Compartimentul Audit Intern · 13. Ac Actualizează 14. Av Avizează 15. An Analizează 16. C Calculează 17. E Elaborează 18. Ef Efectuează 19. I Identifică 20. Î Îndosariază

PROCEDURĂ OPERAŢIONALĂ PRIVIND

INTERVENȚIA LA FAȚA LOCULUI

COD: P.O 06-03

Ediția I

Revizia 1

Data elaborării : 04.04.2017

Data reviziei : 16.11.2017

AGENȚIA NAȚIONALĂ ANTI-DOPING COMPARTIMENTUL AUDIT PUBLIC INTERN

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

COD PROCEDURA P.O 06.03


Ediția I Nr.de ex.2 Revizia 1 Nr.de ex.2 Pagina 2 din 28

Exemplar nr.1

2

1. LISTA RESPONSABILILOR CU ELABORAREA, VERIFICAREA ŞI AVIZAREA PROCEDURII OPERAŢIONALE

Nr. crt.

Elemente privind responsabilii/ operaţiunea

Nume şi prenume Funcţia Data Semnătura

0 1 2 3 4 5

1. Elaborat Aristița SÎRBU Auditor intern 16.11.2017

2. Verificat/Supervizat Constantin IRIMIA Coordonator CAPI 16.11.2017

3.

Verificat Camelia MUNTEANU Secretar

Comisie SCIM .. ... 2017

4. Avizat Doina Ofelia MELINTE Președinte Comisie SCIM ....... 2017

5. Aprobat Graziela Elena VÂJIALĂ Președinte ANAD .. .. . .2017

2. SITUAŢIA EDIŢIILOR ŞI A REVIZIILOR ÎN CADRUL EDIŢIILOR

PROCEDURII OPERAŢIONALE

Nr.

crt.

Ediţia sau, după caz, revizia în

cadrul ediţiei

Componenta revizuită Modalitatea

reviziei

Data de la care se aplică prevederile ediţiei sau

reviziei ediţiei

0 1 2 3 4

2.1. Ediţia I

Agentia Naționala Anti-Doping

Compartimentul Audit Public Intern

Procedura Operațională privind Intervenția la fața locului

Modificare structură

organizatorică

2 zile de la aprobarea Președintelui ANAD






Exemplar nr.1

3

3. LISTA CUPRINZÂND PERSOANELE CĂRORA LI SE DIFUZEAZĂ EDIŢIA SAU, DUPĂ CAZ, REVIZIA DIN CADRUL EDIŢIEI PROCEDURII OPERAŢIONALE

Nr. crt.

Scopul difuzării

Exemplar nr.

Structură organizatorică Funcţia Nume şi

prenume Data

primirii Semnătura

0 1 2 3 4 5 6 7

3.1 Aplicare 1

CAPI Coordonator CAPI

Irimia Constantin

3.2 Aplicare 1 CAPI Auditor intern Sîrbu Aristița

3.2. Informare 2 Comisia SCIM Secretar comisie SCIM

Camelia Munteanu

3.3. Evidenţă 1 CAPI Irimia Constantin/

Sîrbu Aristița

3.4. Arhivare 1 CAPI

Irimia Constantin/

Sîrbu Aristița

4. SCOPUL PROCEDURII OPERATIONALE 4.1. Procedura operaţională are rolul de a prezenta pașii pe care auditorii interni trebuie să îi parcurgă în etapa de intervenție la fața locului a misiunii de audit inten, precum și documentele de lucru elaborate până la etapa proiectului raportului de audit intern

Derularea activităților detaliate în procedura operațională „Intervenția la fața locului” presupune întocmirea următoarelor formulare: Chestionar listă de verificare, Teste, Fișe de identificare și analiză a problemei, Formulare de constatare și raportare a iregularităților, Notă centralizatoare a documentelor de lucru şi Minuta şedinţei de închidere

4.2. Dă asigurări cu privire la existența documentației adecvate desfășurării activității de intervenție la fața locului a misiunii de audit intern;

4.3. Asigură continuitatea activității, inclusiv în condițiile de fluctuație a personalului;






Exemplar nr.1

4

4.4. Sprijină activitațile de control si evaluare, iar pe conducătorul Agenției în luarea deciziilor.

4.5. Rezultatul acestei proceduri îl constituie elaborarea celor 6 documente elaborate în etapa de intervenție la fața locului a misiunii de audit.

5. DOMENIUL DE APLICARE A PROCEDURII OPERAŢIONALE

5.1. Intervenția la fața locului constituie etapa în care auditorii interni adună informaţii şi dovezi, clarifică eventuale neclarităţi întâlnite până la această etapă, sintetizează deficienţele constatate și se asigură, înainte de întocmirea Proiectului raportului de audit intern, că documentele de lucru sunt complete și corespund constatărilor, constituind un sprijin adecvat pentru elaborarea proiectului raportului de audit.

5.2. Procedura se aplica exclusiv în cadrul Compartimentului audit public intern pentru etapa Intervenția la fața locului.

5.3. Listarea principalelor documente de care depinde și/sau care depind de activitatea procedurată ( chestionare, liste de control, foi de lucru, interviuri etc.)

5.4. Lista compartimentelor furnizoare de date si/sau beneficiare de date ale activității procedurate:

- Furnizori de date : ROF, Organigrama ANAD, Comisia de monitorizare si implementare a SCIM, DGTASIRPI, DEAAP și DJRU.

- Beneficiari de date : Compartimentul audit public intern.

