COMPTABILITE 2005Maracuja

Fruit de la passion !

UAG – CRIG 12/2004

COMPTABILITE 2005MaracujaMenu Principal

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COMPTABILITE 2005● Paramétrages.● Visa des Bordereaux et les Bordereaux Non Admis.● Journal et Écritures.● Brouillard.● Émargements.● Ré-imputations.● Ordre de Paiement.● Retenues / Oppositions.● Paiements.● Éditions.● Planification 2005.● Mise en Place.

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COMPTABILITE 2005

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Paramétrages: Application.

COMPTABILITE 2005

Reprise automatique des utilisateurs JEFYCO 2004 autorisés à la comptabilité.

● Concepts :● Un utilisateur est une personne de GRHUM.● Un utilisateur a désormais OBLIGATOIREMENT un mot de passe.● Un utilisateur est autorisé à des fonctions du logiciel par exercice ou non. ● Un utilisateur est autorisé à des codes gestion (902,903,etc..) pour certaines fonctionnalités.

● Point suivants :● Création d'un utilisateur.● Attribution des Autorisations (fonctionnalités / code gestion / Exercice).● Le plan comptable (visa et contre partie).● Le mode de paiement.

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Paramétrages : Utilisateurs.

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Menu -> Gestion des Utilisateurs

Création :● Vérifier l'existence de votre utilisateur dans l'annuaire.

● S'il n'existe pas le créer en tant que fournisseur.● Vérifier son LOGIN et son MOT DE PASSE (voir Service Informatique)

● Bouton ajouter un utilisateur « + »● Recherche par le nom votre futur utilisateur● Sélectionner la ligne de votre choix.● Valider ● Vérifier la date de début et de fin de l'accès de votre nouvel utilisateur.

Attribution des droits:● Autoriser l'utilisateur en cochant la fonctionnalité.● Autoriser à un code gestion (en cochant).● Spécifier l'exercice (menu déroulant).

Annulation d'un utilisateur :● Bouton supprimer (-)● Mettre un date de Fin d'accès a votre utilisateur.

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Paramétrages : Démarche.

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Paramétrages : Interface.

Les utilisateursLes autorisations

Les codes gestion

Les informations de l'utilisateur selectionné

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Paramétrages : Utilisateurs : Création.

Rechercher une personne

Ajouter un utilisateur

critère

Supprimer un utilisateur

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Paramétrages : Utilisateurs : Autorisations.

Accès Exercice

Les fonctionnalités

Utilisateur sélectionné

Début et Fin de l'accès

Les codes gestion

COMPTABILITE 2005Le plan comptable est définit par :un numéroun libelleun niveauune nature● Recette● Dépense● Tiers● TrésorerieÉmargement ?● Débiteur● Créditeur● Les 2 sens● Pas d'émargementBudgétaire ?● Participe t il à la saisie du budget.

Autorisation :● Écritures de balance d'entrée.● Écritures de l'exercice.● Écritures de fin d'exercice.

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Paramétrages : Plan Comptable.

COMPTABILITE 2005

Menu -> Administration ->Plan Comptable

Ajouter un compte d'imputation:● Vérifier l'existence de votre compte d'imputation.

● s'il existe le rendre valide● S'il n'existe pas le créer

Ajouter le compte suivant son « père » , ex : Pour ajouter le 6452 vérifier que le 645 existe sinon créer le 645 avant de créer le compte 6542...● Autoriser le compte à la saisie du budget par nature.● Autoriser le compte aux écritures de balance d'entrée.● Autoriser le compte aux écritures de l'exercice.● Autoriser le compte aux écritures de fin d'exercice. ● Compte de dépense , de recette, autres...

Annuler un compte d'imputation● passer le compte d'imputation à non-valide.

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Paramétrages : Plan Comptable.

COMPTABILITE 2005

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Paramétrages : Interface Plan Comptable.

Les filtres

Le paramétrage du VISA

COMPTABILITE 2005

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Paramétrages : Interface Plan Comptable.

Emargement ?

le Sens !

Nature de l'imputation

Saisie du budget ?

