CONCEVOIR UN PROJET DE CAPITALISATION

Module B

Kit de formation – « La capitalisation des expériences – Un voyage au cœur de l’apprentissage » 2016

Ce support ppt présente la session 1 du module B, soit les journées 1 et 2.

JOUR 1

INTRODUCTION

• C’est une demande institutionnelle de changement ou du moins d’introduction de nouveaux outils au sein de l’organisation.

• Elle est dirigée vers l’action.

• Elle est individualisée et accompagnée.

La formation-action, qu’est ce que c’est?

Les objectifs

• Donner des points de repères méthodologiques pour concevoir, animer et utiliser sa capitalisation.

• Prendre connaissance des différentes approches de la capitalisation.

• Mettre l’accent sur les dynamiques de capitalisation collective

• Mettre le pied à l’étrier!

La formation-action: ses objectifs

Session 1 • Clarifier les

projets et stratégies de capitalisation : objectifs, acteurs, produits

Session 2 • Clarifier le/les

chemins méthodologiques les plus appropriés

Session 3 • Formalisation du

projet, de la stratégie

• Définition des perspectives de partage

Les périodes inter sessions sont conçus comme des temps de maturation, d’échanges et de validation des avancées du projet

dans chaque structure.

3 sessions pour y répondre

Horaires Durée Séquences

9h30-10h10 30’ Tour de table et introduction

10h00-11h15 1h15 Photo langage : Pour moi la capitalisation c’est…

11h15-11h30 15’ Pause

11h30-12h30 1h Apports théoriques et échanges

12h30-13h 30’ Clarifications et documentation

13h-14h 1h Pause déjeuner

14h-15h30 1h30 Présentation croisée des projets de capitalisation

15h30-15h45 15’ Pause

15h45-17h15 1h30 Raconte moi une expérience

17h15- 17h30 15’ Jeu/Débrief de la journée

Déroulé du jour 1

Déroulé du jour 2

Horaires Durée Séquences

9h30– 10h00 30’ Rappel de la veille

10h00-11h15 1h15 Apports théoriques et échanges : comment se construit un projet de capitalisation?

11h15-11h30 15’ Pause

11h30-12h30 1h Travaux individuels pour clarifier les lignes directrices des projets de capitalisation

12h30-13h 30’ Restitution des travaux individuels

13h00-14h00 Pause déjeuné

14h00-15h00 1h Suite des restitutions

15h-15h30 30’ Apports théoriques et présentation des ateliers de lancement

15h45-17h15 1h30 Préparation de mon atelier de Lancement et plans d’action

17h15 - 17h30 15’ Bilan de la session 1

REPRESENTATIONS DE LA CAPITALISATION

Choisissez la photo qui symbolise le mieux pour vous la capitalisation des expériences… prenez votre temps!

Puis, par groupe de 3-4 personnes :

• Chacun explique les raisons de son choix (tout le monde prend des notes) -> environ 15’

• Echangez sur vos représentations et faites une synthèse collective qui reprenne l’ensemble des idées, valeurs et éléments de définition abordées sous forme de poster: SOYEZ CREATIFS!

-> environ 30’

De retour en plénière, chaque groupe présentera en 5’ max sa production.

Photo langage

APPORTS THEORIQUES

La Capitalisation

Apports

Théoriques

Première partie: Objectifs et fonctions d’une capitalisation

Produire du changement

Innover, s’approprier collectivement, renouveler

la pensée

Renforcer l’efficacité

Renforcer les capacités individuelles et collectives,

transférer Partager, valoriser,

diffuser

Echanger et partager entre pairs sur les

expériences, actions et innovations

Plaidoyer

Influer sur les politiques de développement, valoriser

A quoi sert la capitalisation ?

Définition

C’est le passage de l’expérience

à la connaissance partageable

Expérience -> connaissances -> partage -> auto-formation

• Un travail de capitalisation consiste à trouver les moyens de passer de l’expérience au partage.

• Pas de recherche de consensus absolu=>recherche de la diversité des point de vue et des regards

Faire la différence entre :

• Evaluation

S’intéresse aux résultats, à la différence entre ce qui a été prévu et ce qui a été fait, à leur mesure.

• Capitalisation

S’intéresse au processus. Ne porte pas de jugement.

Deux exercices complémentaires: la capitalisation utilise les résultats de l’évaluation pour valoriser le travail des acteurs, pour retracer le chemin et s’interroger sur les processus qui ont permis de les atteindre.

