ANNEXES 5- Outil et modèle d’apprentissage - Cadre de suivi, de rédaction des rapports et d'évaluation - Renforcement des capacités des gouvernements africains pour l'intégration de la redevabilité dans la planification du développement

Modèle de structure du rapport annuel de la stratégie

Ce modèle a pour but de décrire la structure du rapport portant sur l’état d’avancement annuel et de donner des instructions plus détaillées sur les informations à fournir. La structure et les directives relatives la préparation du rapport de stratégie sont présentées ci-dessous. Cette structure est donnée à titre indicatif et peut être ajustée en fonction des besoins spécifiques du pays.

1. RÉSUMÉ ANALYTIQUE

Cette section fournit brièvement des informations sur les progrès réalisés par rapport à chaque objectif de la stratégie d'intégration des cadres de responsabilisation et d’élaboration de politiques fondées sur les faits dans les processus de planification nationaux, sur la base à la fois des indicateurs et de la mise en œuvre des initiatives-clé du secteur. Dans cette section, seules les réalisations résultant de la mise en œuvre des activités majeures devraient être présentées. L'importance des activités est déterminée par la portée de leur impact, l’attention des politiques et l’intérêt des médias et de la société civile. Des graphiques, des tableaux et des images peuvent être utilisés pour illustrer ces réalisations. Cette section fournit également de brèves informations sur l’état d’avancement de la réalisation de la vision (la « vision d’ensemble »). Elle résume aussi les difficultés majeures, les risques et les mesures correctives nécessaires.

Cette section devrait servir à informer les décideurs, le grand public et les parties prenantes. Le sommaire exécutif sera bref et concis, cinq pages au maximum.

2. ETAT D’AVANCEMENT DE LA MISE EN OEUVRE DES OBJECTIFS DE LA STRATÉGIE

Cette section décrit les progrès accomplis dans la mise en œuvre de chaque objectif de la stratégie d'intégration des cadres de responsabilisation et d’élaboration de politiques fondées sur les faits dans les processus de planification nationale. Elle comportera autant de sous-sections qu'il y aura d'objectifs dans la stratégie.

Avant de décrire la mise en œuvre de chaque objectif, il convient de fournir ici des informations sommaires sur leur état d’avancement global. Cela pourrait inclure des informations sur :

1) les initiatives mises en œuvre avec succès au cours de l'année ;2) les domaines nécessitant une amélioration de la mise en œuvre ;3) L’exécution du budget global.

Des tableaux et des graphiques peuvent être utilisés ici.

2,1. PROGRÈS RÉALISÉ PAR RAPPORT À L’OBJECTIF : [intitulé de l’objectif]

Dans ces sous-sections, il convient de fournir des informations sur les progrès accomplis par rapport à chaque objectif stratégique. Les progrès accomplis par rapport à chaque objectif sont décrits en fonction des indicateurs et de l’ensemble des progrès réalisés dans la mise en œuvre des activités menées dans le cadre dudit objectif. Les informations concernant la réalisation des objectifs indicateurs devraient être présentées. Une description des principales réformes mises en œuvre devrait être fournie, ainsi que ce qui a fait obstacle à la réalisation des objectifs. Cette information permettra de déterminer si la stratégie se rapproche de la réalisation des objectifs. Les activités ayant contribué à la réalisation de l'objectif peuvent également être présentées ici, mais toujours dans le but de répondre à des questions telles que: « Pourquoi avons-nous planifié cette activité? » et « Comment cette activité a-t-elle contribué à améliorer les statistiques et les services

de planification du développement dont nous sommes responsables? » Il est particulièrement important de mentionner les réussites, les lacunes et les difficultés, ainsi que les recommandations quant au moyen de surmonter ces lacunes et ces difficultés. Les actions prioritaires visant à améliorer la performance devraient être soulignées.

Chaque sous-section pourrait inclure les informations suivantes :1) l’évaluation des principales réalisations à l'aide d'indicateurs et de graphiques ;2) les réussites ;3) l’évaluation des difficultés, des lacunes et des goulets d'étranglement ;4) les conclusions et les recommandations.

Il serait nécessaire d’user de graphiques, de tableaux ou d’images pour illustrer cette évaluation. Des indicateurs liés devraient être utilisés pour faire ce rapport.

3. RISQUES ET MESURES POUR Y REMÉDIER

Cette section traite de tous les risques liés à la mise en œuvre de la stratégie globale ainsi que des mesures prises pour y remédier. Ces risques peuvent être liés à la capacité institutionnelle, à la capacité financière, à l'environnement réglementaire, au partenariat et à l'engagement d'autres institutions, ainsi qu'à d'autres facteurs externes à la stratégie. Les mesures prises pour gérer ces risques à l’avenir sont identifiées et répertoriées dans cette section.

Cette section est préparée par le ministère ou l’institution responsable sur la base des contributions fournies par les institutions de mise en œuvre. L’institution ou le ministère responsable doit demander aux institutions participantes de fournir ces informations à travers le processus de génération des rapports.

4. ANNEXES

Annexe 1 : Rapport de suivi du plan d'action pour l'année 20XX

D'autres annexes peuvent être présentées pour appuyer et illustrer les informations présentées ci-dessus.

