Création d’un Ordre de Mission (OM) - dijest.ac-dijon.frdijest.ac-dijon.fr/defi/IMG/pdf/Creer_OM.pdf · de repas est valable pour les agents en mission itinérante, service partagé,

ACADEMIE DE DIJON Rectorat Service DIBAP

EMB DIBAP1 Mars 2012

Créer un Ordre de Mission (OM) .......................................................................................................................................................... 2

A- Ecran d’accueil ............................................................................................................................................................................. 2

B- Document Vierge (Déplacement SANS autorisation d’utilisation du véhicule personnel) ............................................................. 4 1-Sélection du TYPE DE MISSION : OM EN METROPOLE dans l’onglet Général ...................................................................... 4 1.1- Onglet général ........................................................................................................................................................................ 4 1.2-Onglet Prestations: .................................................................................................................................................................. 6 1.3-Onglet Etapes: ........................................................................................................................................................................ 6 1.4-Onglet Frais prévisionnels: ...................................................................................................................................................... 7 1.5- Onglet Indemnités kilométriques .......................................................................................................................................... 10 2- Sélection du TYPE DE MISSION : PERSONNEL ITINERANT dans l’onglet Général ............................................................ 14 2.1- Onglet général ...................................................................................................................................................................... 14 2.2- Onglet Frais prévisionnels .................................................................................................................................................... 16 2.3- Onglet Indemnités kilométriques .......................................................................................................................................... 18

C- OM permanent (à faire en début d’année scolaire- Autorisation d’utilisation du véhicule personnel) ......................................... 22 D- Initialisation d’un OM Ponctuel à partir d’un OM Permanent (Déplacement AVEC autorisation d’utilisation du véhicule personnel) ....................................................................................................................................................................................... 24

1- Sélection du type de mission : OM EN METROPOLE dans l’onglet Général .......................................................................... 25 1.1- Onglet général ...................................................................................................................................................................... 25 1.2- Onglet Prestations ................................................................................................................................................................ 27 1.3- Onglet Etapes ...................................................................................................................................................................... 27 1.4- Onglet Frais prévisionnels .................................................................................................................................................... 28 1.5- Onglet Indemnités kilométriques .......................................................................................................................................... 31 2- Sélection du type de mission : PERSONNEL ITINERANT dans l’onglet Général ................................................................... 35 2.1- Onglet général ...................................................................................................................................................................... 35 2.2- Onglet Frais prévisionnels .................................................................................................................................................... 37 2.3- Onglet Indemnités kilométriques .......................................................................................................................................... 39

E- Suppression de l’OM : ................................................................................................................................................................ 43



Créer un Ordre de Mission (OM) A- Ecran d’accueil



Pour commander des billets d’avion ou de train

Déplacement sans autorisation d’utilisation du véhicule personnel

Déplacement similaire à un déplacement déjà saisi (évite la saisie de certaines zones)

Autorisation d’utilisation du véhicule personnel (1ère étape : saisir le véhicule dans la fiche profil)

Déplacement avec autorisation d’utilisation du véhicule personnel



B- Document Vierge (Déplacement SANS autorisation d’utilisation du véhicule personnel)

1-Sélection du TYPE DE MISSION : OM EN METROPOLE dans l’onglet Général

1.1- Onglet général

4

Statut de l’OM

3

1 2

6

5

Référence de l’OM Coût de la mission



L’OM comprend un certain nombre d’informations repris à partir de l’OM permanent (dates et objet de la mission). 1 - La destination principale peut être :

Soit la destination (lieu de la mission), Soit la période (en cas de saisie de plusieurs déplacements dans le même OM).

2 - Le type de mission OM en Métropole s’affiche par défaut, il n’est pas à modifier. Pour les personnels itinérants et service partagé, le type de mission est: « Personnels itinérants » se référer à la page Sélection Type de mission : Personnels itinérants. 3 - L’objet de la mission doit être complété. Il est conseillé de préciser les dates ou la période du déplacement dans l’objet de la mission afin d’avoir une meilleure lisibilité dans les restitutions (ex : mission itinérante IEN circonscription DIJON SUD, OM Septembre 2011, Mission XXX du 15/02/2012 à Beaune). 4 - Les dates et horaires sont à adapter au déplacement saisi dans l’OM. 5 - L’enveloppe budgétaire et le centre de coût chorus sont renseignés par défaut dans la fiche profil lors de l’ouverture du dossier (par le service gestionnaire), ainsi ces informations ne sont pas à modifier. L’axe analytique 1 est à renseigner pour les convocations à l’initiative de la centrale. Les axes ministériels 1 et 2 ne sont pas à renseigner. 6 - Le lieu de départ / le lieu de retour peut être :

Soit la résidence administrative (code : ADM) Soit la résidence familiale (code : FAM)



1.2-Onglet Prestations: L’onglet « prestation » est à remplir uniquement en cas de demande de billets de train payé par le rectorat (se reporter au guide de

saisie pour demandes de billets de train).

