Présentation JEFYCO

20 Septembre 2002Université des Antilles et de La Guyane

Plan

• Généralités sur les applications de La Rochelle: « cliquer ici »

• Principe de diffusion et coûts

• Jefyco une application …. parmi d’autres!

• Le budget

• Les dépenses

• Les situations

• Les marchés

• Les recettes

• La comptabilité

• L’administration des droits

• Les fournisseurs

• Les missions

• L’inventaire

• Le compte financier

• Les autres modules

• JEFYCO et la paie

• La formation

JEFYCOL’application de gestion financière et comptable

• Un « pilier » du système d’information • Un outil de gestion• Un outil de pilotage• Un outil souple au service d’une politique• Un potentiel évolutif élevé• Une application pouvant répondre aux besoins du

plus grand (Paris 10, Paris 5, …) comme du plus petit établissement (Corté) voire du plus « exotique »:-) (Nlle Calédonie)

JEFYCO: L’aspect fonctionnel

• Simplicité d’utilisation

• Qualité des documents

• Réactivité du produit

• Satisfaction des utilisateurs

Module BUDGET (1)

• Préparation et simulation budgétaires

• Saisie directe du budget ou des DBM

• Virements et ventilations

• Édition de situations budgétaires

Module BUDGET (2)

• Budget par nature et budget de gestion

• Souplesse des types de crédits• Fonctionnement

• Équipement

• Personnel

• …

• Clarté des éditions

Le Budget

• Présentation d’une préparation budgétaire– Diaporama– Exemple vidéo (.avi)

• Documentation de la gestion budgétaire– (cf documentation JEFYCO à l’adresse:

http://www.univ-lr.fr/applications)

Exemple d’une édition au format PDF

Module DEPENSES

• Engagement et commandes simultanés

• Facturation – liquidation

• Mandatement

• Consultations – recherches

Module DEPENSES

• Gestion des codes nomenclatures marchés

• Notion de catalogues produits

• Saisie d’informations analytiques possible

• Sécurité des contrôles automatiques

Une commande JEFYCO 2002-2003

• 1) 2 Approches possibles: – Marchés:

• Par lot

– Hors Marchés :• Par Fournisseur• Par Code de nomenclature (famille de produits homogènes)

– 2 cas sont à considérer ici :» Une commande pour la recherche (nomenclature spécifique à la

Recherche)» Une commande autre

• Par ligne budgétaire

• 2) Suivant l’approche:– Plusieurs engagements par commande possibles– 1 code de nomenclature par engagement

» plusieurs code de nomenclature par commande!

– Une ligne budgétaire par engagement

• 3) Gestion des prestations internes (2003)

La commande: approche hors marchés

•Version non définitive

La commande: approche Marchés

•Version non définitive

Le cas de la pré-commande

• C’est une commande classique ou une demande de prestation interne incomplète :– Partie budgétaire et comptable à compléter– Préparée par un utilisateur habilité pour le

compte d’un centre de responsabilité ou d’une ligne budgétaire dont le dépositaire informé par email aura à charge de terminer la commande.

La pré-commandeversion multi-plateforme Java-Client (Swing)

•Version non définitive

•Ajouter modèle LR avec login/passwd Fournisse

ur

•Logo de l’établissement

•Logo du CR s’il existe!

Les prestations internes

• L’idée est de rendre l’application de demandes de travaux actuelle (cf exemple « Reprographie » diapositive suivante) interopérable avec le moteur de JEFYCO et réciproquement!– Mise en place d’API SOAP/XML via un serveur.

• Utiliser les catalogues produits• Formaliser les transmissions internes reposant

actuellement sur la messagerie électronique

Recherche rapide dans l’annuaire de Recherche rapide dans l’annuaire de l’établissement de la personne pour le compte l’établissement de la personne pour le compte de qui la demande est faitede qui la demande est faite

Recherche rapide dans l’annuaire de Recherche rapide dans l’annuaire de l’établissement de la personne pour le compte l’établissement de la personne pour le compte de qui la demande est faitede qui la demande est faite

La ligne budgétaire sur laquelle devra être La ligne budgétaire sur laquelle devra être imputée la demandeimputée la demandeLa ligne budgétaire sur laquelle devra être La ligne budgétaire sur laquelle devra être imputée la demandeimputée la demande

•Prestataires internes

Le cas (actuel) d’une demande de travaux pour la reprographie

•API SOAP/XML en cours

Grille de traitement

•Intégration en cours

Grille de traitement externe

•Intégration en cours

Module MARCHESModule 3/3 Java client

• Gestion des marchés et des lots

• Gestion des codes nomenclatures

• Paramétrage pour service marchés

• Documentation:– (cf documentation JEFYCO à l’adresse:

http://www.univ-lr.fr/cri/applications– Ou document PDF

Les marchés fenêtre principaleModule java-client multiplateforme

Code de nomenclature à 4 chiffres (famille de produits homogènes).

