Carte Achat V1.2 26, 30 et 31 mars, 23 juin 2009

Projet BFC – Support de formation Carte Achat v1.21

Carte AchatV1.2

26, 30 et 31 mars, 23 juin 2009

CNRS – Projet BFC Établissement


Avant propos

Ce document a pour but de présenter les procédures de traitement de la carte achat et du traitement du fichier envoyé par BNPP.

Ce document fait référence aux manuels utilisateurs :- Manuel d’utilisation Dépenses – Carte achat

- BFC-MUT-DEP-Carte achat- http://www.dsi.cnrs.fr/bfc/portail/documentation/documentation.htm

- Manuel d’utilisation Suivi des flux entrants- BFC-MUT-Traitement des rejets-Annexe.xls- http://www.dsi.cnrs.fr/bfc/portail/documentation/documentation.htm

Ce document fait aussi référence au support de formation NOUBA ROP Carte achat- http://www.dsi.cnrs.fr/bfc/portail/Formation/formation.htm

http://www.dsi.cnrs.fr/bfc/portail/documentation/documentation.htm


Introduction Pour commencer

A l'aide d'un marqueur, inscrivez vos nom, prénom et direction sur le cavalier

Signez la feuille de présence Voici

les supports de formation

1. Présentation des animateurs2. Et vous !

Un tour de table ?

NOM :Prénom:Direction:Service:


1. Pensez à prendre des notes sur votre mémento de formation !

2. N’hésitez pas à poser vos questions. Nous répondrons en séance ou la réponse sera envoyée par mèl plus tard

Cécile CHAFFARD - CCD Page n° 5Date : 04/07/01 Réf. : XXXXXXXXX

Les parcours de formation des utilisateursLes parcours de formation des utilisateursde CHORUS V0de CHORUS V0

CoursERG

DécouvrirCHORUS

(ergonomie)

1 j

Cours AGAPGestion individuel le e t collective des

personnels

Cours GECGérer les emplois etles compétences

2 j

Cours BO-1Util iser Busine ss Objects :

le standard

Cours BO-2Util iser BO : l ’universChorus

1 j

PROFIL N°1utilisateurs

AGAP

PROFIL N°2utilisateurs

GE C

PROFIL N°3Requêtes sur

infocentre

2 j

1 j

4 ERG est un pré-requis obligatoir e àAGAP et GEC

4 un utilisateur participe à ERG puis àAGAP et/ou GEC

IntroductionPour ne rien oublier…


Introduction

1


Introduction Objectifs de cette formation

1. Expliquer le fonctionnement du flux dépenses Carte achat sur NOUBA et sur BFC

2. Analyser les erreurs d’intégration du relevé Carte achat (ROP)

3. Compléter les factures/avoirs Carte achat pour permettre leur comptabilisation dans BFC

A la fin de ce cours, vous serez en mesure de :


Présentation NOUBA2


Concepts et Processus

Carte Achat sur BFC

3


Sommaire

Introduction à l’Interface Carte Achat

Éléments de compréhension fonctionnelle

État de synthèse des factures

Pièces comptables Carte achat

Outil de suivi de la Carte achat (BW)


Introduction à l’interface Carte Achat


Utilisation de la Carte achat

Utilisation de la carte achat

CNRS

FOURNISSEUR

BNPP1 Achat

2

3

4

Paiement

Relevé d’opération dématérialisé

Remboursement

Intégration dans BFC


Contexte et Objectif Carte Achat : carte bancaire classique, achats auprès de n’importe quel

fournisseur acceptant les cartes VISA.

Carte achat : offre de service aux laboratoires pour faciliter les menues dépenses et les achats en ligne.

