Comment devenir"Opérateur Economique Agréé"

Mode d'emploi

Raymond MarchalDirecteur régional

Services de Contrôle Général et d'Organisation

Administration des douanes et accises

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• Approche• Image Client• Approche de la délivrance d'un certificat• En pratique :

– La demande de certificat AEO

– L'information

– Le questionnaire

– L'analyse de l'opérateur économique

• Times line• Période transitoire• Renseignements

Approche

• Basée sur: – Les règlements 648/2005 et 1875/2006– Les recommandations du Guidelines AEO

• Notes explicatives concernant l'interprétation de la réglementation• Questionnaire comportant les points d'attention et la description des

risques s'y rapportant– La méthodologie d'audit conseillée par la CE : COMPACT

• Basée sur les notions de :– Confiance entre un opérateur économique et la douane– Fiabilité des informations– Transparence des échanges d'informations– Partenariat

• Basée sur un double développement :– Image client– Méthodologie d'audit

Image Client

• A chaque opérateur économique sera assigné un profil de risque

• Uniquement utilisé par l'administration

• Exemples d'éléments pour déterminer le profil de risques– Opérateurs économiques

• Types d'entreprise• Produits commercialisés• …

– "Compliance" Douane• Autorisations douanières• Relations avec la douane• Infractions• …

– Certification• Certifications existantes• Existence d'un contrôle interne• …

– Choix de l'utilisation du self assessment

– Résultats de l'audit de l'opérateur pour obtenir son certificat

1. Perform AEO Application Assessment

3. Perform Pre-audit

4. Conclude onCertification

5. Develop Control Plan

6. Perform Control Plan

2. Develop Audit Plan

• Assess legal requirements AEO Application• Communicate with applicant

• Understand the applicant’s activities and environment• Determine type of stakeholder in an international supply chain• Determine scoping and risk matrix

• Assess remaining risk• Conclude whether an AEO certificate can be granted• Perform Quality review• Obtain representation letter• Grant AEO certificate

• Develop control plan (CP)• Schedule monitoring audits and custom controls• Plan resources

• Perform monitoring AEO audits• Perform customs controls

• Design effectiveness (DE) assessment• Operational effectiveness (OE) testing (if required)

Approche de la délivrance d'un certificat

Plan de contrôle-

Suivi

Détermination des risques

par opérateur

Design effectiveness (DE)

assessment

Si self assessment

Sans self assessment

OK ?

Délivrance

Operational effectiveness (OE)

testing OK ?

Refus du certificat

Oui

Non

Oui

Non

OK ?

Délivrance

Refus du certificat

Oui

Non

DemandeCertificat

AEO

Design effectiveness (DE)

assessment

Operational effectiveness (OE)

testing

Evaluation self

assessment

En pratique : La demande de certificat AEO

• A télécharger sur le site web AEO

• Demande papier à transmettre à l'adresse reprise sur le site web + éventuellement copie électronique à l'adresse de courriel demande@aeo-oea.be

• Analyser la demande• Évaluer les exigences légales de la demande AEO

• Contact de l'administration avec le demandeur– par Coordinateur Nouvelle Entreprise (CNE)– Remarques au sujet de la demande– Comprendre les activités et l'environnement du demandeur– Déterminer la place du demandeur dans la chaîne logistique internationale– Informer le demandeur au sujet du questionnaire d'évaluation du self