COMPTABILITE 2005Menu -> Administration -> Imputation et Visa

Concepts :Cette fonctionnalité permet de déterminer automatiquement le compte de contre-partie et le compte de TVA ,lors du visa d'une dépense. ex :● le visa d'un compte 621 génère un HT Débit 621, TTC Crédit 4012

et TVA Débit44** Attention le compte de Crédit 4 peut être modifier par le mode de paiement ,ex :● Pour un mode de paiement Banque: C4012● Pour un mode de paiement DPAO : C47**

(voir paramétrage mode de paiement).

Paramétrage :● Sélectionner le compte d'imputation de classe 6 ou 2.● Définir le compte d'imputation de contre-partie.● Définir le compte d'imputation de TVA

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Paramétrages : Imputation et Visa.

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Paramétrages : Interface Imputation et Visa.

Visa ...

compte visa contre partie

visa compte de tva

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Le Mode de Paiement est définit par :Un code numéraireUn libelleUn domaine

● Virement● Caisse● Chèque● Interne● Autres

Un compte d'imputation de VISA si Domaine INTERNE.Un compte de PAIEMENT si autre DOMAINE.

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Paramétrages : Mode de Paiement.

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Menu -> Administration -> Mode de Paiement

Création :● Choisir un code.● Choisir un libelle● Définir le domaine : chèque / virement / caisse / autre.● Si virement, le mode de paiement est liés à un RIB :

les mandats et les ordres de paiement utilisant ce mode seront traités par virement bancaire (BQF,ETEBAC,etc..).

Choisir le compte d'imputation de visa :● Si on conserve le compte de visa par défaut du compte « Ordonnateur »

(voir imputation et visa) ne rien mettre en compte de visa.● Sinon choisir le compte de Contre-Partie au VISA (suivant C2/C6).Choisir un compte de « paiement » C5 , pour les domaines :● Domaine chèque.● Domaine virement.● Domaine caisse. Annulation : IMPOSSIBLE (pour l'instant).

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Paramétrages : Mode de Paiement.

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Paramétrages : Interface Mode de Paiement.

Code Domaine Libelle imputation VISAImputation Paiement

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Paramétrages : Interface Mode de Paiement.

Code : mode de paiement

Libelle

Domaine

imputation

imputation

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Visa des Bordereaux.

COMPTABILITE 2005

Rappels :● L'utilisateur doit être autorisé à viser.● L'utilisateur doit être autorisé à viser pour l'exercice.● L'utilisateur doit être autorisé à viser pour un code gestion.● On vise un bordereau.● On rejette un mandat en entier.● On peut demander de conserver certaines dépenses du mandat en cas de rejet.

Nouveaux :● On peut modifier la Classe 4

Différents TYPE DE VISA :● Bordereau de mandat :BTME

● Mandats● Paye● Prestation interne

● Bordereau de Titre : BTTE● Titres (recettes,renversements,etc..)● Scolarité● Prestation internes● Prestations Externes

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Visa des Bordereaux.

COMPTABILITE 2005

Menu Visa (Dépenses ou recettes).

Fenêtre 1 : le détail du bordereau● Choisir la composante.● Sélectionner le bordereau à viser.Fenêtre 2 : Les rejets (si rejets)● Possibilité de viser la totalité du bordereau .● Sinon décocher les mandats ou les titres à rejeter.● Décocher les dépenses ou les recettes à ressaisir.● Saisir un libelle justifiant le du rejet.Fenêtre 3 : contre partie● Possibilité de modifier la contre-partie.● Possibilité de modifier le mode de paiementFenêtre 4 : Synthèse du visa.● A gauche la liste des mandats ou des titres qui vont être visés.● A droite la liste des mandats ou des titres qui vont être rejetés● Visa du bordereau.

APRES LE VISA :Génération d'un Bordereau Non Admis Contenant les rejets.Génération des Écritures de VISA .

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Visa des Bordereaux: Démarche.

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Visa des Bordereaux: Fenêtre 1.

