de - AGS · 2016 / 2017 AGS Soft Business Solutions 3 / 23 Présentation Commerciale / Pléiades Temps & Activités 1 PLEIADES T&A ET AGS SOFT BUSINESS SOLUTIONS 1.1 PRINCIPAUX ATOUTS

Présentation de la solution

2018

Gestion des temps & activités

de

4 place Louis Armand 2 rue Henri Bergson 75012 PARIS 67200 STRASBOURG ) 01 72 76 26 96 ) 03 88 10 54 70 www.ags-net.com

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2018 AGS Soft Business Solutions 2 / 23

Présentation de la solution Pléiades Temps & Activités

SOMMAIRE

1 PLEIADES T&A ET AGS SOFT BUSINESS SOLUTIONS .......................................... 3

1.1 PRINCIPAUX ATOUTS DU PROGICIEL ................................................................................ 3 1.2 PRINCIPAUX ATOUTS DE LA SOCIETE .............................................................................. 3

2 LE SYSTEME PLEIADES T&A .................................................................................... 5

2.1 UN SYSTEME EN TEMPS REEL ......................................................................................... 5 2.2 DYNAMISME DE LA CONFIDENTIALITE ............................................................................... 5 2.3 UNE VUE A MOYEN ET LONG TERME ................................................................................. 6 2.4 LE WORK-FLOW DE GESTION D’ABSENCES ...................................................................... 6 2.5 INTERFAÇAGE ............................................................................................................... 6 2.6 TECHNOLOGIE AJAX ..................................................................................................... 7 2.7 PARAMETRAGE DE L’APPLICATION ................................................................................... 7

3 LES COLLABORATEURS ........................................................................................... 8

3.1 LES COMPTEURS EN TEMPS REEL ................................................................................... 8 3.2 PLANIFICATION DES ABSENCES ..................................................................................... 10 3.3 WORK-FLOW ET SAISIE D’ABSENCE ............................................................................... 10 3.4 SUIVI DES ABSENCES ................................................................................................... 11 3.5 MODE DE POINTAGE AU CHOIX ...................................................................................... 11 3.6 SYNTHESE POUR LE SUIVI DES HEURES ......................................................................... 12 3.7 PLANNING COLLECTIF DU COLLABORATEUR ................................................................... 13

4 LES MANAGERS ....................................................................................................... 13

4.1 VALIDATION DES DEMANDES ......................................................................................... 13 4.2 VALIDATION DES DEMANDES ......................................................................................... 14 4.3 CORRECTION DES ANOMALIES ...................................................................................... 15 4.4 PLANNING COLLECTIF DES RESSOURCES ....................................................................... 16 4.5 SYNTHESE DES SOLDES PAR EQUIPE ............................................................................. 17 4.6 SAISIE COLLECTIVE PAR GLISSE-DEPOSE ....................................................................... 18 4.7 SAISIE ET GESTION D’ACTIVITES .................................................................................... 19

5 LES GESTIONNAIRES RH ........................................................................................ 20

5.1 GLOBALISATION DES FONCTIONS .................................................................................. 20 5.2 ETATS ET REPORTINGS ................................................................................................ 20 5.3 INTERFACE BUREAUTIQUE ............................................................................................ 21 5.4 TRAITEMENTS BUREAUTIQUES ...................................................................................... 21 5.5 GESTION DES INTERIMAIRES ......................................................................................... 22



1 PLEIADES T&A ET AGS SOFT BUSINESS SOLUTIONS 1.1 PRINCIPAUX ATOUTS DU PROGICIEL � Décentralisation des processus :

• de saisie des éléments variables de paie, temps de travail, congés, absences diverses, RTT, heures suppl., fiches de frais, pénibilité, etc.

• d’informations en temps réel des soldes, des compteurs, etc.

• de consultations de planning, reporting, requêtes, etc.

• de validation

� Avec PLEIADES Temps & Activités, c’est le logiciel qui s’adapte aux spécificités de l’entreprise cliente et non l’inverse !

