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COMPTABILITÉ EN LIGNE
MANUEL DU
MODULE BANCAIRE
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TABLE DES MATIÈRES
TABLE DES MATIÈRES ............................................................................................................. 2
INTRODUCTION ......................................................................................................................... 3
AVANT DE SE LANCER … ........................................................................................................ 4
MOUVEMENTS FINANCIERS ‘SORTANTS’ .............................................................................. 6 Constitution de listes de travail ‘paiements’ sur base des opérations ouvertes. ......................................................................... 6 Création d’une enveloppe de paiement sur base de votre ‘liste de travail’ ................................................................................ 8 Dans votre programme de paiement, ouvrez l’enveloppe et exécutez le traitement. ............................................................... 11 L’écran suivant s’affiche :* ..................................................................................................................................................... 12 Saisir les paiements effectués en tant qu’écriture financière. .................................................................................................. 13
MOUVEMENTS FINANCIERS ENTRANTS .............................................................................. 15 Étape 1: Importer les fichiers CODA ..................................................................................................................................... 15 Étape 2: Sélectionnez le fichier CODA voulu. ........................................................................................................................ 15 Stap 3: Gestion des critères de réconciliation CODA .............................................................................................................. 18
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INTRODUCTION
Si vous désirez préparer et traiter vos mouvements financiers d’une manière conviviale et rapide, le
module bancaire Octopus vous offre une solution élégante.
Le module bancaire comporte deux fonctions:
- Les paiements sortants:
Cette fonctionnalité permet de créer les enveloppes de paiement qui pourront ensuite être
importées dans les logiciels de paiement d’Isabel, KBC, CBC, et ING banque.
- Paiements entrants:
Cette fonctionnalité permet d’importer les fichiers CODA provenant de votre banque. Ceci est très
utile pour ceux de nos clients qui mentionnent une communication structurée sur les factures de
vente générées dans le module de facturation Octopus.
Les instructions de ce manuel vous guideront pas à pas dans l’utilisation du module bancaire Octopus.
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AVANT DE SE LANCER …
Avant de démarrer l’utilisation du module bancaire, il vous faudra entrer un certain nombre de données
indispensables.
Par ‘Gestion, Journaux’, ouvrez l’écran de détail de votre journal financier.
Sélectionnez votre journal ‘F’ et cliquez sur ‘éditer’
Cliquez sur éditer
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Sélectionnez l’onglet 'Details de Banque'
Il est obligatoire de remplir le numéro de compte en banque pour pouvoir exporter les enveloppes de paiement.
Les autres champs ne sont pas obligatoires.
Cliquez sur ‘détails de banque’
Introduisez votre numéro de compte en banque
Cliquez sur ‘Sauvegarder’ 4
1
Cliquez ici pour générer automatiquement votre numéro IBAN et le code BIC
2 3
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MOUVEMENTS FINANCIERS ‘SORTANTS’
Constitution de listes de travail ‘paiements’ sur base des opérations ouvertes.
Sur base de la liste ‘opérations ouvertes-fournisseurs’, l’on peut créer une ‘liste de travail’ des paiements
à effectuer.
Pour la sélection des paiements à effectuer, démarrez le menu ‘Banque, Liste de travail’
Dans l’écran ‘Paiements ouverts’, l’on peut cliquer dans la partie supérieure sur les paiements que l’on
désire voir repris dans la liste de paiement.
Cette étape revient donc à ‘accepter’ les paiements à effectuer.
Cliquez pour sélectionner les paiements
Les paiements sélectionnés sont repris dans la ‘Liste de paiement’
Cliquez sur ‘exécuter’ ou appuyez sur F12 pour sauvegarder la liste de
paiement
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1 3
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Introduction d’un virement non lié à un paiement ouvert.
Si vous désirez inclure un virement additionnel dans votre enveloppe de paiement, ceci peut se faire par le
menu ‘Banque, Liste de travail des paiements’. Votre virement sera repris automatiquement
dans la Liste de Paiement.
