Christophe Malpart - Formation bureautiqueformation-bureautique.org › outlook_2007.pdf · 3.3 Affichage de la liste des dossiers 3.4 Affichage du volet de navigation Cliquez sur

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Outlook 2007. Christophe Malpart

Outlook 2007. Christophe Malpart. Page 2

1 Qu’est-ce que Microsoft Outlook ? ______________________________________________ 4

2 Objectifs ___________________________________________________________________ 4

3 L'environnement ____________________________________________________________ 4

3.1 Le volet de navigation __________________________________________________________ 4

3.1.1 Modifier l'apparence du volet de navigation ________________________________________________ 5

3.2 Le volet de lecture _____________________________________________________________ 6

3.3 Affichage de la liste des dossiers __________________________________________________ 7

3.4 Affichage du volet de navigation __________________________________________________ 7

3.5 Affichage de la barre des tâches __________________________________________________ 8

3.6 Affichage des dossiers personnels _________________________________________________ 9

4 La messagerie _____________________________________________________________ 11

4.1 Créer et envoyer un message ____________________________________________________ 11

4.2 Créer un message sur un papier à lettres __________________________________________ 16

4.3 Gérer le texte d'un message ____________________________________________________ 17

4.4 Insérer un fichier _____________________________________________________________ 17

4.5 Insérer un élément Outlook _____________________________________________________ 18

4.6 Renvoyer un message__________________________________________________________ 18

4.7 Définir l'importance et la nature d'un message _____________________________________ 20

4.8 Afficher la liste des messages reçus _______________________________________________ 21

4.9 Modifier l'affichage d'un dossier de messages ______________________________________ 22

4.10 Consulter un message reçu _____________________________________________________ 23

4.11 Répondre à un message ________________________________________________________ 25

4.12 Transférer un message reçu _____________________________________________________ 26

4.13 Recevoir un message comportant une pièce jointe __________________________________ 27

4.13.1 Consultez la pièce jointe ____________________________________________________________ 27

4.13.2 Enregistrez une pièce jointe _________________________________________________________ 28

4.14 Créer une signature ___________________________________________________________ 29

4.15 Imprimer un message __________________________________________________________ 31

4.16 Choisir comment être prévenu de l'arrivée de nouveaux messages _____________________ 32

4.17 Définir une règle ______________________________________________________________ 34

4.18 Gérer le courrier indésirable ____________________________________________________ 37

5 Le calendrier ______________________________________________________________ 39

5.1 Accéder au calendrier __________________________________________________________ 39

5.1.1 Afficher par mois _____________________________________________________________________ 40

5.1.2 Afficher par semaine __________________________________________________________________ 40

5.1.3 Afficher un ou plusieurs jours ___________________________________________________________ 41

5.2 Créer un rendez-vous __________________________________________________________ 41

5.3 Créer un évènement ___________________________________________________________ 42

5.4 Programmer une alarme _______________________________________________________ 44



5.5 Répéter un élément ___________________________________________________________ 44

5.6 Supprimer une répétition d'éléments _____________________________________________ 46

5.7 Imprimer le calendrier _________________________________________________________ 47

5.8 Créer une réunion _____________________________________________________________ 48

5.9 Répondre à l'invitation d'une réunion _____________________________________________ 51

6 Les autres dossiers __________________________________________________________ 51

6.1 Le dossier contacts ____________________________________________________________ 51

6.1.1 Accéder au dossier Contacts ____________________________________________________________ 51

6.1.2 Créer un contact _____________________________________________________________________ 52

6.1.3 Ajouter un expéditeur de courriel dans vos contacts ________________________________________ 53

6.1.4 Créer une liste de distribution __________________________________________________________ 54

6.1.5 Envoyer un courriel à partir d'une liste de distribution _______________________________________ 55

6.2 Qu'est ce qu'une tâche ? _______________________________________________________ 56

6.2.1 Créer une tâche ______________________________________________________________________ 56

6.3 Qu'est ce qu'une note ? ________________________________________________________ 58

6.3.1 Créer une note ______________________________________________________________________ 58



1 Qu’est-ce que Microsoft Outlook ? C'est un logiciel de messagerie livré avec Office 2007. Il permet avant tout d'envoyer et de recevoir des messages électroniques (e-mail) entre les personnes d'une même entreprise et entre toutes personnes connectées au réseau Internet. C'est également un logiciel qui offre de nombreuses fonctions très utiles comme la gestion d'un agenda électronique (Calendrier) permettant de

suivre ses rendez-vous et réunions, d'un carnet d'adresses (Contacts), des tâches à réaliser, de saisie de notes…Il permet de partager l'information grâce aux dossiers publics et est devenu un véritable outil de communication en entreprise.