6. DOCUMENTE DE REFERINŢĂ (REGLEMENTĂRI) APLICABILE

ACTIVITĂŢII PROCEDURATE

6.1. Reglementări internaţionale

Standardele internaţionale de audit emise de Institutul Auditorilor Interni din SUA

6.2. Legislaţie primară

- Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, republicată, cu modificările și completările ulterioare;

6.3. Legislaţie secundară

- H.G. nr. 1086/2013 pentru aprobarea Normelor generale privind exercitarea activităţii de audit public intern;






Exemplar nr.1

5

-Ordinul Președintelui ANAD nr.174/04.07.2014 privind aprobarea Normelor specifice privind exercitarea activitatii de audit public intern și a Cartei auditului intern din ANAD;

- H.G. nr.1522/2006 pentru aprobarea organigramei și a ROF al ANAD, republicată și modificată prin H.G nr.744/16.10.2017

- Ordinul președintelui ANAD nr.254/17.10.2017 privind reorganizarea prin divizare a Direcției Economice, Administrativ, Juridic și Resurse Umane

- HG nr. 521/20.07.2016 pentru modificarea HG nr. 1522/2006 privind aprobarea structurii organizatorice și a ROF ale ANAD

6.4. Alte documente, inclusiv reglementări interne ale entităţii publice

- SR EN ISO 9001:2015 Sisteme de management al calităţii - principii fundamentale şi vocabular

- Ordinul SGG nr.400/2015 pentru aprobarea Codului controlului intern cuprinzânnd standardele de management/control intern la entităţile publice şi pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial, republicat, cu modificările și completările ulterioare.

- Ordinul Președintelui ANAD nr.321/2016 pentru aprobarea procedurii de sistem PS 01 – Procedura de sistem privind elaborarea procedurilor formalizate pentru activităţile desfăşurate în cadrul Agentiei Nationale Anti-Doping.

7. DEFINIŢII ŞI ABREVIERI ALE TERMENILOR UTILIZAŢI

ÎN PROCEDURA OPERAŢIONALĂ

7.1. Definiţii ale termenilor

Nr.

crt. Termenul Definiţia şi/sau, dacă este cazul, actul care defineşte termenul

0 1 2

1. Procedură operaţională

Procedura formalizată, în scris, care descrie toți pașii ce trebuie urmați, a metodelor de lucru stabilite si a regulilor de aplicat in vederea realizării activității, cu privire la aspectul procesual.

2. Ediție a unei proceduri operaționale

Forma inițială sau actualizată, dupa caz, a unei proceduri operaționale , aprobată si difuzată

3. Audit intern Activitate funcţional independentă şi obiectivă, de asigurare şi consiliere, concepută să adauge valoare şi să îmbunătăţească activităţile entităţii publice, contribuind la îndeplinirea obiectivelor entităţii publice printr-o






Exemplar nr.1

6

abordare sistematică şi metodică, ce evaluează şi îmbunătăţeşte eficienţa şi eficacitatea managementului riscului, controlului şi proceselor de guvernanţă

4. Audit de regularitate Examinarea acțiunilor asupra efectelor financiare pe seama fondurilor publice sau a patrimoniuluui public, sub aspectul respectării ansamblului principiilor, regulilor procedurale si metodologice, care le sunt aplicabile

5. Audit de sistem Evaluare de profunzime a sistemelor de conducere si control intern, cu scopul de a stabili dacă acestea funcționează economic, eficace si eficient, pentru identificarea deficiențelor si formularea de recomandări pentru corectarea acestora.

6. Interviu instrument specific al activităţii de audit intern, realizat de către auditorii interni prin discutarea cu persoanele implicate/interesate în/de activitățile/operațiunile/procesele auditare;

7. Iregularitate orice încălcare a unei prevederi din legislaţia naţională/comunitară rezultată dintr-o acțiune sau omisiune a unui operator economic, care are sau ar putea avea ca efect prejudicierea bugetului României/Uniunii Europene, prin introducerea unei cheltuieli nejustificate;

8. Fraudă înşelăciune, act de rea credinţă săvârşit pentru a realiza un profit material; prezentarea sau utilizarea unor documente/declaraţii false, incorecte sau incomplete care au ca efect alocarea/obţinerea în mod necuvenit a fondurilor naţionale/comunitare

9. Constatare situație identificată de către auditorii interni, ce se încadrează în obiectivele misiunii de audit intern, ce poate fi demonstrată cu documente justificative; acestea trebuie să fie prezentate într-o manieră pertinentă şi incontestabilă, care să evite utilizarea expresiilor imprecise (se pare, în general, uneori, evident), a limbajului abstract

10. Supervizarea Parcurgerea, analizarea şi semnarea unui document/formular, pentru a constata conţinutul şi calitatea acestuia, cât şi de a recomanda (dacă se impune) eventuale propuneri de modificări.

11. Testarea Orice activitate care oferă auditorului dovezi suficiente pentru a susţine o opinie

12. Fișa de identificare si analiză a problemei

Reprezintă un document de lucru întocmit pe parcursul misiunilor de asigurare pentru fiecare problemă identificată care sprijină auditorii în parcurgerea unui rationament profesional pentru stabilirea naturii problemei, faptelor, criteriilor, cauzelor, consecintelor, precum și a recomandarilor pentru remediere si prevenirea aparitiei pe viitor a deficientei.