Modèle de rapport de suivi du plan d'action

Action Institution responsable

Chronogramme

Progrès Problèmes et étapes suivantes Risques et analyse Budget

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.OBJECTIF 1 : comme dans la stratégie

1. (Comme dans le plan d’action)

(Comme dans le plan d’action)

(Comme dans le plan d’action)

Description de l’état d’avancement de la mise en œuvre de l’action et de ses activités.Devrait clairement indiquer ce qui suit :1) Le statut de la mise

en œuvre de l’activité, si possible à l’aide du système des feux tricolores: Entière Partielle Non Mise en œuvre.

2) Brève description des progrès enregistrés ou d’absence de progrès.

1) Non-exécution des actions conformément au plan ou retard dans leur mise en œuvre.

2) Solutions et objectifs principaux pour la période suivante.

Risques majeurs liés à la mise en œuvre de l’action et des activités correspondantes.

Budget utilisé par rapport au plan.

Total pour l’objectif 1 :Total pour la stratégie :

Instructions relatives au remplissage du modèle du rapport sur la stratégie :Colonne 1 Les actions et les activités correspondantes du plan d’action sont reproduites ici.Colonne 2 Les institutions responsables de la mise en œuvre de chaque action et des activités correspondantes sont indiquées ici conformément au plan

d’action.Colonne 3 Le délai d’achèvement de l'activité fixé par le plan d'action est indiqué ici.Colonne 4 Cette colonne doit être remplie par l’institution responsable.

L’état de réalisation des actions (et des activités) est présenté ici. Les actions peuvent être « entièrement mises en œuvre », « partiellement mises en œuvre » ou « non mises en œuvre ». Une activité entièrement mise en œuvre est une activité qui a été mise en œuvre conformément à la portée définie dans le plan d'action. Une activité partiellement mise en œuvre est celle dont la mise en œuvre se situe entre 50 et 99%. Une activité non mise en œuvre est celle dont la mise en œuvre se situe entre 0 et 49%. L’état de réalisation est défini par des experts travaillant au sein de l’institution concernée. Toutefois, cet état peut changer après examen par l'institution responsable de la planification centrale et de la coordination du suivi et après discussion avec l'institution en charge de l'activité.

L’état de réalisation est indiqué à la fois par des écrits et par un code de couleurs. La première colonne est surlignée en vert pour indiquer une activité entièrement mise en œuvre, en jaune pour une activité partiellement mise en œuvre et en rouge pour une activité non mise en œuvre.En outre, les réalisations majeures ou les difficultés rencontrées dans la mise en œuvre de l’activité sont décrites dans cette colonne. Le but visé est de ne fournir que des informations stratégiques pour justifier l’état de réalisation attribué à l’activité. Les résultats devraient être étayés, si possible par des faits concrets tels que des données statistiques et des comparaisons. Les informations de routine et administratives (nombre de réunions organisées, groupes de travail créés, etc.) ne doivent pas y être incluses. Par exemple, si la loi mettant en œuvre l'activité a été préparée, les réalisations devraient expliquer les changements qui en résulteront, en résumant brièvement les principaux avantages de la nouvelle loi au lieu de déclarer simplement qu’elle a été préparée et quand cela s’est fait.

Colonne 5 Cette colonne doit être remplie par l’institution concernée, mais uniquement pour les actions et les activités dont l’état de réalisation indique « partiellement mises en œuvre » ou « non mises en œuvre ». Les raisons de toute déviation devraient être brièvement expliquées. Les étapes suivantes de la mise en œuvre de l’action et de l’activité devraient être présentées ici.

Colonne 6 Les informations figurant dans cette colonne doivent être donnés en fonction de l’analyse des risques liés à la mise en œuvre de l’action et de ses activités.

Colonne 7 Les informations figurant dans cette colonne doivent être données en fonction des sommes dépensées pour la mise en œuvre de l'action et des activités correspondantes, par rapport au budget prévu. Tout dépassement budgétaire substantiel ou toute dépense inférieure aux fonds prévus importante devrait être mis en évidence, avec des propositions pour traiter de leurs implications financières.

Modèle de la structure du rapport semestriel de stratégie

Ce modèle a pour objectif de décrire la structure du rapport semestriel (6 mois) de suivi et de fournir des instructions plus détaillées sur les informations requises. La structure du rapport semestriel et les orientations relatives à sa préparation sont présentées ci-dessous. La structure est indicative et peut être ajustée en fonction des besoins spécifiques du pays.

I. INFORMATIONS-SOMMAIRES (1 page maximum)

ÉTAT D’AVANCEMENT GÉNÉRALDans cette section, les informations suivantes sont fournies :

le nombre total d’actions valides et d’activités correspondantes courant sur une période de 6 mois ;

des informations sur le niveau général de mise en œuvre, par exemple, le pourcentage et le nombre d'activités entièrement, partiellement et non mises en œuvre ;

les zones affichant les meilleures et les pires performances (en fonction des objectifs).

PROBLÈMES ET RISQUESDans cette section, un résumé des principales raisons des retards observés dans la mise en œuvre des activités est présenté. Tout risque lié à la mise en œuvre future des activités et à la réalisation des objectifs est mis en évidence.

ÉTAPES SUIVANTES

Ici, des solutions possibles aux problèmes identifiés sont présentées et les prochaines étapes pour la mise en œuvre de la stratégie sont suggérées.