2 Objectifs A travers ce support de cours nous allons aborder 5 grands thèmes qui contiennent les fonctionnalités suivantes : • L'environnement. • La gestion de la messagerie. • La gestion des rendez-vous, événements et réunions. • La gestion des contacts, des tâches et des notes. • La gestion des éléments. Ces thèmes ont comme unique finalité de vous rendre capable d'utiliser le logiciel en autonomie dans un environnement professionnel.

3 L'environnement

3.1 Le volet de navigation

Lorsque vous lancez Outlook vous devez voir à la gauche de votre écran le volet de navigation.

Le volet de navigation affiche ici le contenu du dossier Courrier regroupant les messages reçus et envoyés.

Cliquez sur un des boutons situés au bas du volet pour accéder aux principaux éléments d'Outlook : • Courrier • Calendrier • Contacts • Tâches



• Courrier : C'est l'ensemble des messages reçus et envoyés.

• Calendrier : Agenda électronique permettant de gérer rendez-vous et réunions.

• Contacts : Carnet d'adresses électroniques.

• Tâches : Gestion des tâches à effectuer avec possibilité de définir un rappel pour chaque tâche.

3.1.1 Modifier l'apparence du volet de navigation

Cliquez sur un des boutons situés au bas du volet pour accéder aux principaux éléments d'Outlook .

Pour modifier l'apparence du volet de navigation dans le sens de la hauteur, il suffit de pointer le trait horizontal visible, puis lorsque le pointeur de la souris se transforme en flèche à deux pointes, faites glisser vers le haut ou vers le bas.

Même procédure pour le sens de la largeur sauf qu'il faut pointer le trait verticale.



3.2 Le volet de lecture Le volet de lecture peut s'afficher de différentes manières. Pour cela il suffit de procéder ainsi : Vous devez obtenir ce qui figure ci-dessous : le volet de lecture est situé à droite. � Réaffichez si vous le souhaitez votre volet de lecture en option En bas.

Pointez l'option Volet de lecture du menu Affichage puis dans le menu qui s'affiche à droite cliquez l'option A droite.



3.3 Affichage de la liste des dossiers

3.4 Affichage du volet de navigation

Cliquez sur le bouton Liste des dossiers dans la partie inférieure du volet de navigation.

Outlook liste tous les dossiers qu'il a recensés. Lorsqu'un dossier est suivi d'un nombre entre parenthèses, ce nombre indique le nombre d'éléments non lus qu'il contient. Pour visualiser le contenu d'un dossier il suffit de cliquez dessus.

Vous pouvez si vous le souhaitez désactiver ou réduire le volet de navigation ou le réduire. Pour cela il suffit de pointez l'option Volet de navigation du menu Affichage puis de cliquez sur l'option Inactif pour le désactiver ou Réduit pour le réduire.



Capture d'écran qui représente un volet de navigation inactif. � Réactivez votre volet de navigation.

3.5 Affichage de la barre des tâches Outlook 2007 présente la nouvelle Barre des tâches, qui apparaît du côté droit de la fenêtre principale d'Outlook. La Barre des tâches offre un affichage regroupé du calendrier, des rendez-vous à venir, des tâches et des courriels avec indicateurs, ce qui vous aide à fixer vos priorités et à agir en fonction de celles-ci. Plutôt que de jongler avec des bouts de papier, des blocs-notes, des agendas et la boîte de réception d'Outlook, vous pouvez visualiser tout ce dont vous avez besoin dans la Barre des tâches.



Vous pouvez si vous le souhaitez désactiver l'affichage de cette barre. Dans la capture d'écran ci-dessous la barre des tâches est désactivée.

3.6 Affichage des dossiers personnels Vous pouvez afficher dans la fenêtre principale un certain nombre de dossiers. Ci-dessous vous pouvez voir un affichage où figurent les dossiers Calendrier, Tâches et Messages.

Pointez l'option Barre des tâches du menu Affichage puis cliquez sur les options qui vous sont proposées dans le menu déroulant de droite.



Vous devez obtenir ce qui figure ci-dessous : Si vous cliquez sur l'option Calendrier, Tâches ou Messages vous afficherez automatiquement l'écran en relation avec cette option.

Cliquez sur l'option Liste des dossiers du volet de navigation.

Cliquez sur l'option Dossiers personnels de la zone Tous les dossiers.



4 La messagerie La messagerie est destinée à l'envoi et à la réception de messages (ou courriers électroniques, e-mail ou courriels). Quatre dossiers peuvent contenir des messages : • Boîte de réception, • Brouillons, • Boîte d'envoi, • Éléments envoyés, Ils sont accessibles par le bouton Courrier . Par défaut Outlook utilise Word comme éditeur de message : lorsque vous créez un message, le traitement de texte Word est

automatiquement lancé afin que vous puissiez disposer de ses fonctionnalités pour la saisie et la mise en forme du texte du message.

4.1 Créer et envoyer un message Trois façons de faire pour créer un message :

1ère façon : Pointez l'option Nouveau du menu Fichier puis cliquez dans le menu déroulant de droite sur l'option Message.