Créer un nouveau virement
1 Données à remplir
obligatoirement
Cliquez sur ‘OK’
2
3
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Création d’une enveloppe de paiement sur base de votre ‘liste de travail’
Après que la liste de paiement a été constituée, des paiements peuvent être transférés vers ce qu’on
appelle ‘l’enveloppe’
Par le menu ‘Banque, Gestion des enveloppes’, vous regrouperez les paiements que vous
désirez exécuter dans une enveloppe que vous exporterez vers votre logiciel de paiement externe.
Dans l’écran illustré ci-dessous, nous appelons la liste de paiement créée ultérieurement et nous
sélectionnons les paiements que nous désirons voir repris dans l’enveloppe.
Sélectionnez l’établissement bancaire (journal)
Appelez la liste de paiement
1
2
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Vous retrouverez les paiements sélectionnés dans la liste de travail en bas de l’écran. Partant de cette liste,
vous déterminez quels paiements vous désirez reprendre définitivement dans l’ ‘Enveloppe’
Après que tous les paiements ont été repris dans l’enveloppe et sauvegardés, celle-ci doit encore être
exportée pour être traitée dans le programme de paiement externe.
Cliquez pour transférer votre paiement vers l’’Enveloppe’
Exporter l’enveloppe bancaire 1
Cliquez sur ‘Sauvegarder’
1
2
Sélectionnez toujours
‘SEPA v02’ 2
Cliquez sur OK 3
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Le message suivant s’affiche:
Déterminez la ‘Localisation’ de votre fichier
1
Cliquez sur ‘OK’ pour sauvegarder
2
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Dans votre programme de paiement, ouvrez l’enveloppe et exécutez le traitement.
Dans l’exemple ci-dessous, nous illustrons le traitement dans ‘KBC online’
Si vous utilisez un autre programme de paiement (Isabel, Fortis, ING,…) la procédure peut être
différente. Consultez à ce sujet les manuels d’utilisation du programme concerné.
Vous démarrez ‘KBC online’ afin d’importer votre ‘Enveloppe de paiements’
Vous allez vers ‘Menu des transactions’ ‘Envoyer les fichiers’ ‘Envoyer des fichiers contenant des
paiements.
L’écran suivant s’affiche:*
*Remarque: Pour des raisons techniques, quelques captures d’écran de ce manuel n’ont pas pu être
obtenues en français. Nous vous remercions de votre compréhension.
Cliquez sur ‘Envoyer fichiers contenant des paiements’
Cliquez sur ‘Ajouter’
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Cherchez le fichier sur votre disque dur*
L’écran suivant s’affiche :*
Cliquez sur ‘OK’
Sélectionnez le ficher
Cliquez sur ‘Envoyer’
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Saisir les paiements effectués en tant qu’écriture financière.
Les paiements peuvent être très simplement saisis dans le journal financier, traitées et apurées/lettrées.
Étape 1: Ajouter les paiements dans le journal financier
Démarrez un nouvel encodage financier.
Les paiements de l’enveloppe sont automatiquement repris dans le journal.
Cliquez sur ‘ajouter’
3
Démarrez un nouvel encodage
financier
Sélectionnez l’onglet ‘Enveloppes’ ou cliquez sur (F6)
1
2
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Ajouter les paiements au journal financier ne peut se faire que si au niveau des enveloppes bancaires la
rubrique ‘Exécuté’ affiche ‘Oui’. Ceci se fait automatiquement dès que le fichier d’exportation vers le
programme de paiement a été généré.
Étape 2: Traiter les paiements et apurer/lettrer
Tous les paiements seront lettrés/apurés automatiquement!
Remplissez le montant de
clêture de l’extrait 1 Cliques sur ‘Exécuter’ ou F12 2
Vouos revenez automatiquement sur l’onglet ‘Encodages’
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MOUVEMENTS FINANCIERS ENTRANTS
Étape 1: Importer les fichiers CODA
Par le menu ‘Comptabilité, Importer’ vous sélectionnez les fichiers coda fournis par votre
banque
Étape 2: Sélectionnez le fichier CODA voulu.
