Comment présenter un dossier de demande de subvention ? 13 février 2009 2 e Assises de la Vie Associative Creusotine

Comment présenter un dossier de demande de subvention ?

13 février 2009

2e Assises de la Vie Associative Creusotine

22 Comment présenter un dossier de demande de subvention ? 13 février 2009

Présentation de l’intervenant

Laurent SIMO

Responsable régional secteur association / Economie Sociale

Cabinet d’expertise comptable et de commissariat aux comptes In Extenso


Plan de l’intervention

> Introduction : le paysage associatif français

> 1. Les subventions : définition et incidences

> 2. Bien présenter les informations générales

> 3. Définir son projet, ses actions

> 4. Estimer le budget prévisionnel, le suivre

> 5. A qui s’adresser et comment ?

> Conclusion : les éléments clés d’une demande réussie

Introduction : Le paysage associatif français


Quelques chiffres clés concernant les associations en France

Le budget annuel moyen par association s’élève à environ 11 700 € pour les associations sans salarié et 282 000 € pour les associations employeurs.

62%

30%

8%

Volumes budgetaires du secteur associatif

Budget supérieur à 100 000 euros

Budget inférieur à 10 000 euros

Budget compris entre 10 000 euros et 100 000 euros


Quelques chiffres clés concernant les associations en France

Les subventions publiques sont importantes dans tous les secteurs sauf celui du sport et de la défense des droits et des causes (autour de 25 %). C’est le secteur de la défense des intérêts économiques et le secteur culturel qui dépendent le plus des subventions publiques (respectivement 43 et 40 %).

Toutes les associations n’ont pas accès à des subventions publiques, surtout celles de petite taille

FINANCEMENT DES ASSOCIATIONS

Cotisations12% Dons et mecenat

5%

Recettes d'activité

49%

Subventions publiques

34%

Les subventions : définition et incidences


Définition de la notion de subvention

> De manière générale, les subventions sont souvent identifiées comme étant des aides financières prélevées sur un budget public, mais il apparaît que celles-ci ne constituent pas une catégorie juridique et qu’il n’existe donc pas de définition, ni doctrinale, ni législative, de la notion de subvention

> Toutefois, selon la circulaire du 7 janvier 2004 portant manuel d’application du code des marchés publics, la subvention constitue "une contribution financière de la personne publique à une opération justifiée par l'intérêt général, mais qui est initiée et menée par un tiers. Il s'agira d'une subvention si l'initiative du projet vient de l'organisme bénéficiaire et si aucune contrepartie directe n'est attendue par la personne publique du versement de la contribution financière "


Définition de la notion de subvention

> La notion de subvention peut être définie par l’application de trois critères cumulatifs permettant de la distinguer des autres formes de dépense publique :

• l’initiative du projet qui ne provient pas de l’autorité administrative qui finance, mais bien de l’organisme bénéficiaire ;

• l’absence de contrepartie directe pour l’autorité administrative

• l’absence de droit à subvention, selon le principe du caractère discrétionnaire de la décision d’octroi de la subvention.

> les dépenses publiques de transfert, engagées en application de dispositions législatives ou réglementaires, sur critères d’éligibilité ou sur une procédure de prix de journée, de dotation globale ou de forfait, ne constituent pas des subventions au sens strict du terme.


Les subventions de fonctionnement

> Les subventions de fonctionnement sont destinées à financer soit l’ensemble des activités de l’association, soit un projet particulier développé par celle-ci.

> Lorsque la subvention est attribuée sans affectation précise, cela signifie qu’elle ne requiert aucune condition particulière d’utilisation sous réserve :

• du respect de la légalité des parties au financement,

• de ne pas reverser tout ou partie de la subvention perçue à un autre organisme ;

• de ne pas mettre ultérieurement cette subvention à la libre disposition de celui qui l’a accordée.


Les subventions de fonctionnement affectées à un projet

> Cette catégorie de subventions démontre la volonté de l’administration qui l’attribue de ne prendre à sa charge que la conduite par l’association d’un objectif, d’un projet, d’une action ou d’un programme d’actions préalablement définies.

> Afin d’être en mesure de contrôler efficacement la conformité de l’emploi des fonds à l’objet de la subvention, l’administration indique alors dans l’acte attributif l’affectation précise de la subvention et indique le ou les résultats attendus (rapport d’activités, indicateurs de résultats, etc.)

> Ainsi, les subventions affectées à un projet sont celles dont l’association est tenue de justifier l’emploi au regard du budget accordé et doivent en conséquence faire l’objet d’un suivi précis de l’utilisation des fonds.


Les subventions d’investissement

> Les subventions d’investissement sont destinées à financer l’acquisition ou le renouvellement d’une ou plusieurs immobilisations et doivent être utilisées exclusivement à cet objet.

> Sur le principe, elles peuvent être assimilées à des subventions de fonctionnement ayant une affectation précise.

> Cependant, compte tenu de leur objectif de financement, elles impliquent des spécificités règlementaires et comptables qui rendent nécessaires de les suivre distinctement.


