande selon les workflows paramétrés (§7.2) ; Visualiser le statut de ses demandes selon les workflows paramétrés

(§7.2) ; Consulter les tâches et alertes qui leur sont affectées ; Consulter les tableaux de bord ; Consulter une aide en ligne et une FAQ ; Prendre contact avec le service RH : a minima via un formulaire.

Le système permet aux managers, selon leurs habilitations, de : Consulter les données qui leurs sont accessibles des agents dont ils ont

la responsabilité, selon l’organigramme de l’établissement ; Valider les demandes de modification des données des agents dont ils

ont la responsabilité, selon l’organigramme de l’établissement ; Contribuer aux workflows paramétrés selon l’organigramme de

l’établissement ; Consulter les tâches et alertes qui leur sont affectées ; Gérer les habilitations des agents dont ils ont la responsabilité, selon

l’organigramme de l’établissement ; Consulter les données consolidées sur leur périmètre de responsabilité

(indicateurs RH, tableaux de bord) selon l’organigramme de l’établissement.

Le système permet aux gestionnaires RH, selon leurs habilitations, de : Consulter les données qui leurs sont accessibles des agents de

l’établissement ; Valider ou refuser en action de masse les demandes de modification des

données des agents ; Contribuer en action de masse aux workflows paramétrés ; Consulter les tâches et alertes qui leur sont affectées ; Gérer les habilitations ;


Consulter les données consolidées sur l’établissement selon des critères

paramétrables sur l’ensemble des données (exemple : fin de période d’essai dans moins d’un mois) et pour une population donnée (selon l’organigramme de l’établissement).

Services aux utilisateursLe système permet de paramétrer des restitutions à valeur ajoutée pour les collaborateurs, à partir de ses informations :

Etat des compteurs d’absences Calcul automatique de l’avancement Date prévisionnelle du prochain changement de grade Vue du planning de son unité

Le système permet également la diffusion d’informations (telles que des données règlementaires et juridiques à auprès d’une population cible (une entité, un métier, etc.).

Réseau social d’entrepriseSi souhaité par la structure, décrire vos exigences en termes de fonctionnalités de réseau social d’entreprise (forum, groupes privés, partage documentaire, mise en réseau).

7.5 Gestion documentaire

Génération de documentsLe système permet de paramétrer des documents types qui pourront faire l’objet d’émission automatisée, tel que : contrats, avenants, courriers, attestations, solde de tout compte, etc. Ces documents intègrent des données issues du SI RH.Ces documents peuvent concerner les données d’un seul agent (exemple : contrat de travail) ou consolider les données d’une population donnée (par exemple pour le Registre Unique du Personnel).Le système permet l’émission en masse ou individuel de ces documents.Le système permet l’envoi automatique par messagerie électronique des documents générés.

Gestion électronique de documentsL’ensemble du dossier administratif du collaborateur est dématérialisé. Le système doit donc permettre la conservation des documents électroniques générés ou ajoutés manuellement. A tout moment, le système conserve le lien de ces documents avec le collaborateur concerné.


Le système permet d’indiquer pour chaque document la durée de conservation du document et génère une alerte lorsque cette date est atteinte.Le système garantit la confidentialité des documents personnels conservés qu’il restitue au collaborateur selon ses droits (notion de coffre-fort électronique).

7.6 Gestion des tâches et alertes

Système de gestion des tâches et alertesLe système permet la gestion de tâches et alertes faisant l’objet de notifications.Une tâche ou une alerte est composée de :

Type : tâche / alerte Titre Contenu Utilisateur concerné par la tâche ou l’alerte Utilisateur ou groupe d’utilisateur à qui cette tâche ou alerte est affectée Echéance de la tâche ou l’alerte Délai avant rappel

Ces tâches et alertes peuvent être créées manuellement par les utilisateurs habilités ou générées par le système selon des règles paramétrables, par exemple :

« Créer une tâche Programmer un entretien de fin de période d’essai lorsque la fin de période d’essai d’un collaborateur est de moins d’un mois » ;

« Créer une alerte EPRD dépassé lorsque le montant réel des dépenses atteint le montant prévisionnel.

Contrôles à la saisieLa solution permet de paramétrer des formats attendus de données et contrôle la conformité des données saisies. Les contrôles de cohérence permettent d’émettre des messages informatifs ou bloquants selon le paramétrage.

7.7 Gestion de tableaux de bordTous les tableaux de bord émis par le système sont exportables au format tableur (a minima csv).

Paramétrage de tableaux de bord standardsLe système permet de paramétrer des tableaux de bord standards. Ces tableaux de bord peuvent être composés de :

Tableaux de données Graphiques : histogrammes, « camemberts », radars, nuages de points


Le système permet de définir la règle de calcul des données à afficher dans le tableau de bord, à partir des données du SI-RH.Le système permet de définir des objectifs (valeur cible) aux contenus du tableau de bord. Dans ce cas, le système met en évidence dans le tableau de bord l’écart entre la valeur réelle et l’objectif.La solution permet de générer, imprimer et envoyer par mail ces tableaux de bord pré-paramétrés.Ces tableaux de bord peuvent être générés à la demande d’un utilisateur habilité.Le système permet également de paramétrer l’envoi automatique de ces rapports paramétrés à des utilisateurs ou groupes d’utilisateurs identifiés, selon leurs habilitations : rapport, fréquence d’envoi, utilisateurs ou groupes d’utilisateurs cibles.Le système permet de paramétrer des exports en .csv de tableaux de données.

Création de requêtes ad-hocLa solution permet également aux utilisateurs habilités de créer et sauvegarder des requêtes ad-hoc sur les données du SI-RH. Le système permet de paramétrer ces requêtes en terme de :

données à considérer ; opérations à appliquer aux données ; périmètre des collaborateurs à prendre en compte, en permettant

également de définir des exclusions (par exemple : les membres de la direction, les stagiaires) ;

période à considérer, avec la possibilité de comparer par rapport à la même période sur les années précédentes ;

axe de consolidation.Les restitutions sont triables et filtrables sur les critères retenus.

7.8 Gestion de la confidentialitéL’établissement doit établir sa matrice d’habilitations.

Gestion des habilitationsLa solution permet une gestion des habilitations pour un groupe d’utilisateurs par :


Population concernée, selon l’organigramme de l’établissement et la

catégorie de collaborateur (cadre dirigeant, cadre, agent de maîtrise, employé) ;

Type de données, selon une sensibilité paramétrable ; Fonctionnalité et action possible (lecture, ajout, modification,

suppression), y compris la gestion des habilitations.Les habilitations définies s’appliquent à tout le système, en particulier aux éditions de rapports et de tableaux de bord.Le système permet d’exporter l’ensemble des habilitations pour faciliter la revue régulière des habilitations par le service RH.Le système permet d’exporter l’ensemble des utilisateurs ne s’étant pas connecté depuis une durée définie (par exemple 6 mois).

Délégation de d’habilitationsLa solution permet à un utilisateur d’attribuer les droits d’habilitation qu’il possède à un autre salarié pour une durée déterminée (date de fin obligatoire). Cette délégation est tracée. La délégation en cascade est autorisée.

TraçabilitéLe système conserve la trace de toutes les modifications opérées sur les informations des collaborateurs : auteur, horodatage, ancienne et nouvelle valeur.Le système permet d’annuler une modification opérée.

Identification et signature électroniqueANSSI, 2014 https://www.ssi.gouv.fr/entreprise/reglementation/confiance-numerique/le-reglement-eidas/

Le système permet d’assurer une identification des utilisateurs avec une garantie conforme au règlement eIDAS : faible, substantielle et élevée.Le système permet de définir les fonctions accessibles avec une identification correspondant à chaque niveau de garantie.Le système permet notamment de gérer une signature électronique simpleDans le cas où la structure dispose de tablettes pour signer électroniquement les contrats.

Le système permet la signature électronique qualifiée QCP + QCSD sur tablette électronique pour les contrats de travail, leurs avenants et les conventions de stage des collaborateurs.

7.9 Mobilisation des fonctions par les processus

7.9.1 Piloter la fonction RH


https://www.ssi.gouv.fr/entreprise/reglementation/confiance-numerique/le-reglement-eidas/

Le pilotage de la fonction RH au sein des établissements de santé et médico-sociaux requiert une professionnalisation toujours croissante. Elle se définit aujourd’hui autour de plusieurs missions, notamment la définition, l’organisation et la mise en œuvre du dialogue social, la veille juridique et le pilotage des effectifs.

Gérer la gouvernance RHMobilisation des fonctions transversesCe processus mobilise principalement les fonctions suivantes :Module Usage7.1 Gestion des salariés et del’organigramme

Identifier les incohérences et les traiter.

7.2 Gestion de workflows dedemandes

Demande de délégation de gestion.

7.3 Gestion Suivre les instances de gouvernance RH (ex. : réunions de dialogue de gestion).

7.7 Gestion de tableaux de bord Extraire des tableaux budgétaires, ETPR, postes, etc.Extraction de données pour réponses aux enquêtes nationales (commissaires aux comptes, SAE, …).Suivre l’activité du service RH.Calculer des ratios permettant l’analyse de la fonction RH (ex. Nb de salariés gérés / ETP de la DRH).Extraction des droits de délégations par critère (poste, compétence, périmètre, droits attribués, période de validité…).

7.8 Gestion de la confidentialité Paramétrer les droits et délégations.

Exigences spécifiques à la mise en œuvre de ce processusL’export des habilitations doit faire apparaître les délégations de gestion mises en place.

Gérer le dialogue social et le contrôle de gestion socialMobilisation des fonctions transversesCe processus mobilise principalement les fonctions suivantes :


Module Usage7.3 Gestion Suivi des dates d’élections

professionnelles.7.5 Gestion documentaire Envoi de convocations.

Envoi récurrent de tableaux de bord.7.6 Gestion des tâches et alertes Rappel d’envoi des documents pré et

post IRPAlerte en cas de retard d’une action relative à une instance de dialogue socialRappel des obligations (période d’affichage préalable, envoi de documents) pour les élections professionnelles.

7.7 Gestion de tableaux de bord Calcul de l’effectif des collèges et du nombre de sièges correspondants pour les élections professionnelles.Edition du bilan social/BSI à partir des données du système.Editions de tableaux de bord pour l’analyse des processus RH (ex. ratios, turn over, démission, départ, contractuel, intérim, contentieux...).Identification des écarts à la cible en termes d’ETP.

Exigences spécifiques à la mise en œuvre de ce processusAucune

Piloter les effectifsMobilisation des fonctions transversesCe processus mobilise principalement les fonctions suivantes :Module Usage7.1 Gestion des salariés et del’organigramme

Définition des postes.Identifier l’affectation dans l’organigramme d’un salarié donné.

7.7 Gestion de tableaux de bord Calcul des effectifs (postes ouverts, effectifs théoriques, réels, réalisés)


Paramétrer des scénarii d'organisation saisonnière des effectifs

Exigences spécifiques à la mise en œuvre de ce processusLe système permet d’exporter la liste des salariés sans affectation dans l’organigramme avec la cause et les dates prévisionnelles de retours.

7.9.2 Piloter la masse salariale

Etablir et suivre le budget prévisionnel RH (Masse salariale)Mobilisation des fonctions transversesCe processus mobilise principalement les fonctions suivantes :Module Usage7.7 Gestion de tableauxde bord

Evaluation du coût des mesures réglementaires.Simulation de l'évolution de la masse salariale en prenant en compte la masse salariale des mois précédents.Calcul du GVT et de sa projection d’évolutionPour l’élaboration du budget provisionnel (EPRD / PGFP), calcul des coûts réels ou coûts moyens.Suivi de la répartition des comptes limitatif et non limitatif pour vérifier la conformité de l'EPRD avec le cadre réglementaire.Simulations d’impacts sur la masse salariale (embauche, départs, extensions années pleines, effet GVT…) pour aider à la conception de la partie RH de l'EPRDCalcul du différentiel entre budgété et réalisé, suivi des dépenses réelles (compte administratif) et des dépenses anticipées (compte administratif anticipé) pour l’élaboration du tableau de suivi budgétaire DRH / DAF.Calcule des primes de départ fin de carrière à verser.Pour les établissements publics :


Production du titre 1 pour compte financier approuvé.

7.6 Gestion des tâches etalertes

Alerte en cas de dépassement d'EPRD, d'atteinte de seuils de dépenses par compte ou de dépassement des prévisions de dépenses.

Exigences spécifiques à la mise en œuvre de ce processusLe système doit permettre de paramétrer des valeurs de référence (taux de cotisation, valeur du point, etc.) qui peuvent être exploitées dans les tableaux de bord ou dans les règles et alertes.Le système doit permettre par défaut le calcul des indicateurs suivants :

Valorisation des HS/HC afin d'identifier les montant à payer, et les mon-tants à provisionner ;

Taux d’exécution mensuel, projection annuelle, écarts / à la cible (décou-page analytique cf. supra) ;

Coûts, salaires bruts, salaires nets moyens par statut (contractuels, titu-laires, non titulaires sur grade) catégorie, métier, grade ;

Effets (GVT, report, noria…) ; Comparaison du réalisé année N aux années précédentes en valeur et

% ; Coût prospectif et rétrospectif des départs (annuel et mensuel) ; Coût prospectif et rétrospectif des recrutements (annuel et mensuel).

Suivre la dette socialeLa dette sociale correspond aux sommes dues par l'établissement aux salariés ainsi qu’aux organismes sociaux et complémentaires.


Mobilisation des fonctions transversesCe processus mobilise principalement les fonctions suivantes :Module Usage7.7 Gestion de tableauxde bord

Calculer le nombre de jours d’ARE et la contribution emploi salarié handicapé (AGEFIPH, FIPHFP)Calculer le montant des provisions à réaliser : valoriser une provision, par dette sociale identifiée (heures supplémentaires stockées, heures complémentaires stockées, CET)


Exigences spécifiques à la mise en œuvre de ce processusAucune.

7.9.3 Recrutement (candidat externe ou interne)

Pourvoir un posteMobilisation des fonctions transversesCe processus mobilise principalement les fonctions suivantes :Module Usage7.2 Gestion de workflowsde demandes

Paramétrage d’un formulaire de candidature pour un poste.Suivi du processus de recrutement pour un poste donné (annonce éditée, annonce publiée, entretiens en cours, poste pourvu, etc.).Suivi du processus de gestion d’une candidature (candidature reçue, en attente de rendez-vous, 1er entretien, 2nd entretien, candidature acceptée/refusée, etc.).Transmission du dossier au service GA/Paie une fois finalisé.