2ème façon : Cliquez sur l'option Nouveau message électronique du menu Actions.



3ème façon : Sélectionnez un dossier de messages (Boîte de réception, Éléments envoyés..) puis cliquez sur le bouton Nouveau de la barre d'outils Standard.

Dans la zone Á…, saisissez l'adresse du destinataire du message, si plusieurs destinataires sont concernés, séparez leur adresse par un point-virgule.

Vous pouvez cliquez sur le bouton Á… pour sélectionner une ou plusieurs adresses dans un carnet d'adresses : la boîte de dialogue Choisir des noms apparaît et vous visualisez les adresses des destinataires



1. Si vous avez plusieurs adresses à votre disposition, ouvrez cette liste puis sélectionnez le carnet

d'adresses à utiliser. 2. Pour chaque destinataire à ajouter, sélectionnez son nom dans la liste puis cliquez sur le bouton

Á ou faites un double clic sur le nom concerné; pour sélectionner plusieurs destinataires à la fois, maintenez la touche Shift enfoncée pour une sélection continue et la touche Ctrl pour une sélection discontinue.

3. Cliquez sur le bouton OK .

Lorsque vous quittez la zone Á, si l'adresse du destinataire est reconnue par Outlook, ce dernier la souligne.

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Si vous souhaitez envoyer une copie du message à une ou plusieurs personnes (ces personnes ne sont les destinataires du message mais vous souhaitez les informer de l'envoi du message), cliquez dans Cc (Copie conforme), puis saisissez, si besoin est, la ou les adresses du ou des destinataires.

Le bouton Cc permet, comme le bouton Á, de sélectionner les adresses à partir d'un carnet d'adresses.



Dans cet exemple vous adressez une copie du message à cette personne.

Si vous souhaitez envoyer ce message à des destinataires cachées (les destinataires de la zone Á et Cc ne sauront pas que les destinataires de la zone Cci ont reçu une copie du message), affichez le champ Cci (Copie carbone invisible). Cliquez dans Cci (Copie conforme), puis saisissez, si besoin est, la ou les adresses du ou des destinataires.

Si le bouton Cci n'est pas apparent, ouvrez la liste associée au bouton Options puis cliquez sur l'option Affichez Cci.

Dans cet exemple il n'y a pas de destinataire en Cci.



Dans la zone Objet, saisissez le sujet de votre courrier.

Utilisez la grande zone de saisie pour renseigner le texte global du message.

Si besoin est, modifiez la mise en forme de ce texte à l'aide des outils mis à votre disposition dans l'onglet Messages.

Pour envoyer le message, cliquez sur le bouton Envoyer. Une fois votre message envoyé, la fenêtre du message disparait



4.2 Créer un message sur un papier à lettres Vous pouvez agrémenter l'arrière-plan de votre message en utilisant un papier à lettre.

Vous pouvez ne pas l'envoyer immédiatement pour différentes raisons. Cliquez sur le bouton Office, pointez l'option Enregistrez sous ensuite il faut désigner l'emplacement ou vous désirez entreposer votre courrier sans oublier de le nommer.

Votre courrier sera également copié dans le dossier Brouillons comme l'indique la capture d'écran ci-contre. Lorsque vous serez prêt à l'envoyer, accédez au dossier Brouillons, faites un double clic sur le message pour l'ouvrir, modifiez-le ou complétez-le si besoin est puis cliquez sur le bouton Envoyer.

Pointez l'option Nouveau message en utilisant du menu Actions puis cliquez sur l'option Davantage de papier à lettres.

Sélectionnez le papier à lettre désiré puis cliquez sur OK .



4.3 Gérer le texte d'un message

4.4 Insérer un fichier Il n'est pas rare d'avoir à joindre un fichier (image, texte, tableau..) à un message.

Le groupe Texte simple permet de mettre en valeur les caractères telles que le gras, l'italique, le souligné…On peut également appliquer une police et modifier sa taille, modifier la couleur du texte. On peut agir sur l'alignement du texte (droit, gauche, justifié), insérer des puces, des numéros, augmenter ou diminuer le retrait de paragraphe.

Lors de la création d'un message, cliquez sur l'option Joindre un fichier du groupe Inclure de l'onglet Message.

Sélectionnez le fichier concerné puis cliquez sur le bouton Insérer.

Le fichier sélectionné s'affiche dans la zone Attaché.



4.5 Insérer un élément Outlook D'autres éléments, tels qu'une fiche Contacts ou une tâche, peuvent être insérés dans un message.

4.6 Renvoyer un message Si votre destinataire tarde à vous répondre ou si vous avez besoin de modifier un message déjà envoyé, vous pouvez le renvoyer.

Envoyez le message en cliquant sur le bouton Envoyer.

Cliquez sur l'option Joindre l'élément du groupe Inclure de l'onglet Message.

