ChevaliersDe Colomb

Méthode pour diriger uneassemblée de conseil

DRAPEAUNATIONAL

DRAPEAUDU VATICAN

SECRÉTAIREFINANCIER

PRÉSIDENTS ETDIRECTEURS DESPROGRAMMES ET DU RECRUTEMENT

CÉRÉMONIAIRE

GRANDCHEVALIER

SECRÉTAIREARCHIVISTE

DRAPEAU PROVINCIAL

DRAPEAU C. DE C.

BANNIÈRE

TRÉSORIER

TABLE DES SALUTATIONS

CHANCELIER

X

X

X

X

X

X

X

DÉPUTÉ GRAND CHEVALIER

MEMBRES

MEMBRES

MEMBRES

VIGILE EXTÉRIEUR

VIGILE INTÉRIEUR

ENTRÉE

AUMÔNIER

AVOCAT

INTENDANT

Disposition de la Salle de Réunion d’un conseil

2

Le présent document a pour objet de donner un aperçu des responsabilités du Grand Chevalier. Alors qu’ilpréside aux réunions du conseil, il doit connaître et suivre la procédure des assemblées délibérantes décritedans ce livret. La totalité de la procédure figure dans l’ouvrage Robert’s Rules of Order. Au Canadafrancophone, consultez le code Morin, le Guide de procédure des assemblées délibérantes du l’Université deMontréal ou La procédure d’une assemblée de la Fédération des comités de parents du Québec.

Responsabilités du Grand Chevalier

Cérémonial1

1. Coordonner l’installation des officiers du conseil avec le député de district.2. Programmer des séances de Premier Degré et en faire la publicité.3. S’entendre avec le Député de district pour les Deuxième et Troisième Degrés.4. Organiser une messe pour les frères décédés.5. Présider la remise des certificats, cartes et insignes aux Membres honoraires et aux Membres

honoraires à vie.6. Appliquer le rituel aux assemblées régulières du conseil, tel que celui du Premier Degré, du membre

honoraire ou du membre honoraire à vie.

Devoirs1. Nommer un aumônier pour le conseil. Le Grand Chevalier discute avec le Député Grand

Chevalier et les Syndics et soumet une recommandation à l’Ordinaire du diocèse pour lanomination d’un prêtre ou d’un Évêque comme aumônier du conseil. La nomination sera faiteselon les règles établies par l’évêque du diocèse dans lequel le conseil se trouve.

2. Nommer un directeur du recrutement pour superviser et mettre en œuvre les plans d’action pour lerecrutement, la conservation et la promotion de l’assurance du conseil. (Le directeur durecrutement s’entend avec le Grand Chevalier pour la nomination des présidents de comité.)

3. Nommer le directeur des programmes pour organiser et pour mettre en œuvre les programmes deservice du conseil. (Les Directeurs des Programmes de Service s’entendent avec le Grand Chevalierpour la nomination des directeurs des activités d’Église, de communauté, de conseil, de famille, dela culture de la vie et de jeunesse.)

4. Nommer les comités permanents (c’est-à-dire, l’admission, le recrutement, la conservation).5. Fixer et présider les réunions des membres de l’exécutif (Les Officiers doivent se rencontrer au moins

une fois par mois.)6. Surveiller régulièrement les performances du conseil quant à ses objectifs et aux prix pour le

recrutement, l’assurance et le programme de service.7. Nomination d’un comité d’admission, et veiller à son bon fonctionnement. Le comité d’admission

est constitué du chancelier et de six autres membres du conseil.8. Reconnaître les « membres honoraires » et les « membres honoraires à vie ». Les détails sur les

exigences et le rituel les concernant figurent dans le livret des ressources pour responsables desChevaliers de Colomb (nº 5093-F).

9. Reconnaître les mérites d’anciens Grands chevaliers, du chevalier de l’année, des chefs de file de lacommunauté, etc.

1Tout le rituel doit être strictement suivi tel que décrit. Chaque conseil doit tenir au moins deux réunions par mois dont au moinsune sera une réunion régulière pour disposer des affaires du conseil. Pour tout renseignement supplémentaire, se référer au « Livretdes ressources pour responsables des Chevaliers de Colomb » (nº 5093-F); au « Manuel du Grand Chevalier » (nº 915-F) et aux « Charte, Règlements et Constitution des Chevaliers de Colomb » (nº 30-F).

3

10. Remplir le Rapport semestriel de vérification du conseil (nº 1295-F) avec les Syndics. Consultez leLivret des ressources pour responsables des Chevaliers de Colomb (nº 5093-F).

11. Veiller à remplir les formulaires et à rédiger les rapports de conseil, le Rapport annuel d’activitésfraternelles (nº 1728) et les autres documents nécessaires, et à les transmettre au Conseil suprême entemps opportun.

12. Établir et maintenir l’équipe du conseil pour l’admission au premier degré.13. Organiser une présence des Chevaliers de Colomb aux visites au salon mortuaire et aux services

commémoratifs pour les frères décédés. Formuler les résolutions et les condoléances à l’endroit desfamilles des membres décédés (Résolution de condoléances nº 1450-F).

14. Veiller à préparer les rapports annuels de tout officier et de tout comité permanent pour les dossiersdu conseil et pour les nouveaux officiers.