7.3 Gestion d’événements Définition de périodes de campagne de recrutement.

7.4 Gestion collaborative Publication des annonces en interne et en externe.

7.5 Gestion documentaire Paramétrage des modèles d’annonce


d’emploi.Edition d’annonces d’emploi.Envoi automatique de courriers d’information au candidat sur l’avancement du traitement de sa candidature.Edition d’un formulaire d’entretien.


Alerte en cas d'actions de recrutement au-delà de la période de campagne de recrutement.Alerte en fin de période de validité d'une annonce.Alerte en cas de durées trop longues du processus de candidature (non réponse, RDV non planifié, etc.).

7.7 Gestion de tableauxde bord

Edition d’un tableau de suivi de l’état des candidatures.Edition d’un tableau de suivi d’une campagne de recrutement avec nombre de postes à pourvoir, nombre de candidatures reçues, nombre de postes pourvus, etc.Edition d’un état par type d’annonce (interne, externe, etc.) avec annonce en cours, secteur, nombre de candidatures reçues, délai du processus, etc.Edition de simulations (de carrière, de rémunération) à remettre au candidat.

Exigences spécifiques à la mise en œuvre de ce processusLe système permet de désigner dans l’organigramme les postes à pouvoir pendant une campagne de recrutement donnée.Le système permet au candidat de cocher les compétences maîtrisées parmi les compétences requises pour le poste, et de joindre des documents supplémentaires à la candidature (ex. CV actualisé, lettre de recommandation, résultats de tests).Le système doit permettre de conserver une candidature non retenue dans le vivier de candidats.Le système met en évidence l’adéquation entre les compétences requises pour le métier correspondant au poste et celles définies dans la candidature.Le système permet la recherche multicritères (notamment sur les compétences) sur les candidatures pour un poste donné.


Le système met en évidence les éventuelles restrictions d’aptitude du candidat.Le système met en évidence les candidats prioritaires (retour de position, retour après interruption de contrat, CDD en attente de CDI, personnel de nuit demandant à passer de jour, candidat en restriction d'aptitude, demande individuelle de mobilité ou d’évolution professionnelle).

Gérer un vivier de candidatsMobilisation des fonctions transversesCe processus mobilise principalement les fonctions suivantes :Module Usage7.2 Gestion de workflowsde demandes

Paramétrage d’un formulaire de candidature libre.Définition de statuts des candidatures du vivier.

7.5 Gestion documentaire Envoi de courriels automatiques aux changement de statuts de candidatures dans le vivier.Envoi en masse de SMS ou courriels types aux candidats.


Recherche de candidatures par critère (compétences, expériences, souhait d’évolution, contrat souhaité, nouveaux candidats, etc.)

Exigences spécifiques à la mise en œuvre de ce processusLe système permet de conserver les candidatures non retenues à un poste.Le système permet de rechercher une candidature sur des critères correspondant aux données de la candidature : compétence, années d’expérience, etc.Le système permet au candidat de retirer sa candidature.Le système permet de créer des groupes de candidatures. Le système permet d’ajouter ou supprimer des candidatures à ces groupes.

Administrer l’organisation des concoursCe processus n’est mis en œuvre que dans le secteur public.

Mobilisation des fonctions transversesCe processus mobilise principalement les fonctions suivantes :Module Usage


7.2 Gestion de workflowsde demandes

Paramétrage d’un formulaire de candidature à un concours.Paramétrage d’un workflow de concours.

7.5 Gestion documentaire Emission du procès-verbal de concours avec la liste des candidats retenus.

Exigences spécifiques à la mise en œuvre de ce processusLe système permet de créer un concours en définissant son type (interne/externe), la date de dépôt, le métier et le grade visé et le nombre de postes concernés.Le système permet d’affecter un ensemble de postes vacants au concours. Le système consolide les formulaires de candidatures pour chacun des postes d’un concours donné.Le système permet d’indiquer que le concours fait l’objet d’épreuve et de paramétrer les épreuves correspondantes, leur nombre et leur ordre (étude de dossier, épreuve écrite, épreuve orale).Le système permet d’affecter des collaborateurs comme membres du jury. Le système restitue les collaborateurs ayant déjà été membre d’un jury.Le système permet de clore le concours et générer un procès-verbal.Le système restitue l’ensemble des concours avec leur état (en cours ou à venir), le nombre de postes ouverts, le nombre de candidatures reçues, en particulier de candidatures de collaborateurs internes à la structure.

7.9.4 Intégrer un nouvel arrivant

Mobilisation des fonctions transversesCe processus mobilise principalement les fonctions suivantes :Module Usage7.2 Gestion de workflowsde demandes

Paramétrage d’une check-list de documents et matériels à remettre au nouveau collaborateur.Paramétrage d’un formulaire de bilan du processus de recrutement, à renseigner par le nouveau collaborateur et le service RH.

7.3 Gestion Définition de la date d’arrivée d’un nouveau collaborateur.

7.5 Gestion documentaire Notifier les services concernés par l’arrivée d’un nouveau collaborateur.


Exigences spécifiques à la mise en œuvre de ce processusLors de la conversion d’un candidat en collaborateur, le système présente à l’utilisateur les collaborateurs déjà présents partageant la même identité (nom, prénom, date de naissance). Le système permet le rapprochement ou la création d’un nouveau collaborateur.


7.9.5 Gestion administrative du personnel

Gérer les embauchesMobilisation des fonctions transversesCe processus mobilise principalement les fonctions suivantes :Module Usage7.1 Gestion des salariés etde l’organigramme

Création du nouveau collaborateur.Paramétrage du motif d’entrée d’un salarié.Paramétrage des informations conditionnelles (par exemple, s’il s’agit d’un CDD : date de fin)


Notification des services sécurité, SIH, etc.

7.8 Gestion de laconfidentialité

Ouvrir les droits par défaut sur l’espace collaboratif à la création du nouveau collaborateur

Exigences spécifiques à la mise en œuvre de ce processusLe système permet l’embauche anticipée, c’est-à-dire la création d’un dossier de collaborateur avant sa date d’entrée.Le système permet la réembauche d’ancien collaborateurs, sans perdre l’historique de leur précédente embauche, en particulier pour le calcul de l’ancienneté.

Gérer les données professionnelles et personnellesMobilisation des fonctions transversesCe processus mobilise principalement les fonctions suivantes :Module Usage7.1 Gestion des salariés etde l’organigramme

Alimentation des données du salariés avec les informations du formulaire de recrutement au moment de l’embauche.

7.5 Gestion documentaire Gestion des documents des salariés.7.6 Gestion des tâches etalertes

Contrôle de validité du NIR (nombre de caractères).Contrôle de format IBAN/BIC.Alerte en cas de modification par le salarié des données modifiant sa situation.



Extraction de la liste des documents dont la date d’expiration de conservation approche.

Exigences spécifiques à la mise en œuvre de ce processusLe système vérifie le numéro professionnel en comparant les données administratives (nom, prénom) du collaborateur avec les données de la base nationale (RPPS).Le système permet de calculer l’ancienneté des salariés. En effet, cette information est structurante à différents titres (octroi de primes, calculs d’indemnités, maintien de salaire, droit à congés payés, …).Pour cela, le système permet de saisir manuellement différentes dates :

Date d’entrée dans l’établissement Date d’entrée dans le GHT (correspond à la date d’entrée dans

l’établissement si vide)Pour le secteur public

dates d’ancienneté dans le corps, le métier, le grade, l’échelonPour le secteur privé

date d’ancienneté sur le posteLe système calcule l’ancienneté « fictive » selon les règles établies (notamment, reprise d’ancienneté des intérimaires dans la limite de 3 mois, pénalisation de l’ancienneté en cas de congés parental, …) et permet de modifier manuellement le résultat.Le système permet d’éditer le récapitulatif du parcours d’un salarié (dates d’entrée, liste et durée des postes occupés, liste des formations suivies, liste des absences, etc.).

Gérer les contrats de travail et les décisions administrativesMobilisation des fonctions transversesCe processus mobilise principalement les fonctions suivantes :Module Usage7.1 Gestion des salariés etde l’organigramme

Affichage de l’historique des contrats d’un salarié.Affichage de la liste des contrats établis pour un poste donné.


Workflow de validation de la période d'essai/probatoire (proposition, validation provisoire, validation définitive).Formulaire de gestion des stages.


7.5 Gestion documentaire Génération du contrat de travail et d’avenants.Archivage des documents.Edition des arrêtés de titularisation, prolongation et fin de stage.


Alerte bloquante lorsque la durée de période d'essai saisie est au-delà de ce que permet la réglementation.Alerte pour anticiper l’échéance des CDD.Vérification du respect du délai de carence entre 2 CDD.Alerte avant la fin de contrat ou d’avenant.Alerte avant la fin de période d'essai / de stage destinée aux gestionnaires et au manager.Alerte en cas de péremption du titre de séjour d’un collaborateur.Calcul du délai de carence à respecter.


Extraction de la liste des contrats en cours par typologie (CDI, CDD, avenants, conventions de stage, etc.) trié par date de fin de contrat, durée, motif, etc.Tableau des entrées/sorties et des contrats actifs/inactifs sur une période ou à date.Tableau récapitulatif des salariés à réintégrer à date.Extraction de la liste des salariés en situation de suspension de contrat (arrêts maladie, congés maternité, etc.) et d’interruption de contrat (congés sabbatique, sans solde, parentaux et détachements, etc.).

Exigences spécifiques à la mise en œuvre de ce processusPour les collaborateurs du secteur public

Le système permet d’indiquer une période de stagiairisation dans le contrat de travail.Le système restitue l’ensemble des collaborateurs en période de stagiairisation avec leurs dates de fin de stage et permet d’extraire la liste des collaborateurs dont la fin de période de stagiairisation est proche.


Le système permet la saisie en message de décision de fin de stage : titularisation, prolongation, fin de stage / de période d’essai.Pour les collaborateurs du secteur privé ou les contractuels de la fonction publique

Le système permet d’indiquer une période d’essai ou de stage dans le contrat de travail.


Gérer les contentieux et la procédure disciplinaireMobilisation des fonctions transversesCe processus mobilise principalement les fonctions suivantes :Module Usage7.1 Gestion des salariés etde l’organigramme

Renseignement des informations relatives à une contestation.


Notifications en cas de sanction (service informatique, sécurité, etc.).Gestion de démarches disciplinaires guidées (ex. convocation salarié pour entretien préalable, courrier suite à entretien préalable, parcours disciplinaire du dossier, etc.).Workflow de contention individuel.


Extraction des dossiers de contentieux en cours ou passés sur une période donnée.

Exigences spécifiques à la mise en œuvre de ce processusLe système doit permettre de renseigner une sanction affectée à un salarié avec son type (avertissement, blâme, mise à pied, etc.), une zone de texte, un statut d’application de la sanction (mise à pied de X jours, rétrogradation, etc.), une date d’effet, une date de clôture et une date de conservation de l’information.

Gérer les sorties et les suspensionsMobilisation des fonctions transversesCe processus mobilise principalement les fonctions suivantes :Module Usage7.1 Gestion des salariés etde l’organigramme

Gestion des motifs légaux de fin de contrat (départ à la retraite, mise à la retraite, rupture conventionnelle, etc.) ou de suspension (maternité, sabbatique, formation, congé de formation professionnelle, etc.).Renseignement des date de fin de contrat, date de sortie physique et date de notification de fin de contrat.Réinitialisation de tous les compteurs individuels (CP, RTT, etc.) en cas de départ.Enregistrement de la sortie d’un


collaborateur.


Workflow de sortie d’un salarié.Notification en cas de suspension partielle ou totale de salaire.

7.5 Gestion documentaire Production du déclaratif légal relatif à la sortie d’un collaborateur (attestation Pôle Emploi, certificat de travail, reçu de solde de tout compte, radiation mutuelle, etc.).


Alerte en amont de la date de retour d'un salarié.


Extraction de la liste des sorties prévues sur une période.

Exigences spécifiques à la mise en œuvre de ce processusLe système restitue les postes vacants dans l’organigramme.Le système permet d’envoyer dans un fichier structuré les données d’un collaborateur à une autre structure.

Préparer les dossiers de retraitesMobilisation des fonctions transversesCe processus mobilise principalement les fonctions suivantes :Module Usage7.2 Gestion de workflowsde demandes

Processus de départ à la retraite.


Notification à destination de la paie.

7.5 Gestion documentaire Production du document de demande de pension de retraite à destination de la CNRACL



7.9.6 GTA et PlanificationLe système permet de définir des paramétrages différents pour les deux grandes populations de la structure : les personnels médicaux, les personnels non médicaux.

Définition de catégories de postesMobilisation des fonctions transversesCe processus mobilise principalement les fonctions suivantes :Module Usage7.1 Gestion des salariés etde l’organigramme

Définition de catégories de postes.

Exigences spécifiques à la mise en œuvre de ce processusLe système permet de créer des catégories de postes. A chaque catégorie est associée une obligation de travail annuel en heures, en journée ou en demi-journées.Le système permet d’affecter chaque poste à une et une seule catégorie.

Paramétrage des postes-horairesMobilisation des fonctions transversesCe processus mobilise principalement les fonctions suivantes :Module Usage7.6 Gestion des tâches etalertes

Alerte sur le respect des durées légales (temps de pause, durée quotidienne, durée hebdomadaire en semaine calendaire et semaine glissée).

Exigences spécifiques à la mise en œuvre de ce processusLe système permet de définir des postes horaires. Un poste horaire est définit par :

code-horaire (utilisé pour l’affichage dans les tableaux) ; décompte du temps de travail : en heures, en demi-journées, en jours ; heure de début ; heure de fin ; temps de pause ; indication d’un travail de nuit (nécessaire pour les postes-horaires

comptant en journée ou demi-journée) ;


majoration applicable (exemple : heures de nuit dans la fonction publique

hospitalière).Le système calcule le temps de travail effectif et l’amplitude horaire du poste-horaire.

Paramétrage des codes-reposExigences spécifiques à la mise en œuvre de ce processusLe système permet de créer des codes-repos : repos hebdomadaire, repos pour récupération de jour férié, repos RTT et repos compensateur (pour le temps partiel).

Paramétrage de la maquette organisationnelle (ou trame de fonctionnement)Mobilisation des fonctions transversesCe processus mobilise principalement les fonctions suivantes :Module Usage7.1 Gestion des salariés etde l’organigramme

Paramétrage du nombre de postes autorisés de chaque type et de chaque métier dans chaque entité (service, activités clinique et non clinique).


Validation par la Commission de l’Organisation de la Permanence des Soins (COPS) de la CME de la création d’une ligne de garde.