Les concours sous forme de contributions en nature

> Pour les autorités administratives, ces concours en personnel prennent le plus souvent la forme de mise à disposition de fonctionnaires territoriaux, rémunérés par les collectivités, et exécutant des tâches déterminées, difficilement réalisables par l’association faute de moyens humains et financiers.

> En principe, les associations concernées par des mises à disposition de fonctionnaires n’ont pas l’obligation de fournir des comptes rendus "d’utilisation" de ces contributions en personnel.

> Toutefois, elles doivent remplir les éventuelles obligations décrites dans la convention de mise à disposition.


Capacité de l'Administration à octroyer des subventions – notion d’intérêt public local

> Une collectivité locale ne peut subventionner des domaines qui intéressent un autre champ géographique que le sien ou qui n’auraient aucune espèce de rapport avec les besoins de ses habitants. Cela exclut que l’on puisse prendre en compte les seuls besoins de quelques personnes au détriment des intérêts de la collectivité.

> Ces principes sont liés à la notion d’intérêt public local.

> Ceci sous-entend que deux conditions doivent être remplies :

• La compétence géographique de la collectivité. Exemple : l’arrêt du Conseil d’Etat du 11 juin 1997 "département de l’Oise" réfutant la possibilité à un Conseil Général d’attribuer une subvention à une association ayant pour objet la restauration d’un village situé dans un autre département.


Capacité de l'Administration à octroyer des subventions – notion d’intérêt public local

• L’intérêt général pour la collectivité

Les collectivités publiques ne peuvent attribuer des subventions qu’à des associations dont l’objet et l’activité présentent un intérêt indiscutable pour elles.

Ceci nécessite une appréciation concrète de l’intérêt propre de l’action envisagée en fonction de son objet et du type de population visée en comparaison avec la jurisprudence des juridictions administratives.


Capacité de l'Administration à octroyer des subventions – La légalité de l’objet du financement

> La loi et la jurisprudence ont expressément interdit le subventionnement de certaines activités menées par les associations :

• Les activités cultuelles en vertu de l’article 2 de la loi du 9 décembre 1905 de séparation des églises et de l’Etat ;

• Les activités contraires au principe de laïcité (organismes de propagande politique ou religieuse) ou portant atteinte à une liberté publique fondamentale ;

• Les activités syndicales ou de défense d’intérêts privés ;

• Les activités qui ne peuvent être assurées que par la collectivité publique elle-même (service de police municipale par exemple).


Capacité de l'Administration à octroyer des subventions – La légalité de l’objet du financement

> De manière générale, il appartient aux autorités administratives de s’assurer que la subvention sollicitée est parfaitement licite au regard de la légalité générale.

> En effet, aucun texte ne doit interdire la mise en œuvre des activités subventionnées en raison des principes généraux du droit ou des réglementations particulières qui en assurent le respect (principes de laïcité, de neutralité, de la liberté du commerce et de l’industrie, de la libre concurrence, de l’organisation républicaine, de l’ordre public,…).

> En outre, sont jugées comme illégales les subventions accordées par une autorité administrative dans l’objectif de contourner les règles de comptabilité ou de gestion publique. Une telle pratique peut être caractéristique d’une gestion de fait de fonds publics.


Capacité de l'association à recevoir des subventions - La capacité juridique

> La loi du 1er juillet 1901 définit que "toute association régulièrement déclarée peut, sans aucune autorisation spéciale […] acquérir à titre onéreux, posséder et administrer […] des subventions de l’Etat, des départements et des communes […]".

> Ainsi, seules les associations régulièrement déclarées en préfecture et dont la publication a été effectuée au Journal Officiel possèdent de fait la personnalité juridique et sont habilitées à recevoir des subventions. Les copies du récépissé de déclaration en Préfecture et de son insertion au Journal Officiel (*) sont d’ailleurs le plus souvent demandées pour octroyer la subvention sollicitée.

(* Possibilité de consultation sur http://assoc.journal-officiel.gouv.fr/)


Capacité de l'association à recevoir des subventions - La nécessité d’agréments

> Certaines associations doivent posséder des agréments spécifiques avant de pouvoir recevoir des subventions. Il s’agit notamment :

• des associations sportives,• des associations de villages de vacances,• des associations de jeunesse et d’éducation populaire.


Analyse des principaux textes législatifs et règlementaires : L’article L612-4 du Code de Commerce

> Toute association ayant reçu annuellement des autorités administratives, au sens de l'article 1er de la loi du 12 avril 2000, ou des établissements publics à caractère industriel et commercial une ou plusieurs subventions dont le montant global dépasse un seuil fixé par décret, doit établir des comptes annuels comprenant un bilan, un compte de résultat et une annexe dont les modalités d'établissement sont fixées par décret.

> Ces associations doivent assurer, dans des conditions déterminées par décret en Conseil d'État, la publicité de leurs comptes annuels et du rapport du commissaire aux comptes. Ces mêmes associations sont tenues de nommer au moins un commissaire aux comptes.

> Le Décret n° 2006-335 du 21 mars 2006 a précisé le seuil d’application de l’article L612-4 du Code de Commerce désormais fixé à 153 000 €.


