École Polytechnique Fédérale de Lausanne · 4 avril 2016 Sommaire . Table des abréviations 3 1 Résumé exécutif 4. 1.1 Chronologie des événements liés aux investissements

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École Polytechnique Fédérale de

Lausanne

Rapport final BATME

le 4.04.2016

Ce rapport contient 67 pages

DEUXIÈME RAPPORT DU 4 AVRIL 2016Remarque préliminaire: A des fins de protection de la personnalité, le Conseil des EPF et l’EPFL ont d’un commun accord caviardé les noms et fonctions des collaborateurs ainsi que des tiers dans les quatre rapports. Toutefois, les membres concernés de la direction de l’EPFL demandent expressément que leur nom/fonction dans ces quatre rapports ne soit pas caviardés.

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Sommaire

Table des abréviations 3 1 Résumé exécutif 4

1.1 Chronologie des événements liés aux investissements sur le bâtiment ME 4

1.2 Organisation de la VPPL de 2010 à 2015 5 1.3 Procédures comptables du DII 6 1.4 Reportings internes et externes (au Conseil des EPF) 7 1.5 Cas du bâtiment BI 8 1.6 Conclusions générales 9 1.7 Recommandations 10

1.7.1 Création d’une fonction « finance » indépendante 10 1.7.2 Renforcer la communication au sein de la VPRI 12

2 Etendue du mandat 14 2.1 Arrière-plan du mandat 14 2.2 Etendue de nos travaux 15

3 Méthodologie 17 3.1 Chronologie 18 3.2 Revue des documents 18

3.2.1 Documents remis par l’EPFL 18 3.2.2 Documents remis par le Conseil des EPF 20 3.2.3 Extrait des différentes communications électroniques 20

3.3 Interviews 21

4 Analyse 22 4.1 Bâtiment ME – Chronologie des événements 22 4.2 Organisation de la VPPL (VPRI) 2010 à 2015 23

4.2.1 Organisation entre novembre 2010 – juin 2013 23 4.2.2 Dès juin 2013 24

4.3 Risk Management 26 4.4 Procédures comptables du DII 27

4.4.1 Procédure d’octroi d’un crédit de construction 27 4.4.2 Processus de contrôle interne lié à l’exécution d’un contrat

de construction (dépassement du crédit construction) 28 4.4.3 Processus de comptabilisation des dépenses de

construction 28 4.4.4 Détermination des Codes de Frais de Construction (CFC) 29 4.4.5 Système de Comptabilité immobilière du DII 31

4.5 Reportings internes et externes (au Conseil des EPF) 33 4.5.1 Reporting Interne 33 4.5.2 Reporting externe 37

1


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5 Autres projets de constructions – le bâtiment BI 42 5.1 Le bâtiment BI 42 5.2 Analyse 42

5.2.1 Affectation comptable de l’EPFL 42 5.2.2 Reporting de l’EPFL au Conseil des EPF 43

5.3 Conclusions sur le bâtiment BI 45

6 Conclusions Générales 46 7 Réponses aux points soulevés par l’ouverture de l’enquête

administrative 48 8 Recommandations 55

8.1 Création d’une fonction „finance“ distincte 55 8.1.1 Situation actuelle 55 8.1.2 « Change Management » 58

8.2 Améliorer la communication au sein de la VPRI 61

9 Restrictions 62 10 Annexes 64

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Table des abréviations AA Crédit de construction octroyé par la Confédération

BBL Fonds (crédit) de la Confédération

BI Bâtiment BI

CEPF Conseil des Ecoles Polytechniques Fédérales

CFC Code des Frais de Construction

CNP Center for Neuroprosthetics

COPIL Comité de pilotage

DII Domaine Immobilier et Infrastructure

EPFL Ecole Polytechnique Fédérale de Lausanne

ME Bâtiment des halles de mécaniques

PV Procès-Verbal

VP Vice-Présidence

VPAA Vice-Présidence pour les Affaires Académiques

VPPL Vice-Présidence Planification et Logistique

VPRI Vice-Présidence Ressources et Infrastructures

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- Les études complémentaires, y compris retards sur études (CHF 2.1 Mo)

- Les modifications techniques liées à la problématique de la façade et au

rafraîchissement (CHF 1.2 Mo)

- Les autre avenants pour un montant de CHF 510'713.

Les évolutions du programme des locaux du bâtiment ME ont été la cause la plus importante de

ces plus-values, notamment lors du changement d’affectation, décidé en juillet 2013.

Selon M. Aebischer, ces plus-values sont à mettre en parallèle avec les économies réalisées du

fait du changement d’affectation du bâtiment ME1.

L’analyse ci-après tente d’apporter des éléments de réponses sur la raison de cette absence

d’information au Conseil des EPF. Il est à noter que la légitimité du dépassement de budget

pour le bâtiment ME n’est pas remise en cause, comme l’a démontré l’audit effectué en avril

2015 par l’entreprise

1.2 Organisation de la VPPL de 2010 à 2015

En janvier 2012, la structure de la VPPL a connu une réorganisation suite au rapport d’audit du

1er mars 2010 par le Contrôle Fédéral des Finances, qui recommandait que l’organisation de la

VPPL soit adaptée au volume financier des constructions de l’EPFL, et mettait en avant les

« risques liés à la concentration des compétences sur le Vice-Président de la VPPL ».

Un « Secrétaire général adjoint pour la planification et la logistique » a donc été mis en place.

Mais dans les faits, le département des constructions est resté l’apanage presque exclusif du

Vice-Président, principalement en raison de son intérêt personnel pour ce domaine.

En juin 2013, le départ à la retraite du Vice-Président a vu l’arrivée d’un nouveau Vice-

1 « Dans ce bâtiment ME, on avait décidé de mettre à l’origine le centre de neuro prothèses. Ensuite, on

devait construire deux bâtiments supplémentaires : l’un pour le HBP – BBP, et l’autre pour le « Teaching

lab engineering et moléculaire», d’une importance stratégique fondamentale pour l’EPFL. En tout, on

parle d’environ CHF 140 Mo pour ces nouvelles constructions. Or, l’opportunité s’est présentée de

déplacer le HBP BBP à Genève, dans les anciens bureaux de Merck-Serono et de créer le Campus

Biotech Geneva. Le coût de location de ce campus est divisé pour moitié entre le canton de Genève, et la

Confédération, sur les trente prochaines années. Et donc, en basculant le HBP BBP et le Centre de

neuroprothèses à Genève, on arrive à mettre un Teaching lab engineering et moléculaire dans le

bâtiment ME, pour lequel un bâtiment avait été prévu. Si on prend le coût total de construction des deux

nouveaux bâtiments prévus, moins les dépassements du bâtiment ME, on arrive quand même à une

économie globale de plus de CHF 100 Mo »

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Président à la tête de la fonction rebaptisée peu après « VPRI ».

1.3 Procédures comptables du DII De l’analyse des procédures comptables et des interviews auprès des collaborateurs du DII, il

ressort les constatations suivantes :

- Il y a une séparation très nette entre les rôles des chefs de projet et ceux de la VPPL.

Les questions procédurales liées entre autres à l’obtention d’un crédit d’engagement,

un dépassement éventuel, et/ou les reportings au Conseil des EPF ne sont pas connus

des chefs de projets.

- Les contrôles en place – notamment l’affectation des Codes de Frais de Constructions

(CFC) aux différents types de travaux de construction, permettant de répartir les

dépenses dans les différents crédits (Confédération ou EPFL) - n’ont pas été respectées

dans le cas de la construction du bâtiment ME.

- Deux systèmes comptables coexistent (le programme « Argus », comprenant les

informations dédiées uniquement aux bâtiments appartenant à la Confédération, et

SAP, comprenant les écritures liées aux comptes de l’EPFL et les écritures liées aux

crédits de la Confédération) mais leurs logiciels ne communiquent pas, ce qui impose

une double saisie de toutes les données comptables. Dans le cas du bâtiment ME, ce

système dual a abouti à une gestion peu transparente et parfois contraire aux

procédures de reporting imposées par la Directive fédérale prévue à cet effet2. À cela

s’ajoutent les systèmes propres de suivi de chantier, que chaque chef de projet

développe individuellement – en général sur des tableaux Excel – et qui font l’objet

d’une réconciliation manuelle en cours d’exécution de chantier, augmentant le risque

d’erreur de retranscription.

Avec les systèmes actuels, il n’est donc pas possible d’extraire automatiquement une

information complète, par projet de construction, qui présente tous les crédits/fonds ouverts sur

un bâtiment et l’évolution des paiements, par fonds ouvert du modèle de celui ci-dessous.

Chaque information consolidée de ce type nécessite des réconciliations manuelles à partir de

différents logiciels.

BATIMENT ME - EVOLUTION DES PAIEMENTS

Numéro de crédit lié au bâtiment 3419.0038:AA 3419.1038.AA 10-0140 11-0144

Libellé Crédit investissement Crédit de relance CFC 3 et 9 CFC 3 et 9

2 Directive sur la gestion de l’immobilier dans le Domaine des écoles polytechniques fédérales du 1er

janvier 2013

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Date ouverture Montants en CHF (par fonds) Cumul en CHF mai.11 0 0 0 0

juin.11 0 0 0 0 juil.11 0 0 0 0 Etc...

1.4 Reportings internes et externes (au Conseil des EPF) Selon le Manuel Immobilier (Annexe E.1), les reportings peuvent se diviser en deux groupes :

1) interne et 2) auprès du Conseil des EPF (reporting que nous appellerons « Externe »)

Dans le cas des reportings internes, l’analyse des documents (mémos, PV de séances, PV de

Comité de Pilotage) révèle que :

- Une première information sur l’éventuel surcoût du bâtiment ME a été transmise le

lundi 27 août 2012 par du bâtiment ME au du VPPL et

du DII ; elle alertait le VPPL que des dépassements de crédit seraient à prendre en

compte.

- Par la suite, 3 PV de séances de direction et « séances de direction EPFL » entre 2012

et 2014 font référence au bâtiment ME, mais pas à un dépassement du crédit de

construction.

- Ce n’est que le 27 octobre 2014 que la situation du surcout du bâtiment ME est

discutée au niveau de la Présidence de l’EPFL. Le document « Budget 2015 » slide 41,

présenté en Séance de Direction, chiffre de manière « estimative »3 le coût total du

bâtiment ME à CHF 85 Mo + CHF 4 Mo (extension/transformation), soit CHF 89 Mo.

De ce montant, CHF 71.5 Mo sont consacrés au CFC 2 (BBL) au lieu des CHF 55Mo

prévus par le crédit d’engagement initial. Selon la VPRI, il faudra plusieurs semaines

ensuite et à l’entreprise générale pour réconcilier toutes les données

et obtenir un chiffrage précis du coût de construction prévu pour le bâtiment ME.

En ce qui concerne le reporting externe au Conseil des EPF :

• Les reportings annuels de l’EPFL, au Conseil des EPF (établis par l’unité « Finance &

Controlling » du DII) présentent les chiffres suivants pour le bâtiment ME :

CHF \ Année 2010 2011 2012 2013 2014

Dépenses - 6'655’876 14'669’122 35'193’565 53'650’290

Engagements 49'332’888 49'332’888 49'332’888 51'300’717 53'650’291

3 Selon

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- Ils n’indiquent donc pas de dépassement du crédit d’engagement.

- Selon la procédure finance (Annexe E.7), ainsi que le Manuel Immobilier EPFL 2011,

l’unité « Finance et Controlling » est en charge de l’élaboration du « reporting

mensuel » et « bouclement annuel » pour le CEPF. La responsabilité décisionnelle du

reporting au Conseil des EPF appartient au du Domaine Immobilier et

Infrastructures et la VPPL.

- Après consolidation des données précises sur le coût total du bâtiment ME fin février

2015, la VPRI a informé le CEPF le 12 mars 2015 d’un dépassement du crédit

d’engagement du bâtiment ME de CHF 16.9 Mo

- Dans les faits, à la question « qui a la responsabilité ultime de vérification de ces

rapports et leur transmission au Conseil des EPF ? », nous n’avons pas obtenu de

consensus auprès des personnes interviewées.

1.5 Cas du bâtiment BI

Un crédit de construction initial de 12 Mo a été affecté au fonds BBL 3419.0034 en 2009 pour

le bâtiment BI. CHF 9 Mo ont ensuite été accordés par la Confédération le 31 août 2011 (Crédit

de relance), en augmentation de ce crédit de CHF 12 Mo.

Selon les interviews avec les collaborateurs de l’EPFL, l’affectation de ces CHF 9 Mo a été

effectuée par l’EPFL comme suit :

Montant engagés (situation au 19.11.2012)

Fonds 3419.1034.AA (BI) CHF 3,529,292 Fonds 3419.1038.AA (ME) CHF 2,470,708 Fonds 10-0140 (ME CFC 3&9) CHF 3,000,000 Total CHF 9,000,000

- Si l’attribution d’un Crédit de relance de 9 Mo pour les constructions de l’EPFL n’est

pas contestée en soi, l’information concernant l’imputation de ce montant aux différents

bâtiments (BI, ME) semble confuse compte tenu des informations divergentes dans le

temps, obtenues de la part des collaborateurs de l’EPFL et du Conseil des EPF.