Sélectionnez le dossier Outlook dans lequel se trouve l'élément à insérer dans votre message.

Sélectionnez le ou les éléments à insérer. Dans cet exemple j'ai choisi une fiche Contacts. Une fois fait cliquez sur le bouton OK .

L'élément apparaît dans la zone Attaché. Cliquez sur Envoyer pour l'envoyer.

Sélectionnez le dossier Eléments envoyés visible dans le volet Courrier .



� Fermez la fenêtre du message en cliquant sue la petite croix en haut à droite de votre fenêtre.

Ouvrez le message en effectuant un double clic.

Cliquez sur le bouton Autres actions du groupe Actions.

Cliquez sur l'option Renvoyer ce message.

Modifiez si besoin est le message puis renvoyez le en cliquant sur le bouton Envoyer.



4.7 Définir l'importance et la nature d'un message Certains messages nécessitent une réponse urgente. Pour attirer l'attention du destinataire lorsqu'il recevra le message, vous pouvez lui attribuer une importance haute. Dans cet exemple nous avons choisi une priorité Haute et un critère de diffusion Normal. Info plus :

Lors de la création ou de la modification

d'un message, cliquez sur le symbole du groupe Options de l'onglet Message.

Pour indiquer la priorité à donner à votre message, sélectionnez une des options de la liste Importance : Faible, Normale ou Haute.

Pour choisir un critère de diffusion, sélectionnez une des options de la liste correspondante : Normal (le contenu du message est standard). Personnel (le contenu du message est personnel). Privé (le contenu du message est privé). Confidentiel (le contenu du message est confidentiel).

Cliquez sur Fermer, continuez l'élaboration du message puis envoyez-le.

Les messages de haute importance sont précédés de ce symbole.

Lors de la création d'un message, vous pouvez aussi cliquez sur le symbole Importance haute du groupe Options.



4.8 Afficher la liste des messages reçus � A partir du volet de navigation, cliquez si besoin est, sur le bouton Courrier pour afficher le

volet Courrier . � Dans la partie supérieure du volet de navigation, cliquez sur le dossier Boîte de réception.

Les messages reçus récemment apparaissent dans le volet central appelé Boîte de réception. Une enveloppe ouverte indique que le message a déjà été lu. Dans le cas contraire, l'objet du message apparaît en gras et il est précédé d'une enveloppe fermée.

Si le volet de lecture est affiché, le contenu du message sélectionné dans la boite de réception y est visible.



4.9 Modifier l'affichage d'un dossier de messages Par défaut, les messages sont affichés selon leur ordre chronologique d'arrivée. Vous pouvez modifier cet affichage pour afficher les messages par ordre alphabétique des expéditeurs par exemple, pour restreindre l'affichage aux messages non lus… Messages Pour visualiser les messages dans une liste (vous pouvez trier la liste en cliquant sur le titre de la colonne en fonction de laquelle vous souhaitez trier). Dans cet exemple les messages sont triés par ordre d'arrivée du plus récent au plus ancien.

Messages avec aperçu partiel Pour visualiser les messages dans une liste affichant les trois 1ères lignes du texte des messages.

Les 7 derniers jours Pour visualiser les messages reçus au cours des sept derniers jours.

Ce dossier contient des messages non lus Pour visualiser uniquement la liste des messages non lus;

Envoyé à Pour visualiser les messages dans une liste comportant les noms des destinataires du message et non ceux des expéditeurs (pour le dossier Éléments envoyés).

Chronologie du message Pour visualiser les messages sous forme d'icônes disposées dans l'ordre chronologique, selon les dates d'envoi.

Pointez l'option Affichage actuel du menu Affichage. Le menu déroulant à droite propose différentes formes d'affichage.

Vous pouvez afficher les options d'affichage dans le volet de navigation afin d'y accéder plus rapidement. Pour cela, pointez l'option Volet de navigation du menu Affichage puis dans le menu déroulant de droite cliquez sur l'option Volet Affichage actuel.



4.10 Consulter un message reçu Vous pouvez lire un message directement dans le volet de lecture ou bien après l'avoir ouvert.

Vous devez obtenir ceci dans le volet de navigation.

Cliquez sur l'option Boîte de réception.

Cliquez sur le message que vous voulez consulter.



� Si vous double cliquez sur le message, celui-ci s'affiche dans une nouvelle fenêtre qui rappelle

entre-autres le nom de l'expéditeur et celui des différents destinataires.

Le contenu du message apparaît dans la partie inférieure de votre fenêtre.

Vous devez obtenir ceci.

Dés qu'un message a été consulté, il est considéré comme lu, les messages lus sont précédés du symbole de l'enveloppe ouverte.



4.11 Répondre à un message Un des intérêts de la messagerie consiste à pouvoir répondre à l'expéditeur ou à l'ensemble des personnes destinataires : l'information circule donc rapidement et chacun reçoit la même information au même moment. 1ère possibilité : 2ème possibilité :

Double clic sur le message afin de l'ouvrir puis clic sur le bouton Répondre.