Il n’y a pas une mais des façons de capitaliser

• Des fondements et des méthodes en commun, mais un format à adapter à chaque contexte.

• Il n’existe pas de guide unique pour capitaliser, ni une seule manière de faire de la capitalisation=>les contextes et les enjeux jouent pour beaucoup.

Deuxième partie:

Différentes approches,

différents outils

Typologie des approches

Capitalisation des pratiques (actions) :

• Sélection des outils et des procédures les plus utilisés

• Puis mise à jour régulière grâce aux leçons tirées de leur utilisation.

Capitalisation des expériences (vécus) :

• Retour sur des activités passées (des réussites comme des échecs), pour gagner en compétences, en expertise. =>Dynamique d’auto-formation

2 dynamiques temporelles

• Capitalisation au fil de l’eau : Au fur et à mesure des activités : un rendez-vous périodique (mensuel

par exemple) permet de l’intégrer dans la vie courante du projet ou de l’organisation et de maintenir une dynamisme collective autour de la démarche.

• Capitalisation ponctuelle : A l’occasion de chantiers ponctuels concernant un sujet sur lequel on

dispose de suffisamment d’antériorité, on prend du recul pour en tirer des leçons, des bonnes pratiques…

Une histoire …. Celle de la pâte noire!

Discussions et présentation de la documentation utile

PRESENTATION CROISEE DES PROJETS DE CAPITALISATION

En binôme ou trinôme: • Chacun présente son projet de capitalisation sur lequel il va

travailler durant la formation. • Chacun sera chargé de présenter succinctement le projet de l’autre

lors de la restitution. • Le porteur du projet pourra répondre aux questions du groupe. Interrogez-vous sur: • le contexte • le contenu (sur quoi?) • les objectifs (pourquoi je veux capitaliser?) • l’état d’avancement de la réflexion sur le projet et des actions qui

ont déjà été réalisées.

Quels projets et envies de capitalisation avez-vous?

Quels projets et envies de capitalisation avez-vous?

Consignes

• Chaque organisation dispose de 20’ pour présenter son projet à son partenaire.

• De retour en grand groupe, vous ne disposerez que de 5’ max pour présenter le projet de votre partenaire : quelles sont les principales idées forces que vous avez compris du projet à capitaliser de votre binôme?

ECRIS MOI… UNE CARTE POSTALE!

Chacun à une expérience de capitalisation

à partager!

Consignes TEMPS 1 (30’)

• En binôme: racontez-vous mutuellement une histoire brève où vous avez eu l’impression de capitaliser une expérience et de tirer des leçons que vous utilisez toujours dans vos pratiques professionnelles.

• Discutez des 2 histoires et repérez les éléments qui ont été déterminants dans ces histoires

• Résumez l’histoire sur un coté de la carte postale en vous assurant de n’avoir oublié aucun mot important du récit. Ensuite convenez d’un ou deux titres synthétisant le message de l’histoire. Notez-le sur la partie droite de la carte.

Ecris moi… une carte postale

Chacun à une expérience de capitalisation

à partager!

Consignes TEMPS 2 (30’) • Rejoignez un autre binôme, racontez vos quatre histoires et

discutez-les. (points communs, spécificités…)

• Remettez les cartes à l’animateur. En groupe élargi, racontez ce

qui est ressorti d’important de vos discussions.

Ecris moi… une carte postale!

PRESENTATION CROISEE DES PROJETS DE CAPITALISATION

Ecris moi… une carte postale

Chacun à une expérience de capitalisation

à partager!

Consigne TEMPS 3 (30’) • Synthèse par les animateurs

BILAN

…dessinez au dos de la carte postale comment vous vous sentez à l’issue de cette première journée.

Si vous le souhaitez, vous pouvez associer à votre dessin, un slogan, un mot, une phrase que vous avez retenue!

Une première journée de formation est passée et…

OU

BILAN

Une pépite? Un râteau…?

CONCEVOIR UN PROJET DE CAPITALISATION

Module B

Kit de formation – « La capitalisation des expériences – Un voyage au cœur de l’apprentissage » 2016

JOUR 2

RAPPEL DE LA VEILLE

Déroulé du jour 2

Horaires Durée Séquences

9h30– 10h00 30’ Rappel de la veille

10h00-11h15 1h15 Apports théoriques et échanges : comment se construit un projet de capitalisation?