15. Commencer toutes les réunions à l’heure qui a été fixée et veiller à la diriger en bonne et due forme.

Lignes directrices du Grand Chevalier pour les réunions d’officiers de conseil

1. Appel à l’ordre par le Grand Chevalier.2. Prière (par l’Aumônier du conseil ou le Grand Chevalier).3. Aperçu de la correspondance et discussion sur les dispositions à recommander au conseil.4. Aperçu, avec les officiers, les directeurs et les présidents, du calendrier de programmes et d’activités.5. Rapport des officiers.6. Rapport des directeurs des effectifs et des programmes. Évaluer les résultats concernant le

recrutement, la conservation et la performance à la promotion de l’assurance à l’égard du prix duConseil Étoile. Évaluer les activités parrainées par le conseil et la participation des membres.Discuter des actions à venir.

7. Rapport sur les obligations financières du conseil et remarques du Trésorier.8. Examen par le secrétaire financier de l’état des comptes de membres.

a. 1er avis : 15 jours avant la date de facturation.b. 2e avis : 30 jours plus tard

i. Si un membre ne paie pas la cotisation dans les 30 jours suivant la date d’envoi du deuxième avis, le Secrétaire financier fournit au comité de conservation le nom, l’adresse, le numéro de téléphone et le montant en souffrance du membre pour en faire le suivi.

ii. Si les efforts du comité s’avèrent infructueux, le Secrétaire financier, à la demande du GrandChevalier, transmet au membre une Lettre d’avertissement du Chevalier suprême (KA1),signée par le Grand Chevalier.

c. Si le membre n’a toujours pas payé sa cotisation 15 jours après la date de l’envoi de la lettred’avertissement et qu’aucune disposition satisfaisante n’a été prise, un Avis de l’intentionconserver le membre (nº 1845-F) est rédigé et signé par le Secrétaire financier et le GrandChevalier.

d. Si le membre n’a toujours pas payé sa cotisation 60 jours après la transmission de l’Avis del’intention de conserver le membre et qu’aucune disposition satisfaisante n’a été prise, le conseilpeut remplir un Document-fiche de membre (nº 100) en cochant « Suspension » dans lasection 2 — cotisation en souffrance.

9. Rapport du comité de conservation.10. Examen du rapport du comité d’admission ainsi que des demandes d’adhésion à être traitées.

4

11. Faire l’inventaire des fournitures de conseil et passer les commandes nécessaires auprès du portailInternet www.knightsgear.com.

12. Bien de l’Ordre.13. Prière de Clôture (Aumônier ou Grand Chevalier).

Directives pour diriger une assemblée de conseil

v Appel à l’ordre. (Le Grand Chevalier est debout quand il préside à la réunion.)w Le Grand Chevalier — (Un coup de maillet) — Frères, nous allons procéder à l’ouverture de

l’assemblée de ce Conseil au premier degré; toute personne dans cette salle qui n’a pas encorereçu les honneurs de ce degré est priée de se retirer. Que l’on ferme les portes maintenant et queles sentinelles occupent leurs places respectives. (En cas d’absence, le Grand Chevalier doitimmédiatement désigner des sentinelles par intérim.)

v Rapport du Cérémoniaire sur les cartes de membresw Le Grand Chevalier — Vénérable Cérémoniaire, pouvez-vous affirmer que tous ici présents sont

en possession de la carte de membre en règle? (Le Cérémoniaire salue et procède à la vérificationdes cartes de membres.)

w Le Cérémoniaire — Vénérable Grand Chevalier, (Il salue) j’affirme que tous ici présents sont en possession de la carte de membre en règle. (Il salue le Grand Chevalier et le Député GrandChevalier.)

v Prière.w Le Grand Chevalier — Frères, implorons maintenant la bénédiction du Dieu Tout-Puissant en

récitant à haute voix le Notre-Père. (Quatre coups de maillet. L’aumônier ou le Grand Chevaliercommence la prière.)

v Serment d’allégeance ou tout autre geste patriotique affirmant notre loyauté (Trois coups demaillet, un coup en guise de conclusion.)

v Appel des officiersw Le Grand Chevalier — Le Secrétaire archiviste fera l’appel des officiers. (Deux coups. Le

Secrétaire archiviste fait l’appel de tous les officiers. Le Cérémoniaire répond de son siège pourles officiers appelés. Dès que l’officier appelé est déclaré présent, il s’assoit. Le Grand Chevalierdoit nommer des officiers par intérim pour prendre la place de ceux qui sont déclarés absents.)

v 2Chant d’ouverturew Le Grand Chevalier — Frères, nous allons maintenant chanter l’Ode d’ouverture. (Trois coups;

à la fin, un coup.) v 3Message de l’Aumônier. Pour l’aumônier c’est l’occasion d’offrir aux membres de l’instruction sur

un aspect de la foi catholique, des réflexions sur la vie spirituelle ou des mots appropriés pourl’occasion.

v Approuver le compte rendu de la dernière réunionw Le Grand Chevalier — Est-ce qu’il y a des corrections à faire au compte rendu de la dernière

réunion? … il est adopté tel que lu. v Rapport du comité d’admission et lecture des formules de demande d’adhésion v Le vote des membres sur les candidats proposés (nouveaux membres, réadmissions, demandes

d’adhésion renouvelées, transferts) v 2Initiationsv Rapport du Grand Chevalier

2Les articles marqués d’un astérisque à l’ordre du jour peuvent être omis à une assemblée régulière autre que la réunion d’affaires. Les procès-verbaux de l’assemblée d’affaireset de toutes les autres assemblées doivent être lus à l’assemblée régulière. Les officiers portent leurs bijoux à toutes les assemblées.

3« Ou en tout autre temps » — article 125 (13).

