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CONSERVATOIRE NATIONAL DES ARTS ET METIERS
INSTITUT NATIONAL DES TECHNIQUES DE LA DOCUMENTATION
MEMOIRE pour obtenir le
Titre professionnel "Chef de projet en ingénierie documentaire" INTD
niveau I
présenté et soutenu par
Cécile Betout
le 12 novembre 2007
Comment la construction d’un fonds documentaire valorise le pouvoir informationnel de l’entreprise : D’un fonds de documents à un fonds documentaire au
FCBA-CTBA
Jury Mme Anne-Marie Libmann, Manager, Business Information Center, Alcan M. Patrice Chanrion, Chef de la section Emballage – Séchage – Marchés, FCBA-CTBA Mme Sylvie d'Argouges, documentaliste, FCBA-CTBA Mme Françoise Vigier, documentaliste, FCBA-CTBA
Cycle supérieur Promotion XXXVII
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"I vaut m eux fa ire l informat ion
que la recevoir; vaut m eux
être acteur que cri t ique."
Sir Winston Churchi l l
3
Remerciements
Je souhaiterais tout d'abord adresser mes plus sincères remerciements à mes trois maîtres
de stage pour leur soutien tout au long de ma mission:
- M. Patrice Chanrion m'a beaucoup donné grâce à sa grande disponibilité et sa
constante bonne humeur. Il m'a réellement introduit dans le monde de l'entreprise,
me donnant des conseils, jugulant mon parfois trop grand enthousiasme et me
remettant sans cesse sur le droit chemin grâce à ses questions pertinentes.
- Mme Sylvie d'Argouges m'a assuré de son soutien tout au long de ces trois mois et
même au-delà, me guidant dans le monde des bibliothécaires et me faisant partager
son expérience dans bien des domaines. Ses conseils, ses appuis énergiques, alors
même que son emploi du temps était surchargé, ont largement contribué au succès
de ma mission.
- Mme Françoise Vigier a répondu présent à chacun de mes appels à l'aide. Pilier du
CTBA depuis longtemps, son soutien tranquille mais sans faille en a fait un appui
indispensable. Ses remarques pertinentes m'ont permis de beaucoup avancer aussi
bien dans l'exécution de ma mission que dans la découverte de mes compétences
personnelles.
Je voudrais aussi remercier Mme Anne-Marie Libmann qui, en tant que responsable
pédagogique et grâce à son expérience dans le domaine de la documentation, a contribué à
améliorer toute la réflexion théorique qui a alimenté ce mémoire. Ses conseils pour
l'établissement d'une bibliographie significative et ses remarques quant à la logique du plan,
m'ont permis de mener à bien ce projet.
Enfin, je suis extrêmement reconnaissante envers ma famille et mes amis qui ont su me
soutenir et me conseiller tout au long de ce projet. Leur présence et leur bonne humeur ont
contribué à faciliter la rédaction de ce mémoire.
4
Notice
Comment la construction d'un fonds documentaire valorise le pouvoir informationnel de
l'entreprise : d'un fonds de documents à un fonds documentaire au FCBA-CTBA / BETOUT
Cécile.- Paris: INTD-CNAM, 2007, 147p.- Mémoire Diplôme professionnel de niveau I –
Bibliographie, 33 ref.
Résumé :
La réussite d’une entreprise est liée à sa maîtrise de l’information. Un des moyens de
dominer un secteur est pour l’entreprise de créer un fonds documentaire sur un sujet
innovant. Ce projet, pour être optimisé, devra prendre en compte un certain nombre de
contraintes : identification d’un contexte, détermination des besoins d’un public d’utilisateurs
et création d’outils documentaires adaptés pour exploiter ce fonds. A FCBA, la mise en place
d’un fonds documentaire sur le bois modifié thermiquement a donné des moyens à ce centre
technique du bois de retourner sur le devant de la scène et paraître plus crédible auprès des
industriels et des instituts de recherche étrangers.
Descripteurs :
Banque de données Besoin de l’usager Capitalisation des connaissances Entreprise Fonds documentaire Outil documentaire Structuration Valeur de l’information Cindoc FCBA
5
Table des matières
Introduction ________________________________________________________ 9
Première partie L’entreprise, lieu de savoirs et d’information _______________ 15
1 L’information, un enjeu pour l’entreprise ____________________________ 16
1.1 La valeur de l’information _________________________________________ 16
1.2 Les apports de l’information à l’entreprise ___________________________ 18
1.3 La maîtrise de l’information________________________________________ 20
2 L’entreprise, un lieu de « savants » _________________________________ 24
2.1 Qui détient les informations ? ______________________________________ 24
2.2 Les échanges d’information ________________________________________ 27
3 Une manière de valoriser l’information : la construction d’un fonds
documentaire et ses apports économiques _______________________________ 31
3.1 L’information dans l’entreprise_____________________________________ 31
3.2 Le traitement de l’information, une des richesses de l’entreprise _________ 33
3.3 Un fonds documentaire, dans quel but ? ______________________________ 34
Deuxième partie : Les implications de la gestion de l’information via un fonds
documentaire ______________________________________________________ 37
4 L’identification de l’information et de son support _____________________ 38
4.1 Le document, support de l’information_______________________________ 38
6
4.2 La sélection des documents_________________________________________ 41
5 La gestion de l’information pour un public ___________________________ 44
5.1 L’étude du public visé _____________________________________________ 44
5.2 Des outils adaptés ________________________________________________ 46
6 La structuration de l’information dans le fonds documentaire____________ 50
6.1 L’information dans une base de données documentaire _________________ 50
6.2 Une information localisable pour tous________________________________ 52
Troisième partie La constitution d’un fonds documentaire sur le bois modifié
thermiquement au FCBA-CTBA_______________________________________ 55
7 Un contexte d’information particulier _______________________________ 56
7.1 Un sujet « à la mode » : le bois modifié thermiquement (BMT) ___________ 56
7.2 Du centre technique CTBA à l’institut technologique FCBA : une volonté de
renforcer la recherche et l’innovation _____________________________________ 58
7.3 Les acteurs du BMT ______________________________________________ 60
7.4 Des documents porteurs d’information_______________________________ 62
8 La gestion des documents sur le BMT et ses questions __________________ 66
8.1 Le tri de l’information et ses enjeux _________________________________ 66
8.2 L’exploitation du fonds : conjuguer une nouvelle base et un logiciel déjà connu
________________________________________________________________ 69
8.3 L’accessibilité du fonds ____________________________________________ 70
9 Le fonds documentaire : un commencement ou une fin ? _______________ 73
9.1 La finalité du fonds documentaire ___________________________________ 73
9.2 Quelle exploitation du fonds par FCBA ? _____________________________ 74
7
Conclusion ________________________________________________________ 79
Bibliographie ______________________________________________________ 82
Glossaire __________________________________________________________ 89
Annexes __________________________________________________________ 92
Annexe 1 : Guide d'entretien avec les industriels du BMT ____________________ 93
Annexe 2 : Compte-rendu de la rencontre avec les industriels _________________ 95
Annexe 3 : Questionnaire envoyés aux salariés de FCBA intéressés par le BMT _ 101
Annexe 4 : Analyse des réponses au questionnaire sur le BMT________________ 106
Annexe 5 : Schéma sur la circulation de l'information dans le pôle Ameublement de
FCBA_______________________________________________________________ 115
Annexe 6 : Plan de classement sur le fonds documentaire sur le BMT__________ 116
Annexe 7 : Guide d’utilisation de la base BMT destiné aux salariés de FCBA ___ 121
Annexe 8 : Présentation aux salariés de FCBA du fonds documentaire créé sur le
BMT________________________________________________________________ 138
8
Liste des figures
Figure 1 : L'entreprise et l'information: deux stratégies et leurs conséquences ________________ 18 Figure 2: L'information, le client et l'entreprise. ________________________________________ 19 Figure 3 : La mémoire de l'entreprise ________________________________________________ 21 Figure 4 : L'information et la connaissance ___________________________________________ 25 Figure 5 : La perte de connaissances lors du départ d'un salarié ___________________________ 29 Figure 6 : le circuit de l’information dans l’entreprise. __________________________________ 33 Figure 7: Deux raisons de valoriser l'information_______________________________________ 35 Figure 8 : représentation des trois dimensions d’un document (Pédauque, 2006) ______________ 39 Figure 9 : la vie du document dans l’entreprise ________________________________________ 41 Figure 10: Trois outils qui se superposent_____________________________________________ 47 Figure 11 : schéma de la recherche documentaire ______________________________________ 51 Figure 12 : La précision du vocabulaire, le problème de l’adéquation entre l’utilisateur et le
gestionnaire ____________________________________________________________________ 53 Figure 13 : Deux stratégies de valorisation du fonds documentaire _________________________ 75 Figure 14 : Ma mission sur le BMT à FCBA ___________________________________________ 77
9
Note de lecture
Les références aux auteurs apparaissent entre parenthèses. Le lecteur y trouvera le nom de
l’auteur ainsi que l’année de publication de son ouvrage. Par exemple, le renvoi à l’ouvrage
de Roger T Pédauque se manifestera par (Pédauque, 2006).
Les mots du texte mis en gras et accompagné d’un astérisque sont définis dans le glossaire.
Par exemple, le mot « alimenter » dans la phrase suivante : « En effet, prenons l’exemple
du vocabulaire : souvent les salariés des entreprises n’ont que peu de connaissances du
vocabulaire spécialisé des documentalistes, de ceux qui vont alimenter* la base de
données. », sera expliqué dans le glossaire.
10
Introduction
11
Mitsui, grand groupe japonais, a pour devise : « l’information, c’est le sang de l’entreprise ».
Cette image rappelle à la fois le caractère fluctuant de l’information* et sa nécessité pour
l’entreprise. Comme dans le corps humain, les deux éléments sont interdépendants :
l’homme a besoin de son sang autant que le sang a besoin d’un contenant pour vivre.
Reprenons cette image : le sang qui sort du corps humain sans être contrôlé comme lors
d’une blessure, sèche très vite et n’est pas réutilisable. A l’opposé, quand cette sortie est
contrôlée (par exemple, dans le cadre d’une prise de sang), le sang est réutilisable dans
d’autres conditions ; il reste vivant. Le corps humain quant à lui, a besoin du sang pour
vivre : la mort thérapeutique est déclarée dès lors que le cœur, régulateur de la circulation
sanguine est arrêté.
Cette image ne doit pas rester simple utopie. L’information dans l’entreprise joue le même
rôle que le sang dans le corps humain : elle circule et doit être contrôlée pour ne pas causer
de dommages. Trop d’information, pas assez d’information, une information de faible
qualité, une information bloquée… tout ceci s’apparente à des maladies pour l’entreprise, à
des symptômes qui font baisser sa compétitivité et sa réactivité, toutes deux sources de sa
richesse et de sa place dans l’économie mondiale.
De nos jours, l’information est vitale pour toute entreprise qui veut maîtriser la concurrence
et accroître son pouvoir. Cependant, si l’information est essentielle, elle n’est pas suffisante.
Non seulement, l’entreprise doit connaître la valeur de l’information, mais elle doit aussi la
maîtriser pour pouvoir optimiser son utilisation.
Valoriser l'information est un moyen de la maîtriser : l’information a une valeur intrinsèque.
Mais, ce n’est qu’en prenant en compte son potentiel et en l’utilisant que l’information
acquiert une véritable valeur pour l’entreprise. De même, si l’information a une valeur
propre, ce n’est qu’en la confrontant à d’autres informations que l’on obtient les moyens de
connaître sa véritable valeur : une information n’a de sens que dans un contexte.
Rassembler un ensemble d’informations dans un fonds est un procédé qui permet non
seulement de constituer une source de savoir, mais aussi de relier des informations ayant
une faible valeur intrinsèque afin de leur donner un sens global d’une valeur beaucoup plus
grande pour l’entreprise.
La IIIème République française arriva dès le début des années 1880 avec la conviction que
le savoir est synonyme de pouvoir pour tout un chacun, d’où l’école obligatoire pour tous les
enfants de 6 à 16 ans. L’éducation était devenue un instrument pour combattre
l’obscurantisme : pour les Républicains d’alors, l’éducation était un moyen de convaincre les
citoyens de la justesse de la démocratie, bien préférable à une royauté trop synonyme de
pouvoir unilatéral. L’école était un moyen de partager le pouvoir. Pour atteindre ce but,
12
l’école n’était pas suffisante : bien sûr, elle donnait aux citoyens des moyens pour juger de
ce qui était juste, mais elle n’était pas suffisante puisqu’elle reprenait le schéma d’un maître
savant qui apportait une information non vérifiable aux citoyens. L’émergence des
bibliothèques, véritables lieux de savoir, a été un pas de plus vers l’accès des citoyens au
pouvoir, puisqu’on leur donnait non seulement les moyens de comprendre le monde, mais
aussi la possibilité de vérifier ce qu’ils avaient compris. Les bibliothèques formaient alors un
fonds d’informations brutes que les citoyens pouvaient exploiter à leur gré pour augmenter
leur pouvoir dans la société.
Un fonds d’information a un certain pouvoir, comme le montre l’importance des
bibliothèques de nos jours. Cependant, le fonds n’est pas suffisant. Au niveau des
bibliothèques, il est accompagné par l’école qui donne à chacun les moyens de juger de la
valeur de l’information. Dans une entreprise, un fonds d’information n’est pas non plus
suffisant. Quand on parle de constitution de fonds documentaire pour donner du pouvoir à
l’entreprise, il s’agit d’une information traitée, valorisée.
L’information est toujours contenue sur des supports de nature très variée. Ces supports
avec l’information qu’ils contiennent, constituent des documents*. Réunir ces documents
dans un fonds n’est qu’un premier pas vers la valorisation de l’information nécessaire à
l’entreprise. Ce n’est qu’en passant d’un fonds de documents (c’est-à-dire un ensemble de
documents rassemblés) à un fonds documentaire (c’est-à-dire un ensemble de documents
analysés pour en extraire des informations utiles) que l’entreprise peut gagner du pouvoir,
notamment économique.
Cependant, ce pouvoir donné par la maîtrise de l’information est acquis non seulement par
l’entreprise en tant qu’entité entière, mais aussi par chacun de ses salariés : la constitution
d’un fonds documentaire donne aussi plus de pouvoir à ces salariés qui ont alors les moyens
de valoriser ce qu’ils savent. L’entreprise gagne en termes de crédibilité et le salarié en
termes de connaissances personnelles. Le fonds documentaire est un instrument du partage
de l’information : l’histoire nous a toujours montré l’importance de l’expérience. Ce n’est pas
un hasard si de nombreuses sociétés valorisent la vieillesse comme signe de sagesse. Le
partage de l’expérience et donc des connaissances est un pas de plus vers la sagesse.
Dans le cadre de l’entreprise, les mouvements humains (départs en retraite, mutations,
démissions…) sont autant de circonstances qui conduisent à une perte possible des savoirs.
La constitution d’un fonds documentaire n’est pas seulement un moyen de partager de
l’information, c’est aussi l’occasion de partager des expériences. L’existence d’un fonds
documentaire facilite la transmission des connaissances : tout le monde sait où trouver
l’information qui lui manque.
13
La construction d’un fonds documentaire n’est pas simplement une action isolée. Elle amène
à s’interroger sur la stratégie de l’entreprise qu’elle concerne, sur l’importance qu’elle
accorde à l’information et à sa circulation.
Ce mémoire est le résultat d’une mission qui m’a été confiée lors de mon stage : je devais
créer un fonds documentaire et les moyens de l’exploiter sur un procédé innovant, le bois
modifié thermiquement pour le Centre Technique du Bois et de l’Ameublement. Le centre
avait été un acteur important de son développement en France, mais se tenait en retrait
depuis un certain nombre d’années. Cette mission était l’occasion de faire le point sur cette
thématique, tout en évaluant la stratégie du CTBA, passée, présente et future.
Le travail qui m’était confié me semblait excessivement simple : ranger des papiers pour
qu’ils puissent être réutilisés par les uns et les autres. Cependant, derrière ce simple
exercice, j’ai découvert un monde de réflexions, de besoins, d’analyses que je veux exposer
ici. La constitution d’un fonds documentaire n’est pas une simple tâche du documentaliste,
elle permet d’évaluer la stratégie de l’entreprise quant à la prise en compte de l’information.
Dans ce mémoire, j’ai voulu montrer que l’information était la clé de la réussite de
l’entreprise. J’ai donc cherché à comprendre comment la constitution d’un fonds
documentaire, c’est-à-dire un procédé de valorisation de l’information, pouvait donner du
pouvoir informationnel à l’entreprise et comment cette tâche facilitait la transmission des
connaissances au sein de cette entreprise. La maîtrise de l’information est donc favorable à
la fois à l’entreprise et à ses salariés.
Dans une première partie, nous étudierons les liens qui existent entre l’entreprise et
l’information. Comme on l’a vu, les deux sont interdépendantes l’une de l’autre : l’une ne
peut prospérer sans l’autre. De fait, l’information est un enjeu pour l’entreprise : dans le
contexte actuel de libre concurrence, avoir l’information veut dire pouvoir se préparer au
futur mieux que les autres entreprises. Cependant, l’information n’est pas seulement un
enjeu pour l’entreprise en général ; elle l’est aussi pour les salariés de l’entreprise. Ceux-ci
sont à la fois producteurs et détenteurs d’information. Par conséquent, chacun veut maîtriser
cette source de pouvoir : la constitution d’un fonds documentaire sur un thème spécifique
est une réponse possible à cet enjeu. Elle contribue à assurer la valorisation de l’information
et constitue l’une des richesses de l’entreprise. De fait, l’entreprise est un lieu de
développement de l’information : celle-ci, grâce aux processus par lesquels les salariés se
l’approprient et grâce à la volonté de l’entreprise de créer un vivier de richesses, peut
contribuer à son tour au développement de l’entreprise.
Dans une deuxième partie, nous examinerons ce que cette manière de gérer l’information a
comme implications. La constitution d’un fonds documentaire ne sort pas de rien, mais est
14
l’aboutissement d’un processus. Une première étape demande d’identifier à la fois
l’information et son support afin d’optimiser sa valorisation : en effet, comment mesurer la
valeur d’une information sans la connaître ? D’autre part, un fonds documentaire n’est
jamais créé en dehors d’un contexte. Il a toujours un but : celui de répondre à une
demande, à des besoins. Il est créé pour un public particulier. Enfin, la constitution d’un
fonds documentaire n’est pas une fin en soi. Sinon, le fonds risque de ressembler à une
bibliothèque : un ensemble de documents uniquement exploitable par ceux qui en ont les
clés. Il est important que toute l’information contenue par le fonds soit accessible pour le
public concerné, grâce à la mise en place d’outils adaptés. Ces étapes, si elles paraissent
plus techniques, ne sont pas dénuées de réflexions stratégiques : grâce à elles, la
constitution d’un fonds documentaire répond à la fois au besoin de l’entreprise de devenir
plus forte et à celui de ses salariés de partager au mieux l’information, base de leur travail
quotidien.
Dans une troisième partie, nous analyserons comment la constitution d’un fonds
documentaire sur le bois modifié thermiquement a pu donner du pouvoir informationnel au
Centre Technique du Bois et de l’Ameublement, devenu récemment le FCBA (Forêt Cellulose
Bois-Construction Ameublement) et a pu aider à la transmission des informations et
connaissances réunies sur ce thème entre ses salariés. A la base, quatre éléments
concourraient à la création d’un fonds documentaire sur le sujet : le rôle du CTBA par
rapport aux industriels du bois, le sujet innovant qu’était le bois modifié thermiquement,
l’existence d’acteurs impliqués précédemment sur cette thématique, dont plusieurs avaient
déjà quitté l’entreprise ou se préparaient à le faire, et la présence de nombreux documents
sur le sujet. Ceci suffisait pour se poser des questions sur les modalités pratiques de la
construction de ce fonds : quelle information garder, comment exploiter le fonds ou encore
comment le rendre accessible à tous, sont des interrogations qui ont accompagné la création
du fonds. Enfin, la dernière étape concernait le rôle du fonds dans la stratégie même du
CTBA : était-ce simplement un moyen d’ordonner un certain nombre d’informations ou bien
était-ce l’occasion de réfléchir sur des actions propres à enrichir cette base de
développement ? La création du fonds documentaire donne l’opportunité de faire un bilan
par rapport à sa relation à l’information et de se repositionner sur un sujet innovant.
15
Première partie L’entreprise, lieu de savoirs et
d’information
16
1 L’information, un enjeu pour l’entreprise
Avant même de pouvoir parler des liens qui existent entre l’entreprise et l’information, il est
important de définir ce que l’on entend par là. Définir l’entreprise est assez simple : dans le
contexte de ce mémoire, l’entreprise est une organisation personne morale qui produit des
biens ou des services, qu’elle vend ensuite au plus offrant. Cette entité produit de la richesse
en utilisant du capital matériel (machines de tout type) et humain (salariés). La notion
d’entreprise est assez commune et très concrète. A l’opposé, définir l’information n’est pas
une sinécure : tout le monde voit ce qu’est l’information, mais personne ne peut l’expliquer
vraiment. Pour le Robert, l’information peut être des renseignements, des faits, des
jugements… que l’on donne à connaître à quelqu’un. L’information établit donc une relation
de savoir entre deux personnes morales ou physiques.
L’information limitée au contexte de l’entreprise est encore plus difficile à délimiter : les
salariés interrogés parle de l’information commerciale, de l’information interne, de
l’information technique, de l’information scientifique… Humbert et Elisabeth Lesca ont repéré
que « le mot « information » était insaisissable en soi [alors même qu’il] est omniprésent.
Tou le monde en parle constamment. Mais chacun l’utilise à un moment donné, dans une
acceptation très parcellaire. » (Lesca, 1995).
t
L’information à la fois omniprésente et floue dans l’entreprise, peut être source de force ou
de faiblesse. Comment donc mesurer sa valeur ? Qu’apporte-t-elle à l’entreprise ? Pourquoi
faut-il la maîtriser ?
1.1 La valeur de l’information Toute information a une valeur intrinsèque : elle peut être transformée, échangée,
consommée… C’est un bien qui a une valeur sur le marché de l’économie mondiale.
Cependant, est-ce un bien comme un autre ? Qu’apporte l’analyse de la valeur pour évaluer
la nature d’une information ?
1.1.1 L’information, un bien comme un autre ? Daniel Confland rapporte que « littéralement, informer, c’est former et transformer les
représentations du réel d’un récepteur » (Confland, 2004). L’information arrive comme un
média entre une personne et une réalité pour l’aider à comprendre. Dans ce cadre,
l’information est à l’origine d’une transformation. Elle est donc un bien économique*,
c'est-à-dire un objet qui gagne de la valeur ajoutée grâce à son utilisation. L’analyse de la
place de l’information dans la société montre qu’elle est omniprésente : elle peut être la
17
,
t
t t
matière première qui subit une transformation (une dépêche de l’AFP qui devient un article
dans un périodique), elle peut être le moyen d’une transformation (un objet sans
signification qui devient une fourchette parce qu’on a compris son fonctionnement) ou bien
elle peut être le résultat d’une transformation (un avis de décès pour celui qui lit le journal).
Dans tous ces cas, elle apparaît à un bout de la chaîne économique : elle est un bien comme
les autres. Elle a donc une valeur marchande* et peut être obtenue de manière
rationnelle.
Cependant, Confland rappelle que l’information, et surtout son exploitation économique, se
heurte à différents obstacles, notamment au fait qu’elle est immatérielle, qu’elle est rétive à
toute analyse économique et qu’elle n’a de valeur qu’en fonction de sa consommation :
« Personne ne peut dire qu’en obtenant une quantité maximale d’information, on en tire
nécessairement un usage optimal ni réfuter a contrario l’idée qu’une information unique ,
mais « utile », correctement utilisée, au bon moment et par la même personne peut s’avérer
stratégique et absolument décisive de par les conséquences qu’elle induit. » (Confland,
2004).
Dans la théorie économique néo-libérale, la valeur d’un bien est une fonction croissante de
son utilité, calculée par confrontation de l’offre et la demande et considérant qu’un bien en
équivaut un autre. Cependant, dans le cadre de l’information, celle-ci n’a pas de valeur
intrinsèque ; elle dépend de son contexte d’utilisation. L’information n’est pas
interchangeable. Elle n’est donc pas un bien comme un autre. Cependant, n’a-t-elle aucune
valeur en conséquence ?
1.1.2 Comment mesurer la valeur de l’information ? De fait, puisque la valeur de l’information dépend de son utilisation, il est utile d’analyser les
transformations subies par elle. Pourquoi dès lors ne pas utiliser l’aide apportée par l’analyse
de la valeur. Celle-ci est définie par Jean Michel comme « une méthode dont l’objec if
consiste à remettre en question des produits ou des services existants afin qu’ils répondent
mieux et no amment de manière plus « économique » aux besoins e aux exigences des
clients et utilisateurs. » (Michel, 1991) Evidemment, l’information n’est ni un produit, ni un
service surtout quand elle est à l’état brut. Cependant, la méthode d’analyse est intéressante
puisqu’elle ne parle pas en termes de solutions, mais en termes de fonctionnalités.
L’information est utilisée dans le cadre des activités d’information. Celles-ci ne sont
quasiment jamais perçues comme productrices de richesses. Jean Michel présente le marché
de l’information plus tourné vers l’offre que vers la demande : les gestionnaires de
l’information proposent beaucoup plus que ce qui leur est demandé. Ils réagissent
cependant souvent à un besoin exprimé ou non, qu’ils ont mis à jour. De fait, l’information
est omniprésente dans l’entreprise et si sa gestion ne permet pas toujours de dégager de la
richesse, le fait qu’elle ne soit pas gérée ou qu’elle soit mal gérée peut avoir des
conséquences en termes de coûts pour l’organisation.
18
Entreprise
Figure 1 : L'entreprise et l'information: deux stratégies et leurs conséquences
Nous pouvons prendre l’exemple d’une structure hospitalière qui émet régulièrement des
commandes de médicaments : si les commandes sont émises sans vérification des stocks, il
risque d’y avoir des oublis, des médicaments en surnombre, ce qui obligera les médecins à
passer du temps à trouver d’autres solutions ou bien cela occasionnera des gâchis quand les
médicaments en surnombre seront éliminés. Toute mauvaise gestion de l’information crée
donc un handicap à l’entreprise.
A priori, une information seule et brute a une valeur quasi nulle, voire négative, puisque son
absence peut se révéler coûteuse en termes de temps et donc d’argent.
1.2 Les apports de l’information à l’entreprise Une information est inutile sans être comprise, transformée. Aussi peut-on se demander ce
en quoi l’information en général, c’est-à-dire, le fait d’être informé, d’avoir interprété un
ensemble d’informations peut être utile à l’entreprise.
Humbert et Elisabeth Lesca expliquent que l’information présente deux dimensions (Lesca,
1995):
- c’est un processus, c’est-à-dire une succession d’actions par lesquelles on s’informe.
– c’est aussi le résultat de ce processus, c’est-à-dire un objet concret.
Information
CONTRÔLE
Création de
richesse
AUCUN CONTRÔLE
Information
Perte de crédibilité et de compétitivité. => Perte de
richesses
N’est-ce pas via ces deux facettes que l’information est à la fois gage de crédibilité pour
l’entreprise et porteuse de savoirs ?
1.2.1 L’information, une assurance de crédibilité pour l’entreprise ?
L’information n’est pas seulement une obligation pour l’entreprise, que ce soit aussi bien
l’information-processus que l’information-résultat. Elle peut être transformée en atout, si elle
est maîtrisée.
L’information, en tant que processus, est la plus facile à maîtriser : elle est constituée d’un
ensemble d’actions parfaitement repérables et décomposables. Ces actions interviennent à
tout moment de la chaîne de production de l’entreprise : il faut se tenir informé des stocks,
des mécanismes de production, des mécanismes de commercialisation, des innovations… De
fait, la maîtrise de cette information est largement prise en compte aujourd’hui dans les
procédures de gestion de la qualité. Dans ce cadre, l’entreprise se donne les moyens de
pouvoir répondre à toutes les questions que le client pourrait se poser à propos d’un produit
vendu. La qualité représente avant tout la maîtrise de l’ensemble de la chaîne de production
car l’entreprise veut pouvoir prouver sa bonne foi à toutes les étapes de la fabrication. La
qualité est certifiée par des organismes indépendants et aux yeux des clients, répond des
bonnes pratiques de l’entreprise. Dès lors, l’information est un gage de la crédibilité de
l’entreprise, grâce à la transparence qui entoure ses actions.
19
Chaîne de production:
Action 4 Action 6 Action 3Action 1 Action 2 Action n…
Procédures
qualité Maîtrise de l'information :
Satisfaction Preuves que tout est fait dans les règles
Figure 2: L'information, le client et l'entreprise.
