Configuration du compte: Cadrage du projet

À vos marques, prêts, partez!Présentation par

Christine TonuiResponsable des subventions, Bureau des recherches et projets

parrainés MUCHS/MTRH-Kenya

C’est après l’attribution que le vrai travail commence: la subvention a été attribuée, négociée et acceptée

Examen des détails de la subvention par rapport à la proposition

LIRE ATTENTIVEMENT L’AVIS D’ATTRIBITION

Une fois l’avis d’attribution dans la poche, tout est terminé?

Obligations post-attribution◦ Déontologie◦ Ressources humaines◦ Finances◦ Fournitures

Pour chacun de ces cas consulter les aspects de conformité par rapport à chacune des catégories

Lancement/ réunion d’orientation: Chercheur principal et son équipe,

personnel chargé de la gestion du projet, y compris le personnel chargé de la chaine d’approvisionnement, le personnel chargé des finances, le chargé de la conformité, le spécialiste chargé du contrat, et le directeur des ressources humaines.

IL CONVIENDRA DE CRÉER UN SYSTÈME QUI MARCHE À TITRE PERSONNEL

Lancement du projet

Cadrage du sommaire de l’attribution Sommaire de l’ensemble du projet Titre/No. de la subvention

◦ Fournisseur du financement◦ Mécanisme de paiement, remboursement des coûts ou avance ◦ Collaborateurs◦ Détails du contrat, modifications, responsable chargé de la

communication, coordinateur du projet ◦ Dates de la durée du financement, mois, taux pour les coûts

indirects ◦ Dates d’échéance pour la reddition des comptes ◦ Autorisation du comité chargé de la révision éthique du projet◦ Montant du financement, total/ annuel ◦ Règlementation de la subvention et ses références

Sommaire de l’attribution

Projet X exemple dun sommaire de projet

S’assurer d’avoir obtenu l’autorisation du comité de révision éthique institutionnel – Obtenir une copie de l’autorisation

Pousser le personnel du projet pour qu’ils obtiennent toutes les autres autorisations du gouvernement qui s’imposent le cas échéant- Comité de révision pharmaceutique - Autorisation du comité de révision éthique des collaborateurs

Déontologie

Affectation du personnel à de multiples projets -Chercheurs principaux, Co-Chercheur principalTableur de surveillance des efforts

Embauche du personnel pour le projet - Respect des politiques institutionnelles

Orientation du personnel◦ À votre politique institutionnel: ID du personnel,

formulaires d’employé, relevés d’horaire ◦ Orientation à un projet spécifique

Ressources humaines

Ouverture du compte dans le système informatique de gestion financière (FMIS)◦ Tel qu’il figure au sommaire de la subvention ◦ Définir les lignes approuvées selon le budget du projet

autorisé par l’organisme concédant ◦ En plaçant les restrictions imposées sur le budget ◦ En appliquant les barèmes pour frais d’installation et

d’administration Configurer correctement l’ouverture du compte

pour faciliter la reddition mensuelle et la facturation.

Avec regroupement approprié pour consolidation des bilans financiers: limités et illimités

Comptes

◦ Chercheur principal◦ Durée du projet◦ Agence◦ Fréquence de la facturation et rappels ◦ Montant des coûts partagés◦ Contact administratif / financier ◦ Agenda des redditions et rappels (techniques et

financiers)

Configuration du compte

Source de soucis particuliers pour les chercheurs et les administrateurs de recherches

Sous strict contrôle des états, cela prend une éternité et il s’agit d’une source courante de plaintes parmi les chercheurs principaux

Approvisionnement des biens et services

• La PA vise le potentiel de la valeur-ajoutée de l’approvisionnement- En raison de la complexité accrue de l’approvisionnement ◦ Émergence des meilleures pratiques souhaitées

pour atteindre les objectifs organisationnels tout en harmonisant d’autres activités

◦ Besoin de gestion efficace des risques ◦ Satisfaction des besoins internes ainsi que des

besoins externes des clients ◦ Faire valoir l’argent

PLANIFICATION DE L’APPROVISIONNEMENT (PA)

Votre plan d’approvisionnement repose sur la compréhension:◦ des dépenses d’approvisionnement ◦ des marchés de l’offre

Reportez-vous à votre budget approuvé et réfléchissez, par ex. pour les dépenses de traduction et de transcription, de quoi aurez-vous besoin?

PLANIFICATION DE L’APPROVISIONNEMENT (PA)

• Des plans d’approvisionnement pour de multiples années peuvent être préparés et devront être incorporés dans les dépenses à moyen terme. Ils devront être communiqués bien à l’avance à titre de consolidation (s’il y a lieu) et pour obtenir les autorisations exigées.

Planification de l’approvisionnement

Que constitue la planification de l’approvisionnement (PA)? o Détails des biens, travaux et serviceso Agenda planifié des livraisons / installations / mise en

œuvre ou dates d’achèvement Indication/ justification de mise en œuvre pendant

l’année, ou par arrangement en cas de multiples années – si les articles peuvent se regrouper et s’acheter en lot ou d’autre façon

Estimation des valeurs Budgets disponibles et sources de financement Méthodes d’approvisionnement anticipées

Planification de l’approvisionnement