5

v 2Rapport du Trésorierv 2Lecture par le Grand Chevalier des recettes émises par le Trésorier au Secrétaire financier et des

pièces justificatives de dépôtv 2Lecture des comptes et communicationsv Rapport du Secrétaire financier sur les recettes de l’Assembléev 2Rapport du Vérificateur et des Syndicsv 2Rapport du Chancelier sur les vocationsv 2Rapport des Comités des programmes (Le Grand Chevalier fait appel aux directeurs des effectifs

et du programme qui présentent leurs directeurs de comités pour leurs rapports.)w Directeur des effectifs (recrutement) w Directeur des programmesn Directeur des activités religieusesn Directeur des activités communautairesn Directeur des activités fraternellesn Directeur de la culture de la vien Directeur des activités familialesn Directeur des activités de la jeunesse

v Rapport du coordinateur de la Table ronde paroissialev Rapport des Comités permanentsv Affaires reportéesv 2Affaires nouvelles (Quand il y a élection à l’ordre du jour, cet article doit être le premier dans les

affaires nouvelles.)v Rapport du Quatrième Degrév Rapport de l’Agent d’assurancev Rapport du Député de districtv 2Le Bien de l’Ordre

w Le Grand Chevalier — Avant de procéder au « Bien de l’Ordre », laissez-moi demander s’il y aun frère présent qui connaît un membre de notre conseil ou un membre de l’Ordre malade ouéprouvé qui aurait besoin d’aide? (Si des membres sont mentionnés, quatre coups de maillet.L’aumônier ou le Grand Chevalier anime une prière pour les malades ou les personneséprouvées. Un coup de maillet)

w Le Grand Chevalier — L’Ordre du jour va être maintenant dirigé par le Vénérable Conférencier;j’espère que tous prendront plaisir à l’instruction de cette assemblée. (Le Conférencier alorspréside, mais le Grand Chevalier peut terminer cet ordre d’affaires s’il le désire.)

v Prière de clôturew Le Grand Chevalier — Frères, nous allons maintenant clore cette assemblée. Mettons-nous à

genoux et prions pour demander à vivre toujours dans la charité, que Dieu bénisse notre travail,qu’il nous aide à garder nos engagements pour sa plus grande gloire et qu’il accorde le reposéternel à nos frères disparus. (Quatre coups de maillet. L’aumônier ou le Grand Chevaliercommence la prière. Un coup de maillet à la clôture)

v 2Chant de clôturew Le Grand Chevalier — Nous allons maintenant chanter notre chant de clôture de cette

assemblée. (Trois coups de maillet. À la fin, un coup comme conclusion) — Je déclaremaintenant cette assemblée ajournée.

Usage du maillet

Un coup — les membres du conseil se rassemblent ou s’assoient; une affaire a été conclue;Deux coups — les officiers du conseil se lèvent;Trois coups — l’ensemble des membres se lèvent;Quatre coups — tous s’agenouillent pour prier.

Procédure des assemblées délibérantes

La procédure des assemblées délibérantes permet de veiller au bon déroulement des réunions et à la priseen compte efficace des affaires. Elle est un moyen formel et structuré pour ensemble débattre une questionet peser le pour et le contre jusqu’à ce qu’on puisse en venir à une entente.

Motions

L’expression « motion » renvoie à la procédure par laquelle une question est soumise à l’attention duconseil. Lorsque qu’un membre déclare : « Je propose que nous donnions 50 $ envers l’achat d’équipementde jeu pour l’école », il émet une motion. Lorsque la motion est examinée, souvent on y réfère comme « la question ».

Le conseil peut être saisi d’une affaire de deux manières :

1. par simple motion;2. par résolution.

Après en avoir été saisi, le conseil gère la motion et la résolution de la même façon.

La motion est habituellement courte et sa présentation n’exige pas beaucoup de préparation. Elle n’estgénéralement pas écrite avant d’être présentée. Dans la mesure du possible, cependant, il est préférable de l’écrire.

La résolution souvent est longue, issue d’une réflexion et d’une planification soignées. Toujours écrite, elleest formulée de façon semblable à ce qui suit :

Étant donné qu’il y a beaucoup de garçons et de filles dans notre milieu,Étant donné que ces garçons et filles ont participé au club d’enfants ou d’adolescents, mais qu’ilssont à présent sans direction ni supervision,Qu’il soit résolu que le conseil assume la responsabilité de leur fournir de la direction et de lasupervision pendant la prochaine année, et que ces tâches soient confiées au Comité desenfants ou des adolescents.

Quatre types de motions

Certaines ayant priorité sur d’autres, les motions sont habituellement catégorisées en quatre groupes :ordinaires, subsidiaires, incidentes et de privilège.

Motion ordinaire : La motion ordinaire sert à déposer devant le conseil une question pour examen. Ellepeut être formulée comme simple motion ou comme résolution. On ne peut pas la présenter alors que le

6

conseil discute d’une autre question, et elle passe après les autres types de motions. La motion ordinairepermet de :

1. adopter une motion ou une résolution;2. modifier un règlement administratif;3. annuler ou rejeter une mesure précédente;4. ratifier ou confirmer une mesure prévue.

La motion ordinaire n’est généralement pas recevable si elle s’écarte d’un règlement administratif duconseil (à moins qu’elle vise à modifier le règlement) ou qu’elle s’écarte des Charte, Règlements etConstitution de l’Ordre des Chevaliers de Colomb.