L’information, résultat de ce processus, apparaît comme une preuve de la bonne santé de
l’entreprise. L’information n’est plus uniquement un fait en l’air, mais prend la forme d’un
document concret. Prenons l’exemple des sociétés cotées en bourse : celles-ci sont
Client
Achat
PROFITS pour l'entreprise
Activité économique :
20
sommées tous les ans de donner la preuve qu’elles maîtrisent leurs activités dans leur
rapport annuel. Ce document ne rapporte pas seulement un ensemble de faits, il est aussi,
de par là même son existence, la preuve que l’information est maîtrisée. L’entreprise, par
cette démarche, est alors jugée crédible par ses actionnaires. Rappelons tout de même,
qu’une entreprise retardant la publication de son reporting financier, s’expose à une perte de
confiance de ses actionnaires et à une perte de sa valeur en Bourse.
La maîtrise de l’information aussi bien au sein de l’entreprise que vis-à-vis de l’extérieur est
un gage de transparence et donc de crédibilité pour l’entreprise.
1.2.2 Le savoir, une forme de pouvoir ? Par le biais de cette crédibilité, la maîtrise de l’information est aussi un élément du pouvoir
économique des entreprises. Le fait de savoir engendre du pouvoir, permet à certaines
entreprises de prendre un ascendant sur la concurrence.
Dans le cadre de la procédure qualité, qui agit comme un processus particulier de gestion de
l’information, l’entreprise acquiert le respect de ses clients. Dans la société actuelle, la notion
de transparence est associée à ce qui est juste, ce qui lui donne un fort pouvoir auprès des
consommateurs. Dès lors, le fait de maîtriser l’information donne un argument de plus à
l’entreprise, lui permet d’augmenter sa bonne image auprès de ses clients et d’augmenter
ses ventes. Le savoir est donc source de richesse, une richesse qui se transforme très vite
en pouvoir économique vis-à-vis des concurrents.
Avoir une information et l’utiliser à bon escient, peut aussi être source de richesse.
Examinons le mécanisme du délit d’initié en économie : une personne apprend tel ou tel fait
avant les autres et décide d’agir en conséquence. La vente ou le rachat d’actions qui en
découle, lui permet d’augmenter ses richesses et de devenir plus fort dans des négociations
futures. L’information devient donc un instrument pour accéder au pouvoir.
Le savoir qui découle de la maîtrise de l’information, est une forme de pouvoir. Les
Républicains l’avaient bien compris quand ils ont institué l’école obligatoire. Aujourd’hui,
dans une société où la richesse est une donnée primordiale pour l’exercice du pouvoir, la
maîtrise de l’information est un atout, voire une nécessité pour toute entreprise.
1.3 La maîtrise de l’information Ce n’est pas l’information en elle-même qui a donc de la valeur, c’est sa maîtrise qui lui
donne le plus d’atout : l’information n’est qu’un premier pas nécessaire vers la richesse et le
pouvoir. La maîtrise de l’information est un enjeu pour l’entreprise. Cependant, on peut
s’interroger sur la forme que doit prendre cette maîtrise. On a vu que la mise en place d’un
processus qualité permet de gérer l’information au jour le jour. Mais, n’est-il pas nécessaire
pour l’entreprise de miser sur une stratégie globale de gestion de l’information ? Si oui,
quelle forme doit-elle prendre ?
1.3.1 La construction nécessaire d’une mémoire de l’entreprise ?
L’entreprise est une entité ayant une identité propre. Elle a une vie plus ou moins longue et
un pouvoir plus ou moins important. La maîtrise de l’information peut donc passer par la
mise en place d’une véritable mémoire d’entreprise. Qu’entend-t-on par là ? La mémoire
d’entreprise* est l’ensemble des savoirs et savoir-faire en action, mobilisés par les
employés d’une entreprise pour lui permettre de produire des biens ou des services. La
mémoire d’une entreprise est donc constituée d’un ensemble d’informations connectées les
unes aux autres. Elle est à la base de son activité.
Documents
21
Figure 3 : La mémoire de l'entreprise
La mémoire de l’entreprise existe intrinsèquement : tous les jours, celle-ci produit des
informations ayant trait à ses activités (notes internes, courriers, publications, devis,
contacts avec les clients…). Toutes les phases de production et commercialisation d’un
produit ou d’un service sont à l’origine de la mémoire de l’entreprise. Cependant, utiliser et
maîtriser cette mémoire est impossible sans volonté d’utiliser toute l’information rassemblée.
La construction d’une mémoire est importante pour rendre accessible cette information, pour
qu’elle n’ait pas été produite en vain. Pour Pomian, « la construction d’une mémoire
d’entreprise repose sur la volonté de préserver, afin de les réutiliser plus tard ou le plus
rapidement possible, les raisonnements, les comportements, les connaissances, même en
leurs contradictions et dans toute leur variété. » (Barthès, Dieng et Kassel, 1999)
DocumentsDocuments
Salarié 1
Salarié 3
Salarié 4 Documents
DocumentsSalarié
5 Documents Salarié
2
Salarié n Salarié
n+2 Documents Salarié n+1
Documents
22
Construire, organiser la mémoire de l’entreprise est une des façons de maîtriser l’information
qui circule. Cette mémoire est une valeur ajoutée pour l’entreprise qui peut y trouver des
clés pour comprendre de nouvelles informations.
1.3.2 La capitalisation des connaissances sous quelle forme ? Construire une mémoire consciemment et volontairement demande tout d’abord de
déterminer sous quelle forme le projet pourra être optimal : on parle souvent de
capitalisation des connaissances*. Les connaissances concernent tous les savoirs et
savoir-faire entretenus dans l’entreprise. Quant à la notion de capitalisation, elle renvoie à
l’idée d’organiser ces connaissances afin qu’elles puissent être réutilisées et qu’elles
apportent de la valeur ajoutée à l’entreprise.
La capitalisation des connaissances dans l’entreprise dépend avant tout de la nature même
de ces savoirs et savoir-faire. Ceux-ci peuvent être majoritairement implicites ou explicites.
Ils peuvent être constitués de documentation technique, de courriers rédigés par les salariés
à leurs clients, de toutes les expériences pratiques de ces salariés… La nature de la
capitalisation varie donc avec les situations. Nous pouvons citer l’exemple du Centre de
l’Energie Atomique qui a choisi de mettre sur pied un « Livre des connaissances » élaboré
avec l’aide des experts (Van Craeynest, Bühlmann, Fontès & Penel, 2000). La pratique est
aussi habituelle dans le milieu médical où les expériences des uns et des autres peuvent
permettre de diagnostiquer une situation médicale plus rapidement.
Dans une entreprise, Humbert et Elisabeth Lesca distinguent trois types d’informations : une
information de fonctionnement qui indique ce qu’il faut faire, une information d’influence qui
donne de l’animation, de la motivation et de la coordination aux salariés, et une information
d’anticipation (Lesca, 1999). La capitalisation des connaissances concerne essentiellement
l’information d’influence et l’information d’anticipation. Dans ce cadre, elle concerne à la fois
des documents sur lesquels sont traduits les savoirs et des connaissances intériorisées par
les salariés.
La capitalisation des connaissances construit donc une partie de la mémoire de l’entreprise.
Cependant, elle doit être appuyée stratégiquement par l’entreprise toute entière et elle doit
coller le plus possible aux formes de connaissances présentes dans la structure.
L’information en elle-même n’est pas tant un enjeu pour l’entreprise que sa maîtrise qui peut
lui permettre non seulement de ne pas perdre d’argent, mas aussi d’en gagner plus grâce au
décalage existant avec ses concurrents en termes de crédibilité et de pouvoir économique.
Cependant, la maîtrise de l’information passe par une politique volontariste menée par
23
l’entreprise toute entière et notamment par ses salariés, les premiers concernés par
l’information.
24
2 L’entreprise, un lieu de « savants »
L’information est utilisée par l’entreprise qui peut, on l’a vu, par la maîtrise de cette donnée,
s’assurer une compétitivité durable et un avantage économique certain vis-à-vis du marché.
Cependant, au sein de l’entreprise, l’information et sa gestion sont avant tout le fait des
salariés. Ce sont eux qui bénéficient de l’information quand elle intègre la structure
économique à laquelle ils appartiennent ; eux qui la font circuler quand c’est nécessaire et
eux encore qui sont à la base de la diffusion de cette information à l’extérieur. Les salariés
sont les acteurs de l’information. L’entreprise n’est donc pas seulement une entité pleine et
entière. Elle est une unité composée d’éléments savants, qui grâce à leur maîtrise de
l’information, lui apportent de la valeur.
Dès lors, la figure du salarié et son lien avec l’information ne peuvent échapper à une étude.
Bien connaître le fonctionnement de ce lien, c’est pour l’entreprise s’assurer un meilleur
environnement économique, une meilleure productivité. Cette connaissance passe par deux
étapes : tout d’abord, savoir qui détient l’information et surtout qui détient quelle
information ; ensuite, étudier comment l’information est partagée et échangée dans
l’entreprise.
2.1 Qui détient les informations ? Humbert et Elisabeth Lesca indiquent plusieurs raisons pour lesquelles un salarié peut être
motivé par la qualité et l’usage de l’information :
- pour accomplir sa tâche quotidienne
- pour travailler plus efficacement (moins d’efforts)
- pour augmenter son autonomie
- pour rendre son travail plus intéressant
- pour savoir si son travail est reconnu et apprécié
- pour gagner du pouvoir aux yeux de ses collègues (Lesca & Lesca, 1999).
Le lien entre le salarié et l’information est essentiel. Mais cette information peut être de
différente nature, ce qui la rend plus ou moins intéressante pour l’individu.
2.1.1 Informations ou connaissances ? Nous avons vu que l’information n’a pas de valeur ni de sens intrinsèquement : elle ne peut
être comprise que dans un contexte précis, grâce à un éclairage spécifique. Les salariés de
l’entreprise forment ce contexte particulier capable de valoriser l’information. Cependant,
quelles sont les informations gérées par les individus ?
Jean CAUSSANEL ET Eugène CHOURAQUI mettent en avant la différence de nature existant
entre les informations et les connaissances*, sachant que les salariés peuvent bénéficier
de ces deux types de savoir et que ceux-ci sont liés. Ainsi, une information est un « message
perçu ou reçu qui modifie les connaissances du récepteur ». C’est donc un élément extérieur
qui agit sur les perceptions de quelqu’un. Cet élément peut avoir une valeur différente selon
le degré de connaissances du récepteur. La connaissance est, quant à elle, « le résultat de
l’interprétation par un récepteur d’un ensemble d’informations qu’il restructure dans les
termes de son propre code, en vue de les intégrer aux connaissances qu’il a déjà acquises ».
C’est donc l’ensemble du savoir propre d’un salarié (Caussanel & Chouraqui, 2000).
25
PROCESSUS DE SUBJECTIVATIONACCESSIBLE
CONNUE
Salarié
Figure 4 : L'information et la connaissance
Les deux auteurs considèrent que « toute connaissance extériorisée devient une information
et que toute information interprétée et intégrée par un homme devient une connaissance ».
Par conséquent, le contexte général de l’information, qu’ils appellent « l’expérience de
l’entreprise », est composé d’une part du stock de documents existants et produits dans
l’entreprise, et d’autre part, d’une certaine catégorie de connaissances nécessitant un travail
d’extraction auprès des experts qui les détiennent (Caussanel & Chouraqui, 2000). La
gestion de l’information passe donc par l’identification des documents qui la contiennent. Elle
devra permettre au final d’en faciliter la recherche et la consultation. La gestion des
connaissances est, quant à elle, plus complexe puisqu’il s’agit d’abord de rechercher les
experts, puis de retranscrire leurs connaissances sur un support avant de construire un
système pour en rationaliser la diffusion.
Suivant la nature de l’information détenue par les individus (somme d’informations et de
connaissances), l’entreprise devra mettre en place des systèmes de gestion très différents,
demandant une implication plus ou moins ambitieuse de ses salariés.
Information Connaissance
Document
Qui la convertit
en
Est transmise
au UNIQUEMENT
DU
SALARIE
Est transcrite
sur un
Qui la transforme
en
A TOUS PROCESSUS D'OBJECTIVATION
26
2.1.2 L’information est-elle le fait d’un individu ou d’un groupe ?
Cependant, il est intéressant de se demander si l’information en général ne met en cause
qu’un seul individu à la fois. On a vu que la transformation de l’information en connaissance
ne pouvait être le fait que d’un seul : chaque salarié a en effet son propre code qui lui
permet de comprendre et d’intégrer une information. Pour Jean CAUSSANEL et Eugène
CHOURAQUI, une information « n’est intelligible que dans le contexte de sa communication
entre deux systèmes émetteurs et récepteurs » (Caussanel & Chouraqui, 2000). Dans ce
cadre, l’information devient le fait non plus d’un seul individu, mais l’échange implique une
personne émettrice et une autre personne réceptrice du message. Pour que l’échange
d’information soit optimal, le récepteur et l’émetteur doivent se comprendre et donc adhérer
au même code.
Dans une entreprise, l’information est constituée d’un ensemble d’informations et de
connaissances. Elle implique un ensemble de personnes qui éclairent ces messages. Les
salariés jouent aussi un rôle différent suivant les moments : ils sont tour à tour émetteurs et
récepteurs de l’information. Leurs savoirs se superposent et se complètent. C’est l’ensemble
de ces savoirs qui constituent le patrimoine de l’entreprise.
Les salariés de l’entreprise détiennent donc chacun une part de l’information de l’entreprise.
2.1.3 Les individus sont-ils interchangeables en termes de connaissances ?
Selon la théorie économique néo-libérale, le salarié n’est pas considéré comme un individu,
mais seulement comme un facteur de rentabilité économique qui agit de façon rationnelle.
Un individu équivaut donc à un autre en termes de productivité : tout homme est
interchangeable. Est-ce aussi le cas quand on parle de salariés ayant des connaissances à
leur disposition ?
Tout d’abord, comme nous venons de le voir, chaque individu réceptionne l’information
selon ses propres codes et ses propres connaissances. A moins que l’entreprise ne soit
composée que de personnes ayant reçu la même éducation, il est impossible de remplacer
exactement un salarié par un autre. Chacun a une manière unique de comprendre
l’information et de l’utiliser au quotidien.
D’autre part, lors de son cursus scolaire et universitaire, puis dans le cadre de son travail,
chaque individu se construit un réseau propre sur lequel il sait pouvoir s’appuyer en cas de
besoin : il connaît les compétences de chacun des membres, leur(s) domaine(s) d’expertise.
Ainsi, Chollet étudie les caractéristiques du réseau personnel d’un chercheur de R&D. Il
remarque que d’une manière générale, l’ingénieur peut accéder à des ressources techniques
27
et des ressources politiques. Les deux sont essentielles pour lui permettre de disposer
d’informations stratégiques (quels sont les sujets à investiguer pour obtenir des
financements) et d’être visible, c'est-à-dire reconnu par ses pairs. Chaque réseau se
caractérise par une structure, des liens plus ou moins forts et des alters reconnus. Un bon
réseau personnel est composé d’individus n’ayant pas accès aux mêmes ressources, ni aux
mêmes informations (Chollet, 2006).
Chaque individu a ses propres connaissances et s’est construit son propre réseau personnel.
Un salarié est donc, sur ce plan difficilement interchangeable.
Tout individu de l’entreprise est susceptible de recevoir des informations et de les
transformer en connaissances qu’il utilise lors de son travail quotidien. Dans l’entreprise,
l’information n’est pas la propriété d’un individu : elle émerge des informations de différents
salariés qui se complètent et améliorent ainsi leur productivité. Chacun est donc utile et ne
peut être remplacé sans perte de valeur pour l’entreprise.
2.2 Les échanges d’information Chaque salarié est unique pour l’entreprise et son départ risque de lui faire perdre un peu de
sa compétitivité, ne serait-ce que parce que l’entreprise devra affronter ce que les
économistes appellent des coûts d’adaptation : le nouveau salarié recruté devra s’adapter à
son nouvel environnement et en comprendre les tenants et aboutissants, ce qui fait qu’il
sera moins efficace pendant une certaine période. Cependant, il est possible de limiter ces
pertes en privilégiant les échanges d’informations.
Faciliter les échanges n’est a priori pas naturel, n’apportant aucune richesse immédiate. Elle
demande à la fois une réflexion sur la nature de l’entreprise, sur ses mouvements internes et
sur les relations des salariés avec l’information dans le cadre de la mise en place de ce
partage.
2.2.1 L’entreprise ou un ensemble de personnes informées ? L’entreprise est une entité compacte qui a besoin de l’information et qui emploie des salariés
ayant accès à des informations et des connaissances. Il est aussi intéressant de s’interroger
sur les liens entre ces salariés et l’entreprise en matière d’information. Doit-on considérer
l’entreprise comme une entité entière qui gère l’information et en bénéficie ou bien peut-on
voir l’entreprise comme un lieu dans lequel un ensemble de personnes informées fabriquent
de la valeur ajoutée ?
L'information n'a pas de valeur en dehors d'un contexte d'exploitation. Dans ce cadre, ce
sont les salariés qui traitent, absorbent et partagent l’information. L’entreprise en elle-même
28
n’est qu’une personne, c'est-à-dire un élément n’ayant aucune présence physique, ne
pouvant agir par elle-même. Les salariés, par leur travail, par leurs actions quotidiennes, lui
donnent une identité et une vie propre. Le rapport annuel d’activité ne montre pas les
activités d’une entreprise, mais celles de salariés dans le cadre de cette entreprise. Ce sont
donc les salariés qui sont les principaux acteurs de la richesse économique de leur
« maison ».
Dans ce cadre, l’information si vitale à l’entreprise, est aussi essentielle à leur vie
quotidienne. Les salariés ne sont pas des individus qui créent de la richesse en agissent
individuellement et de manière parallèle. Ce sont leurs interactions et notamment leurs
échanges d’informations qui forment une grande part de leur productivité. Prenons l’exemple
de la fabrication et la mise sur le marché d’un produit particulier : chaque salarié apporte
son savoir-faire spécifique, mais le produit est aussi le résultat d’une confrontation des
observations de chacun sur le marché (goût de la société pour telle ou telle couleur, par
exemple ou détection d’un nouveau public cible…). Ce n’est donc pas tant l’entreprise elle-
même qui produit de la valeur via l’exploitation de ses informations, mais ses salariés qui
travaillent en son nom.
2.2.2 Un partage imposé par les mouvements dans l’entreprise ?
Le partage des informations dans l’entreprise n’est pas seulement le gage d’une meilleure
compétitivité ; il peut être imposé par les mouvements humains dans l’entreprise. Ces
mouvements sont souvent le résultat de départs à la retraite ou de démissions. Ils
correspondent aussi parfois à des changements de responsabilités des salariés. A chaque
fois, un nouveau salarié est chargé de reprendre le travail effectué par son prédécesseur,
sans disposer du même réseau, ni des mêmes informations. Cependant, il faut envisager le
nouveau salarié non pas comme un individu enfermé dans une bulle, mais comme un nouvel
élément de l’ensemble des salariés de l’entreprise. A ce titre, il travaillera avec d’autres
salariés qui pourront faciliter son adaptation.
Le départ d’un salarié a des conséquences à deux niveaux pour l’entreprise : il doit être
remplacé et il doit préparer son départ. Le premier point est une évidence. Le deuxième
n’est pas toujours mis en place. Pourtant, Zanetti rappelle que l’on « ne doit pas oublier que
les établissements ne sont pas constitués de « pions » qu’il suffirait de remplacer. » (Zanetti,
2005).
29
Connaissances DocumentsUn salarié qui part
Ont reçu des documents et des connaissances lors d'échanges formels et informels
Figure 5 : La perte de connaissances lors du départ d'un salarié
L’adaptation d’un nouveau salarié est facilité si le salarié remplacé a préparé son départ,
c'est-à-dire s’il a transmis des informations de façon à ce qu’elles soient exploitables et
exploitées par ses collègues. Cela peut signifier qu’il a travaillé un certain temps avec son
remplaçant afin de lui montrer toutes les facettes de son travail ou bien qu'il a trié ses
documents afin qu’ils puissent être utilisés (sinon, retrouver une information risque fort de
s’apparenter à la recherche d’une aiguille dans une botte de foin). La première solution est
encore la plus efficace parce que le salarié a transmis non seulement des informations
disponibles dans ses documents, mais aussi ses connaissances personnelles.
2.2.3 L’entreprise, support du partage d’information par les salariés ?
L’entreprise forme un cadre dans lequel ses salariés sont obligés de collaborer : une
structure économique est une association d’individus qui fabriquent de la richesse
économique et se partagent les bénéfices sous forme de salaires. L’entreprise est le cadre
qui régit leur association. C’est elle qui produit la valeur ajoutée qui leur est redistribuée
dans leur salaire. C’est aussi elle qui les contraint à échanger leurs informations afin de
produire plus efficacement leur richesse et à en bénéficier. L’entreprise est donc à la base du
partage de l’information entre les salariés : elle construit la structure nécessaire à leur
collaboration.
Dans le cadre du partage des connaissances, Elisabeth Kolmayer et Marie-France Peyrelong
parlent d’un « passage de la « localité » à l’ensemble. » (Kolmayer & Peyrelong, 2000).
Chaque individu a des connaissances propres et a accès à certaines informations. Il faut
donc s’interroger à la fois sur l’accessibilité de l’information et sur les possibilités
Anciens collègues
Remplaçant Documents Connaissances
SAUF SI TRANSMISSION SAUF SI COOPERATION
30
d’appropriation de ces informations par les salariés. La réflexion concerne donc l’ensemble
de l’entreprise et non pas les salariés pris individuellement. Plus le partage de l’information
est important et fluide, plus la productivité peut augmenter. Par conséquent, les échanges
d’informations peuvent participer à la construction de l’identité de l’entreprise.
L’entreprise est le lieu de rencontre des salariés avec l’information en général : les individus
deviennent « savants » en s’appropriant des informations, en les transformant en
connaissances. L’ensemble de ces connaissances constitue à la fois le patrimoine et la
richesse économique de l’entreprise. Celle-ci ne peut donc acquérir du pouvoir économique
qu’en valorisant le pouvoir de chacun sur l’information et surtout en valorisant, grâce à des
stratégies spécifiques, les interactions entre ces informations.
31
3 Une manière de valoriser l’information : la construction d’un fonds documentaire et ses apports économiques
L’information et l’entreprise sont indiscutablement liées en termes de réussite économique.
Dans ce cadre, l'information est nécessaire, mais non suffisante : il faut une information
maîtrisée et bien exploitée par les salariés de l’entreprise. Posséder un fonds
documentaire* est une manière de valoriser l’information. Un fonds est un ensemble de
ressources susceptibles d’être exploitées. C’est un lieu dans lequel les salariés peuvent
verser* les informations qu’ils détiennent et utiliser les savoirs disponibles. Il favorise les
échanges, indispensables à une bonne compétitivité de l’entreprise.
Dans le cadre de l’entreprise, il s’agit de rassembler des informations et des connaissances
pour mieux les utiliser. Cette action pose de nombreuses questions : il faut avant tout
déterminer où se trouvent les informations à mettre ensemble. D’autre part, il faut savoir
quelle part de ces informations et connaissances vont pouvoir constituer des ressources pour
l’entreprise. Enfin, il faut décider de la manière dont ces ressources seront exploitées.
3.1 L’information dans l’entreprise Connaître l’information est un minimum pour améliorer le fonctionnement de l’entreprise.
L’information n’est pas une donnée matérielle ; pourtant, elle constitue un élément majeur
de la compétitivité de l’entreprise.
Elle repose dans le monde économique sur deux acteurs distincts : l’entreprise qui peut la
transformer en richesse et le salarié qui en a besoin au quotidien.
3.1.1 L’entreprise, un système d’information ? L’idée de système vient de la systémique qui veut étudier un objet dans sa globalité et sa
dynamique. Un système est un ensemble d’éléments qui interagissent en vue d’atteindre un
but précis. Il est composé d’éléments, de relations, d’une structure et de règles de
fonctionnement. Un système d’information sert à collecter, traiter, produire et émettre de
l’information dans un but particulier. Il est constitué autour d’acteurs identifiés, par des
règles spécifiques et peut s’appuyer sur des éléments technologiques.
L’entreprise est a priori un système : elle s’appuie sur des travailleurs et des moyens
techniques en vue d’augmenter son pouvoir économique et stratégique. Tous ces éléments
interagissent pour produire de la valeur ajoutée, qui est ensuite convertie en richesse par le
32
marché. Les salariés et les moyens matériels et immatériels sont des éléments qui
entretiennent des relations de nécessité et d’usage (les machines sont utilisées par les
hommes et ceux-ci les maintiennent en bon état). La structure de production est l’entreprise
dans sa globalité tandis que les règles de fonctionnement sont déterminées par le règlement
intérieur, ainsi que les décisions de la direction.
L’entreprise est aussi a priori un système d’information. Elle collecte (elle s’interroge sur son
public et son marché), traite (elle réutilise l’information dans sa chaîne de production pour
mieux ajuster son produit aux besoins), produit (elle fabrique des plaquettes publicitaires) et
émet de l’information (elle publie un rapport d’activités). Tout ceci est exécuté dans le but
de gagner de la compétitivité en prenant en compte le contexte économique. Les acteurs de
ce système sont les salariés de l’entreprise qui ont chacun un rôle précis dans la chaîne de
production. Dans le cadre de leur travail, ils échangent des informations inscrites sur des
supports. Plus les salariés travaillent en équipe, plus la circulation de l’information est
intense et doit être valorisée (Jahnich & Cheveigné, 2006).
3.1.2 L’intérêt de comprendre le circuit de l’information avant de construire un fonds documentaire
Pour l'entreprise, constituer un fonds documentaire, c’est avant tout valoriser un certain type
d’information et favoriser son partage entre les salariés. Le fonds peut aussi être mis en
valeur auprès du public de l’entreprise, auprès de ses clients afin d’affermir la bonne image
de l’organisation. Cependant, un fonds documentaire n’est pas seulement la réunion d’un
certain nombre d’informations en un même lieu parfaitement identifié. Pour qu’il soit utile et
utilisé, il faut qu’il corresponde aux besoins de l’entreprise. Il est nécessaire de bien
comprendre comment circule l’information entre les salariés pour que le fonds vienne
améliorer cette mobilité et non pas la freiner.
L’information dans l’entreprise peut être envisagée sous trois points de vue : elle est
récoltée, elle est traitée et elle est rediffusée. Il est nécessaire d’identifier tous les acteurs
qui sont impliqués dans chaque étape et pourquoi ils le sont.
Collecte de
l’information
Traitement de
l’information
33
Figure 6 : le circuit de l’information dans l’entreprise.
3.2 Le traitement de l’information, une des richesses de l’entreprise
Toute information collectée subit un traitement avant d’être utilisée. Suivant l’usage que le
salarié veut en faire ce traitement sera différent :
- si l’information n’est destinée qu’à lui seul, le salarié la transformera en
connaissance ;
- si l’information est utile à d’autres salariés dans l’entreprise, elle sera mise en
contexte par l’individu qui l’a collectée, ce qui lui donnera un sens précis ;
- si l’information est destinée à être diffusée en dehors de l’entreprise, elle fera l’objet
d’une communication institutionnalisée.
Dans tous les cas, le traitement de l’information lui donne sa véritable valeur économique.
La construction d’un fonds documentaire est un traitement possible, mais il demande de
s’interroger sur les informations que l’entreprise veut ainsi mettre en valeur.
3.2.1 Information ou document ? La nature de l’information est un premier problème. Il est vrai qu’une information est un
élément assez abstrait, un concept philosophique très utile pour comprendre son intérêt
pour l’entreprise, mais peu facile à traiter tel quel : comment valoriser quelque chose d’irréel
pour pouvoir le réutiliser dans le travail quotidien des salariés ?
Rediffusion de
l’information
ENTREPRISE
Information dans l’entreprise
Information à l’extérieur
34
De fait, le traitement de l’information va souvent passer par le traitement des supports qui
contiennent cette information. Ceux-ci que l’on appelle « documents » sont des éléments
concrets beaucoup plus faciles à manipuler : ils peuvent être sur papier, auquel cas ils sont
extrêmement tangibles pour le salarié ; ils peuvent aussi être électronique et là encore ils
sont très repérables (fichiers, dossiers…).
La construction d’un fonds documentaire s’appuie comme son nom l’indique sur ces
documents. Ce sont eux, parce qu’ils contiennent de l’information, qui sont rassemblés dans
un même lieu et traités de manière à être exploitables. Le fonds peut être constitué de
documents papier et/ou électroniques. L’utilisation du document comme unité d’information
doit faciliter le traitement de l’information. C’est en effet un élément plus facilement
appréhendé par les individus.