Alerte en cas de dépassement des ETP nécessaires par rapport aux ETP disponibles

Exigences spécifiques à la mise en œuvre de ce processusLe système permet d’indiquer le nombre de semaines ouvertes dans l’année d’une entité (service ou activité) et la répartition de ces semaines entre : semaine basse, semaine standard et semaine haute.Le système permet d’indiquer que certains services et activités sont soumis à l’obligation de continuité des soins (gardes).Le système permet d’indiquer pour chaque métier sur chaque jour de la semaine, le nombre de postes-horaires nécessaires à l’entité pour chaque type de semaine. Pour les personnels médicaux, cela revient à indiquer, pour une activité donnée, le nombre de demi-journées requises.Le système calcule le nombre d’ETP nécessaires à cette organisation ainsi décrite, à partir du temps de travail effectif de chaque type de poste affecté au service.


Le système permet de paramétrer un taux d’absentéisme remplacé et un volume d’absences remplacées (formation, etc.). Le système majore le nombre d’ETP nécessaires avec ces taux.Le système calcule le nombre d’ETP disponibles à partir du nombre de postes autorisés dans ce service.Le système présente une alerte en cas de dépassement des ETP nécessaires par rapport aux ETP disponibles.

Créer et vérifier un cycle de travailCe processus est mobilisé principalement pour les personnels non médicaux, mais il peut être décliné pour les personnels médicaux (sous forme de semaine type).

Mobilisation des fonctions transversesCe processus mobilise principalement les fonctions suivantes :Module Usage7.6 Gestion des tâches etalertes

Contrôle de la conformité du calendrier type selon des règles paramétrées (exemple : 1 dimanche sur deux travaillé maximum, 11h de repos entre deux postes horaires, 4 repos hebdomadaires pour 14 jours calendaires minimum, moyenne de travail effectif par semaine de 35h)

Exigences spécifiques à la mise en œuvre de ce processusLe système permet de renseigner pour chaque métier et chaque entité un calendrier type de semaine :

Autant de ligne que de postes nécessaires Une colonne par jour Dans chaque case, l’utilisateur indique le code-horaire appliqué

Le système affiche un tableau comportant : Le total pour chaque jour de la semaine du nombre de chaque poste-

horaire Le nombre de poste-horaire nécessaire pour chaque jour L’écart entre ces deux chiffres

Le système permet d’enregistrer un cycle de travail qui peut être réutilisé pour d’autres métiers et autres services.

Réaliser le roulementCe processus est mobilisé principalement pour les personnels non médicaux, mais il peut être utilisé pour les personnels médicaux (sous forme de semaine type qui se répète dans le calendrier).


Mobilisation des fonctions transversesCe processus mobilise principalement les fonctions suivantes :Module Usage7.1 Gestion des salariés etde l’organigramme

Affectation des salariés aux services avec une date de début obligatoire (1er janvier par défaut) et une date de fin facultative.


Validation par la Commission de l’Organisation de la Permanence des Soins (COPS) de la CME de la création d’une ligne d’astreinte.

7.4 Gestion collaborative Restitution au collaborateur de son planning

Exigences spécifiques à la mise en œuvre de ce processusLe système présente à l’utilisateur le total d’ETP affecté moyen sur l’année en comparaison au ETP autorisés.Le système permet d’ajouter une ligne d’astreinte à un service ou activité soumise à astreinte.Le système permet d’affecter chaque salarié du service à chaque ligne du cycle de travail. Il peut y avoir plusieurs salariés sur une même ligne (exemple : absence longue durée remplacé, cycle sur 10 semaines pour 20 salariés, etc.).Le système génère un calendrier pour chaque salarié en appliquant de façon cyclique les différentes lignes du cycle de travail.

Gérer le planning / tableau de service réelMobilisation des fonctions transversesCe processus mobilise principalement les fonctions suivantes :Module Usage7.2 Gestion de workflowsde demandes

Demande de modification de planning/tableau de service.Déclaration d’heures de temps additionnel (dépassement horaire, interventions d'astreintes pour le personnel médical).

7.4 Gestion collaborative Consultation en ligne du planning/tableau de service de l’entité (ordinateur ou smartphone) en temps réel.


Contrôle du compte d’heures et alerte si dépassement (= heures supplémentaires).Alerte en cas de non adéquation des affectations aux gardes et astreintes pour les


services/activités soumises à l’obligation de continuité des soins.

Exigences spécifiques à la mise en œuvre de ce processusLe système indique dans le planning/tableau de service le code-absence correspondant aux absences des salariés, à partir de :

Demandes de formation validées Formulaire d’arrêt maladie Demandes de congés

Le système permet d’ajouter manuellement des absences dans le planning/tableau de service.Le système indique en bas de chaque jour du planning le nombre de chaque poste-horaire.Le système indique également le nombre de chaque poste horaire en tenant compte des absences des salariés.Le système permet à l’utilisateur (le cadre de santé) de modifier le code-horaire, code-repos et code absence.Le système permet la gestion des remplacements (cf. chapitre suivant).Le système permet de valider chaque modification du planning/tableau de service, y compris sur les jours passés dans un délai donné (par exemple 6 semaines).Le système permet d’éditer le planning/tableau de service de toute l’entité pour un mois donné sur une page A4 et le rend accessible aux collaborateurs concernés dans leur espace personnel.Le système permet de gérer la validation de présence :Si votre structure dispose d’une pointeuse

Le système enregistre le temps de travail effectif fourni par la pointeuse et produit une alerte en cas d’écart avec le planning/tableau de service réel.Si votre structure ne dispose pas de pointeuse

Le système permet de déclarer des écarts dans la réalisation du temps de travail. Le système valide automatiquement le travail effectif à partir du planning/tableau de service réel dès que la date est dépassée.Le système déduit de l’obligation annuelle de travail le temps effectif travaillé par chaque collaborateur : c’est le compte d’heures. De même, le système met à jour les soldes de congés en fonction du travail effectivement réalisé et calcule les droits RTT.Le système envoie au système de paie les informations relatives au travail effectif, travail de nuit, travail sur les jours fériés et absences.


Le système archive les plannings et tableaux de service et permet l’édition a posteriori de chaque planning/tableau de service validé (y compris de chaque version validée d’un planning/tableau de service).


Gestion des absences et des remplacementsMobilisation des fonctions transversesCe processus mobilise principalement les fonctions suivantes :Module Usage7.2 Gestion de workflowsde demandes

Formulaire d’information d’absence avec notifications associées.Candidature pour réaliser des heures supplémentaires.

7.5 Gestion documentaire Diffusion, en cas d’absence, d’une demande par sms de volontaires pour maintenir la continuité de service.


Statistiques sur les remplacements.Tableaux de bord concernant le temps de travail prévu/réalisés, prises de congés, absences inopinées, suivi des remplacements, suivi des HS.

Exigences spécifiques à la mise en œuvre de ce processusUn workflow permet aux collaborateur d’indiquer leur candidature pour assurer des remplacements.Le gestionnaire RH peut publier un besoin de remplacement. Le besoin de remplacement est défini par une date, un métier et les compétences associées et un poste-horaire. Le système notifie alors les collaborateurs disponibles à la date donnée et possédant la compétence requise, soit uniquement aux collaborateurs ayant candidaté pour assurer des remplacements, soit à tous les collaborateurs concernés.Le système rassemble les réponses des collaborateurs et restitue les réponses positives. Le gestionnaire RH peut valider l’une des candidatures pour remplacer le collaborateur absent.Le gestionnaire RH opère le remplacement en ajoutant un collaborateur au service, quitte à indiquer une durée d’affectation d’une seule journée. Le système permet à l’utilisateur d’indiquer les salariés remplaçants et le type de remplacement (pool, déplacement d'un service, CDD, heures supplémentaires, Intérim) à des fins de statistiques.Le système met à jour les droits (ex. récupérations) du collaborateur à chaque validation d’une absence.


Editer le tableau des emploi/organigrammeModule Usage7.7 Gestion de tableauxde bord

Editer les tableaux de données nécessaires à la communication avec le CNG.Edition, pour une entité donnée (service, pôle, etc.), du tableau des emplois, avec :

Le nom du responsable L’identification de chaque poste et le

nom du salarié qui l’occupe ainsi que les informations relatives à son temps de travail : quotité de temps de travail (théorique et réelle)

Les totaux


Pilotage de la dette socialeMobilisation des fonctions transversesCe processus mobilise principalement les fonctions suivantes :Module Usage7.1 Gestion des salariés etde l’organigramme

Tenue des compteurs de temps travaillé et écart à la cible annuelle de temps de travail.


Demande de création, versement et utilisation du CET.


Calcul de la provision CET.

Exigences spécifiques à la mise en œuvre de ce processusLe système permet de paramétrer le droit d’option annuel sur le CET : nombre de jours à cumuler pour chaque métier.


7.9.7 Gestion Prévisionnelle des Métiers et des Compétences (GPMC)

Gérer les entretiensMobilisation des fonctions transversesCe processus mobilise principalement les fonctions suivantes :Module Usage7.1 Gestion des salariés etde l’organigramme

Accès à l’historique des entretiens d’un salarié.


Procédures des différents entretiens : entretien professionnel, entretien annuel, entretien de retour, entretien de fin de période d'essai, entretien de fin de stage, etc.Formulaires d’entretiens alimentés par les données du SI-RH

7.5 Gestion documentaire Envoi de convocations aux entretiens.7.6 Gestion des tâches etalertes

Alerte de déclenchement des entretiens selon des événements : fin de période d'essai, fin de contrat, fin de stage, date anniversaire, etc.


Suivi des campagnes d’entretiens.


Gérer la notationCe processus n’est applicable qu’au secteur public.


Workflow de gestion de la notation (proposition de note, avis, validation).


Alerte bloquante en cas de saisie d’une note au-dessus du maximum


Exigences spécifiques à la mise en œuvre de ce processusLe système permet l’import d’un tableur dans un format défini, comportant les notes des salariés.Le système permet de paramétrer les règles de propositions de notation.

Gérer les référentiels métier / compétencesMobilisation des fonctions transversesCe processus mobilise principalement les fonctions suivantes :Module Usage7.1 Gestion des salariés etde l’organigramme

Saisie des compétences des salariés.Saisie des compétences nécessaires à un poste.Recherche d’un salarié possédant une compétence particulière.


Contrôle de l’adéquation des compétences d’un salarié avec le poste qu’il occupe.


Visualiser un inventaire des compétences par entité d’organisation (service, activité).Extraire les métiers pour lesquels il y a plusieurs postes vacants ou postes ayant une date de mise à la retraite proche.

Exigences spécifiques à la mise en œuvre de ce processusLe système intègre le répertoire national des métiers et compétences à jour.Le système permet de modifier le référentiel de compétences.Le système permet de modifier les compétences requises pour chaque métier.

Mener la gestion prévisionnelle des emplois Mobilisation des fonctions transversesCe processus mobilise principalement les fonctions suivantes :Module Usage7.6 Gestion des tâches etalertes

Alerte en cas départ programmé de compétences rares.Alerte sur les salariés ayant dépassé l’âge légal de la retraite.


Générer une pyramide des âges par entité.Calculer le nombre de départ en retraite


prévisionnel par métier.


7.9.8 Manager la formation

Recueillir les besoins de formationMobilisation des fonctions transversesCe processus mobilise principalement les fonctions suivantes :Module Usage7.2 Gestion de workflowsde demandes

Formulaires de demande de formation pour un salarié et pour un manager.


Rassembler les demandes individuelles de formation collectés dans les formulaires d’entretiens d’évaluation.Restituer les besoins consolidés de formation par entité (pôle, service, métier, global) sur une période donnée.


Etablir le plan de formationLe plan de formation consolide les actions permettant de répondre aux besoins formulés et relevant des priorités institutionnelles, actions de formation obligatoires ou relevant du DPC. Une fois établi, il permet de calculer le budget formation à prévoir.


Processus de production du plan de formation.

7.5 Gestion documentaire Génération et envoi d’un dossier pour OPCA.Génération du catalogue de formation reprenant les modèles de formation enregistrés.

7.6 Gestion des tâches et Alertes sur les formations récurrentes.


Notification du financement à prévoir pour le CPF.


Edition du plan avec paramétrage des informations attendues (budget prévisionnel, axes de formation, actions de formation, nombre de personnes, etc.).Tableau des publics prioritaires : sans formation depuis longtemps, accident du travail, retour après absence, formations obligatoires, DPC, etc.Extraction des salariés d’un métier donné avec leur suivi des formations obligatoires.

7.8 Gestion de laconfidentialité

Signature électronique du plan de formation.

Exigences spécifiques à la mise en œuvre de ce processusLe système permet de paramétrer différents modèles de formations (interne, externe, intra, diplômante, participation aux colloques, hors plan, etc.), un type de dispositif de formation (Contrat de professionnalisation, DPC, CPF, VAE, etc.) et d’y associer les compétences transmises. Le système permet de conserver ces modèles type de formation.Le système permet de paramétrer les formations obligatoires pour chaque métier avec potentiellement une récurrence.Le système permet de paramétrer le droit à la formation, pour chaque métier, selon chaque dispositif de formation et selon l’ancienneté.Le système permet de créer des actions de formation priorisées.Le système permet de créer un plan de formation et d’y affecter une liste d’actions de formation.Le système calcule le coût d’une action de formation à partir des données saisies : taux horaire + coût de la formation + toutes les charges liées.Le système calcule le coût du plan de formation correspondant à la somme des coûts de toutes les actions prévues dans le plan.Dans le cas d’un SI-RH partagé entre plusieurs établissements.

Le système permet d’affecter chaque action de formation à un établissement. Il calcule alors le coût du plan de formation pour chaque établissement.


Mettre en œuvre les actions de formationMobilisation des fonctions transversesCe processus mobilise principalement les fonctions suivantes :Module Usage7.1 Gestion des salariés etde l’organigramme

Mise à jour des compétences du salarié avec les compétences acquises par la formation.Compteur des formations par dispositif suivies annuellement par le salarié.Compétence « formateur » dans les fiches des formateurs internes.


Formulaire d’inscription à une formation (avec validation selon le type de formation).Workflow de départ en formation avec alertes associées.Formulaire d’évaluation d’une action de formation.

7.3 Gestion d’événements Planification des formations réalisées en interne ou en intra.

7.5 Gestion documentaire Edition de convocations en formation, feuilles d’émargement, attestations de présence transmises au service paie pour paiement de la formation.


Consolidation des évaluation des formations.


Gérer et suivre le plan de formationMobilisation des fonctions transversesCe processus mobilise principalement les fonctions suivantes :Module Usage7.1 Gestion des salariés etde l’organigramme

Extraction de la liste des formateurs internes


Evaluation de la formation par les managers pour la transposition des compétences.