Motion subsidiaire : La motion subsidiaire sert à modifier, à soutenir ou à rejeter une motion ordinaireautrement que par le vote. Elle doit être réglée avant la motion ordinaire et passe après la motion deprivilège ou la motion incidente. La motion subsidiaire permet de :

1. reporter la question indéfiniment :a. Une motion subsidiaire sert à écarter la motion ordinaire la durée de la réunion sans devoir

régler la motion par un vote. Elle est irrecevable quand une autre personne a la parole. Lamotion doit être appuyée par un second, ne peut pas être modifiée, peut être débattue et estadoptée par majorité simple.

b. Exemple : « Je propose de reporter à plus tard le don de 400 $ à l’école. » 2. modifier la motion ordinaire :

a. Une motion subsidiaire sert à changer la motion ordinaire avant qu’elle ne soit réglée. Elle estirrecevable quand une autre personne a la parole. La motion doit être appuyée par un second,est sujette à débat si la motion à modifier peut l’être, peut être modifiée et est adoptée parmajorité simple.

b. Exemple : « Je propose de modifier la motion en insérant “Sainte Marie” après le mot “école”. » 3. soumettre la question à un comité :

a. Une motion subsidiaire sert à confier l’objet de la motion ordinaire à l’examen par un petitgroupe. Elle est irrecevable quand une autre personne a la parole. La motion doit être appuyéepar un second, peut être modifiée et débattue, et est adoptée par majorité simple.

b. Exemple : « Je propose de confier au Comité des finances la question du don de 400 $ à l’écoleSainte-Marie pour déterminer si le montant répond aux besoins de l’école. »

4. reporter la question à un temps déterminé : a. Une motion subsidiaire sert à reporter la décision sur l’objet de la motion ordinaire. Elle est

irrecevable quand une autre personne a la parole. La motion doit être appuyée par un second,peut être modifiée et débattue, et est adoptée par majorité simple dans la plupart des cas.

b. Exemple : « Je propose de reporter à la prochaine réunion du conseil la question du don de400 $ à l’école Sainte-Marie. »

5. limiter ou prolonger le débat : a. Une motion subsidiaire sert à limiter ou à prolonger le débat ou à limiter le nombre de fois

qu’un membre peut s’exprimer sur l’objet de la motion ordinaire. Elle est irrecevable quand uneautre personne a la parole. La motion doit être appuyée par un second, ne peut pas êtredébattue, peut être modifiée, et est adoptée par une majorité de deux tiers des voix.

b. Exemple : « Je propose de limiter le débat en concédant cinq minutes de parole à chaquemembre. »

7

6. clore le débat sur la motion ordinaire : a. Une motion subsidiaire sert à clore le débat pour procéder immédiatement au vote. Elle est

irrecevable quand une autre personne a la parole. La motion doit être appuyée par un second,ne peut pas être débattue ni modifiée, et est adoptée par une majorité de deux tiers des voix.

b. Exemple : « Je propose de procéder immédiatement au vote. »7. classer la question :

a. Une motion subsidiaire sert à mettre temporairement de côté la motion ordinaire. La motiondoit être appuyée par un second, ne peut pas être débattue ni modifiée, et est adoptée par unemajorité simple.

b. Exemple : « Je propose de mettre la question temporairement de côté. »

On a énuméré les motions subsidiaires en ordre d’importance par rapport à la motion ordinaire, maiselles doivent être considérées en ordre inverse. Par conséquent, la motion visant à classer une question apriorité sur toutes les autres, alors que la motion visant à modifier la motion ordinaire a priorité sur lamotion visant à reporter la question indéfiniment.

Motion de privilège : La motion de privilège se rapporte au bien-être du conseil ou d’un membrequelconque. En raison de son importance concernant les membres individuels, elle a priorité sur touteautre question. La motion de privilège permet de :

1. rappeler à l’ordre du jour :a. Une motion de privilège oblige les membres en réunion à se conformer au déroulement prévu

de la réunion, ou à se pencher sur un autre point, général ou particulier. Elle est recevablemême si une autre personne a la parole. La motion ne nécessite pas de second, ne peut pas êtredébattue ni modifiée, et ne nécessite pas de vote à moins que les membres souhaitent mettrel’ordre du jour de côté, ce qui exigerait deux tiers des voix.

b. Exemple : « Je rappelle les membres à l’ordre du jour. »2. poser une question de privilège :

a. Une motion de privilège permet à un membre de faire une demande ou une motion concernantles droits et les privilèges du conseil ou d’un des membres, et d’obliger d’en débattre immédi -atement. Elle est recevable même si une autre personne a la parole, mais par courtoisie onattend que le membre ayant la parole ait fini de parler avant de la proposer. La motion nenécessite pas de second, ne peut pas être débattue ni modifié et il incombe au Grand Chevalierde la régler. (Nota – Si la question de privilège est posée comme motion ordinaire, elle peutêtre débattue, modifiée et réexaminée, et doit être adoptée par majorité simple.)

b. Exemple : « Vénérable Grand Chevalier, je soulève une question de privilège concernant leconseil. »

3. prendre une pause :a. Une motion de privilège permet de demander une courte pause pendant la réunion pour

reprendre ensuite là où les délibérations ont été interrompues. Elle est irrecevable si une autrepersonne a la parole. La motion ne peut pas être débattue ni modifiée, et est adoptée parmajorité simple.

b. Exemple : « Je propose une pause de 20 minutes. » 4. mettre fin à la réunion :

a. Une motion de privilège sert à demander de mettre immédiatement fin à la réunion. Elle estirrecevable si une autre personne a la parole. La motion doit être appuyée par un second, ne

8

peut pas être modifiée ni débattue, et est adoptée par majorité simple. b. Exemple : « Je propose de mettre fin à la réunion. »

5. fixer le moment auquel la réunion prendra fin (lorsqu’une question n’est pas réglée) : a. Une motion de privilège permet de déterminer l’heure de la fin de la réunion. Elle est

irrecevable si une autre personne a la parole. La motion doit être appuyée par un second, nepeut pas être débattue, peut être modifiée et est adoptée par majorité simple.

b. Exemple : « Je propose de mettre fin à la réunion à 8 h 30. »

On a énuméré les motions de privilège en ordre d’importance par rapport à la motion ordinaire, maiselles doivent être considérées en ordre inverse. Ainsi, la motion visant à fixer le moment auquel la réunionprendra fin a priorité sur la motion visant à mettre fin à la réunion, puis sur la motion visant à prendre une pause.

