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Commande, délivrance et réception deProduits sanguins labiles (PSL) par un

Dispositif de Transport Automatisé(pneumatique par cartouche)

Réf : hémovigilance/Procédure /010Version : 1Date de création : avril 2016Date d’application : Juin 2016Page 1 sur 15

Pneumatique PSL

Nom Fonction Date et Signature

RédactionS SchlumbergerC Desmoineaux

Médecin anesthésiste et hémovigilantIDE des vigilances

Validation des experts

M VasseV ChenetE. CunotN. DonatoC.Lanier

Chef du service de biologie clinique Gestionnaire des risquesResponsable projetCadre supérieur de santé laboratoireCadre de santé du dépôt de délivrance

ApprobationL TouilL Mazaux

Responsable du dépôt de délivrance Suppléante responsable du dépôt dedélivrance

1. OBJET

Cette procédure concerne la commande, la délivrance et la réception des produits sanguins labiles(PSL) par un dispositif de transport automatisé pneumatique (DTA) par cartouche.

2. DOMAINE D’APPLICATIONL’application de cette procédure concerne l’ensemble du personnel du dépôt de délivrance et lespersonnels des services de soins situés au niveau du bâtiment M.

o réanimation polyvalente, USIR et USCC, o salle de naissance, o bloc opératoire, SSPI, imagerie interventionnelle,o SAU, UHCD, UPHU.

Les seuls PSL concernés par le DTA sont les CGR et les plasmas thérapeutiques.

Les situations non concernées par le DTA sont : o les plasmas thérapeutiques délivrés en grande quantité (> 600 ml) en cas de

plasmaphérèse réalisée en pré-transplantation immédiate ou en traitement anti-rejet.o Les PSL délivrés en grande quantité en cas d’urgence et risque d’hémorragie massive :

transplantation pulmonaire, hémorragie de la délivrance…

o URGENCE VITALE IMMEDIATE o Les CGR irradiés, compatibilisés (RAI positives)

3. DOCUMENTS DE REFERENCE ET ABREVIATION(S)

3.1 Documents de référence

Arrêté du 24 avril 2002 JO du 5 mai 2002 relatif aux bonnes pratiques de transport des PSL.

Arrêté du 19 juillet 2005 modifiant l’arrêté du 29 avril 2003 fixant la liste et les caractéristiques desproduits sanguins labiles.

Circulaire n° 031582 du 15 décembre 2003 relative à la réalisation de l’acte transfusionnel.

Décision du 6 novembre 2006 relatif aux bonnes pratiques transfusionnelles

Arrêté du 10 octobre 2007 fixant les conditions relatives à l’entreposage des produits sanguinslabiles dans les services d’établissements de santé.

Recommandations relatives aux dispositifs de transport automatisé des produits sanguins labiles.ANSM Janvier 2016.


Dispositif de Transport Automatisé

Réf :Hémovigilance/Procédure/010

Version : 1Page 2 sur 15

Enquête sur les dispositifs de transport automatisé des produits sanguins labiles. Résultats etrecommandations. ANSM Janvier 2016.

3.2 Abréviations

ANSM: Agence Nationale de Sécurité du médicamentCGR: Concentrés de globules rougesCP: Concentrés plaquettairesPSL: Produits Sanguins Labiles (CGR + plasmas thérapeutiques + CP)

ES: Etablissement de SoinsUF: Unité FonctionnelleSAU: Service d’accueil d’UrgenceUPHU: Unité Post Hospitalisation d’UrgenceUSCC: Unité de Surveillance Chirurgicale ContinueSSPI: Service de Surveillance Post-InterventionnelleDTA: Dispositif de Transport Automatisé





4. DEFINITION(S)

4.1 Définition du système

La gare est située au niveau du dépôt de délivrance bâtiment B étage -1 et dessert par un seul tuyau,les services situés au niveau du bâtiment M.

Attention 1 station peut desservir plusieurs services :

o M-1 : Station située (secteur C) dessert les 3 sites de la réanimation (Secteurs A B etUSCC) et l’USIR

o M- 2 : Salle de naissance

o M- 3 : Station située à l’entrée du bloc opératoire et dessert le bloc, la SSPI l’imagerie interventionnelle (cardiologie et neurologie)

o M-5 : Station située (côté SAU) et dessert les 3 services des urgences : SAU, UHCD, UPHU





Les cartouches destinées aux PSL sont de couleur bleue

Chaque cartouche peut contenir 2 PSL de même type (soit CGR, soit plasmas) rangés dans un sac enplastique hermétique avec poche extérieure pour positionner l’accusé de réception. Les PSL sontrenvoyés avec les deux bordereaux de délivrance ainsi que le dossier transfusionnel quand il vientd’être édité.