7.5 Gestion documentaire Production de rapport d’exécution du plan de


formation pour les IRP.


Notification aux OPCA du suivi du plan de formation.


Tableau de suivi de l’avancement de l’exécution du plan de formation par entité (pôle, service, structure).Tableau de suivi financier du plan de formation avec coûts prévus et coûts réels.


Assurer le pilotage de la formation et le reportingMobilisation des fonctions transversesCe processus mobilise principalement les fonctions suivantes :Module Usage7.3 Gestion d’événements Gestion du calendrier réglementaire et

institutionnel de la formation (échéances, alertes, comités, etc…)

7.4 Gestion collaborative Espace accessible aux organismes de formation pour y déposer les feuilles de présence, attestations, éléments de certification, etc.

7.5 Gestion documentaire Edition d’états légaux (déclaration formation se substituant à la 2483, bilan social)


Alerte en cas de non suivi par un salarié des formations obligatoires sur les 3 dernières années.Notification du montant facturé d’une action de formation pour paiement.


Tableau récapitulatif des heures de formation dispensées par type de formation.Calcul des coûts de la formation : coût moyen, coûts de remplacement, etc.Décompte du budget formation.Production de tableaux de bord par populations (senior, femme/homme, âge, statut, catégorie, type de contrat, etc.).Extraction de la liste des personnes n’ayant


pas suivi les formations obligatoires sur une période.Cumul du temps passé par les formateurs inertes en action de formation sur une période.

Exigences spécifiques à la mise en œuvre de ce processusLe système permet d’indiquer le montant facturé et montant valorisé pour une action de formation.

7.9.9 Promouvoir le bien-être au travail

Gérer les risques professionnelsMobilisation des fonctions transversesCe processus mobilise principalement les fonctions suivantes :Module Usage7.2 Gestion de workflowsde demandes

Edition de listes de personnes concernées par les risques professionnels.

7.5 Gestion documentaire Envoi régulier de rapport des risques professionnels aux professionnels concernés.Editer une fiche individuelle d’exposition aux risques professionnels

Exigences spécifiques à la mise en œuvre de ce processusLe système doit permettre de saisir des risques professionnels. Un risque professionnel se définit ainsi :

Nom du risque Entité concernée Sévérité du risque Plan d’action nécessaire pour couvrir ce risque Salariés concernés par ce risque

Gérer la santé au travailMobilisation des fonctions transversesCe processus mobilise principalement les fonctions suivantes :Module Usage7.1 Gestion des salariés etde l’organigramme

Saisie des restrictions / inaptitudes médicales d’un salarié.Paramétrer la comptabilité avec les


restrictions d’aptitudes courantes pour chaque type de poste.Paramétrer un suivi renforcé par type de poste avec une action à réaliser et une récurrence.


Demande de rendez-vous pour une visite médicale.

7.3 Gestion Planifier des visites médicales.Restituer le planning de l’ensemble des visites médicales.

7.5 Gestion documentaire Envoi par courriel et SMS des convocations et rappels aux visites médicales.


Alerte en cas de restriction ou inaptitude au poste.Alerte lorsque l'aménagement provisoire d'un poste arrive à échéance.Alerte en fin d’arrêt maladie / arrêt de travail.Alerte sur la réalisation des activités de suivi renforcé à la récurrence donnée.


Alerte pour les visites médicales à planifier.Tableau des restrictions / inaptitudes médicales des salariés sur une entité (pôle, service, structure).Extraire la liste des postes vacants dans les types de postes compatibles avec une restriction d’aptitude donnée.Extraire la liste des salariés affectés à des postes compatibles avec une restriction d’aptitude donnée.

Exigences spécifiques à la mise en œuvre de ce processusLe système permet de gérer des visites médicales. Les visites médicales peuvent être planifiées de façon régulière (visite annuelle) ou exceptionnelles (embauche, retour de congé maladie de longue durée, demande du collaborateur).


Gérer le handicapMobilisation des fonctions transversesCe processus mobilise principalement les fonctions suivantes :Module Usage7.1 Gestion des salariés etde l’organigramme

Gestion des données relatives au handicap d’un salarié.


Formulaire de déclaration de handicap avec justificatifs.


Alerte en fin de validité de la reconnaissance de handicap.


Calcul du nombre d’unités bénéficiaires en ETP (c’est-à-dire de l’équivalent temps plein d’un travailleur handicapé) en fonction du temps de travail.Edition d’un état des données permettant d’établir la DOETH.

Exigences spécifiques à la mise en œuvre de ce processusLe système permet d’indiquer le handicap d’un salarié.Ce handicap est qualifié par :

Le type de handicap ; Dates de début et de fin de reconnaissance du handicap ; Taux IPP ; Taux d’invalidité Sécurité Sociale ; La RLH (Reconnaissance Lourdeur Handicap) avec les dates de début et

de fin de la reconnaissance du handicap, ainsi que l’option choisie (aide à l’emploi ou coefficient d’abattement) ;

Reconnaissance RQTH (dates de début/fin de validité, lourdeur du handi-cap, date de décision relative à la lourdeur du handicap, durée de la déci-sion) ;

Titulaire d’une pension d’invalidité SS (dates de début/fin de validité, ca-tégorie d’invalidité, taux IPP et pourcentage d’invalidité, origine de l’inva-lidité, date de modification du temps de travail, nouveau temps de travail en horaire mensuel) ;

Titulaire d’une pension d’invalidité mutilé de guerre, assimilé mutilé de guerre, sapeur-pompier et autres (dates de début/fin de validité, nature de la pension, pourcentage d’invalidité civil/guerre) ;

Usager ESAT (date de signature du contrat de soutien) ; Victime d’un accident du travail ou maladie professionnelle (dates de dé-

but/fin de validité, taux d’incapacité permanente, date de l’AT, origine de l’AT, date de début d’instruction de la MP, origine et date de reconnais-sance de la MP) ;

Titulaire de l’Allocation Adulte Handicapé (dates de début/fin de validité, placement antérieur du salarié, premier bénéficiaire établissement) ;


Titulaire d’une carte d’invalidité (dates de début/fin de validité, taux d’in-

validité) ; Mesures d’accompagnement (texte libre) ; Avis du comité médical ou commission de réforme ; Différents aménagements / affectations / reclassements des collabora-

teurs en situation d'inaptitude ou de handicap (identification de la per-sonne, du poste, de la durée prévue).


8 Interopérabilité et interfaçage

8.1 Interfaçage avec les progiciels existantsIl convient d’identifier les demi-interfaces à mettre en place pour s’assurer d’une bonne communication entre :

- le SI-RH et le SI de l’établissement

- le SI-RH et les SI extérieurs à l’établissement

8.1.1 Demi-interfaces avec l’environnement extérieurLe candidat précisera sa capacité à s’interfacer avec ces systèmes et la manière dont il procédera pour procèdera à la réalisation de ces interfaces.Si vous faites le choix d’acquérir une solution qui ne couvre pas tout le périmètre fonctionnel du présent cahier des charges, précisez les interfaces supplémentaires que cela génère.

Exemple : si l’établissement dispose déjà d’une GTA informatisée et que par ailleurs, il acquière nouvellement une solution SI-RH qui couvre la gestion administrative du personnel et la gestion de la formation, il conviendra de spécifier dans le présent cahier des charges, les interfaces à mettre en place entre :

- La GTA et la gestion administrative du personnel ;

- La GTA et la gestion de la formation.

A compléter avec les autres cas de désassemblage.

Interface vers le système de gestion de la paieObjet de l’interface

Nature des données Standards à respecter

Paie Dates d’entrée en fonction ou de cessation de fonction.


Décisions administratives : sanction, avancement, etc.Changements de situation familiale : mariage, enfants, etc.

Eléments variable de paie

Planning / tableau de service réalisé.Indication de travail de nuit, dimanche et jours fériés, les gardes, les astreintes, les heures supplémentaires / plages additionnelles.Décompte des journées de carence en cas d’absences maladie ou décompte des jours d’absences non excusées.

Formation Dates et lieu de formation, montant de prise en compte des temps de transports et des frais afférents.

Emoluments complémentaires

Emoluments correspondant aux formations réalisées par les formateurs internes.

Prestations de service

Indication des prestations de services (crèche, logement, conciergerie, etc.)

Compléter les exigences techniques liées à cette interface

Interface depuis le système de gestion de la paieObjet de l’interface


Pilotage de la masse salariale

Montants effectivement versés.


Interface depuis le système de gestion du fichier commun de structureObjet de l’interface


Construire l’organigramme

Description fonctionnelle de la structure


Interface vers la gestion économique et financière


Objet de l’interface


Contrôle de gestion social

Dette sociale.Provisions des départs en retraite.

Formation Coûts et provisions de formation.Compléter les exigences techniques liées à cette interface

Interface vers la restaurationObjet de l’interface


Facturation des repas

Liste des salariés autorisés.


Interface vers la lingerieObjet de l’interface


Préparation Liste des entrées.Restitution des blouses

Liste des sorties.


Interface vers la gestion des habilitations au SIObjet de l’interface


Attribution des habilitations

Entrée en fonction et affectation d’un salarié.Changement d’affectation d’un salarié.

Retrait des habilitations

Cessation de fonction.


Interface vers la gestion des contrôles d’accèsObjet de l’interface


Création d’accès

Entrée en fonction d’un salarié.


Modification d’accès

Changement d’affectation d’un salarié.

Retrait des accès

Cessation de fonction d’un salarié.


Interface vers le système de programmation de l’activitéObjet de l’interface


Programmation Envoi du tableau de service et planningCompléter les exigences techniques liées à cette interface

Interface vers le système d’information décisionnelObjet de l’interface


Exploitation des données

Toutes les données anonymisées


Interface depuis les référentiels nationaux (ex : RPPS, ADELI, etc.)Objet de l’interface


Vérification Vérification de la validité des numéro RPPS et ADELI auprès de la base nationale.


Interface vers le système national de gestion du CPFObjet de l’interface


Gestion du CPF Envoi des droits.Compléter les exigences techniques liées à cette interface


8.2 InteropérabilitéUne interface entre 2 progiciels consiste en général à transmettre des données via un fichier intermédiaire. On parlera donc, dans la suite de ce chapitre de demi-interface.

Pour réaliser une interface entre les progiciels A et B, A et B étant édités par des sociétés différentes, il y aura donc réalisation :

D’une demi-interface A vers le fichier intermédiaire réalisée et maintenue par le fournisseur du progiciel A.

D’une demi-interface fichier intermédiaire vers B réalisée et maintenue par le fournisseur du progiciel B.

Ces demi-interfaces entre progiciels peuvent être de type « temps réel » ou de « type tâche de fond ».

Pour chaque demi-interface faisant partie de l’offre du candidat, préciser :

Quel est le mode de fonctionnement technique (voir ci-dessus),

Quels sont les données ou groupes de données transmises,

Quelle est la norme utilisée (HL7, etc. …)

S’il y a utilisation ou non d’un EAI

On distingue 2 catégories de demi-interfaces :

Demi-interfaces entre progiciels proposés (le cas échéant),

Demi-interfaces entre les progiciels faisant l’objet de la présente consultation et les progiciels existants dans la structure.

8.2.1 Développement des demi-interfaces entre progiciels proposés

Si le système proposé par le candidat est composé de progiciels d’éditeurs différents, le candidat décrira les interfaces mises en place entre ces progiciels, tant sous l’angle technique que sous l’angle fonctionnel. 1. Lorsque des standards existent, ces derniers doivent être mise en œuvre

prioritairement : le candidat indiquera alors précisément les standards utili-sés.

2. Lorsqu’il n’existe pas de standard, le candidat indiquera les mécanismes uti-lisés.

Le candidat précisera si ces interfaces sont déjà opérationnelles dans la configuration exacte proposée, et si tel est le cas fournira la liste des structures où ces interfaces sont implantées.


8.2.2 Développement des demi-interfaces avec progiciels existants dans l’établissement

Exigences génériques d’interfaçageASIP Santé (F.M.) 20/07/2011

Les exigences générales d’interopérabilité avec les progiciels de l’établissement sont, par ordre de priorité décroissante, les suivantes :1. des mécanismes conformes IHE, incluant les extensions nationales d’IHE France, dans leur version la plus récente de leur déclinaison française publiée par le représentant français d’IHE2. les standards préconisés par la profession dans leur version la plus récente3. des mécanismes non standard, proposés par le soumissionnaire. Dans ce dernier cas, le soumissionnaire indiquera les standards utilisés, les mécanismes utilisés, le format des messages utilisés et la sémantique retenueActuellement, le représentant français d’IHE est Interop’santé. Vérifier ce point avant publication du cahier des charges et préciser éventuellement.


9 Exigences de qualité du produit

Les exigences non fonctionnelles sont des exigences sur la qualité du logiciel :

- utilisabilité (facilité d’utilisation ou « ergonomie »)

- fiabilité

- rendement (temps de réponse)

- maintenabilité

- portabilité

Les exigences non fonctionnelles sont difficiles à formuler. L’établissement adaptera à son contexte les exigences fournies dans les chapitres qui suivent.

9.1 Sécurité

9.1.1 Accès au systèmeLe système intègre les règles définissant la qualité des mots de passe et met en œuvre les moyens techniques permettant de contrôler l’application de ces règles :

longueur minimale du mot de passe (8 caractères par exemple) pas de répétition consécutive d’un même caractère ou groupe de caractère utilisation à la fois des chiffres et des lettres utilisation à la fois des lettres minuscules et majuscules le système doit intégrer les règles et procédures relatives à la gestion des comptes utilisateurs et des mots de passe en vigueur au sein de l'établisse-ment

Le soumissionnaire précisera sous quelles conditions le système proposé pourra s'intégrer à une solution d’authentification unique (SSO).Le système est conforme aux exigences spécifiées dans les documents suivants :


PGSSI-S : Politique générale de sécurité des systèmes d’information de san-té : Règles pour les interventions à distance sur les Systèmes d’Information de Santé (SIS) « ASIP Santé / Pôle Technique et Sécurité » PGSSI de l’établissement

La PGSSI de l’établissement est à annexer au cahier des charges.

9.1.2 IntégritéLe système doit disposer d’outils permettant la non altération des données saisies.Plus globalement, le candidat décrira dans son offre les moyens permettant de s’assurer de l’intégrité de données.

9.1.3 ConfidentialitéDans cette section vous devez décrire les règles souhaitées d’accès aux données par les utilisateurs autrement dit ce que l’on appelle le Plan d’Habilitation.

Dans ce plan d’habilitation doivent figurer :

L’accès administrateur

Les règles d’accès au paramétrage en fonction des types de paramètres.

