Conduite de Projets - formation.jussieu.fr€¦ · – Etude sommaire de Microsoft Project – Exercices sur les points ... – Bilan de fin de projet ... Spécifier / Réaliser

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Conduite de Projets

Jean-Pierre [email protected]

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Sommaire du cours

● Introduction

● Méthode de travail : plan du cours

● Définir les contraintes

● Définir les tâches

● Estimer le coût

● Planifier le projet

● Contrôler et suivre le projet

● Conclure le projet

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Introduction

● Qu'est ce qu'un projet ?

● A quoi s'appliquent et ne s'appliquent pas cesméthodes ?

● Les états du projet :

– Prévu

– Planifié

– En cours

– Réalisé

– Abandonné

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Méthode de travail

● A qui s'adresse ce cours ?

● Objectifs.

● Méthode pédagogique :

– Exposé d'une méthode à suivre pour gérer un projet

– Etude sommaire de Microsoft Project

– Exercices sur les points importants, avec Project

– Examen mettant en oeuvre Project.

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Plan du cours (1)

● Définir (ou découvrir) les objectifs du projet

– Cahier des charges (officiel ou compte-rendu deréunion ou échange de messages ....).

– Autres objectifs .... : comprendre les "vrais" objectifs

– Définir (ou découvrir) les acteurs, leurs relationsavec le projet, leurs attentes ....

● Identifier les risques et les facteurs de réussite

– Gravité / probabilité des risques.

– Risques "humains".

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Plan du cours (2)● Prévoir le projet

– Définir les contraintes et les tâches (ne pas oublierles "tâches annexes").

– Prévoir le coût et les délais.

– Objectif : "vendre" le projet (RAO, support aucommercial qui doit obtenir la commande,convaincre la Direction : BP)

● Planifier le projet

– Définir très précisément les ressources à utiliser, cequ'elles doivent faire et à quelles dates.

– S'engager sur le coût de revient et les dates delivraison.

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Plan du cours (3)

● Contrôler et suivre le projet

– Vérifier que tout se déroule comme prévu

– Sinon, réagir aux problèmes

– Définir et mettre en place des jalons significatifs(syndrome du 90%)

– Activer les différentes opérations (lancer lescommandes, utiliser les ressources etc...).

● Conclure le projet

– Publicité interne / externe

– Bilan de fin de projet ("debriefing"), le plus completpossible, pour enrichir votre expérience.

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Définir les contraintes

● Techniques

● Délais

● Budget

● Faisabilité

● Ressources

● Etat de l'art

● Administratives, réglementaires (normes àrespecter...), usages ....

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Exemples de normes

● IEEE

● DoD

● ISO 9000 (normes pour la qualité : ISO 9000-3)

– Responsabilité du management (organisation, revues demanagement) - § 4.1

– Système qualité (description du système mis en place) - § 4.2

– Audits internes du système qualité - § 4.17

– Action corrective (définir les actions à mener pour corriger unproblème) - § 4.14

– Revue du contrat (éléments nécessaires du contrat : aléas,risques, désaccords, sous-traitants, terminologie ...) - § 4.3

– Cahier des charges de l'acheteur

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ISO 9000-3 (1)

– Planning du développement

– Planning de la qualité (contenu du plan qualité, objectifsmesurables, tâches d'essais)

– Conception et mise en oeuvre (méthodes / moyens deconception) - § 4.4

– Essais et validation - § 4.9

– Recette (conditionne la validation de la livraison, donc lespaiements !) - § 4.10

– Reproduction, livraison et installation (copie du logiciel, nombre decopies, moyens de stockage, documentation) - § 4.15

– Maintenance - § 4.19

– Gestion de la configuration (comment gérer les évolutions duproduit. Comment revenir à une version bien définie. Assurer letravail en équipe)

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ISO 9000-3 (2)– Contrôle des documents (procédures d'autorisation, d'émission,

de modification, de retrait) - § 4.5

– Enregistrements (identification des objets, classement, stockage)- § 4.8

– Mesure (indicateurs de qualité, action corrective si détérioration) -§ 4.20

– Règles, pratiques et conventions (mettre en place les règles)

– Outils et techniques (pour appliquer efficacement ISO 9000)

– Achat (acquisition de produits informatiques pour ledéveloppement ou l'ajout au produit. Evaluation des sous-traitants) - § 4.6

– Produits informatiques inclus (en particulier, validation, protectionet soutien du produit après la livraison du système final) - § 4.7

– Formation - § 4.18

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Définir les tâches (1)

● Liste des tâches

– Identifier les tâches

● découpage en sous-systèmes lorsque la complexité le justifie

– jusqu'à quel niveau ?