Analyse des principaux textes législatifs et règlementaires : La loi du 12 avril 2000

> La loi n°2000-321 du 12 avril 2000 dite DRCA précise dans son article 10 traitant des dispositions relatives à la transparence financière des associations percevant des subventions :

• L'autorité administrative qui attribue une subvention doit, lorsque cette subvention dépasse un seuil défini par décret (seuil fixé à 23 000 €), conclure une convention avec l'organisme de droit privé qui en bénéficie définissant l'objet, le montant et les conditions d'utilisation de la subvention attribuée.

• Lorsque la subvention est affectée à une dépense déterminée, l'organisme de droit privé bénéficiaire doit produire un compte rendu financier qui atteste de la conformité des dépenses effectuées à l'objet de la subvention. Le compte rendu financier est déposé auprès de l'autorité administrative qui a versé la subvention dans les six mois suivant la fin de l'exercice pour lequel elle a été attribuée.


Le contrôle de l’Administration

> L’association qui reçoit une subvention doit pouvoir justifier en permanence de l’emploi des fonds reçus auprès de l’administration qui a accordé la subvention et, le cas échéant, auprès des autorités de contrôle.

> A ce titre, elle est tenue de présenter, en cas de contrôle de l’administration exercé sur place, les pièces justificatives des dépenses et tous autres documents dont la production est jugée utile au contrôle de l’utilisation de la subvention conformément à son objet. Le refus de communication entraîne la suppression de la subvention (décret-loi du 2 mai 1938, article 14).

> Tout refus de communication ou toute communication tardive peut entraîner la mise en œuvre des sanctions concernant le contrôle de l’utilisation de la subvention.


Le droit des citoyens

> Le décret n° 2006-887 du 17 juillet 2006 "relatif à la publication par voie électronique des subventions versées aux associations de droit français et aux fondations reconnues d’utilité publique" expose :

> "[…] toute subvention versée sous forme monétaire ou consentie sous la forme d'un prêt, d'une garantie ou d'un avantage en nature à une association […] fait l'objet, de la part de la personne morale de droit public l'ayant attribuée, d'une publication sous forme de liste annuelle comprenant le nom et l'adresse statutaire de l'organisme bénéficiaire ainsi que le montant et la nature de l'avantage accordé".


Le droit des citoyens

> Les citoyens disposent également de l’accès aux informations prévues par l’article 10 de la Loi n°2000-321 du 12 avril 2000, c'est-à-dire la possibilité de demander les budgets et les comptes des associations ayant reçu une subvention ainsi que la convention et le compte rendu financier de la subvention concernée.

> Enfin, chaque personne aura désormais en principe la possibilité de consulter les comptes annuels et le rapport du commissaire aux comptes des associations visées à l’article L612-4 du Code de Commerce, c'est-à-dire celles ayant perçues plus de 153 000 € de subventions annuelles de la part des autorités administratives.


Cas de reversements

Emploi partiel de la subvention

> Dans tous les cas où un compte rendu financier est exigé pour justifier de la bonne utilisation de la subvention accordée, la constatation d’une utilisation partielle de la subvention (dépenses engagées inférieures au budget prévu), impliquera que la quote-part non utilisée ne pourra pas être considérée comme un produit.

> Ainsi, ce constat peut impliquer les conséquences suivantes :

• Le reversement de la quote-part de subvention déjà perçue non utilisée;

• La déduction sur le solde à recevoir de la partie de subvention non utilisée ;

• la conclusion d’un avenant à la convention permettant d’affecter la part de subvention non utilisée à une autre action, de la reporter pour une utilisation sur l’exercice suivant voire de la transformer en avance de fonds de roulement.


Synthèse Avant de solliciter une subvention pour la 1ère fois, une association doit bien prendre en considération :

> Qu’aucune subvention n’est « automatique » et qu’elle fera systématiquement l’objet d’une demande et d’une instruction : il n’existe pas de système de renouvellement automatique.

> Qu’elle s’exposera, dès le 1er Euro de subvention perçue, à l’ensemble des contrôles possibles de la part de l’Administration et qu’elle devra en conséquence mettre en œuvre des procédures de gestion comptable pour suivre les dépenses engagées

> Qu’une réflexion doit être engagée sur la nature même de la subvention à solliciter selon qu’elle concerne :

• Le fonctionnement général de l’association

• Une activité ou un projet déterminé

• Un investissement

• La sollicitation de moyens en nature (locaux, personnel, etc.)

Bien présenter les informations générales


Le cycle de gestion d’une subvention

1 - Dossier de demande

de subvention

2 - Echanges d’informations

3 - Notification

de l’octroi de la subvention

4 - Mise en œuvre du

projet ou des activités

5 - Suivi des objectifs et

des dépenses engagées

6 - Etablissement de comptes

rendus spécifiques ou des comptes

annuels

7 - Le cas échéant, contrôle ou

évaluation de l’utilisation de la

subvention


Préparer la demande de subvention - généralités

> La bonne préparation du dossier de demande de subvention constitue un élément clé pour l’obtention et le suivi de la subvention sollicitée :

• pour son obtention : l’envoi de l’ensemble des documents administratifs nécessaires et la matérialisation d’une demande claire et précise sont indispensables pour que les services concernés puissent accorder la subvention demandée. Un dysfonctionnement à ce stade impliquera au mieux des demandes d’informations complémentaires et donc un rallongement du délai d’obtention de la subvention, et au pire un refus pur et simple de la demande.

