1

Étape1

Élaborerunréférentielderequêtes

La toute première étape consiste à re-censer une à une les données à suivre. Il s’agit d’ordonnancer la totalité des cré-dits de masse salariale dans une optique Ressources humaines, distincte du suivi classique financier (lié exclusivement à la répartition par chapitre et article). Ce travail est effectué, si possible, avec un logiciel conçu pour sélectionner les informations contenues dans la base de données car-rière et paie (outil d’extraction de données).

Les requêtes sont activées chaque mois  : une traçabilité de la progression mensuelle puis le suivi du cumul depuis le 1er  janvier sont indispensables pour identifier les rythmes de consommation, ceux-ci ayant une importance spécifique pour les person-nels non permanents, dont l’activité fluctue.

En pratiqueConstruire un tableau de bord de la masse salariale nécessite de mener, en amont, une réflexion locale, mais aussi de s’interroger sur les composantes les plus sensibles sur lesquelles il faudra réguliè-rement transmettre des informations aux élus et dirigeants.

Piloter efficacement la masse salariale, c’est aussi faire preuve de méthodologie et de régularité. Pour structurer les opéra-tions il est proposé :• d’élaborer un référentiel de requêtes

mensuelles ;• de créer des tableaux de bord de suivi

Ressources humaines ;• de concevoir une maquette de pilotage

stratégique.

Référence Internet21686.0480

Construire un tableau de bord de la masse salariale

Le pilotage de la masse salariale, en tant qu’axe stratégique du budget des collectivités, implique la création d’outils spécifiques qui vont permettre aux responsables Ressources humaines et financiers de suivre progressivement l’évolution des données.

Ce volet comporte en effet de nombreux paramètres constituant autant de risques de fluctuation.

Les tableaux de bord ont ainsi pour finalité de vérifier de façon quasi perma-nente l’adéquation entre la prévision initiale et la dépense constatée et de procéder à une analyse fiable des écarts.

Vous trouverez dans cette fiche :• les trois volets permettant la construction d’outils de pilotage de la masse

salariale ;• des conseils pour progresser pas à pas ;• un exemple de tableau de bord synthétique.

Programmer son cycle budgétaire

Saisissez la Référence Internet 21686.0480 dans le moteur de recherche du site www.weka.fr pour accéder à cette fiche

Pratique des finances territoriales - © Éditions WEKA 1

Construire un tableau de bord de la masse salariale

1

Étape2FairevivredestableauxdebordinternesservicesRH

À cette étape, il s’agit d’utiliser :• les chiffres de la prévision initiale ;• les nouvelles données prospectives

(adoption d’une nouvelle disposition statutaire ayant un impact sur l’exercice, des changements à venir concernant des situations individuelles, etc.) ;

• les chiffres ressortant des requêtes réalisées.

Les requêtes précitées ne suffisent pas à mettre en place l’intégralité du suivi  : la finalité du pilotage étant de comparer prévision et consommation, c’est-à-dire estimer la dépense réelle annuelle prévi-sionnelle, la rapprocher des crédits instal-lés et alerter quant aux écarts constatés.

Il convient par exemple de se rapprocher du service ayant en charge le suivi des emplois et du turn over afin d’insérer les informations prospectives telles que les départs (mobilités externes, retraites, etc.) ainsi que les arrivées (recrutements finali-sés selon la date de prise de fonctions).

Pour chaque typologie de données sui-vies, il convient de répéter cette opération visant à vérifier que la prévision d’origine couvrira bien les dépenses effectives.

@ Schéma des typologies de thématiques Ressources humaines formant le pilotage (comparaison prévision/réalisation) à consulter sur votre fiche en ligne.

Étape3Créerunemaquettesynthétiqueetstratégiqueàl’attentiondesdécideurs

Selon les orientations retenues en matière de gestion des ressources humaines, il est primordial de demander en amont une va-lidation des rubriques essentielles sur les-quelles il sera bienvenu de communiquer

La requête doit permettre de repérer l’agent concerné : son matricule, son numéro Insee (important en cas d’homonymie), son affec-tation précise (direction, service…), sa date d’entrée ou de sortie de la collectivité.

Toute donnée extraite se fait en référence au montant brut.