L’accès aux données en création, mise à jour, suppression en fonction de profils « métiers »

Pour les établissements publics, le Plan d’habilitation devra respecter les 2 principes suivant émanant de la PSSI d’état :

Besoin d’en connaitre ; Besoin du moindre privilège.

Le système devra faciliter la réalisation de revues des habilitations.

9.1.4 Piste d’auditLa traçabilité de la gestion des autorisations a pour objectif de répondre aisément aux exigences de la PGSSI-S, de la CNIL et aux besoins internes d’audit et de supervision

- Quelles étaient les autorisations d’un utilisateur à un moment donné ou pendant une période donnée ?

- Quels utilisateurs avaient accès à un élément de dossier et dans quelles conditions à un moment donné ou pendant une période ?

- Qui a créé, modifié ou supprimé des informations, par quel moyen (manuel, batch...) et quand ?

- Qui a créé, modifié ou supprimé des droits, par quel moyen (manuel, batch...) et quand ?


Les traces enregistrées dans les journaux d’audit de sécurité du système doivent comprendre au minimum :

L’identifiant des utilisateurs ; Les dates et heures d’ouvertures de sessions ; La date et l’heure de l’événement ; L’identification du terminal utilisé lorsque c’est possible ; Les références aux traitements réalisés ; La description de l’opération ou de l’événement journalisé.

Ces traces devront être accessibles sur 6 mois glissants. Le soumissionnaire décrira les besoins en matériel complémentaire et l’espace disque nécessaire.

9.1.5 ImmunitéLe candidat précisera les actions prises par le système pour se protéger lui-même des infections des programmes non autorisés ou indésirables comme par exemple les virus, les vers, les chevaux de Troie.

9.1.6 InnocuitéConcernant l’accès au système, le système devra respecter les contraintes édictées dans le décret de confidentialité du 15 mai 2007.

9.2 Utilisabilité

9.2.1 Facilité d’apprentissageLe soumissionnaire doit indiquer le nombre d’heures de formation nécessaires pour savoir utiliser la solution. Cette information devra être précisée pour les utilisateurs clés (ex : référents applicatifs métier) et pour les utilisateurs finaux.

9.2.2 Facilité d’utilisation en usage courantAprès 3 semaines d’utilisation, au moins 60% des utilisateurs interrogés devront se déclarer « faire confiance au système ».

9.2.3 Charte graphiqueLa charte graphique est le détail ergonomique à respecter par le prestataire concernant les livrables.

Elle doit orienter le prestataire vers une vision précise de l’attendue (Couleur, logo, nombre de clics, responsiv design).


Les 7 paragraphes suivants correspondent aux 7 caractéristiques de la norme Afnor Z-67 133-1 sur l’ergonomie du logiciel.

9.2.4 CompatibilitéLa Compatibilité est la capacité à s’intégrer dans l’activité des utilisateurs.

L’ensemble des informations affichées à l’écran par le système, devront l’être en cohérence avec les autres supports de travail des utilisateurs.Le système doit utiliser les terminologies des métiers en vigueur dans les établissements sanitaires et médico-sociaux aussi bien au niveau de l’identification que du titre de la personne.


9.2.5 Guidage Le guidage est l'ensemble des moyens mis en œuvre pour conseiller, orienter, informer et conduire l'utilisateur lors de ses interactions sur son poste de travail.

Le système doit être en mesure de fournir à tout moment une aide en ligne contextuelle. L’aide en ligne doit apporter une explication sur chaque élément présent sur l’écran actif.Cette aide en ligne sera mise à jour parallèlement aux mises à jour du logiciel.

9.2.6 HomogénéitéL’homogénéité est la capacité du système à conserver une logique d’usage constante (logique de navigation).

Afin d’assurer une cohérence globale de l’interface homme/machine, la logique des commandes doit être la même.Les fenêtres doivent suivre le même schéma d’agencement.La sémantique des boutons de la souris doit être constante.Le même vocabulaire doit être utilisé pour désigner les commandes du logiciel.

9.2.7 SouplesseLa souplesse est la capacité de l’interface homme/machine à s’adapter aux différentes exigences de la tâche, aux diverses stratégies, aux habitudes et niveaux de connaissances des différents utilisateurs.

À moins que cela ne soit imposé par la réglementation ou les bonnes pratiques en vigueur dans la profession, le système n’impose pas à l’utilisateur d’accomplir les tâches de son activité dans une séquence particulière.À tout moment, l’utilisateur doit pouvoir suspendre sa saisie pour obtenir les informations dont il a besoin sur un salarié donné. La suspension n’affecte pas la conservation des données déjà saisies.

9.2.8 Contrôle expliciteLe contrôle explicite est l’ensemble des moyens du dialogue homme/machine qui permettent à l’utilisateur de maîtriser le lancement et le déroulement des opérations exécutées par le système informatique.

Certaines rubriques doivent pouvoir être rendues obligatoires.De manière à éviter la double saisie, la fonction de saisie des données doit être unique : les données sont saisies une seule fois et sont insérées automatiquement dans les autres modules où ces données doivent trouver place.


9.2.9 Gestion des erreursLa gestion des erreurs concerne tous les moyens permettant d'une part d'éviter ou de réduire les erreurs, et d'autre part de les corriger lorsqu'elles surviennent.

L’utilisateur doit pouvoir annuler un traitement informatique qu'il aurait demandé ou revenir à une étape antérieure du processus.Le système doit protéger l’utilisateur contre les erreurs en lui demandant de confirmer les actions dont les effets sont irréversibles.Le système doit permettre à l’utilisateur de corriger ses erreurs, en lui fournissant des messages d’erreurs clairs.

9.2.10 ConcisionLa concision est l'ensemble des moyens qui, pour l’utilisateur, contribuent à la réduction de ses activités de perception et de mémorisation et concourent à l'augmentation de l'efficacité du dialogue.

Il doit être possible de passer facilement d'une application à l'autre à l'aide d’une fonction d'accès dans chaque application. Le passage contextuel ou plus généralement le changement de contexte ne donnera pas lieu à une nouvelle identification.

9.3 Fiabilité

9.3.1 Disponibilité

Méthode et moyens de contrôleLe candidat décrira dans son offre les moyens de contrôle intégrés dans le système pour garantir la cohérence des données. Il devra également s’engager à corriger sous 24 heures un bug signalé par la structure pouvant induire une dégradation du service.Le candidat décrira :

La méthode de tests mis en place pour garantir la fiabilité des nouvelles ver-sions

Les outils de contrôle permettant à la structure de diagnostiquer un pro-blème.

Cas d’une anomalie grave


En cas d’anomalie grave, ce dernier devra s’engager à fournir dans les 6 heures suivant l’appel de la structure une solution de contournement, le bug devant être corrigé dans les 24 heures comme mentionné précédemment.

Taux d’indisponibilitéPréciser vos attendus en termes de disponibilité, en acceptant une tolérance plus forte la nuit où l’application est peu sollicitée.

L’application doit pouvoir fonctionner 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 avec un taux d’indisponibilité maximal de :

X minutes par jour dans la période comprise entre 7 heures et 23 heures, X minutes par jour dans la période comprise entre 23 heures et 7 heures, X heures par an pour maintenance.

Ces chiffres doivent être revus par l’établissement. Ils sont très dépendants de votre infrastructure matérielle.

En conséquence : Le candidat proposera une configuration serveurs qui permettra de garantir

cette exigence. Il décrira dans sa réponse, à titre d’information pour l’Établissement, les

règles à respecter en matière de réseau. Il s’engagera à pouvoir assurer les mises à jour de version logicielles sans

arrêt de la production.

Mise à jour à chaud et indisponibilité Le soumissionnaire indiquera sa capacité à mettre en œuvre un système de mise à jour à chaud.Le soumissionnaire indiquera la procédure de mise à jour du système sur site. Sous réserve que l’établissement respecte les prérequis techniques fournis par le titulaire, la durée maximale d’indisponibilité du système lors d’une mise à jour sera de X heures entre le début de l'indisponibilité sur l’ensemble des postes de travail et la remise en production du premier poste de travail utilisateur. Le soumissionnaire indiquera s’il lui est possible, et dans quelles conditions, de réaliser la mise à jour en dehors des heures ouvrées, à la demande du client.

9.3.2 Robustesse et tolérance aux pannesEn cas de panne, le système doit disposer d’une procédure dégradée.Le soumissionnaire décrira en détail les procédures de secours et de gestion en mode dégradé, à savoir : Les procédures de restauration des données Les modalités de retour à l'état antérieur pour certains types de transactions


La méthode d'arrêt d'urgence La méthode de reprise après incident La méthode de vérification de l'intégrité de l'application La méthode de vérification de l'intégrité des données Le périmètre fonctionnel du mode dégradé Les éventuelles restrictions de performance Les procédures de mise en œuvre du mode dégradé Les procédures de retour au mode nominal.

9.4 Rendement

9.4.1 Rapidité d’exécution et de temps de latenceLes temps de réponse attendus doivent être précisés par le candidat. On spécifiera en particulier les temps de réponse suivants :

A la connexion En utilisation à vide (un seul utilisateur connecté) En utilisation en charge.

Les temps de réponse et les temps de procédures typesEn routine (sur base de données et en fonctionnement réel), les temps de réponse sur le poste de travail resteront dans les limites suivantes :

Le passage d'une zone à la suivante sera inférieur à 0,2 seconde dans 98% des cas,

Le passage d'un écran au suivant ou le changement de fonction sera inférieur à 0,5 seconde dans 98% des cas, exclusion faite des interrogations portant sur l'ensemble ou un sous-ensemble de la base de données

L'extraction de données portant sur l'ensemble de la base de données et sur l'un des critères ou combinaison de critères ne devra pas excéder 15 minutes dès lors que la période extraite est inférieure ou égale à un an.

Le rafraîchissement des données incorporées dans le serveur et extraites vers les autres systèmes interfacés se fera selon une fréquence compatible avec les pratiques en vigueur.Les temps de réponse du système devront être identiques sur l’ensemble des postes installés.Les temps de réponse devront rester stables quel que soit le moment de la journée où les utilisateurs y accéderont notamment lors des pics de consultation prévisibles. Ils seront conformes aux exigences décrites ci-dessus. Le candidat fournira ses abaques concernant ce paragraphe.Il faut avoir précisé, dans les chapitres sur l'existant le nombre d’utilisateurs connectés en régime de croisière.

Il est entendu comme temps de réponse de connexion


Le temps mesuré entre l’activation de l’application depuis le bureau WIN-

DOWS/MAC ou l’appel de l’URL sur un navigateur et l’affichage de la grille d’authentification

Le temps mesuré entre la validation de la saisie de la grille d’authentifica-tion et l’affichage du menu personnalisé proposé à l’utilisateur

La définition des temps de réponse sera réalisée pour un choix de transactions spécifiées dès la mise en place du projet. Elles seront détaillées dans le cahier de recette de chaque module. Durant la période de vérification d’aptitude et de vérification de service régulier le scénario sera rejoué afin d’évaluer l’évolution des performances par rapport à une mesure idéale réalisée lors de la MOM (mise en ordre de marche).

9.4.2 Dimensionnement et performancesLe nombre de postes utilisateurs prévus est le suivant :Présenter sous la forme d’une matrice (par service et type de poste, par exemple)

Au regard de cette volumétrie, les performances de l’application doivent être conformes à la description du point sur la rapidité d’exécution et le temps de latence. Le soumissionnaire indiquera le dimensionnement préconisé, la méthode de calcul, les besoins en bande passante (intra site et multi sites si le cas se présente).

9.5 Maintenabilité/ AdaptabilitéLa solution proposée doit pouvoir être opérationnelle dans plusieurs environnements techniques, afin de permettre à la structure de migrer, si nécessaire, d’un environnement à un autre.Le soumissionnaire décrira les différents environnements techniques possibles.La solution devra suivre les évolutions technologiques, en terme notamment de systèmes d’exploitation « serveurs » de versions de base de données de navigateurs de norme d'interopérabilité d’outils bureautiques d’alertes du CERT Etc.

9.6 PortabilitéCompléter si nécessaire


10 Contraintes

Les contraintes sont des exigences au même titre que les exigences fonctionnelles ou non fonctionnelles, mais viennent de l’extérieur du projet, et lui sont généralement préexistantes. Elles vont peser sur la conception, la construction et l’exploitation du système qui fait l’objet du présent cahier des charges.

ATTENTION : chaque contrainte réduit considérablement le nombre d'offres. On peut anticiper sur ce qui est prévu au schéma directeur sans exagérer la contrainte.

10.1 Faits pertinents et hypothèsesÉvoquer ici les faits qui s’imposent au système.

Les hypothèses induisent des contraintes sur le projet et le futur système. Elles doivent donc être décrites, de manière à orienter la réponse des candidats.

Préciser ici les évolutions prévisibles de la structure ou de l’organisation de l’établissement pour lesquelles les décisions ne sont pas encore prises.

On peut, par exemple, préciser une évolution de la réglementation dont l’établissement a connaissance mais qui n’est pas encore en application.

On peut également émettre des hypothèses sur l’ordonnancement du déploiement, etc.

10.2 Environnement physique Les postes de travail fixes sont implantés…Préciser les lieux d’implantation des postes de travail fixes

Les postes de travail nomades doivent pouvoir être utilisés…Préciser les contraintes d’utilisation des postes de travail nomades

L’environnement proposé devra être disponible aussi bien sur postes fixes PC/Mac que sur terminaux mobiles reliés par réseau sans fil.


A titre d’exemple :

Les bâtiments du [centre hospitalier X] répondent aux normes antisismiques, rendant impossible la mise en œuvre de la technologie wifi. Le système devra fournir toutes ses fonctionnalités sans usage du wifi.On décrit ici l’environnement de travail des utilisateurs pour utiliser le produit. Décrire toutes les caractéristiques de l’environnement susceptibles d’avoir un impact sur la conception ou la mise en œuvre du système, ou un impact sur la manière de travailler.

RAPPEL : dans un cahier des charges, on n’indique pas de solutions. Indiquer des contraintes. C’est au fournisseur de trouver la solution la plus adéquate.

10.3 Environnement informatique

10.3.1 ServeursListe des serveurs avec système d’exploitation correspondant ou attendus.

10.3.2 Environnements matérielsL’Établissement souhaite mettre en place : Un environnement d’exploitation ; Un environnement de paramétrage et de recette ; Un environnement de formation.Compléter. Par exemple, un environnement de pré-production.

Modifier en fonction de l’environnement de l’établissement. Par exemple remplacer « souhaite mettre en place » par les environnements déjà en place pour les autres applications.

10.3.3 RéseauAménager ce paragraphe en fonction des caractéristiques du réseau de l’établissement sanitaire ou médico-social

Plan du réseauRemplir si nécessaire.