• pour son suivi : tous les éléments inscrits dans la demande constituent un élément indissociable de la subvention qui sera attribuée. Ceci implique de fait que l’association devra s’astreindre à respecter ce qui est prévu, que ce soit en matière de résultats, de moyens d’actions et de budget.


Constituer un dossier

> Pour procéder à l'instruction des demandes de subvention, les collectivités publiques demandent généralement aux associations de leur fournir un dossier.

> La constitution du dossier est une étape essentielle à ne pas négliger, car celui-ci constitue la "vitrine" des activités de votre association. Une grande partie de ce dossier pourra également être utilisée pour des objectifs de communication (auprès des adhérents, du grand public, des partenaires).

> La composition d'un dossier de demande de subvention peut varier considérablement d'une collectivité à une autre. Néanmoins, de nombreuses collectivités se sont calquées sur les instructions de la circulaire du Premier Ministre datée du 24 décembre 2002 relative aux subventions de l’État aux associations.


Constituer un dossier

> La 1ère étape consiste donc à récupérer le dossier type proposé par la collectivité auprès de laquelle la subvention est sollicitée. Le plus souvent, ces dossiers sont disponibles sur les sites internet des collectivités ou par simple demande auprès des services gestionnaires.

> Attention : dans la majorité des cas, la présentation d’un dossier sous un format non défini par la collectivité peut signifier un refus immédiat du dossier sur la forme.

> A défaut de cadre spécifique, il est recommandé d’utiliser le dossier unique de subvention (disponible sous www.service-public.fr/formulaires ). Ce dossier, défini par la circulaire du 24 décembre 2002 relative aux subventions de l’Etat aux associations a pour objectif "d’harmoniser les conditions d’instruction des demandes de subvention et d’unifier le suivi de leur gestion".


Constituer un dossier / le dossier unique

> Ce dossier doit être obligatoirement utilisé pour toute demande de subvention auprès de l’État et également en principe pour les demandes auprès des collectivités territoriales et établissements publics.

> Toutefois, l’utilisation de ce dossier commun de demande de subvention demeure optionnelle au sein des collectivités et établissements publics.

> Outre les pièces relatives à la constitution du dossier, le dossier commun définit l’obligation de soumettre « le budget prévisionnel de l’association qui doit reprendre la nomenclature du plan comptable général rendue obligatoire par le règlement n° 99-01 du 16 février 1999 relatif aux modalités d’établissement des comptes des associations et fondations pour celles qui y sont soumises ». Le budget présenté devra être équilibré et présenter clairement le montant de la subvention sollicitée.

Dossier unique


Le dossier unique

> Le dossier commun de subvention est une démarche unique adoptée pour toutes les administrations d’État, qu’elles soient centrales ou déconcentrées, définissant précisément les modalités de présentation de la demande de subvention.

> Bien que non obligatoire, l'adoption du dossier commun de demande de subvention est fortement encouragée auprès collectivités territoriales, en particulier lorsqu’elles financent des actions conjointement avec les services de l’Etat ou leurs établissements.

> Il est donc conseillé de réaliser un dossier "standard" le plus proche possible des règles définies dans cette circulaire


La composition du dossier

> Un dossier standard peut être constitué à partir des éléments essentiels permettant de justifier la demande de subvention :

• l'ensemble des pièces administratives et comptables nécessaires à l'instruction du dossier,

• une lettre de "motivation",

• la présentation générale des activités de l'association,

• le descriptif du projet,

• le budget / plan de financement spécifique de l'action.


Les documents administratifs> Dans le cas d'une première demande, il est préférable que le

dossier "administratif" soit le plus complet possible : il constitue normalement un "dossier permanent" auprès de la collectivité. Il devra notamment comporter les éléments suivants :

• les derniers statuts de l'association et leur récépissé de dépôt à la préfecture,

• un extrait de la publication de création au Journal Officiel

• les coordonnées complètes de l'association : nom, adresse, téléphone, fax, e-mail, site internet (si existant),

• le mandat de l'association, des informations sur son objet, ses activités et ses moyens humains et financiers,

• un relevé d'identité bancaire


les documents administratifs

• le rapport d'activités et les comptes annuels approuvés du dernier exercice (ou rapport du commissaire aux comptes lorsqu'il y en a un)

• la composition des organes dirigeants (composition du bureau et du conseil d’administration) avec l'indication de la situation professionnelle de leurs membres, le nombre d'adhérents, éventuellement le nombre de dirigeants rémunérés et le montant de ces rémunérations ;

• les éventuels agréments obtenus par l’association

• une déclaration sur l'honneur du représentant de l'association mentionnant notamment les références de l'ensemble des demandes de subventions introduites auprès d'autres financeurs publics et affirmant que l'association est à jour de ses déclarations sociales et fiscales.