3.2.2 Comment sélectionner les documents d’un fonds ? La création du fonds documentaire ne se fait pas seulement sur la base du document : le
fonds ne comprend pas tous les documents contenant de l’information, mais les documents
contenant de l’information utile à l’entreprise. La sélection est l’un des éléments qui donne
de la valeur au traitement de l’information. En effet, dans la recherche d’information, peut se
poser le problème du bruit* : quand un individu a besoin d’un renseignement précis, il peut
être noyé par un nombre très important de réponses, auquel cas il préférera souvent se
passer de l’objet de sa quête plutôt que de perdre trop de temps à le chercher. La sélection
est donc un élément essentiel de la valorisation de l’information.
Cette opération de sélection est toujours le fruit d’une stratégie élaborée par l’entreprise.
Dans la construction d’un fonds documentaire, cette sélection peut s’appuyer sur plusieurs
finalités : tout d’abord, l’entreprise doit conserver un certain nombre de documents pour des
raisons légales ; d’autre part, la structure peut vouloir garder ses documents pour des
raisons historiques ou patrimoniales ; enfin, l’organisation peut vouloir sélectionner des
documents sur un thème et dans un but autre que les deux premiers. Cette dernière
sélection est celle qui apporte le plus de valeur à l’information gardée.
De fait, la sélection est toujours effectuée dans un but précis. Plus cette finalité est exprimée
clairement, plus la sélection sera facilitée et plus l’exploitation future des documents et de
l’information qu’ils contiennent pourra être valorisé par l’entreprise.
3.3 Un fonds documentaire, dans quel but ? Un fonds documentaire rassemble des ressources: l’information n’est pas seulement
transformée en connaissances par celui qui la collecte ou reçoit, mais peut aussi être reprise
par d’autres salariés ou bien, elle peut être mise en valeur par l’entreprise elle-même. La
construction d’un tel fonds répond à deux stratégies possibles : soit l’entreprise cherche à
ranger les documents qu’elle possède afin de pouvoir les retrouver plus facilement en cas de
besoin, soit l’organisation cherche à favoriser la circulation de l’information en général entre
ses salariés.
Dans la première hypothèse, la valorisation de l’information est assez minimale. L’entreprise
fait le point sur les documents à sa disposition et la construction du fonds documentaire
s’apparente à un processus d’archivage. Les documents sont sélectionnés non pas en
fonction de leur utilité ou de l’usage qu’il est possible pour les salariés d’en faire, mais parce
qu'ils ont une valeur légale ou historique (l’entreprise veut garder une trace de l’évolution de
ses activités). Le fonds documentaire ne sera dès lors pas exploité dans le présent, mais
plutôt ponctuellement selon les besoins ou les campagnes de communication.
35
Rangement – Valorisation future Classement – Valorisation contemporaine
Docs de C
Docs de A
Docs de A
Docs de CDocs
de B Docs de B
Figure 7: Deux raisons de valoriser l'information
Dans la seconde hypothèse, le but du fonds doit être très précisément déterminé. S’il est
constitué autour d'un thème spécifique, seuls certains salariés y auront accès. Le principal
avantage d’un fonds de ce type réside dans le fait que les salariés savent où trouver
l’information qu’ils recherchent et par quel canal passer pour échanger cette information. Le
fonds favorise la circulation de l’information. La sélection stricte des documents, contrôlée
par des experts, permet d’éviter le bruit lors des recherches. La détermination précise des
conditions de construction de ce fonds permet de répondre exactement aux besoins des
salariés. Ce fonds documentaire participe à la valorisation de l’information par l’entreprise et
lui donne les moyens d’augmenter son pouvoir économique au jour le jour.
Fonds d'archives Fonds documentaire
Utilisation de temps en tempsUtilisation fréquente
Communi-cation 1
Communi-cation 2
Echanges Recherches
Diffusion
36
La constitution d’un fonds documentaire ne peut être envisagée que dans le cadre d’une
stratégie voulue par l’entreprise. Celle-ci en détermine les missions. La valeur acquise par les
documents rassemblés dépend de l’investissement de l’entreprise et de l’ensemble de ses
salariés dans le projet.
L’entreprise est un lieu où l’information peut se développer, c'est-à-dire acquérir de la
valeur. Les salariés la valorisent en l’utilisant dans leur travail au quotidien. La notion de
transparence de l’information* est essentielle en économie pour appréhender la
concurrence pure et parfaite*. Cependant, ce modèle économique ne correspond pas à
la réalité dans laquelle valoriser l’information et surtout la maîtriser mieux que les
concurrents, sont une source de pouvoir économique pour l’entreprise en tant qu’entité.
Savoir avant les autres, savoir ce qu’on sait faire, savoir ce qu’on a fait ; là résident des
enjeux importants, sources de pouvoir et de richesse.
La maîtrise de l’information, si elle joue au niveau global de l’entreprise, intéresse au
premier chef, les salariés : ce sont eux qui détiennent, utilisent et diffusent l’information. Ils
la collectent et la transforment en connaissances ou la rediffusent dans l’entreprise vers
leurs collègues qui pourront se l’approprier. Ainsi, les salariés donnent de la valeur à
l’information et par là même ajoute de la richesse à l’entreprise. L’information n’est pas
seulement un enjeu global pour l’entreprise, elle est aussi un challenge pour ses salariés.
La constitution d’un fonds documentaire, en rassemblant des ressources, facilite à la fois les
échanges et les recherches d’information au niveau des salariés. Cette action améliore la
productivité des individus, mais, pour être efficace, elle doit émaner de l’ensemble de
l’entreprise, être une structure dans laquelle l’ensemble des salariés s’implique et se sent
soutenu. Dans ces conditions, le fonds documentaire favorisera la mise en valeur à la fois de
l’information et de l’entreprise.
37
Deuxième partie : Les implications de la gestion de
l’information via un fonds documentaire
38
4 L’identification de l’information et de son support
La constitution d’un fonds documentaire dans l’entreprise n’est pas anodine. Elle fait partie
d’une stratégie globale de promotion de l’information au sein des salariés et au niveau de
l’entreprise. Pour que ce fonds remplisse le plus efficacement possible ses missions
(circulation et recherches facilitées de l’information, mise en valeur des documents et
connaissances en œuvre dans l’entreprise), sa mise en place ne peut être due au hasard,
mais doit reposer sur une réflexion profonde à propos des éléments jouant un rôle dans le
projet.
Le premier élément du fonds, ce qui en détermine l’existence, est son contenu : le fonds
rassemble des informations sur des supports accessibles et identifiables appelés documents.
Deux questions se posent alors : comment identifier un document et comment sélectionner
des documents pertinents.
4.1 Le document, support de l’information Le document est un support qui contient de l’information en général, c'est-à-dire, comme on
l’a vu précédemment, des informations et/ou des connaissances. Il correspond à la mise par
écrit de l’information. Il a une existence réelle et concrète comme le rappelle le bel adage :
« les paroles s’envolent et les écrits restent ». Le document est le symbole même de la
transmission du savoir dans toutes les conditions possibles.
Pour intégrer l’information dans le fonds documentaire, il faut à la fois comprendre ce qu’est
un document, comment il peut devenir l’unité de construction du fonds et comment il est
produit dans l’entreprise.
4.1.1 Comment définir un document ? Michel Mélot rappelle dans la préface du livre de Roger Pédauque sur le document à l’ère
numérique, que « naguère, le document était un obje […] validé par sa ma érialité ».
Aujourd’hui, l’ère du numérique oblige à repenser cette définition (Pédauque, 2006). Le
document n’est plus support matériel de l’information. Cependant, ne peut-on pas le
considérer simplement comme le support de l’information ? Pour Roger Pédauque, le
document est « la représentation de la vérité partagée au-delà du chaos, de la cacophonie
et de l’oubli » (voir figure 8). Le chaos renvoie au silence* et au bruit des recherches
d’information, la cacophonie rappelle la confusion de la compréhension de ce qui est dit et
lu, et l’oubli rend compte des connaissances propres à chaque individu (Pédauque, 2006).
t, t
Vu silence bruit S
39
Figure 8 : représentation des trois dimensions d’un document (Pédauque, 2006)
De fait, le document est fabriqué par les individus afin de faire vivre une idée. Il crée les
conditions pour que l’information qu’il contient, soit transmise le plus efficacement possible
entre deux salariés. Il est composé d’une forme, d’un contenu et d’un médium. La forme
renvoie à la structure du document. Elle traduit son caractère entier qui a des frontières
identifiables et qui est repérable grâce à l’unité de sa mise en forme. Le texte contient
l’information elle-même. C’est le pourquoi du document, pourquoi il a été créé. Le médium
rappelle que le document est un moyen de communication entre différents individus. Ces
trois notions sont les points communs entre les documents numériques et papier (Pédauque,
2006).
4.1.2 La notion d’unité documentaire Le fonds est donc constitué de documents identifiés comme tels. Cependant, se pose la
question de l’unité documentaire* utilisée par ce fonds : l’unité documentaire est une
notion mise en place par les spécialistes de l’information pour identifier ce qui va être utilisé
comme base de leur travail. Dans le cadre de la construction du fonds spécialisé, il s’agit de
décider de l’échelle de précision utilisée dans la description des documents. Prenons
l’exemple d’un périodique : cette brochure constitue un document, puisqu’elle est
matériellement identifiable, contient du texte et sert de communication entre les lecteurs.
Elle peut être décrite en tant que telle ou bien elle peut être analysée au niveau des articles
qui la composent. Ceux-ci constituent aussi des documents à part entière puisqu’ils ont une
unité de matière (des pages identifiables), du contenu et permettent la communication entre
les lecteurs.
Le choix de l’unité documentaire dans la construction du fonds est lié à la précision que l’on
attend du fonds : un fonds spécialisé utilisera une unité la plus petite possible découpant les
périodiques en articles, tandis qu’un fonds plus généraliste se contentera de recenser des
ML
Informations et preuves,
construites et instituées Su
Lu intime confus éphémère sensible
40
documents plus complexes sans chercher à les analyser. Ce choix est avant tout une
question de stratégie car l’analyse des articles est faite par des salariés rémunérés et coûte à
l’entreprise. Cependant, plus cette unité est petite, plus elle évite le silence et le bruit dans
les recherches des salariés et plus l’utilisation du fonds est efficace pour la circulation de
l’information.
4.1.3 Comprendre la production documentaire dans l’entreprise
Brigitte Guyot et Marie-France Peyrelong rappellent que les documents sont des objets
utilisés dans le travail quotidien par l’ensemble des salariés. Ils sont tellement présents dans
l’entreprise qu’ils ne sont plus étudiés, examinés. Ils sont devenus de simples objets (Guyot
& Peyrelong, 2006). Pourtant, dans la mesure où ils servent de vecteurs à l’information, il
est extrêmement important de connaître ce qu’on appelle leur cycle de vie*.
Un document est produit en vue d’une certaine utilisation. Le producteur peut l’utiliser
directement ou bien décider de le stocker. Il peut choisir de le diffuser tel quel au sein de
l’entreprise. Le document peut avoir été corrigé avant d’être diffusé. Cette opération peut
être renouvelée plusieurs fois selon les besoins des salariés. Puis la version finale du
document est stockée dans un lieu où elle peut être retrouvée facilement et rediffusée en
cas de besoin. Au fur et à mesure que le temps passe, l’information contenue dans le
document perd de son actualité et donc de sa valeur. Selon le type d’information concernée,
cette évolution sera plus ou moins rapide. Le jour où le document n’a plus aucune valeur
économique, il trouvera un sort final* : soit la destruction, soit l’archivage définitif. Ce
dernier peut être effectué si le document a une valeur légale ou patrimoniale pour
l’entreprise.
41
Brouillon Corrections
Figure 9 : la vie du document dans l’entreprise
Comprendre ce processus est important pour la construction du fonds documentaire : celui-
ci rassemble des documents. Le gestionnaire du fonds doit savoir à quel moment de sa vie le
document intègre le fonds documentaire, ainsi que les lieux où le collecter et les personnes
qui le détiennent. Connaître ces informations lui permet de travailler plus efficacement.
Ainsi, les documents rassemblés seront le plus récents possibles.
4.2 La sélection des documents Un fonds documentaire n’est pas un fonds de documents : il ne rassemble pas tous les
documents, mais simplement des ressources exploitables. De ce fait, une sélection des
documents est nécessaire pour déterminer quels sont les documents utiles. Sur quoi le
créateur du fonds peut-il s’appuyer ?
4.2.1 Exploiter les documents existants La constitution d’un fonds documentaire est un investissement en termes de temps, de
moyens financiers et humains. On ne crée pas un fonds à partir de rien. Lorsque la décision
est prise d’en créer un, c’est tout d’abord dans le but de mettre de l’ordre dans les
documents existants dans l’entreprise.
Les documents déjà présents sont une mine de renseignements. Cependant, la plupart du
temps, soit ils ne sont pas triés, soit ils sont rangés selon un ordre personnel élaboré par le
salarié. D’autre part, des documents en relation avec une même question peuvent être
Document final
Document collecté
Classement Identification et collecte
Stockage et traitement
Sort final : - élimination - archivage
42
stockés chez différents individus et des salariés peuvent conserver certains documents en
double. Il faut donc commencer par faire le tri des documents de l’entreprise.
Une première étape est de repérer les personnes et les lieux qui hébergent des documents
sur le thème choisi. Il s’agit ensuite de les convaincre de regrouper leurs possessions pour
qu’elles soient plus facilement exploitées. Dans un second temps, il faudra examiner, même
de manière grossière, les différents types de documents et évaluer leur nombre. Cette action
pourra donner une estimation du temps nécessaire à la constitution du fonds documentaire.
Cet examen pourra être l’occasion d’éliminer les doublons repérés dans le fonds. Il donne un
moyen au gestionnaire de se faire une idée du thème à traiter, de se familiariser avec lui.
La création du fonds documentaire proprement dit sera réalisée à partir de cette première
analyse de l'existant*.
4.2.2 Exploiter les sources potentielles Une entreprise ne possède jamais tous les documents existants sur un sujet. L’exhaustivité
n’est pas son but. D’ordinaire, les salariés collectent l’information dont ils ont besoin pour
leur travail quotidien. En aucun cas, ils ne peuvent récolter l’ensemble des informations. La
tâche du gestionnaire de l’information qui crée le fonds est donc de compléter et d’actualiser
les documents en sa possession.
Une première source potentielle d’information peut venir des salariés eux-mêmes : dans le
cadre d’un programme de capitalisation des connaissances, des entretiens peuvent être
réalisés et les connaissances personnelles, l’expérience des salariés être retranscrites sur des
documents pour les partager avec les utilisateurs futurs du fonds en construction. Une
deuxième stratégie possible est d’exploiter les réseaux personnels des salariés impliqués sur
le sujet : chaque salarié a des contacts privilégiés avec des experts ; il s’agit d’utiliser ces
contacts pour récupérer de nouveaux documents. Une troisième source est accessible par la
presse, notamment la presse spécialisée qui peut publier des articles pertinents et très
actuels sur un sujet. Enfin, dans la société actuelle, Internet et ses moteurs de recherches
fournissent un potentiel immense d’informations. Le gestionnaire peut y avoir accès à des
articles de presse, à des brochures publicitaires, aux rapports annuels des entreprises, aux
commentaires des industriels, aux attentes des consommateurs, aux travaux de recherche
disponibles via les archives ouvertes…
Le fonds documentaire fait l’état des lieux des informations réunies par l’entreprise à un
instant, mais pour être utile à l’entreprise, il doit être sans cesse actualisé et alimenté*.
43
r
4.2.3 Sélectionner pour quelle finalité ? Marie-Anne Chabin rappelle que selon l’article premier de la loi 79-18 du 3 janvier 1979
relative aux archives, « les archives sont l’ensemble des documents quels que soient leur
date, leur forme et leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou
morale ou par tout service ou organisme public ou p ivé, dans l’exercice de leur activité. »
Tout document est donc potentiellement archivé dès sa naissance à partir du moment où il
est concomitant avec l’activité de l’entreprise (Chabin, 2000).
A partir de cette définition, Marie-Anne Chabin distingue cinq types d’archives :
- les archives officielles (documents à valeur patrimoniale ou juridique) ;
- les archives transitoires (documents qui attendent d’être triés ou archivés
définitivement) ;
- les archives personnelles (documents conservés par les salariés) ;
- les archives éphémères (documents de communication immédiate et les écrits
ponctuels) ;
- les archives provoquées (documents oraux qui témoignent d’une histoire et que l’on
a voulu récolter).
De cette typologie, nous pouvons conclure qu’un fonds documentaire sur un sujet spécifique
rassemble des archives officielles, transitoires et personnelles en majorité. A l’opposé, une
campagne de capitalisation des connaissances de l’entreprise valorisera les archives
provoquées (Chabin, 2000).
La conservation des différents types de documents dépend donc de la finalité du fonds
documentaire : s'il s'agit d'un simple rangement, notamment pour rendre plus facilement
localisables les documents qui servent de preuves ou d’argument juridique, le fonds sera axé
sur les archives officielles. Cependant, dans le cadre d’un fonds documentaire, c'est-à-dire
un fonds où les documents ne sont valorisés qu’en fonction de l’information qu’ils
contiennent, les archives transitoires et personnelles seront privilégiées par le gestionnaire.
Identifier l’information et le support qui la contient, aussi bien en tant qu’objet matériel ou
immatériel que dans sa vie dans l’entreprise, est à la base de la construction efficace d’un
fonds documentaire. Le document devient référence en même temps qu’unité documentaire
du fonds. La finalité du fonds détermine ensuite le type de document qu’il est nécessaire de
garder et de détruire.
44
5 La gestion de l’information pour un public
Il ne faut pourtant jamais oublier que le fonds documentaire n’est pas construit en théorie,
pour faire beau. Il répond à un besoin d’efficacité et de plus grande productivité des salariés
dans l’entreprise. Les individus seront les premiers utilisateurs de cet outil documentaire. Il
doit donc être construit en fonction de leurs besoins. Cette constatation rend obligatoire une
étude du public visé, ainsi que la création d’outils adaptés pour constituer le fonds
documentaire et le rendre exploitable.
5.1 L’étude du public visé Dans le cadre de toute action documentaire, le documentaliste est un médiateur entre les
informations et les salariés de l’entreprise. Il agit pour un public déterminé qui a des besoins
identifiables et identifiés. Comment ce public intervient-il dans la constitution du fonds
documentaire ?
5.1.1 La justification d’une action documentaire : le public Pour Suzanne Briet, la documentation est « un moyen puissan de collectivisation des
connaissances et des idées ». Dans l’entreprise, le gestionnaire de l’information est donc à la
fois un collecteur d’informations et un distributeur d’une information encore plus importante.
Il est en relation avec les salariés dans ces deux opérations (Briet, 1951).
t
De fait, le documentaliste a pour tâche de faciliter l’accès à l’information des salariés. Ceux-
ci constituent son public-cible. Comme lors d’une opération de marketing, le produit ou
l’action qu’il choisit de mener doit être la plus efficace possible pour ces individus en
particulier : l’action documentaire n’est pas seulement demandée par l’entreprise, elle est
construite en fonction des salariés. La notion d’utilisateur potentiel* peut permettre de
justifier une stratégie déterminée.
Une action documentaire, en correspondant à un public donné, devient un processus
économique, qui fait gagner de la productivité aux salariés de l’entreprise. Le produit,
résultat de ce processus, devient un bien économique ayant une certaine valeur ajoutée.
Mieux les caractéristiques de ce produit sont ajustées à son marché, plus cette valeur sera
importante.
5.1.2 Identifier le public Une fois que l’importance de prendre en compte un public, cible de l’action documentaire, a
été comprise, il est essentiel d’identifier ce public. Cette identification peut avoir lieu au
45
niveau global ou personnel : le documentaliste cible des catégories de personnes ou bien
des salariés particuliers.
Brigitte Guyot et Marie-France Peyrelong rappellent que, pour qu’un produit soit acceptable,
il doit être reconnu comme légitime par les acteurs (Guyot & Peyrelong, 2006). Un produit
documentaire n’est pas un objet comme un autre puisqu’il n’a pas pour finalité directe de
produire de la valeur ajoutée : ce n’est qu’un bien qui donne plus de valeur à un autre bien.
Son utilisation n’est jamais vécue comme obligatoire ; au contraire, elle suppose une
implication plus forte des salariés parce qu’elle change leurs habitudes.
Identifier les utilisateurs potentiels d’un fonds documentaire est un élément stratégique pour
mettre au point une action efficace. Cela consiste surtout à déterminer quels salariés sont
intéressés et comment ils sont prêts à s’impliquer dans le projet.
5.1.3 Connaître les besoins des utilisateurs futurs Une fois que les utilisateurs potentiels sont identifiés, le documentaliste doit comprendre
leurs besoins. Pour cela, il peut appliquer deux stratégies différentes.
Tout d’abord, il peut réaliser des entretiens avec les salariés qui vont utiliser le fonds. Ces
interviews peuvent être réalisés avec l’ensemble des salariés ou bien avec des personnes
représentatives des catégories dégagées lors de l’étape précédente. L’entretien doit suivre
une démarche prévue dans un guide par le gestionnaire. Ces rencontres représentent le
meilleur moyen pour le gestionnaire de connaître les besoins de ses interlocuteurs.
Cependant, cette méthode nécessite beaucoup de temps non seulement lors des entretiens,
mais aussi lors des dépouillements de ces entretiens.
D’autre part, il peut interroger les salariés sélectionnés par voie de questionnaire. Le
principal intérêt de cette action réside dans sa grande échelle. Un questionnaire, s’il peut
demander du temps lors de sa conception et lors des dépouillements des réponses, est
assez rapide à remplir pour les salariés. Le gestionnaire doit cependant, lors de la
conception, choisir une stratégie privilégiant des questions ouvertes ou fermées. Les
premières laissent plus de liberté aux salariés, mais sont souvent peu renseignés et les
réponses sont peu précises. Les questions fermées orientent les utilisateurs potentiels,
canalisant leurs besoins de s'épancher, mais sont plus faciles à dépouiller.
Ces deux méthodes sont un bon moyen pour le gestionnaire non seulement de définir les
besoins des utilisateurs potentiels du fonds, mais aussi de connaître leurs habitudes et leur
environnement de travail. Elles sont la base pour mettre au point des outils efficaces et
adaptés.
46
5.2 Des outils adaptés Identifier le public auquel s’adresse une action documentaire n’est pas anodin. Ce n’est pas
non plus un simple procédé marketing. Les entretiens et questionnaires réalisés doivent être
dépouillés et analysés. Le gestionnaire doit en tirer des conséquences sur la mise en place
du fonds documentaire, choisissant notamment les outils qu’il juge les plus adaptés à ces
besoins.
5.2.1 Différents types d’outils d'exploitation Un fonds documentaire n’est pas simplement un ensemble de documents rangés. Il doit
contenir des ressources exploitables. Pour remplir cette obligation, le gestionnaire doit
l’associer à des outils d’exploitation (voir figure 10).
Un premier outil peut être un plan de classement*. Celui-ci rend compte de l’organisation
du fonds documentaire par une entrée thématique. Le plan de classement est utile de deux
points de vue: grâce à un système de cote, il permet au salarié de localiser facilement le
document qu'il recherche. D'autre part, grâce à son classement thématique, il offre au
salarié la possibilité de retrouver un ensemble d'information sur un sujet. Cependant, n'avoir
qu'un plan de classement offre peu de possibilité en terme de recherche : le salarié ne peut
faire des recherches que sur un thème à la fois et n'a pas accès aux documents pour
lesquels cette information n'est pas au cœur de leur contenu.
Il peut être accompagné d’une base de données*, qui fait l’inventaire des documents
stockés. La base de données sera plus ou moins précise. Pour être utile, elle doit au minima
décrire sur une fiche* brièvement le document et donner sa cote. Le principal intérêt de la
base de données est qu’elle donne un accès informatique préventif à la base : le salarié peut
chercher d’abord la localisation d’un document avant de se rendre au fonds. Cette recherche
lui fait gagner du temps, notamment parce qu’il peut voir si le document est présent ou non.
La fiche représente le document dans la base de données. Le moteur de recherche, qui
passe en revue l'ensemble des informations contenues dans les fiches, sera d'autant plus
efficace pour retrouver un document précis que sa fiche descriptive est complète et
pertinente.
47
Figure 10: Trois outils qui se superposent
Enfin, un troisième niveau de précision peut être acquis dans le cadre de la numérisation*
des documents du fonds. Une fois les documents sur support informatique, ils peuvent être
consultés par n’importe qui. Il est aussi possible de mettre en place une interrogation en
plein texte : le moteur de recherche, au lieu de passer en revue uniquement les fiches
descriptives contenues dans la base de données, indexe l'ensemble du texte contenu dans
les documents. Cette opération, si elle est la plus efficace des solutions, est aussi la plus
coûteuse en temps, moyens humains et financiers.
5.2.2 Quels efforts d’adaptation pour le gestionnaire de l’information ?
Dès que les outils nécessaires à la réalisation d’un fonds documentaire ont été choisis, le
gestionnaire doit les adapter aux besoins de son public. Plus ces outils seront proches de
leurs attentes, plus les salariés les utiliseront. Il faut rappeler qu’utiliser un nouvel outil a
toujours un coût pour le salarié qui passe plus de temps dans ses recherches et a moins de
temps pour s’adapter à la nouvelle méthode.
Ainsi, le plan de classement n’est pas simplement un ordre selon lequel les documents sont
rangés. Il doit être logique et correspondre aux habitudes des futurs utilisateurs. Il en est de
même pour la base de données. Les salariés peuvent déjà savoir en utiliser une: ils sont
alors habitués à certains critères, à certaines manières de décrire les documents, à certains
logiciels. Tout changement qui bouscule leurs habitudes, met à mal leurs certitudes : leur
temps d’adaptation au nouvel outil sera plus long. Une innovation qui fait table rase du
Plan de classement POUR
- localiser physiquement un document (cote)
- chercher par thème MAIS
- rechercher un seul thème à la fois
Base de données POUR
- répertorier tous les documents
- décrire tous les documents sur des fiches
- rechercher des documents par de nombreux critères (auteur, titre, mots-clés…)
MAIS - pas d'accès direct aux
documents - des documents qui ne sont
pas toujours décrits par des experts du sujet
Numérisation POUR
- enregistrer tous les documents
- accéder aux documents sans se déplacer
- faire une recherche non plus seulement sur la fiche du document, mais aussi sur l'ensemble de son contenu
MAIS - coût très élevé en
temps, moyens humains et financiers
48
passé risque d’être refusée. Le gestionnaire doit donc adapter la création des outils aux
attentes du public.
A quel niveau doit-il donc intervenir ? Le gestionnaire doit tout d’abord, adapter le choix des
outils aux utilisateurs potentiels de son fonds en fonction non seulement de leurs habitudes
de travail, mais aussi en fonction de leurs connaissances. Puis, une fois les outils choisis, il
les structure de manière à répondre aux attentes et aux besoins, devenant ainsi plus ou
moins précis, plus ou moins informatisés.
5.2.3 Notion d’accessibilité Lors de la conception des outils, le gestionnaire est confronté à la notion d’accessibilité : le
fonds, pour être utile, doit être utilisé par le public ciblé. Si les outils documentaires sont
structurés pour répondre aux attentes des utilisateurs potentiels, ils doivent aussi être faciles
d’utilisation.
Aujourd’hui, beaucoup d’entreprises ont choisi de rendre leur information interne accessible
sur Internet ou sur un intranet. D’autre part, les salariés utilisent énormément les
technologies de l’Internet : ils recherchent les informations dont ils ont besoin grâce aux
moteurs de recherche. Ceux-ci, tels Google ou Yahoo, en proposant rapidement un grand
nombre de réponses pour toute recherche par mots-clés, donnent l’impression que toute
information est accessible facilement. Les outils mis au point par le gestionnaire dans le
cadre de la constitution du fonds documentaire doivent rivaliser avec ces moteurs de
recherche. Leur accès doit donc être le plus intuitif possible. En effet, pour les salariés,
pourquoi perdre du temps à essayer de comprendre le fonctionnement d’une base de
données, quand tout est disponible sur le Web ?
Choisir un logiciel facile à utiliser est nécessaire, mais non suffisant pour que les utilisateurs
ne se perdent pas dans la base de données. Il peut aussi être judicieux de mettre en place
des aides et de proposer un certain suivi. Créer un mode d’emploi, guider l’accès aux
informations par des consignes claires, donner des titres significatifs aux rubriques sont des
pistes à exploiter pour le gestionnaire. En effet, prenons l’exemple du vocabulaire : souvent
les salariés des entreprises n’ont que peu de connaissances du vocabulaire spécialisé des
documentalistes, de ceux qui vont alimenter* la base de données. Pour ces derniers, le
mot « descripteur » est significatif. A l’opposé, pour un salarié, le terme « mot-clé » est plus
clair.