Exemplar nr.1

7

13. Formularul de constatare şi raportare a iregularităţilor

Este documentul care se întocmeşte în cazul în care auditorii interni constată existenţa sau posibilitatea producerii unor iregularităţi

14. Probele Informațiile pe baza cărora se fundamentează concluziile, opiniile auditorului. Ele trebuie să fie: - suficiente (informatii cantitative suficiente pentru ca auditorul să poata să indeplineasca bine munca si calitativ impartiale, astfel încat pot fi considerate fiabile); - pertinente (informatiile corespund cu exactitate obiectivelor auditului); - au un cost de obținere rezonabil (informatiile au un cost de obtinere proportional cu rezultatul pe care auditorul urmarește să îl obtină)

15. Obiectivele Enunțuri generale elaborate de catre auditorul intern care definesc rezultatele urmărite prin misiunea respectiva.

16. Recomandare Propunerea formulată pentru a corecta/a elimina deficientele constatate si pentru a preveni materializarea riscului

17. Chestionarul Chestionarul cuprinde întrebările pe care le formulează în scris auditorii interni persoanelor auditate.

18. chestionarul - listă de verificare - CLV

Documentul cuprinde un set de întrebări standard pentru fiecare obiectiv de audit şi activitate/acţiune auditabilă privind responsabilităţile, mijloacele financiare, tehnice şi de informare, precum şi resursele umane existente

19. Risc Ocazia/eventualitatea ca producerea oricărui eveniment, acțiune, situație sau comportament să aibă un impact nefavorabil asupra capacității entității/structurii auditate de a-și realiza obiectivele.

20. Minuta şedinţei de închidere

Formular ce conține aspectele discutate de către personalul CAPI, implicat în misiunea de audit intern, cu reprezentanții structurii auditate, inclusiv opinia finală asupra obiectivelor urmărite, precum și recomandările formulate în cuprinsul Proiectului raportului de audit intern.

7.2. Abrevieri ale termenilor

Nr.crt. Abrevierea Termenul abreviat

0 1 2

1. PO Procedură operaţională

2. PS Procedura de sistem






Exemplar nr.1

8

3. H.G. Hotărâre de Guvern

4. O.M.F.P. Ordinul ministrului finanţelor publice

5. S.G.G. Secretariatul General al Guvernului

6. A.N.A.D Agentia Naționala Anti-Doping

7. SCIM Sistemul de Control Intern/Managerial

8. SMC Sistemul de Management al Calitatii

9. R.O.F Regulament de Organizare si Funcționare

10. UCAAPI Unitatea Centrală pentru Armonizarea Auditului Public Intern

11. CAI Compartimentul Audit Intern

12. A Aprobă

13. Ac Actualizează

14. Av Avizează

15. An Analizează

16. C Calculează

17. E Elaborează

18. Ef Efectuează

19. I Identifică

20. Î Îndosariază

21. M Modifică

22. P Păstrează

23. Pr Propune

24. R Revizuiește

25. T Transmite

26. V Verifică






Exemplar nr.1

9

8. DESCRIEREA PROCEDURII OPERAŢIONALE

8.1. Generalităţi

Procedura operațională Intervenția la fața locului servește la respectarea cadrului legislativ și normativ în vigoare cu privire la derularea misiunii de audit.

Procedura operațională Intervenția la fața locului descrie activitatea desfășurată de către echipa de audit, la sediul structurii auditate, pentru obținerea dovezilor de audit pe baza cărora sunt formulate constatări, concluzii și recomandări, asigurându-se în acest mod atingerea obiectivelor misiunii de audit intern.

Prezenta PO este utilizată de către personalul Compartimentului de audit intern în etapa Intervenției la fața locului a misiunii de audit intern. Prin desfăşurarea activităţii procedurate este asigurată atingerea obiectivelor Compartimentului de audit intern.

8.1.1. Colectarea şi analiza probelor de audit

Efectuarea testărilor și formularea constatărilor

Tehnici utilizate pentru colectarea probelor de audit public intern

a) Verificarea - asigură validarea, confirmarea, acurateţea înregistrărilor, documentelor, declaraţiilor, concordanţa cu legile şi regulamentele, precum şi eficacitatea controalelor interne.

Principalele tehnici de verificare sunt:

- confirmarea: solicitarea informaţiei din două sau mai multe surse independente în scopul validării acesteia;

- examinarea: constă în obţinerea informaţiilor din texte ori din alte surse materiale în vederea detectării erorilor sau a iregularităţilor;

- calculul: efectuarea unor calcule independente pentru a verifica corectitudinea operaţiilor.

- comparaţia: confirmă identitatea unei informaţii după obţinerea acesteia din două sau mai multe surse diferite;

- punerea de acord: procesul de potrivire a două categorii diferite de înregistrări;

- urmărirea: reprezintă verificarea procedurilor de la documentele justificative spre articolul înregistrat. Scopul urmăririi este de a verifica dacă toate tranzacţiile reale au fost înregistrate;

- garantarea: verificarea realităţii tranzacţiilor înregistrate, prin examinarea documentelor, de la articolul înregistrat spre documentele justificative.