But de la carte achat : simplifier les flux avec les fournisseurs Achats par le biais d’une carte nominative Réception d’autant de factures que de transactions Le fournisseur est payé directement par BNPP à chaque transaction

Plate Forme de Banque Achats avec paiement différé Diminution des avances à faire Ré éclatement par DR Paiement centralisé une fois par mois


Eléments de compréhension fonctionnelle


Les flux Carte achat

XLAB

Plateformede Banque Données de facturation

liées à la carte achat

EAI

ROP

DA

Commande

Commandeprévisionnelle session

Comptabilisationen masse

Planificationen arrière plan

Facture/Avoir enregistrée

Facture/Avoir planifié

pour ctrl en arrière plan Facture/Avoir

Erroné

Liquidation facture/avoir achat

session

BFCE

Paiement globalisé mensuel

Paiement

BW

NOUBACommande

prévisionnelle

Rapprochement des

commandes et du ROP


1. Import du ROP dans NOUBA (quotidien)

2. Import des commandes dans NOUBA (quotidien)

3. Rapprochement dans NOUBA des factures ROP avec les commandes (quotidien)

4. Intégration dans BFC des factures ROP mises à jour des commandes (mensuel)

5. Traitement des erreurs pour les factures non intégrées par BW

6. Traitement des factures intégrées et non comptabilisées par MIR6

7. Comptabilisation en masse des factures ROP (quotidien)

8. Paiement du ROP (mensuel)

Traitement du ROP



Flux Intégration commande Xlab La commande Carte achat sur Xlab est prévisionnelle, monoligne, avec un n° Carte Achat

Aucun contrôle spécifique n’est effectué sur BFC

Flux Intégration ROP Le porteur de carte effectue un achat chez un fournisseur BNPP paye le fournisseur NOUBA alimente chaque jour le fichier ROP des factures Carte achat par DR et par mois de

relevé en se connectant à BNPP NOUBA enrichit le fichier ROP : rapprochement entre les commandes BFC et le ROP En fin de mois après validation du gestionnaire, NOUBA envoie le fichier à BFC via l’EAI ROP intégré dans BFC : autant de factures / avoirs que de transactions dans le ROP Les factures/avoirs BFC sont traités et partent en proposition de paiement

Flux Retour facture vers Xlab BFC envoie la facture avec la date de prise en charge (comptabilisation en masse) BFC renvoie la facture avec la date de rapprochement (paiement)



Erreurs empêchant la création de facture à l’intégration du ROP dans BFC Visualisables dans BW (cf. chapitre BW)

Modes opératoires associés à ces erreurs décrits dans l’annexe du manuel d’utilisation Suivi des flux entrants « BFC-MUT-Traitement des rejets-Annexe »

Erreurs n’empêchant pas la création de facture à l’intégration du ROP dans BFC Visualisables dans la Synthèse des factures (cf. chapitre Synthèse des factures)

Menu « Dépenses/Prise en charge des dépenses/Prise en charge fact.achat »Modes opératoires associés à ces erreurs décrits dans le manuel d’utilisation Carte

achat.


Cas d’erreur ne permettant pas la création de factures/avoirs dans BFC (cf. BW)

- fournisseur paramétré pour la carte achat inexistant ( contacter assistance BFC)

- facture en devise autre que l’Euro ( contacter assistance BFC)- facture correspondant à un type de transaction non autorisé (cotisation carte,

commission et tarification globale, forfait facture électronique) ( contacter assistance BFC)

- facture ou avoir déjà intégré ( ras)- division non renseignée ou incorrecte ( contacter assistance BFC)- division du ROP n’appartient pas au domaine d’activité du ROP ( contacter

assistance BFC)

Eléments de compréhension fonctionnelle



Facture Carte achat dans BFC Auteur de facture = celui de la commande

Destinataire de paiement divergent = BNPPRenseigner BNPP en destinataire de paiement autorisé pour tout

nouveau fournisseur

Date de pièce = date du ROP (dernier jour mois)Reportée sur la pièce comptable

Mode de paiement F (spécifique Carte achat)

Taux de TVA hérité de la commande (non transmis par BNPP)

Mono-poste de commande



Comptabilisation en masse

Traitement quotidien (nuit) qui enregistre les factures ROP (Carte logée et Carte achat)

Contrôles spécifiques Carte achat • Présence n° Carte achat sur la commande• Commande non rejetée• Destinataire paiement divergent renseigné et égal à BNPP

En cas d’urgence : possible de lancer cette comptabilisation en masse depuis le portail BFC

Menu « Dépenses/Prise en charge des dépenses/Prise en charge fact. ROP »

Recalcul : HT poste facture = TTC moins TVA facture


Éléments de compréhension fonctionnelle Actions en cas d’erreur à la comptabilisation en masse:

- Tiers paiement divergent de la facture différent du tiers paiement divergent paramétré pour Carte achat ou absent : mettre le tiers de paiement divergent

- Tiers paiement divergent BNPP absent de la fiche fournisseur : Attendre le lendemain que le traitement automatique mette à jour la fiche fournisseur avec le tiers paiement divergent Carte achat.