Code gestion

Liste des bordereaux

COMPTABILITE 2005

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Visa des Bordereaux: Fenêtre 2.

Anonymat

Date de réception du bordereau

Liste des mandats du bordereau : rejet ?

listes des dépenses du mandat

possibilité de viser le bordereau en totalité s'il n y a pas de rejet

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Visa des Bordereaux: Fenêtre 3.

Anonymat

Liste des mandats acceptes

Brouillard du visa du mandat

modificationdu « brouillard »de classe 4

modificationdu mode de paiement

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Visa des Bordereaux: Fenêtre 4.

Anonymat

Anonymat

Anonymat

Anonymat

RejetésAcceptés

Possibilité de visualiser le brouillard de chaque mandat a viser.

Possibilité de visualiser le motif de rejet des mandats non acceptés.

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Visa des Bordereaux: Après le Visa.

Les Écritures sont générées par mandat ou titre :● 1 mandat = 1 écriture.● 1 titre = 1 écriture

Le code gestion de la contre-partie est déterminé suivant un paramètre qui prend:● Le code gestion de la comptabilité de rattachement suivant le code gestion du bordereau.● Le code gestion d'origine du mandat ou du titre.

La contre-partie reste dans le code gestion du bordereau, si c'est un SACD.

Le Bordereau Non Admis est généré puis numéroté pour le code gestiond'origine du bordereau (numérotation des mandats ou des titres rejetés). Il est retourné vers l'ordonnateur pour visa.

DEMARCHE ET ECRANS IDENTIQUES POUR LE VISA DES TITRES.

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Journal et Écritures

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Journal et Écritures

Les écritures sont typées :● Écriture de balance d'entrée.● Écriture de l'exercice.● Écriture de fin d'exercice.

On peut enrichir les écritures grâce à un type d'« opération » (#):● Générique.● Convention ressource affectée.● Opération lucrative. ● Autres : à définir suivant les besoins ...

Détermination des écritures SACD :● Utilisation du compte 185*** du SACD.

# : le suivi des opérations se fait du visa jusqu' au paiement,chez l'ordonnateur on identifie ces opérations de la façon suivante :

● La ligne budgétaire détermine si on travaille dans un opération lucrative.● La ligne budgétaire détermine si on travaille dans le cadre d'une convention RA.● En évolution...

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Journal et Écritures : Démarche.

Dans un premier temps on saisie les informations suivantes :● Exercice● Type d'écriture● Libelle de l'écriture● Type d'opération (facultatif).

● choisir l'opération.● !! On valide l'entête de l'écriture !!

Dans un second temps on saisie les mouvements de l'écriture :● Débit ou Crédit● Montant ● Code gestion

Pour terminer :● !! On valide l'écriture !!● Pour un SACD , on propose les écritures des comptes 185***● Attribution automatique du numéro d'écriture

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Journal et Écritures : Entête d'une écriture.

Créer une nouvelleécriture

Passer à la saisie des lignes

journée comptable

Futur numéro

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Journal et Écritures : Détail d'une écriture.

Permet de ValiderL'écriture

Index de saisie

ImputationCode gestion

Libelle Détail

Ajouter undétail

Supprimer un détail

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Journal et Écritures : Fin.

Numéro écriture

Libelle écriture

Type Journal

Origine/opération

Journée comptableComptabilité

Listes des lignes composantle détail de l l'écriture

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Brouillard

COMPTABILITE 2005

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Brouillard

Cette fonctionnalité est activée par un paramètre

Brouillard :● Il n'y a qu'un seul brouillard.● Possibilité de créer une écriture mais de pas la valider dans le journal.

Gestion du brouillard :● Un utilisateur gère SON brouillard.● Annulation d'une écriture dans le brouillard (suppression).● Validation d'une écriture du brouillard => attribution d'un numéro.

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Brouillard

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Émargements

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ÉmargementsCréation : l'émargement offre plusieurs possibilités :

● Émarger un crédit par un débit✔ de même montant✔ de montant différent✔ de montant déterminé par l'utilisateur.