Motion incidente : La motion incidente survient à l’occasion de l’examen d’une autre motion et doit êtreréglée avant de passer à l’adoption d’une motion ordinaire ou d’une motion subsidiaire. La motionincidente peut être présentée ainsi, notamment :

1. point d’ordre : a. Une motion incidente sert à rétablir le règlement lorsqu’il y a entorse. Elle est recevable même

si une autre personne a la parole. La motion doit être appuyée par un second, elle n’est passujette à débat à moins que le Grand Chevalier la soumette aux membres, et elle n’est pasmodifiable. Le Grand Chevalier décide de la motion à moins qu’il la soumette au votemajoritaire des membres du conseil en séance.

b. Exemple : « Vénérable Grand Chevalier, point d’ordre. » 2. appel de la décision du président de l’assemblée :

a. Une motion incidente permet d’exprimer son désaccord avec la décision du Grand Chevalieret de demander aux membres d’arbitrer le différend par un vote majoritaire. La motion doitêtre proposée au moment de la décision et doit être appuyée par un second. Elle n’est pasmodifiable et peut être débattue.

b. Exemple : « J’en appelle de la décision du président. » 3. suspension des règles :

a. Une motion incidente sert à écarter un règlement du conseil (autre qu’un règlementadministratif, un principe fondamental du droit parlementaire ou une règle protégeant lesdroits de base d’un individu ou les membres absents). Elle est recevable même si une autrepersonne a la parole. La motion doit être appuyée par un second, ne peut pas être débattue nimodifiée, et doit être adoptée par deux tiers des voix pour suspendre un ordre de préséance ouun ordre des délibérations, ou par majorité simple pour suspendre une règle permanente.

b. Exemple : « Je propose de suspendre les règles et de passer aux affaires nouvelles avant depasser aux affaires reportées. »

4. opposition au fait de discuter d’une question : a. Une motion incidente permet d’empêcher que l’on discute de la motion ordinaire. Elle est

généralement recevable même si une autre personne a la parole. La motion ne nécessite pas de second, ne peut pas être débattue ni modifiée, et doit être adoptée par deux tiers des voix.

b. Exemple : « Je m’oppose au fait de discuter de cette question. » 5. retrait d’une motion

a. Une motion incidente permet de retirer sans passer au vote une motion en cours de discussion.

9

Elle est recevable même si une autre personne a la parole. La motion ne nécessite pas de second,ne peut pas être débattue ni modifiée, et doit faire l’objet du consentement général du conseil.En cas d’opposition, le Grand Chevalier peut demander un vote majoritaire.

b. Exemple : « Je demande le retrait de la motion visant à donner 400 $ à l’école. »

Comment faire une motion

On reconnaît généralement l’à-propos de la procédure suivante pour formuler une motion.

1. Le membre demande la parole en suivant les étapes suivantes : o Se lève. (À part dans les très petites réunions ou les réunions informelles, le Grand Chevalier

devrait aussi se lever.)o S’adresse au Grand Chevalier en disant « Vénérable Grand Chevalier », et échange un salut (le

membre fait le signe du secteur vertical de la Croix, représentatif du poteau, du haut vers le bas,avec le bras, la main ouverte).

2. Le Grand Chevalier donne le droit de parole au membre en énonçant son nom et en échangeant lesalut (le Grand Chevalier fait le signe du secteur horizontal de la Croix, représentatif de la traverse, degauche à droite, avec le bras, la main ouverte). Le membre ne présente sa motion qu’après avoir obtenule droit de parole du Grand Chevalier.

3. Le membre énonce la motion avec soin, habituellement en disant : « Je propose […] » ou « Je propose l’adoption de la motion suivante : […]. » Il est préférable de disposer d’une versionécrite de la motion avant la réunion.

4. Si la motion doit être appuyée par un second, elle doit l’être avant d’être discutée. En l’absence d’unsecond, la motion est écartée. Tout membre en règle, autre que le membre ayant proposé la motion,peut appuyer la motion. Le second peut rester assis et déclarer, simplement « J’appuie la motion ».

5. Le Grand Chevalier répète intégralement la motion, habituellement en déclarant : « Une motionvisant à […] a été proposée et appuyée. Y a-t-il discussion à ce sujet? »

6. La motion est ensuite soumise à discussion. Pour y participer, les membres doivent suivre laprocédure susmentionnée (étape 1) pour obtenir le droit de parole, soit : o S’adresser au président : « Vénérable Grand Chevalier », et échanger le salut avec lui.o Obtenir le droit de parole de la part du Grand Chevalier qui énonce le nom du membre et

échange le salut avec lui.

Une qualité de Grand Chevalier consiste à encourager la discussion pour que les faits et les mérites de la question soient révélés et que les membres puissent voter avec plus d’intelligence. Une discussionapprofondie aide à rendre les réunions du conseil plus inclusives et plus intéressantes. Le présentateur de la motion dispose habituellement de l’occasion pour ouvrir la discussion et pour y mettre fin.

