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Document de travail | Distribution interdite
Parrainé par 18 organismes provinciaux franco-ontariens
Historique de révision
Numéro de version Date de parution Auteur(s) Description
1.0 Août 2012 Kimberly Jean Pharuns
Pascal Justin Boyer
Ébauche – Charte initiale du projet de Collectif des
communautés du savoir
1.1 Septembre 2012 Kimberly Jean Pharuns
Pascal Justin Boyer
Ébauche après les commentaires du comité de
travail
CHARTE DE PROJET
Document de travail | Distribution interdite
Table des matières
1.0 INTRODUCTION 3
1.1 Contexte 3 1.2 Objet de la charte 3 1.3 Étendue de la charte 3
2.0 OBJECTIFS DU PROJET 3
3.0 ÉTENDUE DU PROJET 4 3.1 Dans le champ d’intervention 4 3.2 Hors du champ d’intervention 4 3.3 Population cible 4
4.0 AVANTAGES ESCOMPTÉS ET CRITÈRES DE RÉUSSITE DU PROJET 4
5.0 MODE D’EXÉCUTION ET PLAN DE PROJET 5 5.1 Mode de conception d’un processus opérationnel pour
les communautés du savoir 5 5.2 Calendrier général de conception pour les communautés du savoir 6
6.0 HYPOTHÈSES ET CONTRAINTES 6
7.0 LIENS ET DÉPENDANCES 7
8.0 RÉGIE ET STRUCTURE DU PROJET 7
9.0 BESOINS EN RESSOURCES 8
10.0 ENJEUX ET RISQUES 9
11.0 MESURE ET ÉVALUATION DU RENDEMENT 10
12.0 GESTION DU PROJET 10
13.0 ANNEXE 13
Document de travail | Distribution interdite
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1.0 - introduction
1.1 Contexte
La communauté du savoir est un concept encore relativement jeune auquel de grandes villes
telles que la capitale de la Colombie-Britannique, Victoria, ont souscrit. Les villes
apprenantes font la promotion de l’apprentissage tout au long de la vie en abordant les trois
savoirs (savoir, savoir-faire et savoir-être) ainsi que les trois types de formations (formelle,
informelle et non formelle). Ron Faris est probablement le chercheur de notre ère à s’être le
plus penché sur le phénomène rapportant de ce fait, soit les bienfaits observés dans les
collectivités qui ont abondé dans le sens des communautés du savoir.
Dans cette optique, dix-huit organismes franco-ontariens (liste en annexe A) se sont
concertés et ont accepté de mettre en commun leurs ressources afin de mettre en place des
communautés du savoir à différents endroits en Ontario français.
Selon le Collectif, il s’agit là d’un projet de société qui mobilisera jeunes et moins jeunes
dans un esprit de complémentarité, de synergie et d’inclusion dans le but de créer des
communautés fières, fortes et vibrantes. En abordant le projet de cette façon, il est évident
que le bénéfice découlant des projets entrepris, quoique primairement pour la population
francophone de l’Ontario, sera ressentis par l’ensemble de la population de la province.
1.2 Objet de la charte
La présente charte de projet décrit les paramètres à l’intérieur desquels le Collectif,
chapeauté par la COFA, entreprendra la réalisation du projet. Elle sert de fondement à une
entente entre les partenaires fondateurs sur le but et les objectifs du projet, les avantages
escomptés, l’étendue des travaux à exécuter, les principaux résultats attendus, le calendrier,
les hypothèses et les contraintes, les besoins en ressources, le cadre de régie, les rôles et
responsabilités, les dépendances du projet ainsi que les principaux risques. La charte de
projet est un document évolutif qui peut être révisé et mis à jour au besoin pendant la durée
du projet.
1.3 Étendue de la charte
Cette charte de projet prévoit la conception et la validation d’un processus de mise en place
pour le développement de communautés du savoir en Ontario. Elle prévoit la mise en
application d’un plan de communication faisant la promotion de la communauté du savoir
aux quatre coins de la province. Elle prévoit aussi les paramètres structurels de
l’organisation. En somme, la charte met l’accent sur les meilleures pratiques
organisationnelles dans le cas du Collectif du savoir.