● Émarger un débit par plusieurs crédits.✔ le montant du reste à émarger du débit doit être supérieur à la somme des restes à émarger des crédits.

● Émarger un Crédit par plusieurs Débits.✔ le montant du reste à émarger du crédit doit être supérieur

à la somme des restes à émarger des débits.● Émarger plusieurs crédits par plusieurs crédits

✔ le montant des restes à émarger des crédits doit être égale à la somme des restes à émarger des débits.

● Émarger un crédit par un crédit OU un débit par un crédit✔ de débit de même montant OU de crédit de même montant

Annulation : Possibilité d'annuler un émargement.● Annulation d'un émargement et restitution des restes à émarger des « détails » des écritures

concernées.

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Émargements : Démarche.

Création : ● On sélectionne le compte d'imputation à émarger.● 2 listes apparaissent :

● les débits non émargés.● les crédits non émargés.

● On sélectionne les détails à émarger.● On peut modifier le montant de l'émargement.● On émarge.● Attribution d'un numéro d'émargement

Annulation :● Saisie du numéro d'émargement.● On annule l'émargement.

● Restitution des restes à emmarger des détails de cet émargement.

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Émargements : Création.

Liste des débits

Liste des crédits

Compte à émarger

Montant de l'émargement «modifiable»

émarger

Critères Filtres

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Émargements : Annulation.

Liste des émargements

Les debits : le detail

Les credits : le detail

Filtres de recherche

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Ré-imputations.

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Ré-imputations.

Une ré-imputation concerne un mandat ou un titre Visé.● Modification du mandat ou titre.

● modification dans la classe d'origine.● Édition d'un certificat de ré-imputation.● Génération des écritures de ré-imputation.

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Ré-imputations: Démarche.

Création : d'une ré-imputation.● Sélection d'un titre ou d'un mandat.● Sélection du nouveau compte d'imputation.● Saisie du libelle de la ré-imputation.● Création de la ré-imputation.● Génération de l'écriture.● Édition du certificat de ré-imputation.

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Ré-imputations.

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Ré-imputations.

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Ordre de Paiement.

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Ordre de Paiement.

Un ordre de paiement manipule les informations suivantes :

Les informations de l'OP:● Un libelle de l'OP.● Un fournisseur .● Une date d'émission de OP.● Un montant HT.● Un montant TVA.● Un montant TTC.● Un mode de paiement.● Un rib.● Une origine « d'opération».● Une ligne budgétaire de recouvrement.

La futur écriture Comptable , informations d'un détail :● Débit ou Crédit.● Code gestion.● Un montant.

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Ordre de Paiement: Démarche. Les informations de l'OP:

● On saisie le libelle de l'OP.● OU sélectionner une retenue (ex : de garantie) à payer.

● On détermine le bénéficiaire du paiement (OU):● On recherche le fournisseur de l'annuaire.● On saisie la date d'émission de OP.● On saisie le montant HT / TVA / TTC.● On saisie le mode de paiement qui détermine la nécessité d'un RIB.● On sélectionne le RIB.● On sélectionne une origine « d'opération» si nécessaire (lucrativité/convention...)● Une ligne budgétaire de recouvrement. Qui doit régulariser ?

● ON VALIDE L'ENTETE DE L'OP.● ON PASSE A L'ECRITURE COMTPABLE.

Les informations de la futur écriture comptable :● Manipulations identiques à la saisie d'une écriture.

ON VALIDE LA TOTALITE DE L'OP :● Attribution du numéro d'OP.● Édition de l'OP.● Si l'OP ne nécessite pas de virement on peut le viser et générer l'écriture dans le journal.

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Ordre de Paiement: Informations / Recherches.Filtres

Détail de l'écriture

Numéro Libelle OP

Viser un OP

Modifier un OP

Créer un OP

Annuler un OP

Imprimer un OP

HT TVA TTC

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Ordre de Paiement: Écritures / Éditions

Anonymat Anonymat

Déterminer le fournisseur

Les montants

Composition du détail de l'écriture de visa de cet OP

Opération ?