L’accessibilité passe donc par la prise en compte des connaissances et des habitudes des
salariés visés.
49
La gestion de l’information via un fonds documentaire doit toujours donc apparaître comme
un processus normal pour les salariés de l’entreprise. Plus cette action paraît normale, plus
elle sera vite intégrée dans les habitudes de travail. Le gestionnaire doit donc identifier les
utilisateurs potentiels de son fonds documentaire, ainsi que déterminer leurs attentes et
besoins. Puis il construit des outils adaptés à ce public en travaillant sur la notion d’accès et
d’accessibilité.
50
6 La structuration de l’information dans le fonds documentaire
Le fonds documentaire n’est pas seulement le stockage ordonné des documents. Il
comprend aussi tous les outils adaptés aux attentes des salariés qui facilitent son
exploitation. Fénelon disait : « l’ordre est ce qu’il y a de plus rare dans les opérations de
l’esprit. » (Briet, 1951). Le gestionnaire a pour but, en créant le fonds documentaire
d’ordonner des documents, des informations et des connaissances. Il doit mettre de l’ordre.
Cependant, il est bon de réfléchir à la manière de structurer cette information.
6.1 L’information dans une base de données documentaire
Une base de données est l’outil le plus efficace pour faciliter l’accès à un fonds
documentaire. Elle peut être manipulée facilement par des personnes spécialisées dans la
gestion de l’information ou par un salarié de l’entreprise. La base de données donne des
renseignements sur un document recherché, ce qui permet au salarié de décider si le
document voulu répond bien à sa demande. La question se pose cependant pour le créateur
de la base de données de choisir les critères de description des documents.
6.1.1 Pouvoir répondre à des requêtes Le principal intérêt d’une base de données est de faciliter l’accès à une information stockée :
grâce aux éléments qu’elle contient, un salarié peut décider s’il a besoin ou non du
document et peut facilement le retrouver. La base de données répertorie l’ensemble des
documents, ainsi que des métadonnées*. Celles-ci sont des informations sur le document,
qui ne sont pas toujours contenues dans le document lui-même. Pour un document de
travail, ces informations peuvent être le titre, le producteur du document, ainsi que le
service auquel il appartient, la date, la langue, la localisation du document. Toutes ces
informations sont accessibles grâce à un moteur de recherche.
La base de données répond à des requêtes, c'est-à-dire à des questions de l’utilisateur. Pour
éviter le silence (aucune réponse) et le bruit (beaucoup de réponse dont peu de
pertinentes), il est nécessaire d’avoir une adéquation entre le vocabulaire employé de part et
d’autre : l’utilisateur et le créateur de la base doivent s’accorder sur les critères et les termes
de recherche. L’interrogation de la base en langage naturel*, c’est-à-dire non contrôlé, est
souvent source de silence en raison de la diversité du vocabulaire français et de ses
nuances. Pour canaliser les requêtes des utilisateurs, le gestionnaire peut utiliser des
listes*, des index* et des thésaurus* : l’utilisateur est alors obligé de choisir le même
mot que lui pour rechercher un document sur un thème précis. Cette pratique évite les
blancs, mais elle est souvent frustrante pour le salarié qui ne trouve pas toujours le bon mot
pour exprimer sa demande.
S'interroger sur les moyens de répondre aux requêtes des utilisateurs est une nécessité pour
que l'utilisation future de la base et du fonds soit optimale.
6.1.2 L’indexation, une nécessité ou un plus ? Dans la conception de la base de données, il faut savoir s'il est nécessaire d'ajouter une
indexation à la simple description bibliographique des documents. Le document n’est alors
plus seulement accessible par les thèmes inclus dans le plan de classement, mais aussi via
les thèmes qu’il aborde secondairement.
51
t-
t
Pour Catherine Roussey, Sylvie Calabretto et Jean-Marie Pinon, « l’indexation est le
processus de représentation des textes, c'es à-dire le passage d’un texte à sa
représentation manipulée par un système documen aire. » (Roussey, Calabretto & Pinon,
2000). L’indexation traduit un texte (un document ou une requête*) en vocabulaire
contrôlé* pour faciliter son accès. Une même liste de termes est alors accessible à la fois
pour l’utilisateur et pour le gestionnaire. L’index qui ressort de cet effort, correspond à la
représentation des textes.
Un utilisateur a besoin d'une information.
Des documents existent sur un sujet dans l'entreprise.
Il traduit son besoin en question Ils sont décrits dans une base
de données par des critères (auteur, titre, mots-clés…).
La question est traduite en mots-clés
La fiche descriptive du document est
une représentation de son contenu
La requête obtenue est une
représentation du besoin d'information
Quand les deux représentations concordent, le résultat de la recherche est
pertinent.
Figure 11 : schéma de la recherche documentaire
52
L’indexation n’est pas nécessaire quand la base de données propose une recherche en texte
intégral sur des documents en format électronique, puisque celle-ci est faite
automatiquement et concerne l’ensemble des termes du corpus. Dans les autres cas, elle est
utile sans être obligatoire. Indexer des documents représente un travail supplémentaire pour
le gestionnaire. Pour l’utilisateur, elle est souvent source de gêne puisqu’elle canalise ses
demandes. Cependant, elle facilite les rapprochements et apporte plus de précision dans les
recherches documentaires en permettant plus d’accès thématiques aux documents.
6.2 Une information localisable pour tous Une deuxième contrainte de la structuration du fonds documentaire est l’obligation pour
l’information d’être localisable par tous. Cette nécessité demande au gestionnaire de faire
certains choix lors de la conception de la base. Il doit notamment réfléchir aux critères de
recherche, à l’ordre de ces critères, ainsi qu’au vocabulaire employé.
6.2.1 Choisir des critères adaptés La description bibliographique est codifiée depuis longtemps par des normes et des
standards internationaux (NF-Z44-050 ou l’ISBD) pour faciliter les échanges de notices,
notamment entre les bibliothèques. Les normes et standards de catalogage prévoient pour
chaque document, un certain nombre d’informations descriptives. Elles peuvent être plus ou
moins nombreuses. Les normes et standards décrivent aussi la syntaxe qui les relie.
Cependant, là encore, le gestionnaire doit tenir compte du public potentiel de son fonds
documentaire. Il faut donc que les critères soient adaptés à leurs connaissances et leur
environnement. Dans une entreprise, les salariés ont souvent peu de culture bibliographique
et le gestionnaire doit se contenter de choisir les critères essentiels, reliés par une syntaxe
simple.
Le créateur doit aussi différencier les critères qui seront accessibles au public et ceux qu’il
gèrera lui-même. En effet, si sur l’interface de recherche, sont disponibles seulement des
critères basiques, le gestionnaire peut avoir accès en back office*, à d’autres critères qui
lui sont utiles pour la maintenance de la base. De même, lors de la conception de la base de
données, différencier les critères par lesquels se fera la recherche et les critères qui, lors de
la visualisation des résultats, décriront les documents, est un gage de simplicité et donc de
plus grande accessibilité pour les salariés.
La réflexion autour des critères de description n’est pas anodine pour la structuration de
l’information dans la base de données. Elle permet à cet outil documentaire parfois complexe
de devenir un outil de travail des salariés.
6.2.2 Un vocabulaire spécialisé ou courant ? Le problème du fonds documentaire créé dans une entreprise est qu’il regroupe souvent des
informations techniques, voire très spécialisées. Cette contrainte doit amener le gestionnaire
à réfléchir s’il préfère utiliser un vocabulaire courant, c'est-à-dire, accessible à tous, ou bien
un vocabulaire spécialisé, plus précis, mais aussi moins partagé par l’ensemble des salariés.
Le choix du gestionnaire s’effectuera en fonction de la vocation du fonds documentaire : si
celui-ci porte sur un thème très technique, l’indexation devra être extrêmement précise.
Comme nous l’avons vu, l’indexation correspond à une représentation d’un document, une
sorte de résumé par des mots-clés. Une représentation est toujours faite en fonction de celui
qui la reçoit : elle agit comme un miroir. Elle ne peut être déchiffrée qu’en fonction d’un
code prédéterminé. Le vocabulaire doit donc correspondre au public du fonds
documentaire : plus le sujet et les salariés sont techniques, plus les termes d’indexation
seront spécialisés.
53
Spécialiste Vocabulaire très précis
Figure 12 : La précision du vocabulaire, le problème de l’adéquation entre l’utilisateur et le
gestionnaire
Le choix du vocabulaire se pose aussi du côté du gestionnaire chargé d’alimenter la base de
données. En effet, la question de la représentation adéquate ne se pose pas seulement au
niveau de la recherche, mais aussi en amont lors de l’indexation des documents. Le
gestionnaire doit être capable de comprendre le vocabulaire qu’il emploie pour être le
meilleur médiateur possible entre les salariés et l’information. Plus le vocabulaire est
technique, plus il y a des risques qu’il lui soit étranger, plus il devra prendre du temps pour
indexer les documents.
Utilisateur
Non spécialiste Vocabulaire généraliste
Gestionnaire Non spécialiste Vocabulaire généraliste
Adéquation
Rôle de médiateur =>
adaptation
54
Le choix du vocabulaire utilisé pour décrire les documents et pour les rechercher est crucial.
Il doit se faire en fonction du public et non selon les connaissances du gestionnaire qui agit
en simple médiateur.
La mise en place d’un fonds documentaire pour gérer l’information dans l’entreprise passe
par une réflexion sur la finalité du fonds. Le gestionnaire doit aussi apprécier le contexte qui
entoure l’utilisation future du fonds : repérer les documents pertinents, les salariés
intéressés et leurs habitudes. Cette création passe par la réalisation d’outils documentaires
qui doivent tenir compte des besoins de l’entreprise.
Dans la constitution du fonds documentaire et des outils qui aideront à son exploitation,
l’entreprise est surtout présente via ses salariés. Ce sont eux qui forment le public cible de
ce fonds, eux qui l’utiliseront ou non pendant leur travail quotidien. Le gestionnaire devra
donc adapter ses outils et leurs interfaces non seulement aux besoins des salariés, mais
aussi à leurs habitudes : plus le résultat final sera proche de ce qu’ils connaissent, plus ils
l’apprécieront et moins grande sera leur résistance au changement. L’adaptation au public
est la clé de la réussite d’un tel projet.
55
Troisième partie La constitution d’un fonds
documentaire sur le bois modifié thermiquement au FCBA-CTBA
56
7 Un contexte d’information particulier
Dans une volonté de promouvoir le travail effectué par ses salariés sur le bois modifié
thermiquement, le FCBA-CTBA a décidé de créer un fonds documentaire sur le sujet. Ce
projet visait à faire un inventaire des documents déjà présents dans l’entreprise, à procéder
à des recherches pour compléter ces documents et à élaborer une stratégie de
communication auprès des industriels du bois pour exploiter ce travail. Ce fonds
documentaire était notamment l’occasion pour le FCBA-CTBA de se repositionner sur un
thème sur lequel il s’était affirmé au début des années 2000 : le centre technique pourrait
ainsi gagner un certain pouvoir informationnel, traduit par plus de crédibilité et d’opportunité
auprès des industriels.
Le projet est né dans un contexte particulier qui a favorisé sa mise en place : un thème
émergent, une nouvelle stratégie pour le centre, des acteurs passés et présents très
intéressés et un certain nombre de documents déjà existants.
7.1 Un sujet « à la mode » : le bois modifié thermiquement (BMT)
Le bois modifié thermiquement est un sujet qui prend de plus en plus de place dans le
monde du bois. Il intéresse aussi bien les industriels que les consommateurs. Quelles sont
ses caractéristiques, à la base de cet intérêt croissant ?
7.1.1 Qu’est-ce que le bois modifié thermiquement ? La modification thermique du bois est un procédé qui consiste à le chauffer à très haute
température (entre 200 et 280°C) sous une atmosphère inerte. Le traitement se situe entre
le séchage du bois et sa torréfaction (création de charbon de bois). Le traitement thermique
modifie la composition chimique du bois. Celui-ci devient notamment plus stable
dimensionnellement : le traitement assèche l’eau qu’il contenait et qui le déformait en
fonction du temps (Chanrion & Schreiber, 2002).
Les effets de ce traitement varient essentiellement selon les essences utilisées, la géométrie
et la taille des échantillons traités, la température du four, et la durée du chauffage. Les
principales essences utilisées sont le pin maritime, le sapin, le peuplier, le frêne et le hêtre.
Pour l’heure, plusieurs procédés permettent de modifier thermiquement le bois : en France,
la rétification a été mise au point par l’Ecole des Mines de Saint-Etienne au milieu des
années 1990 pour usiner du « bois rétifié ». Le procédé français PCI est exploité au Canada
et permet de fabriquer du bois modifié thermiquement sous l’appellation de « bois
57
Perdure ». En Finlande, le « Thermowood » est très exploité. Au Pays-Bas, l’entreprise Plato
Hout BV a inventé le procédé Plato et commercialise du « Platowood ». Une quatrième
technologie, Menz Holz, a vu le jour en Allemagne. Depuis le début des années 2000, des
procédés de modification thermique du bois sont brevetés régulièrement et chacun est
associé à une appellation commerciale différente.
7.1.2 Une technologie dite « propre » Le principal atout de ce traitement est que le bois subit un traitement naturel, écologique. Il
n’est pas traité chimiquement. De plus en plus, les substances chimiques contenues dans les
produits de traitement du bois sont interdites : elles sont considérées comme dangereuses
pour la santé. Suite à la modification thermique, seules les substances contenues
naturellement dans le bois restent. Les dangers paraissent donc moindres. D’autre part, le
procédé rend le bois plus durable : ne contenant plus d’eau ou en contenant une
extrêmement faible quantité, sa stabilité dimensionnelle* est améliorée. Ces
caractéristiques sont un atout pour ce produit, surtout dans un marché où les produits
écologiques sont vendeurs.
7.1.3 Un enjeu de développement Grâce à un véritable marché potentiel en France et dans le monde, le bois modifié
thermiquement constitue un fort enjeu de développement non seulement pour les
entreprises, mais aussi pour les centres techniques comme FCBA-CTBA. La plupart des
industriels qui commercialisent ce produit à l’heure actuelle, le décrivent sur leur site
Internet , rappelant aussi ses caractéristiques.
Pour l’instant, le produit est encore en plein développement : toutes les tentatives pour créer
un référentiel de certification ont échoué. Personne ne peut caractériser un produit dont les
spécificités varient selon le procédé utilisé. Depuis la fin du mois d’août 2007, une norme
provisoire a été mise sur pied, ce qui constitue un premier pas pour avancer.
Les industriels font encore beaucoup d’essais sur le bois modifié thermiquement, demandant
des expertises aux centres techniques. D’autre part, cette technologie est encore peu
connue du grand public. Les centres techniques pourraient donc jouer un grand rôle au
niveau de la diffusion de l’information.
7.1.4 Une technologie en pleine expansion au niveau mondial Au niveau mondial, la technologie est en plein essor : si le premier procédé a été mis au
point par la France, ce sont aujourd’hui les Finlandais qui sont les plus avancés au niveau de
la commercialisation de ce produit. Dès 2001, ils se sont rassemblés au sein de la Finnish
58
Thermowood Association (Association finlandaise pour le Thermowood) pour promouvoir
l’utilisation du bois modifié thermiquement. En 2002, un colloque proposait des états des
lieux de la situation en France, en Allemagne, aux Pays-Bas et en Finlande.
Au Canada, le bois modifié thermiquement est aussi en plein développement grâce,
notamment, à l’action de Forintek, centre canadien du bois, et au soutien du ministère des
ressources naturelles et de la faune. Le bois Perdure est aussi l’objet de recherches dans les
universités de Laval et de Chicoutimi. Cette dernière possède même un four de traitement
thermique.
En France, la situation globale est plus floue car aucun acteur ne se dégage vraiment. Les
industriels intéressés par la technologie, la développent chacun de leur côté. Divers travaux
universitaires paraissent sur la thématique depuis 2004, soutenus à Bordeaux et Nancy.
Plusieurs acteurs parapublics travaillent sur le sujet, mais sans qu’aucune action concertée
ne soit menée.
En Europe, la thématique intéresse de plus en plus de pays et d’entreprises, qui se mettent
à développer leurs propres procédés, en créant de nouvelles marques commerciales. En
octobre 2007, devrait se tenir à Cardiff la Troisième Conférence Européenne sur le Bois
Modifié, où plusieurs présentations sont prévues sur le BMT, décrit d’un point de vue
scientifique et commercial.
Le BMT est donc un produit qui s’affirme peu à peu dans les stratégies des industriels du
bois au niveau mondial.
7.2 Du centre technique CTBA à l’institut technologique FCBA : une volonté de renforcer la recherche et l’innovation
Le Centre Technique du Bois et de l’ameublement (CTBA) est né d’une loi du 22 juillet 1948
qui donnait aux industriels la possibilité de mutualiser leurs besoins. Le centre rassemble des
techniciens, des ingénieurs et des chercheurs spécialisés dans les différentes activités de
l’industrie du bois depuis l’exploitation des forêts jusqu’à la commercialisation des meubles
et l’utilisation du bois dans la construction. Le 1er juin 2007, le CTBA a fusionné avec
l’AFOCEL, organisme de recherche chargé d’améliorer la compétitivité des
approvisionnements de l’industrie et de la filière forêt-bois-papier. Quels changements cette
fusion va-t-elle apporter ?
59
7.2.1 La fusion avec l’AFOCEL La fusion du CTBA avec l’AFOCEL a donné naissance à l’institut technologique FCBA (Forêt
Cellulose Bois-Construction Ameublement). Les deux groupes travaillaient depuis plusieurs
années sur des projets communs et ont décidé de s’associer plus étroitement grâce à cette
opération, permettant la naissance « d’un outil unique à la disposition de l’ensemble de la
filière » (Guinard & Strum, 2007). Face à la mondialisation de l’économie et la concurrence
des pays à bas prix de main d’œuvre ainsi que des autres matériaux, FCBA veut promouvoir
une stratégie basée sur un accroissement de la compétitivité des industriels grâce à une
meilleure coordination de l’ensemble de la filière et une mise en valeur de l’innovation.
Le BMT entre dans ce cadre stratégique puisque c’est un procédé innovant et dont la nature
écologique est un argument commercial face à d’autres matériaux de construction.
7.2.2 Le rattachement de la documentation à la recherche et innovation
Le service de documentation était au CTBA rattaché au pôle Marketing-Communication-
Information et dépendait de la direction scientifique. Ce service comportait deux grandes
entités : une bibliothèque et un service de veille technologique. Aujourd’hui, à FCBA, la
division de la documentation persiste entre la bibliothèque et la veille. Cependant, les tâches
ont été redistribuées et la bibliothécaire peut s’occuper de certaines veilles. D’autre part, la
documentation dépend dorénavant de la direction recherche et innovation. Enfin, la
bibliothèque n’est accessible gratuitement qu’aux étudiants et aux professionnels. Elle est
devenue payante pour les particuliers. Ce repositionnement indique une volonté de
promouvoir la place de l’information, puisque l’innovation est au cœur de la stratégie globale
de FCBA. L’institut souhaite aussi recentrer son intérêt sur les industriels de la filière,
favorisant leur accès à l’information.
7.2.3 Les enjeux de la gestion de l’information Pierre Parisot, ancien directeur du pôle ameublement du CTBA, disait : « dans des centres
comme les nôtres, l’information est au cœur de nos activités. » L’information n’est pas
seulement l’affaire de la documentation, mais circule dans l’ensemble de l’entreprise. On
distingue cependant différents types d’information : la documentation s’occupe d’une
information technique assez générale ; elle est chargée d’une veille économique. Elle réalise
aussi des rapports de veille sur des thèmes très précis pour les industriels demandeurs,
comme sur la préservation ou les bois polymères. Ce service récolte et gère de l’information
qu’il rediffuse ensuite à l’ensemble de l’entreprise et aux industriels, selon une méthodologie
bien rôdée.
60
Les collaborateurs des autres services gèrent un autre type d’information, moins officielle et
plus officieuse : les techniciens, ingénieurs et chercheurs récoltent de l’information grâce à
leurs contacts directs avec les industriels. Chacun gère une information très spécialisée sur
les sujets qui le préoccupent. Cette information peut être partagée ou non au sein de
l’entreprise. Elle est souvent conservée dans le bureau du salarié qui l’a récoltée.
Ce dernier scénario était précisément celui qui décrivait le mieux le sort de l’information sur
le bois modifié thermiquement. Ce sujet innovant avait été l’objet d’échanges d’information
avec les industriels et entre les salariés de FCBA. Cependant, les documents produits par les
salariés à ce sujet étaient restés stockés dans les bureaux des intéressés sans qu’aucune
mutualisation n’ait eu lieu. Un énorme potentiel d’informations vitales ne pouvaient donc pas
être exploitées.
7.3 Les acteurs du BMT Le bois modifié thermiquement étant un sujet innovant et écologique, un certain nombre
d’acteurs étaient intéressés par son développement. Ceux-ci avaient besoin d’une
information fiable pour lui donner un nouvel essor. FCBA devait identifier ces acteurs afin
d’ajuster sa stratégie au marché.
7.3.1 Quel public intéressé ? Le bois modifié thermiquement pouvait intéresser un certain nombre de personnes. Il était
nécessaire dans un premier temps de les identifier et de connaître leurs besoins. Ainsi qu’on
l’a vu, la valorisation des connaissances représente un atout pour une entreprise,
notamment parce que l’accès à l’information est plus rapide. Cependant, pour optimiser les
outils d’exploitation de ce fonds, des enquêtes s’imposaient quant à l’identification des
acteurs.
Un premier creuset de personnes potentiellement intéressées était formé par les industriels.
Ces derniers se divisaient en deux catégories : les entreprises contribuant au développement
et à la commercialisation du BMT à l’heure actuelle, et les personnes qui voudraient ce
renseigner sur un produit peu connu en vue d’en favoriser l’essor dans le futur.
D’autre part, les salariés de FCBA avaient beaucoup travaillé sur cette technologie au
tournant du XXIème siècle. Patrice Chanrion avait succédé à Michel Vernois en tant
qu’interlocuteur privilégié sur cette thématique. Un groupe de travail « bois chauffé » avait
été créé en 2000, regroupant des personnes issues de différents services du centre afin
d’adopter un point de vue transversal sur le développement de l’innovation. FCBA était
présenté comme un expert sur le sujet, ayant organisé plusieurs journées d’information.
61
Le BMT intéressait donc un large public qui pouvait représenter des cibles potentielles pour
la création d’un fonds documentaire. Il était donc nécessaire de comprendre les attentes de
ces acteurs.
7.3.2 Quelles attentes pour les industriels ? On a vu que les industriels étaient intéressés par le BMT à deux points de vue : soit pour
connaître cette nouvelle technologie, soit pour surveiller le marché. Deux types de besoins
pouvaient se dégager.
La première catégorie de personnes intéressées était la plus facile à définir. Ne connaissant
rien moi-même à ce procédé au début de ma mission, je pouvais facilement m’identifier à
elles. Je pouvais comprendre qu’elles avaient besoin d’informations généralistes, présentant
simplement le produit.
La nature des informations nécessaires pour les autres entreprises était plus difficile à
déterminer. Aussi la stratégie la plus efficace était de les interroger directement sur leurs
besoins. Le salon Eurobois a été l’occasion de rencontrer les industriels. Le guide d’entretien
(voir en annexe 1 ce guide) élaboré pour cadrer ces entrevues tournait autour de trois
axes : les informations qu’il leur semblait important de rassembler, ce qu’ils attendaient de
FCBA sur la thématique et ce qu’ils prévoyaient comme avenir pour le BMT. Il en est ressorti
(voir en annexe 2 le compte-rendu) que les industriels espéraient voir FCBA devenir moteur
du développement de la technologie et souhaitaient surtout voir rassembler une information
technique ainsi qu’une veille sur le marché et la concurrence.
Une fois les attentes des industriels identifiées, il me fallait appréhender les besoins
d’information au sein de FCBA.
7.3.3 Quelles attentes pour les salariés de FCBA-CTBA ? Les salariés étaient les premiers concernés par la création d’un fonds documentaire sur le
BMT. En tant que centre technique, FCBA a pour mission d’aider les industriels à se
développer. Il leur est donc vital de surveiller le marché français et étranger, et de
rassembler tout type d’information susceptible d’intéresser leurs clients. Ces derniers
attendent un appui technique du centre et les salariés doivent répondre efficacement à ces
demandes.
Pour connaître les personnes ayant besoin d’information sur le bois modifié, une première
méthode a été d’exploiter les documents issus du passé sur la thématique. Ceux-ci nous
faisaient part de la composition de l’ancien groupe « bois chauffé ». Il a ensuite suffi de
repérer les salariés toujours présents dans l’entreprise. A ce groupe, nous avons ajouté les
62
salariés qui travaillaient alors au Bureau de Normalisation du Bois et de l’Ameublement
(BNBA) à la création d’une norme européenne expérimentale sur le BMT. A toutes ces
personnes, des questionnaires (voir en annexe 3 le questionnaire envoyé aux salariés) ont
été envoyés afin de déterminer leurs besoins.
Dans les questionnaires, des questions fermées permettaient de connaître quelles avaient
été les implications des salariés sur le BMT dans le passé, quels documents et informations
étaient déjà en leur possession et à quels documents et informations ils voulaient accéder
facilement grâce au fonds documentaire. Une quatrième partie les interrogeait sur
l’exploitation future du fonds sur le BMT. Les questionnaires retournés ont ensuite été
dépouillés (voir en annexe 4 cette analyse) : des ajustements ont été faits quant à la
création du fonds documentaire et de ses outils d’exploitation.
Ces questionnaires ont été complétés par deux entretiens pour bien comprendre la
circulation de l’information à FCBA (voir en annexe 5 le schéma qui en est résulté) et plus
particulièrement pour connaître les habitudes en matière de classement de l’information sur
le BMT.
7.4 Des documents porteurs d’information Le bois modifié thermiquement n’était pas une thématique nouvelle à FCBA : un groupe de
travail s’y était intéressé et avait produit des documents à cette occasion. Ceux-ci
constituaient la base du fonds documentaire à créer. Encore fallait-il comprendre de quoi ils
étaient composés.
7.4.1 Les documents, lien entre les salariés passés, présents et futurs
Comme on l’a vu, les documents sont les supports par lesquels les connaissances transitent
d’un salarié à un autre. Ces documents sont des traces laissées dans le passé, des sources
exploitables au présent et des mémoires pour le futur.
FCBA s’était intéressé au bois modifié thermiquement dès les années 1990-1991, comme en
témoignaient les comptes-rendus de réunions datés de cette époque. L’activité du centre
s’était intensifiée au début en 1998, quand ce procédé a commencé à intéresser réellement
les industriels. En 1999, le groupe « bois chauffé » était créé et un ingénieur était
particulièrement chargé de répondre aux entreprises, Michel Vernois, alors directeur
scientifique du CTBA. En 2000, deux personnes, Jérôme Schreiber et Patrice Chanrion, aidés
par Stéphanie Mathieu ont pour mission de rédiger un ouvrage sur le bois traité par haute
température. Celui-ci parut en 2002 en français et en anglais, et contribua à asseoir la
63
notoriété de FCBA. Les documents de travail, preuves des échanges d’information entre tous
ces acteurs, sont donc nombreux.
Lors des départs de Jérôme Schreiber et Stéphanie Mathieu, les documents en leur
possession ont été soit archivés au pôle Bois Sciage Emballage où ils travaillaient, soit
transmis à Michel Vernois et Patrice Chanrion. En juin 2006, le départ à la retraite de Michel
Vernois pose le problème de la gestion de l’extraordinaire masse de connaissances
contenues dans ses documents personnels. Patrice Chanrion décide alors d’appuyer la
création d’un fonds documentaire sur le bois modifié thermiquement afin d’exploiter tous les
documents présents ici et là à FCBA. Les documents issus du passé devaient être classés et
enrichis de nouveaux documents pour actualiser les connaissances des ingénieurs. Enfin, la
démission de Patrice Chanrion, effective en octobre 2007, a pour conséquence que tous les
documents du fonds documentaire devront être exploitables intrinsèquement : aucun témoin
direct des actions de FCBA sur le BMT ne sera plus interrogeable en cas de besoin.
Les documents expriment une grande continuité des acteurs : recueil de connaissances, ils
sont aussi témoins du passé, outils du présent et préparation de l’avenir.