� Seul logiciel paramétrable « sur mesure »

� Simplicité, souplesse et efficacité d’utilisation

� Ergonomie plébiscitée

� Interfaçage ouvert avec :

• les outils et logiciels de paie, hypervision entre autre, …

• la comptabilité (provision congés en temps réel), …

• l’intégration dans un info centre (B.O., Cognos)

• Formation, intérimaires, GPEC, …

1.2 PRINCIPAUX ATOUTS DE LA SOCIETE � Partenaire qualifié depuis 30 ans de Sopra Group pour la gestion des temps par son

logiciel Pléiades T&A, leader français des logiciels pour la gestion des ressources humaines

� AGS paramètre « sur mesure » le logiciel PLEIADES, en fonction des spécificités demandées par le client, contrairement aux autres « logiciels figés » du marché

� Partenaire du groupe Selesta, leader italien du marché en logiciel et matériel de contrôle d’accès, de présence et de « data collection »

� Une parfaite autonomie d’installation, paramétrage et développement du produit pour adapter la solution à chaque contexte spécifique du client.

AGS, c’est le dynamisme et l’expertise d’une PME associée à la force des grands acteurs spécialisés du marché.



Quelques références de la société



2 LE SYSTEME PLEIADES T&A 2.1 UN SYSTEME EN TEMPS REEL � Une saisie unique, des exploitations multiples :

• Chaque saisie déclenche instantanément les calculs associés.

• Calcul des CP, RTT, … en temps réel :

- Chaque élément variable est pris en compte au fur et à mesure du mois.

- Calculs estimatifs prévisionnels, basés sur l’historique.

• Possibilité pour le salarié d’interagir avec le système, nécessitant ou non validation du gestionnaire RH / Manager

- Changement adresse, téléphone / état civil.

- Paiement / récupération / mix, des heures supplémentaires.

- …

• Des alertes sur des saisies, niveau de soldes ou autres, à destination des managers ou RH, directement sur le planning et/ou par mail.

• Alertes en temps réel, indicateurs de gestion, envoi de mails sur mesure. (Dépassement de bornes, soldes, critères personnalisés, etc.)

2.2 DYNAMISME DE LA CONFIDENTIALITE � Confidentialité incluse dans le moteur Pléiades T&A.

� Distribution sécurisée de l’information

� Interfaçage avec un annuaire LDAP

� Présentation des informations à la demande :

• Le planning affiche toute la population gérée, filtre ou tri :

- Par personne absente / présente, avec/sans pointage.

- Par personne en anomalie sur la période.

- Tout critère sur une présence/absence d’information dans la base.

� Adaptabilité des informations selon critères :

• Dossier du personnel : Site, Fonction, Statut, …

• Visualisation et saisie modulables selon critères (Planning cadre, planning production, etc.)

� Toutes les fonctions » collaborateur » sont accessibles au manager avec une vue « équipe », et au gestionnaire RH avec une vue globale « entreprise »



2.3 UNE VUE A MOYEN ET LONG TERME � Planification des absences/horaires jusqu’à 18 mois dans le futur sur calendriers

annuels

� Visualisation des plannings hebdomadaire, mensuels ou période à définir (ex : Périodes de paie) :

• Dans le passé sans limite de temps.

• Dans le futur jusqu’à 24 mois.

� Estimation de droits et soldes jusqu’en fin de période :

• CP au 31 Mai; RTT en fin d‘année (exemples)

• L’information peut être donnée aux collaborateurs, managers ou générer des alertes aux RH (dans Pléiades T&A et/ou par mail)

2.4 LE WORK-FLOW DE GESTION D’ABSENCES � Traçabilité de chaque étape et de chaque saisie

� La validation peut se faire au choix sur :

• 1 niveau : Manager.

• 2 niveaux : Manager + RH.

• n niveaux : n+1, n+2, +PDG, …

� Envoi de mail à chaque étape (temps réel ou mutualisé) au collaborateur, manager et/ou gestionnaire

� Le mail contient :

• Date et motif des absences.

• Un lien direct pour aller dans l’application à la page des validations.

2.5 INTERFAÇAGE � Vers la paie :

• Pléiades T&A s’interface avec tous les logiciels de paie.

• Envoie des éléments variables de paie et absences.

• Envoi des données du personnel (si Pléiades T&A est le logiciel maitre sur le personnel)

� Depuis la paie :

• Le logiciel réceptionne des données du personnel.

� Objectif :

• Un logiciel maitre par type d’information.

• Une seule saisie dans le système d’information.

• Pas d’erreur pas de ressaisie, gain de temps.



2.6 TECHNOLOGIE AJAX � Technologie permettant l’enrichissement des interfaces, de l’ergonomie et

l’optimisation des flux réseaux

• Gain efficace du temps de chargement des pages, seul le stricte nécessaire est calculé et rechargé du serveur, plus ergonomique, plus dynamique.