● découpage fonctionnel => vérifier la couverture

– cahier des charges

– autres objectifs, attentes des utilisateurs

– contournement de problèmes

– tâches "annexes" (documentations, suivi des normes,formations ...)

● découpage technique (ou d'ingénierie) => "Règles de l'Art"

– projet logiciel (méthode en V)

– projet BDD

– projet industriel (ex. supervision d'un réseau de télécom)....

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● Méthode "en V"

– Méthode

1 - Définition Validation - 5

\ / Domaine Client/Fournisseur

------------------------------------------------------------------

\ / Domaine Fournisseur

2 - Conception Intégration - 4

\ /

3 - Codage et TU

– Documents associés, outils

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● Projet BDD

– Modèle Conceptuel de Données (MCD)

Concevoir les entités et les relations

– Modèle Physique de Données

Définir les tables, les index

– Générer la BDD. L'installer sur le serveur de données

– Répartir les traitements sur les Clients et le Serveur

– Purge régulière

– Sauvegarde, restauration, sécurisation

– Tests

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Définir les tâches (4)● Supervision d'un réseau de télécoms.

– Etude préalable

● Identifier les NE à superviser, leur type, leur version ..

● Récupérer les MIBs correspondantes

– Tâches concernant les NE

● Vérifier et installer les agents sur les NE

● MAJ des logiciels ("retrofit")

● Développer et installer si nécessaire des matérielscomplémentaires (acq. mesure, interfaces ...)

– Tâches concernant le réseau de gestion

● Câblage si nécessaire (alarmes "boucle" ou "série")

● Création des VC (équipements ATM ...)

● Réseau IP (avec VPN éventuellement) ....

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Définir les tâches (5)– Tâches concernant le "Manager"

● Spécifier / Réaliser / Acheter un Système de Gestion

● Introduire / compiler les MIBs des types de NE

● Introduire la description du réseau (saisie manuelle /découverte automatique / récupération de fichiers ou dedonnées d'une ancienne BDD)

– Tâches concernant l'exploitation

● Former les utilisateurs à l'outil

● Définir les procédures d'intervention immédiate ("Brigadiers")et de niveau 2

● Statistiques régulières => réagir sur le réseau, les fournisseurs

● Gérer les utilisateurs de l'outil (déclaration, droits)

● Service Clients => impact facture, hot line

● Surveiller le superviseur

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● Quelques "tâches annexes"

● organisation et suivi du projet,

● approvisionnement (acquisition d'outils de développement, des matériels etlogiciels du système, procédures de commande ...),

● supervision des sous-traitants et fournisseurs

● documentation utilisateur (installation, utilisation, maintenance, exploitation),

● documentation technique (conception, conception détaillée, tests unitaires,tests d'intégration ....),

● documentation interne (pub., présentation aux autres services. ...)

● installation et paramétrage (déploiement),

● réalisation des tests,

● recette,

● formation des utilisateurs,

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Définir les tâches (7)● Quelques "tâches annexes" (suite)

● reprise de l'existant ("retrofit"),

● initialisation des données,

● population de la BDD,

● VABF, VSR, garantie,

● organisation de la maintenance,

● formation du SAV, du support,

● management (planification, recrutement de personnel, gestion du budget...),

● reporting, interface avec DG,

● interface client et coordination,

● gestion de l'équipe de développement.

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● Liste des tâches

– Organigramme des tâches

● toute tâche effectuée par une ressource doit correspondre à unetâche de l'organigramme

● l'OT doit être constamment tenu à jour. Les ajouts, modifs.suppression de tâches doivent être expliquées

● l'OT permet de surveiller le déroulement du projet et détecter lesproblèmes

● c'est aussi un outil budgétaire (compta. analytique, budget prévu ..)