Sélectionnez le message sans l'ouvrir puis cliquez sur le bouton Répondre de la barre d'outils Standard.

Saisissez votre réponse dans la zone de saisie puis cliquez sur le bouton Envoyer.



4.12 Transférer un message reçu La fonction Transfert est très utile puisqu'elle va nous permettre de transmettre l'information reçue à des personnes, non destinataire du message mais que vous pensez être concernées par cette information.

Sélectionnez le message sans l'ouvrir puis cliquez sur le bouton Transférer de la barre d'outils Standard.

Vous pouvez également ouvrir le message en double cliquant dessus puis une fois votre message ouvert cliquez sur le bouton Transférer.

Renseignez les adresses et saisissez ci-nécessaire vos propres commentaires. Une fois fait cliquez sur le bouton Envoyer.



4.13 Recevoir un message comportant une pièce jointe Il n'est pas rare que l'envoi d'un message soit accompagné de un ou plusieurs fichiers. Plusieurs solutions s'offrent alors à vous : vous pouvez ouvrir le fichier pour le consulter ou l'enregistrer sur votre disque dur pour le consulter ultérieurement.

4.13.1 Consultez la pièce jointe

Les fichiers contenant une pièce jointe sont représentés par un trombone.

Si vous cliquez sur votre message contenant une pièce jointe, le contenu du message apparaît en bas de votre volet de lecture et la pièce jointe s'affiche à droite de la zone Message.

Cliquez sur la pièce jointe pour afficher l'aperçu.

Cliquez sur le bouton Afficher l'aperçu du fichier .



4.13.2 Enregistrez une pièce jointe

L'aperçu du contenu du fichier apparaît dans le volet de lecture.

Pour revenir au message il suffit de cliquez sur l'icône Message.

Ouvrez votre message contenant la pièce jointe par un double clic. Cliquez sur l'option Autres actions du groupe Actions.

Cliquez sur l'option Enregistrer les pièces jointes.



4.14 Créer une signature Vous pouvez créer une signature afin de personnaliser vos messages.

Nommez votre pièce jointe enregistrez la dans un emplacement prévu pour stocker ce fichier.

Cliquez sur l'option Options du menu Outils.

Cliquez sur l'onglet Format du courrier . Cliquez sur le bouton Signatures de la zone Signatures.



Cliquez sur le bouton Nouveau.

Saisissez le nom à attribuer à la signature puis cliquez sur OK .

Saisissez le texte de la signature. Mettez en forme si besoin est ce texte à l'aide des outils mis à disposition. Une fois fait cliquez sur OK .

Cliquez sur OK .

Si vous créez un nouveau message votre signature s'insérera automatiquement.



4.15 Imprimer un message Pour conserver une trace écrite des messages envoyés ou reçus, vous pouvez, vous pouvez les imprimer. � Sélectionnez le message que vous voulez imprimer. Vous pouvez également double cliquer sur le message à imprimer afin de l'ouvrir. � Cliquez sur le bouton Office ou sur le menu Fichier.

Cliquez sur l'option Imprimer du menu Fichier.

Cliquez sur le bouton OK .



4.16 Choisir comment être prévenu de l'arrivée de nouveaux messages Outlook met à votre disposition plusieurs solutions permettant de vous prévenir d'un nouveau message dans votre boîte de réception. � Cliquez sur l'option Options du menu Outils puis cliquez sur l'onglet Préférences.

Cliquez sur le bouton Options de la messagerie.

Cliquez sur le bouton Options avancées de la messagerie.



Dans la zone Á la réception de nouveaux éléments dans ma boite de réception, cochez ou décochez les options souhaitées en fonction de la façon dont vous souhaitez être prévenu lors de l'arrivée de nouveaux messages; l'option Afficher une alerte Nouveau message sur le bureau permet à l'arrivée d'un nouveau message, de visualiser durant quelques secondes, une petite fenêtre rappelant le nom de l'expéditeur, l'objet et un aperçu rapide du texte.

Pour paramétrer l'alerte Nouveau message, cliquez sur le bouton Paramètres d'alerte sur le bureau.

Faites glisser le curseur pour modifier la durée d'alerte.

Faites glisser le curseur pour modifier la valeur de transparence.

Une fois fait cliquez sur OK .

Cliquez sur OK .



4.17 Définir une règle Vous pouvez paramétrer Outlook afin que certains messages reçus aillent directement dans un dossier que vous aurez au préalable créé. Par exemple les messages provenant de Monsieur Dupont vont directement dans un dossier Dupond.

Cliquez sur OK .

Cliquez sur OK .

Clic droit sur le dossier Boite de réception.

Dans le menu contextuel qui apparaît cliquez sur l'option Nouveau dossier.



Donnez un nom à votre dossier pis cliquez sur OK . Dans cet exemple j'ai saisi mon nom.