- Cette confusion est reflétée dans les reportings envoyés au CEPF, parfois

contradictoires et peu clairs.

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1.6 Conclusions générales Selon les procédures de l’EPFL, la responsabilité de présenter (responsabilité d’exécution) et

l’élaboration du « reporting mensuel » et du « bouclement annuel» des budgets construction

auprès du Conseil des EPF revient à l’unité « Finance & Controlling » du DII. La responsabilité

décisionnelle liée au transfert des informations au CEPF est de la responsabilité de la VPPL et

de la direction de la DII. De ce fait, il nous paraît plausible d’affirmer que la responsabilité

quant à l’envoi de données fiables et correctes au CEPF revient à la VPPL et la direction de la

DII.

Malgré la présence de directives claires et complètes en matière de gestion immobilière par le

DII, l’absence d’information correcte sur l’état de financement du bâtiment ME au Conseil des

EPF a été rendue possible par plusieurs facteurs :

- Jusqu’en juin 2013 : malgré le fait que la VPPL avait été informée dès août 2012 des

risques de dépassement du crédit d’engagement du bâtiment ME par ,

et les nombreuses discussions qui ont suivi entre la VPPL et la direction de la DII, la

VPPL a volontairement décidé de ne pas informer le Conseil des EPF et tenter de

maîtriser les dépassements de budget « à l’interne ». Entre autres, la VPPL anticipait

que – au vu des changements de programme du bâtiment ME – le budget initial pouvait

éventuellement être maintenu

- Une culture au sein de la VPPL qui percevait les directives administratives – et

notamment en matière de reporting - comme « lourdes » et à contrecourant de

l’évolution rapide des besoins de l’école et de sa compétitivité sur la scène académique

internationale

- Dès juin 2013 : le départ à la retraite de l’ancien Vice Président et l’arrivée du nouveau

Vice Président, qui a coïncidé avec de lourds problèmes structurels sur le bâtiment BI

et nécessité – selon lui - son implication à plein temps dans cette problématique

pendant plusieurs mois.

- Deux systèmes comptables distincts, sans « passerelle » communicante, qui ne

prévoient pas une consolidation de l’information et un reporting uniforme, ce qui, de

manière générale, augmente la complexité de ce dernier et favorisé – dans le cas du

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bâtiment ME – le report des frais de constructions (CFC 2) sur des fonds EPFL, fonds

prévus originairement pour des frais d’installation du bâtiment (CFC 3 et 9), et non de

construction. Ce système de « vases communicants » a permis de ne jamais reporter des

dépassements de frais de construction en tant que tels.

Ce système a donc permis la présentation – le 27 octobre 2014 – d’une situation

budgétaire du bâtiment ME jugée à l’époque d’« imprécise », et nécessitant ensuite

plusieurs semaines de travail de la part de l’entreprise générale et

pour obtenir la réconciliation exacte des données.

- L’absence d’un/une responsable financier (type CFO), indépendant de la fonction

planification et logistique, ayant la responsabilité globale – entre autres – de la gestion

des risques financiers, de la planification et du reporting auprès du Conseil des EPF et

des partenaires privés ou publics de l’EPFL. Dans ce cas présent, au vu de l’estimation

du dépassement de budget construction du bâtiment ME constaté en octobre 2014 (env.

CHF 16 Mo), et malgré la volonté initiale de la Direction de l’EPFL d’absorber ledit

dépassement par le budget de l’EPFL- une information aurait dû être effectuée à ce

moment-là au CEPF conformément au Manuel Immobilier de l’EPFL et à la Directive

sur la gestion de l’immobilier dans le Domaine des Ecoles Polytechniques Fédérales.

1.7 Recommandations 1.7.1 Création d’une fonction « finance » indépendante

A l’heure actuelle, il n’existe pas de fonction « finance » distincte, mais intégrée – sous forme

de différents départements – au sein de la Vice-Présidence Ressources et Infrastructure (VPRI)

et des unités/facultés de l’EPFL.

La réunion des départements administratifs, RH et finance sous une seule direction se justifie

opérationnellement dans des petites/moyennes structures de par sa simplicité et sa flexibilité.

Mais ce modèle ne nous semble plus adapté – en terme d’efficience – à la complexité actuelle

des opérations de l’EPFL, sa gestion de plus de 360 unités/facultés (comparées à des « micro

entreprises » par le Président de l’EPFL), sa présence sur la scène internationale, la taille du

budget annuel sous gestion (près de CHF 900 Mo) et l’augmentation des partenariats privés (et

les reportings qui s’ensuivent). A noter également l’ampleur des tâches dévolues actuellement à

la VPRI, sous la seule direction de son Vice-Président. 10


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Ce changement doit permettre à la fonction Finance nouvellement créée de remplir – entre

autres – les rôles suivants :

- Développement d’une stratégie financière, sur la base du plan stratégique de l’EPFL,

qui incorpore non seulement les éléments de planification, budgétisation et systèmes

comptables, mais également la diversification des sources de financement et de revenus.

Ce type de stratégie, qui démontre intrinsèquement la durabilité et l’autonomie

financière de l’EPFL, est généralement un élément d’information clé pour les

partenaires et donateurs externes ;

- Conseil à la direction de l’EPFL, dans le but d’aider celle-ci à relier concrètement les

aspects opérationnels et les obligations financières de l’institution ;

- Conseil à la direction (aide à la décision) pour les projets d’investissement importants,

en mettant en perspective les équilibres financiers de l’institution ;

- Analyse des risques et élaboration de stratégies visant à leur atténuation dans le cas de

projets ayant des conséquences financières importantes ;

- Influence sur les choix stratégiques en ligne avec les projections financières à l’aide de

planification financière à moyen et long terme ;

- Recherche de financements externes (ce rôle est actuellement principalement pris en

charge par la Direction de l’EPFL) ;

- Responsabilité ultime de toutes les questions liées à la gouvernance financière, y

compris les reportings aux institutions publiques et partenaires privés.

1.7.2 Renforcer la communication au sein de la VPRI

Au cours des interviews, la plupart des collaborateurs ont déploré le manque de communication

entre les différents niveaux hiérarchiques de la VPRI et regretté parfois l’absence de réunions au

sein des départements de la VPRI, ainsi qu’au sein du management de la VPRI dans son

ensemble. – tout en étant reconnu pour sa rigueur- apparaît également

comme « inaccessible ».

Ce manque de communication- tel que perçu pas les collaborateurs- permet des fonctionnements

en vase clos, et une dilution des responsabilités au détriment du dernier échelon de la hiérarchie.

D’autre part, la succession des audits ( , ainsi que celui-ci) liés à la

problématique du bâtiment ME procure un grand sentiment d’insécurité au sein des équipes que

nous avons rencontrées.

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Nous recommandons – à titre d’exemple – d’entreprendre les actions de communication

suivantes :

- Emettre une communication à l’attention de tous les collaborateurs du département

concerné par les audits de bâtiment ME, résumant les points principaux de ces audits et

les actions correctrices entreprises. Cette communication, qui devra idéalement être

faite « de vis-à-vis » devra aussi ouvrir un espace pour les questions-réponses et

marquer le début d’un dialogue entre la direction de la VPRI et les autres

collaborateurs.

- Dans la mesure du possible, promouvoir activement et ouvertement une culture de

« porte ouverte », à tous les niveaux hiérarchiques. Encourager les collaborateurs à

s’adresser directement à leur hiérarchie, même au niveau de la Vice-Présidence.

- Planifier des réunions régulières non seulement avec les « direct reports » mais

également au sein des départements et encourager les responsables de département

d’opérer de la sorte.

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2 Etendue du mandat

2.1 Arrière-plan du mandat Le projet de transformation des halles de mécaniques de l’EPFL (ME) a fait l’objet d’un crédit

d’investissement de CHF 55 Mo, voté par le Parlement fédéral le 29 mai 2009.

Suite à un appel d’offres, un contrat forfaitaire d’entreprise totale a été signé en 2011 avec la

société AG pour un montant d’environ CHF 51.7 Mo. Le chantier a débuté en

septembre 2012, et la fin des travaux était prévue pour l’été 2015.

À partir de la signature du contrat, 17 avenants au contrat d’entreprise totale ont été signés pour

un montant total de CHF 25'705'425. Il apparaît, selon le rapport d’audit du 29 avril

2015 (mandaté par le Conseil des EPF), que l’augmentation des coûts est imputable en priorité à

des modifications du programme des locaux. « Il faut avoir à l’esprit que le bâtiment ME devait

accueillir des locaux de deux facultés, soit la Faculté des Science de la vie et la Faculté des

Sciences techniques de l’ingénieur. Cette combinaison de deux facultés (…) a rendu la tâche

d’élaboration du cahier des charges (programme des locaux) plus ardue que dans d’autres

bâtiments » (Annexe B.1).

La légitimité de ces dépassements de coût n’est pas remise en cause, ni le montant de ces coûts,

comme l’a démontré l’audit effectué par l’entreprise

Ceci étant, il semble que les règles applicables en matière de reporting immobilier de l’EPFL

envers le Conseil des EPF n’ont pas été respectées dans ce projet. En effet, selon les directives

pour la gestion immobilière du Délégué du Conseil des EPF, un dépassement du crédit de

construction au-dessus de CHF 10 Mo doit – avant son engagement – être proposé par le

Conseil des EPF auprès du Parlement fédéral, pour approbation. Ce dépassement de crédit pour

le bâtiment ME a été signalé par l’EPFL en mars 2015 par le Vice-Président pour les ressources

et infrastructures au Conseil des EPF ; or, le rapport d’audit souligne que la signature

du 18ème avenant en mai 2013 prévoyait déjà un dépassement de l’ordre de CHF 8 Mo.

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2.2 Etendue de nos travaux L’étendue de nos travaux se réfère à l’ordonnance d’ouverture d’une enquête administrative du

4 juin 2015 (Annexe A.2) :

« L’enquête administrative a pour but de déterminer quelle organisation est en place au sein de

la VPRI/direction et du DII en matière immobilière et de dire si cette organisation relève d’une

bonne gouvernance (…)

Les enquêteurs devront en particulier déterminer :

1 Comment expliquer la différence entre le coût réel et les chiffres présentés dans le reporting

2 Quels mécanismes comptables ou de gestion de projet ont été mis en œuvre pour présenter le résultat indiqué dans le reporting ?

3 Raison de la divergence entre les chiffres présentés et le coût réel : mauvaise compréhension ou manque de clarté des règles applicables ? Négligence ou erreurs dans le cadre du travail ? Ordres non discutables reçus ? Contraintes ? Volonté de cacher la situation ? Si oui, à quel niveau hiérarchique ?

4 Si le dépassement effectif du crédit d'engagement était constatable en mai 2013, pourquoi les différents niveaux hiérarchiques de l'EPFL n'ont pas été informés du dépassement à ce moment-là ?

5 Pour quelles raison cette information n'a pas été transmise au SEPF par les personnes compétentes ?

6 Quel est le processus qui a mené à l'approbation et à la signature des commandes à l'entrepreneur total qui ont induit le dépassement du crédit d'engagement en avril/mai 2013

7 Récolter dans les procès-verbaux de la direction de l'EPFL tous les points de décision ou d'information en lien avec le bâtiment ME

8 Qui a validé le reporting de l'EPFL au CEPF en matière du coût du bâtiment ME ? Existe-t-il un système de contrôle interne autour de cette validation ? A-t-il été suivi ? Cette validation est-elle documentée ?

9 Au changement de la Vice-Présidence planification et logistique, le 1er août 2013, le nouveau président a-t-il été informé de ce dépassement et si oui, a-t-il pris les actions appropriées et si non, pourquoi ?

10 Dans la négative, cette absence d'information était-elle due à un manque de visibilité dans la gestion du projet, ou à une omission ou à une volonté de cacher la situation réelle aux échelons supérieurs ?

11 A quel moment le nouveau Vice-Président planification et logistique, pouvait-il, au plus tôt, prendre conscience des dépassements de crédits dans le cadre du projet ME ? Lorsqu'il a été au courant des dépassements, a-t-il pris les bonnes mesures ?

12 Quel pouvait-être et quel était le niveau de connaissance de la situation financière du projet ME, au moment du dépassement du crédit d'engagement, et

au domaine de l'immobilier et des infrastructures ?

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13 A quel moment et du domaine de l'immobilier et des infrastructures ont-ils eu connaissance de la situation financière du projet ME ? Ont-ils communiqué à ce moment la situation à leur VP ou au président de l’EPFL ?

14 Etablir l'organigramme global des personnes responsables de la transmission des chiffres et de leur comptabilisation dans le cadre du bâtiment ME

15 Existe-t-il un processus pour ces transactions (transmission et comptabilisation) et a-t-il été suivi ? Existe-t-il un système de contrôle interne autour de ce processus ? A-t-il été suivi?