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1.1 1.2

1.2.1 1.2.2 1.2.3

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● Saisir et décomposer les tâches avec MicrosoftProject

– Tâche normale / Tâche récapitulative

– Autres champs

– Hausser / Abaisser

– Supprimer une tâche

– Imprimer

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● Exercice

● Tâches périodiques

Durée des tâches

● Distinguer durée et charge de travail.

● Durée prévue, durée réelle.

● Comment estimer la durée d'une tâche :

– expérience,

– aide des collègues,

– lectures,

– méthode analytique et/ou globale,

– méthodes "métier" (ex. "COCOMO").

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Les relations entre tâches (1)

● Liste et description des différentes relationspossibles

Fin - Début

Début - Début

Fin - Fin

Début - Fin

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● Relation Fin – Début

La tâche 2 ne peut pas démarrer tant que la tâche 1 n'estpas finie

● Relation Début – Début

La tâche 2 ne peut pas démarrer tant que la tâche 1 n'apas démarré

● Relation Fin – Fin

La tâche 2 n'est pas finie tant que la tâche 1 n'est pasfinie

● Relation Début - Fin

La tâche 2 n'est pas finie tant que la tâche 1 n'a pasdémarré

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Les relations entre tâches (3)● Lier des tâches avec Microsoft Project

– Sélectionner la tâche "Prédécesseur" (diagramme de Gantt)

– Appuyer sur <CTRL> et sélectionner la tâche "Successeur"

– Outil "Liaison"

– Autre solution : taper les Id des prédécesseurs, séparés par des ;

– Autre solution : double clic sur la tâche, « Infos. sur la tâche » > « Préd. »

– Autre solution : Affichage "Réseau de tâches". Sélectionner le Préd. avecla souris et faire glisser jusqu'au Succ.

– Autre solution : Affichage "Calendrier". Sélectionner la barre de calendrierdu Préd., faire glisser jusqu'au Succ.

– Lier plusieurs tâches successives (A => B => C) : sélectionner A, B, Cavec la touche <SHIFT> + Outil "Liaison"

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● Modifier le type des liaisons entre tâches :

– Diagramme de Gantt : ajouter DD, FF ou DF à l'Id duprédécesseur

– Infos. sur la tâche > Prédécesseurs - champ « Type »

– Affichage "Calendrier". Sélectionner la barre de calendrierdu Succ. Modifier le type de la relation dans l'onglet"Prédécesseurs"

– Affichage "Réseau de tâches". Sélectionner la tâche duSucc. Modifier le type de la relation dans l'onglet"Prédécesseurs".

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● Supprimer une liaison

– Diagramme de Gantt : Sélectionner une des tâches

– Outil "Dissocier les tâches"

– Autre solution : effacer l'Id du prédécesseur

– Autre solution, affichage "Calendrier". Sélectionner la barrede calendrier du Succ. Modifier le type de la relation dansl'onglet "Prédécesseurs". Choisir "Aucun"

– Autre solution, affichage "Réseau de tâches". Sélectionnerla tâche du Succ. Modifier le type de la relation dans l'onglet"Prédécesseurs". Choisir "Aucun".

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● Créer des retards et des avances entre tâchesliées

– Permet de définir des relations plus complexesentre les tâches

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● Saisir ces informations avec Project

– Diagramme de Gantt : dans la colonne "Prédécesseurs",taper "6FD+3" ou "7FD-1"

– Par défaut, le retard est exprimé en jours, ou il peut être entré

spécifiquement sous la forme J ou j. Autres unités de temps en les

tapant : M ou m pour les minutes, H ou h pour les heures, S ou spour les semaines et Mo ou mo pour les mois.

– On peut aussi mettre "6FD+3H"

– Autre solution, affichage "Calendrier" ou "Réseau detâches". Sélectionner la barre de calendrier du Succ.Modifier la valeur "Retard" dans l'onglet "Prédécesseurs".

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● Exercice

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Les ressources (1)● Définition :

– Une ressource se définit en général comme un ensemble depersonnes, d'équipements (outils) et de matériaux destinés à accomplirdes tâches formant un projet.

– Ressource "de coût" (ex. coût de transport)

– Pour gérer, il peut être intéressant de rassembler les ressources en"pool" (ex. personnes de qualification semblable, réputéesinterchangeables).

● Gestion des ressources :

- Décrire les ressources et qualifications nécessaires

- Saisir le coût unitaire des ressources

- Saisir les ressources existantes et disponibles pour le projet.

