Comment Decrire Un Processus

8/6/2019 Comment Decrire Un Processus

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Organisation interne

Cible : PME

Fiche outil n 17

Comment dcrire un processus ?Partie 1/3 : Dfnir le processus

But de la dmarche

Cette dmarche vise dcrire les processus dune organisation afn :

declarierlesactivitsetpratiquesmettreenoeuvrepouratteindrelesobjectifsduprocessus et raliser les lments de sortie attendus.

degarantiruneappropriationefcacedesrglesetpratiquesduprocessusmettreen

uvre

Ladmarcheintgre3phasescls:

1- dfnir le processus et ses activits

Cettetapepermetdednirglobalementleprocessusandidentierlesacteurs,lesactivits

etlesmoyensncessaireslatteintedesesobjectifs.

2-tablirlecahierdeschargesdocumentaire

Cettetapepermetdidentierlebesoinenmatiredocumentaireandenerdigerquelejuste

ncessaire.

3-rdigerladocumentationduprocessus

Leslmentsrdigersontlachedidentit,lesprocdures,guidesetformulairesncessaires

lacomprhensionetlappropriationdespratiquesetrglesduprocessus.Lesformulairesper-

mettrontaussidegarantirlenregistrementdesinformationsclsduprocessus,quincessitent

un archivage.

Les rsultats escompts

Lesacteurs,lesactivits,lesmoyens

etlesobjectifsduprocessussont

clairement identifs ;

Seulslesdocumentsncessaires

lappropriationdespratiquesetrglesdu

processussontlabors;

Ladocumentationduprocessusest

claire et concise.

Matriel ncessaire

Post-itdediffrentescouleurs,

Grandrouleaudepapier,

Feutres,

Sallederunionavecunmurdisponible,

DispositionU.

Centre de Recherche Public Henri Tudor

LaboratoiredeTechnologieIndustrielle

UnitStratgie & Management

E-mail : strategie.management @tudor.lu

Tl.:00352425991-1


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Fiche outil n 17

La modlisation dun processus nest pas une fn en soi, elle vise ana-

lyser la pertinence des activits dun processus vis--vis de latteinte de

ses objectis.

Quest ce quun processus

Unprocessusestleregroupementdactivitsquiinteragissentensembleandetransformerdes

lments dentre en lments de sortie.

Ladnitionduprocessusestuntravailcollaboratifquiregroupelensembledesacteursimpli-

qusdanslaralisationduprocessus,etleoulesclientsdeslmentsdesortieduprocessus.

Ce travail se droule lors de 2 sances de travail.

1ersanceElaborationducadreduprocessus

Lanimateurdugroupedoitaborderlespointssuivants:

Quelssontleoulesobjectifsduprocessus?

Quellessontlescaractristiquesattenduesdeslmentsdesortie?

Quellessontlesactivitsmettreenoeuvrepourproduireleslmentsdesortiedu

processusetcommentsont-ellesordonnes(ilestprfrabledepartirdeslmentsde

sortieetderemonterleuxversleslmentsdentre)?

Pourchacunedesactivits,quisontlesacteursetlesmoyensncessairesleurralisation?

Quelssontlesinformationsproduites?

2de sance validation du processus

Lasecondesanceviseconrmerlapremirednitionenrpondantauxquestionssuivantes:

Lesactivitsidentiespermettent-ellesdatteindrelesobjectifs?

Lesactivitsidentiespermettent-ellesdeproduiredeslmentsdesortieconformesaux

caractristiquesattendues?

Existet-ildesactivits(ralisation,contrle)redondantes?

Lesresponsabilitssont-ellesclairementidenties?

Elments dentre

Participantsaugroupedetravailidentis Processusfournisseuretclientidentis

Elments de sortie

Cartographieduprocessus

Les conditions de succs

Travailcollaboratifregroupantlesacteursdu processus et ses clients ;

Animationdugroupe(questionset

validation) ;

Tempsetespacedetravailddisauxsances de travail.


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Organisation interne

Cible : PME

Comment dcrire un processus ?Partie 2/3 : Cahier des charges documentaire

But de la dmarche : Mise en place de lISO 9001 :2000 ou autre certifcation/accrditation

Cettedmarcheviseidentierlebesoinenmatirededocumentationconcernantunproces-suspournerdigerquelejustencessaireetoptimiserlenombreetvolumedesdocumentspar

rapportlappropriationetlamatrisedesrglesetpratiquesmettreenoeuvre.

Aprsavoirlaborerlacartographieduprocessus(Cf.Partie1/3:Dnirleprocessus)etavant

dengagerlaphasederdactiondesprocduresetautresdocumentsdelorganisation,ilestcapi -

taldeseposerlaquestion:Quelestlebesoinenmatirededocumentationsurleprocessus?

Pourlaborerlecahierdeschargesdocumentaire,ilestncessairedinventorierlesdocuments

existantsetdanalyserlesrisquessurleprocessusvis--visdesesobjectifsetdesproduits

de sortie.

LanalysedesrisquessurleprocessusesteffectuesurbaseduneAMDECprocessussimplie.

Les rsultats escompts

Lenombreetletypededocumentspour

assurer lappropriation et la matrise des

rglesetpratiquesmettreenuvre

pour le processus sont identifs ;

Lesobjectifsetcontenusdesdocuments

rdigeroumettrejoursontdnis;

Lardactiondesprocessuspermetde

ne pas rapprendre continuellement

travailler.

AMDEC processusLAMDEC(AnalysedesModesdeDfaillance,deleursEffetsetdeleurCriticit)estunemthodepermettant :

didentierlesrisquesdeproblmepouvantsurvenirsurunprocessus,

depositionnercesrisquesparrapportauxobjectifsetauxproduitsdesortieduprocessus,

dvaluerlepoidsdecesrisquesparrapportleurprobabilitdesurvenir,leurimpactsurlobjectifetleurindtectabilit.

