C.C. 2014-09-23 PROCÈS-VERBAL€¦ · CONSEIL DES COMMISSAIRES DU 12 AOUT 2014 CONSIDÉRANT les articles 170 et 182 de la Loi sur l'instruction publique (L.R.Q., c. I-13.3); C.C

C.C. 2014-09-23 PROCÈS-VERBAL

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PROCÈS-VERBAL DE LA SÉANCE EXTRAORDINAIRE DU CONSEIL DES COMMISSAIRES DE LA COMMISSION SCOLAIRE DES DÉCOUVREURS, tenue le MARDI 23 SEPTEMBRE 2014, à 19 h 30, au centre administratif de la Commission scolaire situé au 945, avenue Wolfe, à Québec, sous la présidence d’Alain Fortier, à laquelle séance il y a quorum. PRÉSENCES ASSELIN, Annie BEAULIEU, Réjeanne BOUCHARD, Sophie CARPENTIER, Jean-Pierre CHABOT, Lucien DE HALLEUX, Damien DIONNE, Gaston FLASCHNER, Nathalie FORTIER, Alain FORTIER, Mary

GIRARD, Maryse LAVOIE, Jean-Luc LÉGARÉ, Claude MORIN, Michel OUELLET, Sylvie PICARD, Suzanne POULIN-OUELLET, Johanne TALBOT, Serge TREMBLAY, Jean-Guy VÉZINA, Clément

LAPIERRE, Stéphane - commissaire-parent représentant le primaire ABSENCES Aucun commissaire absent. AUTRES PRÉSENCES Reynald Deraspe, directeur général Jacky Tremblay, secrétaire général et directeur général adjoint 0.9 LÉGALITÉ DE LA PRÉSENTE SÉANCE Le secrétaire général et directeur général adjoint indique que la présente séance extraordinaire a été convoquée conformément aux dispositions de l’article 163 de la Loi sur l’instruction publique. 1.0 ADOPTION DE L'ORDRE DU JOUR

C.C. 005-14-15 Il est proposé par Gaston Dionne et résolu unanimement d'adopter l'ordre du jour suivant : 1. Adoption de l'ordre du jour. 2. Intervention du public.


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3. Procès-verbaux :

3.1 Adoption du procès-verbal de la séance du conseil des commissaires du 17 juin 2014.

3.2 Adoption du procès-verbal de la séance du conseil des commissaires du 12 aout 2014.

3.3 Dépôt du procès-verbal de la séance du conseil des commissaires du 25 juin 2014.

3.4 Dépôt du procès-verbal de la séance du conseil des commissaires du 26 aout 2014.

4. Correspondance et dépôt de documents. 5. Bilan du directeur général / Rapport d’activités 2013-2014. 6. Adoption du Règlement de délégation de fonctions et pouvoirs au

directeur général pendant la période électorale. Règlement 1-2014. 7. Lancement de consultation en période électorale des quatre

documents suivants : Plan triennal de répartition et de destination des immeubles 2015-2016, 2016-2017 et 2017-2018 et prévision de clientèle – Liste des écoles et des centres en opération et leur aire de desserte pour 2015-2016 – Cadre d’organisation des services éducatifs pour 2015-2016 – Critères d’inscription des élèves du préscolaire, du primaire et du secondaire pour 2015-2016.

8. Autres informations.

8.1 Rapport du président de la Commission scolaire. 8.2 Rapport du président du comité exécutif. 8.3 Rapport du directeur général. 8.4 Rapport des représentants des parents. 8.5 Rapport des comités.