assessment

Demande de certificat AEO + Notice

Demande de certification AEO

COMMUNAUTE EUROPEENNE

Service Public Fédéral FINANCES IMPOTS ET RECOUVREMENT

Administration des douanes et accises

1. Demandeur

Réservé aux services des douanes

2. Statut juridique du demandeur

3. Date de constitution

4. Adresse de constitution

5. Siège d’activité principale

6. Personne de contact (nom, téléphone, télécopieur, courrier électronique)

7. Adresse postale

8. Numéro(s) d’identification à la TVA

9. Numéro(s) d’identification de l’opérateur

10. Numéro d’enregistrement légal

11. Type de certificat demandé

Certificat AEO – Simplifications douanières

Certificat AEO – Sécurité et sûreté

Certificat AEO – Simplifications douanières / Sécurité et sûreté

12. Secteur d’activité économique

13. État(s) membre(s) dans le(s)quel(s) des activités douanières sont exercées

14. Informations de passage frontalier

15. Simplifications ou facilités déjà accordées, certificats mentionnés à l’article 14 duodecies, paragraphe 4

16. Bureau de gestion de la documentation douanière

17. Bureau chargé de fournir la documentation douanière

18. Bureau de comptabilité principale

19.

Signature: …………………………….…………… Date: ……………………………………………………

Nom: ……………………………………………….. Nombre d’annexes: ……………………………………

AEO ///

COMMUNAUTE EUROPEENNE

Notice explicative relative à la demande de certification AEO

Service Public Fédéral FINANCES IMPOTS ET RECOUVREMENT

Administration des douanes et accises

Cette notice a été élaborée pour aider le demandeur à compléter la demande de certification AEO et à fournir les annexes nécessaires. La demande doit obligatoirement contenir l’information demandée dans le formulaire de la demande et dans les annexes 1 à 10. Remarques générales

1. Le demandeur doit fournir tous les renseignements demandés. Si nécessaire, certains renseignements peuvent être fournis sur des listes, tableaux, etc. annexés à la demande. Ces annexes doivent clairement renvoyer à la case correspondante du formulaire de demande.

2. La production de renseignements imprécis ou incomplets ne peut que retarder ou

compromettre l’octroi du certificat AEO sollicité.

3. La production de faux renseignements peut entraîner le refus du certificat AEO ou le retrait d’un certificat existant, sans préavis ni indemnisation.

4. Toute demande introduite en Belgique doit être établie conformément aux lois

linguistiques belges. En l’occurrence, les dispositions de l’arrêté royal du 18 juillet 1966 portant coordination des lois sur l’emploi des langues en matière administrative (M.B. du 2 août 1966) sont applicables.

5. Si des informations sont fournies dans une autre langue que celle de la demande,

il y a lieu de joindre une traduction de ces informations dans la langue de la demande.

6. Le demandeur qui aurait encore des questions à poser au sujet de l’établissement

de la demande peut s’adresser aux agents dont les noms figurent sur le site web de l’Administration des douanes et accises spécialement ouvert dans le cadre de la certification AEO.

En pratique : L'information

Comprendre les activités et l'environnement du demandeur

• Comprendre les activités : • Type de produits• Branche d'activités dans l'industrie• Taille de l'entreprise : GE, PME• Solvabilité• Information existante à la Douane

• Comprendre l'environnement :• Choix d'effectuer le self assessment• Département d'audit interne• Coordinateur de sûreté et de sécurité• Autorisations douanières• Possession de certificats : ISPS, ISO, Sarbanes & Oxley Act, C-TPAT, IMO,

UNECE, ICAO

En pratique : L'information

Déterminer la place du demandeur dans la chaîne logistique internationale

• Type de certificat AEO demandé− Douane− Sécurité et Sûreté− Douane/Sécurité et Sûreté

• Type d'activités au sein de la chaîne logistique

• Comprendre les flux des chaînes logistiques− In-flow : d'où viennent les marchandises ?− Process-flow : Que fait le demandeur avec les marchandises ?− Out-flow : où vont ensuite les marchandises ?

En pratique : L'information

Self assessment ou pas de self assessment ?

• Self assessment n'est pas obligatoire => choix de l'opérateur= Opérateur économique évalue lui-même les critères de risques AEO applicables

• Signification– Demandeur désire connaître ses risques– Capable de prendre des mesures pour répondre aux risques Elément positif pour son Image Client Gain de temps pour l'opérateur économique Possibilité d'obtenir un certificat sans visite on-site de la douane

• Nouvel article dans le CDM => Article 116– Self Assessment

En pratique : L'information

Self assessment ou pas de self assessment ?