1.3-Onglet Etapes: L’onglet « Etapes » permet de calculer les indemnités de mission (déjeuners, diners, nuitées) correspondant au déplacement saisi

en fonction des dates et horaires inscrits dans l’onglet général.

1- Cliquez sur l’icône « Générer les étapes » afin de calculer les indemnités de mission. Un message prévient que les indemnités

vont être recalculées, il faut valider ce message.

Une fois les indemnités calculées, le montant total s’affiche dans l’onglet « étapes », le détail s’affiche dans l’onglet « Frais

prévisionnels ».

1



1.4-Onglet Frais prévisionnels:

Les nuitées, repas sont automatiquement calculés à taux plein. En cas de repas en restaurant administratif ou de repas ou nuitée

gratuite, il est possible de déduire suivant la réalité du déplacement dans l’onglet « frais prévisionnels ».



Déduction des indemnités de mission pour repas pris en restaurant administratif, gratuit ou encore nuitée gratuite :

1- Cliquez sur l’icône concerné (repas, hôtel)

2- Déclarez le(s) nombre(s) à déduire 3- Fermer la fenêtre

3

2

1



Le calcul s’effectue automatiquement.

Conseil : il est impératif d’avoir générer les étapes avant de déduire des frais. En cas d’oubli la somme calculée sera négative !

L’onglet « frais prévisionnel » permet également de déclarer des frais de parking (uniquement parking de la gare), péage ou de

transports en commun (train payé par l’agent).

Pour déclarer les trajets, l’agent doit cliquer sur l’onglet « indemnités kilométriques ».



1.5- Onglet Indemnités kilométriques

Pour déclarer les trajets, l’agent doit cliquer sur l’onglet « indemnités kilométriques », puis sur (1) Ajouter un Ikm.

2- Déclarez l’ensemble de ses trajets en étant le plus précis possible. En cas de trajet similaires répétés (exemple pour les

agents en service partagés TZR), l’agent doit saisir chaque ligne les déplacements.

Remarque : 1 trajet = 1 aller // 2 trajets = 1 aller et 1 retour

3- Enregistrez la saisie à chaque ligne (d’autres lignes vont apparaître au fur et à mesure de la saisie).

1

2

3



A titre d’information, la distance retenue correspond à la distance calculée avec MAPPY Itinéraire au plus court.



La saisie de l’Ordre de Mission est à présent terminée.

1



- Une fois l’ensemble de la saisie de l’OM réalisé, il faut le faire avancer en le transmettant à son valideur hiérarchique de niveau 1

(VH1). Il suffit de cliquer sur la flèche verte (1), de compléter le nom du destinataire (2) et de confirmer le changement de statut (3).

Votre OM va être validé par votre Valideur Hiérarchique de niveau 1 (VH1) puis par le Service Gestionnaire (Service DIBAP).

Une fois votre OM validé, à votre retour de mission, il faudra créer et faire avancer l’état de frais afin de demander le

remboursement de votre (vos) frais de déplacement(s). Se reporter au guide « Créer un Etat de Frais ».

2

3



2- Sélection du TYPE DE MISSION : PERSONNEL ITINERANT dans l’onglet Général


4

Statut de l’OM

3

1 2

6

5





Soit la destination (lieu de la mission), Soit la période (en cas de saisie de plusieurs déplacements dans le même OM).

2 - Le type de mission à renseigner pour les déplacements des personnels itinérants et service partagé est: « Personnels itinérants ». Il permet d’affiner l’écran de saisie. Le type de mission « Service partagé » ne permet pas l’application de la réglementation du 03 août 2010. (Ne comprend pas la possibilité de déclarer des repas). Ainsi, les personnels en service partagé doivent déclarer leurs frais en choisissant le type de mission « Personnel itinérant ». 3 - L’objet de la mission peut être modifié. Il est conseillé de préciser les dates ou la période du déplacement dans l’objet de la mission afin d’avoir une meilleure lisibilité dans les restitutions (ex : mission itinérante IEN circonscription DIJON SUD, OM Septembre 2011, Mission XXX du 15/02/2012 à Beaune). 4 - Les dates sont à modifier et à adapter au déplacement saisi dans l’OM. 5 - L’enveloppe budgétaire et le centre de coût chorus sont renseignés par défaut dans la fiche profil lors de l’ouverture du dossier (par le service gestionnaire), ainsi ces informations ne sont pas à modifier. L’axe analytique 1 est à renseigner pour les convocations à l’initiative de la centrale. Les axes ministériels 1 et 2 ne sont pas à renseigner. 6 - Le lieu de départ / le lieu de retour peut être :


Une fois l’onglet général remplit, il faut compléter l’onglet « Frais prévisionnels ».