7.4.2 Un fonds hétéroclite Le bois modifié thermiquement constituait donc une grande problématique pour FCBA. Les
documents du passé étaient des indicateurs de la mémoire du centre. Afin de les rendre
exploitables directement, il fallait les catégoriser : chaque document de travail a été créé par
un acteur en vue d’un usage précis. Ce contexte de production est important pour déchiffrer
l’information qu’il contient.
Les documents de FCBA étaient de natures très diversifiées. L’information technique
prévalait, mais cela n’empêchait pas l’existence d’une information généraliste. Certains
documents étaient confidentiels tandis que d’autres étaient accessibles à tous. Le fonds
comprenait :
- des courriers papier
- des courriers électroniques
- des informations sur les différents produits en bois modifié thermiquement de la
part des entreprises
- des informations sur les procédés éditées par des organismes de recherche comme
le CIRAD
- des extraits des sites Web des entreprises
- Des comptes-rendus de visites
- Des comptes-rendus de réunions
- Des articles scientifiques parus dans des revues spécialisées
64
- Des articles parus dans des périodiques nationaux ou régionaux
- Des documents décrivant la stratégie de FCBA
- Un ouvrage
- Des documents de travail sur les processus de normalisation et de certification
- Des devis
- Des études de faisabilité
- Des supports PowerPoint en vue de journées d’information
- Des rapports annuels des entreprises
- Des cartes de visite
- Des rapports de veille stratégique
- Des échantillons
- …
Les documents étaient de nature, de format et de contenu très différents et ils devaient
cohabiter dans le fonds documentaire. Se posait dès lors la question de leur traitement et de
l’accession à l’information qu’ils contenaient.
7.4.3 Comment traiter des documents de travail ? Tous ces documents sont des preuves de l’action de l’entreprise dans ce domaine et des
efforts des salariés pour récolter, traiter et diffuser l’information. Toute activité économique
est productrice de documents. Souvent, la production, le traitement et la diffusion des
documents sont encadrés et réglementés au sein même de l’entreprise par des procédures
qualité.
Dans le cas du bois modifié thermiquement, aucun cadre n’avait été fixé : par exemple, la
mise en forme des documents variait constamment ; beaucoup n’étaient pas datés ou
n’avaient pas d’auteur déterminé. Seuls quelques documents contenaient des métadonnées
exploitables : il s’agissait par exemple, des devis ou bien des documents concernant la
normalisation.
La question qui se posait était de rendre toutes les informations contenues dans les
documents exploitables par les salariés. Il fallait rendre compte à la fois des aspects
informatifs et économiques d’un document. Prenons l’exemple d’une publicité : la plupart
d’entre elles expliquaient le procédé de fabrication du BMT (aspects informatifs : information
du client sur une innovation), puis décrivaient les essences utilisées et les qualités de
chacune d’entre elles pour tel ou tel usage (aspects économiques : proposition d’un bien à
vendre). D’autre part, les salariés de FCBA avaient aussi besoin d’une information
synthétique sur les producteurs et vendeurs du produit, cette question leur étant souvent
posée par des industriels du bois.
65
Le traitement des documents de travail n’est donc pas semblable à celui des ouvrages :
proposer une vue d’ensemble n’est pas suffisant puisque les salariés ont besoin de précision.
Le gestionnaire doit non seulement gérer les documents, mais aussi et surtout l’information
qu’ils contiennent. Le fonds qu’il crée ne peut pas n’être q’un stock de documents, il doit
être géré en tant que fonds informationnel.
Le bois modifié thermiquement est donc une technologie innovante qui intéresse les
industriels du bois. FCBA avait beaucoup travaillé à son développement au tournant du
XXIème siècle, produisant un certain nombre de documents informatifs. Une baisse de
l’activité de l’entreprise sur le sujet depuis 2004 a créé un vide informationnel, entraînant un
certain retard du centre vis-à-vis de ses concurrents : à l’avant-garde des essais et des
études avec la production d’un ouvrage en 2002, FCBA n’était pas invité à communiquer à la
Troisième Conférence Européenne sur le Bois Modifié en octobre 2007.
Pourtant, la présence de nombreux documents stockés, mais peu exploités, pouvait être un
levier pour retrouver cette place de premier plan. Dès lors, plusieurs questions se posaient
sur les modalités de cette nouvelle exploitation : pour qui et pour quoi faire ? Répondre à
ces deux problématiques reposait sur la mise en place d’un système informationnel efficace,
base d’une nouvelle légitimité de FCBA sur le sujet.
66
8 La gestion des documents sur le BMT et ses questions
Un fois ce contexte posé, il fallait mettre en place le système voulu : la création d’un fonds
documentaire semblait le mieux répondre à la situation du FCBA. En effet, elle permettait
aux salariés qui le voulaient d’avoir accès à une information fiable. Elle était aussi l’occasion
de réactualiser les connaissances sur le sujet et d’avoir un aperçu du développement du
marché pour ce produit, marché qui avait été perdu de vue depuis 2004.
La mise en place de ce fonds était un challenge : il fallait faciliter l’accès de tous à
l’information pour redonner de la légitimité à l’entreprise, et ceci dans le contexte particulier
de FCBA. La gestion concrète des documents a été l’objet d’interrogations : comment trier
efficacement l’information ? Quels étaient les meilleurs outils pour exploiter le fonds ?
Comment gérer l’accessibilité à ce fonds dans un centre où la majorité des salariés sont à
Paris, mais où tout le Pôle industrie bois construction, concerné par le BMT, est situé à
Bordeaux ?
8.1 Le tri de l’information et ses enjeux L’information sur le bois modifié thermiquement réunie dans ce fonds devait toucher deux
catégories de public : les industriels qui peuvent venir à la bibliothèque de FCBA ou bien
faire leurs demandes via les salariés du centre, et les salariés eux-mêmes pour leur travail
quotidien. Les documents ont donc été sélectionnés et intégrés au fonds documentaire. La
création même de ce fonds a été l’objet de plusieurs réflexions en amont pour correspondre
aux besoins de ces deux publics : quelle finalité pour le plan de classement ? Quel ordre des
documents ? Comment gérer la confidentialité de certains documents ?
8.1.1 Le plan de classement, outil de classement ou de recherche ?
Rassembler des documents sur une thématique peu avoir deux objectifs : archiver du
patrimoine, c’est-à-dire, un témoignage de l’activité et des connaissances de l’entreprise
pour le futur, ou bien créer une banque d’informations à exploiter au présent. A FCBA, la
création du fonds documentaire sur le bois modifié thermiquement devait répondre à ces
deux problématiques : il était une preuve des actions du centre en vue de l’essor du procédé
et, au vu du départ des personnes en charge du sujet jusqu’alors, il devait donner aux
salariés restants un moyen d’exploiter les informations et les connaissances acquises dans le
passé. Cette dernière finalité était la plus importante en termes de gain pour l’entreprise : à
travers les réponses fiables et claires données par ses salariés, le centre pouvait montrer aux
67
industriels qu’il s’était repositionné sur le sujet et qu’il était redevenu une véritable référence
en la matière.
Dès lors, le plan de classement, qui indique l’ordre dans lequel les documents sont stockés
dans le fonds, reposait plus sur une logique de recherche : les documents étaient rangés
thématiquement. Ce type de classement permet à un utilisateur du fonds de pouvoir avoir
accès rapidement à tous les documents concernant un même thème. Au niveau de FCBA, le
classement (voir en annexe 6 le plan de classement établi) faisait ressortir les contacts du
centre avec les entreprises. Les thèmes choisis faisaient aussi le point sur la production
scientifique sur le sujet et les aspects juridiques. L’ordre correspondait ainsi aux activités du
FCBA et aux attentes de ses salariés.
Cependant, le côté patrimonial de ce fonds ne devait pas être oublié : il était important pour
FCBA de ne pas oublier les actions mises en place et les informations récoltées. Mieux
connaître son passé permettait à FCBA de mieux préparer l’avenir en renouant des contacts
perdus de vue. Le plan de classement proposait donc à l’intérieur des rubriques une entrée
par année de publication des documents. De ce fait, il était facile d’accéder à un panorama
des actions du centre vis-à-vis de tel ou tel centre ou de telle ou telle entreprise. Au niveau
de la recherche, ce choix permettait de voir les évolutions technologiques en comparant les
études publiées par les chercheurs.
Le plan de classement établi pour le fonds documentaire sur le BMT devait donc
essentiellement être un outil de recherche. Cependant, il répondait aussi à des objectifs
patrimoniaux afin de pouvoir constituer une mémoire de l’entreprise. A ce titre, la création
d’un fonds documentaire se trouvait à mi-chemin entre une politique d’archivage et une
stratégie documentaire de valorisation des archives de FCBA.
8.1.2 Quel ordre des thèmes pour le plan de classement ? Un plan de classement obéit à deux finalités : il est construit pour faciliter la recherche d’un
document précis, mais il est aussi une vitrine des activités de l’entreprise. Par conséquent, si
le choix des rubriques est très important, l’ordre dans lequel ces thèmes apparaissent n’est
pas anodin.
Au vu de la mission statutaire de FCBA d’aider les industriels du secteur du bois à
développer leurs activités, il était logique que la place des entreprises dans le plan de
classement soit privilégiée. Cependant, suite à un entretien avec un utilisateur potentiel du
fonds, nous avons convenu de faire précéder cette partie à vocation très économique, de
documents informatifs qui présentaient ce qu’était le BMT et décrivaient les différents
procédés. Ainsi, les thèmes du plan de classement se succédaient selon une logique de
68
progression. Ce plan finissait en isolant des éléments de la stratégie de FCBA, documents
pour la plupart confidentiels.
L’ordre des rubriques du plan de classement a donc été mis en place pour que le fonds
ressemble à une exposition sur le BMT. Commençant par introduire son utilisateur dans les
mystères de la technologie, il faisait ensuite un panorama du marché mondial du produit
avant de se plonger dans une information plus complexe, les résultats de la recherche et les
aspects juridiques de la technologie. Enfin, le fonds indiquait la part prise par FCBA dans le
développement du bois modifié thermiquement.
L’ordre des rubriques doit donc répondre aux attentes de ses utilisateurs et refléter l’histoire
de l’institution qui a pris la décision de le créer : le fonds est un outil de travail en même
temps q’une vitrine pour FCBA.
8.1.3 Comment gérer la confidentialité des documents internes ?
Il est évident que le fonds de documents possédés par FCBA sur le bois modifié
thermiquement contient un certain nombre de documents confidentiels : les devis, les
accords secrets de collaboration, les documents stratégiques… en font partie. Ces
documents nécessitent un traitement particulier avant d’être intégrés au fonds
documentaire. En effet, ils doivent être accessibles aux salariés de l’entreprise, mais ne
peuvent être consultés par les particuliers ou les industriels.
Nous avons choisi de mettre en place une stratégie particulière pour ces documents qui
intervenait à deux niveaux : au niveau du fonds documentaire et au niveau de la base de
données.
Au niveau du fonds documentaire, il a été établi que sa consultation n’était pas libre pour les
particuliers et les industriels. Ils devaient donc faire une demande à un salarié de FCBA qui
rechercherait le document voulu. Cette solution évitait le confinement d’une partie des
documents dans un endroit fermé à clé. Quant aux salariés, ils peuvent accéder librement à
l’ensemble des documents : ils devront simplement éviter de diffuser à l’extérieur les
documents marqués comme confidentiels. Le fonds est ainsi beaucoup plus accessible pour
tout le monde : aussi bien les salariés que les personnes extérieures.
Au niveau de la base de données, deux niveaux de confidentialité ont été établis : un niveau
permettant à tous les utilisateurs d’avoir accès aux fiches descriptives et un autre niveau
réservant cette action aux salariés de FCBA. Pour éviter toute tentation, les documents
confidentiels ne sont donc pas visibles par le grand public.
69
A partir du moment où le fonds documentaire était accessible aussi bien aux salariés qu’aux
personnes extérieures à l’entreprise, la gestion des documents confidentiels devait être
réfléchie. La solution retenue semble la mieux adaptée à la situation, permettant un accès
contrôlé, mais non restreint à l’information.
8.2 L’exploitation du fonds : conjuguer une nouvelle base et un logiciel déjà connu
La création d’un fonds documentaire est un premier pas vers la valorisation de l’information.
Le plan de classement est un premier outil nécessaire à l’exploitation de ce fonds. Une base
de données informatisée peut donner un accès plus fin à l’information dans l’entreprise : elle
permet de retrouver des documents par des multiples entrées.
FCBA possédait déjà plusieurs bases de données dont la plus importante contenait les fiches
descriptives des documents de la bibliothèque. Sur le BMT, nous avons fait le choix de créer
une nouvelle base dans le logiciel Cindoc, auquel les salariés étaient habitués.
8.2.1 La spécificité des documents, le pourquoi d’une nouvelle base
Le logiciel Cindoc est un gestionnaire de bases de données documentaires. Il est conçu pour
créer des bases et propose des utilitaires pour les gérer : liste de mots-clés, index,
thésaurus, gestion des accès…
FCBA utilise déjà le logiciel Cindoc pour ses bases de données documentaires : une base est
réservée aux documents de la bibliothèque et est accessible aux visiteurs ainsi qu’aux
salariés. Elle est la plus importante. D’autres bases ont été créées sur des thèmes
spécifiques. Au sujet du bois modifié thermiquement, nous avons choisi de construire une
nouvelle base appelée BMT, au lieu de décrire les documents de FCBA dans la base
générale. Cette décision s’appuyait sur deux constats : tout d’abord, les deux fonds n’étaient
pas localisés au même endroit. La bibliothèque est accessible à tous, tandis que le fonds
documentaire sur le BMT est avant tout destinée aux salariés et plus spécifiquement la
personne référente à FCBA sur le sujet. D’autre part, les documents des deux bases sont de
natures vraiment différentes : la bibliothèque rassemble surtout des ouvrages, des
brochures et des périodiques spécialisés tandis que le fonds sur le BMT regroupe
essentiellement des documents de travail des collaborateurs.
On a vu qu’une base de données a pour avantage de permettre un accès plus ou moins
précis au document en fonction de son indexation. Le gestionnaire peut choisir d’analyser un
document dans son ensemble ou bien préférer décortiquer son contenu. De fait, l’accès à
l’information ne se fera pas au même niveau. Dans le cas présent, la base de données
70
générale décrit essentiellement des documents dans leur généralité. Cette indexation suffit
dans la mesure où de nombreux ouvrages transitent par le centre et que les documents ont,
pour la plupart, une grande unité de contenu. A l’opposé, dans le fonds documentaire sur le
BMT, les documents sont pour la plupart des extraits : les salariés n’ont pas gardé les
documents dans leur ensemble, mais en ont extrait les passages qui les intéressaient. Ainsi,
le fonds ne contient aucun périodique, mais seulement un ensemble d’articles.
La forte disparité des documents et la spécificité du sujet ont fortement appuyé à la décision
de créer une nouvelle base de données pour exploiter l’information sur le BMT.
8.2.2 La gestion des habitudes des salariés Cependant, il ne fallait pas, par cette même décision, déstabiliser les salariés. En effet, si
une nouvelle base est entièrement créée ex-nihilo quand un fonds documentaire est
constitué, l’accumulation de bases de données ne pourra que décourager les salariés de
rechercher l’information dont ils ont besoin.
La constitution de la base BMT a donc tenu compte des habitudes des salariés. Si son
contenu exigeait la création d’une base distincte, nous avons majoritairement repris les
champs de la base générale, conservant aussi leurs libellés. Ainsi, la structure des deux
bases était similaire. Ce choix avait aussi pour but de faciliter dans le futur, une éventuelle
intégration de la base BMT dans la base générale. D’autre part, la nouvelle base a utilisé le
même thésaurus, ainsi que ses listes annexes (géographie et nom des essences). Ceci devait
faciliter l’apprentissage par les salariés de la recherche dans la nouvelle base.
La gestion des habitudes est une constante dans la mise en place de projets. Cette
contrainte permet de limiter les résistances à l’utilisation d’un nouvel outil. A FCBA, il
s’agissait de faire correspondre le besoin et l’utilisation d’une nouvelle base avec les
habitudes déjà anciennes des salariés.
8.3 L’accessibilité du fonds Grâce à sa similitude avec la base générale, la base BMT n’était pas entièrement nouvelle
pour les salariés. Cependant, de nombreux aménagements étaient encore possibles pour
améliorer l’accès de tous au fonds documentaire. Il fallait notamment gérer l’éloignement
des salariés de Bordeaux et faciliter la recherche dans la base sur l’Intranet.
8.3.1 La gestion de l’éloignement par rapport au fonds La principale difficulté en matière d’accès au fonds réside dans le fait que FCBA est divisé en
huit sites : la direction générale et les pôles Première Transformation Approvisionnement
71
(PTA) et Ameublement à Paris, le pôle Industrie Bois Construction à Bordeaux et plusieurs
stations régionales. Pourtant, le bois modifié thermiquement est un sujet transversal qui
intéresse tous les salariés. Il est donc nécessaire de gérer l’éloignement des collaborateurs
d’un fonds documentaire situé à Paris. Pour cela, il fallait étudier les éléments communs
entre les salariés : un service documentation et un intranet.
Il est bien sûr envisageable que les salariés passent par la documentaliste pour avoir accès à
l’information sur le BMT. Cependant, cette procédure serait coûteuse en temps. Elle ne
répondrait pas non plus à la demande des salariés interrogés : de nos jours, les
collaborateurs gèrent de plus en plus directement l’information dont ils ont besoin. Ajouter
un obstacle sur la route de l’information, c’est éloigner un peu plus l’accès à l’information :
les salariés n’utilisent plus le fonds pour répondre aux demandes extérieures et le centre
perd de sa crédibilité.
La deuxième solution était donc d’utiliser l’intranet accessible sur les deux sites par
l’ensemble des salariés. Sur cet intranet, il existait déjà un accès à la base générale et à
quelques autres bases spécifiques. Il suffisait donc d’ajouter la base BMT sur l’interface de
recherche. D’autre part, nous avons cherché à joindre, dans la base Cindoc, une version
électronique des documents du fonds quand celle-ci était disponible. Cette solution permet
donc aux salariés de Bordeaux de télécharger certains documents. L’accès à l’information est
ainsi plus direct et plus rapide.
La solution de la numérisation de l’ensemble des documents n’a pas été retenue en raison
de son coût en temps et en moyens financiers.
8.3.2 Prendre en compte les utilisateurs potentiels dans la construction de l’interface Web
La base de données BMT a été créée dans le but de faciliter l’accès au fonds documentaire.
Pour les salariés, chercher de l’information dans la base via l’intranet devait être simple à
exécuter.
Or, le logiciel Cindoc est un logiciel de base de données documentaire : il est spécialement
conçu pour un public spécialisé de documentaliste. Il est très peu intuitif pour des individus
lambda. Lors de mes deux entretiens avec des salariés de FCBA, je m’étais aperçue (et
l’information a été vérifiée auprès d’autres salariés) que les bases étaient très peu utilisées
sur l’intranet : peu de gens savaient les trouver et personne n’était capable de faire une
recherche complète. Ils regrettaient la grande complexité d’une telle opération : hormis le
fait qu’ils devaient choisir entre un grand nombre de critères d’accès, la sélection d’un terme
différait selon qu’il appartenait à une liste simple, une liste hiérarchique, un index ou bien un
72
thésaurus. D’autre part, l’affichage du nombre de réponses n’était pas clair. Il fallait tenir
compte de ces reproches afin de ne pas répéter les mêmes erreurs. Je devais aussi gérer le
fait que les visites des salariés à une base de données étaient très peu régulières et très
espacées, avec à chaque fois, un réapprentissage des méthodes de recherche.
Le principal obstacle à cette résolution résidait dans le logiciel Cindoc lui-même. En effet, ce
dernier offre peu de possibilités de mise en forme pour aider son utilisateur. Le créateur de
l’interface peut simplement rajouter du texte au dessus de chaque critère de recherche. La
création de la base a donc demandé de jouer sur cette possibilité : il fallait pour chaque
critère proposer des conseils courts et précis. En effet, peu de gens sont à l’aise avec la
lecture sur écran informatique et les textes trop longs sont souvent évités. D’autre part,
cette interface très guidée a été complétée par un mode d’emploi simple et assez imagé qui
a été remis à l’ensemble des utilisateurs potentiels de la base (voir en annexe 7 ce guide).
L’accessibilité à un fonds documentaire n’est pas seulement une question de localisation, elle
a aussi des répercussions dans la construction de la base de données qui en est le premier
outil d’exploitation : si la base n’est pas accueillante et accessible, l’information n’est pas
recherchée et l’entreprise perd en compétitivité.
La gestion pratique des documents récoltés sur le bois modifié thermiquement a été
l’occasion pour les documentalistes de se poser des questions importantes sur les modalités
d’accès à ce nouveau fonds. La création d’un plan de classement a été le premier pas d’une
stratégie dont le but était de faciliter l’exploitation du fonds. Elle a été suivie de la
constitution d’une base de données qui permettait un accès plus précis et rapide à
l’information. Enfin, le contexte de travail des salariés de FCBA a contribué à une réflexion
sur la nécessité d’utiliser efficacement l’intranet pour favoriser l’accès à la base.
73
9 Le fonds documentaire : un commencement ou une fin ?
Une fois le fonds documentaire construit et accessible grâce à des outils adaptés, l’entreprise
doit décider de la suite à donner à l’opération. Il est sûr que la mise en place de ce fonds a
été une véritable valorisation de l’information contenue à FCBA. Elle a aussi permis un état
des lieux du développement de la technologie en France et en Europe. Grâce à cette
information plus précise et réactualisée, le centre peut valoriser ses connaissances. Plusieurs
stratégies sont possibles et l’entreprise doit s’interroger sur la finalité profonde du fonds
documentaire ainsi que sur son utilisation future par les salariés.
9.1 La finalité du fonds documentaire La création d’un fonds documentaire sur un sujet est la preuve de l’intérêt porté par
l’entreprise au travail de ses salariés. Elle fait partie d’une stratégie globale et peut servir
pour élaborer un état de l’art sur le développement économique du thème choisi ou bien
simplement constituer un fonds à valeur patrimoniale, témoin des activités de l’entreprise.
Quel but avait la création du fonds documentaire sur le BMT ?
9.1.1 Peut-on parler d’exhaustivité pour l’information réunie ? La constitution d’un fonds documentaire consiste non seulement à localiser un ensemble de
documents dans un même lieu, mais aussi à les ranger selon un ordre logique afin que
l’information qu’ils contiennent puisse être réutilisée. On a vu que cette opération se faisait
en fonction d’un public déterminé et dans le cadre d’une stratégie globale décidée par
l’entreprise. Le fonds documentaire sur le bois modifié thermiquement relevait d’une
stratégie de mise en valeur des documents possédés par FCBA. Une fois le fonds constitué, il
devait être complété avec des documents plus actuels.
Le fonds documentaire sur le BMT n’est donc pas simplement composé des documents de
travail des salariés de FCBA ; il a été enrichi avec des documents de natures différentes,
notamment des travaux de recherches et des communications de congrès. Cette stratégie
devait permettre à FCBA d’actualiser ses connaissances et de reprendre l’avantage sur un
thème qui n’était plus suivi de près depuis fin 2004. Les recherches effectuées et les
contacts pris auprès des industriels ont permis d’avoir un aperçu du marché actuel.
Le fonds documentaire était donc un puits d’information, mais aussi une base pour que
FCBA puisse repositionner son offre de conseil aux industriels. En fait de répondre aux
attentes d’un public en interne, le fonds avait une ambition plus large, celle d’identifier un
74
public potentiellement intéressé par le bois modifié thermiquement, un public cible pour
FCBA.
Cependant, le fonds documentaire n’est pas exhaustif : les recherches faites via le Web et
dans les périodiques spécialisés ont permis de repérer des industriels, mais aucune
recherche systématique n’a été lancée. Le fonds documentaire est donc une base pour faire
des constats simples sur le fort potentiel de développement de la technologie, il n’est
pourtant pas suffisante pour faire une étude économique du marché.
L’hypothèse d’exhaustivité des informations contenues dans le fonds n’est pas réaliste. La
constitution de ce fonds a été l’occasion de réunir des renseignements sur la technologie et
son essor économique, mais n’est pas suffisant pour rédiger une synthèse sur le sujet.
9.1.2 Un fonds patrimonial, mémoire de l’entreprise ? La constitution du fonds documentaire avait aussi une deuxième finalité : rendre exploitable
la mémoire de l’entreprise, conservée dans des documents simplement stockés dans
différents lieux. Une fois ordonnés selon un plan de classement et leur contenu décrit dans
une base de données, les documents sont beaucoup plus accessibles. L’idée du fonds
comme vitrine est assez parlante : les documents reflètent les actions entreprises par FCBA
pour promouvoir la technologie auprès des industriels et participer à son essor économique.
Le fonds documentaire constitue une preuve que le centre a bien rempli sa mission de
soutien au secteur du bois.
D’autre part, nous avons vu que le bois modifié thermiquement est une technologie
innovante qui s’est développée au milieu des années 1990. Le fonds documentaire a donc
été créé une quinzaine d’années plus tard. Les documents rassemblés sont datés de 1978 à
2007. Si les documents récents sont les plus nombreux la présence de documents plus
anciens permet de retracer l’histoire du bois modifié thermiquement : les évolutions de la
technologie, les différents essais des industriels et des centres de recherche du bois.
Le fonds documentaire est donc à la fois une vitrine des actions de FCBA, mais aussi une
vitrine de l’histoire du bois modifié thermiquement. L’alimentation périodique du fonds ne
pourra que lui donner une plus grande valeur patrimoniale.
9.2 Quelle exploitation du fonds par FCBA ? Le fonds documentaire constitue une immense source de savoirs et de connaissances. Les
documents réunis font un état des lieux de la situation à un instant donné. Cependant, une
alimentation du fonds et de la base de données continue ne peut que faire grossir la valeur
de l’information réunie. A l’opposé, considérer la constitution du fonds documentaire comme
un projet achevé ne pourra avoir comme conséquence pour l’entreprise que de reperdre la
crédibilité gagnée jusque-là. Deux niveaux sont impliqués dans la vie future du fonds :
l’entreprise elle-même et ses salariés.
9.2.1 Une piste de développement pour FCBA ? On a vu que le fonds documentaire permettait de mettre en avant les actions de FCBA pour
la promotion de cette technologie innovante qu’est le bois modifié thermiquement. Mais,
pour que ce fonds reste vivant et soit utilisé à la fois par les salariés et les industriels, il faut
qu’il soit englobé dans une stratégie globale : le BMT a un fort potentiel et la constitution
d’un fonds documentaire a ajouté de la valeur aux informations réunies par FCBA sur le
sujet. Si ce fonds est abandonné à son sort, il fera perdre à l’entreprise sa crédibilité vis-à-
vis des industriels qui attendent son engagement. Au niveau de l’entreprise, deux stratégies
ont été proposée : un scénario dans lequel l’investissement de FCBA est faible et un dans le
quel FCBA redevient un acteur international du BMT.
Stratégie 1 : - Peu de suivi ou de communication ; - Mise à jour du fonds et de la base grâce à une veille ; - Réponses au coup par coup aux industriels ; - Normalisation avec le BNBA.
FCBA et le BMT
Stratégie 2 : - Une étude de marché pour devenir LE connaisseur du marché ; - Actions de communication ; - Accompagnement et soutien des industriels ; - Normalisation avec le BNBA.
Figure 13 : Deux stratégies de valorisation du fonds documentaire
Avantages Inconvénients
Stratégie 1 - Un coût minimal : temps, moyens humains, allocations de ressources.
- Continuité avec la situation actuelle.
- FCBA est toujours capable de répondre grâce à la valorisation de son fonds documentaire.
- Un retard accentué par rapport aux autres centres techniques.
- Mécontentement des industriels. - D’autres institutions vont occuper
le terrain. - Perte de crédibilité et inadéquation
avec la stratégie du FCBA. Stratégie 2 - FCBA répond à ses missions et aux
demandes des industriels. - FCBA redevient incontournable au
niveau international et retrouve sa légitimité.
- FCBA investit à long terme et peut générer du chiffre d’affaires.
- Un coût élevé : temps, moyens humains, allocations de ressources.
- Organisation d’un groupe BMT et mise en place d’un partage de l’information.
- N’est-il pas trop tard?
75
76
Le retour de FCBA sur la scène internationale du BMT ne peut se faire que dans le cadre de
l’élaboration d’un projet global. Le fonds documentaire est un début, mais l’engagement de
FCBA est un investissement à long terme qui aura des conséquences sur la crédibilité du
centre dans son secteur.
9.2.2 Comment impliquer les salariés ? Un deuxième axe de développement des activités de FCBA sur le BMT passe par ses salariés.