• Questionnaire– Basé sur le Guidelines CE => comprend 5 chapitres– Fichier en Excel– Notice d'explication – Etabli pour les 7 types d'activité définis par la CE– A télécharger sur le site web

• Document de travail pour :– Analyser et évaluer le demandeur– Déterminer les risques restants– Définir les mesures pour couvrir ces risques

Chapitre 5 : Critères de sécurité

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1.1.a

Coordination insuffisante en matière de sécurité et de sûreté

1.1.b

1.1.b.1 Les marchandises dont vous faites le négoce

1.1.b.2Les bâtiments, terrains que vous occupez pour vos activités de production, entreposage,…

1.1.b.3La gestion du personnel en ce compris la politique de gestion du personnel, le recrutement, l'appel aux intérimaires, la sous-traitance.

1.1.b.4Le transport des marchandises, le chargement, le déchargement

1.1.b.5La gestion du système informatique, des fichiers comptables – documents comptables

1.1.b.6Les incidents de sécurité survenus récemment dans les domaines repris ci-dessus

1.1.c

1.1.c.1 Identification des risques

1.1.c.2 Mesures couvrant ces risques

1.1.c.3 Communication des incidents

1.1.c.4Fréquence des autoévaluations en matière de sécurité et sureté

1.1.c.5Communication des mesures de sécurité au personnel et aux visiteurs

2

2.1 Comment communiquer les incidents

2.2 Personne/service à qui communiquer les incidents

2.3 Qui et comment examine ces incidents

2.4 A qui rapporter le résultat des enquêtes sur les incidents

3

Mise en application insuffisante des exigences de sécurité et sûreté

4

Sensibilisation en matière de sécurité et sûreté5

Mesures de sécurité et sûreté inadéquates

1

1.1Dispositfs de verrouillage Protection insuffisante des locaux contre toute intrusion

extérieure1.2 Systèmes d'alarme anti-effraction intérieurs/extérieurs

1.3 Télévision en circuit fermé

1.4 Autres mesures de contrôle d'accès

2

2.1 Identification de toutes les portes et entrées

2.2 Accès des personnes

2.3 accès des véhicules

2.4mesures de contrôle à chaque point d'entrée Accès ou entrée non autorisé de véhicules, de personnes

ou de marchandises dans les installations et/ou à proximité de l'aire de chargement et d'expédition.

3

3.1Types de dispositifs de verrouillage des portes, fenêtres et entrées intérieures et extérieures

Dispositifs de verrouillage des portes, fenêtres, entrées et clôtures externes et internes insuffisants

Existence de portes et d'entrées non surveillées

Disposez-vous de serrures/règles de sécurité pour les portes intérieures/extérieures, les fenêtres, les portails et barrières ?

Votre société d'assurance vous impose t'elle certaines exigences en matière de sûreté et sécurité ?

Section 5.2 : Sécurité des bâtimentsLes limites de vos installations sont-elles sécurisées ?

Disposez-vous de procédures documentées pour contrôler tous les accès d'entrée ?

Activités de contrôle menées ou à mener RéférenceEvaluation

Section 5.1 : Autoévaluation de la sécurité

Points d'attention Description du risque

Qui est responsable dans votre firme de la politique des mesures de sécurité ?

Avez vous déjà évalué les procédures documentées des règles de sécurité ?

Sensibilisation insuffisante en matière de sécurité et sûreté

Disposez-vous de procédures documentées décrivant les règles de sécurité ?

Avez vous fait effectuer une évaluation des risques de menace pour votre société ?

Contrôle insuffisant des questions de sécurité et sûreté

Disposez-vous de procédures documentées pour enregistrer et communiquer les procédures d'incidents ?

Enregistrement incorrect et/ou incomplet des incidents de sécurité et sûreté.Absence de contre-mesures adéquates pour les incidents de sécurité et sûreté

a) Observez vous des mesures de sécurité spécifiques lors de l'importation (ou réimportation)/exportation des marchandises ?