Un nouveau dossier s'est inséré sous votre dossier Boite de réception.

Faites un clic droit sur le message de l'expéditeur concerné par cette règle de gestion. (Je veux que tous messages de Christophe Malpart aillent dans le dossier Christophe Malpart).

Dans le menu contextuel qui apparaît cliquez sur l'option Créer une règle.



Cochez le nom de l'expéditeur (Christophe Malpart dans cet exemple).

Cochez l'option Déplacer l'élément vers le dossier puis cliquez sur le bouton Sélectionner un dossier.

Sélectionnez le dossier nouvellement créé. Une fois fait cliquez sur OK .

Cliquez sur OK .

Une boite de dialogue vous informe qu'une règle de gestion a été créée. Cliquez sur OK .



4.18 Gérer le courrier indésirable Les messageries sont de plus en plus saturées par des messages non désirés. Outlook offre une fonction permettant de rejeter certains messages selon un ou plusieurs critères ou selon l'expéditeur du message. Il y a plusieurs méthodes pour filtrer les courriels indésirables mais je vais vous expliquer la plus simple.

Tous les messages dont l'expéditeur est Christophe Malpart seront automatiquement transférés dans le dossier Christophe Malpart

Faites un clic droit sur le message considéré comme message indésirable.

Pointez l'option Courrier indésirable puis dans le menu déroulant de droite cliquez sur l'option Ajouter l'expéditeur à la liste des expéditeurs bloqués.



Une boite de dialogue vous informe que l'expéditeur a été ajouté à une liste d'expéditeurs bloqués. Cliquez sur OK .

Votre courrier a été immédiatement transféré dans le dossier Courrier indésirable.



5 Le calendrier • Le calendrier est un outil qui permet d'organiser et de gérer au mieux votre

emploi du temps. • Trois types d'activités sont gérés : les rendez-vous, les événements, les

réunions. Toutes ces activités sont appelées des éléments. • Pour chacune des activités définies, vous pouvez associer un rappel afin d'être

prévenu avant l'échéance.

5.1 Accéder au calendrier Un calendrier s'affiche et vous pouvez le visualiser par jour, semaine ou mois.

Cliquez sur le bouton Calendrier dans la partie inférieure du volet de navigation.

Utilisez les pointes de flèche pour vous déplacer d'heure en heure.

Utilisez les flèches pour vous déplacer de semaine en semaine.



5.1.1 Afficher par mois Cliquez dans le navigateur de dates sur un des jours du mois que vous souhaitez afficher puis

cliquez sur l'outil de la barre d'outils Standard. Un mois sur deux, la couleur de fond de l'agenda est plus claire.

5.1.2 Afficher par semaine

Utilisez les flèches pour vous déplacer de mois en mois.

Ces boutons permettent d'afficher le niveau de détail : Faible Seuls les événements sont affichés dans l'agenda. Moyen En plus des événements, on visualise les RDV sous forme de barres pleines. Haut On visualise les événements et les RDV. L'heure de début et l'objet sont visibles pour chaque RDV.

Vous pouvez affichez votre semaine de deux façons : Afficher la semaine de travail. Afficher la semaine entière.

Utilisez les flèches pour vous déplacer de semaine en semaine.



5.1.3 Afficher un ou plusieurs jours

5.2 Créer un rendez-vous Le calendrier va vous permettre de gérer vos rendez-vous avec la possibilité de définir un rappel, c'est-à-dire une alarme se déclenchant pour vous rappeler le rendez-vous.

Utilisez les pointes de flèche pour vous déplacer d'heure en heure.

Utilisez les flèches pour vous déplacer de jour en jour.

Cliquez sur l'option Rendez-vous du menu Nouveau.

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1. Saisissez l'objet du RDV. 2. Saisissez le lieu, l'emplacement du RDV. 3. Saisissez la date, l'heure de début et de fin du RDV. 4. Vous pouvez planifier un rappel, une alarme qui vous préviendra de l'imminence du RDV. Dans

cet exemple j'ai choisi 15mn. 5. Saisissez éventuellement, un complément d'information. 6. Enregistrez votre RDV. Info plus : On peut également créer un RDV en faisant simplement un double clic sur une plage horaire du calendrier.

5.3 Créer un évènement Un événement d'une durée minimale de 24 heures est appelé événement dans Outlook. Contrairement au rendez-vous, un événement n'occupe pas de plage horaire. � Sélectionnez le dossier Calendrier.

Votre RDV apparaît dans votre calendrier.

Cliquez sur l'option Nouvel événement d'une journée entière du menu Actions.



� Saisissez un objet dans la zone Objet. � Saisissez Un placement dans la zone Emplacement. � Sélectionnez une date puis saisissez si besoin la description de l'événement dans la zone de

saisie. � Vérifiez que la case Journée entière est bien cochée car dans le cas contraire l'événement se

transforme en RDV. � Cliquez sur le bouton Enregistrer.