16 Quel est le système de contrôle interne autour de la gestion du coût d’un projet de construction et ce processus a-t-il été suivi ? Existe-t-il un système de contrôle interne autour de ce processus ? A-t-il été suivi?

17 Le risque de dépassement a-t-il été identifié dans le cadre de la procédure de gestion des risques de l’EPFL ?

18 Est-ce que les constatations de l'audit d'avril 2015 et de cette enquête administrative pourraient laisser penser que d'autres projets de construction ont été ou seraient également affectés ? »

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3 Méthodologie

Les dépassements de crédit du bâtiment ME ont été audités en 2015 par la société

Conformément à notre mandat, nous ne sommes donc pas revenus sur cet aspect technique du

dossier, mais nous nous sommes concentrés sur les éléments d’organisation, contrôles, culture,

communication et reporting, qui ont accompagné ce projet de construction.

Nous avons procédé en trois temps :

- Analyse de l’historique du bâtiment ME, en matière d’investissements et de reporting

interne à l’EPFL et au Conseil des EPF ;

- Analyse des organigrammes de la VPPL/VPRI, rapports d’audit , reportings effectués à

l’interne et à l’externe, ainsi que des directives internes de l’EPFL et du Conseil des

EPF se rapportant à l’organisation du DII, aux processus comptables et à l’obligation de

reporting ;

- Interviews de collaborateurs de l’EPFL pour confirmer ou infirmer l’implémentation de

ces directives, et obtenir une meilleure compréhension de la culture régnant au sein du

DII (et indirectement de la VPPL) entre 2010 et 2015.

Pour répondre à la dernière question de l’EPFL sur la requête d’enquête administrative « Est-ce

que les constatations de l'audit d'avril 2015 et de cette enquête administrative pourraient laisser

penser que d'autres projets de construction ont été ou seraient également affectés », nous avons

analysé – sur la base de documents qui nous ont été remis et discussions avec des collaborateurs

de l’EPFL - la situation du bâtiment BI, celui-ci étant dans une configuration similaire –

financièrement parlant – au bâtiment ME. Cette analyse n’est en aucun cas exhaustive et ne

constitue pas un audit en soi, son objectif étant avant tout de fournir un premier élément de

réponse à la question posée.

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3.1 Chronologie La chronologie suivante a été adoptée :

- Revue et analyse des documents remis à par l’EPFL ;

- Analyse des deux rapports d’audit de ;

- Interviews de 16 collaborateurs de l’EPFL entre le 30.06.2015 et le 20.07.2015 ainsi

que l’interview de deux collaborateurs du Conseil des EPF le 22.07.2015 et

29.07.2015 ;

- Rapport intermédiaire (4 août 2015) ;

- Rapport intermédiaire (2 septembre 2015).

Une séance de compte-rendu par téléphone sur l’avancement du mandat entre la représentante

de et le Dr. Fritz Schiesser, Président du Conseil des EPF, s’est tenue le mercredi 22

juillet 2015, durant laquelle les conclusions préliminaires de l’enquête ont été présentées

oralement.

3.2 Revue des documents

3.2.1 Documents remis par l’EPFL

Les documents suivants ont été remis par l’EPFL à

• Audit Dépassement coût bâtiment ME (29.04.2015) (Annexe B.1) (Rapport

Intermédiaire)

• Audit Dépassement coût bâtiment ME (12.05.2015) (Annexe B.2)

Suite à notre demande du 29 juin 2015 auprès de pour des informations

complémentaires, nous avons reçu le 8 juillet 2015 de leur part :

• Réponses à des questions spécifiques suite à l’audit du 29 avril 2015 et du 12

mai 2015 (Annexe B.4)

Les reportings EPFL financiers suivants nous ont été remis :

• Rapports périodiques au 31.12.2013 et au 31.12.2014 (Annexe B.5)

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Rapport final BATME

4 avril 2016

• Rapports annuels 2010 à 2014 (Annexe B.6 à B.10)

• Rapports semestriels 2011 à 2014 (Annexe B.11 à B.14)

• Rapport immobilier 2014 (Annexe B.15)

Ainsi que les Procès-verbaux suivants :

• 9 différents procès-verbaux répartis entre le 04.06.2012 et le 17.02.2014 (Annexe B.26)

• Procès-verbal de la séance de direction du 01.10.2012 (Annexe B.27)

• Procès-verbal de la séance COPIL du 18.04.2013 (Annexe B.28)

• Procès-verbal de la séance de direction administrative avec doyens transversaux du

19.05.2014 (Annexe B.29)

• Procès-verbal de la séance de direction du 27.10.2014, ainsi que la présentation

« Budget 2015 » (Annexe B.30)

Un certain nombre d’organigrammes de la direction de l’EPFL et plus spécifiquement du DII de

l’EPFL nous ont été remis :

• Organisation DII (versions 02.2012 à 04.2015) (Annexe B.18 à B.22)

• Organigramme VPRI (versions 11.2010 et 04.2015) (Annexe B.16 et Annexe B.17)

Nous avons reçu les documents suivants, relatifs au système immobilier DII ainsi qu’au système

financier :

• Directive sur la gestion de l’immobilier dans le Domaine des Ecoles Polytechniques

Fédérales (du 1er janvier 2013) (Directive immobilière du Domaine des EPF) (Annexe

F.1)

• Manuel Immobilier 2000 (Directives pour la gestion immobilière du Délégué du

Conseil des EPF) (Annexe E.1)

• Manuel Immobilier EPFL (Système de management du DII, 04.2011) (Annexe E.2)

• Manuel Immobilier EPFL (Système de management du DII, 12.2014) (Annexe E.3)

• Règlement financier LEX 5.1.1 (version 1.5 du 16.022015) (Annexe E.4)

• Service Financier SF, Factures fournisseurs (accédé en ligne le 15.07.2015) (Annexe

E.5)

• Registre des signatures, Version 3.3 / GEC / 06.2015 (Annexe E.6)

• Cahier de Project, Message 2009, Programme des Constructions 2010 (Annexe B.31)

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Rapport final BATME

4 avril 2016

Les processus de contrôles ont été analysés grâce aux documentations suivantes :

• Processus spécifique à la comptabilité des constructions (matrice risques et contrôles

constructions, PricewaterhouseCoopers, version mise à jour 28.05.2014) (Annexe B.23)

• Processus, SCI EPFL Flowchart Processus Constructions (PricewaterhouseCoopers,

version du 21.10.2010) (Annexe B.24)

• Directive concernant le système de contrôle interne (SCI) à l’EPFL (LEX 1.7.1, version

1.1, état au 04.12.2014) (Annexe B.25)

De plus, suite aux différentes discussions et échanges que nous avons pu avoir avec certains

collaborateurs de l’EPFL, nous avons reçu les différents documents :

• Programme prévisionnel ME, daté du 27.08.2012 (Annexe C.1)

• Tableau PC2010 bâtiment BI, Décompte final des contrats et avenants (Annexe C.3)

• VPPL – nouvelle organisation 2014-2015 documents fournis le 08.07.2015 (Annexe

C.4)

3.2.2 Documents remis par le Conseil des EPF

Le Conseil des EPF nous a aussi remis les documents suivants :

• Rapport de revue R1334 (du 22.11.2013) (Annexe D.1)

• Rapport d’audit R1408 (du 28.11.2014) (Annexe D.2)

• Elaboration du programme annuel des constructions (Conseil des EPF, version 2,

08.10.2013) (Annexe D.3)

3.2.3 Extrait des différentes communications électroniques

On nous a également remis une copie de :

• E-mail de M. André Schneider à , daté du 11.05.2015, avec sujet

« Re: bâtiment ME : Audit des coûts du projet » (Annexe B.3)

20


Rapport final BATME

4 avril 2016

3.3 Interviews

21 collaborateurs de l’EPFL impliqués dans la problématique du bâtiment ME ont participé –

sous forme d’interviews – à cette étude.

Les procès-verbaux des interviews ne figurent pas en annexe de ce présent rapport.

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Rapport final BATME

4 avril 2016

Organigramme dès janvier 2012

La révision de l’organisation du VPPL en janvier 2012 a fait suite au rapport d’audit du 1er mars

2010 par le Contrôle Fédéral des Finances, qui recommandait que l’organisation de la VPPL

soit adaptée au volume financier des constructions de l’EPFL.

Ce rapport d’audit avait également mis en avant les « risques liés à la concentration des

compétences sur le Vice-Président de la VPPL ». L’EPFL a donc nommé un « Adjoint pour la

planification et la logistique » dans le but de « mieux répartir les responsabilités entre les

domaines de la finance : budget, engagements, comptabilité budgétaire, fonds de tiers ; [Cela]

constituera un équilibre autour du Vice-Président PL (…) répondant ainsi à une des

recommandations du CEPF »5. Dans les faits, ce rôle d’« Adjoint pour la planification et la

logistique » a été ajouté aux responsabilités existantes au collaborateur qui dirigeait le

département « Planification et Finance », et a gardé cette fonction lors de sa nomination.

Les interviews révèlent que ce poste d’adjoint pour la planification et la logistique était perçu

comme artificiel en ce qui concerne le département des constructions, géré directement par

en raison de son intérêt personnel pour ce domaine.

4.2.2 Dès juin 2013

A) Organisation

Le changement de la VPPL a eu lieu en juin 2013. Absorbé dès juillet 2013 par de lourds

problèmes structurels liés au bâtiment BI, le nouveau VPPL a présenté un projet de

réorganisation le 25 août 2014 (Annexe C.4) suite à une analyse des risques effectuée par le

5 VPPL – Organisation Hiérarchique – Etat au 19.03.2010

24


Rapport final BATME

4 avril 2016

département VPPL. Cette réorganisation voulait atteindre les objectifs suivants sur une période

de 2014 à 2016 :

« Mise en place d’une planification transversale (DII/Finance/VPAA + autres VP & Facultés) ;

Consolidation de l’organisation des domaines clés de la VP (Fonction finances, RH, Achats,

Sécurité, DII); Renforcement du contrôle interne ; Mise à disposition des collaborateurs de

descriptions des processus métiers soutenues par le développement d’interfaces/portails,

uniques pour toutes les transactions administratives ; Développement de reporting administratif

cohérent pour les unités/facultés/services ». (Annexe C.4).

L’organigramme suivant a été institué dès juin 2014 :

Les changements d’organisation par rapport à l’organisation précédente sont les suivants :

− Le terme VPPL est abandonné et est remplacé par VPRI (Vice-Présidence

Ressources et Infrastructure).

− Le délégué du Vice-Président dirige le DII, le SF, les Achats, le Support

Opérationnel et le Controlling. Toutes les autres fonctions rapportent

directement au Vice-Président Ressources et Infrastructure. Cette répartition des

départements entre le Vice-Président et le délégué doit permettre – d’après les

interviews – une meilleure répartition des tâches entre le Vice-Président et

l’adjoint au Vice-Président

25


Rapport final BATME

4 avril 2016

4.3 Risk Management

Basée sur la Directive du Conseil des EPF concernant la gestion des risques de EPF et des

établissements de recherche du 4 juillet 2006 et l’ordonnance sur l’organisation de l’Ecole

Polytechnique Fédérale de Lausanne du 1er mars 2004, l’EPFL a mis en place une organisation

de Risk Management dès 2009.

Le Comité du Risk Management (CRM) est l’organe faîtier de cette organisation et regroupe

des représentants de quatre fonctions : RH et Assurances, Risques Stratégiques et Projets, Audit

et Controlling, Planification et Logistique.

Le CRM coordonne et contrôle les activités de 7 comités, donc le Comité des contrôles internes.

Le CRM publie un rapport annuel pour le président de l’EPFL et la direction de l’EPFL, qui

inclut toutes les activités du CRMS et celui des comités, les cas répertoriés durant l’année et les

recommandations générales. Ce rapport est mis à disposition des auditeurs internes de CEPF et

des auditeurs externes du Contrôle des Finance.

Dans le cas du bâtiment ME : Nous avons analysé les rapports d’activités soumis par le CRM

à la Direction de l’EPFL pour les années 2012, 2013, 2014 (excepté l’annexe V des rapports de

2012, 2013 et 2014 dont la diffusion est exclusive aux membres de la Direction de l’EPFL),

ainsi que le document intitulé « Dialog 2015 ; Risk Monitoring ». Ce document reprend la

matrice des risques identifiés pour 2013/2014, et 2014/2015. Nous avons également reçu un

extrait du registre des risques EPFL (version 2015), et une note interne adressée à M. Aebischer

par le CRM, le 27 novembre 2009 (Organisation EPFL et VPPL en particulier) alertant le

président de l’EPFL sur les dysfonctionnements de la VPPL constatés par l’audit du CDF en

novembre 2009.

Aucun risque lié spécifiquement au dépassement du crédit d’engagement du bâtiment ME n’a

été identifié dans les rapports d’activité à la Direction de l’EPFL. Il est à relever cependant que

des risques généraux liés aux dépassements de budget des coûts construction ont été relevés en

2014 et 2015 dans le registre des risques de l’EPFL. Ces risques s’accompagnent d’une

recommandation de recherche de fonds privés pour des financements additionnels, et le report

d’autres investissements.