Pour chaque code à 6 chiffres d’un lot il peut correspondre un détail d’articles du fournisseur

Une importation du catalogue (fichier) du fournisseur est possible. Il faut que ce dernier respecte un format défini dans le CCTP.

Consultation des marchés ouverts sur l’Intranet

Consultation des marchés ouverts sur l’Intranet

Gestion des codes de nomenclatureModule 3/3 Java Client multiplateforme

•Création, Mise à jour des codes

•Association des codes aux fournisseurs

Consultation de la nomenclature sur le Web

•Accéder aux fournisseurs connus (ayant déjà fourni) pour le code sélectionné

•Détail du code sélectionné

Les fournisseurs du code sélectionné

Détail (6 chiffres) d’une famille homogène (4 chiffres) de produits

Les « services » achat

• Le NCMP conduit à une « centralisation » (PRM) des achats – Cependant JEFYCO introduit la notion de

service achat (organisation libre par établissement) habilité à arbitrer les commandes « ambigües » pouvant relever d’un marché (exemple les ouvrages) ou hors seuil (commande unique)

Le module « services achat »: menu

Valider les commandes en attente

Créer des services, désigner des agents habilités

Le module « services achat »: administration (1)

Les services achat

Création d’un service (il est dans GRHUM => annuaire)

Les familles de produits homogènes gérées par les service achat (code à 4 chiffres)

Les agents du « service achat » (ils peuvent ne pas appartenir au service au sens affectation) habilités à valider les commandes dans une famille de produits homogènes

Le module « services achat »: administration(2)

Les services achat

Le module « services achat »:validation

Rechercher une commande

Les libellés « officiels » des articles de la commande

Les commandes en attente pour le service achat auquel appartient l’agent

Le libellé « fournisseur » de l’article

Zone d’explication

Le module « services achat »:validation

Rejet d’une commande: un Email est envoyé qui peut-être complété

Acceptation d’une commande: un Email est envoyé qui peut-être complété

Remarque: tte modif de la commande ré-itère le processus TOTALEMENTUn agent habilité voit ses commandes auto-validées

Exemple d’échanges de mailsservices achat

Ajouter des exemples

Service Achat: situation

Module SITUATIONS

• Essentiel pour tous les utilisateurs

• Nombreux choix possibles

• Un utilisateur ne peut éditer que suivant ses droits d’accès

• Documentation:– (cf documentation JEFYCO à l’adresse:

http://www.univ-lr.fr/cri/applications

•Version Windows

•Version Windows

Situation budgétaire: détaillée « forte »détail des liquidations partielles

Situation budgétaire: détaillée « simple »sans liquidation partielle

Situation budgétaire: Accès Web»

Situation budgétaire: Accès Web»

Situation budgétaire: Accès Web»

Situation budgétaire: Accès Web»

Module RECETTES

• Menu de facturation intégré– Plus de recettes sans facture! (un espoir:-))

• Gestion des recettes et des reversements

• Éditions normalisées

• Documentation:– Document PDF (cf documentation JEFYCO à

l’adresse: http://www.univ-lr.fr/cri/applications

Exemple d’édition d’une facture

•Insérer

•Sobre mais très ré

glementaire!

•Sobre mais très ré

glementaire!

Module COMPTABILITE

• Écritures et émargements• Gestion des chèques à l’encaissement• Visa et virements• Ordres de paiement• Documentations:

– Document PDF (cf documentation JEFYCO à l’adresse: http://www.univ-lr.fr/applications)

– Exemple vidéo (.avi)

La gestion des FOURNISSEURS

• Gestion des fournisseurs et des clients• Reprise possible des anciens fichiers• Validations centralisées ou non• Intégration dans ANNUAIRE• Documentations:

– Doc annuaire PDF (cf documentation à l’adresse: http://www.univ-lr.fr/applications)

– Diaporama Fournisseurs

Gestion des fournisseurs via l’annuaire

3 modes d’accès:-administrateur fournisseur-agent JEFYCO-autres

Un cas particulier de l’annuaire:-ce sont des personnes morales OU physiques-ce sont des contacts, entreprises, vacataires, personnels-4 états: valide, à valider, invalide, annulé-ils sont fournisseurs ou client!