II. INFORMATIONS DETAILLÉES SUR LA MISE EN OEUVRE DES ACTIVITÉS

Cette section apporte des informations sur l'état de mise en œuvre des actions et des activités correspondantes, ainsi qu'une brève description des progrès réalisés pour chaque activité menée, des indicateurs (de résultats), des problèmes identifiés et des prochaines étapes proposées.

Le tableau suivant peut être utilisé :

Activité Institution responsable

Délais État d’avancement Problèmes et étapes suivantes

1. 2. 3. 4. 5.OBJECTIF 1: comme dans la stratégie

1. (Comme dans le plan d’action)

(Comme dans le plan d’action)

(Comme dans le plan d’action)

Description de l’état d’avancement de la mise en œuvre de l’activité.Devrait clairement indiquer ce qui suit:1) l’état de mise en œuvre de l’activité, si possible,

bien vouloir utiliser le système des feux tricolores. Entière Partielle NonMise en œuvre, avec des explications en cas de non mise en œuvre.

2) Brève description des progrès réalisés ou d’absence de progrès, y compris des informations portant sur la réalisation des activités liées aux indicateurs.

1) Non-exécution des actions conformément au plan ou retard dans leur mise en œuvre.

2) Solutions et objectifs principaux pour la période suivante.

Instructions relatives au remplissage du modèle du rapport sur la stratégie :Colonne 1 Les activités sont reproduites ici à partir du plan d’action.Colonne 2 Les institutions responsables de la mise en œuvre de chaque activité sont indiquées.Colonne 3 Ceci indique les délais fixés par le plan d’action pour l’achèvement de l’activité.Colonne 4 Cette colonne doit être remplie par l’institution responsable.

L’état de réalisation des activités est présenté ici. Les actions peuvent être « complètement mises en œuvre », « partiellement mises en œuvre » ou « non mises en œuvre ». Une activité entièrement mise en œuvre est celle qui a été mise en œuvre dans sa globalité, d’après la portée définie par le plan d’action. Une activité partiellement mise en œuvre est celle dont la mise en œuvre se situe entre 50 et 99%. Une activité non mise en œuvre est celle dont la mise en œuvre se situe entre 0 et 49%. L’état de réalisation est défini par des experts travaillant au sein de l’institution concernée. Toutefois, cet état peut changer après examen par l'institution responsable de la planification centrale et de la coordination du suivi et après discussion avec l'institution en charge de l'activité.

L’état de réalisation est indiqué à la fois par des écrits et par un code de couleurs. La première colonne est surlignée en vert pour indiquer une activité complètement mise en œuvre, en jaune pour une activité partiellement mise en œuvre et en rouge pour une activité non mise en œuvre.En outre, les réalisations majeures effectuées par la mise en œuvre de l’activité sont décrites dans cette colonne. Le but visé est de ne fournir que des informations stratégiques pour expliquer l’état de réalisation attribué à l’activité. Les résultats devraient être étayés, si possible par des faits concrets tels que des données statistiques et des comparaisons. Les informations de routine et administratives (nombre de réunions organisées, groupes de travail créés, etc.) ne doivent pas y être incluses. Par exemple, si la loi mettant en œuvre l'activité a été élaborée, les réalisations devraient expliquer les changements qui en résulteront, en résumant brièvement les principaux avantages de la nouvelle loi plutôt que de déclarer simplement qu’elle a été élaborée et quand cela s’est fait.

Colonne 5 Cette colonne doit être remplie par l’institution concernée, mais uniquement pour les actions et les activités dont l’état de réalisation indique « partiellement mises en œuvre » ou « non mises en œuvre ». Les raisons de toute déviation devraient être brièvement expliquées. Les prochaines étapes de la mise en œuvre de l’activité devraient également être présentées ici.

9 | Page

Exemple de projet de directive pour le suivi de la stratégie et l’établissement des rapports

Le présent document fournit un exemple de directive pouvant être utilisée par l'institution responsable ou le gouvernement pour coordonner le processus de préparation des statistiques et les rapports de suivi de la stratégie du secteur de la planification du développement. Cette directive est indicative et n'est pas obligatoire pour le pays. En cas d’utilisation, elle peut être ajustée aux besoins et à la situation du pays. L'exemple ci-dessous n'est pas totalement aligné sur les modèles de rapport semestriels et annuels présentés dans cette annexe, afin de démontrer que la structure et la diversité des informations requises par l'institution responsable de la stratégie auprès des organes qui mettent en œuvre les diverses actions de la réforme peuvent être définies différemment, bien que la logique d’établissement du rapport reste la même.

INSTRUCTIONS RELATIVES À LA STRATÉGIE, À L’ETABLISSEMENT DES RAPPORTS ET AU SUIVI DU PLAN D'ACTION

I. Introduction

Ces orientations définissent les acteurs et les procédures de suivi et de rédaction des rapports de mise en œuvre de la stratégie de planification du développement et de la statistique ainsi que de son plan d'action. Ces instructions ont pour but d'uniformiser les processus de suivi et d’établissement des rapports en définissant les procédures, les responsabilités, les délais et les modèles. Les principaux utilisateurs de ces orientations sont les ministères et les organes de l’administration publique, ainsi que les institutions de la statistique et de la planification du développement qui participent à la mise en œuvre du plan d’action stratégique. Les utilisateurs secondaires sont le grand public, les partenaires au développement, les ONG et autres parties prenantes.