26


Rapport final BATME

4 avril 2016

4.4 Procédures comptables du DII

Suite à l’audit du Contrôle Fédéral des Finances daté du 09.02.2010, une série de réformes

portant sur les processus de management du DII a été mise en place. Sur la base des documents

qui nous ont été transmis, deux documents6 définissent, sous forme de schémas explicatifs très

complets et détaillés, les processus de management et de contrôle appliqués au sein du

département DII.

Les procédures suivantes ont été analysées et ont fait l’objet de questions spécifiques durant les

interviews quant à leur implémentation au sein du DII. En particulier, leur application dans le

cas du bâtiment ME a été analysée en détail.

4.4.1 Procédure d’octroi d’un crédit de construction La Directive immobilière du domaine des EPF et le Manuel Immobilier 2011 (Annexe F.1 et

Annexe E.2) décrivent très précisément les rôles et responsabilités de l’EPFL, du Conseil des

EPF et du Président du Conseil des EPF. Très succinctement, tout crédit de construction de plus

de CHF 10 Mo (et dans certains cas, plus de CHF 3 Mo) doit être rapporté au Conseil des EPF

pour soumission au Parlement fédéral ; ce processus est préparé et coordonné par le Conseil des

EPF, sous la direction du président du Conseil.

En substance, les procédures en matière d’octroi de crédits de construction diffèrent selon les

montants.

6 Manuel Immobilier EPFL, Système de management du DII, 04.2011 » (Annexe E.2) et « Manuel

Immobilier EPFL, Système de management du DII, 12.2014 » (Annexe E.3)

27


Rapport final BATME

4 avril 2016

Source : Manuel Immobilier EPFL (Système de management du DII, 04.2011)

De nos interviews, il apparaît que ce processus n’est pas compris par les chefs de projets, qui ne

sont pas impliqués – selon eux – dans les questions budgétaires ou d’octroi de crédit : « En cas

de dépassement, le chef de projet avertit sa hiérarchie : à partir de là, je ne connais pas le

processus » ; « Il n’y a aucun lien entre le chef de projet et le CEPF. C’est la VP qui est censée

avertir les personnes concernées à Berne ».

Dans le cas du bâtiment ME, « La vision de la VPPL n’était pas de faire une demande de

crédit supplémentaire» mais de maîtriser les budgets à l’interne.

4.4.2 Processus de contrôle interne lié à l’exécution d’un contrat de construction

(dépassement du crédit d’engagement)

Ce processus (contrôle 35) prévoit notamment que les chefs de projet informent le service

comptabilité BBL (unité Finance et Controlling du DII) et le Service Financier sur les

éventuelles modifications et avenants au contrat pouvant avoir un impact sur les informations

comptables.

Dans le cas du bâtiment ME, selon les (quelques) documents en notre possession et les

interviews effectuées, l’unité Finance et Controlling du DII a reçu les informations liées à la

modification du bâtiment ME, notamment les avenants au contrat initial.

4.4.3 Processus de comptabilisation des dépenses de construction

La responsabilité des processus « finances » du DII revient à la fonction « Finance et

Controlling » du DII. Ce processus est décrit en détail dans la procédure « Processus Finances »

du DII.

La fonction Finance et Controlling est responsable du suivi des missions EPFL et BBL, du

budget du DII, de l’établissement des données pour le reporting au CEPF, dudit reporting, de la

comptabilité « bâtiments » de l’EPFL et tous les indicateurs et informations financières liées

aux bâtiments.

Le document « Dispositions d’exécutions complémentaires portant sur la comptabilité

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Rapport final BATME

4 avril 2016

immobilière du Domaine des EPF » (Annexe D.4) présente le flux d’information de manière

globale pour la comptabilisation des dépenses de construction. Les dépenses de constructions se

comptabilisent notamment au travers d’un timbre analytique, selon le schéma ci-dessous. Le

timbre analytique est un autocollant qui est apposé sur chaque facture dès sa réception et qui

renseigne notamment sur :

- Le montant du paiement

- Le ou les numéros de crédit sur lesquels les écritures comptables doivent être effectuées

- Le code CFC

- La ou les signatures des personnes compétentes

- Le visa de la personne ayant contrôlé la justesse des informations écrites

- La date du contrôle

Ce flux d’information se reflète entre autres dans la transmission des factures comportant un

timbre analytique du chef du projet de construction au service « Finance et Controlling » du DII.

Selon les entretiens, cette procédure est, en pratique, bien intégrée dans les processus

comptables du DII.

4.4.4 Détermination des Codes de Frais de Construction (CFC)

L’attribution des Codes de Frais de Construction (CFC) est une norme suisse7, non spécifique à

l’EPFL, présentant une classification des coûts de construction. Selon les « Dispositions

d’exécution complémentaires portant sur la comptabilité immobilière du Domaine des EPF »

(Annexe D.4), la répartition des dépenses dans les crédits (aussi appelé « fonds » ou

7 Comité du Code des coûts de construction, SIA, secteur de la construction, norme SN 506511

Complètement du timbre analytique

par le chef de projet indiquant notamment le

numéro de crédit

signature du timbre en accord par les personnes

responsables selon le registre des signatures

Vérification du timbre par le

service Finance et Controlling du DII

Attribution des paiements dans les crédits par le

service finance et controlling suivant le numéro indiqué

sur le timbre

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Rapport final BATME

4 avril 2016

« comptes ») doit se faire en fonction du code CFC de la dépense. 8

En termes de contrôles internes, selon le document « Processus spécifiques à la comptabilité

des constructions (matrice risques et contrôles constructions)» (Annexe B.23), il est de la

responsabilité du chef de projet de proposer l’affectation du CFC sur la base du devis général

établi. du Domaine Immobilier et Infrastructure est chargé de l’approuver et de

l’adapter si nécessaire.

Selon les interviews effectués, il semble que la pratique en la matière soit parfois différente, à

savoir : « Les codes CFC sont apposées sur le devis et les factures par l’entreprise générale –

les corrigent si besoin est ». La pratique veut que le type de CFC, sur la base

de la facture, soit discuté entre du domaine immobilier et infrastructure et

puis du domaine immobilier et infrastructure valide la codification en la

signant. La dernière étape consiste à l’envoyer à la VPPL pour contresignature. Il est arrivé que

la VPPL impose l’affectation des CFC « Là, il n’y a pas eu de discussion : tout est passé en

CFC 3 et 9, la consigne était claire ».

Dans le cas du bâtiment ME, « dans le compte 11.01449, il y avait des CFC 210, cela pour

éviter de les mettre sur le crédit AA11. (…) Ce compte avait été ouvert sous demande de la Vice-

Présidence. Je pense qu’à un moment donné, il y a eu une volonté de ne pas dépasser le crédit

AA et de rester dans le budget. Cette volonté était déjà présente au début des travaux ; et donc

8 Pour cette analyse, on distingue deux groupes principaux de CFC : les CFC 2 – liés à la construction

(gros œuvre) d’un bâtiment, et les CFC 3 et 9, liés à l’équipement et au mobilier d’un bâtiment. 9 Ce compte était un compte ouvert dans le système comptable EPFL, et de ce fait, n’aurait pas dû

contenir des frais liés à la construction du bâtiment, mais seulement à son équipement (CFC 3 et 9). 10 Les CFC 2 sont typiquement des frais liés à la construction du bâtiment, et reliés au crédit construction 11 AA = Crédit Construction octroyé par la Confédération.

Risques Description des contrôlesDescription de la communication /

interface à fournirPreuve de l'exécution du

contrôleResponsable du contrôle

Fréquence du contrôle

Type de contrôle Effet

Mauvaise affectation des factures au CFC (Code de Financement de la Construction)

le chef de projet propose l'affectation du CFC (Code de Financement Construction) sur labase du devis général établi et les membres de la Direction du DII sont chargés de l'approuver et de l'adapter si nécessaire. Le CFC classe les dépenses: comptabilité BBL ou celle de l'EPFL

De; Chef de Projet A: Service Comptabilité BBL. Output: information claire du CFC quant aux factures et autres paiement.

Validation de la facture via le timbre analytique Chef du projet Permanent Manuel Préventif

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Rapport final BATME

4 avril 2016

les dépenses CFC 2 ont été affectées dans ce compte».

L’affectation de travaux appartenant à des CFC 2 sur des codes de CFC 3 et 9 a été ordonnée

par la VPPL.

Nous notons que, selon les interviews, le numéro du CFC n’était pas toujours pris en compte

lorsqu’il fallait affecter les transactions sur un fonds, l’information déterminante présente sur la

facture ou le timbre analytique étant le numéro du fonds et non le numéro de CFC.

«Au moment de l'indiquer sur la facture, l'essentiel était de savoir sur quel fonds devait être

imputé le montant».

4.4.5 Système de Comptabilité immobilière du DII

L’unité « Finance et Controlling » du DII s’occupe de la comptabilité liée aux bâtiments et

constructions. D’après la procédure interne du DII, l’unité « Finance & Controlling » est en

charge de l’élaboration du « reporting mensuel » et « bouclement annuel » pour le CEPF.

Depuis 2007, deux programmes coexistent pour la comptabilité immobilière : le programme

ARGUS (Confédération) et le programme SAP (EPFL et Confédération).

- ARGUS comprend les informations dédiées uniquement aux bâtiments qui sont

propriétés de la Confédération, et constitue la base du reporting effectué ensuite au

Conseil des EPF (Annexe 1.A. 20.03)

- SAP comprend les écritures pour l’EPFL et la Confédération sous deux mandants

séparés, un pour l’EPFL et un pour la Confédération

Il existe donc « deux périmètres comptables dans SAP reliés à 2 mandants (comme s’il

s’agissait de deux entreprises séparées) :

1) Bâtiments de la Confédération ;

2) Fonctionnement EPFL dans lequel les bâtiments ou les parts de bâtiments appartenant

à l’EPFL sont activés.

Le numéro 1) correspond à toute la partie constructive d’un projet à laquelle nous y attribuons

le code CFC 2. La raison de cette attribution provient du fait que les bâtiments appartiennent à

la Confédération et l’EPFL est considérée comme étant le locataire.

En revanche, tout ce qui est classifié comme étant du CFC 3&9 tombe dans le périmètre 2),

c’est-à-dire périmètre comptable de l’EPFL. Ceci apparaît donc dans le bilan de l’Ecole ».

31


Rapport final BATME

4 avril 2016

Les deux programmes ARGUS et SAP ne communiquent pas entre eux. Ce système dual

impose donc une double saisie des informations de la part de l’unité Finance et Controlling. En

outre, ni le système ARGUS, ni le programme SAP ne permettent de faire une comptabilité

analytique afin de gérer le suivi d’un projet de construction dans sa totalité (tous crédits –y

compris cumulés par exemple). Chaque chef de projet travaille donc avec ses propres outils

informatiques (généralement via des fichiers Excel). « On monte notre propre tableau

financier » « je fais la réconciliation avec mon tableau Excel et les données des montants et des

factures que la comptabilité me donne. Je ne sais pas si c’est SAP ou Argus. Moi, je produis une

liste avec « telle entreprise, tel montant », et je vérifie avec le montant payé ».

La lourdeur de ces deux systèmes dont les logiciels ne communiquent pas, et qui impose une

double saisie de certaines données comptables, a été relevée par nombre de collaborateurs. A

cela s’ajoutent les systèmes propres de chaque chef de projet pour le suivi individuel des

projets, ce qui augmente le risque d’erreurs comptables. « Les outils de comptabilité sont

multiples, que ce soit Argus, SAP, ou les outils propres aux chefs de projets ; ce sans compter

les divers outils de planification budgétaire et reporting. Ce qui induit beaucoup d'outils et

d'intervenants qui ont tout lieu d'induire des erreurs de compatibilité. Le problème est donc que

nous n’avons pas une source unique pour disposer d'une vision globale sur le projet. Il manque

un outil permettant de réunir les données de ces différents programmes pour avoir une vision

complète et globale des dépenses »

Ce système a favorisé – dans le cas du bâtiment ME – le report des frais de constructions

(CFC 2) sur des fonds EPFL, fonds prévus originairement pour des frais d’installation du

bâtiment (CFC 3 et 9), et non de construction. Ce système de « vases communicants » a permis

de ne jamais reporter des dépassements de frais de construction en tant que tels. « A l’heure

actuelle il est possible de déplacer sur un autre compte tous les dépassements de budget

effectués ».

Enfin, de l’avis de tous les collaborateurs interviewés, il n’existe pas à l’heure actuelle une

possibilité d’obtenir de manière automatique une information complète par projet de

construction, du modèle de celui-ci-dessous (inspiré par celui produit par le rapport

BATIMENT ME

EVOLUTION DES PAIEMENTS

Numéro de crédit

lié au bâtiment 3419.0038:AA 3419.1038.AA 10-0140 11-0144

Libellé Crédit investissement Crédit de relance CFC 3 et 9 CFC 3 et 9

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Rapport final BATME

4 avril 2016

Cumul en CHF

Date ouverture Montants en CHF (par fonds) mai.11 0 0 0 0

juin.11 0 0 0 0 juil.11 0 0 0 0 etc..