7. Après qu’une motion visant à clore le débat est appuyée par un second et adoptée, la motionordinaire est mise au vote. Dans un esprit de charité, on devrait encourager la tenue d’unediscussion exhaustive avant d’adopter la motion visant à clore le débat.

Comment modifier une motion

Un amendement est présenté pour modifier une motion à l’examen. L’amendement permet de faire l’unede quatre opérations :

10

1. Ajouter un mot ou plus ou une phrase ou plus à la motion. 2. Éliminer un mot ou plus ou une phrase ou plus de la motion. 3. Remplacer la motion par une autre.4. Remplacer des mots de la motion ou les disposer autrement.

Comme la motion ordinaire, l’amendement doit être appuyé par un second. Il est sujet à débat en autantque la motion à être modifiée est sujette à débat, et il est modifiable.

L’amendement est proposé de l’une des deux façons suivantes :

o « Je propose d’amender la motion pour qu’elle se lise ainsi […]. »o « Je propose d’amender la motion en […]. »

Appuyé, l’amendement doit être mis au vote avant de mettre au vote la motion que l’on veut modifier. S’ilest adopté, la motion est révisée en conséquence et mise au vote. Si l’amendement est rejeté, la motion estmise au vote telle qu’elle a été proposée à l’origine.

Dans le cas d’un amendement à un amendement, le sous-amendement est toujours mis au vote enpremier. Si le sous-amendement est adopté, l’amendement est alors mis au vote tel qu’amendé.

Façons de voter

Après la discussion, le Grand Chevalier répète la motion, soit verbalement, soit en demandant au Secrétairede le faire. Ensuite, il soumet la motion au vote de l’une de quatre façons communément utilisées :

1. Vote de vive voix : « En faveur (oui) » ou « Contre (non) ». Le vote de vive voix est probablementle plus commun. Cependant, il comprend des avantages et des inconvénients :o Avantages :

a) C’est la façon la plus expéditive.b) C’est une façon très satisfaisante si la question a peu d’importance et qu’il n’y a pas de doute au

sujet du souhait de la majorité. o Inconvénients :

a) Le groupe minoritaire pourrait hausser le ton et étouffer la voix de la majorité. b) Le Grand Chevalier est en mesure de favoriser un côté si le vote est serré. c) Le côté s’exprimant le premier (toujours le côté en faveur) jouit d’un avantage psychologique.

Ainsi, un membre ayant l’intention de voter contre la motion pourrait changer d’idée à ladernière seconde ou s’abstenir de voter s’il perçoit que la majorité des membres sont favorablesà la motion.

2. Vote debout ou à main levée : Cette méthode permet de pallier les deux premiers inconvénients duvote de vive voix, car la majorité et la minorité sont clairement identifiables. Cette méthode estrecommandée dans le cas de toute question importante, si l’on n’a pas recours aux deux prochainesméthodes, et pour dissiper toute ambiguïté quant au résultat du vote.

3. Vote par appel nominal (pour ou contre) : Cette méthode permet de consigner le nom des membresdans le compte rendu de la réunion. Par conséquent, les organes délibérants l’utilisent fréquemment.

4. Vote par bulletin : Cette méthode exige plus de temps. On distribue aux membres des feuillets depapier sur lesquels inscrire le nom du candidat préféré ou le résultat préféré (oui ou non). Pourexpédier le processus, on peut choisir des préposés à la collecte des feuillets et au compte des voix. o Avantages :

11

a) Discrétion. Aucune influence des uns sur les autres. b) Précision. Chacun des membres présents a l’occasion de voter et le processus de décision est juste.c) On ne connaît pas le résultat avant le compte des bulletins.

Le vote du Grand Chevalier

Le Grand Chevalier dirige le débat et, dans la plupart des cas, devrait le plus possible faire preuved’impartialité. Cependant, s’il choisit de voter, prière de noter que :

o si son vote produit l’égalité des voix, la motion est rejetée; o s’il y a égalité des voix sans son vote, le Grand Chevalier peut choisir de voter pour l’adoption

ou le rejet de la motion.

Prière de noter la particularité du vote par bulletin : Dans le cas de cette méthode de voter, le GrandChevalier doit voter de la même manière que les autres membres et son vote n’a pas l’aspect décisif qu’ilaurait dans les autres cas.

Comment élire les officiers

Les officiers du conseil devraient toujours être élus par bulletins. Il y a trois façons communes derecommander des candidats :

1. Mise en candidature sur proposition verbale et élection par bulletins. o Méthode satisfaisante et expéditive

2. Un bulletin informel pour indiquer son choix, suivi d’une élection par bulletin officiel. o Méthode la moins susceptible d’offusquer l’un ou l’autre des candidats

3. Recommandations par un comité des candidatures, soit une liste des charges à combler et un oudeux noms par charge. o Permet de connaître les qualités des candidats par rapport à leurs charges respectives

Dans tous les cas, on continue la mise aux voix jusqu’à ce qu’un des candidats obtienne la majorité des voix.

Établir des dossiers détaillés

Les dossiers détaillés sont un atout précieux. Ils sont une description exacte de ce que les comités et lesofficiers effectuent dans une réunion d’affaires. Il y a deux sortes de dossiers : le compte rendu et le rapport.

Le compte rendu devrait être exhaustif.

Le Secrétaire consigne le compte rendu des réunions, soit dans le Procès-verbal de l’archiviste (nº1403),disponible chez knightsgear.com, soit dans un dossier d’un autre format.