Déterminer le Mode de Paiementpuis le RIB si nécessaire

Date et numéro du futur OP

Retenueà 'régler'

Supprimerla saisie

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Retenues / Oppositions.

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Retenues / Oppositions.Les retenues peuvent être liées aux dépenses (mandats) ou à des ordres de paiement.Ce lien peut être géré par le comptable au moment du paiement et proposé par l'ordonnateur dans la phase de mandatement.

Les différents types de retenues (déf. imputations):●Salaires●Retenue de garantie●opposition●retenue

Une retenue / opposition est composée :●d'une entête :

● un fournisseur.● un fournisseur créancier.● un lot ● date de début et une date de fin.● un libelle.● un montant.● un RIB.● un type de retenue.

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Retenues / Oppositions.

Une retenue / opposition est composée (suite) :●d'une entête :●d'une « planification » :

● une date de saisie.● un montant à retenir.● le RIB de cette retenue.

Une « planification » de retenue passe par plusieurs états :● validée : On a préparer la retenue mais on n a pas fait de lien avec une dépense , ou

un ordre de paiement.● terminée : Pendant la phase de paiement on a fait le lien ou on a validé le lien entre

cette planification et un ODP ou une dépense.

Pendant la création de ces liens le « reste à recouvrir » de la retenue (entête) augmente dans la limite du montant global de la retenue. Quand le montant de la retenue est du montant des restes recouvrés la retenue (entête) est considérée « terminée ».

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Retenues / Oppositions.

2 possibilités de gestion des retenues :

On saisie TOUJOURS la retenue :A qui fait on une retenue ? fournisseur ?A qui va le montant de la retenue ? créancier extérieur (fournisseur)Le RIB du créancier (informations utilisés pour pré-saisir un ODP).Le montant TOTAL de la retenue.une Date de Début et de Fin.

1er possibilité :On saisie la retenue mais pas la planification.La retenue apparaîtra dans le les phases du paiement et créera automatiqueun planification au moment du lien avec la dépense ou l'ODP.

2em possibilité :On saisie la retenue et on saisie la planification prévue pour recouvrir le montanttotal de la retenue (ex : prélèvement sur plusieurs mois )

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Retenues / Oppositions.

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Paiements

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Les PaiementsIl y a trois domaines de paiement : ● VIREMENT.● CHEQUE.● CAISSE.

Le paiement se déroule en trois phases :Phase 1 : sélection des mandats /ODP.● Sélection des ODP.● Sélection des Mandats.● Modification du mode de paiement.

Phase 2 : Modifications.● Modification du RIB.● Attribution des Retenues / Oppositions.

Phase 3 : informations du paiement.● Date de valeur.● Type de traitement (BQF,ETABAC....).● Génération des opérations (écritures,fichier,etc...).

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Paiements

Pour JANVIER :

Version fonctionnalité limitée (couverture fonctionnelle de compta.app 2004).

Les phases 1 et 3 seront actives mais pas la phase 2 qui sera mise en place courant janvier.

Pour le domaine VIREMENT possibilité de généré des fichiers BQF.

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Paiements

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Éditions

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Éditions

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Planification 2005.

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Planification 2005.

PLANNING 2005● Activer les Retenues (paiements) JANVIER● Enrichir les éditions.● Enrichir les recherches.● Enrichir les interfaces.● La journée comptable.● Préparer la clôture d'exercice.● Préparer le compte financier.● Préparer l'ouverture d'un exercice.● ETEBAC.● Remonter DGCP.● Activer la gestion trésorerie.● Activer le brouillard.● Activer LES comptabilités.

COMPTABILITE 2005

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Mise en Place.

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Mise en Place.

LES TESTS

2em semaine de Décembre :

Envoie d'une version de test pour valider le déploiement , l'accessibilité à l'application et vérification du paramétrage.

CONSACRER UNE JOURNEE POUR VALIDER CETTE INSTALLATION (AGENCE COMPTABLE / SERVICE INFORMATIQUE ).

1ere semaine de Janvier

Envoie de la version d'exploitation 2005.....Donner les accès à vos utilisateurs ....Paramétrage.Mise en production.