Gestion de l’information

Les opérations documentaires

Les fonctions d'un service de documentation s'articulent autour des quatre opérations de base des systèmes tertiaires, à savoir :

- saisie, élaboration, traitement de l'information;

- multiplication;

- transmission ;

- mémorisation (stockage et restitution).

Ces opérations de base sont explicitées tout au long de ce que l'on appelle la chaîne documentaire.

Analyse des besoins

Recherche des sources

Acquisitions

La chaîne documentaire

Contrôle et évaluation

Sélection

Produits et services

Enregistrement

Diffusion

Catalogage

Stockage : Mémorisation des informations

Classements des documents

Analyse :Condensation

Indexation

Les fonctions documentaires peuvent être également réparties, comme dans tout système, en « opérations d'entrée », « opérations de traitement» et « opérations de sortie ».

Les opérations de traitement, elles sont de deux natures Le traitement dit matériel (l’estampillage, le classement,

l’équipement,...)

Le traitement dit intellectuel, c’est à dire l’analyse documentaire

c’est le travail de condensation (résumé) et indexation

1. la condensation

C'est l’opération qui consiste à extraire l’information utile que contient chaque document, à la sélectionner, puis à la mettre en forme, de façon à produire un ensemble d’informations utilisable par les usagers du système

En d’autres termes, l’opération de condensation a pour objet la production d’un résumé qui facilitera la diffusion de l’information contenue dans le document ainsi que son stockage dans un fichier. Le résumé devient un document dit secondaire qui sert de relais entre l’utilisateur et le document de base ou document primaire.

oLe résumé signalétique :Il donne en 10 ou 20 mots une idée plus complète du contenu, indique les

matières traitées et les idées clés qui y sont exprimés

oLe résumé indicatifC’est un résumé identique mais plus fournit car il comporte en 100 et 200

mots

oLe résumé informatif :C’est un résumé plus long (jusqu’à 500 mots) donnant place aux conclusions de l’auteur et de ses prises de positions personnelle, mettant

en valeur les idées et les grandes lignes de l’argumentation. C’est une véritable fiche de lecture.

2 . L’indexation

L’indexation est la partie la plus importante de l’analyse documentaire. C’est l’opération qui détermine, à partir de l’analyse d’un document, les différents descripteurs (mots-sujets), mots-clés ou indices qui permettront d’en indiquer le contenu.

Principes« Permettre une recherche efficace des informations contenues dans un fonds

de documents et indiquer rapidement sous une forme concise la teneur du document ».

Rendre compte du document au moyen d’un « langage » documentaire (mots-clés ou classification).

Permet les recherches dans le catalogue (langage documentaire) ou le classement des documents en libre accès (classification).

MéthodesLecture de parties du document : la 4ème de couverture, rabats de la jaquette, table des matières, préface,… Connaissance préalable indispensable de l’outil utilisé.

Les langages documentaires :

Les classifications :

Systèmes de classification numérique (Dewey, CDU,…) basés sur une structuration hiérarchisée des connaissances.

 La place de chaque notion dans l’ensemble des classes, sous-classes et subdivisions est représentée par un symbole appelé indice » ; indices avec lesquels on fabrique les cotes pour ranger les documents en rayon.

Les langages documentaires :

Indexation par mots

Listes de mots, thésaurus, langages d’indexation documentaire (RAMEAU).Règles de sens : pertinence, précision, unité de sens (pas de synonymes,

utiliser des renvois

Règles de forme : singulier/pluriel, masculin/féminin, développement ou non des sigles et acronymes…

Exemples avec un fonds de livre en bibliothèque

La classification Dewey