L'événement s'est bien inséré dans votre calendrier.



5.4 Programmer une alarme Vous pouvez associer un rappel afin que se déclenche automatiquement une alarme pour vous rappeler un rendez-vous, un événement ou une réunion. � Double-cliquez sur le rendez-vous sur lequel vous souhaitez déclencher une alarme.

5.5 Répéter un élément Il n'est pas rare qu'un rendez-vous ou une réunion ait lieu régulièrement, par exemple tous les lundis de 14h00 à 15h00.

Dans le groupe Options sélectionnez un minutage qui déclenchera l'alarme.

15 minutes signifie qu'une alarme se déclenchera 15 minutes avant le début du RDV soit pour cet exemple à 13h45.

Pour désactiver un rappel, sélectionner l'option Aucun dans la liste.

Cliquez sur l'élément concerné puis cliquez sur le bouton Périodicité du groupe Options.



1. Modifiez, éventuellement, les heures de Début et/ou de Fin. 2. Par les différentes options du cadre périodicité, indiquez la fréquence de la répétition de

l'élément. 3. Si besoin est, spécifiez la date de Début de l'élément périodique. 4. Renseigner ensuite la durée pendant laquelle l'élément doit être répété :

Pas de date de fin L'élément périodique est répété indéfiniment. Fin après n occurrences Met fin à un élément périodique après le nombre d'occurrences spécifiées. Fin le Met fin à un élément périodique à la date saisie ou sélectionnée dans la liste.

5. Cliquez sur le bouton OK .

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Cliquez sur le bouton Enregistrer et Fermer.



5.6 Supprimer une répétition d'éléments Il est possible d'annuler une répétition. � Faites un double clic sur l'élément répétitif.

Assurez vous que l'option Ouvrir cette occurrence est active puis cliquez sur le bouton OK .

Cliquez sur le bouton Modifier la série.

Cliquez sur le bouton Périodicité.

Cliquez sur le bouton Supprimer la périodicité.

Cliquez sur le bouton Enregistrer et Fermer.



5.7 Imprimer le calendrier � Activer le dossier Calendrier. � Cliquez sur l'option Imprimer du menu Fichier. 1. Sélectionnez le style d'impression souhaité :

• Journalier Imprime un jour par page avec tâches et notes. • Semainier Imprime une semaine par page sans tâches ni notes. • Mensuel Imprime un mois par page sans tâches, ni notes. • Dépliant en trois parties Imprime un jour, une semaine et la liste des tâches

imprimés sur une même page dans trois sections distinctes pour facilités le pliage en trois parties égales.

• Style calendrier détaillé Imprime les éléments du Calendrier sous forme de liste. 2. Précisez la période à imprimer sachant que le style d'impression sélectionné détermine toujours

le nombre de jours à imprimer sur une page (par exemple, pour un style d'impression Mensuel, si vous choisissez le 01/01/2010 comme date de début et le 01/03/2010 comme date de fin, vous imprimez le mois de janvier, de février et également le mois de mars puisque le 1er mars fait partie de la période spécifiée.

3. Pour imprimer uniquement les pages Paires et/ou Impaires, sélectionnez l'option correspondante dans cette liste.

4. Saisissez le nombre d'exemplaires à imprimer. Cochez alors l'option Copies assemblées pour que l'impression se fasse exemplaire par exemplaire et non page par page.

5. Lancez l'impression en cliquant sur le bouton OK ou lancez un aperçu en cliquant sur le bouton correspondant.

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5.8 Créer une réunion Le calendrier permet aussi de définir des réunions, cet élément est spécifique car il fait appel à plusieurs personnes ainsi qu'à des éventuelles ressources (la salle où aura lieu la réunion, par exemple). � Affichez le dossier Calendrier.

Sélectionnez éventuellement, le jour, l'heure de début de la réunion ou la plage horaire correspondante. Dans cet exemple j'ai choisi le mardi 06 juillet à 10h00.



Cliquez sur l'option Organiser une réunion du menu Actions.

Cliquez sur l'option Ajouter d'autres personnes.

Cliquez sur l'option Á partir du carnet d'adresses.

Sélectionnez les participants puis cliquez sur le bouton Obligatoire (pour cet exemple). Une fois fait cliquez sur OK .



Sur l'exemple ci-dessus, la présence de tous les participants est obligatoire.

Vous pouvez également visualiser la plage horaire concernée par cette réunion.

L'icône qui représente une case cochée signifie que le participant recevra un message l'informant de la réunion. Si vous voulez éviter d'envoyer une demande à un des participants il suffit, décochez la case à cocher.

Cliquez sur le bouton Définir une réunion.

Saisissez un objet un lieu de RDV ainsi que les caractéristiques de la réunion. Une fois fait cliquez sur Envoyer.