2.0 – objectifs du projet
Pour appuyer le développement des francophones, il convient de fournir des occasions pour
permettre le développement des compétences par des interventions intégrées vers un
continuum de services dans les communautés. Pour ce faire, le Collectif s’est donné comme
objectif principal d’appuyer les initiatives de plusieurs communautés apprenantes
francophones de l’Ontario.
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Pour atteindre cet objectif, l’équipe de projet a défini les objectifs primaires suivants :
Amener à la création de plusieurs communautés du savoir en Ontario français;
Développer des procédures et des processus pour faciliter l’appui offert aux différentes
communautés du savoir;
Faire état des pratiques exemplaires de diverses communautés du savoir.
3.0 – étendue du projet
Le projet mettra l’accent sur la mise en place de communautés du savoir dans les
communautés francophones de l’Ontario, toujours dans l’optique des valeurs que s’est
donné le Collectif à savoir la solidarité, l’inclusion et l’action.
3.1 Dans le champ d’intervention
Pour atteindre les objectifs susmentionnés, la présente charte prévoit des activités qui
entrent dans le champ d’intervention du projet :
Le développement et le maintien de partenariat;
Le soutien logistique aux initiatives des communautés approuvé par le CCS;
La poursuite de diverses avenues de financement;
Le développement d’un plan stratégique de communication;
La publicité/promotion (site Web);
Le développement d’une structure de régie (Embauche et supervision du personnel);
L’évaluation du projet;
3.2 Hors du champ d’intervention
Dans un souci d’efficacité, les activités qui suivent seront exclues du projet :
Le financement des initiatives des communautés du savoir locales;
La coordination des initiatives des communautés du savoir locales;
La rédaction de demande de subvention pour les organismes qui désirent créer une
communauté du savoir (ceux-ci pourront être référés à l’AFO qui offre ce service).
3.3 Population cible
La population cible de ce projet est les communautés qui s’identifieront avec des projets
entrants dans les principes de communautés du savoir. À cet effet, le Collectif, comme
vecteur de projets, n’interviendra pas au niveau local. Par conséquent, au niveau local, les
initiatives approuvées seront le point de contact principal.
4.0 – Avantages escomptés et critères de réussite
du projet
Ce projet :
Amènera les villes et les villages à reconnaître l’importance de l’apprentissage tout au
long de la vie;
Permettra à plusieurs organismes franco-ontariens, avec des mandats variés, mais
complémentaires, de travailler ensemble sur le même projet;
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Fournira un modèle dynamique destiné à renforcer les capacités individuelles et
organisationnelles de la communauté franco-ontarienne;
Permettra un développement socioéconomique durable qui profite à tous, francophones
et non-francophones;
Permettra l’élargissement de l’espace francophone de l’Ontario.
Critères de réussite du projet :
Plusieurs villes ou villages s’engagent à devenir des communautés du savoir;
Le collectif appuie les initiatives d’au moins 9 communautés du savoir;
Les membres du collectif de la communauté du savoir poursuivent leur engagement tout
au long du projet.
5.0 – mode d’exécution et plan de projet
5.1 Mode de conception d’un processus opérationnel pour les communautés du savoir
Le diagramme ci-dessous illustre les différents stades du projet.