9. Questions et demandes des commissaires. 10. Levée de la séance.

2.0 INTERVENTION DU PUBLIC Aucune intervention du public.


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3.0 PROCÈS-VERBAUX

3.1 ADOPTION DU PROCÈS-VERBAL DE LA SÉANCE DU CONSEIL DES COMMISSAIRES DU 17 JUIN 2014 CONSIDÉRANT les articles 170 et 182 de la Loi sur l'instruction publique (L.R.Q., c. I-13.3);

C.C. 006-14-15 Il est proposé par Jean-Luc Lavoie et résolu unanimement de dispenser le secrétaire général de la lecture du procès-verbal de la séance du conseil des commissaires du 17 juin 2014 et de l'adopter après y avoir apporté la correction suivante : La question numéro 1 de Mary Fortier du point 10.0 Questions et demandes des commissaires devrait se lire comme suit : « Mary Fortier demande qui est responsable de déterminer les pénalités applicables aux parents utilisateurs des services de garde lors d’une absence ou d’une annulation d’inscription sans préavis. »

3.2 ADOPTION DU PROCÈS-VERBAL DE LA SÉANCE DU CONSEIL DES COMMISSAIRES DU 12 AOUT 2014 CONSIDÉRANT les articles 170 et 182 de la Loi sur l'instruction publique (L.R.Q., c. I-13.3);

C.C. 007-14-15 Il est proposé par Jean-Luc Lavoie et résolu unanimement de dispenser le secrétaire général de la lecture du procès-verbal de la séance du conseil des commissaires du 12 aout 2014 et de l'adopter tel qu’il a été rédigé.

3.3 DÉPÔT DU PROCÈS-VERBAL DE LA SÉANCE DU CONSEIL DES COMMISSAIRES DU 25 JUIN 2014 Les membres du conseil des commissaires prennent acte du dépôt du procès-verbal de la séance du 25 juin 2014.

3.4 DÉPÔT DU PROCÈS-VERBAL DE LA SÉANCE DU CONSEIL DES COMMISSAIRES DU 26 AOUT 2014 Les membres du conseil des commissaires prennent acte du dépôt du procès-verbal de la séance du 26 aout 2014.


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4.0 CORRESPONDANCE ET DÉPÔT DE DOCUMENTS Le secrétaire général fait état des documents suivants qui ont été ajoutés au portail Édu-Groupe ou joints au document de travail ou placés sur le portail :

Document de travail de la séance.

Documents en tirés à part.

Les messages du lundi de la Fédération des commissions scolaires du Québec.

L’estafette. 5.0 BILAN DU DIRECTEUR GÉNÉRAL / RAPPORT D’ACTIVITÉS / 2013-2014

CONSIDÉRANT que le Bilan du directeur général 2013-2014 a été

présenté au comité de gouvernance le 19 août 2014 et en session

plénière du conseil précédant cette rencontre;

CONSIDÉRANT les mandats qui ont été confiés au directeur général

en référence au Plan d’action de la Commission scolaire 2013-2014,

adopté à la séance du conseil des commissaires du 29 octobre 2013 et

versé aux archives sous la cote C.C.-024-13-14;

CONSIDÉRANT le Bilan du directeur général 2013-2014, lequel prend

en compte cinq grands chantiers en lien avec le Plan stratégique de la

Commission scolaire et un certain nombre de grands dossiers

prioritaires relatifs aux affaires corporatives;

C.C. 008-14-15 Il est proposé par Claude Légaré de prendre acte du dépôt du Bilan du

directeur général / Rapport d’activités / 2013-2014, déposé pour valoir comme si récité au long aux présentes et versé aux archives sous la

cote C.C. 008-14-15.

Le président appelle le vote sur cette résolution. Le dépôt est adopté unanimement.


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6.0 ADOPTION DU RÈGLEMENT DE DÉLÉGATION DE FONCTIONS ET POUVOIRS AU DIRECTEUR GÉNÉRAL PENDANT LA PÉRIODE ÉLECTORALE. RÈGLEMENT 1-2014

CONSIDÉRANT la Loi sur les élections scolaires (c.E-2.3), entrée en

vigueur le 1er juillet 1989;

CONSIDÉRANT la nécessité de permettre la poursuite des activités de

gestion pendant la période électorale;

C.C. 009-14-15 Il est proposé par Gaston Dionne et résolu unanimement :

1. D’adopter le Règlement de délégation de fonctions et pouvoirs au

directeur général pendant la période électorale (1-2014), libellé

comme suit :