- Commande sans n° carte achat : rejeter la commande vers Xlab pour demander l’ajout du n° carte achat

- Commande rejetée : Xlab doit renvoyer la commande corrigée

- Facture en référence au fournisseur 9999999999 : renseigner référence commande et poste commande, et autres impacts (cf. chapitre Synthèse des factures)

- Avoir sans référence facture : renseigner la référence de la facture comptabilisée

- Facture en écart TVA par rapport à la commande : renseigner le taux de TVA correct sur le poste facture


Comptabilisation en masse en ligne : en cas d’urgence seulement !

1. Dans certains cas la DR ne peut pas attendre le lendemain matin pour comptabiliser ses factures/avoirs : procédure d’urgence à utiliser avec parcimonie, seulement dans les derniers jours du mois avant le paiement :

Menu « Dépense/Prise en charge des dépenses/Prise en charge en masse fact. ROP »


Comptabilisation en masse en ligne : Différencier Carte achat de Carte logée !

Avant d’exécuter la transaction Il faut impérativement renseigner :- Date du document égale à la période du ROP à traiter (dernier jour mois ROP)- Référence au ROP Carte achat : CA + n°de la DR + * (ex : CA14*)- Domaine d’activité correspondant à la DR (ex : 0014)


État de synthèse des factures


Dépenses/Prise en charge des dépenses/Prise en charge fact.achat /Synthèse des factures (1/8)

Dans la zone « Texte d’en-tête du document », on indiquera la référence au ROP :

CA + n°de la DR + * (ex : CA20*)

La date du document permet de cibler un seul ROP et correspond à la date du ROP : en général les dates des ROP sont soit le dernier jour du mois soit le premier jour du mois suivant


Synthèse des factures (2/8)

1. Affichage des factures qui seront intégrées dans la nuit



2 Affichage de toutes les factures



La facture est en attente de premier traitement

statut Prévu pour le contrôle en arrière plan, on peut aller la modifier par le biais du crayon (à ne pas faire).

La facture est erronée après le premier traitement statut Erroné

On peut aller la modifierOn peut visualiser les messages d’erreur

Un enregistrement en arrière plan doit être planifié



La facture a un statut OK, deux solutions s’offrent alors à l’utilisateur :

Soit elle est en statut enregistré et elle pourra être payée, on peut la consulter en cliquant sur les lunettes

Soit elle reste en statut erroné car on vient de la corriger et elle doit repasser ensuite par le traitement de comptabilisation en masse qui reste prévu en arrière plan

LES FACTURES DOIVENT TOUTES PASSER DU STATUT « Prévu pour le contrôle en arrière plan » ou « Erroné » AU STATUT « Enregistré »

En cliquant sur ce bouton on planifie le contrôle en arrière plan



Il est impératif de maintenir la facture après sa modification et de planifier le contrôle en arrière plan.

1. Cliquer sur maintenir dans la facture2. Cliquer sur planifier le contrôle en arrière plan dans la synthèse de facture

1

2


Synthèse des factures (7/8)1. Ou valider la facture modifiée en statut maintenu et on planifie le contrôle en arrière

plan du même coup.