Tout le contenu de la réunion d’affaires devrait figurer dans le compte rendu, y compris les motions,adoptées ou rejetées, ainsi que le nom des membres qui les ont proposées et appuyées. Il n’est pas nécessaired’inscrire les détails de la discussion, mais on devrait indiquer les voix en faveur et les voix contre les motionssi les votes ont été comptés. Il n’y a pas lieu de retenir les opinions ou les observations personnelles.

Le compte rendu de la réunion doit être lu à la prochaine réunion et, le cas échéant, corrigé.

12

Rapports

De temps en temps, les officiers et les comités doivent soumettre des rapports, parfois mieux présentés sousforme écrite, comme les rapports d’une réunion à une autre, et les rapports annuels.

Rapports d’une réunion à une autre

Les rapports d’une réunion à une autre ne sont pas nécessairement présentés à toute réunion.

o Le rapport du Trésorier devrait comprendre l’argent reçu par le conseil et l’argent dépensé. Le Trésorier doit balancer soigneusement les chiffres et garder un état de l’argent en main.

Le Trésorier n’est pas autorisé à dépenser de l’argent sans en avoir reçu l’ordre écrite du Secrétairefinancier et signée par le Grand Chevalier.

o On devrait s’attendre à recevoir un rapport des comités, particulièrement des comitéspermanents.

o Quand un rapport est attendu, mais qu’il n’y a pas de rapport à soumettre, le président duComité déclare : « Le Comité _______________ n’a pas de rapport à soumettre. »

o Un rapport devrait comprendre un dossier des réunions tenues par le comité, le travailaccompli, tout plan d’avenir, ainsi que tout ce que le comité juge comme étant d’importance.

Accomplir un travail grâce aux comitésUn comité est habituellement composé de trois ou cinq membres (chiffre impair) choisis en vue d’examinerune question particulière ou d’accomplir un travail quelconque.

Les comités offrent deux avantages considérables. Premièrement, une question peut être examinée pluslonguement et sous plus de perspectives. Deuxièmement, les comités sont un moyen pour déléguer desresponsabilités au sein du conseil.

Un comité est sujet aux mêmes règles que le conseil, mais peut agir plus librement.

Le Grand Chevalier établit les comités en y affectant des membres.

Expressions d’assemblée délibéranteAffaires nouvelles — questions soulevées une première fois et qui n’ont pas fait l’objet de discussionsofficielles

Affaires reportées — motions proposées à une réunion précédente et faisant toujours l’objet dediscussions

Amendement — une modification d’une motion précédente (peut être débattu et réexaminé)

Amender — modifier une motion au moyen d’une autre motion.

Annulation — motion qui vise à annuler une décision prise par le conseil alors qu’il est trop tard pourréexaminer la décision. L’annulation peut être proposée comme nouvelle motion à toute réunion, sansêtre privilégiée. Selon l’intensité du sentiment, la motion pourrait être faite pour « rayer la décision du

13

dossier ». Si la motion est adoptée, le Secrétaire écrit par-dessus la partie visée du compte rendu : « rayédu dossier par ordonnance du conseil, le (date) ».

Appel de la décision du président de l’assemblée — motion incidente. Tout membre en désaccord avecune décision du Grand Chevalier peut mettre la question au vote du conseil. La motion est recevablemême si une autre personne a la parole. Le membre se lève et déclare : « J’en appelle de la décision duprésident. » Si la motion est appuyée, le Grand Chevalier doit demander : « Devrait-on maintenir ladécision du président? » La motion ne peut pas être modifiée mais peut être réexaminée. Un vote àégalité des voix maintient la décision du président.

Bulletin — une façon de voter

Classer la question — motion subsidiaire visant à reporter l’examen d’une question à un moment plusconvenable, mais souvent considérée comme une façon subreptice de rejeter une motion qui, le cas échéant,restera toujours classée. Si elle est adoptée, la motion visant à classer la question comprend tout ce qui s’yrapporte. Elle ne peut pas être débattue ni modifiée.

Clore le débat sur la motion ordinaire — « Je propose de procéder immédiatement au vote » est unemotion subsidiaire visant à clore le débat et à mettre au vote la motion ordinaire devant le conseil. Lamotion ne peut pas être débattue ni modifiée, et est adoptée par une majorité de deux tiers des voix.

Comité ad hoc — comité formé dans un but particulier. Lorsque son objectif est atteint, le comité esthabituellement supprimé automatiquement. Cependant, s’il n’a pas fini son travail, il peut demanderl’autorisation de se réunir de nouveau.

Comité permanent — comité formé pour une longue durée, souvent une année. Ce genre de comitéfigure fréquemment dans les règlements administratifs.

Compte rendu — rapport écrit des délibérations d’une réunion, rédigé par le Secrétaire

De vive voix — une façon de voter

Fixer le moment auquel la réunion prendra fin — motion de privilège qui a priorité sur toute autre motion

Lever la séance — mettre fin à la réunion

Majorité relative — groupement de voix plus important que celui des concurrents. La majorité relativepeut être une majorité simple, mais pas nécessairement.

Majorité simple — total constituant un nombre de voix supérieur à la moitié des votes

Mise en candidature — recommandation du nom d’une personne en vue d’une élection pour doter leposte d’une charge à remplir. Il ne s’agit pas d’une motion et ne nécessite pas de second.

Motion — procédure par laquelle une question est soumise à l’examen du conseil

Motion simple — motion ordinaire présentée simplement

Obtenir le droit de parole — pouvoir s’exprimer, soit en vue de présenter une motion, soit en vue departiciper à la discussion

Opposition au fait de discuter d’une question — motion incidente visant à éviter l’examen d’unequestion jugée non pertinente ou inappropriée. La motion peut être proposée à la suite de toute motionordinaire, mais seulement au moment de l’introduction de la motion ordinaire et avant d’en débattre.