4.2 Environnement de la station

Les référents sont les cadres de santé des services ayant une station ainsi que le cadre du dépôt dedélivrance.

Sécurisation

Elle est située dans un local accessible uniquement au personnel médical et para-médical.

Environnement

Une table pour pratiquer le contrôle de la commande, appliquer l'identitovigilance et renseignerl'accusé de réception.

Une boite de gants non stériles. Un stock de boites bleues isothermes de transport. Le mode d'emploi de la station La procédure dégradée (en cas de panne ou d'événement indésirable) Un stock de carte de contrôle ultime pré-transfusionnel (Safety Card)

o Chaque service s’approvisionne auprès du dépôt de délivranceo Le dépôt de délivrance fait un contrôle des stocks et des dates de péremption une fois par mois

Un stock de transfuseur.o Chaque cadre fera la commande sur copilote pour l’approvisionnement.

Entretien

Mode opératoire du dépôt PR18/M0014 : Nettoyage/désinfection des cartouches et des stationspneumatiques.





5. DESCRIPTION DE TOUTES LES ÉTAPES DE LA PROCÉDURE

5.1 Processus

5.2 Commande de PSL par les services de soins

5.2.1 Prescription des PSL

Les PSL ne sont délivrés que sur prescription écrite. L’ordonnance est faite en double exemplaire avecune étiquette du patient collée sur les deux feuillets. L'étiquette du patient correspond au séjour en cours: date et UF. L'ordonnance doit contenir les renseignements suivants - Annexe [1]

o L’identification lisible, la signature du médecin prescripteur et son numéro de DECT afin que ledépôt puisse le contacter facilement.

o L’identification du patient : étiquette avec le nom de naissance, le nom d’usage, le prénom, lesexe, la date de naissance, le numéro de séjour, UF du service d’hospitalisation.

o La date de prescription

o La date et l’heure prévues de la transfusion

o Le degré d’urgence : l’information suivante est rappelée au verso de la prescription

Annexe [1]

o L’identification du service dans lequel a lieu la prescription = UF.

o La durée de validation de la RAI en indiquant s’il s’agit de 3 ou 21 jours.





o Les informations cliniques et biologiques susceptibles de renseigner le dépôt Foch :

- Les antécédents transfusionnels même anciens et le lieu des transfusions

- L’existence d’une pathologie pouvant modifier les conditions transfusionnelles : greffede moelle, leucémie, drépanocytose, thalassémie, injection de Rophylac® (et date)

- Faxer au dépôt 2548 tout document extérieur à Foch concernant les données IH ettransfusionnelles du patient

o Préciser si les examens immunologiques sont en cours de réalisation (cf CYBERLAB)

o Le type, la quantité, la qualification et les transformations des produits demandés en accord avecles protocoles usuels validés dans l’établissement et le protocole transfusionnel figurant dans ledossier transfusionnel du patient - Annexe [1]

- Compatibilité ABO

- Indications particulières pour chaque type de PSL : qualification, transformations

- CGR : taux d’hémoglobine, phénotypage - Annexe [2]

- Plasmas thérapeutiques : indications en cas d’hémorragie massive ou d’intensité plusmodérée ou plasmaphérèse

- Plaquettes : poids, résultat de la dernière numération, indication médicale ouchirurgicale

5.2.2 Modalités de transmission de la prescription au dépôt de délivrance

1° FAXER au 2548 L’ordonnance et la carte de groupe sanguin, première page du dossier transfusionnel quand celui-ci a déjà été édité.

Si le dossier transfusionnel n’a pas encore été édité, il sera édité au moment de la délivrance et joint à lacommande de PSL. Pour l’ensemble de la procédure d’édition du dossier transfusionnel, voir procédure Hémovigilance/ 006

2° CONFIRMER par téléphone au 2747 Toute demande de PSL en précisant :

o le degré d’urgence.( Urgence vitale ou relative) o Le poste de DECT que le dépôt doit rappeler dès que la commande est prête.

Absence de FAX de l’ordonnance et de téléphone pour confirmer la prescription au dépôt=

pas de délivrance

5.3 Délivrance des PSL par le dépôt

Procédure du dépôt de délivrance DD/PR24

Le dépôt prévient le prescripteur que la commande est prête et va être envoyée dans le dispositif detransport automatisé. Le technicien restera en ligne jusqu’à l’arrivée de la cartouche et lecture del’accusé de réception pour valider que la commande est pour le bon patient et donc pour le bon service.





5.4 Réception des PSL par les services de soins

Procédure commune à tous les services concernés.

La liste du personnel habilité à réceptionner la commande a été validée par la direction des soinsinfirmiers, les responsables du dépôt de délivrance et l’hémovigilance.