Stade 1 (2012-2013)
Partenariat
Rédaction et mise en œuvre d’un plan de communication
Élaboration d’une signature graphique
Mise en ligne d’un site Web
Rédaction et publication d’un guide des communautés du savoir
Promotion du collectif par ses membres
Offrir aux partenaires des modèles sur lesquels se baser dans la mise en place d’une
communauté du savoir
Stade 2 (2013-2014)
Participation
Mise en place d’une plateforme électronique pour partager les rapports de recherche
ainsi que les données statistiques des différentes communautés du savoir
Analyse des activités des communautés du savoir, déceler les complémentarités et les
convergences
Proposer des outils de communication pour les organismes sur le terrain
2015-2016
Performance
2013-2014
Participation
2012-2013
Partenariat
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Stade 3 (2014-2015)
Performance
Création d'un répertoire de tous les lieux et les occasions d'apprentissage en Ontario
français
Évaluation des activités du collectif
Publication d’un rapport auprès des communautés
5.2 Calendrier général de conception pour les communautés du savoir
Jalons Dates cibles
Mise en place d’un groupe de travail 2012
Définir une stratégie de communication 2012
Lancement officiel du projet 2013
Rédaction d’un guide des communautés du savoir 2013
Appui aux initiatives choisies 2013
Mise en place d’une plateforme électronique 2014
Création d'un répertoire de tous les lieux et les occasions d'apprentissage en Ontario français
2014
Évaluation des activités du collectif 2013, 2014, 2015
Publication d’un rapport de clôture du projet 2015
6.0 – hypothèses et contraintes
La réussite du projet repose sur les hypothèses suivantes :
Une communauté du savoir est une dynamique communautaire qui favorise le
développement de tous les membres d’une communauté en s’inspirant de leurs besoins;
Les communautés du savoir sont un modèle transformateur très puissant parce que
l'apprentissage est lié aux véritables enjeux des communautés locales;
La participation communautaire dans le cadre de ce projet sera centrée sur le lieu;
La structure de régie du projet sera mise en place rapidement;
Le financement nécessaire sera disponible tout au long du projet;
L’équipe de projet disposera des ressources nécessaires;
Les membres du Collectif seront disponibles pour consultation et validation;
Des sources de financement alternatives seront sollicitées.
Les contraintes :
Le projet peut prendre des proportions qui feront en sorte que les ressources seront
insuffisantes;
Il n’y a pas de fonds pour l’embauche d’un agent de communication;
Le Collectif ne dispose pas de ressources financières à distribuer aux projets qu’il
appuie;
L’étendue du territoire ontarien.
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7.0 – liens et dépendances
Plusieurs initiatives locales et provinciales ont, ou auront, des liens et dépendances avec ce
projet. Pour n’en citer que quelques-unes :
Le modèle intégré de Réseau pour le développement de l’alphabétisme et des compétences
Ce modèle andragogique vise le développement de l’alphabétisme avec une approche de
service intégré.
Les partenariats en éducation et formation des adultes (PEFA)
Les PEFA travaillent en concertation dans le but de développer des approches et des outils
qui contribueront à mettre en œuvre une approche horizontale de l’offre de services
éducatifs pour les personnes apprenantes adultes francophones.
Le plan stratégique communautaire de l’Ontario français
Ce plan stratégique que s’est donné la communauté franco-ontarienne est composé de
plusieurs axes, dont l’agrandissement de l’espace francophone partout en Ontario.
Village ami des aînées
Le projet Village amis des aînés de la FAFO a débuté il y a deux ans. Les trois villages
engagés dans le projet ont travaillé à cibler les besoins des aînés et à développer un plan
d’action permettant d’offrir aux aînées un milieu de vie soucieux de leur mieux-être. Les
comités d’action locaux composés d’aînés bénévoles, de représentants municipaux et de
nombreux partenaires ont contribué de façon importante à la vitalité communautaire et
continueront de le faire dans les années à venir.1
Dans ce contexte particulier et dans le but de créer des synergies, les membres du CCS
devront créer des liens avec la communauté anglophone majoritaire et se tenir au courant
des initiatives des partenaires qui touchent à l’apprentissage tout au long de la vie.
8.0 – régie et structure du projet
Le Collectif est un projet qui se veut rassembleur. Centré sur le concept de communautés du
savoir, l’ensemble des actions devront être axées vers la création de ces communautés en
Ontario français. La gouvernance du projet est constituée de 3 niveaux interdépendants,
toujours reliés à l’essentiel : les communautés visées.
Stratégique – avec le Collectif de la communauté du savoir
Opérationnel – avec le comité de travail
Consultatif – avec le forum consultatif
La gouvernance du projet des communautés du savoir est appuyée par une équipe de projet
qui travaille de concert avec le Comité de travail. L’équipe de projet est composée du
directeur général de la COFA, du coordonnateur de projet, de l’agent de recherche et d’appui
ainsi que de l’agent de projet.