- Saisir leur "calendrier".

- Trouver les ressources complémentaires (c'est une tâche !).

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Les ressources (2)

● Utilisation de Project pour gérer les ressources

– Menu "Affichage / Tableau des ressources" : saisir lesressources, leur type, leur % disponibilité, le taux standardet H Supp., le coût fixe éventuellement

– Coût des ressources matérielles : taux standard lié à l'unité(coût proportionnel) + coût fixe d'utilisation éventuellement

– Coût des ressources de coût

– Grouper les ressources

– Faire un "pool" de ressources

– Créer des calendriers et les affecter aux ressources

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Les ressources (3)

● Affecter des ressources au projet

– Sélectionner la tâche dans le diagramme de Gantt

– Outil "Affecter les ressources"

– Autre solution :sélectionner directement uneressource dans le diagramme de Gantt

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Estimer le coût du projet (1)

● Estimer le coût des tâches

– Méthode globale

– Méthode analytique

– Méthode "COnstructive COst MOdel" (COCOMO),pour estimer le coût de développement d'un projetinformatique

Cet algorithme prend en compte ces cinq facteurs :

– la qualification du personnel (QP)

– le niveau de complexité (MII)

– la taille du projet (MII)

– l'environnement du développement (CC)

– le niveau de fiabilité (CF)

Temps estimé = MII * QP * CC * CF

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● Facteur de coût pour la qualification du personnel

(ΣPA) / N MPLS < 25 25 ≤ MPLS < 300 300 ≤ MPLS

4 0,33 0,50 0,75

3,5 0,45 0,65 0,81

3 0,66 0,85 0,90

2,5 1,00 1,00 1,00

2 2,20 1,80 1,50

1,5 3,50 2,50 2,20

1 4,00 4,00 4,00

PA : performance attendue d'un ingénieur informaticien (entre 1 et 4, en supposant une méthodologie rigoureuse de développement informatique)1 niveau débutant

2 niveau moyen3 niveau élevé

4 niveau exxceptionnelN : nombre d'ingénieursMPLS : milliers de lignes du programme source

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Estimer le coût du projet (3)● Niveau de complexité (MII)

– Logiciel système (logiciels proches du matériel, OS, transmission)

– Logiciel algorithmique (lié à une logique et à des algorithmes complexes: programmes scientifiques, tri, logiciels sensibles aux défaillances)

– Logiciel de service (utilitaires de base, éditeurs, traitements de texte,programmes graphiques)

– Logiciel de traitement de données (applications générales de BDD,programmes de stock, générateurs de rapports, tableurs)

MII : Mois Ingénieur Informaticien estimé

Log. système MII = 3,6 * MLPS1,20

Log. algorithmique MII = 3,2 * MLPS1,15

Log. service MII = 2,8 * MLPS1,10

Log. traitement données MII = 2,4 * MLPS1,05

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● Coefficient de fiabilité pour les cinq niveaux de fiabilité (CF)

Niveau de fiabilité Coef. de fiabilité

Pas d'effort requis (gêne légère) 0,75

Faible (pertes faciles à récupérer) 0,93

Préservation de la validité des données (pertesmoyennement difficiles à récupérer)

1,17

Haut niveau de fiabilité requis (perte financière

élevée)

1,50

Insensibilité totale aux défaillances (dangereux

pour la vie humaine)

2,00

● Coefficient d'environnement de développement (CC)

Qualité de l'environnement de développement Coef. de coût du projet

Médiocre 1,5

Bon 1,0

Excellent (avec des AGLet des matériels de dév.

alloués à chaque ingénieur)

0,5

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● Exercice

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● Les autres coûts

- Les temps morts, temps d'attente, temps d'immobilisationde matériel, temps de transport.

- Les autres activités (formation, RTT ...).

- Les achats de matériel, les locations (matériels, locaux...).

- Les risques (maladie, grossesse, démission).

- Les différents frais (assurances, taxes, douane ...).

- Les imprévus (règle du 80/20).

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● Comment introduire ces coûts dans Project ?

– Augmenter la durée des tâches

– Diminuer le % de disponibilité des ressources

– Coût fixe (achat), proportionnel (location)

– Ressources de coût (hébergement, assurance ...)