Réseau filaireLe réseau actuel permet de disposer d’un débit de X Mb au niveau du poste de travail.Compléter.

Réseau WFI


Le réseau WiFi fournit un débit de XXX Mbps sur un rayon de XXXX mètres en intérieur Compléter.

10.3.4 AccessibilitéCette section traite des modalités de connexion au réseau.

Compléter.

10.3.5 Accessibilité prestataireCette section traite des modalités de connexion du prestataire au réseau.

Compléter.

10.3.6 Postes de travailParagraphe à aménager en fonction des caractéristiques de vos postes de travail.

Nombre et types de postesSystème d’exploitationOutils bureautique utilisés.Préciser si l’établissement est ouvert à la possibilité d’ajouter des postes de travail.

Configuration postes fixesPréciser si l’établissement a des exigences sur la configuration des postes fixes

Par exemple : les PC actuels disposent du système d’exploitation (XXXX) et utilisent la suite bureautique (YYYY).

Configuration postes nomadesPréciser si l’établissement a des exigences sur la configuration des postes nomades

ImprimantesLe système doit accepter les imprimantes réseau ou connectées directement à un poste de travail.Le candidat devra, par ailleurs, préciser si des imprimantes spécifiques doivent être mises en place afin de réaliser des éditions spécifiques. Dans cette hypothèse, il en précisera le nombre en fonction des lieux de gestion.

Scanners


Conserver la ou les phrases suivantes en fonction de l'infrastructure de l'établissement:

Le système doit accepter les scanners réseau ou connectés directement à un poste de travail.Lister dans cette section les outils techniques utilisés et que l’établissement n’envisage pas de changer pour l’acquisition du système.

10.3.7 Administration des basesCette section doit décrire les modalités d’administration des bases, gestion du chiffrement des données et l’archivage de données.

Par exemple, si l’établissement dispose d’un bastion d’administration, préciser :

Le système devra être en capacité de communiquer avec le bastion d’administration (gestion des comptes à privilège) de l’établissement.

10.4 Compatibilité avec les logiciels et matériels de l’établissement

Décrire dans cette section, les contraintes techniques liées à l’utilisation du produit dans votre établissement sur le choix de la solution, hors volet technique informatique qui est décrit plus loin. Par exemple :

-Les travaux de câblage

-La mise à niveau des équipements du réseau de l’établissement

-Des problèmes techniques de connexions au réseau sans fil (déconnexions intempestives)

Le système devra pouvoir fonctionner sur des postes de travail ayant les caractéristiques suivantes : PC fixes, PC portables, Système d’exploitation, Tablettes, Résolution des écrans X x XCompléter ou modifier en fonction des contraintes de l’établissement.

10.5 Cartographie applicative

10.5.1 SchémaS’il est disponible, insérer ici un schéma de la cartographie applicative.


10.5.2 Liste des applications utilisées avec leur version

respective (progiciels ou applications développées en interne)

L’Établissement dispose des applications suivantes : Xxxx

Compléter

10.5.3 Interfaces ou connecteurs avec leur version respective, existant entre ces différentes applications,

Compléter

10.5.4 Existence d’un logiciel médiateur (« middleware »)Compléter et préciser s'il s'agit de logiciels de type serveur d'application, EAI, ESB, ETL par exemple.

10.5.5 Liste des projets informatiques en cours (avec date prévisionnelle de mise en place).

Compléter.

10.6 Progiciels, logiciels de base et outils techniques Indiquer ici votre choix

Le système doit pouvoir fonctionner en environnement client léger (CITRIX par exemple).Si le système fonctionne pour tout ou partie en technologie WEB, il sera compatible avec les navigateurs suivants :Indiquer ici votre choix


11 Prestations et fournitures attendues

11.1 Planning de mise en œuvre

11.1.1 Planning du projetL’objet de cette section est de décrire les souhaits de l’établissement en termes de modalités de mise en place, de découpes en phases et de planning, et de demander aux soumissionnaires s’ils valident le planning proposé ou s’ils proposent une solution différente.

Le planning est fonction des moyens que va mettre le soumissionnaire pour la mise en place mais aussi des ressources propres que l’établissement va dégager pour cette opération. Le projet risque de ne pas aboutir si les ressources nécessaires ne sont pas disponibles sur le projet. Voici un exemple.

La structure prévoit le début de l’opération de mise en place pour le (préciser) et souhaite que l’informatisation du SIRH soit totalement terminée dans un délai de [xx] mois.La mise en place se fera par modules et service selon les jalons suivant : Attention : toutes les étapes ne sont pas toujours nécessaires. Sélectionner celles concernant votre établissement.

Le soumissionnaire devra proposer un planning détaillé respectant les jalons mentionnés dans le présent cahier des charges.

T0 date de démarrage Caractéristiques Opérationnel àRédaction des spécifications fonctionnelles détaillées

T0 + X mois

Mise en place technique de la solution et transfert de

T0 + X mois


compétences techniques à l’ équipe informatique (1)Mise en ordre de marche T0 + X moisReprise des données T0 + X moisFormation des référents aux fonctions et au paramétrage (2)

T0 + X mois

Assistance au Paramétrage avec les référents (2)

T0 + X mois

Phase de test T0 + X moisFormation des utilisateurs finaux (si nécessaire).

T0 + X mois

Assistance au démarrage T0 + X moisVérification aptitude T0 + X moisVérification de service régulier

T0 + X mois

(1) Installation des applicatifs et des environnementsLe soumissionnaire prend en charge l’installation sur le (ou les) serveur(s) des progiciels et outils techniques, sur les différents environnements cités. Il prend également en charge, le cas échéant, l’installation sur N postes clients.(2) Prise en charge du paramétrageLe soumissionnaire livre un paramétrage par défaut.L’établissement prend en charge les compléments de paramétrage avec une assistance du soumissionnaire. Il est demandé aux soumissionnaires : De donner un avis sur ce planning prévisionnel Le cas échéant, de proposer une autre solution justifiée de mise en place De présenter en détail sa proposition méthodologique de mise en place dans

le cadre du projet comprenant notamment l’organisation de ses ressources et le planning de mise en œuvre

Le soumissionnaire assure la conduite du projet pour la partie maîtrise d’œuvre. Il gère son équipe et ses ressources et s’engage à mettre en adéquation les ressources avec la charge de travail identifiée. Il s’engage sur les dates de démarrage des étapes et les dates de livraison et gère le planning et les ressources en conséquence. Il analyse les incidents et propose les mesures correctives nécessaires.


Le prestataire fournira un PAQ (Plan d’Assurance Qualité) et un Plan Assurance Sécurité (PAS) (si l’établissement fait le choix de se doter d’une solution en mode SAAS). Ce document précisera obligatoirement les procédures de validation et de recette applicables pendant toute la durée du projet.Dans le cas où plusieurs prestataires répondraient de façon groupée, il est attendu que ceux-ci détaillent impérativement leur mode de fonctionnement, en termes de : gestion de projet travaux de conception, de réalisation, d’intégrationLe candidat présentera dans sa réponse sa méthode de conduite de projet.Le titulaire met à disposition de l'établissement les outils qu'il utilise pour le pilotage des coûts, du planning, des jalons clés et de gestion des risques

11.1.2 Planning des développements spécifiquesLa réalisation de développements spécifiques doit rester limitée, car celle-ci peut engendrer des couts de développement et de maintenance importants.

Pour toutes les fonctions nécessitant un développement spécifique, le soumissionnaire indiquera Les exigences fonctionnelles qui seront prises en compte La date de livraison de ces fonctions

11.2 Analyse des risquesTout projet comporte des risques, l’important étant de les gérer.

Il s’agit ici d’indiquer au titulaire les risques propres à l’établissement qu’il devra prendre en compte, et qui deviennent ainsi, de facto, des contraintes.

Le soumissionnaire tiendra compte des facteurs de risques suivants : Absence d’une cartographie applicative précise et complète Absence de maîtrise des outils bureautiques par des utilisateurs Ressources peu familiarisées aux projets de cette ampleur Études d’organisation conduites d’une manière imprécise ou incomplète Manque de disponibilités des personnes ressources (utilisateurs) Forte proportion de personnels intérimaires Manque de disponibilité des matériels (serveurs) Circuit de décision long Urgence du projetAdapter cette liste au projet et à l’environnement de l’établissement.

Il est demandé au soumissionnaire de préciser dans sa réponse les moyens qu’il compte mettre en place pour réduire ces risques. Le titulaire fournit à l'établissement une méthode d'analyse des risques qui comporte les éléments suivants : identification des facteurs de risque en termes


de probabilité et de gravité du risque, gestion des actions de couverture des risques.Le titulaire fournit à l'établissement un rapport d'analyse des risques établi selon la méthode précédemment définie.

11.3 Intégration de progiciels tiersListe des composants externes acquis chez un fournisseur tiers intégrés à la solution

Le soumissionnaire fera la liste des progiciels acquis chez un fournisseur tiers et qu’il intégrera à sa solution. Il est demandé aux soumissionnaires de décrire L’architecture générale de la solution proposée Le ou les système(s) d’exploitation possible(s) en précisant les versions Le ou les type(s) de base de données utilisables avec la version correspon-

dante Les outils techniques utilisés par le système ou nécessaires pour assurer sa

maintenance Les outils permettant l’installation à distance de la partie client (en mode

client-serveur) Les outils permettant le transfert du paramétrage d’un environnement à un

autre

Il est rappelé qu’au regard du RGPD, la responsabilité du traitement des données est assumée par chacune des parties qui porte le traitement.

11.4 DocumentationRappelons que la documentation d’un système fait partie intégrante dudit système.

Le titulaire fournira l’ensemble de la documentation en français, pour chacun des composants logiciels, dont au minimum : les(s) manuel(s) d'utilisation, les manuels d'installation, d'administration et de paramétrage, un document décrivant les prérequis à respecter par [l’établissement],A compléter

Indiquer le nombre d’exemplaires papier, si nécessaire.

Remarque : les fournisseurs de logiciel fournissent de plus en plus souvent la documentation sous forme électronique en ligne. Exiger la documentation sur CD-Rom/clé USB et a fortiori sur papier est une contrainte importante. Supprimer l’exigence suivante si la documentation papier ne s’avère pas indispensable.

La documentation sera fournie sur support numérique et sur [XX] exemplaires papier.


Le guide d'installation et le guide d'exploitation ne sont pas exigés si le système est en mode SAAS. Modifier l’exigence suivante en fonction des exigences d’architecture.

A chaque livraison d'une nouvelle version du système, le titulaire remet à l'établissement la documentation du système mise à jour, comprenant guide d’installation, guide d’exploitation, guide utilisateur, guide de paramétrage, préconisations de l’éditeur / phase du processus, documentation d’administration des interfaces et un document décrivant les prérequis.La version de l’application proposée doit être intégralement en langue française même si le système est d’une origine étrangère. Aucun mot ou texte de la langue d’origine (si ce n’est pas le français) ne doit être visible par un utilisateur de la solution.Le guide d'installation, le guide utilisateur et le guide de paramétrage sont rédigés en langue française.


11.5 Installation, mise en exploitation et généralisationSi le cas se présente dans le cadre du projet, le décrire finement.

S’il ne s’agit que d’une « précaution » pour l’avenir, l’expliciter.

Voici quelques exemples (ils dépendent beaucoup du contexte de l’établissement) :

Pour les versions majeures, le titulaire met à disposition de l'établissement les résultats de tests réalisés sur un site pilote identifié. Le rapport de tests liste les exigences fonctionnelles vérifiées par les tests. Le rapport de tests contient également les données du client pilote sous réserve de son accord.

11.6 Migration La mise en place d'un nouveau système s'accompagne souvent d'une reprise des données. La reprise des données est un point crucial dans la réussite du projet et ne doit pas être négligée. Elle est source de nombreuses problématiques comme l'identification des données à migrer (source, type, format...), la volumétrie ou encore la conversion des données.

11.6.1 Exigences de migrationUn plan de migration devra être élaboré et proposé par le soumissionnaire.

L’ensemble des données nécessaires au bon fonctionnement du système devra être récupérées à partir des systèmes existants.La migration devra s’inscrire dans le calendrier de mise en œuvre de l’ensemble des opérations du système d’information.L’offre du soumissionnaire doit intégrer la reprise de données.Le soumissionnaire pourra proposer Soit une reprise de données à partir de fichiers à plat réalisés par l’établisse-

ment (solution de base) Soit une prise en charge complète de l’opération de reprise de données (va-

riante)

11.6.2 Données à migrerLister ici les données à migrer avec le plus de précision possible, en fonction de l’existant de l’établissement


11.7 Formation

11.7.1 Personnel InformatiqueLe titulaire sera en charge de la formation du personnel et proposera un plan de formation adapté (nombre d'heures de formation par profil métier, organisation à mettre en place).Le soumissionnaire assurera les formations suivantes La liste est à adapter en fonction des besoins de l’établissement Présentation architecture technique Formation installation serveurs et outils techniques Formation exploitation Transfert de compétence installation postes de travail Transfert de compétence paramétrage des applicationsNoter ici le nombre de personnes à former.

Le titulaire s’engage à fournir les prestations de services nécessaires à la bonne mise en œuvre du produit, au personnel informatique de l’établissement dans le cas où ils ne disposeraient pas des compétences nécessaires en matière de formation, d’installation, de mise en production, d’appui à l’exploitation du système, d'assistance à la rédaction de documentations et d'assistance au paramétrage.

11.7.2 Utilisateurs finauxLe titulaire sera en charge de la formation de référents.La formation des utilisateurs finaux sera assurée par [le titulaire / les référents de l’établissement].Choisir la formulation qui vous convient.

Le candidat proposera un plan de formation adapté (nombre d'heures de formation par profil métier, organisation à mettre en place) et formalisera des supports de formation en français.Noter ici le nombre de personnes à former par profil

Le soumissionnaire précisera dans sa réponse s’il bénéficie du statut d’organisme de formation agréé.

11.8 MaintenanceLa structure attend du soumissionnaire une proposition de contrat de maintenance, l’engagement de maintenance étant de 5 années (modèle à joindre dans la proposition).


Le contrat de maintenance prend effet à l’issue de la période de garantie.Il recouvre : La maintenance corrective (anomalies) La maintenance adaptative (évolution imposée par une nouvelle version de

logiciels système : un changement d’environnement. Exemple, changement de système d’exploitation ou de Base de données)

La maintenance évolutive (évolution de la réglementation et évolutions fonc-tionnelles décidées par un club utilisateur s’il en existe un ou par le soumis-sionnaire). L’éditeur précisera le périmètre de la maintenance évolutive.