NB : Il est toujours possible de revenir en modification sur une facture déjà modifiée


Synthèse des factures : différents cas de factures (8/8)

Voici les cas expliqués dans les pages qui suivent :

1. Facture intégrée sur fournisseur 9999999999

2. Facture intégrée en référence à la commande

3. Avoir intégré sur fournisseur 9999999999

4. Avoir intégré en référence à la commande

5. Facture avec écart de TVA


Facture intégrée sur fournisseur 9999999999 (1/4)

Si la commande n’est pas trouvée (le ROP ne comporte pas le bon n° de commande ou la demande d’achat n’a pas encore été transformée en commande ou la commande est supprimée de BFC) ou si la commande est soldée, le fournisseur 9999999999 est mis en référence lors de la création de la facture


Facture intégrée sur fournisseur 9999999999 (2/4)Lorsqu’une facture est intégrée avec la référence fournisseur 9999999999, il faut suivre la procédure suivante:

1. Renseigner manuellement la référence commande sans oublier le numéro de poste

2

3

1



2. Modifier le fournisseur (BNP Paribas) associé par défaut

Fournisseur BNPP

Fournisseur commande

1

2



3. Renseigner la zone destinataire de paiement dans l’onglet paiement (avec la référence BNPP), l’étape précédente ayant fait apparaître la ligne Destinataire de paiement divergent dans l’onglet Paiement.

Référence BNPP

1

2


Facture intégrée en référence à la commandeSi la commande est trouvée, la facture est créée avec pour référence un seul poste de commande.


Avoir intégré sur fournisseur 9999999999 (1/5)Si l’avoir n’a pas été rapproché de la commande dans NOUBA le fournisseur

9999999999 est mis en référence lors de sa création


Avoir intégré sur fournisseur 9999999999 (2/5)Lorsqu’un avoir est intégré avec la référence fournisseur 9999999999, il faut suivre la procédure suivante:

1. Renseigner manuellement la référence commande sans oublier le numéro de poste

2

3

1


Avoir intégré sur fournisseur 9999999999 (3/5)

2. Modifier le fournisseur (BNP Paribas) associé par défaut

Fournisseur BNPP

Fournisseur commande

1

2


Avoir intégré sur fournisseur 9999999999 (4/5)

3. Renseigner la zone destinataire de paiement dans l’onglet paiement (avec la référence BNPP), l’étape précédente ayant fait apparaître la ligne Destinataire de paiement divergent dans l’onglet Paiement.

Référence BNPP

1

2


Avoir intégré sur fournisseur 9999999999 (5/5)4. Renseigner la facture enregistrée dans l’onglet paiement.

N° facture enregistrée

1

2


Avoir intégré en référence à la commande (1/2)


Avoir intégré en référence à la commande (2/2)Afin de comptabiliser un avoir intégré en référence à la commande, il faut renseigner la facture

enregistrée à laquelle il fait référence dans l’onglet paiement

N° facture enregistrée

1

2


Facture avec écart de TVA (1/3)Si la facture a un montant TVA tel que (HT + TVA = TTC) et si le taux TVA n’est pas Exonéré ou Non déductible, alors elle est comptabilisée (même si montant TVA différent de HT*TxTVA).


Facture avec écart de TVA (2/3)Si la facture a un montant TVA tel que (HT + TVA = TTC) mais si le taux TVA est Exonéré, alors

elle n’est pas comptabilisée (cf. message erreur bas de page).


Facture avec écart de TVA (3/3)

Si la facture a un montant TVA tel que (HT + TVA = TTC) mais si le taux TVA est Non déductible, alors

elle n’est pas comptabilisée (cf.

message erreur bas de page).


Annexe : Données ROP de l’onglet Note en-tête Facture1ère ligne : Code labintel - Division2ème ligne: Division / N° commande Xlab3ème ligne: 4 derniers chiffres N° Carte achat / Date fin validité carte / Nom du porteur4ème ligne: Nom / Ville / Pays / n° SIRET du fournisseur5ème ligne: Date du relevé / Date transaction6ème ligne: Type de transaction ROP / Montant transaction en devise d’origine /

Devise d’origine / N° d’autorisation


Pièces comptables Carte achat



Pièce comptable Carte achat dans BFC Fournisseur = celui de la commande Destinataire de paiement divergent = BNPP Date de pièce = date du ROP (dernier jour mois) Mode de paiement F (spécifique Carte achat)

Consultation des postes fournisseurs non soldés Menu «Comptabilité/Comptabilité Générale/Reporting compta.