● Connaît-on maintenant le coût du projet (en supposantqu'on ne se soit pas trompé dans les estimations) ?

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Planifier le projet (1)

● Que veut dire "planifier le projet" ?

● Diagramme PERT (Réseau de tâches)

Tâcherécapitulative

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Planifier le projet (2)

● Affichage du diagramme PERT avec PROJECT

● Chemin critique

● Informations sur les tâches

– Onglet "Général"

– Onglet "Prédécesseur"

– Onglet "Ressources"

– Onglet "Avancées"

● Type de contrainte

● Type de tâche, tâche pilotée par l'effort.

– Notion de "jalons".

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Types de contraintes (1)● Le Plus Tard Possible

Avec cette contrainte flexible, Project planifie les dates de début et de fin les plustardives pour la tâche, en fonction d'autres paramètres de planification. Il s'agitde la contrainte par défaut des nouvelles tâches, pour un projet planifié à partirde sa date de fin.

● Dès Que Possible

Avec cette contrainte flexible, Project planifie les dates de début et de fin les plusavancées pour la tâche, en fonction d'autres paramètres de planification. Latâche n'est soumise à aucune restriction de date supplémentaire. Il s'agit de lacontrainte par défaut des nouvelles tâches pour un projet planifié à partir de sadate de début.

● Fin Au Plus Tôt Le

Cette contrainte modérée indique la date la plus avancée à laquelle cette tâchepeut se terminer. La tâche ne peut pas se terminer avant la date spécifiée. Pourles projets planifiés depuis la date de début, cette contrainte est appliquéelorsque vous tapez une date de fin pour une tâche.

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Types de contraintes (2)● Fin Au Plus Tard Le

Cette contrainte modérée indique la date la plus tardive à laquelle la tâche peut seterminer. La tâche peut se terminer avant ou à la date même.

Pour les projets prévus à partir de la date de fin, cette contrainte est appliquéelorsque vous tapez une date de fin pour une tâche.

● Doit Finir Le

Cette contrainte fixe indique la date exacte à laquelle une tâche doit se terminer.Les autres paramètres de planification, deviennent secondaires.

● Doit Commencer Le

Cette contrainte fixe indique la date exacte à laquelle doit commencer une tâche.D'autres paramètres de planification, comme les interdépendances de tâches,les temps d'avance ou de dépassement, l'audit des ressources et le retarddeviennent secondaires.

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Types de contraintes (3)● Début Au Plus Tôt Le

Cette contrainte modérée indique la date la plus avancée à laquelle cette tâchepeut commencer. La tâche ne peut pas commencer avant la date spécifiée.

Pour les projets planifiés depuis la date de début, cette contrainte est appliquéelorsque vous tapez une date de début pour une tâche ou que vous faites glisserune barre de Gantt.

● Début Au Plus Tard Le

Cette contrainte modérée indique la date la plus tardive à laquelle la tâche peutcommencer. La tâche peut commencer avant ou à la date spécifiée.

Pour les projets prévus à partir de la date de fin, cette contrainte est appliquéelorsque vous tapez une date de début pour une tâche.

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Type de tâche

● Durée fixe

● Capacité fixe (défaut)

le nombre d'unités d'affectation est constant

● Travail fixe

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Diagramme de GANTT

● Affichage du diagramme de GANTT avecPROJECT

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Affecter les ressources (1)

● Dans le diagramme de Gantt

● Dans le diagramme PERT

● Sur-utilisation des ressources

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Affecter les ressources (2)

● Comment résoudre les "sur-utilisations"

– Jouer sur les "marges de tâches", en les faisantglisser dans le diagramme de Gantt (dépend dutype de contrainte),

– Auditer les ressources,

– Utiliser des "pools" de ressources, et répartir aprèsle travail dans le "pool",

– Ajouter des ressources,

– Décaler les tâches.

– Conseil : ne pas utiliser d'heures supp. à ce stade,voire, sous-utiliser un peu (règle du 80%).

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Documents de planification (1)● Diagramme de Gantt

● Utilisation des ressources

● Rapports

– Rapports visuels : nécessitent Excel 2003 ou plus.