Exemplar nr.1

10

b) Observarea fizică - examinarea înregistrărilor, documentelor şi a activelor prin observarea la faţa locului sau inventarieri prin sondaj.

c) Intervievarea constă în solicitarea unor informaţii privind domeniul auditabil de la persoanele implicate/auditate/interesate.

d) Chestionarea constă în elaborarea unui set de întrebări, conform unei metodologii adecvate, cu ajutorul cărora se urmăreşte obţinerea unor puncte de vedere şi opinii cu privire la domeniul auditabil.

e) Analiza constă în descompunerea unei activităţi în elemente componente, examinând fiecare element în parte.

f) Confirmări externe - obţinerea de dovezi externe ale existenţei, proprietăţii sau evaluării directe de la terţe persoane pe baza unei cereri scrise.

g) Investigarea - căutarea de informaţii de la persoane în măsură să le deţină din interiorul sau din exteriorul organizaţiei.

h) Eşantionarea constă în selecţia şi examinarea unei porţiuni reprezentative din populaţie în scopul de a trage concluzii valabile pentru întreaga populaţie, bazate pe constatările obţinute din eşantion.

i) Testarea - orice activitate care oferă auditorului dovezi suficiente pentru a susţine o opinie.

Tehnici utilizate pentru interpretarea probelor de audit public intern

a) Examinarea documentară constă în analiza unor operaţiuni, înregistrări, procedee sau fenomene economice pe baza documentelor justificative care le reflectă, cu scopul de a stabili realitatea, legalitatea şi eficienţa acestora.

b) Observarea reprezintă o tehnică de comparare a proceselor formale (oficiale) şi a liniilor directoare de aplicare a acestora cu rezultatele obţinute în realitate.

c) Analiza cronologică se focalizează pe determinarea succesiunii evenimentelor sau acţiunilor şi constă în reconstrucţia cauzelor evenimentelor ori a fenomenelor prin extragerea şi analiza constatărilor din documentele sursă de informaţii.

Tehnici utilizate pentru analiza probelor de audit

a) Diagnosticul constă în cercetarea şi analiza realităţii obiective, reperarea disfuncţionalităţilor şi potenţialului de dezvoltare a activităţii entităţii/structurii auditate, identificarea cauzelor şi a măsurilor de redresare, precum şi în identificarea variabilelor-cheie ale dezvoltării şi a măsurilor de ameliorare şi/sau de creştere a performanţelor.

b) Evaluarea reprezintă o cercetare ştiinţifică ce aplică proceduri de colectare şi analiză a informaţiilor privind conţinutul, structura şi rezultatele programelor şi activităţilor.






Exemplar nr.1

11

Instrumente de audit public intern

a) Chestionarul cuprinde întrebările pe care le formulează în scris auditorii interni persoanelor auditate. Tipurile de chestionare sunt următoarele:

- chestionarul - listă de verificare, prevăzut ca model în anexa 2, este utilizat pentru stabilirea şi evaluarea condiţiilor pe care trebuie să le îndeplinească fiecare domeniu auditabil. Documentul cuprinde un set de întrebări standard pentru fiecare obiectiv de audit şi activitate/acţiune auditabilă privind responsabilităţile, mijloacele financiare, tehnice şi de informare, precum şi resursele umane existente.

b) Interviul - instrument de analiză pentru identificarea problemelor, soluţiilor sau evaluarea implementării, este utilizat pentru a obţine o imagine de ansamblu asupra domeniului auditabil, precum şi pentru a obţine o primă listă a problemelor ce urmează a fi analizate.

c) Tabloul de prezentare a circuitului auditului (pista de audit) permite:

- stabilirea fluxurilor informaţiilor, atribuţiilor şi responsabilităţilor referitoare la acestea;

- stabilirea modului de arhivare a documentaţiei justificative complete;

- reconstituirea operaţiunilor de la iniţiere până la finalizarea lor şi invers.

Colectarea probelor de audit se realizează în urma testărilor efectuate în concordanţă cu programul misiunii de audit public intern.

Activităţile derulate contribuie la obţinerea constatărilor de audit şi justificarea lor cu probe de audit.

Testele se întocmesc pe obiectivele şi activităţile/acţiunile auditabile stabilite în programul misiunii de audit intern.

Testul cuprinde următoarele: obiectivul testului, modalitatea de eşantionare, descrierea testării, constatări şi concluzii şi este prevăzut ca model în anexele 3 si 4 .

Documentul elaborat se semnează de către auditorii interni şi de către supervizor/ (coordonatorul desemnat al) compartimentului audit.

Efectuarea testărilor şi formularea constatărilor

Auditorii interni

a) Stabilesc, pentru fiecare testare, tehnicile de audit ce urmează a fi utilizate. b) Stabilesc pista de audit prin identificarea fluxurilor de informatii, a atributiilor și responsabilitatilor. c) Utilizează tehnicile și instrumentele specifice misiunii de audit. d) Formulează obiectivul testarii. e) Stabilesc metoda de eșantionare si determină eșantionul care va fi testat. f) Stabilesc și descriu tipul testărilor ce se vor efectua.






Exemplar nr.1

12

g) Formulează constatările și concluziile de audit in funcție de prelucrarea informațiilor obtinute în urma aplicării tehnicilor si instrumentelor specifice de audit intern si a probelor de audit colectate. h) Elaborează chestionare, liste de control, foi de lucru, interviuri etc. i) Elaborează testele in conformitate cu programul misiunii de audit public intern. j) Colectează probe de audit pentru toate testările si constatările efectuate. k) Apreciază daca probele de audit obținute sunt suficiente, relevante, competente si utile. l) Etichetează, numerotează si îndosariaza testele in dosarul misiunii de audit public intern.

Supervizorul/ coordonatorul compartimentului audit intern

a) Avizează acurateţea tehnicilor de audit stabilite pentru fiecare testare. b) Analizează şi avizează chestionarele, listele de control, foi de lucru etc., elaborate de auditorii interni.

c) Confirmă fluxul de informaţii, atribuţiile şi responsabilităţile menţionate în pista de audit.

d) Analizează şi avizează utilizarea adecvată a instrumentelor şi documentelor de lucru în vederea realizării unei auditări obiective.

e) Analizează şi avizează testele elaborate de auditorii interni.