11h15-11h30 15’ Pause

11h30-12h30 1h Travaux individuels pour clarifier les lignes directrices des projets de capitalisation

12h30-13h 30’ Restitution des travaux individuels

13h00-14h00 Pause déjeuné

14h00-15h00 1h Suite des restitutions

15h-15h30 30’ Apports théoriques et présentation des ateliers de lancement

15h45-17h15 1h30 Préparation de mon atelier de Lancement et plans d’action

17h15 - 17h30 15’ Bilan de la session 1

APPORTS THEORIQUES

Comment se construit un projet de capitalisation?

Etape la plus importante : la préparation

Ecriture de termes de référence

• Quel sujet/axe/thème ?

• Qui impliquer, et comment ?

• Pour qui ?

• Comment on va faire?

• Quelle production?

On capitalise sur:

• Ce qui nous intéresse, nous intrigue ;

• Le vécu personnel et collectif, avec sa subjectivité;

• Des processus (d’évolution, d’apprentissage)

Cela peut être:

Un projet, une action innovante, une méthodologie, un module de formation, un thème transversal pour confronter les pratiques, le capital d’expériences accumulé par une ONG depuis une période donnée….

Sur QUOI capitaliser ?

Des questions pour vous guider: • Identifier les points forts/faibles : qu’est-ce qui fait que

notre programme a mieux/moins bien fonctionné que d’autres? De quoi est-on fier ?

• Déceler l’innovation : qu’est-ce qui fait la spécificité du programme?

• Retracer le processus: qu’avons-nous comme éléments de comparaison pour mieux l’analyser ?

• Quels conseils donneriez-vous à des acteurs qui travailleraient sur les mêmes problématiques ? Sur quoi attireriez vous leur attention ?

Sur QUOI capitaliser?

Les acteurs de la capitalisation

Qui sont les acteurs à impliquer pour créer et mobiliser une dans la durée autour du projet de capitalisation?

Les acteurs de la capitalisation

• Les contributeurs : ils témoignent, ils apportent de la matière, ils débattent etc.

Ils sont les porteurs de l’expérience et détiennent le savoir faire à capitaliser. • Le ou les animateurs internes: ils animent, ils pilotent et

coordonnent la dynamique de capitalisation lancée. • Le facilitateur : il anime la dynamique, il facilite les temps de

capitalisation, il aide à l’émergence des savoirs.

Un appui extérieur peut, dans certains cas, être utile pour accompagner la capitalisation dans un rôle de facilitateur du processus.

Les acteurs de la capitalisation – Les contributeurs

Equipe projet

Bénéficiaires, porteurs de projet

Acteurs externes, experts

Par exemple :

Ne pas oublier les acteurs extérieurs au projet qui peuvent avoir des choses à raconter!

Contributeurs : ceux dont les savoirs tirés de l’expérience sont à capitaliser.

Les destinataire de la capitalisation Les acteurs de la capitalisation – Les destinataires

Deux principes:

• La capitalisation n’est pas un travail solitaire. Celui qui va rédiger, mettre en forme, organiser le « produit » de la capitalisation a besoin d’avoir de nombreux échanges avec les détenteurs de l’expériences.

• Aboutir à des produits « utiles », utilisable facilement et dans lesquels les contributeurs s’y retrouvent : documents « séduisants » (aérés, photos, schémas, grands titres attirants l’attention..), cycle d’atelier, formation, vidéos etc.

Quelques grands principes Les acteurs de la capitalisation

Sur quels documents s’appuyer? Pour quels PRODUITS?

Différents formats : récits, études de cas, guide, plaquette, vidéo, BD, charte, modules de formation, ateliers d’échanges etc.

Pour différents usages en interne et à l’externe: sensibiliser, faire du plaidoyer, donner des références métiers, communiquer, se former, (re)lancer une dynamique collective/réseau etc.

Ce ne sont pas les produits qui importent le plus, mais

de savoir les faire vivre : les produits ne sont pas un

aboutissement mais le socle du partage

Les grandes étapes d’une capitalisation

• En amont : Conception et organisation participative du projet • Pendant : Reconstitution de l’histoire et de la mémoire du programme • Recueil des informations sur le vécu des expériences,

confrontation, mise en forme, analyse reformulation

• Rédaction, dans un processus itératif

• En aval : Partage des produits, confrontation d’expériences

Conditions pour créer une dynamique de capitalisation

• Créer une dynamique participative,

• Créer un climat de confiance et d’échange,

• L’implication dans une production, conçue comme une « œuvre collective » est un des fils conducteurs et une source de motivation.