Toutcecipouramliorerlaconceptionduprocessusouduproduitetorienterlesmesuresdeprvention.

Centre de Recherche Public Henri Tudor

LaboratoiredeTechnologieIndustrielle

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Fiche outil n 17


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Inventaire des documents existantsSurlacartographieduprocessus,onpositionnechaquedocumentexistantlaidedepost-it

surlesactivits.Lesdocumentsexistantspeuvent-treselonlecasdesprocdures,desnotes

deservice,desinstructions,desformulairesoumodlesdedocument,

Analyse des risques sur le processus

LAMDEC estun travailcollaboratifregroupant lesacteurscls etle clientduprocessus.Un

animateurdoittreprsentandefaciliterlequestionnementdugroupeetlvaluationdesris-

ques.

1-Identierlesrisques denonatteintedesobjectifsduprocessusoudeproductiondlments

desortienonconformesauxcaractristiquesattendues

2-Surchaquerisqueidenti,dterminerlacauseouoriginedurisque.Ilconvientderemonter

leplusloinpossibledanslachanedescausesandidentierunecauseprimaire(mcanisme

des5pourquoi).

3-Dterminerpourchaquerisqueidenti,dansquelle(s)activit(s)duprocessuslacausesesitue.

4-Estimerlacriticitdurisque(sonpoids)envaluantsurunechellede110laprobabilit

desurvenirdelacause(occurence),leffetdurisquesurlobjectifoullmentdesortie(svrit)

etlincapacitdelorganismedtecterlecauseavantquellenesurvienne(Indtectabilit).LeproduitOccurrenceXSvritXIndtectabilitdonneleniveaudecriticitdurisque.

5-Les510risquesayantlaplusfortecriticitfontlobjetduneanalyse rapide afn de savoir

quelstypesdactionspermettraientdediminuerlerisque.Lesactionssontidentiesentrois

classes:laformationdupersonnel,lautomatisationoularorganisationduprocessusande

mettre en place des anti-erreurs ou la mise en place dune documentation.

Elaborationducahierdeschargesdocumentaire

Surbasedelinventairedesdocumentsexistantsetdesrsultatsdelanalysedesrisques,on

dfnit la liste des documents disposer pour dcrire le processus. Cette liste prcise le type de

document,etlobjetdudocumentetsonaudience.Pardfaut,leprocessusdoitaumoinstre

dcrit par une fche didentit.

Elments dentre


Elments de sortie

Analysedesrisquessurleprocessus

Cahierdeschargesdocumentaireduprocessus


Travailcollaboratifregroupantlesacteurs

du processus et ses clients ;

Etreleplussimplepossible;

Comptencedelanimateurenanalyse

derisques(AMDEC).

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Des processus la documentation dune organisationLa documentation dune organisation nepeutsefairesansuntravaildemodlisationdesprocessus.Eneffet, ladocumentationquiformaliselesrglesetpratiquesdespro-cessus,ncessiteunecartographieglobaledesprocessuset uneclaricationdesob-jectifsetdesactivitsclsdesprocessus.

RdigerleManueldorganisationBienque,danslecadredunecertication,leManueldorganisationsoitledocument

sourcedusystmedocumentairedelor -ganisme,ildoittrerdigerlandella-borationdesprocessus.Ce manuel se compose :

desmissions,butetpolitiquesdelorganisme,

delacartographiedesprocessus,

deschesdidentitdesprocessus,

sincessaire,dunglossaireclariantlejargondelorganisme.Lavalidationdumanuelestraliseparladirection.Lecontenuassezmarketingdumanuel,permetsadiffusionlafoiseninterneetenexternecommesupportdecommunication.

RdigerlaFichedidentitdeprocessus

CettechepermetdecommuniquerlecadregnralduprocessusenrpondantauxQuifaitQuoi,Pourquoi? .Ellesedistingueduneprocdure,carelleneprcisepascommentsonteffectueslesactivitsduprocessus.Onyretrouvelesinformationssuivantes:lesobjectifs,lescontraintesoudonnesdentre,lesdonnesdesortie,lesindicateursdeperformance,lesactivitsprincipales,lesacteurs,lesdocumentsetoutilsutiliss,etlesliensaveclesautrespro -cessus.Rdigeparlepiloteduprocessus,elleestcourteetsynthtique(23pages).

Rdiger une procdureIlnefautpasconfondreprocessusetprocdure:laprocduretantlamanirespciedef-fectueruneactivit.Bienquuneprocdurenesoitpastoujoursdocument,onassociesouventprocduredocumentdeprocdure.Laprocdurevisecommuniquerlespratiquesetrglesduprocessus.Pourquelaprocduresoitcourteetclaire,lauteurnedoitrdigerquelejusten-cessaireetdoitutiliserunformalismecomprhensibleparlutilisateurdudocument(logigramme,

texte,photo,).

Elments dentre


Cahierdeschargesdocumentaireduprocessus

Elments de sortie

Manueldorganisation-Fichedidentitdeprocessus

Documentsduprocessus


Evaluerlobjetetlimportancedu

document avant den engager la

rdaction ;

Rdiger un document en se mettant la

place de son utilisateur

Etreclair,simpleetsuccin.

Cartographie

FichedidentitProcessus

Documentationdusystme Procdure Instruction/Modeopratoire Guide Formulaire/Modle

QUOI

QUI FAIT QUOI

POURQUOI

QUI FAIT QUOI

COMMENT

Fiche outil n 17