4.5 Reportings internes et externes (au Conseil des EPF)

4.5.1 Reporting Interne Selon les versions 2011 et 2014 du « Manuel Immobilier, Système du DII » (Annexe E.2 et

Annexe E.3), plusieurs types de séances de reporting internes prennent place durant l’année.

Elles sont divisées en deux groupes : le premier groupe est le « DII » et le deuxième le «

VPPL».

Le premier groupe « DII » comporte :

1. Les séances de direction stratégique (bimensuelle en 2011 et 2014) ayant pour objectif

«les interfaces stratégiques et décisionnelles » ;

2. Les séances opérationnelles (mensuelles en 2011 et hebdomadaires en 2014) ayant pour

objectif la «direction et coordination opérationnelle des projets» ;

3. La revue de direction (annuelle en 2011 et 2014) ayant pour objectif la « coordination

des indicateurs du système de management » ;

4. La séance plénière DII (semestrielle en 2011 et annuelle en 2014).

Le deuxième groupe « VPPL » comporte :

1. Le comité de pilotage COP (projets « Programme des constructions »), qui a pour

objectif la coordination des projets. Les participants 12 sont la VPPL, les experts internes, le DII,

le(s) chef(s) du (des) projet(s) concerné(s) ;

2. La séance Coordination stratégique des investissements, qui a pour objectif d’échanger

des informations et l’évaluation des besoins de la Présidence. Les participants sont la VPPL, la

12 Selon les versions 2011 et 2014 du « Manuel Immobilier, Système du DII » (Annexe E.2 et Annexe

E.3), le CEPF est un participant au comité de pilotage COP (projets « Programme des constructions »).

Or, selon l’extrait du protocole du 7-8 Mars 2006 du Conseil des EPF (Annexe E.8), le pouvoir de

contrôle dans les projets de construction des institutions des représentants CEPF a été révoqué. Ainsi, les

versions 2011 et 2014 du « Manuel Immobilier, Système du DII » sur l’implication du CEPF sur ce point

sont erronées.

33


Rapport final BATME

4 avril 2016

VPAA, le DII, le DIT et d’autres personnes selon les besoins ;

3. La Séance des chefs de service, qui a pour objectif d’informer de manière générale les

services.

4. La Séance VPPL (bimensuelle en 2011 et 2014), qui a pour objectif la coordination

VPPL.

Dans le cas du bâtiment ME, le premier mémo interne faisant état d’un possible surcoût du

bâtiment ME a été transmis le lundi 27 août 2012 (Annexe C.1) par du

bâtiment ME au du VPPL et du DII ; ce mémo alertait la VPPL que des

dépassements de crédit seraient à prendre en compte.

Ce mémo faisait état de dépassements de l’ordre de CHF 15 Mo provenant des adaptations du

projet, de l’étage complémentaire, de l’agrandissement du sous-sol et de l’intégration du CNP.

Il indiquait également une durée complémentaire des travaux estimée à 6 mois.

D’après les interviews, plusieurs réunions ont eu lieu suite à ce mémo afin de discuter de ces

dépassements et de la manière d’y remédier.

Au total, 13 PV des séances de directions et du COPIL se tenant entre les dates du 04.06.2012 et

du 27.11.2014 nous ont été transmis. Sur ces 13 PV, seuls 4 font mention du bâtiment BI, du

bâtiment ME, de surcoûts CFC 3&9 ou d’un surcoût du bâtiment ME.

Ces 4 PVs sont détaillés dans le tableau ci-dessous :

Nom Type Date Sujet à l’ordre du jour

PV (extrait)13 Séance de direction 01.10.2012 Budget bâtiment ME et BI

PV Séance COPIL 18.04.2013 Crédits alloués bâtiment ME

PV (extrait)14 Direction Administrative Doyens 19.05.2014 Crédits CFC 3&9 mais ne faisant pas mention du bâtiment

ME en particulier

PV (extrait)15 Séance de direction 27.10.2014 Surcoût du bâtiment ME

La première séance de direction à faire mention des bâtiments ME et BI s’est déroulée le

01.10.2012 (Annexe B.27). Le PV de la séance de direction ne fait pas mention des parties

présentes durant cette séance. Certains éléments financiers sont présentés pour les bâtiments ME

13 Extraits de séance remis par l’EPFL. Le contenu complet des Procès-Verbaux n’a pas été transmis à



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Rapport final BATME

4 avril 2016

et BI, tels que représentés dans le tableau simplifié ci-dessous. Il est alors déjà fait mention

d’une augmentation de budget, autant pour le bâtiment ME que pour le bâtiment BI, pour un

total de 17.5 Mo (soit de 55 Mo à 66 Mo pour le bâtiment ME et de 12 Mo à 18.5 Mo pour le

bâtiment BI), mais n’impactant pas le budget « BBL » - seulement le budget « CFC 3 et 9 », soit

le budget de l’EPFL.

Budget

d‘origine

Budget

actualisé CFC 3&9

Dépense

BBL16 Solde BBL

ME 55 66 10 56

BI 12 18.5 2.5 12 4

Voir Reporting financier (Annexe B.27).

La deuxième séance faisant mention du bâtiment ME s’est déroulé le 18.04.2013 (Séance

COPIL) (Annexe B.28). Dans le procès-verbal, il apparaît, entre autres, qu’une augmentation de

budget de CHF 8.4 Mo pour le financement de travaux CFC 2 sur le bâtiment ME (pour

aménagement entre niveau 2 et 4) est nécessaire. Il est aussi fait mention de la nécessité de ne

pas retarder le programme (voir ci-dessous) :

Extrait du Procès-Verbal du 18.04.2013 (Séance COPIL) (Annexe B.28)

Selon , la séance COPIL du 18.04.2013 (Annexe B.28) est la

seule et unique séance COPIL, qui a abordé la question du Bâtiment ME.

Le procès-verbal de la séance de direction administrative avec doyens transversaux du

19.05.2014 (Annexe B.29) mentionne que « L'enveloppe des services concernant plus

particulièrement le DII CFC 3&9 est sous-dotée. Un suivi sera nécessaire. »

C’est lors de la séance de direction de l’EPFL du 27.10.2014, que le problème du surcoût du

bâtiment ME est abordé en détail (Annexe B.30). Le tableau page 41 du document « Budget

2015 » (voir un extrait ci-dessous) présenté lors de cette même séance de direction, décrit une

16 BBL = Fond (crédit) de la Confédération, saisi sur le système ARGUS

35


Rapport final BATME

4 avril 2016

alors que le budget prévisionnel présenté en 2015 n’indiquait aucun dépassement du crédit

d’engagement jusque fin 2014.

Nous n’avons pas trouvé de corrélations précises entre les chiffres présentés au conseil des EPF

en 2012, 2013 et 2014, et ceux de ce budget prévisionnel 2015 (fonds BBL), sur la base des

documents en notre possession, si ce n’est que le budget prévisionnel 2015 n’indique aucun

dépassement du crédit d’engagement entre 2012 et fin 2014, ainsi que cela a été rapporté au

conseil de EPF.

Selon la VPRI, «La tableau établi pour l’annexe de la présentation en Direction EPFL

n’avait pas la prétention de refléter ni le reporting officiel au CEPF/BBL, ni la répartition entre

fonds et CFC. Il s’agissait d’un document interne ad-hoc basé sur différentes sources 4D,

Argus, etc. puisque nous n’avons hélas pas de reporting vraiment intégré. Il avait pour objectif

de présenter au mieux ce qui était provisionné à l’époque (en pleine phase de recalcul des

addendas sur la base des programmes révisés) pour réaliser tout ce qui nous était demandé, et

avec encore une marge importante d’imprécision sans aucune prétention sur la manière ensuite

de passer ces coûts complémentaires. La répartition dans deux colonnes, ainsi que le libellé des

colonnes, sont malheureux car ils laissent croire que cela correspond au reporting »

La VPRI « n’envisageait pas de demander des fonds supplémentaires pour le bâtiment ME ».

En conclusion :

- Avant la séance de direction du 27 octobre 2014, aucun document de reporting interne

ne fait mention d’un surcoût des frais de construction (CFC 2) du bâtiment ME.

- Lors de la séance du 27 octobre 2014, le dépassement des coûts de construction du

bâtiment ME est abordé lors d’une séance de Direction dans le cadre de la présentation

budget de l’école pour 2015. Cette estimation n’a pas fait l’effet d’une communication

spécifique au CEPF à cette époque en raison de son imprécision, malgré des chiffres

présentant un dépassement conséquent (et – à postériori – s’approchant des chiffres

communiqués par la suite au Conseil des EPF et ceux de l’expertise .

- A ce moment-là, toujours selon la VPRI, cette discussion au niveau de la direction de

l’EPFL s’est limitée au dépassement du budget total de construction et le besoin d’en

tenir compte dans le budget 2015. Une demande supplémentaire de crédit n’était pas

envisagée pour le bâtiment ME à ce moment-là.

4.5.2 Reporting externe

37


Rapport final BATME

4 avril 2016

(ou domaine immobilier et infrastructure) et de la VPPL/VPRI (responsabilité de

décision) 17

Ainsi, selon ces procédures,

a. la responsabilité de présenter (responsabilité d’exécution) l’élaboration du « reporting

mensuel » et du « bouclement annuel» des budgets construction auprès du Conseil des

EPF revient à l’unité « Finance & Controlling » du DII

b. la responsabilité décisionnelle liée au transfert des informations au CEPF sont de la

responsabilité de la VPPL et du domaine immobilier et infrastructure.

De ce fait, il nous paraît plausible d’affirmer que la responsabilité quant à l’envoi de données

fiables et correctes au CEPF revient à la VPPL et du domaine immobilier et

infrastructure.

Selon les interviews, la préparation du reporting était de la responsabilité

; ce reporting était ensuite transmis

, avant son transfert au CEPF. Le reporting n’était

pas transmis ou/et validé par du domaine immobilier et infrastructure.

En ce qui concerne les contrôles : les contrôles internes ne prévoient pas de validation du

reporting au CEPF par du domaine immobilier et infrastructure ou la VPPL.

Il est à noter que les contrôles internes (SCI) ne prévoient pas de validation du reporting au

CEPF par la Direction de la DII ou de la VPPL.

Dans le cas du bâtiment ME

Le Reporting annuel de l’EPFL au Conseil des EPF indique les chiffres suivants (Annexe B.6 à

B.10) :

CHF \ Année 2010 2011 2012 2013 2014

Dépenses - 6'655’876 14'669’122 35'193’565 53'650’290

Engagements 49'332’888 49'332’888 49'332’888 51'300’717 53'650’291

17 Selon le Manuel Immobilier de l’EPFL (2011)

39


Rapport final BATME

4 avril 2016

Ce reporting n’indique pas de dépassement du crédit d’engagement. Les dépenses et les

engagements restent toujours en-dessous du crédit AA de CHF 55 Mo alloué par la

Confédération, comme le montre le graphique ci-dessous :

Les deux rapports périodiques (Annexe B.5) auxquels nous avons eu accès sont en accord avec

les chiffres présentés ci-dessus, à l’exception des engagements au 31 décembre 2014 qui, selon

le rapport périodique, sont de CHF 55 Mo.

VPPL explique que : « En août 2012, il y avait effectivement une lettre18 informant

de dépassements potentiels. Mais ces derniers n’étaient pas encore avérés d’une part et étaient,

à ce stade du projet, susceptibles d’être maîtrisés par redéfinition ou ajustement des

programmes de locaux ou par simplification des programmes d’équipements ou par jeux de

compensation d’avenants selon le processus décrit précédemment d’autre part.»

Selon la directive processus finance du DII (Annexe E.7), il appartient au responsable de l’unité

« Finance et Controlling » d’élaborer les reportings mensuels et annuels pour le Conseil des

EPF.

Au sujet du contrôle et de la validation de ces reportings avant leur transfert au Conseil des

EPF, il apparaît que cette responsabilité, au sein de la VPRI, est – pour le moins – peu claire

parmi les collaborateurs de la VPRI. ».

Information au CEPF du dépassement du crédit d’engagement du bâtiment ME (mars 2015)

Le 12 mars 2015, la VPRI a adressé un courrier au président du CEPF, l’informant du surcout

du bâtiment ME.

18 Référence est faite au mémo d’août 2012 envoyé par du bâtiment ME (voir Chapitre

1.1)

40


Rapport final BATME

4 avril 2016

D’après la VPRI, une information chiffrée et précise du dépassement n’a pu être obtenue qu’en

début d’année 2015 « le dépassement n’était pas connu chiffré en octobre 2014. Ce n’était

qu’une provision. Nous avons reçu les chiffres des addendas de (l’entreprise générale) fin

décembre 2014, et nous avons travaillé en janvier 2015 et une partie du février 2015, pour

déterminer un nouveau budget fiable. A ce moment, j’ai contacté le Conseil des EPF pour

connaitre la procédure à suivre pour la validation de cette augmentation, et nous avons passé

les premières deux semaines du mars pour finaliser la demande et remplir tous les documents

demandés par le Conseil des EPF ».