II. Acteurs du suivi et de la rédaction des rapports, processus et délais

1. Le suivi général de la mise en œuvre des objectifs, des indicateurs et des activités de la stratégie et de son plan d'action est effectué par le ministère des Finances ou l'institution responsable à travers une communication quotidienne avec les ministères, les organes et autres parties prenantes.

2. Le suivi de la mise en œuvre d'activités distinctes, d'indicateurs de performance et d'objectifs associés est effectué par les ministères, les organes de l’administration publique et les autres parties prenantes responsables de ces éléments, comme indiqué dans le plan d'action 2019-2020.

3. Les rapports sont semestriels et annuels. La préparation des rapports semestriels et annuels est coordonnée par le ministère des Finances ou l'institution responsable sur la base des informations reçues des ministères, des organes de l’administration publique, des institutions de la statistique et de la planification du développement responsables des objectifs respectifs.

4. Le rapport semestriel sera préparé comme suit :

a. Le 5 juillet au plus tard de l’année concernée, le ministère des Finances ou l’institution responsable doit envoyer une lettre circulaire aux ministères, aux institutions de la statistique et de la planification du développement et aux autres organes de l’administration publique responsables des activités à mettre en œuvre au cours de la période considérée, leur demandant de présenter des rapports semestriels selon le modèle fourni à la section III de la présente instruction.

b. Le 20 juillet au plus tard de l’année concernée, les ministères, les institutions de la statistique et de la planification du développement et les organes chargés des activités indiquées dans le plan d’action doivent présenter un rapport au ministère des Finances ou à l’institution responsable dans le format fourni par le ministère des Finances. Si les ministères concernés et les instituts de la planification du développement ou les organes de l’administration publique ne fournissent pas ces informations à temps, le ministère des Finances pourra en informer le groupe interministériel ou entreprendre toute autre action.

c. Le ministère des Finances doit analyser les informations reçues des ministères, des institutions de la statistique et de la planification du développement et des organes de

10 | Page

l’administration publique, les consolider et établir un projet de rapport d'avancement semestriel. Au cas où les informations fournies sont insatisfaisantes ou insuffisantes, le ministère des Finances peut requérir des informations supplémentaires des ministères, des instituts de la statistique et de la planification du développement et des organes de l’administration publique.

d. Avant le 15 août de l'année concernée, le ministère des Finances doit finaliser le rapport d'avancement semestriel et le soumettre au conseil de coordination pour examen.

5. Le rapport semestriel sera préparé comme suit :

a. Le 10 janvier de l'année concernée au plus tard, le ministère des Finances doit envoyer une lettre circulaire à tous les ministères, aux institutions de la statistique et de la planification du développement ainsi qu’aux organes de l’administration publique responsables, leur rappelant que les ministères doivent présenter leurs rapports annuels de la mise en œuvre de la stratégie et du plan d'action.

b. Le 1er février de l'année concernée, les institutions responsables des résultats de la mise en œuvre doivent résumer les informations reçues de leurs partenaires de mise en œuvre et les soumettre au ministère des Finances selon le modèle fourni par le ministère des Finances ou par l'institution responsable. Les institutions responsables peuvent demander à leurs partenaires de mise en œuvre de clarifier ou de compléter toute information requise.

c. Le ministère des Finances ou l'institution responsable doit analyser et consolider les informations ainsi reçues, puis préparer un projet de rapport annuel sur l’état d'avancement de la mise en œuvre. Le ministère des Finances peut demander des informations supplémentaires à ces institutions au cas où les informations fournies sont insatisfaisantes ou insuffisantes.

d. Au plus tard le 1er mars de l’année concernée, le ministère des Finances doit présenter le rapport d'avancement annuel au conseil de coordination pour examen.

6. Si nécessaire, le ministère des Finances ou l'institution responsable peut organiser des ateliers pour guider les ministères, les institutions de la statistique et de la planification du développement et les autres organes de l’administration publique et les aider à renforcer les compétences nécessaires pour préparer les rapports liés à la stratégie.

III. Modèles de rapports semestriels et instructions

7. Deux tableaux seront utilisés pour fournir des informations semestrielles et annuelles sur la mise en œuvre de la stratégie et de son plan d'action :

a. Modèle de rapport semestriel

b. Modèle de rapport annuel

8. Le format et les instructions à suivre pour remplir le modèle de rapport semestriel sont fournis ci-dessous. Il doit être utilisé par tous les ministères et les organes de l’administration publique pour fournir des informations semestrielles sur la mise en œuvre des activités. Ce tableau est présenté au format Excel.

Modèle de rapport semestriel

Résultat Indicateurs de résultats Activité Délais

État de réalisation des

activitésAAA

Réalisations Étapes suivantes (étapes importantes)

Date de réalisation

prévue

11 | Page

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Rempli par le MPA Rempli par le ministèreInstructions à suivre pour le remplissage du modèle du rapport sur la stratégie:

Colonne 1 Dans cette colonne, le résultat du plan d’action est indiqué. Cette colonne est remplie par le ministère des Finances.

Colonne 2 Dans cette colonne, figurent les indicateurs de réalisation des résultats. Tous ces indicateurs devraient être fournis. Ils sont tirés du plan d’action de la stratégie. Cette colonne est remplie par le ministère des Finances.