1 http://www.fafo.on.ca/documents/FAFO_Communique__VAA_-_30_avril_12-1.pdf
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9.0 – besoins en ressources
Les besoins en ressources entourant cette initiative sont principalement au niveau de la
logistique. La ressource principale pour le départ de l’initiative a été offerte gracieusement
par la COFA et a été financée par la fondation Trillium. La main d’œuvre et l’emplacement
géographique pour le travail fournis, les ressources de base sont déjà en place. Dans un
futur rapproché, nous devrons nous pencher sur le renouvellement de fonds pour continuer
le financement d’un poste de coordonnateur, puisque le financement consenti par la
fondation Trillium est seulement étalé sur trois ans.
Puisque le Collectif n’offre aucun appui financier aux projets qu’il parrainera, le reste des
besoins en ressources est d’ordre purement logistique tels que des salles de conférences de
manière à pouvoir rassembler le Collectif ou le Comité de travail ainsi que de payer des
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lignes téléphoniques de conférence de manière à pouvoir compter sur la présence des
membres qui ne peuvent se déplacer physiquement pour l’occasion. Ces ressources
représentent des déboursements minimes ou nuls qui, au besoin, seront déduits du
financement de la Fondation Trillium.
Des besoins matériels sont à prévoir pour la diffusion de l’initiative. Le plan stratégique de
communication faire référence à quelques moyens pour atteindre les publics voulus,
comprenant, entre autres, la création d’un logo et l’impression de documentation.
La COFA est désignée comme étant l’organisme qui chapeaute primairement l’initiative
comme tel. La direction de l’organisme se responsabilise du financement du projet, de
l’acquisition de ressources qualifiées, de l’engagement et de l’information de ressources
volontaires ainsi que de la direction de projet.
10.0 – enjeux et risques
Risques stratégiques
Risque Mesure d’atténuation Gravité de
l’incidence
Probabilité (sans
mesure
d’atténuation)
Un faible taux de
participation des
membres du collectif
Le collectif des communautés du
savoir devra trouver des moyens
pour faciliter la participation de ses
membres et assurer la pérennité
du partenariat qui les unit.
L’organisation de rencontre
simultanément par téléphone et en
face à face sera un bon moyen
d’encourager la présence des
membres. Le collectif pourrait
aussi couvrir une partie des frais
de déplacement.
Élevée Moyenne
Un manque d’intérêt
des communautés
envers le projet
Un plan de communication adapté
aux réalités franco-ontariennes
ainsi qu’une campagne de
promotion qui sera effectuée aux
quatre coins de la province
Élevée Moyenne
Un manque d’intérêt
de la part des
intervenants
majoritaires
Le plan de communication
analysera ce risque en détail et
déterminera des mesures
d’atténuation qui seront intégrées
à la campagne de promotion.
Élevée Moyenne
Sous financement du
projet
Un budget contrôlé par étape par
la COFA et revu par les membres
du Collectif ainsi que la
diversification des bailleurs de
fonds du projet permettront
d’atténuer ce risque
Élevée Moyenne
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Risques opérationnels
Risque Mesure d’atténuation Gravité de
l’incidence
Probabilité
(sans mesure
d’atténuation)
Communication
inappropriée aux
membres
Repositionnement du plan de
communication
Élevée Moyenne
Embauche de
contractuels
incompétents
Processus d’embauche rigoureux
et suivi du travail des employés
Élevée Moyenne
Manque de
documentation
juridique pour
encadrer le projet
Le Collectif pourra trouver la
documentation nécessaire auprès
des chercheurs et experts
disponibles.
Moyenne Moyenne
Perte des données
du projet
La COFA a établi une procédure de
sauvegarde des données de ses
projets. Cette procédure consiste à
enregistrer les données sur un
disque dur externe qui est par la
suite conservé dans le coffre d’une
Caisse populaire à l’abri des
intempéries.
Élevée Moyenne
11.0 – mesure et évaluation du rendement
La Coalition ontarienne de formation des adultes, leader dans la mise en œuvre du projet
mettra en place un programme de gestion des résultats et de mesure du rendement pour
l’atteinte des jalons et le suivi du budget.