Les montants présentés au conseil des EPF sont alors les suivants :

Montant en CHF Crédit d’engagement (chiffres 2009

Estimation coût total avant fin des travaux

Ecart

Crédit construction AA (Confédération)

57'470’708 74'392’086 + 16'921’378

Fonds EPFL 11'250’000 13'985’433 + 2'735’433 TOTAL 68'720’708 88'377’519 19'656’811

Les différences constatées entre les chiffres présentés dans le « Budget 2015 » en octobre 2014

et ceux de mars 2015 sont, d’après la VPRI, le résultat de l’analyse détaillée des transactions et

engagements effectuée de décembre 2014 à février 2015.

General

Cette situation de dissolution de responsabilités en matière d’information et reportings

immobiliers est également – entre autres – liée au fait que l’EPFL ne dispose pas d’un/une

responsable financier (CFO - ou chef des finances et exploitation (OOFC)), en charge de la

gestion des risques financiers de l’Ecole, de la planification financière et de l'information

financière, et qui serait détaché des fonctions purement opérationnelles et ferait idéalement

partie de la direction de l’EPFL. A ce jour, les responsabilités en matière financière sont

réparties sur plusieurs départements distincts, le DII ayant son unité « Finance et Controlling »

propre.

Ainsi, à la question « Quel département/employé remplit la fonction de CFO ? », les avis

divergent : pour certains collaborateurs, il s’agit , pour d’autres,

, ou ce rôle est simplement inexistant

41


Rapport final BATME

4 avril 2016

5 Autres projets de constructions – le bâtiment BI

5.1 Le bâtiment BI

Le projet immobilier du bâtiment BI faisait partie du contrat d’Enterprise totale signé avec

l’Enterprise en date du 11 mai 2011 pour les bâtiments ME et BI.

Le montant initial du crédit d’engagement alloué par la Confédération pour le projet BI était de

CHF 12 Mo en 2009, selon le Rapport Périodique» du 31 décembre 2013 et du 31 décembre

2014 pour le BI (Annexe B.5) envoyé par l’EPFL à la Confédération.

En août 2011, le crédit d’engagement existant a été augmenté de CHF 9 Mo (Arrêt fédéral sur

les mesures relatives au franc fort, message de la Confédération, (Annexe F.2)). Ce montant

aurait dû être « intégralement affecté au bâtiment BI de l’EPFL » selon confirmation reçue par

le CEPF.

5.2 Analyse

5.2.1 Affectation comptable de l’EPFL

Les 12 Mo du crédit initial ont été comptablement affectés au fonds BBL 3419.0034 (d’après

les entretiens avec les collaborateurs de l’EPFL).

9 Mo ont ensuite été accordés par la Confédération comme augmentation de crédit construction

en 2011.

Sur ces 9 Mo d’augmentation de crédit, et sur la base de nos entretiens avec les collaborateurs

de l’EPFL, nous avons constaté que les fonds de construction ont été répartis entre le bâtiment

BI, ME et les CFC 3&9 de la manière suivante ;

Montant engagés (situation au 19.11.2012)

Fonds 3419.1034.AA (BI) CHF 3,529,292 Fonds 3419.1038.AA (ME) CHF 2,470,708 Fonds 10-0140 (ME CFC 3&9) CHF 3,000,000

Total CHF 9,000,000

42


Rapport final BATME

4 avril 2016

Concernant le changement d’affectation de CHF 3 Mo du CFC 2 en CFC 3 & 9 : Le CEPF

a confirmé que le Conseil avait accepté le changement d’affectation du CFC 2 en CFC 3&9

comme cela a été formalisé dans le document « Meldung einer Kreditverschiebung » et

« Investittionskredit 2011 » (Annexe C.5 et Annexe C.6).

Concernant l’affectation de CHF 3 Mo sur le fonds 10-0140 : Les collaborateurs de l’EPFL

nous ont confirmé que ce montant a été alloué au bâtiment ME (plutôt que au bâtiment BI), sur

des codes CFC 3&9 (plutôt que CFC 2).

Concernant l’affectation de CHF 2.47 Mo sur le fonds 3419.1038.AA : Selon le chef de

l’immobilier du Conseil des EPF, le crédit d’engagement duquel CHF 2.47 Mo ont été utilisés

pour le bâtiment ME, a été adopté par le Parlement sous le titre « Teaching square ». Il a par la

suite été attaché comme crédit supplémentaire au crédit construction du bâtiment BI en raison

de l’élargissement de l’objectif du projet BI vers le « Teaching Square ».

5.2.2 Reporting de l’EPFL au Conseil des EPF

Le Reporting immobilier 2014 (Annexe B.15) à la page 31 indique le crédit total de 21 Mo pour

le bâtiment BI, mais le même reporting, à la page 62 mentionne un crédit de 12 Mo pour le

bâtiment BI.

Page 31 du Reporting immobilier 2014

43


Rapport final BATME

4 avril 2016

Page 62 du Reporting Immobilier 2014

D’après un collaborateur de l’unité « Finance et Controlling » du DII il s’agit d’une erreur de

saisie. Le montant reporté aurait dû être CHF 21 Mo comme cela apparaît dans le Reporting

complet »

Sur cette même page 62 du Reporting Immobilier 2014, il est indiqué que les crédits de relance

(CHF 9 Mo) sont attribués entre les bâtiments ME et BI, ce qui est en contradiction avec le

document précédemment cité.

44


Rapport final BATME

4 avril 2016

5.3 Conclusions sur le bâtiment BI

- Si l’attribution d’un Crédit de relance de 9 Mo pour les constructions de l’EPFL n’est

pas contestée en soi, l’information concernant l’imputation de ce montant aux différents

bâtiments (BI, ME) semble confuse compte tenu des informations divergentes dans le

temps, obtenues de la part des collaborateurs de l’EPFL et du Conseil des EPF.

- Cette confusion est reflétée dans les reportings envoyés au CEPF, parfois

contradictoires et peu clairs

- Enfin, la difficulté d’obtenir une information claire et rapide sur la situation financière

de ce bâtiment BI met en avant la complexité pour l’EPFL de réconcilier les

informations liées aux différents crédits des bâtiments BI et ME.

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Rapport final BATME

4 avril 2016

6 Conclusions Générales

Cette enquête révèle que l’absence d’information complète sur l’état de financement du

bâtiment ME au Conseil des EPF a été rendue possible par plusieurs facteurs :

1. Une décision de la VPPL de ne pas demander une augmentation du crédit

d’engagement, et donc de ne pas rapporter les dépassements du crédit octroyé de

CHF 55 Mo. En effet, la VPPL avait été informée dès août 2012 des risques de

dépassement du crédit construction du bâtiment ME par -

dépassement qui, selon ce dernier, avait déjà à l’époque, peu de chances d’être

résorbé. Malgré cette information et les nombreuses discussions qui ont suivi entre

la VPPL et la direction de la DII, le Conseil des EPF n’a jamais été informé. Cette

volonté était motivée par la perception qu’un dépassement de crédit était, en soi,

inacceptable et pouvait se résorber « à l’interne » en adaptant les projets de

constructions aux contraintes budgétaires. Le précédent VPPL a souligné à

plusieurs reprises que sa priorité était de respecter les budgets tout « en répondant

aux besoins de la recherche moderne ».

Cette volonté était aussi liée à une culture de l’école que d’aucuns décrivent

comme « chaos créatif » ou plus précisément « La culture du DII nous poussait

plutôt à nous focaliser sur le projet lui-même ou la recherche, et moins sur la

gouvernance, les règles ou les reportings ».

Cette dualité entre l’obligation de rigueur du DII et une culture de « chaos créatif »

à l’Ecole se reflète – d’après les collaborateurs – également dans les relations avec

les facultés et certains professeurs, et la « gymnastique » consistant à réconcilier les

besoins de la recherche, la compétitivité académique, et les règles strictes de

reporting.

Toutefois, la plupart des collaborateurs soulignent également que « le succès de

l’EPFL, son rang parmi les meilleures écoles du monde, sa capacité d’accueillir les

meilleurs professeurs » est liée à une gestion entrepreneuriale et « par

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Rapport final BATME

4 avril 2016

opportunités » de l’institution, et à sa rapidité de réaction. La lourdeur

administrative perçue des directives financières – en matière de reporting

notamment – est considérée comme étant à contrecourant de l’évolution rapide des

besoins de l’école et de sa compétitivité sur la scène académique internationale.

2. Un système comptable double (ARGUS et SAP) sans passerelle communicante,

qui comptabilise les fonds liés aux crédits de l’EPFL de manière séparée à ceux liés

aux bâtiments de la Confédération et ne permettant pas un reporting consolidé,

montrant, pour un même projet, le cumul des crédits et des dépenses alloués aux

fonds de la Confédération et de l’EPFL (AA et CFC 3&9 respectivement). Ce

système a donc permis la présentation – le 27 octobre 2014 – d’une situation

budgétaire du bâtiment ME jugée à l’époque d’« imprécise », et nécessitant ensuite

plusieurs semaines de travail de la part de l’entreprise générale et

pour obtenir la réconciliation exacte des données.

3. L’absence d’un/une responsable financier (type CFO) indépendant des

opérations, ayant la direction et la responsabilité globale – entre autres – de la

gestion des risques financiers pour l’ensemble de l’institution EPFL, de la

planification financière et du reporting auprès du Conseil des EPF (et des

partenaires privés ou publics de l’EPFL).

Dans ce cas présent, au vu de l’estimation du dépassement de budget construction

du bâtiment ME constaté en octobre 2014 (env. CHF 16 Mo), et malgré la volonté

initiale de la Direction de l’EPFL d’absorber ledit dépassement par le budget de

l’EPFL- une information aurait dû être effectuée à ce moment-là au CEPF,

conformément au Manuel Immobilier de l’EPFL et à la Directive sur la gestion de

l’immobilier dans le Domaine des Ecoles Polytechniques Fédérales.

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Rapport final BATME

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7 Réponses aux points soulevés par l’ouverture de l’enquête

administrative

1 Comment expliquer la différence entre le coût réel et les chiffres présentés dans le reporting ? Réponse : Les coûts réels se basent sur une attribution correcte des Codes de Frais de Construction (CFC) 2 et 3 sur les différents fonds attribués au bâtiment ME. Les chiffres présentés dans le reporting au CEPF n’incluent pas toutes les augmentations de coûts liés au CFC 2 sur le bâtiment ME. Certains coûts liés au CFC 2 ont été imputés de manière erronée sur un fonds EPFL (fonds 11-0144) et non sur le fonds du crédit investissement (AA3419.0038) (Chapitre 4.3.3)

2 Quels mécanismes comptables ou de gestion de projet ont été mis en œuvre pour présenter le résultat indiqué dans le reporting ? Réponse : L’unité « Finance et Controlling » du DII s’occupe de la comptabilité liée aux bâtiments et constructions, comptabilité qui est traitée via une plateforme logicielle distincte de celle de l’EPFL et appelée ARGUS. Les données comptables figurant dans le logiciel ARGUS sont basées sur la répartition des coûts de construction par codes CFC, indiqués sur les factures de construction via le timbre analytique. Le reporting destiné au Conseil des EPF se base sur les données figurant dans le système de comptabilité ARGUS. (Chapitre 4.3.3)

3 Raison de la divergence entre les chiffres présentés et le coût réel : mauvaise compréhension ou manque de clarté des règles applicables ? Réponse : Les règles applicables sont claires et précises. Concernant l’obligation d’information au Conseil des EPF dans le cas de dépassement du crédit de construction, cette procédure ne semble pas être connue de la plupart des chefs de projet. Elle est par contre bien comprise de la part du du domaine immobilier et infrastructure et de la VPPL/VPRI. (Chapitre 4.3.1 et interviews) Négligence ou erreurs dans le cadre du travail ? Réponse : L’unité « Finance et Controlling du DII » n’a pas commis d’erreurs ou de négligence dans la saisie des données comptables liées au bâtiment ME : elle a repris les

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Rapport final BATME

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informations contenues sur les factures (timbre analytique) et transmises à l’unité par , du domaine immobilier et infrastructure, la VPPL ou/et l’entreprise

conformément aux procédures et contrôles mis en place par l’EPFL. (Chapitre 4.3.4) Ordres non discutables reçus ? Réponse : Oui (Chapitre 6) Contraintes ? Réponse : Il s’agit d’une situation « d’ordres donnés et non discutables ». (Chapitre 6) Volonté de cacher la situation ? Si oui, à quel niveau hiérarchique ? Réponse : Jusqu’en Juin 2013, il s’agissait d’une décision de de ne pas informer le CEPF d’un dépassement du crédit d’engagement. En effet, d’après les coûts supplémentaires n’étant pas encore avérés, elle anticipait qu’au vu des changements de programme du bâtiment ME, le budget initial pouvait éventuellement être maintenu par redéfinition ou ajustement des programmes de locaux, par simplification des programmes d’équipements ou par compensation d’avenants. Cette volonté était également alimentée par la perception qu’un dépassement de crédit était, en soi, inacceptable. (Chapitre 4.3.3)