Outre les pouvoirs dévolus spécifiquement au directeur général en

vertu du Règlement 2-2011 relatif à la délégation au directeur

général de certains pouvoirs et fonctions, le conseil délègue au

directeur général :

pour la période s’étendant du 35e jour précédant une élection générale jusqu’à la 1re séance du conseil des commissaires qui suit telle élection, dans le cas des pouvoirs du conseil des commissaires;

ET

pour la période s’étendant du 35e jour précédant une élection générale jusqu’à la 1re séance du comité exécutif qui suit telle élection, dans le cas des pouvoirs du comité exécutif;

Les fonctions et pouvoirs suivants :

Exercer les pouvoirs et fonctions du conseil des commissaires et du comité exécutif relatifs à la gestion de la Commission scolaire et à son fonctionnement, notamment prendre toute décision, poser tout acte et geste, appliquer toute mesure, conclure et signer tout acte, contrat, entente, protocole ou requête, procéder aux nominations et affectation et entreprendre toutes démarches pour toutes décisions qui ne sauraient attendre la venue d’un prochain conseil, et ce, afin de rencontrer les obligations


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administratives et les impératifs de gestion, afin de respecter les échéances pour le bon fonctionnement de la Commission scolaire et de lui éviter tout préjudice.

Que ce règlement entre en vigueur lors de la publication d’un avis public à cet effet, conformément à l’article 394 de la Loi sur l’instruction publique.

7.0 LANCEMENT DE CONSULTATION EN PÉRIODE ÉLECTORALE DES QUATRE DOCUMENTS SUIVANTS : Plan triennal de répartition et de destination des immeubles 2014-2015, 2015-2016 et 2016-2017, et prévisions de clientèle; Liste des écoles et des centres en opération et leur aire de desserte pour 2015-2016; Cadre d’organisation des services éducatifs pour 2015-2016; Critères d’inscription des élèves du préscolaire, du primaire et du secondaire pour 2015-2016.



CONSIDÉRANT la résolution C.C. 009-14-15 relative à l’adoption du Règlement de délégation de fonctions et pouvoirs au directeur général pendant la période électorale (Règlement 1-2014); CONSIDÉRANT l’obligation pour la Commission scolaire d’adopter les documents soumis en consultation au plus tard à la séance du 27 janvier 2015 soit, avant la période d’inscription des élèves;

CONSIDÉRANT la volonté de donner un temps de consultation

suffisant aux instances concernées, notamment les conseils

d’établissement;

Il est proposé par Clément Vézina :

1. DE mandater le directeur général pour procéder au lancement

des consultations requises pendant la période électorale.

2. QUE le retour de la consultation soit fixé au vendredi 19 décembre 2014, à 16 h.


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Les membres du conseil des commissaires prennent connaissance du

projet de lancement de consultation en période électorale et en

discutent.

PROPOSITION

C.C. 010-14-15 Dans le but de répondre à une question d’un membre du conseil des commissaires, Johanne Poulin-Ouellet propose de suspendre la séance du conseil afin de permettre au secrétaire général de récupérer la résolution d’octobre 2011 portant sur l’ajout de la 4e secondaire à l’École des Pionniers. Le président appelle le vote des commissaires sur cette proposition de suspension temporaire et le vote s’établit comme suit : POUR : Jean-Pierre Carpentier, Gaston Dionne, Nathalie Flaschner, Mary Fortier, Maryse Girard, Jean-Luc Lavoie, Michel Morin, Johanne Poulin-Ouellet et Jean-Guy Tremblay. CONTRE : Annie Asselin, Sophie Bouchard, Damien de Halleux, Alain Fortier, Claude Légaré, Sylvie Ouellet, Serge Talbot et Clément Vézina. ABSTENTIONS : Réjeanne Beaulieu, Lucien Chabot et Suzanne Picard.

C.C. 011-14-15 Le président déclare donc cette proposition de suspension adoptée majoritairement.

Suspension temporaire, à 20 h 25, de la séance extraordinaire du conseil des commissaires.