2.2- Onglet Frais prévisionnels

Cet onglet sert à déclarer des repas, du péage ou des transports effectués en train, métro, bus…

1

2

3



1- Cliquez sur l’icône concerné (parking, péage, repas, transport en commun)

2- Déclarez le(s) nombre(s) pour les repas ou la somme pour le parking, péage et transport en commun

Pour les repas, l’agent peut choisir entre « Repas personnels itinérant » ou « Déjeuner restaurant administratif ». Lorsque le

déjeuner est pris en restaurant administratif et que l’agent à payé son repas, il déclare alors son repas à l’aide de cet icône. Ce type

de repas est valable pour les agents en mission itinérante, service partagé, ou Titulaire de Zone de Remplacement (TZR).

Lorsque le repas a été pris à l’extérieur (en dehors d’un restaurant administratif) alors l’agent déclare un repas dans l’icône

« déjeuner personnel itinérant ». Ce type de repas est valable uniquement pour les agents en mission itinérante. Les personnes en

service partagé ou TZR ne sont pas concernées.

Dans les deux cas, l’agent doit mentionner les horaires de la mission concernée par le déplacement occasionnant un frais de

repas.

3- Fermer la fenêtre

Une fois le nombre indiqué, ou la somme, l’agent ferme la fenêtre qui s’est ouverte et le montant se reporte automatiquement dans

l’onglet frais prévisionnel.

Une fois les frais prévisionnels déclarés, l’agent doit déclarer les trajets effectués.




Pour déclarer les trajets, l’agent doit cliquer sur l’onglet « indemnités kilométriques », puis sur (1) Ajouter un Ikm.





1

2

3







1





Votre OM va être validé par votre Valideur Hiérarchique de niveau 1 (VH1) puis par le Service Gestionnaire (Service DIBAP).


remboursement de votre (vos) frais de déplacement(s).

2

3



C- OM permanent (à faire en début d’année scolaire- Autorisation d’utilisation du véhicule personnel)

1

2

3

4-a 4-b



Rappel : Le véhicule en cours d’utilisation est à saisir dans la fiche profil avant de créer l’Ordre de Mission Permanent. 1- Complétez l’objet de la mission Mission itinérante zone : académie de Dijon, département, circonscription ou Mission service partagé : trajet établissement principal Collège Montchapet Dijon établissement secondaire Collège Monge Beaune).

Zone de déplacement Missions

Académie de Dijon

IA-IPR IEN rectorat Conseillers Techniques du recteur EMAS

Département (préciser le département) Médicaux sociaux (infirmière, assistante sociale, médecin) Conseiller d’Orientation Psychologue

Circonscription (préciser la circonscription) Personnel du 1er degré

Trajet entre l’établissement principal et l’établissement secondaire Service partagé

Trajet entre l’établissement de rattachement et l’établissement principal/secondaire ou résidence familiale et établissement

principal /secondaire Titulaire de Zone de Remplacement

2- Saisir les dates (année scolaire) 3- Sélectionner le véhicule 4- a- Transmettre au Valideur Hiérarchique de niveau 1 (VH1) 4- b- Imprimer le document et joindre la photocopie de la carte grise et de l’attestation d’assurance à transmettre au bureau DIBAP1.



D- Initialisation d’un OM Ponctuel à partir d’un OM Permanent (Déplacement AVEC autorisation d’utilisation du véhicule personnel) Une fois l’OM Permanent saisi et validé, afin de saisir les frais de déplacements, il faut créer des Ordres de Mission en les

rattachant à l’OM Permanent.

Les OM Permanents sont saisis par année scolaire, il est possible de déclarer les frais de déplacements relatifs à des OM

Permanents de l’année antérieure. Il faut sélectionner l’OM Permanent correspondant aux frais à déclarer.

Année scolaire 2011 / 2012 Année scolaire 2010 / 2011



1- Sélection du TYPE DE MISSION : OM EN METROPOLE dans l’onglet Général


4

Statut de l’OM

3

1 2

6

5





Soit la destination (lieu de la mission) Soit la période (en cas de saisie de plusieurs déplacements dans le même OM).





1.2- Onglet Prestations L’onglet « prestation » est à remplir uniquement en cas de demande de billets de train payé par le rectorat (se reporter au guide de

saisie pour demandes de billets de train).