Analiza problemelor şi formularea recomandărilor

Fişa de identificare şi analiză a problemei, prevăzută ca model în anexa 5 se întocmeşte de regulă pentru una sau mai multe probleme, abateri, nereguli, disfuncţii constatate, dacă privesc aceeaşi cauză.

Documentul cuprinde următoarele rubrici: problema, constatarea, cauza, consecinţa, precum şi recomandarea formulată de auditorii interni.

Fişa de identificare şi analiză a problemei se întocmeşte de auditorul/auditorii interni, se discută şi se supervizează de către supervizor.

Constatările şi recomandările formulate de auditorii interni sunt discutate pe timpul intervenţiei la faţa locului cu reprezentanţii entităţii/structurii auditate, care vor semna pentru luare la cunoştinţă fişele de identificare şi analiză a problemelor.

În cazurile în care reprezentanţii entităţii/structurii auditate refuză semnarea pentru luare la cunoştinţă a fişelor de identificare şi analiză a problemelor, auditorii interni transmit aceste documente prin registratura entităţii/structurii auditate şi continuă procedura.

Analiza problemelor şi formularea recomandărilor

Auditorii interni a) Prelucrează testele realizate.






Exemplar nr.1

13

b) Analizează problemele identificate. c) Enuntă consecintele si implicatiile problemelor identificate. d) Stabilesc cauzele problemelor identificate. e) Formulează recomandări pentru eliminarea cauzelor problemelor identificate. f) Elaborează fișele de identificare si analiză a problemelor. g) Indică proba de audit pentru fiecare constatare. h) Numerotează și indosariază fișele de identificare si analiză a problemelor în dosarul misiunii de audit public intern.

Supervizorul/

coordonatorul

compartimentului

audit intern

a) Analizează şi verifică documentele şi informaţiile care au stat la baza întocmirii fişelor de identificare și analiză a problemelor. b) Verifică suficienţa probelor de audit care susţin constatarea formulată în cadrul fişei de identificare şi analiză a problemei.

c) Supervizează fişele de identificare şi analiză a problemelor.

Reprezentantul structurii auditate

Semnează pentru luarea la cunoștintă fișele de identificare si analiză a problemelor.

8.1.3. Analiza şi raportarea iregularităţilor

8.1.3.1. Formularul de constatare şi raportare a iregularităţilor, prevăzut ca model în anexa 6, se întocmeşte în cazul în care auditorii interni constată existenţa sau posibilitatea producerii unor iregularităţi.

8.1.3.2. Formularul de constatare şi raportare a iregularităţilor cuprinde următoarele rubrici: problema, constatarea, actele normative încălcate, consecinţa, recomandările şi eventualele anexe sau probe de audit.

8.1.3.3. După completare, auditorii interni prezintă formularul şefului/coordonatorului desemnat al compartimentului audit intern, care informează în termen de 3 zile conducătorul A.N.A.D. şi structura de control abilitată, care vor continua verificările şi vor stabili măsurile ce se impun.

Analiza şi raportarea iregularităţilor

Auditorii interni a) Identifică iregularitatea. b) Stabilesc actele normative incălcate. c) Stabilesc consecintele cu privire la iregularitătile identificate. d) Formulează eventuale recomandări pentru eliminarea iregularitătii. e) Identifică probele care sustin constatările cu privire la iregularitătile identificate.






Exemplar nr.1

14

f) Elaborează formularul de constatare si raportare a iregularitatilor și îl semnează.

g) Transmit imediat formularul de constatare si raportare a iregularitatilor coordonatorului compartimentului audit intern.

Supervizorul/coordonatorul

compartimentului audit public intern

a) Analizează si evaluează iregularitatea identificată și constatarea formulată. b) Apreciază suficienta probelor de audit care sustin constatarea formulată. c) Supervizează formularul de constatare si raportare a iregularitătilor.

Coordonatorul

compartimentului audit public intern

a) Analizează si verifică probele de audit care au stat la baza elaborării formularului de constatare si raportare a iregularitătilor. b) Informează în termen de 3 zile conducătorul ANAD care a aprobat misiunea de audit public intern si structura de control abilitată.

Revizuirea documentelor şi constituirea dosarului de audit public intern

Revizuirea documentelor se efectuează de către auditorii interni pentru a se asigura că documentele elaborate pe timpul derulării misiunii de audit public intern sunt pregătite în mod corespunzător şi adecvat.

Auditorii interni, prin revizuirea documentelor, se asigură că dovezile colectate pentru susţinerea constatărilor sunt suficiente, concludente şi relevante.

Revizuirea documentelor

Auditorii interni a) Numerotează corespunzător documentele procedurale, documentele de lucru si lucrările elaborate pe parcursul derulării misiunii. b) Completează documentele procedurale, documentele de lucru și lucrările elaborate, acolo unde se consideră că sunt insuficiente. c) Se asigură că pentru fiecare constatare există probe de audit si că acestea sunt suficiente, concludente si relevante. d) Indexează, prin atribuirea de litere si cifre, fiecare document justificativ aferent constatărilor auditului (proba, dovada de audit). e) Intocmește, daca este cazul, nota centralizatoare a documentelor de lucru, prevazuta în anexa 7






Exemplar nr.1

15


compartimentului audit intern

Verifică și avizează nota centralizatoare a documentelor de lucru

Dosarul de audit public intern, prin informaţiile conţinute, asigură legătura între obiectivele de audit, intervenţia la faţa locului şi raportul de audit public intern. Acestea stau la baza formulării concluziilor auditorilor interni.