– Vue d'ensemble

● Récapitulatif du projet

● Tâches de niveau supérieur (résumé des tâches)

– Activités en cours

● Tâches non commencées (ressources affectées)

– Coûts

● Cash flow (trésorerie nécessaire)

● Budget (le coût des différentes tâches)

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Documents de planification (2)– Affectations

● Qui fait quoi (tableau récapitulatif des travaux effectuéspar chaque ressource, avec dates)

● Qui fait quoi quand (calendrier indiquant avec uneprécision donnée, le temps passé par les ressources surles différentes tâches)

– Charge de travail

● Utilisation des tâches (calendrier indiquant avec uneprécision donnée, le temps passé par les ressources surles différentes tâches, trié par tâches).

● Utilisation des ressources (calendrier trié par ressource).

● Enregistrer la planification

(définir la planification initiale. Ceci permettra de calculerles écarts)

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Planifier le projet (fin)

● ExerciceMII TF

(0,9)6000 €/m

TM

(1,5)4500 €/m

TD

(4)2000 €/m

A 3,2 1,08 1,8 4,8

B 2,8 0,945 1,575 4,2

C 2,4 0,81 1,35 3,6

D 2,4 0,81 1,35 3,6

CC * CF = 0,75 * 0,50 = 0,375

Répartition Coût (€) Délai (j.)

TF-TF-TF-TF 21 900 73

TM-TM-TM-TM 27 360 122

TD-TD-TD-TD 32 400 324

TF-TM-TF-TF 23 310 54

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Contrôler et suivre le projet (1)● Introduire des jalons

– pour suivre le projet

– pour introduire des tâches externes

● Suivre l'avancement

– Faire régulièrement des réunions d'avancementavec les collaborateurs. Réagir à temps !!!

– Vérifier l'avancement par des jalons précis,vérifiables (éviter les "c'est fait à x%". Calculer x àpartir des jalons PRE-définis)

– Mettre à jour les données dans Project

Introduire en "Remarques" dans les tâches les raisons des retards,augmentations de coûts, événements particuliers (penser au"débriefing" final).

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Contrôler et suivre le projet (2)

● Mettre à jour les données dans Project

– mettre à jour les dates réelles de début et de fin

– mettre à jour le travail réel

● pour les tâches

● pour les ressources

– mettre à jour la durée réelle et restante

– mettre à jour les pourcentages achevés

– Mettre à jour rapidement les tâches achevées

– Mettre à jour le coût réel (ie. réalisé)

Coût = coût réel + coût restant

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Contrôler et suivre le projet (3)● Détecter et suivre les écarts

– Afficher les informations de planification initiale duprojet

En cours = Réel + Restant à comparer avec "Planifié"

Informations fondamentales : date de début et de fin, durée duprojet, charge de travail totale, coût.

Ecart

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– Comparer la planification initiale avec le réel

● Tableau

● Graphique

En rouge : le réel -- en gris : le planifié

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– Rapports utiles pour le suivi du projet

● Vue d'ensemble > Récapitulatif du projet

(% achevé, variation de fin)

● Activités en cours > Tâches en glissement

● Coûts > Tâches dépassant le budget

● Affectations > Qui fait quoi quand

(mis à jour à partir des modifications du projet, permet de continuerà suivre l'avancement)

● Charge de travail > Utilisation des tâches / ressources

(comme pour la planification)

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● Exercice

Gestion de la ressource "Argent"

● Bilan et compte d'exploitation (ou de résultat) :HT.

● Gestion de trésorerie (TTC)

– Problème de la TVA (encaissement / facturation),

– Remboursement du trop perçu éventuel,

– Problème du décalage des paiements (ex. 60j. datede facture ou 60j. fin de mois),

– Les investissements,

– Les emprunts.

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Conclure le projet

● Faire un "bilan de fin de projet" ("Debriefing")

- Voir les écarts (délais, coûts).

- Expliquer les raisons de ces écarts : quels ont été lesproblèmes rencontrés, étaient ils prévisibles, pourquoi n'ont-ils pas été prévus ?

- Expliquer à votre Direction les raisons de ces écarts, etsurtout la façon dont vous avez pu réagir pour mettre enplace des correctifs qui ont minimisé les problèmes.

● Tirer parti des erreurs commises

pour augmenter votre expérience de chef de projet, etaméliorer vos performances (votre fiabilité !) pour lesprochains projets à gérer.