Thématiques

• AGENTS PERMANENTS (titulaires, stagiaires et contractuels /> ou = à un an) :

• Indicemajoré,Traitementdebasebrut• Tauxd’activité• Indemnitéderésidence• Supplémentfamilialdetraitement• Nouvellebonificationindiciaire(nbdepoints

etmontantbrut)• Ensembledesprimesformantlerégime

indemnitaire(primeparprimeettotalsipossible)

• Heuressupplémentaires(nombre,tauxetmontantbrut)

• Heurescomplémentaires(idem)• MontantdeschargespatronalesparCaisse• Avantagessociaux(isolerchaqueélément,

distingueractionsocialelégaleetfacultative)

• AGENTS NON PERMANENTS• Rémunérationmensuellebrute• Nombred’heureseffectuées• Indemnitésperçues(isolerchaqueélément)• DÉPENSES COLLECTIVES• Primesd’assurance• CotisationCentrenationaldelafonction

publiqueterritoriale• Cotisationàuncentredegestion• Fondsdecompensationsupplémentfamilial

detraitement• Fondspourl’insertiondespersonnes

handicapéesdanslafonctionpublique(FIPHFP)

• Participationàdesorganismesdemutuelleetcomplémentairesanté

• Cotisationàunorganismed’actionsociale

Thématiques

2 Pratique des finances territoriales - © Éditions WEKA

Construire un tableau de bord de la masse salariale

1

construction des requêtes et au suivi des données, afin qu’un relais puisse être as-suré et que la réflexion soit partagée.

Évitez les erreursN’organisez pas le pilotage sur une pério-dicité trop longue : cela peut en pénaliser la qualité. Une régularité de suivi est im-portante, le nombre d’informations à traiter étant volumineux.

Par ailleurs, les extractions de données par requêtes sont d’autant plus fiables qu’elles sont réalisées au plus proche de la période concernée.

Foire aux questions

Quelle est la périodicité idéale pour communiquer plus largement les chiffres concernant le pilotage de la masse salariale ?

En début d’année, les réajustements de la prévision présentent encore des marges importantes d’incertitude, notamment les départs réels ne sont pas tous confirmés, les niveaux salariaux des futurs recrute-ments ne sont pas connus, des évolutions statutaires catégorielles sont susceptibles de paraître…

Les requêtes doivent être réalisées chaque mois, mais une communication plus glo-bale peut s’organiser comme suit  : un point d’étape fin mars, puis fin juin, puis chaque mois de septembre à décembre.

régulièrement des informations à la direc-tion et aux élus.

Même si les données sont suivies avec la plus grande vigilance et au niveau le plus fin par les services RH, un tableau de bord synthétique doit être conçu pour donner une lisibilité sur la situation et permettre des arbitrages rapides.

C’est pourquoi la création d’une maquette de suivi global est vivement préconisée. Ce document doit présenter a minima :• les variations d’occupation des emplois ;• les évènements significatifs de la pé-

riode (par exemple paiement d’une prime d’assurance) ;

• le rappel des crédits au Budget Pri-mitif, les ajustements en Décision Modificative ;

• les dépenses déjà constatées ;• les dépenses prévisionnelles réajustées.

@ Suivi budget Ressources humaines à consulter sur votre fiche en ligne.

Notre conseilPensez à croiser le suivi par thématique RH et le suivi opéré selon la nomenclature comptable : cela permet de vérifier la fiabi-lité du pilotage (comparaison tableaux de bord RH et Finances).

Compte tenu de la complexité du pilo-tage, que ce soit en termes techniques ou d’analyse, il est prudent qu’au moins deux personnes soient formées à la

Pratique des finances territoriales - © Éditions WEKA 3

Saisissez la Référence Internet 21686.0480 dans le moteur de recherche du site www.weka.fr pour accéder aux mises à jour de cette fiche ainsi que la Réf. Internet des rubriques suivantes :

Outils téléchargeables

• 21686.dtou284 – Schéma des typologies de thématiques Ressources humaines for-mant le pilotage (comparaison prévision/réalisation)