Structura dosarului de audit public intern este următoarea:

I. Dosarul misiunii de audit public intern cuprinde următoarele secţiuni:

I.1. Secţiunea A - Raportul de audit public intern şi anexele acestuia:

- ordinul de serviciu;

- declaraţia de independenţă;

- proiectul raportului de audit public intern şi raportul de audit public intern;

- testele efectuate;

- fişele de identificare şi analiza a problemelor (FIAP), după caz;

- formularele de constatare a iregularităţilor (FCRI), după caz;

- programul de audit etc.

I.2. Secţiunea B - Administrativă:

- notificarea privind declanşarea misiunii de audit public intern;

- minuta şedinţei de deschidere;

- minuta şedinţei de închidere;

- minuta reuniunii de conciliere;

- corespondenţă cu entitatea/structura auditată etc.

I.3. Secţiunea C - Analiza riscului:

- documentaţia privind analiza riscului.

I.4. Secţiunea D - Supervizarea şi revizuirea desfăşurării misiunii de audit public intern:






Exemplar nr.1

16

- de regulă, supervizarea şi revizuirea desfăşurării misiunii de audit public intern se realizează prin semnarea de către supervizor/ (coordonatorul desemnat al) compartimentului audit a documentelor prevăzute în prezentele norme, la care trebuie parcursă această etapă procedurală;

- după caz, răspunsurile auditorilor interni la revizuirea proiectului raportului de audit public intern, alte documente întocmite privind supervizarea.

II. Dosarul de lucru cuprinde, după caz, copii xerox ale documentelor justificative, care confirmă şi sprijină constatările şi concluziile auditorilor interni. Dosarul poate fi indexat prin atribuirea de litere şi cifre pentru fiecare secţiune/obiectiv de audit din cadrul programului de audit. Indexarea trebuie să fie simplă şi uşor de urmărit.

Dosarele misiunii de audit public intern sunt proprietatea A.N.A.D. şi sunt confidenţiale, se păstrează până la implementarea recomandărilor din raportul de audit public intern, după care se arhivează în concordanţă cu reglementările legale în vigoare. Termenul de păstrare în arhivă este de 10 ani de la data finalizării misiunii de audit intern.

Şedinţa de închidere

Şedinţa de închidere a misiunii de audit public intern are scopul de a prezenta constatările, concluziile şi recomandările preliminare ale auditorilor interni, rezultate în urma efectuării testărilor.

În cadrul şedinţei de închidere, auditorii interni prezintă structurii auditate o sinteză a constatărilor, recomandărilor şi concluziilor auditorilor.

Rezultatele şedinţei se consemnează în minuta şedinţei de închidere, prevăzută ca model în anexa 8. Şedinţa de închidere

Auditorii interni a) Planifică ședinta de inchidere. b) Prezintă constatările, concluziile si recomandările misiunii de audit. c) Intocmesc minuta ședintei de închidere. d) Transmit minuta ședintei de inchidere structurii auditate, pentru semnare. e) Indosariază minuta ședintei in dosarul misiunii de audit public intern.


compartimentului audit intern

a) Participă la desfăsurarea sedintei de inchidere, dupa caz. b) Sustine si argumenteaza constatarile, concluziile si recomandarile formulate de auditorul intern.

Conducătorul structurii auditate

a) Participă la desfășurarea ședintei de inchidere. b) Prezintă opiniile in privinta constatărilor, concluziilor si recomandărilor auditorilor interni. c) Confirmă restituirea tuturor documentelor puse la






Exemplar nr.1

17

dispozitia auditorilor interni pe timpul derulării misiunii de audit intern.

8.2. Documente utilizate

8.2.1. Lista şi provenienţa documentelor

În cazul PO, în etapa Intervenției la fața locului sunt utilizate următoarele

formulare:

F-PO-06.03.01 – Chestionar listă de verificare;

F-PO-06.03.02 – Test;

F-PO-06.03.03 - Fișă de identificare și analiză a problemei;

F-PO-06.03.04 – Formular de constatare și raportare a iregularităților;

F-PO-06.03.05 – Notă centralizatoare a documentelor de lucru;

F-PO-06.03.06 – Minuta şedinţei de închidere

8.2.2. Conţinutul şi rolul documentelor

1) Chestionarul - listă de verificare este utilizat pentru stabilirea şi evaluarea condiţiilor pe care trebuie să le îndeplinească fiecare domeniu auditabil. Documentul cuprinde un set de întrebări standard pentru fiecare obiectiv de audit şi activitate/acţiune auditabilă privind responsabilităţile, mijloacele financiare, tehnice şi de informare, precum şi resursele umane existente.

Chestionar listă de verificare - F-PO-06.03.01, conține întrebări, structurate pe fiecare obiectiv al misiunii de audit intern și activitate/acțiune, privind responsabilitățile, mijloacele financiare, tehnice și de informare, precum și resursele umane existente pentru stabilirea și evaluarea condițiilor pe care trebuie să le îndeplinească fiecare domeniu auditabil.