En effet, ce sont eux qui travaillent tous les jours sur le terrain, rencontrant les pouvoirs
publics, les organismes professionnels et les industriels. Ils sont aussi les médiateurs des
savoirs du centre. Sur le BMT, ce sont eux qui répondent aux demandes extérieures en
fonction de leurs connaissances. Ils sont aussi les acteurs de la diffusion de l’information au
sein de l’entreprise. Depuis la création du groupe « bois chauffé », ils échangent des
informations via les courriers électroniques de manière informelle. Aujourd’hui, le fonds
documentaire est une véritable opportunité de formaliser leurs échanges et de valoriser
l’information qu’ils détiennent.
Pour que les salariés veuillent s’impliquer dans la vie du fonds documentaire, il faut tout
d’abord qu’ils se sentent acteurs du projet. Ainsi, tout au long de ma mission, nous avons
communiqué sur cette mise en place, leur faisant parvenir le compte-rendu de la visite aux
industriels, leur demandant de préciser leurs attentes et leur faisant connaître les résultats
de l’enquête. Ils ont pu intervenir pour demander des précisions ou bien donner leur avis.
Cependant, le point de départ de la véritable implication des salariés a été la fin du projet :
une fois le fonds documentaire construit, actualisé et alimenté, nous avons organisé une
réunion de restitution. Cette présentation (voir la présentation PowerPoint en annexe 8) a
montré le travail effectué et a été l’occasion de mettre en avant les avantages que pouvait
apporter le fonds documentaire notamment en matière de gestion de l’information.
Parallèlement, des modes d’emploi pour la recherche sur la base de données BMT ont été
remis aux personnes intéressées afin de faciliter leur acclimatation à un nouvel outil.
De fait, les salariés concernés par le BMT à FCBA ont été impliqués à chaque phase du
projet. Cependant, leur implication sera à l’avenir d’autant plus importante que la direction
appuiera pour la continuation du projet : plus FCBA proposera un projet global d’action, plus
le besoin en information se fera sentir et plus le fonds documentaire sera vivant et exploité.
La création d’un fonds documentaire sur le bois modifié thermiquement était une nécessité
pour FCBA s’il voulait revenir sur le devant de la scène nationale et internationale. Ses
actions passées et notamment l’ouvrage publié en 2002 avaient fortement apporté de
crédibilité au centre, ce qui avait permis à la France d’être très écoutée dans les débats des
commissions de normalisation de 2005 à 2007. Le départ de plusieurs salariés ayant
beaucoup travaillé sur la thématique avait laissé les documents de FCBA assez éparpillés et
peu exploitables.
Figure 14 : Ma mission sur le BMT à FCBA
Le projet de fonds documentaire a donc été une solution pour éviter la perte de savoirs dans
le centre. Il devrait permettre à FCBA de rester compétitif. Le fonds a aussi atteint ses
77
Etape 1 :
analyse de l’existant
Etape 2 : identification des acteurs
Etape 3 : enquête de
besoins Etape 4 :
un plan de classement
Etape 5 : base de
données BMT
Etape 6 : traitement des
documents
Etape 7 : adaptation
de l’interface
Etape 8 : communication
et mise en place d’aide
UN PROJET GLOBAL
Un fonds documentaire
Une base de données
UN RESULTAT
Mais
Des questions restent
Quelle stratégie globale de FCBA sur
le BMT ?
Qui prendra en charge le
BMT ?
Qui s’occupera de la base de données ? A Paris ? Sur les autres
sites ?
Un contexte favorable : Une demande claire: Des besoins identifiés: - Un sujet émergent - Etat des lieux des documents - Des départs passés et
futurs de salariés clés - Un processus de normalisation
- Enrichissement du fonds - Constitution d’une base de
données - Peu de documents réunis
depuis 2004 - Un organisme voulant s’engager - Mise en place d’une politique
de communication auprès des industriels
- De hautes espérances des industriels - Des salariés très intéressés
- De nombreux documents sur le sujet
Les salariés utiliseront-ils le fonds
et la base de données ?
78
objectifs en répondant aux besoins d’un public plus large que l’entreprise. Il est à la fois un
outil de travail et une vitrine qui donne de la crédibilité. Sa vie dépendra de la stratégie
globale du centre qui choisira de donner ou non plus de valeur ajoutée à l’information réunie
grâce à une démarche claire et adaptée.
79
Conclusion
80
L’information est le maître mot de la réussite de l’entreprise : même si souvent, l’information
n’apparaît pas comme essentielle aux yeux des dirigeants, sa maîtrise apporte énormément
à l’entreprise dans son ensemble. Aujourd’hui, l’information est vitale et l’analyse de
l’information encore plus. Pour être concurrentielle, une entreprise doit surveiller sa
production, mais aussi ce qu’on dit de cette production. Celui qui contrôle l’information,
contrôle le marché. La maîtrise de l’information est aussi importante au sein de l’entreprise,
entre les salariés : ils doivent savoir où récolter de l’information, comment la traiter pour
qu’elle réponde à leurs besoins et à qui la diffuser efficacement. Le pouvoir donné par
l’information à l’entreprise est avant tout un pouvoir donné à ses salariés. Dans ce cadre, la
constitution d’un fonds documentaire est un moyen de maîtriser l’information et de créer des
richesses. Un fonds documentaire n’est pas seulement la réunion d’un certain nombre de
documents sur un même thème, c’est aussi le traitement de l’information contenue dans ces
documents. La création d’un fonds documentaire est une source de richesse à la fois pour
l’entreprise qui y gagne une légitimité, et pour ses salariés qui sont mieux à même de gérer
leurs connaissances. La maîtrise de l’information est source de pouvoir.
Cependant, si la création d’un fonds documentaire peut être une solution relativement
simple pour fluidifier la circulation de l’information dans l’entreprise, ce projet a un certain
nombre d’implications pour celui qui le réalise, le gestionnaire. En effet, les salariés sont
intéressés par des informations tandis que le fonds documentaire rassemble des documents.
Les premières sont contenues dans les seconds. C’est au gestionnaire de rendre ces
supports quasi invisibles pour que les salariés puissent avoir accès directement à l’objet qui
l’intéresse. Il lui est donc nécessaire de bien comprendre la nature des documents (chaque
type de document subit un traitement différent pour en extraire de l’information) et de ne
garder que ceux qui comportent des informations pertinentes. Juger si un document est
conforme à la finalité du fonds documentaire implique de connaître précisément les besoins
du public auquel il s’adresse. D’autre part, depuis la mise en place des technologies de
l’information et de la communication, le fonds documentaire est de plus en plus accessible à
tous : le gestionnaire n’a plus un rôle d’intermédiaire, mais est chargé de donner l’impulsion,
de travailler en back office. Aussi, préparer l’exploitation de ce fonds par un public consiste
surtout à adapter les outils d’exploitation aux salariés qui y auront accès. La base de
données accessible sur l’intranet doit donc être le résultat d’une réflexion sur les attentes et
les habitudes des salariés.
J’ai testé cette assertion selon laquelle un fonds documentaire donne du pouvoir à
l’entreprise, pendant mon stage au FCBA-CTBA. La création d’un fonds sur le bois modifié
thermiquement devait donner à l’entreprise des outils pour revenir sur le devant de la scène.
Ce projet a été conçu dans un contexte bien précis dans lequel le manque d’information
actualisée sur le sujet commençait à devenir un handicap. D’autre part, suite au départ de
81
plusieurs salariés clés, le centre risquait de perdre l’accès à de nombreuses connaissances
techniques, ainsi que des contacts privilégiés avec des industriels et autres experts du BMT.
La démarche suivie a consisté à identifier le public cible de cette opération et à créer des
outils d’exploitation adaptés à ses besoins. Grâce à ce nouveau fonds, de l’information sur le
bois modifié thermiquement est plus facilement accessible : les salariés ont plus de facilité à
travailler et à répondre aux questions des industriels, tandis que l’entreprise est à même de
regagner de la crédibilité.
Cependant, pour reprendre le parallèle entre l’information dans l’entreprise et le sang dans
le corps humain, on pourrait voir la création de ce fonds documentaire comme un simple
cataplasme pour arrêter l’hémorragie. L’information, contenue dans des documents stockés
ici et là, a été fluidifiée. Le travail effectué a donné à l’entreprise les moyens de gagner en
efficacité et de retrouver des forces pour combattre des concurrents potentiels. Mais le
véritable moyen de guérir la maladie de la mauvaise gestion de l’information, est de suivre
un long traitement. L’entreprise doit promouvoir la circulation de l’information et la
transmission des connaissances auprès de ses salariés : de plus en plus, grâce aux
procédures qualité, les salariés prennent l’habitude d’ajouter des métadonnées sur les
documents qu’ils créent. C’est une manière de diffuser de l’information. L’implication de
l’entreprise toute entière a pour conséquence de changer les habitudes des salariés. Mettre
en place une politique globale de gestion de l’information pourrait être une solution en
termes de traitement médical. L’entreprise y gagnerait énormément de pouvoir
informationnel et économique.
Les relations entre l’information et l’entreprise sont donc extrêmement complexes. Si
l’entreprise a besoin de l’information pour se développer, mettre en place un véritable
système de gestion est un investissement lourd : c’est un projet coûteux en temps, moyens
humains et financiers. Dans une société libérale comme la nôtre, où faire le maximum de
profit en un minimum de temps est un leitmotiv, la mise en place d’un tel système ne va pas
de soi. Pourtant, deux arguments peuvent aller dans ce sens : tout d’abord, une entreprise
qui ne maîtrise pas un minimum son information prend beaucoup de risque notamment par
rapport à la concurrence. D’autre part, une telle stratégie peut produire un énorme retour
sur investissement : l’entreprise se crée une nouvelle image, gagne en crédibilité et trouve
ainsi de nouveaux débouchés.
La création du fonds documentaire sur le bois modifié thermiquement a constitué un premier
pas dans ce processus de prise de conscience, puisqu’il est aujourd’hui utilisé par certains
salariés. Cependant, seule une implication directe de la direction de FCBA pourrait donner
vie à ce système. Faire reconnaître, par tous les échelons de l’entreprise, l’importance de la
gestion de l’information reste un véritable challenge.
82
Bibliographie
(arrêtée le 7 septembre 2007)
83
Thèmes de la bibliographie
s1. Réflexions sur le document: ........................................................................... 83
2. Valeur de l'information: ................................................................................. 84
3. Sélection des documents: ................................................................................ 84
4. L'information dans l'entreprise:..................................................................... 85
5. La transmission des savoirs: ........................................................................... 86
6. Gestion d'un fonds documentaire: ................................................................. 87
7. Le secteur du bois: .......................................................................................... 88
1. Réflexions sur le document: BRIET Suzanne. Qu'est-ce que la documentation? Paris, EDIT, 1951. 46p.
Intérêt: C'est un livre assez ancien, mais très intéressant sur la place du documentaliste et
ses missions.
DU PLESSIS DE GRENEDAN Valentine. La place et la gestion des documents de travail.2000.
74p. Mémoire DESS, INTD, 2000.
Intérêt: Définit la notion de documents de travail et décrit la circulation du document dans
l'entreprise.
GUYOT Brigitte, PEYRELONG Marie-France. Le document dans une perspective
organisationnelle. Un objet comme un autre? Sciences de la société, 2006, n°68, p.45-59.
ISSN 1168-1446
Intérêt: Réflexion sur le document comme un objet à part entière, utilisé par les salariés.
JAHNICH Mathieu, DE CHEVEIGNE Suzanne. Production, circulation et échange de
documents: une observation pratique. Sciences de la société, 2006, n°68, p.133-149. ISSN
1168-1446
Intérêt: Très intéressant pour son côté pratique. Peu de réflexion théorique, mais narration
d'une étude de cas.
PEDAUQUE Roger T, Le document à la lumière du numérique. Caen, C&F Editions, 2006.
218p. ISBN 2-915825-04-1
84
Intérêt: Ouvrage extrêmement intéressant pour sa réflexion philosophique, notamment dans
la première partie qui tente de donner une définition au document.
RABOUTET Catriona, CAHUZAC Hubert. Le document comme espace de connaissance(s).
Entre fonction sociale et fonction cognitive. Sciences de la société, 2006, n°68, p. 61-79
Intérêt: L'article étudie le document en tant qu'objet de communication entre les individus.
2. Valeur de l'information:
CONFLAND Daniel. La place de l'information dans l'économie – la question de la valeur au
centre des enjeux. Cahiers de la documentation, mars 2004, n°1, p. 5-7. ISSN 0007-9804
Intérêt: Analyse de l'information en tant que bien économique, objet d'échanges.
DION Marie-Pierre. Le patrimoine des bibliothèques et ses publics. In ODDOS Jean-Paul, dir.
Le Patrimoine: Histoire, pratiques et perspectives. Paris, Editions du Cercle de la Librairie,
1997. p.291-319
Intérêt: Article sur la notion de public dans les bibliothèques.
MICHEL Jean, SUTTER Eric. Valeur et compétitivité de l'information documentaire. L'analyse
de la valeur en documentation. 2ème édition. Paris, ADBS Editions, 1991. 136p. ISBN 2-
901046-38-X
Intérêt: ouvrage digne d'intérêt présentant l'analyse de la valeur et ses avantages en
documentation.
3. Sélection des documents: CARHOP. Archives et documentation. Guide à l'usage des associations et des particuliers.
Annette Hendrick, dir. Bruxelles, Editions Vie Ouvrière, 1993. 158 p. ISBN 2-87003-269-2
Intérêt: ouvrage vulgarisant et démythifiant les techniques de documentation et d'archivage
en entreprise.
CHABIN Marie-Anne. Le management de l'archive. Paris, Hermès Science Publications, 2000.
246p. ISBN 2-7462-0107-0
Intérêt: Chapitres à lire sur ce qu'est une archive, en quoi les utilisateurs d'un fonds sont à
prendre en compte et sur les stratégies d'archivage.
HOTTIN Christian. La collecte comme enquête. Pour une approche ethnologique de la
pratique archivistique. La gazette des archives, 2006, n°202, p. 69-92. ISSN 0016-5522
85
Intérêt: Article donnant des pistes pour choisir des documents pertinents en analysant les
pratiques de gestion des archives privées.
ODDOS Jean-Paul. Patrimoine et politique de conservation. In ODDOS Jean-Paul, dir. Le
Patrimoine: Histoire, pratiques et perspectives. Paris, Editions du Cercle de la Librairie, 1997.
p.175-195.
Intérêt: Notion de politique de conservation et réflexion sur ce qu'il faut conserver et
pourquoi.
4. L'information dans l'entreprise: BOUAUD Jacques, SEROUSSI Brigitte et ANTOINE Eric-Charles. ONCODOC : une approche
documentaire de l'aide à la décision. In Dupoirier Gérard (dir.) et Ermine Jean-Louis (dir.).
Gestion des documents et gestion des connaissances. Paris, Hermès Science, 2000. p.61-80.
ISBN 2-7462-0094-5
Intérêt: Relate la mise en place d'un système de partage des connaissances en médecine,
avec les problèmes rencontrés et les solutions proposées.
CHOLLET Barthélémy. Qu'est-ce qu'un bon réseau personnel? Le cas de l'ingénieur R&D.
Revue française de gestion, avril 2006, Vol.32, n°163, p.107-125. ISSN 0338-4551
Intérêt: Article décrivant à quoi sert le réseau personnel d'un chercheur.
DUPOIRIER Gérard et ERMINE Jean-Louis. Editorial – De la gestion des documents à la
gestion des connaissances. In Dupoirier Gérard (dir.) et Ermine Jean-Louis (dir.). Gestion
des documents et gestion des connaissances. Paris, Hermès Science, 2000.
p.15-36. ISBN 2-7462-0094-5
Intérêt: Donne de bonnes pistes de réflexion sur la notion de gestion des documents et de
gestion des connaissances.
GUYOT Brigitte. L'entreprise et ses réseaux d'information. Communication aux journées
"l'entreprise au risque de l'information", Toulouse, mai 1996. <http://www.brigitte-
guyot.com/textes_Zip/LERASS94r%E9seaux%20d'info.pdf> [consulté le 21/06/07]
Intérêt: communication très appréciée sur les relations entre l'entreprise et l'information
LESCA Humbert et LESCA Elisabeth. Gestion de l’information. Qualité de l’information et
performances de l’entreprise. Paris, Editions Litec, 1995. 208p. ISBN 2-912647-06-1
Intérêt : relate des confrontations avec des salariés d’entreprise sur l’information.
Intéressante théorie sur les maladies de l’information.
86
KOLMAYER Elisabeth et PEYRELONG Marie-France. Partage de connaissances ou partage de
documents?. In Dupoirier Gérard (dir.) et Ermine Jean-Louis (dir.). Gestion des documents
et gestion des connaissances. Paris, Hermès Science, 2000. p.283-300. ISBN 2-7462-0094-5
Intérêt: Article qui réfléchit sur les implications du partage des connaissances au niveau
théorie et en pratique dans l'entreprise.
PHILIPPART Gaël. Documentation et ressources d'information individuelles: quelles
possibilités de mise en commun: opportunités, enjeux, résistances, 1998. 63p. Mémoire
DESS, INTD, 1998.
Intérêt: Mémoire sur le partage de documents dans l'entreprise et ses enjeux.
5. La transmission des savoirs: ASSADI Houssem et GROS Cécile. Ingénierie des connaissances pour les systèmes de
consultation de documentation technique. In Dupoirier Gérard (dir.) et Ermine Jean-Louis
(dir.). Gestion des documents et gestion des connaissances. Paris, Hermès Science, 2000.
p.15-36. ISBN 2-7462-0094-5
Intérêt: Aborde la notion de documentation technique et explique la différence entre les
systèmes d'information métier et les systèmes de consultation de la documentation
technique.
CAUSSANEL Jean et CHOURAQUI Eugène. Informations et connaissances : quelles
implications pour les projets de capitalisation des connaissances. In Dupoirier Gérard (dir.)
et Ermine Jean-Louis (dir.). Gestion des documents et gestion des connaissances. Paris,
Hermès Science, 2000. p.101-120. ISBN 2-7462-0094-5
Intérêt: Article extrêmement utile sur les définitions d'informations et de connaissances,
ainsi que sur leurs interactions.
LEROY Pierre-E. Transmission des objets, transmission des savoirs. In ODDOS Jean-Paul, dir.
Le Patrimoine: Histoire, pratiques et perspectives. Paris, Editions du Cercle de la Librairie,
1997. p.259-289
Intérêt: Réflexion sur le livre en tant qu'objet.
VAN CRAYEST Jean-Marie, BÜHLMANN Elisabeth, FONTES André et PENEL Diane. Trente ans
d'expérience en soudage par faisceau d'électrons revisités. In Dupoirier Gérard (dir.) et
Ermine Jean-Louis (dir.). Gestion des documents et gestion des connaissances. Paris,
Hermès Science, 2000. p.37-60. ISBN 2-7462-0094-5
87
Intérêt: Relate la mise en place d'une politique de gestion des connaissances au Centre de
l'Energie Atomique.
ZANETTI Jean-Pierre. Départs en retraite et stratégies de remplacement – Bibliothèques des
collectivités locales. Bulletin des bibliothèques de France, 2005, n°3, p.11-15. ISSN 0006-
2006
Intérêt: Les implications des départs en retraite dans les bibliothèques territoiriales en
termes de stratégies.
6. Gestion d'un fonds documentaire: CHAILLEY Sandrine. Restructuration de la gestion d'un fonds documentaire technique:
passage d'un mode individualiste à un mode centralisé: l'exemple d'une société de conseil.
2002. 82p. Mémoire DESS, INTD, 2002.
Intérêt: Etudie la notion de documentation technique.
LENART Michèle. Les logiciels documentaires. Descriptions de dix systèmes de gestion du
marché. Paris, ADBS Editions, 2001. 163p. ISBN 2-84365-056-9
Intérêt: Livre assez général sur les caractéristiques de certains logiciels documentaires.
LERESCHE Françoise. Normes et thésaurus, des outils pour un langage commun. In ODDOS
Jean-Paul, dir. Le Patrimoine: Histoire, pratiques et perspectives. Paris, Editions du Cercle de
la Librairie, 1997. p.221-241
Intérêt: Article sur les outils d'exploitation d'un fonds documentaire.
LORDONNOIS-LAMBERT Véronique. Enjeux et conséquences de la valorisation du fonds
documentaire d'un centre d'information et de ressources : le cas du centre d'information et
de ressources sur les drogues et les dépendances de Seine Saint Denis, CIRDD93. 2002.
Mémoire DESS, INTD. 2002
Intérêt: aborde les relations entre le documentaliste et les utilisateurs d'un fonds
documentaire.
ROUSSEY Catherine, CALABRETTO Sylvie et PINON Jean-Marie. Etat de l'art en indexation et
recherche d'information. In Dupoirier Gérard (dir.) et Ermine Jean-Louis (dir.). Gestion des
documents et gestion des connaissances. Paris, Hermès Science, 2000. p.121-150. ISBN 2-
7462-0094-5
Intérêt: Article extrêmement intéressant sur la notion d'indexation et ses conséquences sur
la structure d'une base de données.
88
WOUAQUET Aude. Le logiciel libre est-il la solution pour informatiser un petit centre de
documentation? Enquête et cas du centre de documentation du CITEPA. 2006. 99p.
Mémoire Titre professionnel de niveau I, INTD, 2006.
Intérêt: Quelques informations sur le logiciel Cindoc, utilisé à FCBA.
7. Le secteur du bois: CHANRION Patrice et SCHREIBER Jérôme. Bois traité par haute température. Paris, CTBA,
2002. 115p. ISBN 2-85684-053-1
Intérêt: C’est un ouvrage qui m’a été très utile pour comprendre ce qu’était le bois modifié
thermiquement.
GUINARD Daniel et STRUM Jacques. L’institut technologique FCBA : un nouvel outil
technique au service de la filière forêt, bois, papier, ameublement. FCBA Info, Juin 2007.
Intérêt: Article décrivant la stratégie de fusion de CTBA et de l’AFOCEL.
89
Glossaire
90
Alimenter : Approvisionner une base de données ou un fonds documentaire avec de
nouvelles ressources.
Analyse de l'existant: Opération consistant à étudier une organisation, son mode de
fonctionnement, ainsi qu’à évaluer les ressources disponibles, avant la mise en œuvre
effective d’un projet.
Back office: Travail réalisé en arrière-plan, qui n'est pas visible pour les utilisateurs.
Base de données : Réunion d'une multitude de données, qui sont reliées entre elles. Elle
est utilisée pour gérer, consulter et accéder à un fonds documentaire existant.
Bien économique : Produit issu du travail humain, auquel la rareté confère une valeur
d'échange.
Bruit : Situation dans laquelle les résultats retournés par l’outil de recherche, sont trop
nombreux ou de faible qualité.
Capitalisation des connaissances : Politique visant à sauvegarder les connaissances
acquises et détenues par les salariés de l'entreprise.
Concurrence pure et parfaite: modèle de la théorie économique néoclassique décrivant
une structure de marché hypothétique dans laquelle aucun producteur ni consommateur ne
dispose d'un pouvoir discrétionnaire sur la fixation des prix ou sur les décisions des autres
acteurs, et où tous les acteurs ont accès à la même information.
Connaissance : Fait de connaître, d'avoir des compétences dans un domaine.
Cycle de vie : Etapes de la vie d'un document depuis sa création jusqu'à sa destruction.
Document : Pièce écrite donnant des renseignements divers ou servant de preuve.
Fiche : Fichier dans lequel est décrit un document dans une base de données.
Fonds documentaire : Ensemble de documents qu’un documentaliste a regroupé et traité
de façon à pouvoir répondre aux besoins d'information d'utilisateurs.
Index : Liste alphabétique de mots-clés, générée automatiquement dans la base de
données en listant l’ensemble des mots d’un champ.
Information : Donnée faisant l’objet d’une valorisation de la part d'un émetteur ou d'un
récepteur.
Langage naturel: Langue utilisée au quotidien par un individu, qui s’oppose au vocabulaire
contrôlé.
91
Liste : Enumération de mots prédéfinis.
Mémoire d'entreprise : Ensemble des savoirs et savoir-faire, mobilisés par les employés
d'une entreprise pour lui permettre d'atteindre ses objectifs.
Métadonnée : Information servant à définir ou décrire une autre information quel que soit
son support.
Numérisation : Procédé technique consistant à convertir un document pour l’enregistrer
sur un support numérique.
Plan de classement : Système qui fixe l'organisation des documents d'un fonds,
permettant de les ranger, de les classer et de les retrouver.
Requête : Demande écrite ou orale. Dans une base de données, c'est la question qui est
posée au moteur de recherche.
Silence : Situation dans laquelle les résultats retournés par l’outil de recherche sont peu
nombreux ou nuls.
Sort final : Elimination ou archivage d'un document une fois que sa conservation n'est plus
jugée utile.
Stabilité dimensionnelle : Caractéristique du bois qui, suite à un traitement, ne varie plus
de taille ni en fonction de la température ni de l’humidité.
Thésaurus : Ensemble structuré de termes choisis pour leur capacité à faciliter la
description d'un domaine.
Transparence de l’information : Condition de la concurrence pure et parfaite dans la
théorie néolibérale : les économistes considèrent que dans l’idéal, toutes les entreprises ont
accès à la même information au même moment ; l’information est totalement transparente.
Unité documentaire : document ou ensemble de document servant de référence pour
construire une base de données.
Utilisateur potentiel : personne susceptible à terme d'utiliser un outil documentaire.
Valeur marchande : prix auquel un bien s'échange contre un autre bien.
Verser : Transférer un document vers un fonds documentaire.
Vocabulaire contrôlé : Liste de termes spécifiques choisis pour décrire un ensemble de
documents pour éviter la multiplication des synonymes lors de recherche dans une base de
données.
92
Annexes Annexe 1 : Guide d'entretien avec les industriels du BMT..................................... 93
Annexe 2 : Compte-rendu de la rencontre avec les industriels ............................... 95
Annexe 3 : Questionnaire envoyés aux salariés de FCBA intéressés par le BMT101
Annexe 4 : Analyse des réponses au questionnaire sur le BMT ........................... 106
Annexe 5 : Schéma sur la circulation de l'information dans le pôle Ameublement
de FCBA .................................................................................................................. 115
Annexe 6 : Plan de classement sur le fonds documentaire sur le BMT ............... 116
Annexe 7 : Guide d’utilisation de la base BMT destiné aux salariés de FCBA... 121
Annexe 8 : Présentation aux salariés de FCBA du fonds documentaire créé sur le
BMT ......................................................................................................................... 138
93
Annexe 1 : Guide d'entretien avec les industriels du BMT
NOM SECTEUR D'ACTIVITE.
CONTACT
Je suis chargée d’organiser le fonds documentaire que FCBA a rassemblé sur le bois modifié
thermiquement et de recenser les besoins des principaux acteurs sur ce sujet. FCBA a
fortement contribué au développement du BMT dans les années 1997-2003 et souhaite
repositionner ses actions futures.
1. Vos besoins
Qu’attendez-vous du CTBA en la matière ?
Consulting (études de marché, devis…)
Formation
Veille technologique
Veille stratégique
Normalisation
Dans le cadre de l‘exploitation du fonds, que préféreriez-vous ?
Rédaction d’un nouvel ouvrage sur le sujet
Organisation de journées d’information régionales ponctuelles
Organisation d’un colloque
Edition de fiches récapitulatives sur les producteurs, les revendeurs…
Autres
A qui demandez-vous des renseignements ?
Quelles informations demandez-vous au CTBA ?
Type : généraliste/savante
Thèmes :
2. Que pensez-vous du CTBA ?
Satisfait des actions du CTBA sur le BMT ?
Savez-vous qui s'occupe du BMT au CTBA ?
94
3. Actions futures
Quelle collaboration ?
Partager des publications ?
Accepter des visites ?
Demandeur d’une veille sur le BMT ? Plutôt marché ou techniques ?
Quel avenir pour le BMT ?
Une technologie qui se développe ?
Comptez-vous vous agrandir autour de cette technologie ?
Annexe 2 : Compte-rendu de la rencontre avec les industriels
Compte-rendu du Salon Eurobois
14 février 2007
La présence au salon Eurobois de diverses acteurs de la filière d’exploitation du bois modifié
thermiquement (BMT) a permis de faire un état des lieux en ce qui concerne les attentes vis-
à-vis du CTBA. Les prises de contact se sont faites à partir d’un questionnaire indicatif
appelant des informations sur les besoins des entreprises, leurs relations avec le CTBA et le
marché du BMT en général. Deux producteurs de BMT, un producteur de fours faisant du
BMT et trois distributeurs de BMT ont été approchés.