Ce contrat doit préciser : Le mode d’intervention proposé (prise de contrôle à distance par exemple) Les délais d’intervention en cas d’anomalies bloquantes : dont la correction

doit intervenir dans les 24 heures Les délais d’intervention en cas d’anomalies non bloquantes : dont la correc-

tion peut intervenir dans la prochaine version du système Les clauses de confidentialité entre le titulaire et [l’établissement] : ces

clauses seront proposées par l’établissement pour alimenter le dit contrat.Préalablement à toute installation du système dans l'établissement, le titulaire met à la disposition de l'établissement les jeux et les résultats des tests de bon fonctionnement du système qu'il a réalisés sur le site de développement ainsi que ceux réalisés sur une plate-forme hors [établissement].Préalablement à toute installation de nouvelles versions de logiciels, majeure ou mineure, dans l'établissement, le titulaire met à la disposition de l'établissement les jeux et les résultats des tests de non régression du système qu'il a réalisé sur le site de développement ainsi que ceux réalisés sur une plate-forme hors [établissement].En l’absence de bastion d’administration, le titulaire tient à jour un registre des interventions sur le système du client en exploitation, conservant pour chaque intervention l’identification nominative de l'intervenant, le début, la fin et l’objet de l’intervention. Ce registre des interventions est soit partagé en continu avec [l’établissement], soit communiqué à [l’établissement] selon une périodicité au maximum mensuelle.Les informations documentées encadrant la maîtrise des non conformités du produit, imposent, avant toute correction à chaud sur le produit en exploitation chez le client : dans le cas où le client dispose en local ou en mode hébergé d'une instance

spécifique du produit : une phase d'autorisation préalable par le client, dans le cas où le client dispose du logiciel en mode SaaS : une phase d'infor-

mation préalable au client.L’exigence suivante, conforme au référentiel Hôpital Numérique, est une contrainte forte pour les éditeurs de logiciel. Elle peut être adaptée, si nécessaire, en fonction du contexte et d’autres contraintes.

En dehors des versions corrigeant les anomalies critiques, des évolutions assurant une compatibilité avec les évolutions de l'environnement, des


évolutions satisfaisant à des exigences de sécurité ou réglementaires, le titulaire limite le nombre de versions annuelles mise en place à 1 version majeure et 7 versions mineures.Dans le cas où les développements sont réalisés par l’éditeur en développement continu, le titulaire doit informer au préalable le client de la périodicité des livraisons, (par exemple, livraisons mensuelles) et donner la possibilité au client d’activer les évolutions fonctionnelles dans la version livrée.Le titulaire fournira les cahiers de test qui permettront de s'assurer que toutes les exigences du présent cahier des charges ont été respectées.Le titulaire s'engage sur une durée de [à compléter par l'établissement] à assurer la maintenance corrective, adaptative et évolutive.

11.9 AssistanceCette section doit décrire le niveau de service attendu (hotline, niveau d'escalade, délais de réponse et outils de suivi de réponses, garantie de temps de résolution et garantie de temps de résolution en fonction des niveaux de criticité des anomalies).

Le soumissionnaire propose un contrat d’assistance. Le contrat d’assistance de base concerne les jours ouvrables.Si le soumissionnaire propose un contrat de type "7 jours/7, 24h/24", il précise si ce contrat recouvre : l’assistance technique l’assistance utilisateurs d’autres formes d’assistanceDès qu'il a connaissance d'une nouvelle anomalie, le titulaire en informe l'établissement en lui transmettant la liste actualisée de toutes les anomalies en cours.Adapter l’exigence suivante à l’établissement

Dans l'éventualité où le titulaire détecte un événement indésirable critique, il en informe l'établissement sans délai selon les modalités [à définir par l'établissement]

11.10 Stratégie de livraisonLe fournisseur exposera sa stratégie de déploiement de la solution (big bang ou par pilote) auprès du candidat afin de déterminer la méthode la plus adaptée.

11.11 Pérennité

11.11.1 Dépôt des codes sources


Le fournisseur indiquera si ses programmes sources sont déposés à l'APP (Agence pour le Protection des Programmes) ou auprès d'un organisme équivalent accrédité pour la protection des programmes, à chaque version majeure ou au moins une fois par an.Il précisera par quels moyens et avec quelle périodicité ces dépôts sont actualisés auprès de cet organisme.

11.11.2 Mise à disposition du plan produitLe titulaire met à la disposition de l'établissement un plan produit qui liste les différentes versions distribuées du produit, et donne le prévisionnel des versions futures. Pour chacune des versions (distribuées ou futures) le plan produit précise : La nature de la version selon les catégories définies par l’industriel dans son

processus de modification de la conception et du développement (par exemple « version majeure », « version mineure/intermédiaire »)

la liste des fonctionnalités ajoutées ou modifiées par la version ; pour une version distribuée, la référence de la documentation de la version

qui détaille le contenu de la version ; la date (connue ou projetée) de libération de la version ; la liste des versions compatibles des logiciels tiers nécessaires à l’utilisation

du produit ;Le plan produit précise pour chacun des logiciels tiers les dates prévisionnelles de mise en service, de fin de distribution ou de commercialisation, de fin de maintenance et de fin de support ;Le titulaire met à disposition de [établissement] la documentation d'une version distribuée d'un produit. Cette documentation comprend au minimum : la liste des fonctionnalités nouvelles ou ayant évolué, avec la documentation

afférente ; la liste des anomalies corrigées ; la date de libération de la version ; la liste des versions compatibles des logiciels tiers nécessaires à l’utilisation

de cette version du produit.Le titulaire met régulièrement à jour la liste des anomalies connues sur une version des produits livrés et la met à disposition de [l’établissement].

11.11.3 Stabilité des équipesLe soumissionnaire indiquera les moyens qu’il compte mettre en œuvre afin de maintenir une équipe projet stable en effectif et en compétence.Le titulaire désignera un interlocuteur privilégié pour le client ;Le soumissionnaire indiquera les modalités de modification de l’équipe projet et le transfert systématique de compétences avec un objectif de qualité visant à minimiser l'impact sur le projet pour le client ;


Le titulaire informera l’établissement préalablement à toute modification de l’équipe projet.


12 Annexes

12.1 Modèle de données Le modèle de données est une spécification des principaux éléments ou objets métiers ou entités ou classes relatifs au système. Il permet de clarifier ce qui fait l’objet de la construction du système, et ainsi faire apparaître des exigences qui n’avaient pas encore été détectées.

Sauf dans le cas où l'établissement souhaite imposer un modèle de données particulier, laisser la phrase suivante:

Le candidat fournit un modèle de données correspondant à la solution qui fera l'objet de sa proposition.

12.2 ANNEXE : MarchéDans cette section, on trouvera un exemple de clauses administratives spécifiques à ce type de consultation, que l’on retrouve, dans le cas d’un établissement public, dans le CCAP.

Les établissements privés peuvent modifier ce chapitre pour l’adapter à leurs pratiques.

12.2.1 Documents contractuelsLe marché est constitué par les documents contractuels énumérés ci-dessous, par ordre de priorité décroissante Les actes d’engagements, leurs annexes financières et le cadre de réponse

signés Ce cahier des clauses administratives particulières signé et paraphé. Le programme fonctionnel signé et paraphé Le cahier des Clauses Administratives Générales Applicables aux marchés de

fournitures et services


L’offre du soumissionnaire comportant entre autres un planning détaillé de

mise en place des applications, planning qui servira de base à l’élaboration des ordres de service

Le PAQ proposé par le soumissionnaire dans son offre, sera, après choix du titulaire du marché, formalisé conjointement avec l’établissement et deviendra un document contractuel sous forme de cahier des charges de réalisation.Fournir en annexe un plan-type de politique industrielle.DSSIS GBP 26-05-2014

Le titulaire fournit une fois par an une version actualisée de sa politique industrielle, rédigée selon le plan-type fourni en annexe et précisant les éventuels cas de régression; ces derniers ne pouvant être liés qu'à l'évolution de l'écosystème.DSSIS GBP 26-05-2014

La note de politique industrielle remise par le titulaire à l'appui de son offre constitue une pièce contractuelle de dernier rang.DSSIS GBP 26-05-2014

Le titulaire tient à jour un registre unique de ses interventions qu'il rend accessible à l’établissement ou qu'il envoie selon une périodicité à définir par l'établissement.DSSIS GBP 26-05-2014

À chaque version majeure et au minimum une fois par an le titulaire dépose les sources du système chez un tiers de confiance parmi les suivants : INPI, APP, SGDL.

12.2.2 Le marchéLe marché s’exécutera à partir d’émission d’ordres de service.L’ordre de service déclinera précisément La désignation de la prestation demandée en référence au marché de base,

aux variantes admises et aux options (acquisition de licences, prestations, formation, etc. …)

Les quantités Le montant total H.T. Le taux et le montant de la T.V.A. Le montant total T.T.C. Les délais de réalisation, conformément au planning détaillé et notamment

les dates de MOM, VA, VSR (voir plus loin)Le planning évoqué ci-dessus est celui figurant dans l’offre du titulaire et repris dans le Plan d’Assurance Qualité.Le Pouvoir Adjudicateur a toutefois la possibilité de modifier le planning mis dans un ordre de service après concertation avec le titulaire du marché.

12.2.3 Modalités d’exécution de la prestation


Calendrier de réalisationLe délai de mise en place du système doit être indiqué dans la proposition commerciale.La mise en place s’effectue, le cas échéant, par modules fonctionnels ; le délai indiqué s’entend « installation et mise en ordre de marche effectués ».Pour les prestations de maintenance les délais maxima d’intervention sont fixés ci-après.Toutes difficultés concernant les délais doivent être aussitôt signalées au Pouvoir adjudicateur qui est seule habilité à accorder une prolongation de délai de livraison.Les demandes éventuelles de prolongation de délai d’exécution doivent être adressées au Pouvoir adjudicateur avant l’expiration du délai contractuel.

Lieu d’exécution de la prestationLes développements spécifiques (interfaces, …) peuvent être réalisés dans les locaux du titulaire.Les prestations sont exécutées, d’une manière générale sur le site de la structure.Les réunions de suivi du projet se déroulent dans les locaux de la structure (sauf accord préalable du chef de projet de l’établissement).Si nécessaire, ajouter ici des clauses relatives à la télémaintenance.

Réception d’un ordre de serviceD’une manière générale, suite à la réception d’un ordre de service par le titulaire, le soumissionnaire présentera en retour la liste des intervenants avec leur curriculum vitae.DSSIS GBP 26/05/2014

Le titulaire désigne lors de la conclusion du contrat un chef de projet qui est l'interlocuteur unique de l'établissement pendant toute la durée du contrat. DSSIS GBP 26/05/2014

L'équipe affectée à l'exécution du marché est celle que le titulaire a désigné dans son offre; toute modification est soumise à la validation de l'établissement et qui est informé des modalités de transfert des compétences. En tout état de cause, le titulaire s'engage à maintenir le même effectif et les mêmes compétences de ses équipes tout au long du projet. En cas de force majeure, le titulaire pourra proposer le remplacement d’un des membres de l’équipe. La structure devra donner son accord formel sur ce remplacement.

Déroulement


Le programme fonctionnel décline le besoin fonctionnel et fixe le périmètre technique des prestations.En outre, à chaque étape du projet devant faire l’objet de décision ou de validation par La structure, les dossiers de projet établis par le titulaire seront présentés au Chef de projet qui disposera d’un délai de 10 jours ouvrables pour procéder à l’acceptation du dossier ou présenter au titulaire ses observations.Sur chacune des phases, le titulaire devra préciser ses prérequis en terme d’équipement ou de moyens humains propres à la structure.

Contrôle et réception des prestationsL’exécution des prestations pourra être contrôlée à tout moment par l’établissement.En tout état de cause, le suivi de l’avancement du projet fait l’objet de réunions contradictoires qui se déroulent sur le site de la structure suivant une périodicité fixée à une réunion mensuelle minimum. A la demande des parties et en fonction des besoins, cette périodicité pourra, le cas échéant, être modifiée en cours d’exécution sans qu’il soit besoin d’établir un avenant.Chaque réunion fera l’objet d’un compte rendu établi par le titulaire dans les 5 jours suivant la tenue de la réunion. Les comptes rendus adressés au Directeur du projet seront approuvés ou feront mention de réserves dans les 5 jours suivant leur réception.

Vérification et admission des progiciels (applicatifs et techniques)Il y a en général une procédure d’admission par ordre de service.L’admission du système s’effectue en 3 étapes. :

Installation et mise en ordre de marche de l’applicationLe titulaire informe la structure de la date à partir de laquelle il estime que l’application peut, dans sa version définitive, le cas échéant par module fonctionnel, être installée et intégrée au système informatique de la structure. La date de début d’installation et de mise en ordre de marche est alors déterminée d’un commun accord entre les parties au moins quinze jours avant la date envisagée.L’installation et la mise en ordre de marche sont alors effectuées par le titulaire sur le matériel indiqué par la structure. Le titulaire dispose pour réaliser ces opérations d’un délai de 2 semaines à compter de la date de début d’installation.La mise en ordre de marche (MOM) est constatée par un procès-verbal de mise en ordre de marche prononcé par le Pouvoir Adjudicateur et signé par les 2 parties.La MOM est prononcée par le Pouvoir Adjudicateur au vu de :


Installation du système conformément aux spécifications prévues dans le

programme fonctionnel Fourniture de la documentation fonctionnelle du système et d’une documen-

tation détaillée d’exploitation Transfert de compétences de l’équipe informatique réalisé (volet exploita-

tion).La MOM peut être prononcée sans réserve ou avec réserves.Les réserves éventuelles doivent être impérativement levées avant prononciation de la Vérification d’Aptitude (VA) (étape suivante).

Vérification d’aptitudeLa VA a pour but de constater que l’application livrée présente les caractéristiques techniques qui la rendent apte à remplir les fonctions précisées par le marché et par la documentation du titulaire.

Cette constatation résulte notamment de l’exécution des programmes d’essais réalisés par l’établissement.