• Le numéro SIRET de l’association, indispensable pour l’obtention d’une subvention. Ce numéro peut être obtenu par simple demande auprès de l’INSEE

• le dernier budget prévisionnel approuvé par les instances statutaires de l'association, faisant si possible ressortir les financements publics dont l'association bénéficient et qu'elle a sollicités.

• une information sur l'effectif du personnel salarié ainsi que les niveaux de rémunération.

• Il est également pertinent de joindre en annexe tous les documents qui permettront de valoriser votre dossier : liste des organismes déjà financeurs, revue de presse, agrément spécifique,...).



> Lors d'un renouvellement, il est nécessaire, en principe, de n’envoyer que les éléments suivants :

• Les statuts modifiés de l'association (si des modifications sont intervenues entre temps),

• Le rapport d'activités et les comptes annuels approuvés du dernier exercice

• Le compte rendu narratif et financier des subventions perçues l’année précédente pour le même objet si celles-ci concernaient un projet spécifique.

• Celui-ci doit notamment permettre de constater que le projet financé antérieurement suit ses objectifs initiaux et que la subvention a été employée conformément à son objet.


La lettre de demande de subvention

> Un dossier doit être accompagné d'une lettre de demande de subvention claire et concise présentant en quelques mots l'association et ses compétences, les grands axes du projet ou de l'activité pour lequel la subvention est sollicitée, son originalité, la façon dont cette action s'insère dans le cadre de la politique définie par le subventionneur.

> Il est en outre impératif d'indiquer le montant de la subvention sollicitée, les coordonnées du porteur de projet ainsi que les pièces jointes dans le cadre de la demande.

> Ne pas oublier également de mentionner les éventuels partenaires du projet et les principaux financements déjà acquis (ou éventuellement sollicités) dans le cadre de l'action.


Gérer le délai

> Les délais d’instruction des demandes de subvention peuvent parfois s'avérer conséquents. Ceci implique que l’association doit anticiper au maximum ces délais :

• Déposer le dossier de demande de subvention dans les délais requis par l’organisme sollicité. Les dates limites fixées sont souvent liées à des comités d’examen, des conseils municipaux ou toute autre réunion prévue pour instruire les demandes de subventions. Le délai dépassé peut signifier un report d’instruction au prochain comité, parfois plusieurs mois plus tard…

• S’assurer que le dossier envoyé comporte toutes les pièces requises pour éviter les demandes d’informations complémentaires qui allongent les temps d’instruction.


Gérer le délai

• Répondre le plus rapidement et efficacement lorsque des pièces complémentaires ou des précisions sont sollicitées.

• Se renseigner sur l’état d’avancement de l’instruction du dossier afin de pouvoir ajuster le cas échéant le démarrage effectif de l’action envisagée.

• Etre pragmatique et prudent quant à l’obtention de la subvention. Lorsque d’autres moyens de financement sont déjà acquis, l’association pourra engager les dépenses nécessaires dans leur limite. Lorsque la subvention sollicitée représente une part très significative du budget, il conviendra de patienter et de préparer le lancement de l’action avec des coûts réduits, notamment lorsque la subvention octroyée ne permet la prise en compte des dépenses engagées qu’à compter de sa date de notification…

Définir son projet, ses actions


La définition des projets : Une nécessité

> Il convient de présenter du mieux possible les activités et les projets prévus tout en conservant l’optique d’être synthétique :

• Définir le plus précisément possible les buts et les objectifs du projet ou de l’association (quantitatifs et qualitatifs) afin de démontrer l’intérêt d’octroyer la subvention sollicitée, ainsi que les moyens qui seront mis en place pour évaluer l’atteinte des objectifs définis.

• Valoriser la demande en précisant les apports de l’action ou de l’association pour les bénéficiaires tout en restant clair et succinct.

• En outre, lorsque cela est possible, il est préférable d’indiquer les montants valorisés des contributions en nature (bénévolat, dons en nature, etc.) dont bénéficient l’association ou le projet.


Définir le projet

> La description du projet n'est bien entendu effectuée que s'il s'agit d'une demande de subvention pour une action spécifique. Toutefois, même si la demande concerne le fonctionnement général de l'association, il est fortement conseillé d'indiquer en quoi l'attribution de la subvention pourra accroître l'étendu de ses activités, améliorer son action, permettre son développement ou tout simplement garantir l'existence de ses actions.

> L'objectif général est de présenter de manière concrète et précise la situation initiale, les objectifs du projets ainsi que les résultats attendus à moyen et long terme.


Définir le projet

> Les éléments principaux à reprendre sont les suivants :

• Indiquer le titre du projet

• Définir le contexte : description de la situation générale, besoins identifiés, expérience de l'association sur des projets similaires.

• Identifier les objectifs principaux de l'action, les résultats attendus, les bénéficiaires directs et indirects, la durée et le lieu de l'action, la viabilité du projet.


Définir le projet

• Décrire les modalités de mise en œuvre du projet : définition des activités et de leur pertinence, méthodes de travail retenues, planification du déroulement, intégration dans une politique locale, régionale ou nationale, indication des partenaires du projet (techniques et financiers).

• Définir les moyens nécessaires en terme de ressources humaines, matérielles et financières, les indicateurs de suivi de l'action ("monitoring") et leur modalité d'évaluation.