Secteur Entrepris
e
Adresse Site Web Contact Téléph
o-ne
Fax Mail
Retiwood 55 rue de l’Est,
92100 Boulogne
www.retiwo
od.com
Clément
Benhamo
u
01-55-
38-51-
80
01-55-
19-83-
29
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nhamou@re
tiwood.com
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69550 Cublize
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04-74-
89-56-
72
04-74-
89-56-
72
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19 rue du
Vercors,
ZI La Chauve-
tière,
42014 St
www.rey-
fr.com
Jean-
Jacques
Rey
04-77-
81-45-
59
04-77-
81-45-
46
Jjrey@rey-
fr.com
95
96
Etienne Cedex
Lalliard
Industries
25 place Saint
Maurice,
74800 St Pierre
en Faucigny
www.lalliar
d.fr
04-50-
03-28-
22
04-50-
03-87-
77
Henri
Timber
France
La Gare BP 11,
38840 St Hilaire
du rosier
www.henry
-timber.com
04-76-
64-50-
06
04-76-
64-30-
03
Distribu
teur
BCP
Global
Les Périades,
74230 Thônes
www.bcp-
global.com
04-50-
63-10-
84
04-50-
63-10-
91
1. Impressions générales
La première impression générale qui se dégage, est un manque d’informations globales sur
le sujet et, en particulier, sur les actions du CTBA. Tout d’abord, les acteurs ne sont que peu
au courant de la publication prochaine d’une norme européenne sur le BMT. D’autre part, ils
agissent totalement indépendamment du CTBA et considère, avec fatalisme, que le Centre
Technique, étant majoritairement financé par les industries chimiques du bois, s’intéresse
peu à eux.
D’autre part, il ressort de ces conversations que le BMT est un marché en pleine extension
de tout point de vue : dans un contexte où le thème du développement durable est roi, le
BMT fait figure de produit de pointe dans les constructions en bois. La demande est
extrêmement forte, au point que certaines entreprises ne peuvent pas suivre.
Enfin, l’un des besoins qui revient régulièrement dans les conversations, est la nécessité de
créer non seulement une norme, mais aussi une procédure de certification afin
d’homogénéiser la filière et de construire une identité propre au BMT, identité qui donnera
une image de qualité auprès du consommateur. La norme est considérée comme un premier
pas, mais il faudrait aussi une définition homogène des matériaux à utiliser et des conditions
de traitement thermique par essence. Ceci a pour but de préférer la clarté et la transparence
à l’opacité et la diversité des actions et des appellations actuelles.
97
L’impression générale des acteurs sur le BMT est donc plutôt bonne, mais pour plus de
précisions, il est nécessaire d’analyser les réponses en fonction du type d’acteur interrogé.
2. En fonction du type d’acteur :
Du point de vue des producteurs :
Les deux producteurs visités (Kit Forêt et Retiwood) avaient des points de vue opposés à
tous égards.
Besoins et relations avec le CTBA
Retiwood s’est dit content de voir que le CTBA reprenait le thème du BMT. A l’heure actuelle,
en cas de demande d’information sur le sujet, il s’adresse aux CRITT et au CSTB, plus qu’au
CTBA. Il attend plus de normalisation, d’études techniques et de diffusion de l’information,
notamment technique. La reprise du sujet par M. Chanrion pourrait amener à la
réactualisation de l’ouvrage « bois traité par haute température » et à l’édition de fiches
récapitulatives, portant notamment sur les producteurs, les distributeurs ou encore les
produits réalisés en BMT. Un colloque pourrait être envisagé. Le CTBA interviendrait au
niveau technique et en tant que soutien (notamment financier) pour le développement du
BMT.
Pour Kit Forêt, depuis le lancement du BMT dans les années 1990, l’attitude du CTBA a été
très décevante, dénigrant les avancées techniques faites par l’entreprise et les emplois
possibles du BMT dans l’industrie du bois. Le centre technique est présenté comme ayant
détruit beaucoup d’opportunités et n’ayant pas joué son rôle de fédérateur. Aujourd’hui, tout
en étant assez sceptique sur les possibilités d’une action du CTBA dans le domaine, Kit Forêt
demande plus de soutien et surtout l’intervention du Centre comme fédérateur des acteurs
du secteur dans le cadre d’une homogénéisation. Il pourrait aussi intervenir pour effectuer
des tests. Pour l’instant, l’entreprise travaille énormément avec Forintek, équivalent canadien
du CTBA et considère que cet institut a beaucoup plus avancé sur le sujet ces trois dernières
années que le CTBA depuis 20ans.
Actualité du marché du BMT
Pour les deux entreprises, le BMT est vu comme ayant un fort potentiel de développement
pour l’avenir. Alors que Kit Forêt cherche à utiliser le BMT dans la fabrication de meubles et
s’étend (trois fours récemment installés au Canada), Retiwood mise sur les bardages et les
lames de terrasse, utilisant surtout du peuplier thermiquement modifié, mais aussi de
l’épicéa, du pin sylvestre, du pin maritime, du hêtre ou encore du frêne. Avant de se
développer, Retiwood attend d’avoir saturé son marché actuel.
98
Dans le cadre de cette volonté de développement, ces deux entreprises apprécieraient une
veille du CTBA aussi bien économique (marché) que technique.
Du point de vue des fours :
Besoins et relations avec le CTBA
Pour l’entreprise Rey SA, fabricant des fours pour le BMT, l’action du CTBA doit être tournée
vers la promotion d’une plus grande visibilité du produit en général. La vente de fours
s’inscrit en effet dans un processus global de bonne santé et de construction d’un secteur
bien particulier. A cet égard, le BMT reste aujourd’hui considéré comme une technique
innovante et n’apparaît pas comme un secteur à part et bien organisé de l’industrie du bois.
D’autre part, afin d’optimiser l’utilisation des fours pour fabriquer du BMT, M.Rey estimerait
utile l’édification d’une procédure agréant les processus de fabrication, dans le même genre
que l’agrément CTB+ ; cela permettrait une homogénéisation de l’utilisation des fours et
garantirait une certaine qualité des produits finis. Dans ce cadre, le fonds documentaire
devrait servir surtout à la rédaction d’un cahier des charges que le secteur dans son
ensemble devrait respecter.
Actualité du marché du BMT
Là encore, le marché est décrit en pleine expansion. La demande connaît une forte hausse
ces dernières années. Cependant, la fabrication du BMT est surtout rentable dans le cadre
d’un processus global de fabrication : les entreprises de sous-traitance en la matière sont
obligées de composer selon les stocks de bois qu’elles reçoivent et cela minimise leurs
marges. Au contraire, les fours sont de plus en plus utilisés dans les menuiseries où
l’existence de stocks importants permet l’optimisation de l’utilisation du four. Du coup, les
marges sur le BMT sont importantes.
Dans le cadre du développement de ce produit, le fait d’agréer des sites de production du
BMT serait utile pour augmenter la traçabilité du bois et la visibilité de la production.
Du point de vue des distributeurs :
Peu en contact avec le CTBA, les distributeurs en attendent surtout une amélioration de la
clarté du secteur grâce à la mise en place de la normalisation sur le BMT. Ils pensent aussi
qu’une diffusion de l’information par le CTBA sur le BMT ne peut leur être que bénéfique.
99
Cependant, les distributeurs sont très au courant du marché de la vente de BMT, pour
laquelle ils affirment que la demande explose littéralement. Ceci est notamment dû à
l’engouement des consommateurs pour le développement durable, mais aussi pour l’aspect
vieilli que donne le traitement thermique au bois. Au niveau du développement de leur
activité sur le secteur du BMT, chacun se positionne différemment : Alors que Lalliard
envisage d’augmenter ses capacités de ventes, pour Henri Timber France, ce marché ne
constitue pas la principale cible de vente. Enfin, BCP Global, au contraire, a décidé de lancer
un site de production de bois modifié thermiquement en Haute-Savoie, Sivalbp.
Le BMT a différentes utilisations, mais reste un produit qui se vend sur une échelle très
régionale (région sèche ou de montagne). Chez Lalliard, il est employé en intérieur,
notamment dans les cuisines, et dans les salles de bain. Henri Timber les utilise pour de la
menuiserie, du bardage et de la décoration. Au niveau des essences modifiées
thermiquement, Lalliard utilise largement le mélèze, le douglas et le sapin. Le pin peut lui
aussi occasionnellement être chauffé. Quant à Henri Timber, ces ventes se concentrent sur
l’épicéa. Les essences thermo-modifiées viennent essentiellement de l’étranger. Les pays les
plus sollicités étant la Finlande, où l’entreprise FinnForest est un gros producteur et
l’Allemagne. Par conséquent, les essences les plus thermotraités sont des espèces
nordiques. Henri Timber vend aussi des essences modifiées thermiquement en France par
des sous-traitants, notamment pour le bardage. Enfin, signalons que BCP-Global, qui vendait
essentiellement des essences nordiques en BMT, cherche à exploiter du bois de pays,
présent en Haute-Savoie, grâce à la construction du site Sivalbp.
3. Bilan
La visite du salon Eurobois a donc permis de dresser un état des lieux sur les besoins des
entreprises en ce qui concerne le BMT. De ces entretiens, il ressort que les entreprises
envisage le rôle du CTBA comme celui d’un organisme fédérateur, autour duquel la
profession pourrait se construire une identité distincte. Pour l’instant, le principal reproche
est le manque de clarté, qui pourrait être résolu par la rédaction de normes et de
procédures de certification. Ceci nuit à la reconnaissance de ce nouveau produit sur le
marché. A ce stade, il pourrait être intéressant pour le CTBA d’organiser une journée
d’information sur la norme européenne qui doit être publié avant juin 2007. Cette opération
permettrait non seulement d’informer sur un travail qui est largement demandé par les
entreprises, mais aussi de rassembler les principaux acteurs de la profession afin de discuter
des principaux enjeux du secteur.
100
Au niveau de la création du fonds documentaire, les entreprises n’en seront
vraisemblablement pas les premiers utilisateurs. Elles attendent du CTBA un soutien
technique, plus que la réunion d’informations qu’elles ont déjà. Cependant, leurs besoins en
matière de tests, de soutien, de certification pourront servir à l’alimenter. D’autre part, il est
apparu clairement dans les conversations que le CTBA, à partir de ce fonds, pourrait avoir
une fonction de diffuseur d’informations : Dès lors, le fonds documentaire serait une base
intéressante pour la mise en place d’une certaine dynamique de communication sur le sujet,
campagne que la place du CTBA dans le monde du bois rendrait plus efficace qu’un projet
de communication envisagé au niveau de ces entreprises.
Enfin, les entretiens réalisés auprès des entreprises confirment l’idée que le fonds
documentaire du CTBA sur le BMT ne doit privilégier ni l’information grand public, ni
l’information technique, parce que ces deux types de documents ont des cibles différentes.
Annexe 3 : Questionnaire envoyés aux salariés de FCBA intéressés par le BMT
Création d’un fonds documentaire BMT :
Recensement de vos documents et de vos besoins
Quelques minutes pour répondre, un gain de temps dans le futur
Nom:
Service :
Telephone :
1. Rassembler tous les documents dans un fonds commun
1.1 Avez-vous dans votre bureau des documents traitant du BMT ? OUI NON
Si non, allez directement à la question 2.
Si oui, comment définiriez-vous ces documents au niveau :
- Du type d’information :
Technique/spécialisée Grand public Autres.
Précisez :
- De la nature du document :
Articles (presse généraliste ou spécialisée)
Mails
Contacts avec les entreprises (demande de tests, devis, procédure de
certification…)
101
102
Présentations générales (PowerPoint diffusés lors de journées
d’information, fiches établies sur un point précis…)
Plaquettes publicitaires
Informations scientifiques (études, thèses…)
Autres. Précisez :
- De la forme du document :
Papier Electronique
1.2 Si vous possédez des documents sur le BMT, pouvez-vous les transférer au CTBA Paris pour créer un fonds documentaire commun ?
OUI NON
Si non pourquoi ?:
Si cela est impossible, pourriez-vous lister les divers documents qui sont en
votre possession afin qu’ils soient référencés dans la base que nous voulons
créer ?
OUI NON
2 Rechercher de l’information dans le fonds
2.1 Etes-vous amené(e) à rechercher de l’information dans le cadre de votre activité ?
OUI NON
Si non, allez directement à la question 3.
2.2 Comment recherchez-vous de l’information sur le sujet ?
Parmi les documents en votre possession.
Sur Internet.
En vous adressant à la bibliothèque.
Sur Cindoc1.
En contactant des professionnels. Lesquels ?
En vous servant de votre réseau personnel de relations.
103
Autres. Précisez :
2.3 Quelle(s) information(s) recherchez-vous généralement sur le BMT ?
Type d’information : Technique/spécialisée Grand public Autres.
Précisez :
Sous quelle forme ?
Papier Electronique
Sur quel(s) thème(s) ?
Répertoire des entreprises françaises concernées
Répertoire des entreprises étrangères concernées
Procédés utilisés
Fours ou installations de traitement haute température
Essences concernées
Actualités
Salons ou colloques
Normalisation
Applications du BMT
Marché
Pays étrangers. Précisez :
Autres. Précisez :
- Pouvez-vous donner un ou plusieurs exemples de recherche que vous avez
déjà faites sur le sujet ?
2.4 Gardez-vous le résultat de votre recherche ? OUI NON
1 Cindoc est le nom de la banque de données répertoriant les documents disponibles à la bibliothèque du CTBA. Elle est accessible par l’Intranet.
104
2.5 Avez-vous des demandes d’information sur le sujet venant de l’extérieur ?
OUI NON
Si non, allez directement à la question 3.
Si oui,
- Comment arrivent les demandes ?
Par mail
Par téléphone
Lors d’interventions du CTBA
Lors de colloques
Autres. Précisez :
- Qui vous demande des informations ?
Des collègues
Des industriels
Des étudiants
Des chercheurs
Des journalistes professionnels
Des architectes
Des bureaux d’études
Autres. Précisez :
- Les demandes sont-elles fréquentes ?
1 à 10/an
10 à 20/an
plus de 20/an
- Quels sont les sujets les plus demandés ?
3 L’exploitation future du fonds sur le BMT
3.1 De votre point de vue Quels types d’informations voudriez-vous voir réunis sur le sujet ?
Quel accès à ce fonds préféreriez-vous ?
Accès à la base sur Intranet
Accès par l’intermédiaire de la bibliothèque
Autres. Précisez :
3.2 L’exploitation par le centre
Comment valoriser le fonds du CTBA auprès des professionnels ?
Réactualisation de l’ouvrage « Bois traité haute température » publié en
2002 par le CTBA
Organisation de journées d’information régionales
Organisation d’un colloque
Autres. Précisez :
9.3 4. Observations quant à la création de ce fonds
Merci d’avoir accepté et pris le temps de répondre.
Ce questionnaire est à retourner au plus tard le 23 février 2007 :
Soit par mail : [email protected] ou [email protected] Soit par fax : 01 44 74 65 21 (à l’attention de Cécile Betout) Soit par courrier au CTBA Paris pôle BSE.
Une synthèse sur la création de ce fonds documentaire BMT vous sera adressée.
Pour toute information complémentaire, contacter :
Cécile Betout - tél. : 01 40 19 81 08 – [email protected]
105
Annexe 4 : Analyse des réponses au questionnaire sur le BMT
Analyse des réponses
du questionnaire BMT
Ce questionnaire a été adressé à tous les producteurs et utilisateurs potentiels de documents
sur le bois modifié thermiquement (BMT) en février 2007. Il doit permettre de bien cerner
les besoins, mais aussi les désirs des utilisateurs, ce qui permettra d’optimiser la
construction d’un fonds documentaire et son exploitation future.
Public cible selon les pôles Réponses selon les pôles
BSE16%
AMB16% DG
26%
IBC42%
BSE30%
AMB10%
DG10%
IBC50%
Le public visé par ce questionnaire a été sélectionné en fonction des actions passées,
présentes et futures du FCBA sur la thématique du BMT. La plupart des réponses ont émané
d’acteurs travaillant sur le sujet à l’heure actuelle.
Nous avons reçu 10 questionnaires remplis sur un total de 19 envoyés, ce qui correspond à
un taux de réponse d’environ 53%. On note par ailleurs que des représentants de tous les
pôles du FCBA ont répondu, ce qui permet de penser que les réponses reçues sont
représentatives.
106
1. Rassembler tous les documents dans un fonds commun
Possession de documents BMT
0 2 4 6 8 10
OUI
NON
Sur les 9 personnes interrogées, 8 possèdent
des documents sur le bois modifié
thermiquement. Ce sont donc visiblement des
personnes intéressées par la thématique et
intéressées par son suivi.
Ce sont aussi des personnes motivées
pouvant s’impliquer à la construction du fonds et
à sa vie quotidienne après sa création.
Type d’information
0 2 4 6 8 10
Technique
Grand public
Confidentiel
Les acteurs du BMT possèdent essentiellement
de l’information technique sur le sujet. Un seul
dit détenir de l’information grand public.
D’autre part, une personne possède des
documents confidentiels. Ceci demandera de
prévoir un accès contrôlé à la base et de
privilégier l’information technique dans
l’actualisation des documents.
Support de l’information
0 2 4 6 8
Papier
Electronique
Les documents sont aussi bien sur support
papier que sur support électronique. Ce constat
amène à penser à deux lieux de stockage : un
stockage physique pour les documents papier et
un stockage numérique pour les documents
électroniques. Un accès facile à ces derniers
documents dans la base doit être prévu.
107
Nature des documents possédés
0 1 2 3 4 5
Articles
Mails
Contacts avec les entreprises
Présentations générales
Plaquettes publicitaires
Informations scientifiques
Norme
Rapports d'expertise
Rapport d'essai
On remarque que la nature des documents est
assez diversifiée. Cependant, les types de
documents semblent bien identifiés. Introduire au
fonds un accès par type de documents paraît donc
pertinent.
D’autre part, les documents possédés sur le BMT
sont représentatifs de l’activité du FCBA : en
majorité, ils concernent les contacts avec les
entreprises, les informations scientifiques et les
mails. Ces types de documents devront être
privilégiés lors de la phase d’actualisation des
ressources (qui servira à compléter le fonds). Leur
traitement devra aussi être défini clairement.
Versement des documents
0 1 2 3 4 5 6
Transfert
Liste
Le choix entre le transfert des documents
personnels et leur simple listage est assez bien
partagé.
Dans les deux cas, il faudra prévoir un certain
délai pour accomplir ces opérations.
Au niveau des listes, il faudra décider des
modalités de description des documents.
2. Rechercher de l’information dans le fonds
Toutes les personnes contactées recherchent de l’information sur le BMT.
108
Outils de recherche
0 2 4 6 8
Documents personnels
Internet
Biblio thèque
Cindoc
Professionnels
Réseau personnel
Expert CTBA: P Chanrion
Le premier outil de recherche utilisé est le fonds de
documents personnels. Ceci suppose des fonds de
documents individuels importants et une grande
redondance dans les documents.
Internet et le réseau personnel de relation arrivent
en deuxième position. Ceci est révélateur d’une
tendance actuelle : toute information semble
accessible facilement.
D’autre part, les personnes interrogées semblent bien connaître leur environnement de travail et savoir
qui est expert sur quel sujet. Un tiers des personnes interrogées indique s’adresser à Patrice Chanrion,
chargé du BMT au FCBA.
Le recours à la bibliothèque ou à Cindoc est faible et reflète une inadéquation avec les besoins des
personnes. Les outils présents à l’heure actuelle à la bibliothèque ne satisfont pas les personnes
travaillant sur le BMT. On peut considérer que le côté innovant du BMT est un frein à son entrée à la
bibliothèque.
Les faibles demandes de renseignement auprès des professionnels peuvent s’expliquer par la dynamique
du FCBA, dont c’est le rôle de conseiller les entreprises.
Remarque : L’accès à Cindoc sur l’intranet est décrit comme trop complexe à ce jour.
Type d’information Support de l’information
0 2 4 6 8 10 12
Technique
Grand public
Liste desproducteurs
0 2 4 6 8 10 12
Papier
Electronique
Là encore, la prépondérance de l’information technique dans les recherches correspond au profil type des
personnes interrogées. Elle orientera le type d’information contenu dans le fonds.
Par rapport au support, la présence forte de l’électronique est favorisée par le nombre de recherche par
Internet, ainsi que par les échanges d’information entre pairs. Les documents papier sont aussi présents,
souvent pour des problèmes de lecture. Cependant, ils prennent de la place et il n’est pas toujours facile
de les conserver.
109
Thèmes des recherches
0 2 4 6 8 10
Entreprises françaises
Entreprises étrangèresProcédés utilisés
FoursEssences concernées
ActualitésSalons ou co lloques
NormalisationApplications du BM T
M archéPays étrangers
Brevets
Le besoin d’information technique ressort de
l’analyse des réponses. Ceci est en lien avec la
mission du FCBA de conseiller les entreprises : par
rapport au BMT, les entreprises ont besoin de
connaître les procédés (pour choisir le meilleur), le
marché (pour savoir si l’investissement est
intéressant) et les différentes applications du BMT
(pour comprendre dans quel domaine il y a des
possibilités).
Le besoin d’information sur la normalisation rejoint
les besoins exprimés par les industriels.
A l’opposé, les informations concernant la R&D
semblent avoir moins d’intérêt.
3 personnes gardent les résultats de leurs recherches, 5 ne les gardent pas et une personne
les garde en fonction du sujet.
Ceci incite à réfléchir sur une fonction de panier, qui permettrait de retrouver les recherches
antérieures, dans la construction de la base de données. Un panier est un lieu qui regroupe
les références que vous avez sélectionné lors d’une recherche dans la base.
3. Rechercher pour un tiers
Seule une personne ne fait pas de recherche pour des tiers.
Les contacts
0 2 4 6 8
Téléphone
Lors d'interventions du CTBA
Lors de colloques
Rencontres avec lesprofessionnels
Les demandes d’informations parviennent en
majorité par mail ou par téléphone. Ceci
suggère l’hypothèse d’une réponse envoyée par
courrier électronique. C’est dans ce processus
qu’une banque de données électronique,
disponible sur l’intranet prend toute son utilité :
un simple classement des documents serait
insuffisant.
Ceci suggère aussi que l’on rende accessible
le plus possible via la base, une version
électronique des documents, facilement
transmissible.
110
Les fréquences
0 2 4 6
1 à 10 / an
10 à 20 / an
plus de 20 /an
La fréquence des demandes extérieures est
assez faible. La base servirait aussi pour des
recherches personnelles. Ceci permet de poser
comme hypothèse 1 à 4 recherches par mois
sur le BMT. Ce taux reste assez faible.
Il incite à une réflexion sur
l’ergonomie de l’interface de recherche
proposée aux utilisateurs. En effet, les
utilisateurs oublieront d’une fois sur l’autre les
fonctionnalités de recherche dans la base.
Cette interface devra donc être intuitive et
facile d’accès. Des aides à la recherche sous
forme de conseils pourront être envisagées.
Les demandeurs
0 2 4 6 8
Collègue
Industriel
Etudiant
Chercheur
Journaliste professionnel
Architecte
Bureau d'études
N'importe qui
Les demandes de renseignement sur le BMT
sont surtout d’origine professionnelle.
Cependant, le profil des demandeurs reste
assez ouvert.
L’interface de recherche devra donc être
créée pour tout type de public et accessible au
grand public. Les aides à la recherche seront
essentielles.
Le format de présentation des documents
devra aussi être étudié en fonction de ce public.
111
Les principaux sujets
0 1 2 3 4
Application BM T
Comportement
Essences
Information générale
Liste des fournisseurs
M arché
Performance BM T
Prix
Procédé
Qualification technique
Volume de bois utilisé
Perte des propriétésmécaniques
Les sujets qui intéressent le plus les
demandeurs d’informations sont techniques :
qualification technique, performance du BMT,
procédés, essences utilisées, applications.
Ceci recoupe les documents possédés par le
FCBA dans son fonds.
D’autre part, les demandeurs semblent
demander des avis éclairés sur le sujet et non pas
seulement de l’information brute. Ceci pourrait
inciter le FCBA à proposer des actions ciblées
vers les professionnels.
4. L’exploitation future du fonds BMT
Type d’information désirée
0 1 2 3 4
catio
ns B
MT
Inform
ation
scien
tifiqu
eProduit
s
Recon
naiss
ance
sLitige
sEssais
Qui fai
t quo
i
Deux types d’information intéressent
essentiellement les personnes ayant
répondu au questionnaire : de l’information
sur les procédés et sur le marché du BMT.
La création du fonds synthétisera de
l’information sur les procédés ; cependant,
seule une étude de marché plus large
pourrait répondre complètement à la
problématique de développement
économique du BMT.
Accès désiré
0 2 4 6 8 10
Base surl'intranet
Intermédiairede la
biblio thèque
Base Durab
L’accès aux documents via une base disponible
sur l’intranet a été plébiscité.
Cependant, une personne ayant décrit l’accès
actuel à la base BIBLIOVT de la bibliothèque comme
trop complexe d’utilisation, la réflexion sur
l’ergonomie de l’interface d’utilisation sera très
importante.
112
Valorisation préférée
0 2 4 6 8
Deux types d’actions ont été souhaités :
- des journées d’informations régionales, qui
permettraient d’aller à la rencontre des
professionnels ;
- une réactualisation de l’ouvrage de 2002 sur
le bois traité à haute température.
Cette dernière opération demanderait une
enquête de marché précise.
5. Quelques réponses à des souhaits d’ordre général
Intégrer le fonds à la base Cindoc La Base BMT existe en tant que telle, parce qu’elle recouvre un fonds documentaire
spécifique qui n’est pas localisé à la bibliothèque. Cependant, les champs des deux bases
sont majoritairement identiques, ce qui facilitera à la fois l’utilisation de la base et son futur
basculement dans la base BIBLIOVT, si cela est décidé plus tard. La proximité de la structure
de la base BMT avec les autres bases du CTBA favorisera la récupération des informations
plus anciennes sur le BMT.
Organisation logique Le classement des documents se fait selon un plan de classement précis, dont voici les
principales rubriques :
1. Qu’est-ce que le BMT ?
2. Les procédés
3. Les entreprises françaises
4. Les entreprises canadiennes
5. Les entreprises finlandaises
6. Les autres entreprises internationales
7. Les applications du BMT
8. Etat des recherches
9. Documents à vocation juridique
10. Les relations du FCBA avec ses partenaires
11. Les documents internes du FCBA
113
114
Facilement accessible La base de données sera accessible via l’intranet du FCBA.
Question de l’actualisation et alimentation Cette question n’a pas encore été résolue. Elle le sera dès le mois d’août.
Quelles informations donner pour décrire un document : Ceci est important pour lister les documents et les rendre accessibles à tous. Pour
chaque document, il est utile de connaître :
- son auteur (et son affiliation)
- son titre
- sa date (précise ou supposée)
- le sujet qu’il aborde
- son niveau de confidentialité.
Récapitulatif des caractéristiques de la base en fonction des besoins des utilisateurs futurs
Pour des questions de confidentialité, deux niveaux d’accès : des documents
accessibles à tous et des documents accessibles uniquement aux personnes du FCBA.
Favoriser la présence de documents accessibles numériquement.
Détermination de modalités de description claires des documents en vue de leur
listage.
Fonction de panier pour garder ses recherches.
Réflexion sur l’ergonomie : une interface intuitive et facile d’utilisation
Annexe 5 : Schéma sur la circulation de l'information dans le pôle Ameublement de FCBA
Réunions avec les organisations
professionnelles
Bulletins des organisations
professionnelles
Veille technologique sur les études et la
recherche
Salons professionnels
Récolte de l’information: relation étroite avec les professionnels
Circulation de l’information: dispatching par compétence.