La VA est prononcée par le Pouvoir Adjudicateur juste avant la mise en exploitation du système ou d’un ensemble de modules tel que décrit dans l’ordre de service. Pour ce faire, l’ensemble des prestations de conception, développement, paramétrage de l’application et de son environnement, de la fourniture de la documentation ainsi que les formations ont été réalisées.Après réalisation de tests sur les services pilotes, la structure rédige un document dans lequel il précise, pour chaque fonctionnalité indiquée dans le cadre de réponse et incluse dans l’ordre de service si celle-ci est Conforme Non conforme avec 4 niveaux d’anomalies Très grave Grave Tolérable Bénigne.Trois situations peuvent se présenter :1/. Toutes les fonctionnalités sont conformesLa VA est positive et prononcée sans réserve.2/. Certaines fonctionnalités ont un statut non conforme avec un niveau d’anomalies grave, tolérable, bénigneLa VA est prononcée avec réserves, toutes les réserves devant être impérativement levées avant la prononciation de la VSR.3/. Il existe une anomalie très grave sur une ou plusieurs fonctionnalitésLa VA est négative et le Pouvoir Adjudicateur prend une décision d’ajournement.La décision d’ajournement de la VA est prise par le Pouvoir adjudicateur après discussion contradictoire d’évaluation entre la structure et le Titulaire.


Cette décision est notifiée au titulaire par l’envoi d’un courrier recommandé avec accusé de réception, qui précise les raisons qui ont motivé la décision. La structure fournit un tableau récapitulatif des anomalies constatées et des problèmes devant être résolus avant la nouvelle présentation. La date de la présentation suivante est négociée lors d’une réunion contradictoire. La durée entre la date de notification de l’ajournement et la nouvelle présentation ne peut dépasser 10 jours ouvrables.Seuls trois ajournements peuvent être prononcés. Si, à la suite du 4ème contrôle, l’application ne donne pas satisfaction, le Pouvoir adjudicateur pourra notifier au Titulaire une décision de rejet des prestations. Le contrat sera dénoncé suivant les conditions du marché.A la fin de la phase de VA Le Titulaire répond au document récapitulatif de la structure en signifiant

son accord sur les anomalies éventuelles constatées et leur caractère (grave, tolérable, bénigne) et précise le délai de modification.

Il effectue en tant que de besoin la mise à jour de la documentation qu’il re-met à la structure.

Vérification de service régulierLa VSR a pour but de constater que l’application livrée est capable d’assurer un service régulier dans les conditions normales d’exploitation sur les services pilotes.

La VSR débute le premier jour ouvré suivant la VA. Sa durée est de 40 jours ouvrables. Cette durée peut être toutefois prolongée en cas d’ajournement comme précisé ci-après.Deux situations peuvent se présenter La VSR est positive. Un procès-verbal sera établi. Le Pouvoir adjudicateur

dispose de 7 jours pour notifier au titulaire sa décision. Un procès-verbal d’admission est rédigé.

La VSR est négative, le Pouvoir adjudicateur prend une décision d’ajourne-ment.

La décision d’ajournement de la VSR est prise par le Pouvoir adjudicateur après discussion contradictoire d’évaluation entre la structure et le Titulaire, par suite à la constatation des éléments suivants :La durée cumulée des défaillances partielles constatée sur 5 jours ouvrables consécutifs, rendant une partie des fonctions du système inopérante, dépasse 4 heures.Le système subit une défaillance complète, entraînant l’inaptitude du système à accomplir toutes les fonctions requises.Cette décision est notifiée au titulaire par l’envoi d’un courrier recommandé avec accusé de réception, qui précise les raisons qui ont motivé la décision.La structure fournit la liste des anomalies constatées et des problèmes devant être résolus avant la nouvelle présentation. La date de la présentation suivante


est négociée lors d’une réunion contradictoire. La durée entre la date de notification de l’ajournement et la nouvelle présentation ne peut dépasser 10 jours ouvrables.Seules trois ajournements peuvent être prononcés. Si, à la suite du 4ème contrôle, l’application ne donne pas satisfaction, le Pouvoir adjudicateur pourra notifier au Titulaire une décision de rejet des prestations. Le contrat sera dénoncé suivant les conditions du marché.A la fin de la phase de VSR Le Titulaire fournit un document qui récapitule toutes les anomalies détec-

tées au cours de la VSR, ainsi que la suite donnée à chacune d’entre elles. Il effectue en tant que de besoin la mise à jour de la documentation qu’il re-

met à la structure.Période de garantie à adapter si nécessaire. La période de garantie commence à l’admission (signature du PV d’admis-

sion après la VSR). Elle est de 1 an. A l’issue de la période de garantie, il y a application du contrat de mainte-

nance.

Vérification et admission des interfacesChiffrageREFHN V1.1 §4.4.1

Le titulaire documentera les surcoûts liés à la réalisation de connecteurs spécifiques.

SpécificationsLe titulaire réalise les spécifications fonctionnelles. La structure validera formellement les spécifications.Au vu du procès-verbal, le titulaire pourra effectuer le développement spécifique (le cas échéant).

Vérification d’aptitudeLa vérification d’aptitude est conforme dans son principe à celle évoquée précédemment pour l’offre progicielle.Elle intervient d’une manière concomitante avec la VA du système associé.

Vérification de service régulierLa vérification de service régulier est conforme dans son principe à celle évoquée précédemment pour l’offre progicielle.Elle intervient d’une manière concomitante avec la VSR du système.

La période de garantieDébute à l’admission (VSR positive) ; elle est de 1 an.


Au-delà de la période de garantieIl y a application du contrat de maintenance.REFHN V1.1 §4.2.3

Le soumissionnaire décrira formellement les services associés à cette période ainsi que l’offre des prestations complémentaires d’évolution de la solution permettant, en phase de garantie, de bénéficier du niveau de prestation d’un contrat de maintenance.

PrestationsPour chaque ordre de service, le titulaire effectue d’une manière mensuelle, un relevé des prestations effectuées.A la suite de la vérification des prestations effectuées, le Pouvoir adjudicateur prononcera la réception, l’ajournement, la réception avec réfaction ou le rejet des prestations.

Formation du groupe projet et référentsCes prestations se déroulent préalablement à la phase de vérification d’aptitude.La formation est dispensée dans les locaux de la structure.Lors de chaque formation, le formateur fait remplir par les participants une fiche de présence.A l’issue de la formation, chaque participant remplit une fiche d’évaluation.

Maintenance et support technique (progiciels)La maintenance est assurée, dans les conditions définies ci-après dès la prononciation de la VA (positive).La maintenance recouvre la maintenance corrective, adaptative et évolutive.Le Titulaire s’engage à assurer la maintenance de l'application pendant une durée minimale de 5 ans à compter de l’admission. Le marché de maintenance est renouvelable par reconduction expresse formulée par le Pouvoir adjudicateur par lettre recommandée avec AR 3 mois avant l’échéance annuelle.Dans le cadre d’une application développée sur la base de modules fonctionnels faisant chacun l’objet de décision d’admission propre, la durée de 5 ans s’entend à compter de la décision d’admission du dernier module.La maintenance couvre la correction de toutes les anomalies de fonctionnement (tels les bogues ou les dysfonctionnements) qui pourraient être détectées dans les programmes composant le logiciel, et la reconstitution des fichiers endommagés en raison de l’anomalie. Elle couvre également les évolutions


réglementaires et toutes évolutions fonctionnelles décidées soit par le Titulaire soit sur proposition du Club utilisateurs.Lors de la détection d’une anomalie, le Titulaire intervient dans les délais maxima suivants : 24 heures maximum pour une anomalie bloquante 5 jours ouvrables maximum pour une anomalie non bloquanteAprès l’appel de la structure, confirmé par télécopie ou messagerie électronique, il accuse réception par tout moyen (télécopie, messagerie électronique) et choisit le moyen le plus approprié pour résoudre l’anomalie Dépannage téléphonique Déplacement d’un personnel qualifié. Dans ce cas, le Etablissement s’en-

gage à faciliter l’intervention des techniciens du Titulaire.Chaque intervention fait l’objet d’une fiche de suivi établie par le titulaire qui mentionne notamment la date et l’heure de la prise en compte de la demande d’intervention de l’établissement, la nature de l’anomalie constatée et les moyens utilisés pour la corriger. Cette fiche est transmise au Etablissement (Service Informatique), après correction de l’anomalie.D’autre part, le titulaire effectue, en tant que de besoin, la mise à jour de la documentation qu’il remet dans les meilleurs délais au Etablissement.Le titulaire assure également la mise en place d’un support technique (« hot line »), aux conditions figurant dans sa proposition commerciale. Le support technique est assuré dès la prononciation de la VA (positive).

Modalités de règlement(% du montant de l’ordre de service)

Licences progiciels40 % au vu du procès-verbal de la MOM notifié sans réserves,40 % au vu du procès-verbal de vérification d’aptitude notifié sans réserves ou réserves ne comportant aucune anomalie grave,20 % à la signature du PV d’admission suite à la VSR.

Interfaces80 % à l’issue du procès-verbal de vérification d’aptitude notifié sans réserves ou réserves ne comportant aucune anomalie grave,20 % à la signature du PV d’admission suite à la VSR.

Prestations et formations Facturation mensuelle au vu du procès-verbal de réception de service fait, les factures de prestations et formation étant différentes.

Outils techniques et base de données


100 % à la mise en ordre de marche notifiée sans réserves.

Modalités en cas de retardCes chiffres sont à revoir par l’établissement en fonction des règles en vigueur. Ils sont donnés ici à titre indicatif.

Progiciels et interfaces En cas de dépassement des délais contractuels par le titulaire – non-respect des dates de vérification d’aptitude mentionnées dans l’ordre de service – des pénalités de retard pourront être appliquées.Les pénalités de retard sont généralement comprises dans une fourchette entre 1/500 et 1/1000.

Les pénalités sont également données à titre indicatif.

Elles s’établiront à 1/1000 du montant T.T.C. de l’ordre de service par jour de retard, avec un plafonnement à [X %] du montant TTC de l’ordre de service.

Maintenance (progiciels)En cas de dépassement par sa faute des délais d’intervention prévus par le présent contrat, le Titulaire encourt, sans mise en demeure préalable, une pénalité calculée par application de la formule suivante : P = 75 euros x Rdans laquelle :P = montant de la pénalitéR = le nombre cumulé, sur la période de maintenance considérée, des jours de retard par rapport au délai maximum d’intervention prévuCes pénalités peuvent être appliquées dès la signature de la VA.

Limitation de la fréquence des versionsREFHN V1.1 §4.1.7

Les informations documentées encadrant la livraison du produit limitent les livraisons à un client à au plus une version majeure et 7 versions intermédiaires par an.

Restent hors de ce décompte : les versions corrigeant les anomalies critiques, les versions prenant en compte des nouvelles versions des logiciels tiers, les versions permettant de satisfaire à des évolutions des exigences de sé-

curité ou des exigences règlementaires, les mises à jour de bases documentaires de référence auxquelles s’interface

le logiciel.


Cette limitation de la fréquence des livraisons de versions ne s’applique pas aux produits dont l’évolution est gérée en développement continu sous réserve : d’une périodicité des livraisons fixée au préalable en accord avec le client, que l’initiative soit laissée au client pour l’activation des évolutions fonction-

nelles dans la version livrée.

Accès aux données REFHN V1.1 §4.1.8

Le titulaire autorisera l'accès en lecture aux données contenues dans le système par le client, et précisent les conditions de cet accès : fourniture du modèle de la base de données, ou de vues, ou d’extractions. Le candidat précisera dans sa réponse les modalités de cet accès.

Confidentialité des données et traçabilité des actions menéesDSSIS GBP 26/05/2014

Le titulaire s'engage au respect de la confidentialité des informations de l'établissement.DSSIS GBP 26/05/2014

Le titulaire s'engage à tracer nominativement toutes les interventions de ses équipes dans le système d'information de l'établissement.REFHN V1.1 §4.5.1

Tout membre d’une équipe du titulaire intervenant sur le système d’information de l’établissement signera un engagement de confidentialité engageant le titulaire, ses employés et les éventuels sous-traitants et cotraitants, préalablement à tout accès à ce système d'information.REFHN V1.1 §4.5.1

Le titulaire documente, conserve et met à la disposition de l’établissement les informations relatives aux interventions sur le système de l’établissement, en précisant en particulier l’identité des intervenants.

12.2.4 Modèle économique du prestataireLe prestataire devra présenter son activité économique au client pour démontrer une stabilité suffisante pour mener le projet à son terme.

12.3 ANNEXE : Proposition financièreAjouter la proposition financière dans cette section.

12.4 ANNEXE : Glossaire


12.4.1 Glossaire général ARS : Agence régionale de santé CDAPH : Commissions des droits et de l'autonomie des personnes handica-

pées CCN : Convention collective nationale CNG : Centre National de Gestion DAF : Direction administrative et financière DOETH : Déclaration obligatoire d'emploi des travailleurs handicapés DRH : Direction des ressources humaines EPL : Entretien préalable au licenciement EPRD : Elaboration Prévisionnelle des Recettes et des Dépenses ETPR : Equivalent temps plein rémunéré FPH : Fonction publique hospitalière GHT : Groupement Hospitalier de territoire GPMC : Gestion Prévisionnelle des Métiers et des Compétences GVT : Glissement vieillissement technicité IPP : Incapacité permanente partielle LFG : Licenciement pour faute grave LFL : Licenciement pour faute lourde PGFP : Plan Global de financement pluriannuel PM : Personnel médical (médecins) PNM : personnel non médical (non médecins) RLH : Reconnaissance Lourdeur Handicap RQTH : Reconnaissance de la Qualité de Travailleur Handicapé TPER : Tableau Prévisionnel des Effectifs Rémunérés

12.4.2 Glossaire ClientRéférencer tous les termes propres à votre activité pour faciliter la compréhension du prestataire.

12.4.3 Glossaire PrestataireRéférencer tous les termes techniques du projet pour faciliter la compréhension du client.

12.5 ANNEXE : Demande à préciser par le prestataireDans ce chapitre vous pouvez supprimer les items qui ne nécessitent pas de précisions à apporter par l’éditeur car ne sont pas attendus.

12.5.1 Traçabilité des actionsCette section doit décrire le mode et le périmètre de traçabilité du produit


12.5.2 Connexions simultanéesCette section doit décrire la gestion de la multi-connexions.

12.5.3 RéversibilitéCette section doit décrire le processus de réversibilité proposé par le prestataire et/ou des attentes du client.

12.5.4 Indicateurs de suivi du projetCette section doit détailler les outils, la méthode et les indicateurs de suivi du projet.

12.5.5 Descriptif langage de programmationCette section doit décrire le langage de programmation utilisé pour le produit.

12.5.6 Modèle de donnéesCette section doit décrire le modèle de données utilisé (oracle, SQL,..)

12.5.7 Montée de versionsCette section doit décrire la périodicité et modalité de livraison des futures ver-

sions.

12.5.8 Veille réglementaireCette section doit décrire les modalités attendues dans la prise en compte des évolutions réglementaires et de l’exigence de conformités.

12.5.9 RéférenceLe prestataire citera ses références concernant un projet réalisé se rapprochant du projet actuel.