4 Si le dépassement effectif du crédit d'engagement était constatable en mai 2013, pourquoi les différents niveaux hiérarchiques de l'EPFL n'ont pas été informés du dépassement à ce moment-là ? Réponse : Par « niveau hiérarchique », il faut distinguer la direction de l’EPFL et la VPPL. Le dépassement du crédit d’engagement n’aurait été constatable par la direction de l’EPFL que sur la base d’une réconciliation correcte des données, telle que l’ont faite les auditeurs de la société Sur la base du reporting immobilier de l’EPFL pour fin 2013, les crédits d’engagement mentionnent CHF 49'322'888. Ils ne dépassaient donc pas – sur ce document reçu par la direction de l’EPFL (y compris la VPRI) – les CHF 55 Mo alloués. (Chapitre 4.4.2, p.38) Mais la probabilité d’un dépassement du crédit d’engagement dû à un investissement supplémentaire était néanmoins connue de la VPPL de août 2012 jusqu’en juin 2013. Nous notons que cette information n’avait pas été transmise à la direction de l’EPFL

5 Pour quelles raisons cette information n'a pas été transmise au CEPF par les personnes compétentes ? Réponse : Il faut distinguer deux périodes :

- 2009 - juin 2013 : Il s’agissait d’une volonté délibérée. Selon , l’évolution du bâtiment ME étant en constante mutation, le chiffrage exact d’un dépassement n’était pas possible et donc une information au CEPF n’était pas nécessaire Juin 2013 – mars 2015 : Selon la VPRI, la situation chaotique de la mise en place du bâtiment BI, et l’absence d’un chiffrage précis de la situation de dépassement de

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Rapport final BATME

4 avril 2016

crédit d’engagement du bâtiment ME jusqu’en fin février 2015 ont été les raisons principales de cette absence d’information au CEPF.

(Interviews)

6 Quel est le processus qui a mené à l'approbation et à la signature des commandes à l'entrepreneur total, qui ont induit le dépassement du crédit d'engagement en avril/mai 2013 ? Réponse : Selon le document « COPIL 18 avril 2013 », l’aménagement de la couronne du niveau 4 était estimé à un investissement supplémentaire de CHF 6'000'000.00. « Pour ne pas retarder le programme », il a été décidé qu’une décision de principe devait être prise pour mi à fin mai 2013 concernant l’étude et la mise à l’enquête. Cette décision a motivé la conclusion de l’avenant 23, qui a induit le dépassement du crédit d’engagement en mai 2013. (Chapitre 4.4.1 p. 35)

7 Récolter dans les procès-verbaux de la direction de l'EPFL tous les points de décision ou d'information en lien avec le bâtiment ME Réponse : Nous n’avons pas eu connaissance de procès-verbaux de séance de Direction Stratégique et Séance Opérationnelle, comme prévus par les procédures du DII. En ce qui concerne les COPIL stratégiques, nous n’avons identifié aucune séance faisant référence à un dépassement du crédit construction du bâtiment ME. Le reporting financier présenté lors de la séance de direction administrative avec les Doyens Transversaux du 19 mai 2014 mentionne que « l'enveloppe des services concernant plus particulièrement le DII CFC 3&9 est sous-dotée ». Le budget EPFL 2015 présenté lors de la séance de direction administrative du 27.10.2014 estime le coût total du bâtiment ME, y compris les frais d’extensions/installation du niveau 2, à CHF 89 Mo. Selon la VPRI, ces chiffres n’étaient que des estimations ; le chiffrage précis n’a été possible que lors de l’analyse subséquente, qui se terminera en février 2015. (Chapitre 4.4)

8 Qui a validé le reporting de l'EPFL au CEPF en matière du coût du bâtiment ME ? Réponse : Nous n’avons identifié aucune procédure de validation et aucune validation effective des reportings transmis par l’EPFL au CEPF. Existe-t-il un système de contrôle interne autour de cette validation ? A-t-il été suivi ? Cette validation est-elle documentée ? Réponse : Selon les procédures de l’EPFL, la responsabilité de présenter (responsabilité d’exécution) l’élaboration du « reporting mensuel » et du « bouclement annuel» des budgets construction auprès du Conseil des EPF revient à l’unité « Finance & Controlling » du DII. La responsabilité décisionnelle liée au transfert des informations au CEPF sont de la responsabilité de la VPPL et du domaine immobilier et infrastructure. De ce fait, il nous parait plausible d’affirmer que la responsabilité quant à l’envoi de données fiables et correctes au CEPF revient à la VPPL et du domaine immobilier et infrastructure

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Rapport final BATME

4 avril 2016

Selon les interviews, la préparation du reporting était de la responsabilité de l’unité « Finance et Controlling » du DII ; ce reporting était ensuite transmis

pour la Planification et la Logistique, avant transfert au CEPF. Le reporting n’était pas transmis ou/et validé par du domaine immobilier et infrastructure. En ce qui concerne les contrôles : les contrôles internes ne prévoient pas de validation du reporting au CEPF par du domaine immobilier et infrastructure ou la VPPL. (Chapitre 4.4.2)

9 Au changement de la Vice-Présidence planification et logistique, le 1er août 2013, le nouveau Vice Président a-t-il été informé de ce dépassement et si oui, a-t-il pris les actions appropriées et si non, pourquoi ? Réponse : Selon les interviews, le nouveau Vice-Président n’a pas été informé de ce dépassement (Interviews). Le Rapport de Revue R1334 remis à la VPPL le 27 novembre 2013 mentionne : « Sur la base de la revue des fonds effectuée, nous n’avons pas identifié d’irrégularités ni de charges importantes qui ne seraient pas couvertes par des avoirs disponibles ou des fonds à recevoir ».

10 Dans la négative, cette absence d'information était-elle due à un manque de visibilité dans la gestion du projet, ou à une omission ou à une volonté de cacher la situation réelle aux échelons supérieurs ? Réponse : D’après les interviews – et selon notre connaissance du dossier – cette absence d’information était due à un manque de visibilité dans la gestion des données liées à ce projet. Il faudra plusieurs semaines de travail fin 2014 , à l’entreprise générale et au Vice-Président pour parvenir à une réconciliation exacte des données financières sur le bâtiment ME.

11 A quel moment le nouveau Vice-Président planification et logistique, pouvait-il, au plus tôt, prendre conscience des dépassements de crédits dans le cadre du projet ME ? Réponse : A notre avis, il était très difficile d’avoir une appréciation claire des dépassements de crédits construction du bâtiment ME, en raison du système de reporting dual (EPFL – CEPF), des reportings financiers existants, et des nombreux changements d’affectation du bâtiment ME. Seule une analyse détaillée – comme celle effectuée fin 2014 – aurait permis au nouveau Vice-Président d’obtenir une vision correcte de la situation lors de son arrivée. Lorsqu'il a été au courant des dépassements, a-t-il pris les bonnes mesures ? Réponse : Selon le Vice Président (VPRI), ce dépassement a été annoncé au CEPF dès qu’il a eu connaissance complète et documentée du dépassement du crédit d’engagement (fin

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Rapport final BATME

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Réponse : Oui. Les processus pour les transactions et les contrôles internes y afférents existent (entre autres : Dispositions d’exécution complémentaires portant sur la comptabilité immobilière du Domaine des EPF (juillet 2012), Manuel Immobilier de l’EPFL 2011 – 2014, Processus spécifiques à la comptabilité des constructions (version Juin 2014). Le processus de comptabilisation via le timbre analytique a été respecté. Mais, dans les cas où les attributions des codes de construction CFC 2 et 3 étaient volontairement erronées – selon le rapport les contrôles prévus éventuels auraient été ineffectifs. (à noter cependant les conclusions du rapport d’audit R1408 du 28.11.2014 qui recommande l’actualisation des contrôles 50, 51, et 52 (contrôles liés à la répartition des coûts CFC) (Chapitre 4.3) La procédure d’ouverture du fonds n° 11-0144, ouvert à la demande de la VPPL, répond aux critères édictés par le Service Financier sur l’ouverture de fonds

16 Quel est le système de contrôle interne autour de la gestion du coût d’un projet de construction et ce processus a-t-il été suivi ? Réponse : La question de la gestion des coûts du projet de construction du bâtiment ME, ainsi que leurs contrôles - a été abordée dans le rapport dans le cadre de l’analyse sur le dépassement du crédit de construction. D’entente avec le CEPF, nous n’avons pas repris cette analyse.

17 Le risque de dépassement a-t-il été identifié dans le cadre de la procédure de gestion des risques de l’EPFL ? Réponse : Aucun risque lié spécifiquement au dépassement du crédit construction du bâtiment ME n’a été identifié dans les rapports 2012, 2013, 2014 du CRM. Il est à relever cependant que des risques généraux de dépassement de budget dans le cadre des constructions ont été relevés en 2014 et 2015, sur le registre des risques de l’EPFL, mais ils n’étaient pas spécifiquement liés au bâtiment ME et ne touchaient pas à la problématique du reporting au CEPF. (Chapitre 4.3)

18 Est-ce que les constatations de l'audit d'avril 2015 et de cette enquête administrative pourraient laisser penser que d'autres projets de construction ont été ou seraient également affectés ? Réponse : Nous n’avons pas effectué une revue exhaustive de la situation comptable de tous les autres bâtiments présentant la même configuration financière (financement 100% par la Confédération), mais sur la base des interviews et des documents en notre possession, le bâtiment qui nous paraissait à risques en termes de communication erronée sur un dépassement éventuel du crédit construction, était le bâtiment BI, notamment en raison du changement de son affectation au cours de sa construction. A ce jour et malgré la difficulté d’obtenir des informations financières précises sur le bâtiment BI, nous n’avons pas constaté – au vu des documents reçus – une situation similaire au bâtiment ME, en matière de reporting erroné auprès du CEPF (Chapitre 5.3)

53


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Rapport final BATME

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8 Recommandations

8.1 Création d’une fonction „finance“ distincte

8.1.1 Situation actuelle L’ordonnance d’ouverture d’enquête du 4 juin 2015 mentionnait que l’un des buts de cette

enquête serait « d’établir si les compétences de la VPRI relèvent d’une bonne gouvernance

(finances et immobilier au sein d’une même présidence ? ». Répondre de manière exhaustive à

cette question aurait demandé une analyse détaillée des processus opérationnels et de

gouvernance de la VPRI – et pas seulement sous l’angle de la problématique du bâtiment ME –

analyse qui n’était pas dans le cadre de notre mandat.

Ceci étant, nous avons intégré dans nos interviews aux collaborateurs de l’EPFL des questions

spécifiques pour nous permettre d’amener - sous forme de recommandations – quelques pistes

de réflexion.

A la question « qui a la responsabilité ultime de la vérification et la remise des rapports

immobiliers au Conseil des EPF ?», la plupart des collaborateurs interviewés ne le savaient pas.

La question suivante « qui a la responsabilité ultime des questions financières de l’EPFL (rôle

de CFO) », a amené la même incertitude auprès des répondants.

Cette situation est - à notre avis – rendue possible par plusieurs facteurs :

- La réunion de toutes les fonctions administratives, financières et des constructions sous

une seule direction (VPRI)

- La dissémination – au sein même de la VPRI - de plusieurs fonctions liées au domaine

financier, au sein de départements distincts :

Services Financiers (Comptabilité, Fonds, Trésorerie)

Controlling

Unité « Finance et Controlling » du Domaine Immobilier et

Infrastructure

Ces départements rapportent au du VPRI. D’après les interviews, il y a très peu

d’interactions entre ces différents départements, qui opèrent en quelque sorte en « vases

clos ».

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Puis :

o l’unité « Planification, budget et Statistique »

o Partenariat Public Privé

Ces 2 derniers départements rapportant directement à la VPRI.

- Cette dissémination s’accompagne – dans certains cas - de processus informatiques

distincts les uns des autres, comme nous l’avons vu dans le cas du bâtiment ME.