Par votre programme bancaire (ISABEL, KBC online, Fortis, ING…) vous avez obtenu et sauvegardé des
fichiers CODA
Sélectionnez le répertoire voulu. Prenez le fichier CODA succédant immédiatement au dernier extrait
encodé.
Le montant de départ du fichier CODA doit être identique au montant de clôture de votre dernier extrait.
Lecture des fichiers
CODA
Sélectionnez le fichier à
traiter
Cliquez sur
‘Ouvrir/Open
’
Cliquez sur
‘Sélectionner
fichier’
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L’extrait peut être exécuté si le papillon vert apparaît.
Tous les mouvements financiers sont exécutés/encodés.
Papillon vert: le dernier
montant en Octopus
correspond au montant
d’ouverture du fichier CODA*
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Il est possible également d’importer une série complète de fichiers contenus dans un
répertoire.
Les extraits de compte sont en cours de traitement.
L’image suivante s’affiche:*
Cliquez sur
‘Sélectionner un
répertoire’
Sélectionnez le
répertoire voulu
Cliquez sur
‘ouvrir’
Sélectionnez le
journal financier
concerné
Cliquez sur ‘OK’
1
2
Cliquez sur ‘OK’
3
4
5
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Tous les mouvements sont exécutés immédiatement. Il n’est plus nécessaire ce cliquer sur ‘exécuter’
Si le montant ne peut pas être affecté (pas de lien avec un poste ouvert) il sera porté au compte d’attente
spécifique établi auparavant. (599999 ou autre, peut être défini par ‘Gestion’ ‘Comptes fixes’)
Affectation d’un paiement à une opération ouverte en fonction de :
1. La référence (ex. communication structurée générée par le module de facturation Octopus)
2. Le numéro de compte bancaire du client
3. La combinaison ‘Nom – rue – code postal’
4. Nom et montant (si la combinaison nom – montant ne figure qu’une fois )
5. Montant ( si le montant est unique/ ne figure qu’une fois )
Le fichier coda fourni doit comporter une ligne de détail distincte pour chaque paiement. En général ceci fait
l’objet d’une demande spécifique.
Stap 3: Gestion des critères de réconciliation CODA
Par ‘Sélectionner un fichier’, il est possible d’appeler le répertoire. On obtient alors une liste de tous les
mouvements qui vot être importés
Le mouvement qui est déjà réconcilié apparaît en vert.
Pour réconcilier d’autres mouvements, on double-clique sur le mouvement concerné.
Cliquez sur ‘OK’
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Un écran tel que celui-ci apparaît:
Vous pouvez cliquer sur ‘adapter’ et ajouter la relation par F2.*
*Remarque: Pour des raisons techniques, quelques captures d’écran de ce manuel n’ont pas pu être
obtenues en français. Nous vous remercions de votre compréhension.
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Finalement, le mouvement s’affichera en vert.
Si le mouvement a déjà été porté au compte 599999 ‘compte d’attende CODA’, vous pouvez également
créer un critère coda afin que lors d’une importation suivante le montant soit imputé au compte ou au
client corrects.
Un écran s’affiche qui contient tous les critères CODA.
Cliquez ici
1
Cliquez sur ‘Critère de
reconciliation’ pour ajouter
un critère CODA
2
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1. Donnez le nom du critère CODA
2. Introduisez le format CODA
3. Choisissez le type d’imputation de ce mouvement
4. Donnez le relation/le numéro de compte auquel ce mouvement doit être imputé
5. Ajoutez un nouveau critère et entrez tous les éléments que vous voyez dans le fichier CODA,
comme critère. Exemple :
-Type de mouvement
-Code du mouvement
-Famille du mouvement
-etc…
Toutes les informations du fichier CODA seront reprises dans le critère Klik op ‘toepassen’
6. Cliquez sur ‘OK’
7. Le critère CODA est maintenant défini de manière que lors de l’importation d’un fichier CODA
ultérieur, le mouvement soit directement réconcilié avec la relation correcte.
Cliquez sur ‘nouveau’