Géné./Postes indiv. Fournisseurs » Renseigner les critères suivants pour avoir les postes ROP d’une DR

d’un mois donné Domaine d’activité = 00xx, où xx = n° DR Date de pièce = dernier jour du mois du ROP Mode de paiement = F Affectation = « CAxx » + « * », où xx = n°DR


Outil de suivi de la Carte Achat

BW


BW Suivi du Flux Facture Carte Achat

1. Outil d’aide à l’analyse de l’intégration des Factures Carte achat dans BFC

2. Pas un outil de correction

3. Requête principale fonctionnelle BW: Suivi des flux entrants / Requêtes Année courante / Suivi flux : Facture

Carte Achat

4. Requête technique détail par Idoc accessible via la 1ere BW: Suivi flux: Facture Carte Achat (Détail Idoc)



1. Données requête fonctionnelle : identifiées par N° Facture ROP (=N° transaction ROP), pour un tri fonctionnel des factures/avoirs

2. N° transaction ROP : unique pour chaque transaction, toutes DR confondues

3. Requête fonctionnelle : affiche le dernier statut d’une transaction

4. Requête fonctionnelle : reliée à la requête technique par N° Idoc via le menu « Saut / Suivi Flux : Facture Carte Achat (Détail Idoc) »

5. Données requête technique par N° Idoc : identifiées par N° Idoc : pour chaque N° Facture ROP on a tous les Idocs associés



1. Les Idocs Carte achat ne sont ni rejoués, ni rejetés

2. Les Idocs avec le Message d’erreur BFC ZDER/132 « Facture ou avoir déjà intégré, modification impossible » sont exclus de la requête principale

3. Si un filtre est mis pour la requête fonctionnelle, ce filtre est conservé sur la requête technique « Suivi flux : Facture Carte Achat (Détail Idoc) »

4. Les montants TTC et TVA sont affichés en tant que ratios et ne peuvent pas être affichés en caractéristiques libres


BW Suivi du Flux Facture Carte Achat1. Ecran de variables

1. Année2. Organisation d’achats (DR) [champ obligatoire]3. Division4. N° Facture ROP 5. Date ROP6. IDOC Créé le7. Message d’erreur BFC8. Statut9. Statut IDOC



1. Requête



IDOC Créé le [ Date de création de l’IDOC] Organisation d'achats (DR) Paramètre 1 Paramètre 2 Paramètre 3 Paramètre 4 Centre de coûts Elément d’OTP Compte budgétaire Domaine fonctionnel Fonds Référence Fournisseur Fournisseur BFC N° de Carte Solde commande Code TVA Type de transaction Devise ROP Message d’erreur XLAB

Nom fournisseur ROPN° d’autorisation

3. Caractéristiques libres



Recherche des n° Facture ROP pour une Organisation d’achats (DR)

Exemple : rechercher toutes les Factures ROP de la DR 02 : 1. Choisir la DR : 00022. Renseigner le N° Facture ROP comme suit : CA02* (étoile pour faciliter la recherche

automatique)

1

2

Bouton Recherche



Cliquer sur le bouton de recherche (aide à la recherche) pour sélectionner des factures ROP dans la liste :

1. Sélectionner une ou plusieurs Factures ROP2. Cliquer sur le bouton Reprendre

2

1



Cliquer sur le bouton Exécuter Les factures ROP sélectionnées ont été reprises



Depuis la requête principale par clé fonctionnelle accès à la requête détail par N° Idoc : Sur la ligne jaune du résultat global faire un saut vers cette requête



1. Si on met un filtre dans l’écran de variables de la Requête principale (Suivi flux : Facture Carte Achat), le saut ramènera dans la requête détail par Idoc (Suivi flux : Facture Carte Achat ( Détail Idoc)), uniquement les Idocs avec ce filtre.

Exemple : pour le Filtre Message d’erreur BFC= ZDER/134 dans la requête principale, on n’aura que ZDER/134 dans la requête détail (via le Saut) Le filtre se propage.