1.3- Onglet Etapes L’onglet « Etapes » permet de calculer les indemnités de mission (déjeuners, diners, nuitées) correspondant au déplacement saisi

en fonction des dates et horaires inscrits dans l’onglet général.

1- Cliquez sur l’icône « Générer les étapes » afin de calculer les indemnités de mission. Un message prévient que les indemnités

vont être recalculées, il faut valider ce message.

Une fois les indemnités calculées, le montant total s’affiche dans l’onglet « étapes », le détail s’affiche dans l’onglet « Frais

prévisionnels ».

1




Les nuitées, repas sont automatiquement calculés à taux plein. En cas de repas en restaurant administratif ou de repas ou nuitée

gratuite, il est possible de déduire suivant la réalité du déplacement dans l’onglet « frais prévisionnels ».



Déduction des indemnités de mission pour repas pris en restaurant administratif, gratuit ou encore nuitée gratuite :

1- Cliquez sur l’icône concerné (repas, hôtel)

2- Déclarez le(s) nombre(s) à déduire 3- Fermer la fenêtre

3

2

1



Le calcul s’effectue automatiquement.

Conseil : il est impératif d’avoir générer les étapes avant de déduire des frais. En cas d’oubli la somme calculée sera négative !

L’onglet « frais prévisionnel » permet également de déclarer des frais de parking (uniquement parking de la gare), péage ou de

transports en commun (train payé par l’agent).

Pour déclarer les trajets, l’agent doit cliquer sur l’onglet « indemnités kilométriques ».




Pour déclarer les trajets, l’agent doit cliquer sur l’onglet « indemnités kilométriques », puis sur Ajouter un Ikm.

1- Sélectionnez la voiture et le barème kilométrique (IK standard)





1

2

3







1





La saisie de l’OM est terminée. Votre OM va être validé par votre Valideur Hiérarchique de niveau 1 (VH1) puis par le Service

Gestionnaire (Service DIBAP).



2

3



2- Sélection du TYPE DE MISSION : PERSONNEL ITINERANT dans l’onglet Général


4

Statut de l’OM

3

1 2

6

5





Soit la destination (lieu de la mission) Soit la période (en cas de saisie de plusieurs déplacements dans le même OM).



Une fois l’onglet général remplit, il faut compléter l’onglet « Frais prévisionnels ».




Cet onglet sert à déclarer des repas, du péage ou des transports effectués en train, métro, bus…

1

2

3



1- Cliquez sur l’icône concerné (parking, péage, repas, transport en commun)

2- Déclarez le(s) nombre(s) pour les repas ou la somme pour le parking, péage et transport en commun

Pour les repas, l’agent peut choisir entre « Repas personnels itinérant » ou « Déjeuner restaurant administratif ». Lorsque le

déjeuner est pris en restaurant administratif et que l’agent à payé son repas, il déclare alors son repas à l’aide de cet icône. Ce type

de repas est valable pour les agents en mission itinérante, service partagé, ou Titulaire de Zone de Remplacement (TZR).

Lorsque le repas a été pris à l’extérieur (en dehors d’un restaurant administratif) alors l’agent déclare un repas dans l’icône

« déjeuner personnel itinérant ». Ce type de repas est valable uniquement pour les agents en mission itinérante. Les personnes en

service partagé ou TZR ne sont pas concernées.

Dans les deux cas, l’agent doit mentionner les horaires de la mission concernée par le déplacement occasionnant un frais de

repas.

3- Fermer la fenêtre

Une fois le nombre indiqué, ou la somme, l’agent ferme la fenêtre qui s’est ouverte et le montant se reporte automatiquement dans

l’onglet frais prévisionnel.

Une fois les frais prévisionnels déclarés, l’agent doit déclarer les trajets effectués.




Pour déclarer les trajets, l’agent doit cliquer sur l’onglet « indemnités kilométriques », puis sur Ajouter un Ikm.

1- Sélectionnez la voiture et le barème kilométrique (IK standard)





1

2

3







1





La saisie de l’OM est terminée. Votre OM va être validé par votre Valideur Hiérarchique de niveau 1 (VH1) puis par le Service

Gestionnaire (Service DIBAP).



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3



E- Suppression de l’OM : Il est possible de supprimer un Ordre de Mission en cours de création.

1

2



1- Se positionner sur l’OM concerné puis sélectionner Ordre de Mission 2- Cliquez sur Supprimer, un message apparaitra vous demandant de confirmer ce choix.

Votre OM sera alors supprimé, il ne sera plus possible de le retrouver.

Documents

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