• 21686.dtou285 – Suivi budget Ressources humaines

Les plus Internet

Cet extrait est issu du service documentaire en ligne des Éditions Weka

Pratique des finances territoriales 250 fiches actions pour dynamiser les ressources de votre ville

Les collectivités se trouvent confrontées à des choix stratégiques dans la gestion de leur budget alors que de nombreuses réformes viennent aujourd’hui bouleverser le paysage des finances locales. Dans ce contexte de fortes contraintes pesant sur les collectivités, le service documentaire Pratique des finances territoriales vous permet de comprendre les dispositifs liés à la loi de Finances 2012 ainsi que les nouveaux mécanismes de péréquation et les meilleures stratégies en matière d’intercommunalité. Ce service documentaire vous donne également la possibilité de dynamiser vos ressources fiscales.

250 fiches avec des modèles de documents et des outils prêts à l’emploi, réalisés par des professionnels du secteur, avec pour chaque fiche :

• Un accompagnement étape par étape pour connaître la marche à suivre • Le conseil des experts et les erreurs à éviter • Les textes juridiques pour garantir la sécurité de vos décisions • Les outils et modèles de documents prêts à l’emploi personnalisables, téléchargeables

et imprimables • Des questions-réponses, des conseils pratiques, des chiffres clés

La coordination du service documentaire a été confiée à Laurent Guyon, Directeur territorial, ancien directeur financier et DGS. Les auteurs sont tous des spécialistes des finances territoriales qui vous permettront d’aller à l’essentiel. Parmi eux :

• Sandrine Patron, Directrice générale des services d’une commune de Seine-et-Marne • Bruno Daller, Responsable de la cellule pilotage de la ville et du département de Paris • Nadia Adjmi, Directrice de la commande publique et des assurances pendant près de 10 ans • Anne-Mathilde Coulomb, Directrice générale des services de l’Association de maires de Meurthe-et-Moselle • Pierre Lavigne, Expert en gestion du patrimoine des collectivités territoriales et des établissements publics

Prénom : …………………………………………………………………….. Nom : …………………………………………………………………………………… Etablissement : ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………. Fonction : ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………. Adresse : …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….. ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………. Code postal : ……………………………………………………………… Ville : ……………………………………………………………………………………. Email : ………………………………………………………………………. Téléphone : ………………………………………………………………………..

Pratique des finances territoriales

Pour en savoir plus sur ce service documentaire /70/WQ/TCL1032 complétez ce formulaire et retournez-le :

• par courrier à Editions Weka / Lucie TORRES – 249 rue de Crimée – 75019 Paris • par email à ltorres@weka.fr ou par fax au 01 53 35 16 03

Le sommaire Dynamiser ses ressources fiscales Les nouveaux impôts directs sans vote de taux Le financement de l’environnement, des déchets et de l’assainissement Construire son budget Programmer con cycle budgétaire Construire son document budgétaire Maîtriser le régime des dotations La dotation globale de fonctionnement Les financements de transferts de compétences par l’État Optimiser la dette et la trésorerie Enjeux et régime juridique

Gestion active de la dette et son suivi Maitriser la gestion de la trésorerie Optimiser ses dépenses Maîtriser la masse salariale Optimiser la gestion du patrimoine Maîtriser la gestion de trésorerie Définir et valoriser sa stratégie financière Analyse rétrospective à partir du CA et du compte de gestion Utiliser la prospective financière pour arrêter sa stratégie Valoriser sa stratégie financière par une communication appropriée

Le service documentaire en détail

1- Le site internet www.weka.fr/collectivites-territoriales

• L’intégralité des 250 fiches pratiques mises à jours et complétées tous les mois • Les textes officiels mentionnés dans la publication • Tous les outils prêts à l’emploi, téléchargeables, personnalisables et imprimables • La mise en relation des textes juridiques, des méthodes, des outils et de l’actualité

2- L’ouvrage papier

Édité annuellement, l’ouvrage papier vous propose une large sélection de ces fiches web, accompagnées d’outils. 3- La newsletter

Le bimestriel Finances locales, avec toute l’actualité, des tableaux financiers, la jurisprudence et des dossiers d’experts, par courrier

4- Les lettres d’information par email

• Des alertes par email avec les dernières mises à jour et une synthèse hebdomadaire de l’actualité.