Colonne 3 Dans cette colonne, les activités du plan d’action sont présentées. Seules les activités correspondant à la période de rédaction du rapport sont fournies. Cette colonne est remplie par le ministère des Finances

Colonne 4 Dans cette colonne, les délais de mise en œuvre de chaque activité concernée sont donnés. Cette colonne est remplie par le ministère des Finances

Colonne 5

Dans cette colonne, le niveau de réalisation de l’activité est mentionné. Les actions peuvent être entièrement mises en œuvre, partiellement mises en œuvre ou non mises en œuvre. Une « activité entièrement mise en œuvre » est celle qui a été mise en œuvre dans sa globalité, d’après la portée définie par le plan d’action. Une « activité partiellement mise en œuvre » est celle dont la mise en œuvre se situe entre 50 et 99%. Une activité « non mise en œuvre » tombe dans la tranche de 0 à 49%. L’état de réalisation est défini par des experts se trouvant au sein de l’institution même. Cependant, cet état peut changer après examen par le MPA et les discussions avec l’institution responsable de l’activité.L’état de mise en œuvre est exprimé par écrit et à travers l’utilisation d’un code de couleurs. La cellule est surlignée en vert, pour indiquer une activité entièrement mise en œuvre, elle est en jaune pour une activité partiellement mise en œuvre et en rouge pour une activité qui n’a pas été mise en œuvre. Cette colonne doit être remplie par l’institution concernée.

Colonne 6

Dans cette colonne, les réalisations majeures effectuées par la mise en œuvre de l’activité sont décrites. Le but visé ici est d’expliquer l’état de réalisation de l’activité. Le ministère, les instituts de la planification du développement et de la statistique ou l’organe de l’administration publique devraient uniquement fournir des informations stratégiques sur les aspects qui se traduisent en résultats. Les réalisations devraient être appuyées par des faits concrets, si possible (par exemple, des données statistiques et des comparaisons). Les informations de routine et administratives (nombre de réunions organisées, groupes de travail créés, etc.) devraient être évitées. Par exemple, si une nouvelle loi mettant en œuvre l'activité a été élaborée, les réalisations devraient expliquer les changements qui en résulteront, en résumant brièvement les principaux avantages de la loi, au lieu de simplement déclarer qu’elle a été élaborée et quand cela s’est fait.Si l’état de réalisation de l’activité est « partiellement mise en œuvre » ou « non mise en œuvre », alors les raisons d’une telle déviation devraient être brièvement expliquées. Cette colonne doit être remplie par l’institution concernée.

Colonne 7 Dans cette colonne, les étapes suivantes de la mise en œuvre de l’activité devraient être présentées. Cette colonne doit être remplie uniquement pour les activités dont l’état de réalisation indique « partiellement mises en œuvre » ou « non mises en œuvre ». Cette colonne doit être remplie par l’institution concernée.

Colonne 8 Dans cette colonne, l’institution devrait indiquer la nouvelle date prévue de la réalisation de l’activité basée sur les prochaines étapes. Cette colonne est remplie uniquement pour les activités dont l’état de réalisation indique « partiellement mises en œuvre » ou « non mises en œuvre ». Cette colonne doit être remplie par l’institution concernée.

IV. Modèles de rapport semestriel et instructions

9. Le format et les instructions à suivre pour remplir le modèle de rapport semestriel sont fournis ci-dessous. Le format requiert des informations tant sur la mise en œuvre des activités que sur les progrès réalisés dans la mise en œuvre des objectifs spécifiques et des indicateurs de performance.

10. Le modèle de rapport annuel est plus analytique que le modèle semestriel. Outre les informations sur la mise en œuvre des activités, ce modèle requiert des informations sur les progrès accomplis dans la réalisation des objectifs et sur les indicateurs de performance. Il est donc plus élaboré.

Modèle de rapport annuel

I. Informations sur les progrès accomplis par rapport aux objectifs (Ces informations sont fournies dans le format Word)

Progrès accomplis dans la mise en œuvre de l'objectif spécifique n°1: Exemple: Amélioration des sous-systèmes d’administration publique organisationnels et fonctionnels

Dans cette section, l’institution responsable de l’objectif spécifique fournit un bref aperçu de sa mise en œuvre. Cette section est préparée sur la base des progrès globaux accomplis par la mise en œuvre des activités et des réalisations par rapport aux indicateurs de performance (à la fois de l’objectif spécifique et des résultats). Les réalisations de cette section

12 | Page

doivent être illustrées à l'aide de graphiques, de tableaux ou de diagrammes. Les facteurs clés qui influent sur la réalisation ou l’incapacité de réaliser des résultats sont fournis. Une évaluation de la probabilité d'atteindre les valeurs cibles de l'indicateur de performance doit être effectuée. Il convient de mentionner également les actions prioritaires visant à améliorer la performance.

II. Informations sur les progrès accomplis par rapport aux indicateurs de performance et aux activités (Ces informations sont fournies au format Excel)

Le modèle ci-dessous permet de fournir des détails complets sur les réalisations par rapport aux indicateurs de performance, ainsi que la mise en œuvre des activités. Les réalisations effectives des deux dernières années (l'année de référence et l'année précédente) sont fournies, ainsi que les valeurs cibles pour l'année concernée. Les détails concernant la réalisation des indicateurs de performance sont fournis par l'institution responsable, comme indiqués dans le Passeport de l'indicateur. Les institutions concernées doivent également rendre compte de la mise en œuvre des activités

OBJECTIF/ Résultat Indicateurs de résultat 2014

Actuel2015

ActuelObjectif

2017 Activité Délais

État de réalisation

des activités

AAA

RéalisationsÉtapes suivantes

(étapes importantes)

Date de réalisation

prévue

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11.