- Les activités de ces fonctions sont principalement axées sur des aspects opérationnels,

comptables et de contrôle. Ainsi, de l’avis des collaborateurs interviewés et à titre

d’exemples, les rôles suivants ne sont que rarement exercés :

Développement d’une stratégie financière, sur la base du plan

stratégique de l’EPFL, qui incorpore non seulement les éléments de

planification, budgétisation et systèmes comptables, mais également la

diversification des sources de financement et de revenus. Ce type de

stratégie, qui démontre intrinsèquement la durabilité et l’autonomie

financière de l’EPFL, est généralement un élément d’information clé

pour les partenaires et donateurs externes ;

Conseil à la direction, dans le but d’aider la direction à relier

concrètement les aspects opérationnels et les obligations financières de

l’institution ;

Conseil à la direction (aide à la décision) pour les projets

d’investissements importants, en mettant en perspective les équilibres

financiers de l’institution ;

Analyse des risques et élaboration de stratégies visant à leur atténuation

dans le cas de projets ayant des conséquences financières importantes ;

Influence sur les choix stratégiques en ligne avec les projections

financières à l’aide de planification financière à moyen et long terme ;

Recherche de financements externes (ce rôle est actuellement

principalement pris en charge par la Direction de l’EPFL) ;

Responsabilité ultime de toutes les questions liées à la gouvernance

financière, y compris les reportings aux institutions publiques et

partenaires privés. 56


Rapport final BATME

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En effet, les risques liés à ce type d’organisation – au vu de la taille l’EPFL - peuvent être

résumés ainsi :

- Augmentation des coûts opérationnels liés à la multiplication des systèmes et des

processus, avec une coordination centrale limitée ;

- Risque accru de fraude et mauvaise utilisation des ressources de l’EPFL ;

- Manque d’indépendance de la fonction « finance » au sein de l’institution et problèmes

de gouvernance liés à cette absence d’indépendance ;

- Peu d’aide à la décision auprès de la Direction de l’EPFL concernant les implications

financières des orientations stratégiques clés de l’institution ;

- Perte de la vue d’ensemble.

Après discussion avec les différents intervenants de cette étude et au vu des résultats de son

analyse sur le bâtiment ME, recommande que l’institution envisage de séparer la

fonction finance de la VPRI et de lui attribuer la responsabilité ultime des questions financières

et comptables de l’EPFL.

8.1.2 « Change Management »

8.1.2.1 Général Remédier à une telle scission à l’intérieur d’un département doit idéalement suivre un processus

de « change management », dirigé de l’intérieur de l’EPFL ; nous déconseillons l’approche qui

consisterait à nommer un « Vice-Président Finance » (Chief Financial Officer) sans d’abord

définir dans le détail les rôles, responsabilités et attributions de cette nouvelle fonction. En effet,

les attributions de cette fonction peuvent varier en fonction des entreprises et institutions

concernées : certaines y adjoignent les services informatiques, le management du risque (Risk

Management) ou les Ressources Humaines, alors que d’autres n’y concentrent que les fonctions

liées à la comptabilité, stratégie financière et budget.

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Le Comité aura un rôle de lancement, planification, surveillance, évaluation et exécution du

projet qui induira le changement. Il s’assurera également que l’analyse et les recommandations

développées soutiennent les choix stratégiques de l’EPFL, et de l’adhésion des autres fonctions

de l’EPFL, et enfin de leur implication pour prôner et soutenir le changement, avant, pendant et

après sa mise en œuvre.

Plus précisément, le Comité peut avoir les rôles suivants (à titre d’exemples) :

- Elaborer et diriger la communication interne sur ce projet

- Développer la vision sur les rôles et responsabilités de ce nouveau département

- Nommer les groupes de travail et diriger les travaux d’analyse

- Edicter le Plan d’Implémentation (feuille de route), sur la base des rapports

intermédiaires des groupes de travail

- Après la validation du Plan d’Implémentation, piloter sa mise en œuvre.

Expert externe

Ce Comité pourra décider de s’adjoindre les services d’un expert externe, spécialisé dans le

« change management » dont le rôle sera, au minimum, de guider la réflexion du Comité et des

groupes de travail, élaborer avec eux les rapports intermédiaires et le rapport final, en se basant

sur son expérience, l’environnement légal et académique propre à l’EPFL et les meilleures

pratiques en la matière. Il peut également, sous la direction du Comité, se substituer aux groupes

de travail.

Groupes de travail (ou Expert externe)

Le rôle de ces groupes de travail sera – sur la base de la vision élaborée du Comité – d’analyser

plus en détail les problématiques nécessaires liées à la vision du Comité et proposer des

solutions permettant de mettre en œuvre cette vision.

Plan d’implémentation

Ce rapport – validé par la direction de l’EPFL - a pour but de mettre en évidence la vision de

l’EPFL sur la fonction « finance », les rôles, responsabilités et attribution de cette fonction et les

étapes nécessaires, précises, liées à son implémentation.

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8.2 Améliorer la communication au sein de la VPRI

Au cours des interviews, la plupart des collaborateurs ont déploré le manque de communication

entre les différents niveaux hiérarchiques de la VPRI et regretté parfois l’absence de réunions au

sein de départements de la VPRI, ainsi qu’au sein du management de la VPRI dans son

ensemble. – tout en étant reconnu pour sa rigueur- apparaît également

comme « inaccessible ».

Ce manque de communication – tel que perçu pas les collaborateurs - permet des

fonctionnements en vase clos, et une dilution des responsabilités au détriment du dernier

échelon de la hiérarchie.

D’autre part, la succession des audits ( ainsi que celui-ci) liés à la

problématique du bâtiment ME procure un grand sentiment d’insécurité au sein des équipes que

nous avons rencontrées.

Nous recommandons donc à la VPRI d’encourager et renforcer la communication au sein des

départements, ainsi que la communication émise directement depuis la Vice-Présidence.

A titre d’exemple,

- Emettre une communication à l’attention de tous les collaborateurs du département

concerné par les audits de bâtiment ME, résumant les points principaux de ces audits et

les actions correctrices entreprises. Cette communication qui devra idéalement être faite

« de vis-à-vis » devra aussi ouvrir un espace pour les questions- réponses et marquer le

début d’un dialogue entre la direction de la VPRI et ses collaborateurs

- Dans la mesure du possible, promouvoir activement et ouvertement une culture de

« porte ouverte », à tous les niveaux hiérarchiques. Encourager les collaborateurs à

s’adresser directement à leur hiérarchie, même au niveau de la Vice-Présidence

- Planifier des réunions régulières non seulement avec les « direct reports » mais au sein

des départements et encourager les responsables de département d’opérer de la sorte.

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9 Restrictions

Les restrictions suivantes s’appliquent à notre travail :

• Les constatations telles que présentées dans ce rapport sont basées sur les faits et

circonstances décrits dans ce rapport. Ce rapport a été rédigé pour l’usage interne de

l’EPFL et du Conseil des EPF exclusivement. décline toute responsabilité

envers toute tierce partie cherchant à s’appuyer sur les informations contenues dans ce

rapport. Ce rapport ne doit être publié ni son contenu révélé à une partie externe sans

permission écrite préalable de

• Nous supposons que toute information importante pertinente à notre enquête nous a été

communiquée par l’EPFL.

• Nous n’avons vérifié ni l’authenticité ni la complétude des informations qui nous ont

été remises par l’EPFL, par le Conseil des EPF ainsi que par lors des rapports

d’audit datant du 29.05.2015 et du complément du 12.04.2015.

• Toute référence faite dans ce rapport aux déclarations des employés actuels ou anciens

de l’EPFL est clairement désignée en tant que telle.

• Les propos recueillis lors des interviews ont été considérés comme vrais et

authentiques.

• Les constatations présentées découlent et se basent principalement sur les propos

recueillis lors des interviews.

• Notre enquête s’est limitée à la documentation mise à notre disposition et aux

informations qui nous ont été communiquées ainsi qu’aux informations que nous avons

rassemblées de sources accessibles au public.

• Les sources des informations sont indiquées dans ce rapport. Nous nous sommes

assurés, dans la mesure où c'est possible, que ces informations sont en accord avec

d'autres informations auxquelles nous avons eu accès, conformément à la lettre

d'engagement, au cours de notre enquête. Cependant, nous n'avons pas tenté de

confirmer systématiquement la fiabilité de ces sources en nous référant à des preuves

supplémentaires.

• Nos travaux ont commencé le 19 juin 2015 et ont été terminés le 4 août 2015. Par

conséquent, notre rapport ne tient pas compte des évènements survenus ultérieurement à

cette dernière date. 62


Rapport final BATME

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• Au cours de notre enquête, seules les actions décrites dans ce rapport ont été entreprises.

Si nous avions entrepris d'autres actions au cours de notre enquête, nous aurions

éventuellement acquis des informations supplémentaires potentiellement importantes

pour le présent rapport.

• En particulier, nous attirons votre attention au fait qu'il n'a pas été possible, dans le délai

et avec le budget définis, d'effectuer une revue exhaustive de tous les documents qui

nous étaient accessibles.

• Nos travaux diffèrent d'un audit des rapports financiers ou des examens similaires à la

fois par leur étendue et par leurs objectifs. Par conséquent, nous ne faisons part ni d'une

opinion ni d'une attestation ou d'un autre type de confirmation par rapport aux rapports

financiers ou au système de contrôle interne de l’EPFL.

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Rapport final BATME

4 avril 2016

10 Annexes

Annexe A – Documents contractuels

A.1 : Lettre d'engagement et Conditions générales d'affaires : Standard (CH)

V4/03.2015

A.2 : Ordonnance d’ouverture d’une enquête administrative du 04.06.2015

Annexe B – Documents reçus du client

B.1 : Audit Dépassement coût bâtiment ME (29.04. 2015)

B.2 : Audit Dépassement coût bâtiment ME (complément, 12.05.2015)

B.3 : E-mail daté du 11.05.2015 avec sujet « Re : bâtiment ME : Audit des coûts du projet »

faisant mention d’un audit des coûts du projet

B.4 : Audit du bâtiment ME, rapport final, questions du 29.06.2015

B.5 : Rapports périodiques au 31.12.2013 et au 31.12.2014

B.6 : Rapports annuels 2014 (31.12.2014)




B.10 : Rapports annuels 2010

B.11 : Rapports semestriels 2014




B.15 : Rapport Immobilier 2014 (31.12.2013)

B.16 : Organigramme (VPPL, 11.2010)

B.17 : Organigramme (VPRI, 04.2015)

B.18 : Organisation DII (10.02.2012)





B.23 : Processus spécifique à la comptabilité des constructions (matrice risques et contrôles

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constructions, PricewaterhouseCoopers, version du 28.05.2014)

B.24 : Processus, SCI EPFL Flowchart Processus Constructions (PricewaterhouseCoopers,

version du 21.10.2010)

B.25 : Directive concernant le système de contrôle interne (SCI) à l’EPFL (LEX 1.7.1, version

1.1, état au 04.12.2014)

B.26 : EPFL Bouclement 2012 (Séance de DIR EPFL – 04.03.2013)

B.26 : Procès-verbal de la séance de direction (04.03.2013)






B.26 : Procès-verbal décisionnel COPIL (24.10.2013)

B.26 : Procès-verbal décisionnel COPIL (09.09.2013)


B.28 : Procès-verbal (18.04.2013)

B.29 : Procès-verbal de la séance de direction administrative avec doyens transversaux

(19.05.2014)

B.30 : Procès-verbal de la séance de direction administrative (27.10.2014)

B.31 : Cahier de Project, Message 2009, Programme des Constructions 2010

B.32 : Lettre de réponse du CEPF du 07.05.2015 à l’annonce du dépassement de crédit ME du

12.03.2015

Annexe C – Documents issus des interviews

C.1 : Programme prévisionnel ME

C.2 : Facture du 16.12.2011 CHF 3 Mo avec libellé

C.3 : PC2010 bâtiment BI, Décompte final des contrats et avenants

C.4 : VPPL – nouvelle organisation 2014-2015 documents fournis par André Schneider le

08.07.2015

C.5 : Investitionskredit 2011 (tableau de détail de répartition des crédits institutions, transmis

par le CEPF le 23.07.2015)

C.6 : Meldung einer Kreditvershiebung (tableau des crédits institutions, transmis par le CEPF

le 23.07.2015)

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Annexe D – Documents reçus du Conseil des EPF

D.1 : Rapport de revue R1334 (22.11.2013)

D.2 : Rapport d’audit R1408 (28.11.2014)

D.3 : Elaboration du programme annuel des constructions (Conseil des EPF, version 2,

08.10.2013)

D.4 : Dispositions d’exécution complémentaires portant sur la comptabilité immobilière du

Domaine des EPF (12.07.2012)

Annexe E – Directives de l’EPFL

E.1 : Manuel Immobilier 2000 (Directives pour la gestion immobilière du Délégué du

Conseil des EPF)

E.2 : Manuel Immobilier EPFL (Système de management du DII, 04.2011)

E.3 : Manuel Immobilier EPFL (Système de management du DII, 12. 2014)

E.4 : Règlement financier LEX 5.1.1 (version 1.5 du 16.022015)

E.5 : Service Financier SF, Factures fournisseurs (accédé en ligne le 15.07.2015)

E.6 : Registre des signatures, version 3.3 / GEC / 06.2015

E.7 : Processus Finances du DII, version de juillet 2014

E.8 : Extrait du protocole du 7-8 Mars 2006 du Conseil des EPF

Annexe F – Messages de la Confédération

F.1 : Directive sur la gestion de l’immobilier dans le Domaine des Ecoles Polytechniques

Fédérales (du 01.01.2013)

F.2 : Message concernant la loi fédérale sur les mesures visant à atténuer les effets du franc

fort 11.048 (du 31.08.2011)

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