Les fournisseurs

Le login/passwd du Fournisseur

Ajout d’un fournisseur

Gestion des doublons

Fiche de saisie rapide: RIB et adresse de facturation obligatoire

La consultations des fournisseurs sur le Web

Remplacer par dernière version

La situation des fournisseurs sur le Web

Administration et gestion des droits

• Réservé à quelques utilisateurs

• Paramétrage des accès

• Gestion des menus et lignes budgétaires

• Documentation:– Diaporama

Module MISSIONS

• Saisie des ordres de mission• Validation valant engagement de crédits• Calcul automatique des états de frais• Rapidité des remboursements• Documentations:

– Document PDF (cf documentation JEFYCO à l’adresse: http://www.univ-lr.fr/cri/applications)

– Diaporama– Exemple vidéo d’une saisie (.avi)

Module INVENTAIRE

• Gestion des numéros par matériel

• Étiquettes avec code barre

• Calcul des amortissements

• État de l’actif

• Documentations:– Document PDF– Exemple vidéo d’une saisie

Edition d’étiquette code-barres

•Donner un exemple avec référence étiquettes

Module COMPTE FINANCIER

• Balances, cadres d’exécution budgétaire

• Résultat et bilan

• Éditions aux normes comptabilité publique

• Pas de paramétrage à effectuer

•Sobre mais très ré

glementaire!

Autres MODULES

• Module autonome de traitement automatique (lecture CMC7, écriture, endossage) des chèques

• Module téléphonie– Pontage de JEFYCO avec le fichier taxation de

l’autocommutateur (Pont existant pour l’Alcatel 4400)

• Modules Web « natifs » et personnalisables• Situation recettes, visa rejets mandats : en

fonctionnement• Taxe d’apprentissage : en test

Autres modules / évolutions à venir

• Conventions : – à finaliser en relation avec les SAIC

• Gestion des régies:– Apport des Antilles et de La Guyane: 2003

• Carte achat: – prototype en Artois en cours

• Budget (évolutions sensibles): – Cahiers des charges en cours

• Comptabilité de programme– Apport de Mulhouse

• Intérêts moratoires

JEFYCO et la Paie: la liberté!

• Il n’existe pas (pas encore:-)) de logiciel de paie spécifique à JEFYCO

• Un pontage existe pour les logiciels:– Ciel Paie pour Windows ou Mac (# 200 Euros)– GFC paie (Gratuit mais en fin de vie)

• Un pontage sera fait pour:– ASTRE dès que les interfaces (API) du logiciels seront connus

• Une demande a été faite auprès de l’AMUE et de GFI

• Tout autre logiciel est possible sous réserves de disposer ou de réaliser le pontage. – Rappel: les sources de JEFYCO sont en Open Source

JEFYCO et la Paie

• On pourrait aussi en faire une?– Les compétences existent au sein du groupe JEFYCO et

elles sont nombreuses– Que des avantages

» pas de pontage => pas d’erreurs » pas de ressources humaines dédiées!» Pas de logiciel spécifique « externe » mais un logiciel

intégré => un module sur même principe que les « missions » ou les prestations internes

» => Un composant métier inter-opérable!

– Ce qui manque?• Le temps pour le développement!

– Coût estimé: 20 000 à 30 000 Euros

Si vous utilisez le module GESPER de GRHUM

•Préparation du contrat

Contrats sur ressources propresLiens avec les lignes budgétaires concernées

Version non définitive

•Plusieurs lignes budgétaires possible

•Cout pré-calculé => engagements automatisés => risque d’erreur quasi nul pour le pontage

•Tentant de faire la liquidation: donc …la paie!!

Exemple: le pontage JEFYCO -Ciel PAIE

La documentation utilisateur

• Une tâche réalisable par n’importe quel partenaire!

• Mise en place d’un serveur « WEBDAV »– Mise à jour collaborative (partage de document) via un répertoire

WEB

– Tout le monde (personne autorisée désignée par l’établissement) doit pouvoir participer

• En cours de test à La Rochelle

• Evolution multimédia: – Clips vidéo: appel à candidatures!

Divers• Les développements à programmer

– Evolution du module Missions (cf présentation du 09 Octobre)– Marchés multi-exercice, multi-attributaire

• Version Bêta en cours de test

– ETEBAC 4– TVA intra communautaire

• Paris 5

– Carte achat • En test

– Évolution technologique (Java client 3/3)• Progressive

– Astre• Attente des API (interfaces)

– Paramètrage des éditions

Les éditions

• Elles sont de la responsabilité de l’établissement • Une formation sur ReportMill a eu lieu• BO peut être utilisé (comme à La Rochelle) ou tout autre

outil au choix de l’établissement• Un paramétrage est mis en place donnant le choix

d’utiliser les éditions de LR ou ??? (au choix de celles proposées par la communauté)

Les éditions

• Les situations: (situation.app)– Version WEB à déployer (sorties toujours en PDF)

FORMATIONS

• De formateurs, sur site

• Sur une base réelle Artois

• Guides avec copies d’écran

Les conditions de la réussite

• Nomination d’un chef de projet

• Implication de tous les intervenants

• Information et sensibilisation

Les « effets secondaires »

• Amélioration de la culture de gestion

• Consolidation du groupe

• Déconcentration plus facile