12.0 – gestion du projet
Méthode de gestion du projet
La gestion de projet étant confiée à la COFA, le Collectif et ses activités seront gérés
conformément aux principes courants de gestion de projets. Advenant un litige dans le cadre
d’une réunion du Comité de travail, le Comité devra en saisir le Collectif. Advenant un litige
dans le cadre d’une rencontre du Collectif, le Code Morin aura préséance sur tout autre
guide de procédure d’une assemblée délibérante. Le Code Morin devrait toujours être utilisé
dans le contexte de Forum consultatif.
Document de travail | Distribution interdite
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Rôles et responsabilités
La conceptualisation même d’un projet comme les communautés du savoir est basée sur
des principes de partage des ressources, de complémentarité et d’apprentissage tout au
long de la vie dans un esprit de synergie afin de construire des communautés francophones
vibrantes, fières et fortes en sol ontarien. Par conséquent, le Collectif opère sur une base de
gestion horizontale plutôt que hiérarchique. Ainsi le Collectif est, foncièrement, un partenariat
entre plusieurs organismes communautaires à mandats provinciaux ainsi que certains
organismes gouvernementaux et non gouvernementaux.
Le Forum consultatif : Le Forum consultatif se veut le vecteur des projets aux quatre
coins de la province. Ce sera un espace de création de projets et d’initiatives ainsi qu’un
lieu d’échange sur les meilleures pratiques et les exemples à répéter et ceux à éviter. Le
forum permettra à l’ensemble de la population ontarienne de mettre leur expertise à bon
usage. Il est composé de partenaires, de groupes communautaires, d’institutions et
d’individus qui appuient l’objectif de l’initiative.
La table des partenaires : Aussi connue sous le nom de Collectif, la table des
partenaires est, à sa création, un regroupement de dix-huit partenaires aussi appelés
Collectif. Ils sont chargés du niveau stratégique de l’initiative, filtrant les occasions
d’implication du Collectif dans différentes communautés. À la suite du triage, le Collectif,
doit établir les lignes directrices des projets sélectionnés. En autres mots, ils sont
responsables de mettre en place la stratégie d’exécution des projets.
Le Comité de travail : Sous l’égide directe du Collectif, le Comité de travail représente
l’organe opérationnel du Collectif. Il est composé de cinq membres de la table des
partenaires, faisant du Comité de travail un organe à part entière du Collectif. Il est
responsable de mettre en place et de définir les lignes directrices dessinées par la Table
des partenaires. Il sert aussi de références pour le groupe de travail pendant le
déroulement des travaux.
Le groupe de travail : Le groupe de travail est composé d’employés de la COFA ayant
comme tâches, et tantôt comme sous-tâches, de développer le projet de Collectif du
savoir. Il est composé de la direction générale de la COFA, d’un agent de projet, d’un
coordonnateur et d’un agent d’appui aux membres. Alors que les postes d’agent de
projet et d’agent d’appui aux membres sont temporaires, le poste de coordonnateur est
prévu pour les trois ans du financement de la Fondation Trillium. Le groupe de travail
peut avoir recours au Comité de travail à titre référentiel et d’approbation de départ et
répond à la table des partenaires pour toutes approbations finales.
Planification
Le groupe de travail est chargé de développer la présente charte de projet qui a pour but de
donner les grandes lignes directrices du projet du Collectif ainsi que la structure de ses
actions. L’agent d’appui aux membres produira aussi un Plan stratégique de communication
qui donnera le cadre promotionnel dans lequel s’inscrira l’initiative afin d’inviter les
communautés à se prévaloir de l’offre du Collectif.
Rapport d’étape
Un mécanisme de communication doit être mis en place afin de veiller au développement
des projets selon les lignes directrices offertes à tous les niveaux. Ainsi, bimensuellement,
les responsables de projets dans les régions devront faire parvenir au coordonnateur de
projet un rapport écrit relatant les développements du projet sur place. Le coordonnateur
sera responsable de faire une synthèse des rapports de tous les projets en branle de
manière à les présenter au Comité de travail ainsi qu’à la Table des partenaires. Ces deux
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derniers sont responsables de veiller au respect des lignes directrices données
précédemment.