(2) Testul – F-PO-06.03.02 este utilizat de auditorii interni pentru a consemna verificările efectuate pentru conformitatea documentelor, procedurilor, informaţiilor prezentate cu prevederile cadrului legal în vigoare. Informațiile din formular se referă la următoarele aspecte: date de identificare a misiunii de audit intern, auditorii care l-au elaborat, supervizorul, data, obiectul supus testării, obiectivul, descrierea testului, constatările şi concluziile auditorilor interni. În cadrul testului - la descrierea sa - sunt menţionate tehnicile de audit intern utilizate şi paşii parcurşi de către auditori în urmărirea obiectivului testului.

(3) Fișă de identificare și analiză a problemei – F-PO-06.03.03, conţine analiza, efectuată de către auditorii interni, situaţiilor „problemă”; este întocmită pentru fiecare disfuncționalitate,






Exemplar nr.1

18

neregulă constatată și prezintă rezumatul acesteia, cauzele și consecințele, precum și recomandările formulate în scopul corectării/îmbunătățirii problemei identificate.

(4) Formular de constatare și raportare a iregularităților – F-PO-06.03.04, elaborat în cazul constatării de către auditorii interni a existenței unor iregularități sau a unor condiții favorabile producerii acestora; elementele componente sunt: constatarea; actul sau actele normative încălcate; consecințe; recomandări; anexe.

(5) Notă centralizatoare a documentelor de lucru – F-PO-06.03.05, formular prin intermediul căruia auditorii interni şi supervizorul verifică dacă pentru constatările efectuate există documente justificative corespunzătoare, informațiile conținute fiind suficiente, concludente, relevante și cuprinse în documentele specifice elaborate de către auditorii interni.

(6) Minuta şedinţei de închidere – F-PO-06.03.06, formular ce conține aspectele discutate de către personalul Compartimentului Audit Public Intern, implicat în misiunea de audit intern, cu reprezentanții structurii auditate, inclusiv opinia finală asupra obiectivelor urmărite, precum și recomandările formulate în cuprinsul Proiectului raportului de audit intern. Minuta şedinţei de închidere este elaborată cu respectarea următoarei structuri:

- menţiuni generale (denumirea misiunii de audit, auditorii care au elaborat documentul, data la care s-a elaborat documentul, supervizorul);

- lista participanţilor (nume și prenume, funcţie, entitatea/structura auditată, semnăturile participanţilor);

8.2.3. Circuitul documentelor

Chestionarul listă de verificare, Testele, Fișa de identificare și analiză a problemei, Formularul de constatare și raportare a iregularităților, Notă centralizatoare a documentelor de lucru și Minuta şedinţei de închidere sunt elaborate de către auditorul/ auditorii interni și supus analizei și supervizării persoanei responsabile. În cazul Fișei de identificare și analiză a problemei, formularul este prezentat pentru luare la cunoștință reprezentantului entității/structurii auditate.

8.3. Resurse necesare

8.3.1. Resurse materiale

Resurse materiale se dezvoltă pe elemente de logistică : birouri, scaune, linii telefonice, rechizite, materiale informatice, calculatoare personale , acces la baza de date, rețea, imprimantă, posibilități de stocare a informațiilor etc.

- unităţi IT (computere, imprimante, laptop-uri); - internet, intranet; - birotică; - consumabile; - mobilier adecvat desfăşurării activităţii.






Exemplar nr.1

19

8.3.2. Resurse umane

Auditorii interni din cadrul Compartimentului de audit public intern.

8.3.3. Resurse financiare

Desfăşurarea activităţii procedurate nu implică resurse financiare suplimentare faţă de cele alocate prin bugetul Agenției.

8.4. Modul de lucru

Modul de lucru se desfășoară conform diagramei de proces prezentată în Anexa 1

8.4.1. Planificarea activităţii

Activitățile detaliate în prezenta procedură se desfășoară conform planificării stabilite în Programul misiunii de audit intern și în etapa Intervenției la fața locului

8.4.2. Valorificarea rezultatelor activităţii

Rezultatele acestei etape sunt utilizate de către auditorii interni pentru elaborarea Proiectului raportului de audit intern.

9. RESPONSABILITĂŢI ŞI RĂSPUNDERI ÎN DERULAREA ACTIVITĂŢII

Nr.

crt.

Structura organizatorică (postul)/acţiunea

(operaţiunea) I II III IV

V VI

VII VIII IX

0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

1. Coordonator A V

3. Supervizor S M V

4. Auditor intern C E M R Î P

Coordonatorul Compartimentului de audit intern realizează următoarele activităţi:

1) semnează Fișa de identificare și analiză a problemei, Minuta şedinţei de închidere și Adresele de înaintare a chestionarelor; 2) analizează Formularul de constatare şi raportare a iregularităţilor și înştiinţează Președintele ANAD pentru continuarea verificărilor; 3) participă la şedinţa de închidere.






Exemplar nr.1

20

4)semnează Chestionarul listă de verificare, Testele, Chestionarele, Fișa de identificare și analiză a problemei, Formularul de constatare şi raportare a iregularităţilor, Nota centralizatoare a documentelor de lucru și Minuta şedinţei de închidere; 5)organizează ședințe de lucru, împreună cu echipa de audit, decide dacă anumite situații prezentate de către echipa de audit favorizează/sunt iregularități/fraude sau nu; 6)participă la şedinţa de închidere; 7)asigură pe tot parcursul misiunii de audit intern îndrumarea, asistenţa, consilierea şi informarea auditorului/auditorilor interni. Auditorul/auditorii interni realizează următoarele activităţi:

1) elaborează și semnează formularele specifice prezentei proceduri; 2) participă la întâlnirile organizate de către supervizor sau de coordonatorul CAPI; 3) prezintă supervizorului toate documentele întocmite pe parcursul acestei etape a misiunii de audit intern în vederea analizei şi semnării; 4) prezintă supervizorului informaţiile/dovezile/datele justificative ale documentelor de audit întocmite; 5) informează supervizorul despre acordul/dezacordul asupra modificărilor/completărilor realizate de către acesta pe documentele înaintate spre analiză şi semnare; 6) îndosariază și păstreză documentele și formularele elaborate pe parcursul etapei de intervenție la fața locului în dosarul misiunii la secțiunile corespunzătoare; 7) păstrează PO Intervenția la fața locului.