5.9 Répondre à l'invitation d'une réunion Lorsque chaque participant reçoit le message l'informant de la réunion, il peut l'accepter, la refuser ou proposer un nouvel horaire. � Sélectionnez le dossier Boite de réception. � Faites un double clic sur le message correspondant à la demande de réunion. � Répondez à la demande de réunion en cliquant sue le bouton Accepter si vous acceptez

l'invitation, sur le bouton Provisoire si vous accepter provisoirement (vous devez confirmer ultérieurement) ou sur le bouton Refuser si vous refuser l'invitation.

� Vous pouvez également proposer un nouvel horaire.

6 Les autres dossiers Les autres dossiers vont vous permettre de gérer les coordonnées de vos contacts, de définir des tâches à réaliser et de remplir des notes semblables à des Post It que vous pouvez "coller" sur l'écran Outlook.

6.1 Le dossier contacts Le dossier Contacts permet de stocker tous types d'informations concernant vos correspondants (nom, adresse, numéros de téléphone…).

6.1.1 Accéder au dossier Contacts � Cliquez sur le bouton Contacts visible dans la partie inférieure du volet de navigation.



6.1.2 Créer un contact � Pointez l'option Nouveau du menu Fichier puis cliquez dans le menu déroulant de droite sur

l'option Contact.

Vous pouvez présenter de différentes façons l'affichage du contenu du dossier Contacts en activant une des options proposées dans la zone Affichage en cours du volet de navigation.

Une fiche Contact s'affiche. Saisissez les coordonnées de votre contact. Une fois fait cliquez sur Enregistrer et Fermer.



6.1.3 Ajouter un expéditeur de courriel dans vos contacts � Faites un double clic sur l'expéditeur du courriel que vous souhaitez ajouter dans vos contacts.

Faites un clic droit sur l'adresse courriel de l'expéditeur du message qui s'est ouvert.

Clic gauche sur l'option Ajouter aux contacts Outlook.

Une nouvelle fiche contact apparaît. Cliquez sur le bouton Enregistrer et Fermer.



6.1.4 Créer une liste de distribution Vous pouvez regrouper plusieurs contacts dans une liste de distribution: lorsque vous envoyez un message à une telle liste, vous l'adressez du même coup à tous les contacts enregistrés dans cette liste.

Cliquer sur l'option Liste de distribution du bouton Nouveau.

Nommez votre liste de diffusion (dans cet exemple je l'ai nommé Clients).

Cliquez sur l'option Sélectionner les membres.



6.1.5 Envoyer un courriel à partir d'une liste de distribution

Cliquer sur l'option Message du bouton Nouveau.

Faites un double clic sur les noms des personnes à insérer dans la liste.

Les noms doivent figurer dans cette zone.

Cliquez sur OK .

Les noms de votre liste apparaissent il ne vous reste plus qu'à cliquer sur Enregistrer et Fermer.

Cliquer sur le bouton Á…



6.2 Qu'est ce qu'une tâche ? Une tâche est une charge ou une obligation professionnelle ou personnelle. Créer une tâche vous permet de définir un rappel pur cette tâche afin de ne pas oublier et vous permet de suivre l'avancement de la tâche si celle-ci s'étale dans le temps.

6.2.1 Créer une tâche

Double cliquez sur le nom de votre liste.

Le nom de votre liste doit apparaitre à cet endroit ci. Cliquez sur OK .

Le nom de votre liste apparaît dans la zone destinée à l'adresse du destinataire. Il ne vous reste plus qu'à procéder de façon habituelle pour saisir un courriel. Quand vous l'enverrez celui-ci sera adressé à tous les membres de la liste.

Cliquer sur l'option Tâche du bouton Nouveau.



1. Saisissez un objet pour votre tâche. 2. Définissez un début et éventuellement une échéance. 3. Saisissez les informations liées à cette tâche. 4. Validez votre tâche en cliquant sur le bouton Enregistrer et Fermer.

1

2

3

4

Votre tâche apparaît dans votre calendrier à l'heure et au jour prévu.



6.3 Qu'est ce qu'une note ? Les notes sont l'équivalent électronique du Post-it, petite feuille jaune autocollante sur laquelle on note les infos à ne pas oublier et que l'on colle sur le bureau, l'écran.

6.3.1 Créer une note

Cliquer sur l'option Notes du bouton Nouveau.

Saisissez le texte concernant cette note puis fermer cette fenêtre en cliquant sur la petite croix en haut à droite.

Si vous cliquez sur le dossier Notes votre note apparaît dans la zone centrale. Si vous faites un double clic sur celle-ci vous pourrez la modifier.

Pour supprimer une note, clic droit dessus puis cliquez sur l'option Supprimer dans le menu contextuel.

Documents

Christophe Malpart - Formation bureautiqueformation-bureautique.org › outlook_2007.pdf · 3.3 Affichage de la liste des dossiers 3.4 Affichage du volet de navigation Cliquez sur