Si un projet est en situation négative, la direction générale de la COFA a le pouvoir d’en
suspendre les activités jusqu’à consultation du Collectif.
Autorisation
Puisque l’initiative est chapeautée par la COFA, que le financement est consenti à cet
organisme au nom du Collectif et que les employés travaillant au sein du Collectif sont
géographiquement localisés aux bureaux de la COFA, Michel Robillard, le directeur général
de l’organisme aura le pouvoir de signature. Toutefois la conception finale de la présente
Charte, du Plan stratégique de communication et tout autre document d’importance pour
l’initiative relève du Collectif lui-même.
Gestion des communications
Un plan stratégique de communication sera élaboré par l’Agent d’appui aux membres. Il
contiendra une stratégie de communication propre à l’initiative afin de s’adresser aux publics
primaire, secondaire et tertiaire. Ladite stratégie sera mise en place au départ par l’agent lui-
même. Néanmoins, le plan prévoit et peut également accommoder des changements
possibles à l’initiative, ce qui veut dire que les moyens de communication seront adaptables
aussi. La gestion des communications sera donc prise en charge par le coordonnateur du
Collectif du savoir au moment du départ de l’agent d’appui aux membres.
Gestion des enjeux et des risques
La COFA et les employés engagés seront les premières personnes ressources pour la
gestion d’enjeux. Ceux-ci devront se rapporter, dans un premier temps, au Comité de travail
et, dans un deuxième temps, à l’ensemble du Collectif. Les enjeux et risques feront l’objet de
discussions au sein du Collectif, ainsi il pourra se faire un guide des meilleures pratiques,
suivant une accumulation d’enjeux et de risques perçus et vécus.
Résultats attendus de la gestion de projet
Les résultats attendus du groupe de travail est principalement au niveau de l’exécution de
tâches demandées par le Collectif. Ainsi, la présente Charte et ses composantes
représentent un premier pas. Le Plan stratégique de communication sera le suivant, puis
viendront les Plans de gestion de projet des initiatives que le Collectif parrainera dans les
prochaines années. Ces documents devront reflétés les valeurs et les principes fondateurs
du Collectif.
Stratégies de retrait et éventualités
Advenant un projet qui, dans l’opinion du coordonnateur, de la direction générale de la
COFA, du Comité de travail ou du Collectif, ne respecte pas les lignes directrices
demandées ou encore qui ne donne pas les résultats escomptés certaines actions peuvent
être prises. Le directeur général, sous la recommandation du coordonnateur, peut suspendre
temporairement les activités en question puis le Collectif prendra une décision quant à la
continuité, la cessation d’activité ou le repositionnement de ladite activité en se référant
toujours à la section Enjeux et risques de la présente charte.
Document de travail | Distribution interdite
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13.0 – annexe
Liste des partenaires fondateurs du Collectif du savoir
Coalition ontarienne de formation des adultes (COFA)
La Cité collégiale
Association francophone de parents d’enfants dyslexiques ou ayant tout autre
trouble d’apprentissage (AFPED)
Université d’Ottawa | Faculté d’éducation - Éducation en milieu minoritaire
francophone
Association francophone à l’éducation des services à l’enfance de l’Ontario
(AFESEO)
Regroupement ethnoculturel des parents francophones de l’Ontario (REPFO)
Assemblée de la francophonie de l’Ontario (AFO)
Conseil ontarien des directrices et des directeurs de l’éducation de langue
française (CODELF)
Association des juristes d’expression française de l’Ontario (AJEFO)
Alliance culturelle de l’Ontario (ACO)
Fédération de la jeunesse franco-ontarienne (FESFO)
Association française des municipalités de l’Ontario (AFMO)
Le Phénix
Réseau de développement économique et d’employabilité de l’Ontario (RDEE)
Association des bibliothécaires francophones de l’Ontario (AFBO)
Syndicat canadien de la fonction publique (SCFP)
Fédération des aînés et des retraités francophones de l’Ontario (FAFO)
Parents partenaires en éducation (PPE)