Colonne 1 Dans cette colonne, le résultat attendu du plan d’action est indiqué. Cette colonne est remplie par le ministère des Finances

Colonne 2 Dans cette colonne, figurent les indicateurs de réalisation des résultats. Tous ces indicateurs devraient être fournis. Ils sont prélevés du plan d’action de la stratégie. Cette colonne est remplie par le ministère des Finances

Colonne 3 Dans cette colonne, le résultat réel de la réalisation de l'indicateur de l'année précédant l'année de rédaction du rapport est indiqué. En l’absence de données disponibles, la valeur est indiquée par «N / A». Cette colonne doit être remplie par le ministère / l’institution responsable.

Colonne 4 Dans cette colonne, le résultat réel de la réalisation de l'indicateur pour l'année de rédaction du rapport est indiqué. En l’absence de données disponibles, la valeur est indiquée par «N / A». Cette colonne doit être remplie par l’institution responsable.

Colonne 5 Dans cette colonne, la valeur cible pour l'année concernée est fournie. La valeur cible doit être conforme à celle indiquée dans le passeport de l'indicateur. S'il n'y a pas de valeur cible disponible, la valeur est indiquée par «N / A». Cette colonne doit être remplie par l’institution responsable.

Colonne 6 Dans cette colonne, les activités du plan d’action sont présentées. Seules les activités correspondant à la période de rédaction du rapport sont fournies. Cette colonne est remplie par le ministère des Finances

Colonne 7 Dans cette colonne, le délai de mise en œuvre de l’activité concernée est donné. Cette colonne est remplie par le ministère des Finances

Colonne 8 Dans cette colonne, l’état de réalisation de l’activité est indiqué. Les actions peuvent être « entièrement mises en œuvre », « partiellement mises en œuvre » ou « non mises en œuvre ». Une « activité entièrement mise en œuvre » est celle qui a été mise en œuvre dans sa globalité, d’après la portée définie par le plan d’action. Une « activité partiellement mise en œuvre » est celle dont la mise en œuvre se situe entre 50 et 99%. Une activité « non mise en œuvre » tombe dans la tranche de 0% à 49%. L’état de réalisation est défini par des experts se trouvant au sein de l’institution même. Cependant, l’état de mise en œuvre peut changer suite à la révision faite par le ministère des Finances et aux discussions avec l’institution responsable de l’activité.L’état de mise en œuvre est exprimé par écrit et par un code de couleurs. La première colonne est surlignée en vert, pour indiquer une activité entièrement mise en œuvre, en jaune pour une activité partiellement mise en œuvre et en rouge pour une activité non mise en œuvre. Cette colonne doit être remplie par l’institution concernée.

Colonne 9 Dans cette colonne, les réalisations majeures effectuées par la mise en œuvre de l’activité sont décrites. Le but visé ici est d’expliquer l’état de réalisation de l’activité. Le ministère ou l’organe d’administration publique devraient uniquement fournir des informations stratégiques sur les aspects pouvant se traduire en résultats. Les réalisations devraient être appuyées par des faits concrets, si possible (par exemple, des données statistiques et des comparaisons). Les informations de routine et administratives (nombre de réunions organisées, groupes de travail créés, etc.) devraient être évitées. Par exemple, si la loi mettant en œuvre l'activité a été préparée, les réalisations devraient expliquer les changements qui en résulteront, en résumant brièvement les principaux avantages de la nouvelle loi

13 | Page

au lieu de simplement déclarer qu’elle a été préparée et quand cela s’est fait.Si l’état de réalisation de l’activité est « partiellement mise en œuvre » ou « non mise en œuvre », alors les causes d’une telle déviation devraient être brièvement expliquées. Cette colonne doit être remplie par l’institution concernée.

Colonne 10 Dans cette colonne, les étapes suivantes de la mise en œuvre de l’activité devraient être présentées. Cette colonne doit être remplie uniquement pour les activités dont l’état de réalisation indique « partiellement mises en œuvre » ou « non mises en œuvre ». Cette colonne doit être remplie par l’institution concernée.

Colonne 11 Dans cette colonne, l’institution devrait indiquer la nouvelle date prévue pour la réalisation de l’activité basée sur les prochaines étapes. Cette colonne est remplie uniquement pour les activités dont l’état de réalisation indique « partiellement mises en œuvre » ou « non mises en œuvre ». Cette colonne doit être remplie par l’institution concernée.

14 | Page

Exemple de termes de référence pour l'évaluation de l'intégration des cadres de responsabilisation et d’élaboration de politiques fondées sur les faits dans les processus de planification nationale - stratégie connexe

Voici un exemple de termes de référence pour l'évaluation à mi-parcours de l'intégration des cadres de responsabilisation et d’élaboration de politiques fondées sur les faits dans les processus de planification nationale - stratégie connexe

Les TdR peuvent être ajustés pour tenir compte du temps et de l'objectif de l'évaluation. Les objectifs, la portée de l'évaluation et les questions peuvent être ajustés en conséquence.