115
Concep
-tion
Innova
-tion
Mate-
riaux
DesignFonc-
tionna-
Pro
cess
FILTRERFini-
tions
SYNTHETI
SERTRIER
Restitution de l’information: par des canaux officiels
Site Internet Publications Journées d’information
116
r
Annexe 6 : Plan de classement sur le fonds documentaire sur le BMT
COTES : BMT + 3 parties :
1. code du plan de classement exemple : 1.1.1 pour une présentation powerpoint sur la modification thermique
2. année de p oduction du document (deux chiffres) exemple : 01 pour 2001
3. numéro du document exemple : 01 pour le premier document du stock
Règles d’écriture : BMT-1.1.1/00-01
1. Qu’est-ce que le bois modifié thermiquement ? 1.1 Présentation générale
1.1.1 Présentation powerpoint 1.1.2 Argumentaire 1.1.3 Article de presse
1.2 Tableau récapitulatif de la production
2. Procédés 2.1. Finlandais : Thermowood 2.2. Menz Holz 2.3. Now 2.4. Plato 2.5. Perdure 2.6. Torri : bois brunite
3. Entreprises françaises 3.1. ABC Industries
3.1.1. Article de presse 3.1.2. Convention 3.1.3. Devis 3.1.4. Compte-rendu de visites
3.2. BCI 3.2.1. Article de presse 3.2.2. Convention 3.2.3. Devis 3.2.4. Compte-rendu de visites
3.3. Ducerf 3.3.1. Article de presse 3.3.2. Convention 3.3.3. Devis 3.3.4. Compte-rendu de visites
117
3.4. Ets Jouen 3.4.1. Article de presse 3.4.2. Convention 3.4.3. Devis 3.4.4. Compte-rendu de visites
3.5. Fours Rey 3.5.1. Article de presse 3.5.2. Convention 3.5.3. Devis 3.5.4. Compte-rendu de visites
3.6. Kit Forêt 3.6.1. Article de presse 3.6.2. Convention 3.6.3. Devis 3.6.4. Compte-rendu de visites
3.7. Lorthiois 3.7.1. Article de presse 3.7.2. Convention 3.7.3. Devis 3.7.4. Compte-rendu de visites
3.8. Now 3.8.1. Article de presse 3.8.2. Convention 3.8.3. Devis 3.8.4. Compte-rendu de visites
3.9. Plato 3.9.1. Article de presse 3.9.2. Convention 3.9.3. Devis 3.9.4. Compte-rendu de visites
3.10. Retitech 3.10.1. Article de presse 3.10.2. Convention 3.10.3. Devis 3.10.4. Compte-rendu de visites
3.11. Seffco 3.11.1. Article de presse 3.11.2. Convention 3.11.3. Devis 3.11.4. Compte-rendu de visites
3.12. Sivalbp 3.12.1. Article de presse 3.12.2. Convention 3.12.3. Devis 3.12.4. Compte-rendu de visites
3.13. Sotralenz
3.13.1. Article de presse 3.13.2. Convention 3.13.3. Devis 3.13.4 Compte-rendu de visites
3.14. SPCM 3.14.1. Article de presse 3.14.2. Convention 3.14.3. Devis 3.14.4. Compte-rendu de visites
118
3.15. Autre 3.15.1. Agresta 3.15.2. BRD Pro 3.15.3. Dumoulin Bois 3.15.4. Chantiers navals de l’Atlantique 3.15.5. Faymont Industrie 3.15.6. Fenêtres Thiebaud 3.15.7. Rabuel 3.15.8. Autre
4. Entreprises canadiennes 4.1. Foresco
4.1.1. Article de presse 4.1.2. Convention 4.1.3. Devis 4.1.4. Compte-rendu de visites
4.2. Kisis Technologies 4.2.1. Article de presse 4.2.2. Convention 4.2.3. Devis 4.2.4. Compte-rendu de visites
4.3. Pluricap International 4.3.1. Article de presse 4.3.2. Convention 4.3.3. Devis 4.3.4. Compte-rendu de visites
4.4. Autre
5. Entreprises finlandaises 5.1. Finn Forest
5.1.1. Article de presse 5.1.2. Convention 5.1.3. Devis 5.1.4. Compte-rendu de visites
5.2. Lunawood 5.2.1. Article de presse 5.2.2. Convention 5.2.3. Devis 5.2.4. Compte-rendu de visites
5.3. Stora Enso 5.3.1. Article de presse 5.3.2. Convention 5.3.3. Devis 5.3.4. Compte-rendu de visites
5.4. Autre
t
6. Autres entreprises internationales 6.1. Eta s-Unis 6.2. Suisse 6.3. Allemagne 6.4. Autriche 6.5. Autre
119
7. Application du BMT 7.1. Menuiserie 7.2. Bardage 7.3. Palette 7.4. Autre
8. Recherche 8.1. Article scien ifiquet
8.1.1. Procédé 8.1.2. Produit
8.2. Etude 8.2.1. Procédé 8.2.2. Produit
8.3. Thèse 8.4. Brevet 8.5. Salon et colloque
8.5.1. France 8.5.2. Europe hors France 8.5.3. Hors Europe
8.6. Etat des lieux 8.6.1. Rapports 8.6.2. Annexes
9. Juridique 9.1. Certification 9.2. Normalisation 9.3. Litige
10. Les relations du CTBA avec ses partenaires 10.1. CTBA et entreprises
10.1.1. Questions techniques 10.1.2. Mises en relation
10.2. CTBA et ses partenaires français 10.2.1. Ecole des Mines 10.2.2. Aproval Bois (Bourgogne) 10.2.3. Arbocentre (Centre) 10.2.4. DDIPF 10.2.5. DRAF Picardie 10.2.6. Autre
10.3. CTBA et ses partenaires étrangers 10.3.1. VTT, équivalent finlandais du CTBA 10.3.2. Forintek, équivalent canadien du CTBA
10.4. CTBA et ses partenaires financiers
10.4.1. ADEME 10.4.2. CCI Landes 10.4.3. CIRAD 10.4.4. CRITT
11. Interne CTBA 11.1. Stratégies 11.2. Réunions
t11.3. Rappor de veille 11.4. Enquêtes de marché 11.5. Journées d’information
120
12. Echantillons
Annexe 7 : Guide d’utilisation de la base BMT destiné aux salariés de FCBA
121
Manuel d’utilisation CINDOC Base BMT Recherche
SOMMAIRE
1. TROUVER LA BASE :
2. FAIRE UNE RECHERCHE Utiliser les listes Utiliser le thésaurus
3. SELECTIONNER DES DOCUMENTS DANS LA LISTE Visionner les fiches détaillées Accéder au format mosaïque : il ne montre que les fiches ayant des documents électroniques associés
4. IMPRIMER DES FICHES DECRIVANT DES DOCUMENTS
5. ACCEDER AUX DOCUMENTS DE LA SELECTION
122
1. TROUVER LA BASE :
1. Allez sur l’INTRANET 2. Cliquez sur « PORTAIL D’INFORMATION »,
puis sur « ACCES AUX BASES »
123
3. Entrez le nom de l’UTILISATEUR : ctba et le MOT DE PASSE : ctba
4. Sélectionnez la base BMT
124
2. FAIRE UNE RECHERCHE
CHAMPS
COTE : Renvoie
au plan de
classement.
AUTEUR : Liste
des auteurs.
ORGANISME : lieu de travail de
l’auteur
TITRE EN FRANÇAIS : Liste
des mots des titres.
TYPE DEDOCUMENT :
Liste de
documents
MOTS-CLES : Accès à un
thésaurus de
mots-clés.
ESSENCE : Liste
des essences
RESUME : Liste
des mots des
résumés.
1. Choisissez le critère de votre recherche 2. Utilisez les listes « ? ». 3. Validez le terme choisi dans la liste. 4. Vérifiez « l’opérateur interchamp » quand plusieurs noms sont
sélectionnés : ET ou OU 5. Cliquez sur VALIDEZ
6. A la fin de chaque ligne, vous obtenez le nombre de réponses de votre critère : Ici, Chanrion P a émis 36 documents et il y a 27 Devis dans la base
7. En bas à droite de l’écran, vous obtenez le résultat de votre recherche combinée « ET ou OU » : Ici, Chanrion P a émis 5 devis.
8. Cliquez sur le nombre de réponses pour accéder à la liste des documents.
125
Retour à la liste des bases Ecran de recherche Recherches prédéfinies Fiches sélectionnées dans une précédente recherche
Ajouter des fiches Quitter les bases Les champs
Association des critères Nouvelle recherche Accès aux listes Accès aux documents écrits par Chanrion P. Accès aux devis Lancer une recherche Accès aux devis de Chanrion P.
126
Utiliser les listes Les champs concernés
COTE AUTEUR ORGANISME TITRE TYPE DEDOCUMENT
ESSENCE RESUME
Zone de recherche : Ecrire en MAJUSCULE Chercher avec l’initiale Liste déroulante Flèches de sélection Noms sélectionnés pour la recherche
Opérateur à choisir quand plusieurs noms sont sélectionnés : ET ou OU Ascenseur pour visualiser l’ensemble de la page Naviguer dans l’ensemble de la liste
1. Tapez en MAJUSCULES les premières lettres du mot 2. Cliquez sur OK 3. Double-cliquez sur le nom complet ou sélectionnez le nom et cliquez sur la
flèche de sélection dirigée vers le bas. 4. Vérifiez qu’il s’affiche bien en bas 5. Quand plusieurs noms sont sélectionnés, vérifiez l’opérateur interchamp : ET
ou OU
6. Cliquez sur VALIDER
NB : - Pour faire disparaître un nom déjà présent dans la zone de sélection, vous pouvez soit double-cliquer sur ce nom, soit cliquer sur la flèche de sélection dirigée vers le haut. - Vous pouvez visionner l’ensemble de la liste grâce aux boutons « Précédent » et « Suivant » en bas de l’écran.
127
Utiliser le thésaurus Qu’est-ce qu’unthésaurus ?
Un répertoire de termes classés et associés les uns aux autres. Chaque terme n’a qu’un seul sens.
Qu’y a-t-il dans la liste ?
Les termes sont classés par ordre alphabétique. Quand le terme contient deux mots, il apparaît deux fois.
1. Tapez les premières lettres du mot 2. Cliquez sur OK 3. Sélectionnez le mot dans la liste 4. Cliquez sur AJOUTER
5. Vérifiez qu’il s’affiche bien en bas 6. Cliquez sur VALIDER
NB : Le thésaurus ne contient pas le nom des essences, ni les noms de pays.
128
Ecrivez le début du mot recherché et cliquez sur OK Pour visionner les pages précédentes et suivantes. Liste des termes Les mots de votre recherche Pour enregistrer les mots sélectionnés
Cliquez sur le mot choisi.
Si celui-ci est suivi d’un mot précédé par [EM], c’est ce dernier qu’il faut sélectionner à sa place. Ici, il ne faut pas sélectionner « BMT », mais « [EM] BOIS MODIFIE THERMIQUEMENT » Validez la recherche
129
3. SELECTIONNER DES DOCUMENTS DANS LA LISTE Panorama : Liste des documents Mosaïque : Présentation des fiches qui ont des documents associés Sélection : Accès à la liste des documents cochés et sélectionnés Cocher les documents à sélectionner Accès aux fiches détaillées
Sélectionner les fiches cochées
Imprimer les fiches cochées
Exporter dans Word les fiches cochées
Exporter dans Excel les fiches cochées
Exporter les documents « Tout cocher » : Coche l’ensemble des 27 fiches et non seulement les 10 présentes sur la page.
1. Cochez les documents qui vous intéressent 2. Utilisez les icônes en haut à droite de l’écran
NB : Une fois la sélection achevée, Vous retrouverez les documents cochés dans la rubrique « Sélection ». Il y est possible de créer des dossiers de documents personnalisés.
130
Visionner les fiches détaillées
Sélectionner la fiche
Envoyer la fiche par mail
Imprimer la fiche Vous n’avez pas la main sur les autres symboles. Accès aux fiches précédentes et suivantes de la recherche Description du document Accès au document sous format électronique
Le format Panorama-détail accessible par la loupe, permet d’afficher une à une toutes les fiches de la recherche. Vous avez accès à
l’ensemble des caractéristiques du document, notamment au résumé en entier et au document électronique, si celui-ci est disponible.
131
Accéder au format mosaïque : il ne montre que les fiches ayant des documents électroniques associés 1. Cochez les documents qui vous intéressent 2. Utilisez les icônes en haut à droite de l’écran
NB : Une fois la sélection achevée, vous retrouvez les documents cochés dans la rubrique « Sélection ». Il est possible de créer des
dossiers de documents personnalisés.
132
Sélectionner les fiches cochées
Imprimer les fiches cochées
Exporter dans Word les fiches cochées
Exporter dans Excel les fiches cochées
Exporter les documents Accès au document en texte intégral (sa taille est précisée :ici, 1951 Ko). La loupe donne accès à la description détaillée de la fiche (comme dans la vision Panorama) Cochez pour sélectionner la fiche et l’imprimer, Accès aux fiches précédentes et suivantes de la recherche
133
4. IMPRIMER DES FICHES DECRIVANT DES DOCUMENTS Pour imprimer des fiches, cochez-les, puis sélectionnez-les grâce au drapeau.
Allez dans la sélection et utilisez l’icône « imprimante ».
Dans les options d’impression, choisissez le format paysage pour avoir l’ensemble des éléments de la fiche
134
135
5. ACCEDER AUX DOCUMENTS DE LA SELECTION Donnez un nom à la nouvelle sélection Accès aux anciennes sélections Créer une nouvelle sélection avec les fiches cochées
Supprimer la sélection
Imprimer les fiches cochées
Exporter dans Word les fiches cochées
Exporter dans Excel les fiches cochées
Exporter les documents
Enregistrer la sélection
Supprimer la sélection Fiches sélectionnées
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Annexe 8 : Présentation aux salariés de FCBA du fonds documentaire sur le BMT
BMT - 05/09/2007 1
Le Bois ModifiéThermiquementau FCBA-CTBA
Création d’un fonds documentaire et d’une base de données
Réunion de restitutionCécile BETOUT
Les images sur la gauche sont des
réalisations en BMT : abribus, mus anti-
bruit, bardage, terrasse/caillebotis,
clôture, table de jardin, bacs à fleurs,
table basse, clôture.
Explique ma mission et le pourquoi de
la réunion.
BMT - 05/09/2007 2
1. La nature de ma mission2. Les étapes de la mission3. Le BMT aujourd’hui : constats 4. Pistes d’exploitation par FCBA5. Quel suivi pour le fonds et la base de données ?
SOMMAIRE
Plan de l’intervention. Simple lecture.
Rappel: le BMT aujourd’hui ne prétend
pas à être exhaustif, mais est
simplement le résultat des points 1 et
2.
BMT - 05/09/2007 3
Objet :► Un stage de documentaliste : pour gérer et traiter de l’information et des documents
► Une mission claire : « Création d’un fonds documentaire et d’une base de données sur les bois modifiés thermiquement et préparation des outils nécessaires à une communication efficace auprès des industriels. »
Durée : 3 mois
L’encadrement : Patrice CHANRION, Sylvie d’ARGOUGES, Françoise VIGIER
1. LA NATURE DE MA MISSION
Rappel: je suis documentaliste et non
pas ingénieur du bois. Je ne connais du
BMT que ce que j’ai lu et compris (cad
peu de technique, mais beaucoup
d’informations marché).
Durée découpée : février, juillet, août.
Ce qui a aussi permis de prendre du
recul.
Encadrement : Le spécialiste BMT et 2
documentalistes.
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BMT - 05/09/2007 4
Contexte :
► Un sujet sur lequel FCBA s’est déjàfortement impliqué :
- Un groupe de travail « bois chauffé »
- Une publication, des journées d’information, des études, des essais …
► Des documents de travail :- Rassemblés dans une armoire de BSE
- Dans l’ancien bureau de M. Vernois
1. LA NATURE DE MA MISSION
Grande activité de 1999 à 2002.
Transparaît beaucoup dans les
documents que j’ai eu à gérer.
Grande diversité des activités du CTBA,
puis assez grand vide.
Plusieurs endroits de rassemblement
des documents: plusieurs armoires, les
documents de Michel Vernois qui est
parti en retraite en décembre 2006.
BMT - 05/09/2007 5
Un déroulement en plusieurs étapes :
► Établir un état des lieux exhaustif des documents existants à FCBA sur les bois modifiés thermiquement.
► Enrichir le fonds ainsi constitué par des éléments nouveaux, en remplacement de certaines données périmées, ou de façon complémentaire.
► Constituer une base de données.
► Définir les outils nécessaires à une communication efficace auprès des industriels.
1. LA NATURE DE MA MISSION
Des étapes déterminées en aval du
stage par P Chanrion.
BMT - 05/09/2007 6
1) Analyse de l’existant :
► Regroupement de documents de provenances diverses
► Examen des documents présents à FCBA
► Sélection des documents pertinents
2. LES ETAPES DE LA MISSION
Regroupement des documents issus
des armoires, des dons de Patrice
Chanrion et de mes recherches sur
Internet
Sélection des documents : élimination
des doubles et des documents ne
contenant aucune information
exploitable (ex: demande de RDV ou de
réunion).
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BMT - 05/09/2007 7
2) Identification des acteurs et détermination de leurs besoins :
► Rencontre avec des industriels sur le salon Eurobois – 14 février 2007
► Identification des acteurs FCBA
► Étude des besoins internes par questionnaires et entretiens
2. LES ETAPES DE LA MISSION
Eurobois : vous avez eu le compte-
rendu
Acteurs CTBA : issus du groupe « bois
chauffé » + nouveaux acteurs
susceptibles d’être intéressés (ex:
BNBA)
Merci d’avoir répondu aux
questionnaires.
BMT - 05/09/2007 8
3) Création d’un fonds documentaire :
► Élaboration d’un plan de classement physique1- Présentation du BMT2- Procédés3- Entreprises françaises4- Entreprises canadiennes5- Entreprises finlandaises6- Autres entreprises internationales7- Applications du BMT8- Recherche9- Juridique10- Le CTBA et ses partenaires11- Documents internes au CTBA12- Échantillons
2. LES ETAPES DE LA MISSION
Plan élaboré après analyse de l'existant
et relu par Mme Roux
Entreprises canadiennes et finlandaises
mises à part car procédé très développé
dans ces pays
Echantillons reconnus et étiquettés
grâce à l’aide de Michel Vernois.
BMT - 05/09/2007 9
3) Création d’un fonds documentaire :
2. LES ETAPES DE LA MISSION
Un fonds coloré. Dans chaque boîte,
des chemises identifiées. Dans les
classeurs, intercalaires identifiées. Puis,
un classement par année.
Certaines chemises contiennent des
documents confidentiels:
CONFIDENTIEL y est précisé. Ces
documents n’apparaissent pas non plus
dans la base de données quand celle-ci
est consultée par du public extérieur à
FCBA (notamment via la bibliothèque).
Par contre, ils sont accessibles à tout
FCBA.
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BMT - 05/09/2007 10
3) Les documents du fonds documentaire
► Plus de 600 documents de nature variéeDont : - 144 documents associés consultables électroniquement
- 121 documents sur des essences modifiées thermiquement
- 118 articles de presse- 25 échantillons de 10 essences différentes
► Des documents couvrant les années 1978 à2007Dont plus de 480 postérieurs à 1999
2. LES ETAPES DE LA MISSION
Documents très variés et nombreux.
La plus grande richesse est les docs
électroniques qui je pense devront être
privilégiés par la suite car plus
facilement accessibles
La plupart des documents sont récents.
BMT - 05/09/2007 11
4) Création d’une base de données documentaire
► Des documents valorisés par une description simple et claire :- Cote- Auteur(s)- Organisme ou/et lieu de travail de l’auteur- Titre avec traduction des titres anglais ou allemands- Références (revue, adresse URL, édition …) et Date- Type de document- Mots-clés (avec accès spécifique aux essences et auxpays)- Résumé- Niveau de confidentialité
2. LES ETAPES DE LA MISSION
Description simplifiée, mais qui contient
des éléments essentiels pour retrouver
le document et évaluer sa pertinence.
BMT - 05/09/2007 12
4) Création d’une base de données documentaire
► Une base spécifique BMT dans le logiciel Cindoc
► Reprise de la structure de la base bibliographique de la bibliothèque
► Accès à la base sur l’Intranet pour la recherche:
http://intranet.ctba.priv/
2. LES ETAPES DE LA MISSION
Cindoc est le logiciel des bases de
données de FCBA. Dans ce logiciel, a
été créée une base spécifique à cause
de la nature des documents traités: les
documents de la bibliothèques sont
souvent des ouvrages ou des brochures
tandis que les documents BMT peuvent
être des publicités, des pages web ou
bien des articles de périodiques.
Reprise de la base BIBLIOVT aussi
disponible sur Cindoc pour qu’une
migration éventuelle soit facilitée et
pour que les utilisateurs habituels de
Cindoc ne soient pas perturbés.
La recherche dans la Base BMT devrait
être facilitée par le manuel remis au
141
moment de la réunion.
BMT - 05/09/2007 13
Une R&D très active :
► Forte présence de Forintek, du VTT
► Un projet de recherche européen piloté par l’Autriche: Holiwood
► La 3ème conférence européenne sur le bois modifié, le 14-15 octobre 2007 à Cardiff (Royaume-Uni)
3. LE BMT AUJOURD’HUI : CONSTATS
Forintek très présent sur le sujet.
Soutenu par le ministère québécois des
ressources naturelles et de la faune qui
engage les industriels à investir sur le
BMT. Fait déjà des essais pour des
industriels français.
VTT présent, mais c’est surtout le
Finnish Thermowood Association qui
mène les actions en ce moment.
Le projet Holiwood sur la « mise en
œuvre du BMT dans la construction et
la protection contre le bruit » est
subventionné par la commission
européenne et coordonné par Profactor
(Autriche). Les résultats ne sont pas
encore disponibles sur le site.
La 3ème conférence européenne est un
moyen de collecter des informations et
de se montrer intéressé. Le CTBA y est
représenté pour parler sur
l’Oléothermie. A cette occasion,
pourquoi ne pas acheter le compte-
rendu de la 2ème conférence
européenne.
BMT - 05/09/2007 14
Un sujet de recherche universitaire :
► Un nombre élevé de thèses soutenues ou àsoutenir en France
► Des départements d’étude sur la modification du bois dans les universités françaises et canadiennes:- Nancy (France)- Bordeaux (France)- Chicoutimi (Canada)- Laval (Canada)
3. LE BMT AUJOURD’HUI : CONSTATS
Beaucoup de thèses sont sorties et
sortent sur le BMT (par exemple, 5 en
2004 et 3 en 2006). Pour l’instant, nous
possédons toutes les thèses sur le sujet
disponibles en texte intégral dans les
archives ouvertes. Mais d’autres ont été
commencées en 2006 (sortiront en
2008-2009), le secteur est donc à
surveiller.
A Nancy, se situent l’ENSTIB et
l’ENGREF. A noter que Chicoutimi
possède une chaire spécifique et
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dispose d’un four Perdure qui a été
subventionné par le gouvernement
canadien.
BMT - 05/09/2007 15
Un marché peu visible :
► Des producteurs très cachés, confidentiels
► Des revendeurs et transformateurs discrets
► Des consommateurs intéressés: forums
3. LE BMT AUJOURD’HUI : CONSTATS
Producteurs très secrets. Je n’ai pu
apprendre leur existence qu’en lisant
entre les lignes d’articles de presse. La
plupart n’ont pas de sites Web ou ne le
mettent pas en valeur sur leur site.
Mais, contactés, ils pensent à se
tourner vers FCBA pour des essais,
expertise…
Revendeurs cachés. Peu mis en valeur
sur les sites en dehors des producteurs
historiques: Retiwood et Kit Forêt. Pas
d’homogénéité dans la désignation des
produits (bois rétifié, bois chauffé, bois
haute température, bois stellac…), ce
qui gène la recherche sur internet.
Consommateurs. Rejoint la mode pour
le développement durable. Très discuté
sur les forums pour des bricoleurs du
dimanche.
BMT - 05/09/2007 16
Des industriels dynamiques :
► Installation de nouveaux fours en France
► De nouveaux procédés et produits
► Une attente d’engagement de la part du FCBA
► Un marché en expansion: négociants et consommateurs
3. LE BMT AUJOURD’HUI: CONSTATS
Au niveau des fours :
Sotralentz a un four depuis 2003
EG Clémenson a installé « le plus grand
four d’Europe » dans le Var en 2006
(activité très dynamique)
En 2006, le CRITT Rodez a reconstruit
le four de HTT Soustons/Rétimac qui
avait brûlé
En 2007, construction du four de
Sivalbp en Savoie
Au niveau des procédés:
Pas de grande lisibilité
Repérage du procédé roumain de
Sotralentz, Stabilprocess et contact pris
: OK pour une visite de la part de FCBA
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Nouveaux procédés internationaux
comme Intemporis
Au niveau des produits:
Reprise des applications anciennes en
ameublement extérieur : bardage,
caillebotis, terrasses…
Développement de construction de
meubles
Nouvelles utilisations dérivées. Ex
d’Ibois, un isolant composé moitié-
moitié de bois rétifié et de chaux
(Alsace)
Une attente :
- les industriels envisagent une action
de FCBA, ils acceptent des visites, des
essais, des études
BMT - 05/09/2007 17
Des questions persistantes
► Un nouveau responsable BMT à FCBA ?
► Quelles réponses donner aux industriels demandeurs ?
► Quelle localisation pour le fonds ?
► Qui maintiendra la base ?
=> Deux stratégies possibles
4. PISTES D’EXPLOITATION PAR FCBA
Nouveau Responsable pour répondre
au départ de Patrice Chanrion.
Des industriels en attente
Le fonds pourrait aller soit à la
bibliothèque, soit dans le bureau du
nouveau responsable BMT
La base devra continuer à être
exploitée
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Stratégie 1: Un suivi à minima
► FCBA s’implique peu en termes de suivi et de communication► FCBA tient à jour le fonds documentaire et la base grâce à une veille suivie et efficace
► FCBA continue à répondre au coup par coup aux demandes extérieures
► Via le BNBA, FCBA poursuit son implication dans la normalisation.
4. PISTES D’EXPLOITATION PAR FCBA
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Stratégie 1: Un suivi à minima
4. PISTES D’EXPLOITATION PAR FCBA
InconvénientsAvantages-Un retard accentué par rapport aux autres centres techniques.-Mécontentement des industriels.-D’autres institutions vont occuper le terrain.-Perte de crédibilité et inadéquation avec la stratégie du FCBA.
-Un coût minimal : temps, moyens humains, allocations de ressources.-Continuité avec la situation actuelle.-FCBA est toujours capable de répondre grâce à la valorisation de son fonds documentaire.
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Stratégie 2: FCBA redevient acteur
► FCBA fait une étude de marché pour devenir LE connaisseur du marché français
► FCBA développe sa communication (journées d’information, publication…)
► FCBA accompagne les industriels (organisation de visites de sites étrangers, essais de qualification des produits, actions de consultance…)
► Via le BNBA, FCBA poursuit son implication dans la normalisation.
4. PISTES D’EXPLOITATION PAR FCBA
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Stratégie 2: FCBA redevient acteur
4. PISTES D’EXPLOITATION PAR FCBA
InconvénientsAvantages-Un coût élevé : temps, moyens humains, allocations de ressources.-Organisation d’un groupe BMT et mise en place d’un partage de l’information.-N’est-il pas trop tard?
-FCBA répond à ses missions et aux demandes des industriels.-FCBA redevient incontournable au niveau international et retrouve sa légitimité.-FCBA investit à long terme et peut générer du chiffre d’affaires.
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Les certitudes:
► D’une façon générale, le BMT reste un sujet d’actualité ; il n’y a pas de baisse significative d’intérêt, bien au contraire.
► Jusqu’à ce jour, le dossier du BMT a été portéspécifiquement par Michel Vernois (parti en retraite), Jérôme Schreiber, Stéphanie Mathieu et Patrice Chanrion(démissions), aidés par un ensemble de collaborateurs.
► Une nouvelle personne devrait être mandatée au travers d’une lettre de mission dans laquelle seront fixés objectifs et moyens.
► Le fonds documentaire et la base sont créés et leur pérennité dépend de vous.
4. PISTES D’EXPLOITATION PAR FCBA
La pérennité du fonds et de la base
dépend de la bonne volonté des
acteurs. Ils sont destinés à favoriser le
partage de l’information au sein du
CTBA. Ils sont aussi le gage de la
crédibilité de FCBA : plus les
responsables BMT seront au courant,
meilleure sera leur réponse aux
industriels.
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Les acteurs du fonds et leurs missions:
► Un responsable BMT : réponses aux demandes extérieures et collecte de l’information
► Les collaborateurs : collecte de l’information et versement au fonds
► Les documentalistes à Paris : veille et enregistrement des documents dans la base
► Un responsable à Bordeaux : regroupement des documents et enregistrement dans la base
5. QUEL SUIVI POUR LE FONDS ET LA BASE ?
Le responsable de Bordeaux est
essentiel pour dynamiser la base à
Bordeaux et être un référent pour
parler des problèmes rencontrés. Un
manuel sur Cindoc (faire des
recherches et décrire des documents
dans la base) est disponible.
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Les outils des collaborateurs:
► Le fonds documentaire
► La base BMT, accessible sur l’Intranet
► Les manuels d’utilisation de la base
► La veille, pour se tenir au courant des avancées technologiques, des évolutions du marché et des manifestations prévues.
5. QUEL SUIVI POUR LE FONDS ET LA BASE ?
BMT - 05/09/2007 25
Merci de votre écoute.Avez-vous des questions?
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