Check-list : organiser une formation

Voici une check-list des tâches à réaliser lorsque vous

organisez une conférence :

1. AvAnt

• Établir le budget• Trouver et réserver la salle de formation• Trouver et réserver des chambres dans une auberge de jeunesse si

les participants restent dormir sur place• Trouver et réserver le matériel nécessaire pour le jour J :

pc, projecteur, baffles et appareil photo• Trouver des bénévoles pour la logistique du jour J• Prévoir une voiture pour le transport du matériel• Préparation du flyers + affiches• Imprimer le flyers + affiches et les distribuer vers les groupes cibles• Établir le programme de la formation et le mettre sur le site

internet de l’organisation

• Trouver et contacter les orateurs• Faire un formulaire d’inscription en ligne• Publicité par mail vers les groupes cibles, membres, etc.• Faire évent Facebook• Si l’événement est bilingue, trouver des interprètes• Réserver des coffres de traduction• Réserver la nourriture (repas midi/soir)• Faire le suivi des inscriptions et paiement• Imprimer la liste des participants pour le Jour J (avec qui a payé ou non)• Briefer une dernière fois les orateurs• Briefer une dernière fois les interprètes (envoi des slides si disponibles)• Mail de rappel aux participants avec infos de la formation• Faire les dernières courses de nourriture (boissons, biscuit, café, thé, etc.)• Préparer les fardes de documentation pour les participants• Préparer le matériel (panneaux, affiches, crayons, stifts, bics, papier collant, ciseau, etc.)• Préparer le matériel du stand de l’organisation

Médecine pour le Tiers Monde (M3M) | T. 02/209 23 65 | info@m3m.be | www.m3m.be

S e n S i b i l i S e r

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S e n S i b i l i S e r

Médecine pour le Tiers Monde (M3M) | T. 02/209 23 65 | info@m3m.be | www.m3m.be

2. PendAnt

• Afficher le programme dans la salle• Donner les fardes de documentation aux participants• Recharger le coffre de traduction• Prendre des photos • Mettre en direct des infos/photos de la formation sur les réseaux sociaux

3. APrèS

• Donner un feedback aux orateurs• Envoyer les slides aux participants• Écrire un rapport/ article avec des photos• Faire l’évaluation de la formation (sur base également des formulaires donnés pendant la formation)

n o t e S

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