Définir le plan d’actions

> Expliquer ce que votre organisation compte faire pour résoudre le problème.

• Qui est la cible, et comment l'impliquer dans l'activité ? Combien de personnes en bénéficieront ?

• Que comptez vous faire? Selon quel ordre et sur combien de temps ? Un chronogramme d’activités pourra illustrer le propros…

• En quoi êtes-vous le mieux placé pour la mise en œuvre du projet ? Quels sont vos références ?

• Qui va faire le travail et quelles sont les compétences? (Joindre des CV le cas échéant)

• Quand le projet aura t-il lieu ?

• Où aura t-il lieu ?


Définir des indicateurs

> Le projet doit définir préalablement les indicateurs qui permettront d’une part de juger si celui-ci est pertinent, réaliste et cohérent et d’autre part de vérifier in fine que les résultats obtenus correspondent bien à ce qui a été prévu

> Ceux peuvent notamment se déterminer autour des éléments d’activités suivants :

• nombre de bénéficiaires de l’action, de participants,

• résultats obtenus en terme financier,

• Impacts pour la collectivité, le territoire, d’autres structures,

• Effets escomptés en terme sociaux, économiques,

• Etc.


Les éléments persuasifs sur le fond

> Le nom du projet doit être évocateur, simple à retenir et original.

> Expliquer l’origine du projet : comment il est né

> L'information doit être claire et cohérente avec les objectifs de ceux à qui elle est destinée.

> Privilégier la valeur ajoutée de l’information au poids du papier : chaque information délivrée doit apporter quelque chose à la compréhension de la problématique posée.

> Soigner les liens logiques entre les différents éléments du projet, pour assurer la cohérence d’ensemble du dossier.

> Etre le plus concret possible, étayer vos propos de chiffres pertinents : nombre de bénéficiaires par exemple…


Les éléments persuasifs sur le fond

> Démontrer clairement votre légitimité à agir sur la problématique, votre volonté de participer et de collaborer au développement local,

> Prouver votre bonne connaissance du terrain, le bon ciblage de la problématique et des bénéficiaires,

> Expliquer les impacts en termes économiques, sociaux et environnementaux à long terme,

> Définir la mobilisation des acteurs ou d’autres partenaires : mobilisation effective et réciproque

> Le cas échéant, démontrer la viabilité économique du projet


Adopter une présentation soignée

> La première page de couverture du dossier indique clairement la structure porteuse du projet et ses coordonnées ainsi que le titre du projet (pas trop long !) et si possible un visuel.

> Le dossier doit contenir un sommaire et donc une pagination (numéros de pages)

> En pied de page figurent la référence du dossier et la date de réalisation

> La police utilisée est lisible et la présentation est aérée.

> Les éléments importants sont mis en évidence : titres hiérarchisés en caractères gras, soulignés, couleurs…


Adopter une présentation soignée

> Le projet peut être localisé géographiquement sur une carte

> La présence de photos pourra donner des effets visuels persuasifs et illustrant de façon pertinente le propos. Elles sont souvent plus explicites que de longues phrases…

> Les annexes doivent être légères et pertinentes, et être annoncées au fil de la présentation du projet pour renvoi en annexe. Elles peuvent contenir : présentation des partenaires, lettres de soutien, devis significatifs

Estimer le budget prévisionnel, le suivre


Le budget / plan de financement de l'action

> Un budget prévisionnel de l'action doit être impérativement envoyé avec la demande. Il doit comporter non seulement l'ensemble des charges prévisionnelles par rubriques mais aussi toutes les ressources acquises ou prévues affectées au projet (plan de financement). Ne pas oublier d'indiquer les éventuelles contributions en nature (et les emplois correspondants) qui font partie intégrante du plan de financement.

> Le budget doit être équilibré et comporter suffisamment de détails mais pas trop afin de ne pas s'enfermer dans des sous-lignes budgétaires multiples et difficiles à suivre. Un budget simplifié accompagné d'une annexe de commentaires sur les bases de calcul est préférable à un budget comportant de trop nombreuses rubriques (n'oubliez pas que c'est sur la base de celui-ci que devront être préparés les comptes-rendus financiers justificatifs!).


Les données conjoncturelles

> A chaque poste comptable de recette et de dépense correspond une prévision qui ne peut être la reconduction pure et simple du passé, mais résulte d’une série d’observations collectées tout au long de l’année sur fiches.

> Des données conjoncturelles, comme par exemple :

• L’évolution des salaires

• L’évolution des charges sociales et fiscales

• L’évolution des tarifs de certaines consommations, etc.

> Des données comme par exemple :

• Les relevés de consommations,

• Le renouvellement de certains contrats : baux, cotisations, abonnements, évolution de l’activité en nombre de journées, etc.


Les charges et les produits

> Les charges prévisionnelles doivent être soigneusement identifiées et quantifiées poste par poste, en anticipant le mieux possible sur la réalité de la formation des coûts, qui ne seront engagés qu’ultérieurement. Le déroulement de l’exercice à venir doit avoir été entièrement décrypté.

> Les produits (prestations, subventions), doivent également bénéficier de la plus grande attention car l’optimisme dans ce domaine se traduit par des déconvenues.