� Un menu contextuel sur le planning permet de ne pas changer de page pour accéder

à une fonction.

� Il est entièrement personnalisable par rôle

• Navigation optimisée

2.7 PARAMETRAGE DE L’APPLICATION � Chaque élément de paramétrage fonctionnel mis à disposition :

• D’un administrateur / Key-user (tables).

• Des gestionnaires RH (Horaires, absences, …).

� Une formation et une aide en ligne permettent une totale autonomie sur ces actions.

� AGS Soft Business Solutions reste en support téléphonique via la hotline pour tous les éléments de paramétrage fonctionnel.

� Seuls les paramètres techniques sont mis à la disposition :

• Du service informatique du Client.

• Sous traités à AGS.



3 LES COLLABORATEURS 3.1 LES COMPTEURS EN TEMPS REEL � Des compteurs personnalisés selon le statut de la personne.

� Historique et prévisionnel des absences enregistrées.

� Bilan synthétique des droits, avec détail par onglet.

� Exemples : Repos, jours travaillés, contingent, HS, CET, ...

Exemples d’écrans :

Récapitulatif collectif des congés



Récapitulatifs individuels des soldes

� Choix des motifs, des périodes, à la demande du client

� Affichage « Acquis – Pris – Prévu – Solde » ou uniquement « Solde ».

� Affichage des absences réalisées et prévisionnelles

Récapitulatifs individuels des soldes



3.2 PLANIFICATION DES ABSENCES � Un glissé-déposé permet de faire une demande.

� Le Work-Flow de validation s’enclenche automatiquement.

� Les demandes non conformes sont refusées dès la saisie.

� Un mail est envoyé au Manager pour l’informer de la demande.

3.3 WORK-FLOW ET SAISIE D’ABSENCE � Chaque saisie fait l’objet de contrôles avant intégration :

• Contrôles de cohérence.

• Contrôles de soldes (règles à définir).

• Contrôles de période interdite/autorisé, haute / basse :

- Refus automatique possible.

- Mécanisme de double / triple validation sur condition.

• Alertes sur critères collectifs :

- Si plusieurs personnes ont déjà demandé cette période.

� Après intégration en base une validation est nécessaire :

• à 1 niveau, 2 niveau ou plus.

• Simple acquittement possible (délégation syndicale).



3.4 SUIVI DES ABSENCES � Un historique de toutes les demandes ou saisies.

� Un « Etat » pour chaque absence : validée, refusée, en cours…

� La traçabilité de la saisie, de la suppression et la personne à l’origine de la validation.

� Un clic sur l’absence donne le détail des étapes de validation.

3.5 MODE DE POINTAGE AU CHOIX � Les pointages peuvent êtres issus :

• D’un terminal de présence.

• D’une saisie corrective d’un manager ou RH.

• D’une déclaration en ligne, exemple ci-dessous :

Les trois modes peuvent être utilisés simultanément



3.6 SYNTHESE POUR LE SUIVI DES HEURES � Les éléments affichés sont ceux générés sur la période

� Pas d’affichage de colonne vide ne concernant pas la personne.

� Visualisation de tous les éléments variables du mois (période) :

• Pointages, Horaires, Absences,

• Totaux par période,

• Calculs effectués,

• Saisies et/ou modifications manuelles,

• Heures transformées et/ou valorisées,

• …

Exemple :



3.7 PLANNING COLLECTIF DU COLLABORATEUR � Possibilité de voir le planning collectif de son équipe.

� Une confidentialité est appliquée aux lignes des collègues.

� La ligne du collaborateur apparait en détail.

� Un code couleur permet de distinguer les absences, les jours travaillés, les missions hors poste.

4 LES MANAGERS 4.1 VALIDATION DES DEMANDES � Toutes les demandes à valider de l’équipe sont listées.

� La validation ou le refus peut être partiel ou total.

� Les validations ou refus peuvent se faire en masse.

� Validation sur Smartphone possible (App Store/Play Store, selon technologie et réseau client).

� Un mail est envoyé au Collaborateur pour l’informer de la validation



4.2 VALIDATION DES DEMANDES � Possibilité de validation par clic sur le planning collectif.

� Affichage collectif avec soldes individuels de repos.

� Code couleur des absences selon le statut (validée, refusée, …).



4.3 CORRECTION DES ANOMALIES � Confidentialité sur les motifs accessibles par le manager.

� Plages de valeurs tolérées préenregistrées.