Termes de référence pour l'évaluation à mi-parcours de la stratégie

1. Informations de base et justification

L'intégration des cadres de responsabilisation et d’élaboration de politiques fondées sur les faits dans les processus de planification nationaux approuvés par le gouvernement de [pays] en mars 2019 constitue l'un des principaux piliers de la réforme de la planification de l'administration publique et du développement de [pays]. La stratégie contient des objectifs généraux, des objectifs spécifiques, des indicateurs et des cibles à atteindre d'ici 2024 pour chacun des principaux domaines. La stratégie couvre trois domaines principaux : le service de la statistique, les services de la planification du développement et des procédures, ainsi que l'organisation et la redevabilité des fonctions de statistique et de planification. La mise en œuvre de ces stratégies est planifiée et suivie dans le plan d'action 2019-2024.

Le ministère des Finances est le principal responsable de la mise en œuvre de la stratégie. Le cabinet du Premier ministre et d'autres institutions sont également impliqués. Le ministère des Finances est chargé de présenter un rapport sur la mise en œuvre de la stratégie au Conseil de la planification et de la statistique (CPS) et au gouvernement. En outre, la stratégie est examinée par le Groupe spécial en charge de la planification et des statistiques, qui sert de mécanisme de dialogue entre le gouvernement et l'Union africaine (division de la statistique).

La stratégie vise à atteindre trois objectifs généraux d'ici à 2024:

1. Un système moderne et approprié de gestion, suivi et mise en œuvre de la statistique et de la planification du développement, ainsi que la possibilité de disposer d'un service professionnel efficace, efficient et responsable, s’appuyant sur les principes de bonne administration et orienté vers la mise en œuvre de l'intégration des cadres de responsabilisation et d’élaboration de politiques fondées sur les faits dans les processus de planification nationale - exigences concernant la stratégie connexe;

1. Des services de statistiques et de planification du développement accessibles et de très bonne qualité, adossés sur des procédures administratives rationalisées et sur l'application de méthodes de e-gouvernement adaptées aux besoins des citoyens et des entreprises;

2. Une production de statistiques et une planification du développement transparentes, intégrées et responsables, avec un système de redevabilité clair caractérisé par un service professionnel ayant des structures administratives internes qui fonctionnent conformément à la législation relative à l'administration publique et en accord avec les principes de bonne gouvernance et de bonnes pratiques.

Il a été rendu compte de la mise en œuvre de la stratégie à travers un système de production de rapports gouvernemental interne selon une périodicité

15 | Page

trimestrielle, semestrielle et annuelle. Des informations ont également été rajoutées dans les rapports d'étape de l'Union africaine (UA) et de la Commission économique régionale (CER), les rapports d’évaluation des experts en planification du développement ainsi que les rapports des organisations de la société civile.

La méthodologie de suivi et évaluation stipule que la stratégie fasse l'objet d'une évaluation à mi-parcours et qu'un nouveau plan d'action soit élaboré pour la deuxième partie de la période de sa mise en œuvre, en fonction des modifications éventuelles des objectifs ou des indicateurs induits par l'évaluation à mi-parcours.

2. Objectifs de l'évaluation

L'évaluation à mi-parcours devrait fournir à la fois une évaluation rétrospective de la performance de la stratégie à ce jour et une analyse prospective qui proposent des recommandations pouvant être intégrées à la révision de la stratégie et à l’élaboration du prochain plan d'action.

Pour l'évaluation rétrospective, le prestataire devrait prendre en compte tous les indicateurs de performance pertinents, tels que le niveau de mise en œuvre de la stratégie, la possibilité d’atteindre les objectifs et les indicateurs, ainsi que l'efficacité et l'efficience du processus de suivi et d’établissement des rapports.

Pour la partie prospective, le prestataire devrait considérer également le contexte de la stratégie, en réfléchissant sur le rôle joué par le ministère des Finances dans la planification et le suivi globaux des stratégies et la nécessité d'effectuer des ajustements au sujet des engagements pris par les gouvernements pour se conformer au futur contrat d'appui budgétaire sectoriel entre le gouvernement et la Banque africaine de développement (BAD), la Fondation africaine pour le renforcement des capacités (ACBF) et la CEA.

Les objectifs de l'évaluation de la stratégie 2019-2024 sont les suivants:

Évaluer les progrès accomplis dans la mise en œuvre du plan d'action de la Stratégie 2019-2020 par l’atteinte des objectifs généraux et spécifiques, en analysant le niveau de réalisation des activités planifiées, voir si les objectifs des indicateurs ont été atteints et la contribution de ces derniers dans l’atteinte des objectifs globaux de la stratégie.

Évaluer l'efficacité et l'efficience des mécanismes de suivi et de rédaction des rapports, notamment en ce qui concerne la structure institutionnelle.

Examiner les contraintes et les facteurs qui ont eu un impact négatif sur la mise en œuvre de la stratégie et le fonctionnement des mécanismes de génération des rapports et de suivi et formuler des recommandations pour y remédier.

Évaluer la pertinence continue des objectifs généraux et spécifiques et celle des indicateurs et des objectifs afin de déterminer si la stratégie doit être révisée à moyen terme. Tous les objectifs généraux et spécifiques, les indicateurs et les objectifs nécessitant une révision doivent être identifiés et des propositions doivent être formulées pour informer le ministère des Finances et le CPS lors de la formulation de la stratégie révisée et la mise en œuvre du plan.