> Outre les éléments ponctuels ou exceptionnels, c’est souvent la réalité des exercices précédents qui est le meilleur guide pour établir des prévisions.


Construire un budget

> Construire un budget prévisionnel nécessite au préalable de s’être mis au clair sur le projet de l’association et sur les moyens à mettre en œuvre pour le réaliser.

> C’est donc un outil qui est subordonné aux différentes discussions préalables avec les autres membres impliqués dans la gestion de l’association qui vont préciser les moyens que vous souhaitez vous donner.

> Les règles à observer : régularité des activités – prendre son temps – impliquer les autres – être réaliste – prévoir l’avenir – tenir compte de la politique de l’association – contrôler les événements – tenir compte des éléments conjoncturels -


Evaluation des coûts

> Pour évaluer les coûts, une très bonne solution, quand cela est possible, est de se renseigner auprès d’une association (union, réseau, etc.) ayant mené récemment le même type d’opération ou pratiquant la même activité.

> Ne vous contentez pas de « on dit » ou d’évaluation « à la louche ». Vous serez surpris par exemple, si vous n’avez pas l’habitude de payer des salaires, de la différence qui existe entre le salaire versé à la personne (salaire net) et la charge salariale globale que cela va induire pour l’association.

> De même n’hésitez pas à demander des devis aux prestataires que vous envisagez de faire intervenir de manière à vous appuyer sur des documents de type contractuel.


Faire jouer la concurrence

> Si votre activité nécessite l’achat de matières premières, de nourriture ou d’autres fournitures, vous pouvez avec internet vous faire une idée très précise des dépenses à assumer.

> Assurez vous de n’oublier aucune dépenses, pour ce faire dresser une liste la plus détaillée possible. Le fait par exemple de faire appel à des bénévoles nécessitera peut-être d’envisager de les nourrir ou de leur rembourser leurs frais de déplacements, tenez en compte.

> Enfin pensez aux postes incontournables comme les assurances, les frais de communication, des frais de reprographie, etc.


Les produits> Les produits, quant à eux, sont plutôt de nature « certaine » ou

« aléatoire ».

> Les recettes aléatoires sont fortement liées aux activités de votre association, elles sont par exemple :

• Les ventes

• Les prestations de service

• Les dons

• Des éléments plus financiers tels que les reprises de provision, les produits des placements à court terme, etc.

> En parallèle, les recettes quasi-certaines (selon le type d' activité de votre association) sont par exemple :

• Les cotisations des adhérents

• Les adhésions

• Les subventions notifiées

• Des éléments plus financiers tels que les produits de vos placements à long terme, les ventes approuvées d’un de vos actifs, etc.


L’équilibre du budget

> En comparant vos recettes à vos dépenses prévisionnelles et si vous avez un déficit prévisionnel, il vous faudra certainement rediscuter collectivement votre projet pour réajuster vos objectifs en les adaptant aux réalités économiques.

> Si le déficit est minime, vous pourrez vérifierez si certaines dépenses ne peuvent pas être légèrement réduites, sans modifier le projet, de manière à s’ajuster aux recettes.

> Si vous aboutissez à un excédent prévisionnel, vérifiez bien toutes vos données, vous avez sûrement été trop optimiste !


Contrôle et suivi budgétaire

> A un rythme régulier, mensuel si possible, le contrôle budgétaire doit s’exercer entre les prévisions et les réalisations. Toute différence sensible doit être étudiée et avoir son explication d’ordre interne ou externe :

• décalage dans le temps

• dépenses (ou recettes) imprévues

• mésestimation d’un coût

• manque de préparation, d’expérience, de réalisme

• facteurs imprévisibles : politiques, sociaux, économiques, climatiques, etc.

> Les causes doivent être recherchées et le budget doit être (quand cela est possible) modifié en conséquence :

• si le même résultat est visé, le décalage doit être compensé

• à défaut, le résultat prévisionnel doit être modifié.

A qui s’adresser et comment ?


Auprès de quelle collectivité déposer sa demande ?

> De nombreux organismes ont la possibilité et même la vocation de vous aider à financer les activités de votre association.

> Néanmoins, vous avez tout intérêt, plutôt que multiplier les démarches auprès de nombreux interlocuteurs, à vous adresser aux collectivités locales ou institutions dont les choix exprimés se rapprochent le plus des objectifs poursuivis par votre association ou dont les subventions apparaissent les plus adaptées à vos domaines d'actions.


Auprès de quelle collectivité déposer sa demande ?

> En effet, les collectivités préfèrent généralement adopter une politique de soutien aux associations en fonction de leurs objectifs prioritaires, plutôt que de procéder à un "saupoudrage" de leurs fonds. La réception d'une demande de subvention en complet décalage avec les priorités de la collectivité pourrait "décrédibiliser" les actions de votre association.

> En outre, le choix des institutions dépend également de l'étendu de vos actions : de la mairie pour des actions à vocation communale à la Commission Européenne pour des projets de dimension internationale.

> En bref, l'envoi d'une demande de subvention doit être impérativement "ciblée".