10. ANEXE, ÎNREGISTRĂRI, ARHIVĂRI

Nr. anex

ă

Denumirea anexei

Elaborator

Aprobă Nr. exem-plare

Difuzare

Arhivare Alte ele-

mente Loc Perioa

dă

0 1 2 3 4 5 6 7 8

1 Diagrama de proces a PO Intervenția la fața locului

Auditori interni/ Supervizor

Președinte ANAD

2 CAPI CAPI






Exemplar nr.1

21

11. Cuprins

Numarul componentei in cadrul procedurii operaționale

Denumirea componenței din cadrul procedurii operaționale Pagina

Coperta 1

1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea si aprobarea editiei sau, dupa caz, a reviziei in cadrul editiei procedurii operationale

2

2. Situatia editiilor si a reviziilor in cadrul editiilor procedurii operationale 2

3. Lista cuprinzand persoanele la care se difuzeaza editia sau, dupa caz, revizia din cadrul editiei procedurii operationale

3

4. Scopul procedurii operationale 3

5. Domeniul de aplicare a procedurii operationale 4

6. Documentele de referinta (reglementari) aplicabile activitatii procedurate

4

7. Definitii si abrevieri ale termenilor utilizati in procedura operationala 5

8. Descrierea procedurii operationale 9

9. Responsabilitati și răspunderi în derularea activității 19

10. Anexe, inregistrari, arhivari 20-28

11. Cuprins 21






Exemplar nr.1

22

Anexa 1

Diagrama de proces pentru realizarea PO

Ședința de închidere

STOP

Colectare informații și obț. dovezi: analiză, obs. fizică, documentare, verificare

START

Structura auditată

Chestionare LV, Chestionare și interviuri

FIAP-uri

Teste

Nota centralizatoare a documentelor de lucru

FCRI-uri

Președinte ANAD

STOP






Exemplar nr.1

23

F-PO-06.03.01

Anexa 2

Chestionarul - Lista de verificare

- Model -

Compartimentul de audit intern

Intervenţia la faţa locului

Data.......................... Colectarea probelor de audit

Domeniul/activitatea auditată: . . . . . . . . . . . . Denumirea misiunii: . . . . . . . . . . . . Document redactat de: . . . . . . . . . . . .

CHESTIONARUL - LISTA DE VERIFICARE

Nr. crt.

Întrebări Da Nu Observaţii

Obiectivul de audit nr. . . . . .

1. Activitatea/acţiunea . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . Întrebări formulate

n.

Auditori interni Supervizor,

.......................................... ............................................






Exemplar nr.1

24

F-PO-06.03.02

Anexa 3

Test - Model A -



Data.................................. Colectarea probelor de audit


TEST

Obiectivul misiunii interne

Obiectivul testului

Modalitatea de eşantionare

Descrierea testării

Constatări

Concluzii


.......................................... ............................................






Exemplar nr.1

25

F-PO-06.03.03

Anexa 4

Fişă de identificare şi analiză a problemei

- Model -



Data......................... Colectarea probelor de audit


FIŞĂ DE IDENTIFICARE ŞI ANALIZĂ A PROBLEMEI

Problema

Constatarea

Cauza

Consecinţa

Recomandarea

Întocmit Data:

Auditor intern, . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Pentru luare la cunoştinţă

Reprezentantul structurii auditate


.......................................... ............................................






Exemplar nr.1

26

F-PO-06.03.04

Anexa 5

Formularul de constatare şi raportare a iregularităţilor

- Model - Compartimentul de audit intern


Data......................... Colectarea probelor de audit


FORMULARUL DE CONSTATARE ŞI RAPORTARE A IREGULARITĂŢILOR

Problema

Constatarea

Actele normative încălcate

Consecinţa

Recomandări

Anexe


.......................................... ............................................






Exemplar nr.1

27

F-PO-06.03.05

Anexa 6

Notă centralizatoare a documentelor de lucru - Model -



Data.................................. Revizuirea documentelor şi constituirea dosarelor de

audit public intern


NOTA CENTRALIZATOARE A DOCUMENTELOR DE LUCRU

Constatarea Documentele justificative/ Probele de audit

Există Auditor

Da Da

Secţiunea. . . - Obiectivul de audit


.......................................... ............................................






Exemplar nr.1

28

F-PO-06.03.06

Anexa 7

Minuta şedinţei de închidere - Model -



Data.................................. Şedinţa de închidere


Perioada auditată: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

MINUTA ŞEDINŢEI DE ÎNCHIDERE

A. Lista participanţilor

Numele Funcţia Structura auditată Semnătura

B. Concluzii

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Documents

Compartimentul Audit Intern · 13. Ac Actualizează 14. Av Avizează 15. An Analizează 16. C Calculează 17. E Elaborează 18. Ef Efectuează 19. I Identifică 20. Î Îndosariază