RETOUR EN SÉANCE EXTRAORDINAIRE De retour en séance à 20 h 55, la lecture de la résolution du 25 octobre 2011 permet de clarifier la situation. Le président invite donc les commissaires à procéder au vote sur la proposition principale, laquelle se lit comme suit :


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CONSIDÉRANT la résolution C.C. 009-14-15 relative à l’adoption du Règlement de délégation de fonctions et pouvoirs au directeur général pendant la période électorale (Règlement 1-2014); CONSIDÉRANT l’obligation pour la Commission scolaire d’adopter les documents soumis en consultation au plus tard à la séance du 27 janvier 2015 soit, avant la période d’inscription des élèves;

CONSIDÉRANT la volonté de donner un temps de consultation

suffisant aux instances concernées, notamment les conseils

d’établissement;

C.C. 012-14-15 Il est proposé par Clément Vézina et résolu unanimement :

1. DE mandater le directeur général pour procéder au lancement

des consultations requises pendant la période électorale.

2. QUE le retour de la consultation soit fixé au vendredi 19 décembre 2014, à 16 h.

8.0 AUTRES INFORMATIONS 8.1 RAPPORT DU PRÉSIDENT DE LA COMMISSION SCOLAIRE Dans son rapport, le président de la Commission scolaire communique les informations suivantes :

Il a participé, les 22 et 23 août dernier, au conseil général de la Fédération des commissions scolaires du Québec. Il y a été question des différents enjeux de l’actuelle campagne électorale dans les commissions scolaires. Les grandes orientations des futures négociations nationales avec les différents syndicats y ont aussi été traitées.

Il a souligné avoir reçu quelques lettres positives de citoyens ou de parents qui considèrent, à la vue de ce que sont devenus leurs enfants, que leurs taxes ont été dépensées de façon judicieuse.


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Il a aussi souligné le fait que la Commission scolaire des Découvreurs se plaçait encore une fois au premier rang des commissions scolaires en matière de taux de diplomation.

Il termine en remerciant tous ses collègues qui, au fil des sept années de leur mandat, ont su travailler ensemble pour faire avancer les dossiers. En guise de souvenir, puisqu’il s’agit de la dernière séance de ce conseil, il invite tous les membres du conseil à une prise de photo à la fin de la rencontre.

8.2 RAPPORT DU PRÉSIDENT DU COMITÉ EXÉCUTIF Gaston Dionne, président du comité exécutif, profite de l’occasion pour remercier les membres de la direction et tout le personnel pour leur engagement et leur contribution à la réussite des élèves. 8.3 RAPPORT DU DIRECTEUR GÉNÉRAL Dans son rapport, le directeur général fournit les informations suivantes :

Il fait état de la clientèle prévue au 30 septembre 2014. Il note une hausse de 170 élèves au préscolaire et au primaire et une baisse de 10 élèves au secondaire.

Il souligne le fait que, parmi les élèves inscrits avant le 1er mai, trois élèves ont été transférés faute de place dans l’école de leur quartier.

Il fait état aussi de l’avancement du dossier relatif à la construction du complexe sportif à l’École secondaire De Rochebelle.

Il indique qu’un guide à l’intention des parents vient d’être mis en ligne sur le site de la Commission scolaire.

Il profite de l’occasion pour saluer et remercier les membres du conseil qui ont travaillé, au cours de leur long mandat, dans des conditions parfois difficiles (compressions budgétaires, avenir des commissions scolaires, etc.), afin de mener à bien la mission de la Commission scolaire. Il remercie les membres qui quittent le Conseil des commissaires de même que ceux qui souhaitent s’investir à nouveau en sollicitant un nouveau mandat.


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Enfin, il précise que le nouveau conseil sera assermenté le 10 novembre et qu’une première rencontre se tiendra le 11 novembre. Une journée de formation offerte au nouveau conseil est prévue le samedi 22 novembre.