Comprendre le cadre de l’instruction

> L’instruction consiste à vérifier que la demande de subvention pourra être prise en compte par l’entité qui la réceptionne.

> Lors de l’instruction d’un dossier, l’instructeur de la demande de subvention vérifie la recevabilité formelle de la demande, ce qui consiste à : • Vérifier que l’objet de la subvention correspond aux objectifs et

politiques de la collectivité concernée

• Transmettre le dossier au service compétent, le cas échéant (si le service saisi n’est pas celui qui convient).

• Réaliser un premier examen des pièces pour vérifier que la demande est recevable.

• Accuser réception de la demande auprès du demandeur et notifier la recevabilité formelle de la demande.



> Si la demande de subvention est recevable formellement, l’instructeur de la demande de subvention instruit au fond le dossier de subvention.

> En premier lieu, il vérifie la conformité par rapport à la programmation et la cohérence de la demande par rapport au budget disponible.

> Pour les subventions attribuées en vue de la réalisation d’une action, l'instructeur procède en outre aux opérations suivantes :

• Vérifier la présence des pièces requises par la réglementation

• Analyser la demande de subvention au fond, ce qui revient à examiner la capacité du demandeur à porter le projet pour lequel il sollicite la subvention : examen des documents financiers (budget du bénéficiaire, plan de financement du projet), examen des conditions de réalisation du projet (moyens humains…), composition du conseil d’administration, adéquation avec les objectifs de politique de la collectivité



• Vérifier qu'une subvention n'a pas déjà été versée pour un même objet/bénéficiaire.

> L’instructeur de la demande de subvention peut éventuellement se faire assister par l’expert juridique pour les cas de subventions complexes (subventions d’investissement…).

> L’instructeur définit le montant et la ligne budgétaire sur laquelle la subvention va être imputée.

> En cas de refus, l’instructeur notifie le refus au demandeur


Cadre de l’instruction : Les points d’analyse

> Le budget prévisionnel

> L'utilité du Compte de Résultat et ses composantes

> L'analyse de l'activité, des coûts, du niveau d'autonomie de l'association

> L'analyse de la structure bilantielle, de la solvabilité, de la trésorerie réelle, de l'endettement, de la tendance financière

> Les indicateurs de contrôle

> La viabilité de l'association

> La dépendance financière de l'association et son équilibre financier

> La capacité de l'association à assurer sa pérennité et les risques de dégradation

Conclusion : les éléments clés d’une demande réussie


Caractéristiques principales d’une demande de subvention réussie

> Préparer un dossier administratif complet qui sera utile pour toutes les demandes de subventions.

> Constituer un dossier de demande de subvention adapté aux exigences de l’organisme sollicité. En effet, chaque autorité peut définir son propre dossier de demande de subvention à compléter. Dans ce cas, il sera indispensable d’adopter les cadres proposés qui seront nécessaires à la bonne instruction du dossier

> Choisir le type de demande de subvention selon qu’elle porte sur le fonctionnement général, le financement d’un projet ou d’investissement, etc.


Le délai de dépôt / d'octroi de la subvention

> Il est essentiel de déposer les dossiers de demande de subvention dans les délais : au cours du dernier trimestre de l'année précédente pour les collectivités et en général au cours du premier trimestre de l'année civile s'agissant de subventions d'Etat. D'autres périodicités existent pour des demandes plus spécifiques ou répondant à "des appels à projet."

> Dans tous les cas, sachez que tout retard dans le dépôt du dossier peut entraîner le rejet pur et simple de la demande. En outre, les délais d'instruction peuvent s'avérer souvent très conséquents (et s'accroissent généralement en évoluant dans la hiérarchie des collectivités).


Construire sa demande

> Décrivez de manière concrète et "professionnelle" votre projet ou les activités de votre association en quantifiant précisément les résultats attendus, les bénéficiaires de l'action et en mettant en avant votre expérience en la matière. Votre dossier doit être conçu pour convaincre, il s'agit de don bien de "vendre" votre projet à la collectivité.

> Ne comptez pas exclusivement sur le financement sollicité auprès de la collectivité : le financement public est aléatoire et peut ne pas être renouvelé d'une année sur l'autre. Complétez donc vos recherches de financement auprès de sources alternatives (mécénat, manifestations exceptionnelles, etc.)


Pour aller plus loin…

> Collectivités locales - associations : bien gérer les subventions / Ordre des Experts Comptables, club secteur public, août 2003

> La subvention publique, le marché public et la délégation de service public / mode d’emploi – Ministère de la Santé des Jeunesses et sports 2007

> Guide pratique de la LOLF à l’usage des associations subventionnées par l’Etat – Ministère de la Santé des Jeunesses et sports 2007

> Le financement public des associations / Jean-François MERLET- Edition Juris Service - 2001

> www.associations.gouv.fr : site du Ministère de la Jeunesse, des Sports et de la vie associative

> www.adele.gouv.fr/subventions-publiques : site de demande de subventions en ligne (en construction du futur site www.subventions-publiques.fr/ )

www.inextenso-associations.com

Documents

Comment présenter un dossier de demande de subvention ? 13 février 2009 2 e Assises de la Vie Associative Creusotine