Les cas d’erreurs visibles dans BW sont les suivants :

– Division non renseignée ou incorrecte ( contacter assistance BFC)– Division du ROP n’appartient pas au domaine d’activité du ROP ( contacter

assistance BFC)– La facture du ROP doit être traitée en Euro ( contacter assistance BFC)– Facture ou avoir déjà intégré, modification impossible ( ras)– doc traité facture &1/Année fiscale &2 ( ras)– La facture correspond à un type de transaction non autorisé ( contacter

assistance BFC)

Les modes opératoires associés à ces erreurs sont décrits dans l’annexe du manuel d’utilisation Suivi des flux entrants « BFC-MUT-Traitement des rejets-Annexe ».


Exercices sur le Processus

Carte Achat sur BFC

4


Exercice 1 – Utilisation

4accès :

4activation :

1. Vous affichez la synthèse des factures

2. Sélectionnez les factures en fonction d’une DR et propres à la carte achat

3. Quels sont les différents états de facture disponibles

4. Vous sélectionnez les dates de création du 010109 à aujourd’hui

5. Quels sont les messages qui apparaissent

6. Quels sont les traitements à apporter


Exercice 2 – Accès au suivi BW des facturations Carte Achat

4url :

4utilisateur :

1. Vous vous connectez au portail BFC

2. Vous sélectionnez le menu « BFC – Suivi des flux entrants »

3. Vous sélectionnez le flux : Suivi Flux : Facture Carte Achat


Concepts et processus de la carte AchatEn synthèse !

A retenir absolument !

LES FACTURES DOIVENT TOUTES PASSER DU STATUT « Prévu pour le contrôle en arrière plan » ou « Erroné » AU STATUT « Enregistré »


Concepts et processus Carte achat (1/2)Mini-quizz !

4 Une commande peut elle être standard?

4 Une commande peut elle avoir plusieurs postes?

4 La facture peut-elle être en devise étrangère?

4 Les factures peuvent-elles être créées en double?


Concepts et processus Carte Achat (1/2) Je me souviens !

4 Question 1

4 Question 2

4 Question 3

4 Question 4

Non, elle est prévisionnelle (contrôle Xlab)

Non, le relevé d’opérations (ROP) fait référence àune seule ligne commande

Non, seule la devise Euro est prise en compte

Non, même si on rejoue le ROP les factures déjà créées ne sont pas recréées

V

V

V

V


Concepts et processus Carte achat (2/2)Mini-quizz !

4 Peut-on enregistrer la facture si la commande n’a pas de n° Carte achat ?

4 Peut-on enregistrer la facture si elle n’a pas le tiers de paiement divergent Carte achat?

4 Peut-on lancer le paiement d’un ROP s’il reste des factures non comptabilisées ?


Concepts et processus Carte achat (2/2) Je me souviens !

4 Question 1

4 Question 2

4 Question 3

Non, la commande doit avoir un N° carte achat

Non, la facture doit avoir le tiers de paiement divergent Carte achat

Non, pour lancer le paiement, toutes les factures doivent êtreIntégrées et comptabilisées (consigne – pas de contrôle automatique)

V

V

V


Conclusion et clôture

Conclusionet clôture

5


MODUS OPERANDI UTILISATEUR DE LA CARTE ACHAT

Jour 11. Le ROP est intégré2. Je visualise par la synthèse des factures les factures qui vont être

comptabilisées3. Je visualise dans BW les factures qui n’ont pas été créées et je suis le mode

opératoire décrit dans l’annexe du manuel d’utilisation flux entrants

Jour21. Je visualise dans BW que toutes les factures ont bien été créées2. J’affiche ma synthèse des factures et je traite mes erreurs de comptabilisation

Jour X1. Toutes mes factures sont comptabilisées, je peux autoriser le paiement en

masse 2. Sinon je dois bloquer toutes les factures et je ne paierai que le mois suivant


Conclusion et clôture En quelques mots

Des questions ?

Vous sentez-vous à présent à l’aise avec cet outil?

Qu’avez vous pensé de cette formation?

La prochaine étape…


Conclusion et clôture Avant de se quitter

Merci de me rendre la feuille de présence signée

N'oubliez-pas de remplir vos évaluations

http://www.sg.cnrs.fr/intranetbfc/accompagnement-changement/evaluation-formation/evalformation.asp

Au revoiret à bientôt !

Documents

Carte Achat V1.2 26, 30 et 31 mars, 23 juin 2009