� Affichage détaillé du collaborateur sur la journée.

� Correction par jour, par personne ou par période.

� Modification, ajout, suppression de pointages.

� Les informations saisies par le manager sont prioritaires sur les calculs automatiques.

� Dans tous les cas, les informations d’origine sont TOUJOURS conservées (pointages, saisies collaborateur, …).

� Filtre des personnes avec anomalie à corriger sur le planning.

� Un clic sur la journée encadrée de rouge fait apparaître le détail et la fenêtre de saisie d’information.

Exemple de reporting d’anomalies :



Exemple de correction d’anomalie sur le planning, dans le module contextuel :

4.4 PLANNING COLLECTIF DES RESSOURCES � Calcul automatique du temps planifié par salarié

� Affichage des absences, horaires et compteur(s) de repos.

� Cumuls pour l’équipe sur la période.

� Visualisations des entrées et sorties en cours de mois (gris).



4.5 SYNTHESE DES SOLDES PAR EQUIPE � Liste et cumule à une date donnée ou par période

• Des soldes de repos par manager

• Des éléments variables (HS, RCx, Contingent, etc…)



4.6 SAISIE COLLECTIVE PAR GLISSE-DEPOSE � Saisie d’un ou plusieurs motifs sur une ou plusieurs personnes.

� Contrôles des saisies en temps réel pour un gain de temps optimal.

� Saisie simple, rapide, pour tout un service sur des périodes variées



4.7 SAISIE ET GESTION D’ACTIVITES � Personnalisation/interfaçage des informations récapitulatives sous planning

� Saisie décentralisée

� Répartition analytique des coûts

� Consolidation et export vers la comptabilité



5 LES GESTIONNAIRES RH 5.1 GLOBALISATION DES FONCTIONS � Par principe, les gestionnaires RH peuvent accéder aux mêmes fonctions que les

collaborateurs et managers.

� Ils ont accès à tout ou partie de la population selon confidentialité :

• Service par service.

• En global.

• En recherche d’un salarié en particulier.

• Selon des critères prédéfinis par lui-même

5.2 ETATS ET REPORTINGS � Tous les états et reportings mis à disposition sont exportables sous Word et Excel

avec ou sans leur mise en forme.

� Les résultats sont donnés en temps réel.

� Interrogation de l’historique sans limite.

� Création de filtres personnalisables pour affichage sur mesure



5.3 INTERFACE BUREAUTIQUE � Pléiades T&A dispose d’une interface bureautique capable de :

• Paramétrer des états, les enregistrer et les rééditer.

• Extraire toutes les informations de la base.

• En détail ou en cumul par critère et/ou période.

• Des critères et tri permettent de filtrer les résultats.

� Les résultats sont exportés dans Excel :

• Une mise en forme peut être effectuée automatiquement.

� Un export vers une autre application est possible.

5.4 TRAITEMENTS BUREAUTIQUES � Pléiades T&A dispose d’un moteur d’extraction de données.

� Il est paramétrable pour chaque besoin d’édition « clef en main » :

• Possibilité de faire une requête sur plusieurs éléments de la base

• Synthèses et cumuls

• Mise en forme automatique

• Paramétrages utilisateurs pour l’adaptabilité

� Automatisation possible de la génération de fichiers de données.

Exemple de résultat sur Excel : (édité en 3 clics depuis Pléiades T&A)



5.5 GESTION DES INTERIMAIRES � Etablissement du relevé d’heure.

� Gestion de la pré facturation (envoi aux agences).

� Anticipation comptable des factures à venir.



En plus du standard … Conception à la demande � Chaque écran est donné à titre d’exemple :

• Les règles de gestion et la mise en forme sont paramétrables et

programmables en fonction des besoins

• Une analyse précise vous permet de nous décrire vos process de fonctionnements que nous implémentons dans Pléiades T&A.

• AGS Soft Business Solutions est à votre disposition pour tous renseignements complémentaires et pour une présentation personnalisée.

2, rue Henri Bergson 10 Rue Godefroy - CS 10001 67200 STRASBOURG FR 92821 PUTEAUX CEDEX Téléphone: +33 (0)3 88 10 54 70 Téléphone: +33 (0)1 47 44 12 12 Fax: +33 (0)1 47 44 12 13 www.sopragroup.com 4, Place Louis Armand 75012 PARIS Téléphone: +33 (0)1 72 76 26 96 Fax: +33 (0)3 88 10 54 71 www.ags-net.com

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