Le questionnaire

Pointsd'attention

Descriptiondu risque

Référencesdocumentation

Activités decontrôle menées

ou à mener

Evaluation

0 = aucune mesure de gestion appliquée1 = processus d'entreprise existe mais non organisé2 = processus d'entreprise décrit dans un modèle3 = processus d'entreprise décrit et appliqué4 = processus d'entreprise fait l'objet d'un contrôle interne5 = utilisation d'un "Best practice"

En pratique : L'analyse de l'opérateur économique

Design effectiveness (DE) assessment (1/2)

= Vérifier si les risques sont couverts par des activités de contrôle appropriées

• Effectué par un Coordinateur de Risques Entreprises (CREs) aidés par des analystes spécialisés

• Types d'activités de contrôle :– périodique événementielle– préventive détection– manuelle IT

• Deux possibilités :– Self assessment par le demandeur– Pas de self assessment

En pratique : L'analyse de l'opérateur économique

Design effectiveness (DE) assessment (2/2)

• Si self assessment par le demandeur :=> Questionnaire complété par le demandeur et remis à la douane- DE : off-site- Actions :

• vérifier si tous les risques applicables au demandeur sont bien repris dans le self assessment

• vérifier si les activités de contrôle répondant aux risques font l'objet d'une documentation appropriée

– Décision : Certificat ou OE ?

• Si pas de self assessment par le demandeur :– DE et OE : faits on-site par la douane elle-même– Actions :

• Rechercher les éléments pour définir les risques• Observer les activités de contrôle éventuelles• Analyser la documentation adéquate

– Décision : Certificat ou non ?

En pratique : L'analyse de l'opérateur économique

Operational effectiveness (OE) testing (if required)= Vérifier :

– si les activités de contrôle identifiées sont opérationnelles et– si la personne désignée pour le contrôle possède l'autorité et la

qualification nécessaire pour effectuer effectivement le contrôle

• Tests à effectuer :– Détermination des tests s'opère au moment du DE– Catégories de tests :

• Enquête corroborante• Examen de la documentation• Observation• Nouvelle exécution de l'activité de contrôle

– Timing des tests– Echantillonnage

En pratique : L'analyse de l'opérateur économique

Analyser les risques restantsEtablir un plan de contrôle (CP)

Programmer audits de monitoring et contrôles douaniers

= Risques qui ne sont pas couverts par des activités de contrôle adéquates et opérationnelles

Comprendre ces risques et évaluer leur impact• Formuler des actions pour couvrir ou améliorer les risques

− soit par l'opérateur− soit par la douane => Plan de contrôle

• Plan de contrôle établi sur mesure par opérateur économique• Composé de 2 parties :

– Audits de suivi : s'assurer que les critères AEO sont toujours respectés– Contrôles douaniers : s'assurer de l'application correcte de la

réglementation douanière

Times line

AcceptationDemande

Informationautres EM

RéponseEM

Délivrance du certificat

Demande d'audit à un autre EM

Information délivrance du

certificat

Entréeen vigueur certificat

Clôture audit autre EM

+ 5 wd

+ 10 wd

DépôtDemande

+ 30 cd

Time lines AEOà partir du 1/01/2010

Jour x+ 5 wd

+ 10 wd

+ 35 cd

+ 70 cd + 90 cd (+ 30 cd)

+ 300 cd (+ 30 cd)

60 cd

120 cd

du 1/01/2008 au 31/12/2009

Période transitoire

Renseignements

• Site web AEO www.aeo-oea.be

• Adresse courriel pour la demande demande@aeo-oea.be

• Adresse pour envoi de la demande

Administration Centrale des Douane et AccisesService des procédures douanièreCellule Certification AEONorth Galaxy – Tour A – NGA 9 – Boîte 37Boulevard du Roi Albert II, 331030 Bruxelles

• Adresse courriel des renseignements aeo.general@minfin.fed.be