8.4 RAPPORT DES REPRÉSENTANTS DES PARENTS Stéphane Lapierre, commissaire parent, donne les informations suivantes en lien avec le dernier comité de parents :

Les travaux du comité de parents sont bien amorcés puisqu’une conférence du Dr Vincent est planifiée le 7 octobre prochain.

La première rencontre du nouveau comité de parents est prévue le 22 octobre prochain. Au cours de cette séance, on doit revoir les règles de régie interne. Le comité procèdera aussi à la désignation des commissaires parents.

8.5 RAPPORT DES COMITÉS Comité de gouvernance Sylvie Ouellet, présidente du comité en titre, indique qu’une rencontre a été tenue le 23 août dernier. Le comité de gouvernance a reçu le bilan du directeur général et a signifié à ce dernier les attentes pour l’année 2014-2015.

Comité des ressources humaines et de la réussite éducative Lucien Chabot, président, précise qu’aucune rencontre n’a été tenue depuis la dernière séance du conseil des commissaires.

Comité de vérification Damien de Halleux indique qu’aucune rencontre n’a été tenue depuis la dernière séance du conseil des commissaires.

9.0 QUESTIONS, DEMANDES ET INTERVENTIONS DES

COMMISSAIRES


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1. Annie Asselin demande si la désaffiliation de trois commissions

scolaires de la Fédération des commissions scolaires du Québec (FCSQ) a eu un effet sur notre cotisation annuelle.

Le président mentionne qu’il n’y a eu aucune incidence sur la cotisation annuelle de la Commission scolaire à la FCSQ.

2. Mary Fortier profite de cette dernière rencontre pour remercier

tous ses collègues. Soulignant que, bien que le rôle soit parfois ingrat, elle a apprécié travailler avec tout un chacun.

3. Gaston Dionne souligne que, suite aux démissions de

messieurs Guillaume Noël et Denis Lyonnais, le conseil devrait les remercier officiellement pour leur contribution.

Le président répond qu’il sera noté au procès-verbal que tous les membres du Conseil des commissaires, qui siège pour la dernière fois ce soir, remercient messieurs Noël et Lyonnais pour leur contribution aux travaux du conseil.

4. Stéphane Lapierre demande si un nouveau calendrier scolaire

comportant les noms des nouveaux commissaires sera imprimé et distribué après les élections scolaires.

Le directeur général souligne que les parents seront informés par divers moyens et qu’une réimpression des calendriers scolaires n’est pas prévue.

5. Johanne Poulin-Ouellet demande si les commissaires peuvent

utiliser les photos qui ont été prises au début de leur mandat considérant la signature d’une autorisation donnée à la Commission scolaire d’utiliser ces photos pour les seules fins de l’exercice du rôle de commissaire.

Le directeur général répond que des vérifications seront faites quant aux contraintes liées à l’utilisation de ces photos et qu’un suivi rapide sera fait auprès des membres du conseil.

6. Claude Légaré salue tous ses collègues, puisqu’il indique qu’il

ne sollicitera pas de nouveau mandat. Il remercie les commissaires pour leur engagement et souligne particulièrement le soutien qu’il a reçu de monsieur Talbot au début de son mandat.

7. Le président, Alain Fortier, remercie tous ses collègues en cette

dernière rencontre. Il se dit fier des réalisations de ce conseil,


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malgré les difficultés rencontrées au cours de ce long mandat. Il se dit surtout fier d’être un membre de la famille des « Découvreurs ».

10.0 LEVÉE DE LA SÉANCE

C.C. 013-14-15 Il est proposé par Maryse Girard et résolu unanimement de lever la séance. Il est 21 h 20. __________________________ _________________________

SECRÉTAIRE GÉNÉRAL PRÉSIDENT Jacky Tremblay Alain Fortier DOCUMENTS D'INFORMATION Les documents suivants ont été distribués aux commissaires, pour information, avant la séance qui vient de se terminer :

Questions et demandes des commissaires. Suivi au procès-verbal du conseil des commissaires 17 juin 2014.

Calendriers scolaires 2014-2015 (niveaux primaire et secondaire).

Prospectus Secondaire 2014-2015 destiné aux étudiants.