=>Inscrire le processus dès son démarrage dans une

logique d’échange et de partage.

=>Un consensus entre tous les acteurs concernés sur les

destinataires de la capitalisation et de premières idées

produits est une des conditions de réussite.

En conclusion

Avantages : Limites :

■ Pour les individus : consolidation des acquis, nouveaux apprentissages , auto-formation

■ L’investissement en temps sur le court terme (mais on y gagne sur le long terme!)

■ Pour l’institution : améliorer la qualité des actions, valorisation, fédération des équipes

■ La recherche du ou des bons produits les plus adaptés aux destinataires

■ Pour le milieu : mutualisation des savoir-faire, contribution au changement

■ Le passage de l’oral à l’écrit, la mise en confiance pour écrire

■ Pour la société : produire des savoirs issus de l’expérience qui ont autant de valeur que les savoirs académiques ou scientifiques

■ Les moyens nécessaires pour élaborer les produits issus de la capitalisation

TRAVAUX PAR PROJET

Consignes : chaque organisation retourne travailler sur son projet

• Préciser les objectifs, le contenu et le contexte de votre capitalisation

• Réfléchir et identifier les principaux acteurs clés du projet de capitalisation leur rôle (contribution directe, animation etc.)

• Puis identifier les destinataires : pour quels usages et quels types de produits?

Faites ce travail individuellement (1h) et produisez un poster à afficher!

Les lignes directrices de ma capi!

Les principaux contributeurs

Au cœur du dispositif

Les destinataires et les produits

Les principaux destinataires Quels produits ? Pour quels usages

• Interne :

• Externe :

Mise en commun dynamique!

5 à 10 min max par projet

Mise en commun dynamique!

5 à 10 min max par projet

EXEMPLES D’ATELIERS DE LANCEMENT D’UNE CAPITALISATION

LE LANCEMENT DE LA CAPITALISATION Les missions préliminaires Frères des Hommes

CAPITALISATION DES EXPERIENCS

Des missions pour quoi faire?

• Présenter la démarche de capitalisation et permettre aux partenaires d’y adhérer

• Recueillir les attentes de chacune des organisations partenaires vis-à-vis de la capitalisation

• Réfléchir ensemble au contenu de la capitalisation et des acteurs potentiels à mobiliser pour le travail d’analyse et de collecte d’informations.

Le lancement de la capitalisation

CAPITALISATION DES EXPERIENCS

Une trame d’animation

• Jour 1 : introduction à la démarche de capitalisation (contexte, définition)

• Jour 2 : ateliers d’échanges sur les attentes des organisations partenaires (Pourquoi? Quoi?)

• Jour 3 : Se projeter dans la démarche de capitalisation (les acteurs, les produits de sortie)

Le lancement de la capitalisation

Séminaire International

de capitalisation

Un exemple d’atelier de lancement

Initiative Développement

Sur quels documents s’appuyer?

Lancer la dynamique de capitalisation

• Objectifs :

• Susciter l’intérêt (méthode et autres expériences)

• Définir ensemble une stratégie

• S’accorder sur la qualité/le niveau attendu

• Méthode/Temps forts :

• présentation des premiers « exercices » capitalisation

• définition des thématiques pour l’année

• Participants:

• Représentants des équipes terrains

• et des partenaires opérationnels, institutionnels

PREPARATION DE VOS ATELIERS DE LANCEMENT D’UNE CAPITALISATION

Après la première étape de sensibilisation, vous souhaitez créer une dynamique autour du projet, impliquer toutes les parties prenantes pour confronter le pré projet, recueillir les priorités, susciter les contributions en amont du projet.

1. Définir les résultats que vous attendez de l’atelier.

2. Lister les participants (exercice acteurs-contributeurs…) à inviter dans une première étape, puis avec vos partenaires

3. Comment allez-vous animer la ou les séances de travail ? (support, questions à mettre en débats…)

4. Elaborer un premier plan d’action d’ici la prochaine session

Restitution : Présentation au groupe de votre plan d’actions : quelles sont les prochaines étapes que vous vous fixez pour lancer et concevoir votre projet de capitalisation?

Préparez votre atelier de lancement

BILAN DE LA SESSION 1 DE LA FORMATION