IDE IADE Médecin MAR

AS Sage Femme Cadre de santé Agent hospitalier du

bloc

Le bordereau de délivrance a été introduit dans la cartouche de telle façon que le nom du patient et duservice destinataire qui a prescrit les PSL (UF) soient visibles à travers la cartouche.

! Attention l’envoi dure moins de 3 min

La personne qui réceptionne doit être présente devant la station, avoir un téléphone et rester encommunication avec le technicien du dépôt jusqu’à la réception de la cartouche. Appliquer alors la procédure de réception affichée sur la station Annexe [3]

Procédure générale : Valider la réception

Vérification de la présence à l’ouverture de la cartouche de : Accusé de réception Pochette plastique fermée hermétiquement avec présence des PSL et les deux bordereaux de

délivrance Vérifier l’UF de réception : attention une gare peut desservir plusieurs services et il peut y avoir

plusieurs commandes simultanées cf procédure du dépôt Remplir l’accusé de réception Annexe [4] Coller l’étiquette du patient devant être transfusé sur l’accusé de réception

Renvoyer aussitôt la cartouche avec l’accusé de réception au dépôt.

Cette procédure est à appliquer pour la réception de chaque cartouche même si plusieurs cartouches sont délivrées à un même patient, en sachant qu’il n’y a que 2 PSL par cartouche et de même type : CGR ou plasma thérapeutique.

Procédure spécifique à chaque service :

1° Chaque prescripteur doit renseigner le numéro de poste téléphonique auquel il peut êtrecontacté.

2° Lors de la confirmation téléphonique de la commande avec le dépôt, donner le numéro detéléphone de la personne qui fera la réception de la commande.





Le tableau n°1 résume l’organigramme des services concernés par la délivrance par le DTA.

Réanimation Poste de soins concerné par la commandePoste DECT du prescripteur sur l’ordonnance

Salle de naissancePoste DECT central de la salle de naissancePoste DECT de l’IADEPoste DECT du prescripteur sur l’ordonnance

Bloc opératoire Poste DETC du MAR sur l’ordonnancePoste DETC de l’IADE

SSPI Poste DETC du MAR sur l’ordonnancePoste central du service

Imagerie interventionnellePoste DECT de l’IDE par secteurPoste DECT du MARPoste DECT de l’IADE

SAUUHCDUPHU

Poste DECT du Médecin UrgentistePoste DECT de l’IDE référente du patient

Tableau 1: identification des personnes à joindre lors de la délivrance

5.5 Procédure dégradée en cas de panne

En cas de panne, le personnel doit appliquer la procédure dégradée, c’est à dire celle en cours dans lereste de l’hôpital (cf procédure hémovigilance 003 prescription des produits sanguins labiles (PSL),procédure hémovigilance 004 délivrance et transport des PSL.)

Le dépôt informe tous les utilisateurs de la panne du système :

Comment ? Par téléphone aux cadres de santé des services ou au cadre de garde le soir, le week-end,

férié. Une information automatique en temps réel de tous les utilisateurs des gares d’envoi en cas

de fermetures, pannes, blocages. Le responsable de fonctionnement ou sa suppléanceenverra un mail pour prévenir les cadres du service du bâtiment M.

Retour au système habituel de prescription et délivrance (cf procédure dégradée)

La procédure dégradée doit être affichée à coté de chaque gare de réception ++++

5.6 Procédure en cas de souillures du système.

Si les PSL ont éclatés ou sont percés dans la cartouche ne pas l’ouvrir et la ramener directement audépôt.

5.7 Formation des utilisateurs

Chaque personnel est formé sur la procédure de commande et de réception par DTA ainsi que surl’utilisation de la station.

5.8 Déclaration des évènements indésirables (EI)





Tout événement indésirable lié au DTA doit être signalé par téléphone au dépôt de délivrance et fairel’objet d’une déclaration sur BLUE MEDI dans l’onglet 2 «fiche de déclaration de tout autre incident liéau processus transfusionnel ».

6. ANNE X ES

Annexe [1] : Ordonnance de PSLAnnexe [2] : Indications du phénotypage pour les CGRAnnexe [3] : Mode d'emploi de la stationAnnexe [4] : Accusé de réceptionAnnexe [5] : Fiche de déclaration d’événement indésirable BLUE MEDI





6.1 Annexe [1] : Ordonnance de PSL





6.2 Annexe [2] : Indications du phénotypage pour les CGR









6.3 Annexe [3] : Mode d'emploi de la station





6.4 Annexe [4] : Accusé de réception





6.5 Annexe [5] Fiche de déclaration d’événement indésirable