14

La motion incidente est recevable même si une autre personne a la parole, ne nécessite pas de second, et ne peut pas être débattue ni modifiée. Le Grand Chevalier peut décider de la motion ou demander : « Le conseil examinera-t-il la question? » Pour écarter la motion ordinaire, la motion incidente doit êtreadoptée par deux tiers des voix.

Point d’ordre — motion incidente visant à corriger une entorse à la procédure ou au comportement.Tout membre peut obtenir le droit de parole et déclarer : « Vénérable Grand Chevalier, point d’ordre. »Le membre énonce ensuite l’entorse et le Grand Chevalier décide du mérite de l’intervention. La motionne nécessite pas de second et n’est pas sujette à débat, mais le Grand Chevalier peut demander l’opiniondes autres membres avant d’énoncer sa décision. La motion n’est pas modifiable, mais peut être réexaminée.

Prendre une pause — motion de privilège pour demander une période de repos ou une intermission sansmettre fin à la réunion. Si la motion précise l’heure de reprise des délibérations, la motion ne peut pas êtredébattue ni modifiée. Si l’heure n’est pas précisée, cependant, la motion peut être débattue et modifiée.

Question — motion ordinaire débattue devant le conseil. Pour clore le débat et mettre la motion au vote,les membres peuvent déclarer : « question, question ».

Question de privilège — question concernant la santé des membres, formulée ainsi : « Vénérable GrandChevalier, question de privilège. » Le Grand Chevalier déclare ensuite : « Que le frère Chevalier exprimesa préoccupation », puis décide du mérite de la question. La motion est recevable même si une autrepersonne a la parole. Elle ne nécessite pas de second, ne peut pas être débattue, ni modifiée ni réexaminée.

Quorum — nombre de membres présents exigé pour qu’une assemblée puisse valablement délibérer etprendre une décision. À moins que les règlements administratifs le précisent autrement, ce nombre esthabituellement une majorité.

Rappeler à l’ordre du jour — motion de privilège visant à faire respecter l’ordre dans lequel le conseil a prévu les délibérations. Un vote est nécessaire pour modifier l’ordre du jour établi par le conseil.

Rapports — comptes rendus (préférablement écrits) ou conclusions des officiers ou des comités soumispour examen et approbation pendant une réunion du conseil.

Réexamen — motion visant à réexaminer une décision antérieure qui semble injuste par la suite, pour la corriger ou la modifier. La motion doit être proposée par une personne ayant voté en faveur de ladécision. Elle ne peut pas être modifiée ni réexaminée. Si la motion est adoptée, la question originale estréexaminée devant le conseil et a habituellement la même priorité qu’une motion ordinaire.

Résolution — motion ordinaire de type officiel

Retrait — motion incidente visant à retirer une motion. Elle ne peut pas être débattue ni modifiée, maispeut être réexaminée. S’il n’y a pas eu de décision ni d’amendement, la motion peut être retirée par lapersonne l’ayant proposée, mais avec le consentement du second et du Grand Chevalier.

Réunion — durée pendant laquelle le conseil est rassemblé sans qu’il y ait levée de séance. La procédured’appel à l’ordre d’une séance après une levée de séance représente le début d’une autre réunion.

Robert’s Rules of Order — guide standard et source officielle (en anglais) de la procédure des assembléesdélibérantes. À consulter concernant de nombreux points détaillés. (Le Canada francophone dispose decodes de procédure équivalents, p. ex., le code Morin, le Guide de procédure des assemblées délibérantesdu l’Université de Montréal ou La procédure d’une assemblée de la Fédération des comités de parents duQuébec.)

15

Seconder — appuyer une motion présentée par une autre personne

Soumettre la question à un comité — motion subsidiaire permettant de confier une question à uncomité. Il est préférable de nommer le comité dans la motion s’il s’agit d’un comité permanent ou, s’ils’agit d’un nouveau comité, de former le comité. La motion peut être débattue et modifiée en changeantle comité ou en lui donnant des directives plus précises.

Sujette à débat — qualité d’une motion ou d’une question. Le débat doit toujours procéder selon les règlesde procédure.

Suspension des règles — motion incidente proposée exceptionnellement pour expédier les affairesreportées. Adoptée habituellement à l’unanimité, elle ne peut pas être modifiée ni réexaminée.

Scrutin unanime — bulletin de vote déposé par le Secrétaire en faveur d’un membre qui est seul à êtremis en candidature pour occuper une charge et que personne ne conteste. Habituellement son exécutionse fait à la suite de la directive « élu à l’unanimité » donnée par le Grand Chevalier au Secrétaire. S’il y aobjection, cependant, une mise au vote ordinaire est nécessaire.

Vote en Chambre — Tout membre non satisfait du résultat d’un vote annoncé par le Grand Chevalierpeut déclarer : « Vote en Chambre », ce à quoi le Grand Chevalier répond : « On demande un vote enChambre : que les membres en faveur de la motion se lèvent. » Le Grand Chevalier affecte des préposésqui procèdent au compte des personnes debout. Énonçant le résultat, il reprend : « Que les membrescontre la motion se lèvent. » Les préposés procèdent de nouveau au compte des personnes debout, et leGrand Chevalier énonce le résultat.

Vote par appel nominal — méthode de voter par laquelle chaque membre est appelé à se prononcer pourou contre une motion

Vote par assis et levé — façon de voter par laquelle les membres expriment leur choix en se levant

16

10318-F  11/15