3. Portée de l'évaluation

Cette évaluation à mi-parcours couvre la période allant de 2019, date à laquelle la stratégie et le plan d'action ont été élaborés et approuvés, à 2020. L’évaluation analysera les données et les résultats réels par rapport aux valeurs initiales incluses dans la stratégie, ainsi que la situation présentée dans le rapport d’évaluation des experts portant sur la planification du développement de 2019 qui concerne les domaines couverts par la stratégie. S’agissant des critères,

16 | Page

l’évaluation portera sur trois des critères d’évaluation des Nations Unies : pertinence, efficacité et efficience. Il est prématuré d'évaluer pleinement les critères d'impact et de durabilité, mais le prestataire devrait apporter son évaluation de la trajectoire actuelle en se basant sur les informations disponibles. Le prestataire est censé exercer ses activités dans le strict respect de ces critères d’évaluation tels que définis par l’ONU.1.

En termes de collecte de données, l'évaluation se limitera à une étude préliminaire des documents disponibles existants et à 10 à 20 entrevues avec des informateurs clés.

4. Questions portant sur l’évaluation

Les questions auxquelles cette évaluation répondra sont les suivantes:

Pertinence

Les objectifs de la stratégie sont-ils toujours valables?Comment les activités et les résultats de la stratégie répondent-ils aux

problèmes et aux objectifs définis?

Efficacité:

Quel est le niveau de réalisation actuel ou futur de la mise en œuvre des objectifs?

Quelles sont les principales raisons de l'incapacité à réaliser les objectifs?Quels sont les principaux facteurs de réussite?

Efficience:

Quel est le rapport coût-efficience de la mise en œuvre des activités?Les objectifs ont-ils été atteints à temps?Quelle est l'efficience du processus et de la structure institutionnelle?

Recommandations:

Quelles leçons peut-on tirer de l'approche et de la mise en œuvre de la stratégie actuelle et qu'est-ce qui pourrait être amélioré à l'avenir?

5. Proposition technique et financière

Il convient de présenter une brève proposition technique (ne dépassant pas 1500 mots) qui souligne la méthodologie de l'évaluation et comprend au minimum:

une brève explication démontrant une compréhension claire et détaillée de la mission et décrivant la méthodologie et le cadre qui seront utilisés;

une liste préliminaire des documents clés à réviser;un plan sur la manière de mener les entretiens et, éventuellement, les

groupes de discussion des parties prenantes;Des propositions de collecte d'autres données;un échantillon d'une ou de plusieurs évaluations antérieures, ainsi que le(s)

CV de l'expert ou des experts qui effectueront l'évaluation;une description des qualités, des compétences et des attributs individuels des

experts qui effectueront l'évaluation.

La proposition financière devrait fournir au minimum la valeur totale du contrat et une ventilation des coûts en nombre de jours ouvrables et en taux de rémunération de chaque expert. Si d'autres coûts sont inclus dans la proposition, ils devraient être clairement expliqués.

6. Rôles et responsabilités

Les principaux bénéficiaires de l'évaluation sont les institutions du ministère des Finances, des institutions de la statistique et de la planification du

1 Les documents d’orientation et les définitions sont disponibles ici: 17 | Page

développement. Les principales responsabilités des bénéficiaires sont les suivantes:

sélectionner, recruter un prestataire et suivre son travail conformément aux TdR de la mission;

couvrir le coût de la mission conformément au contrat ;donner accès aux informations et aux documents nécessaires à la mission;contribuer à la rédaction du projet de rapport et présenter un retour

d'informations.

Les principales responsabilités du prestataire sont les suivantes :

préparer et présenter aux bénéficiaires le plan de travail initial et la proposition technique et financière ;

rendre compte régulièrement au bénéficiaire de l'avancement des travaux, selon les besoins ;

produire les livrables dans les délais impartis comme requis dans les TdR ;fournir un avant-projet des réalisations attendues aux bénéficiaires pour

avis ;Discuter des avis du bénéficiaire et les prendre en considération pour le

projet de rapport d'évaluation final ;le cas échéant, rédigez une note succincte intitulée «principales conclusions

et recommandations» au plus tard à la mi-octobre afin d'intégrer le processus de révision de la stratégie et de développement du nouveau plan d'action.

7. Critères et qualifications requises

Les qualifications requises de l'expert ou des experts chargés de l'évaluation sont les suivantes:

un diplôme universitaire en économie, finance, gestion ou autres sciences sociales;

au moins 10 ans d'expérience professionnelle dans le domaine des statistiques et de la planification du développement et/ou de projets connexes (la préférence sera accordée aux candidats qui sont en mesure de démontrer une expérience dans l'évaluation de projets de planification du développement);

une expérience confirmée dans la conduite d’évaluations pour au moins un exercice d’évaluation de stratégies / programmes / projets (une référence à des évaluations spécifiques doit être fournie dans le CV);

des compétences analytiques et de rédaction de documents de haute qualité.

8. Livrables

Le résultat de la mission sera le rapport d'évaluation final d'environ 30 pages (annexes non comprises) en anglais et dans la [langue du pays]. La structure du rapport devrait être la suivante :

Résumé analytique ;table des matières, acronymes, etc. ;introduction ;analyse des questions d'évaluation ;conclusions et recommandations ;annexes .

9. Calendrier d'évaluation

Le livrable doit être présenté au plus tard 30 jours après la date de signature du contrat.

18 | Page

19 | Page