Déclaration des services d’enseignement - allsh.univ … · A R E S P r é s e n t a ti o n g é n é r al e 3 ARES : Application de Recensement des Enseignements et Services Recensement

TITRE DE LA PRÉSENTATION> TITRE DE LA PARTIE

Déclaration des services d’enseignement:

Présentation ARES

ARES présentation Plan de présentation

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I. Présentation générale d’ARES1. Pourquoi le choix d’ARES2. Ce que permet l’application

II.Principes de fonctionnement1. Les paramétrages2. La déclaration de service3. Les étapes de validation4. Un outil servant à la gestion

III.Perspectives de développement

DRH-AMU/Co BH-SN-CF 13,12,2013

ARESPrésentation générale

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ARES : Application de Recensement des Enseignements et Services

Recensement des Services: recensement des services des personnels de l’établissement

titulaires ou non titulaires devant assurer des charges d’enseignement

Recensement des Enseignements: recensement des toutes les heures d’enseignement réalisées au

sein de l’établissement par diplôme, quel que soit le statut de la personne chargée de cet enseignement.

I: Présentation générale de l’outil1) Pourquoi ARES ?


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Un outil en cours de développement :• En 2012/2013 en phase de test sur l’UFR Sciences • En 2013/2014 en développement sur les composantes : Sciences, ALLSH, OSU-Institut Pythéas,

et Polytech Marseille

Pourquoi le choix d’une application ?- La gestion de la complexité réglementaire

Des cadres définis conjointement par les statuts (statut général FP ou statut spécifique aux corps)

Des cadres définis au sein de l’établissement :les principes généraux de répartition des services votés en conseil d’administration de l’université (séance du 25.09.2012)

- Une complexité de situations individuelles: les modalités de décompte des congés légaux des positions administratives (ex. des délégations) ou des modalités de service (ex. du travail à

temps partiel) multiples

- La gestion multi-sites, avec la nécessité de fluidifier la circulation de l’information et assurer le même service et la même application des textes à tous

- Et surtout, un enjeu financier: avec une obligation de maîtrise des « sur ou sous-services » en amont du service fait et après

service fait, pour assurer le paiement des heures complémentaires avec une nécessité de mieux gérer les vacataires d’enseignement



ARES :

est en interphase avec HARPEGE, pour recenser l’ensemble des personnels enseignants concernés, gérés

comme fonctionnaires, ou contractuels de droit public (hors agents temporaires vacataires et chargés d’enseignement vacataires).

est en interphase avec APOGEE, pour recenser l’ensemble des formations diplômantes pour ouvrir le nombre d’heures CM TD TP nécessaires pour ouvrir le nombre de groupes nécessaires, dans les différents modules

l’application servira à déterminer le potentiel d’enseignement

Nécessité de renseigner correctement les bases et de paramétrer les codes de gestion,

dans les calendriers de mises en fonction d’ARES.

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ARES permet:

De générer les droits d’accès automatiquement des différents utilisateurs selon leur rôle dans la procédure

De générer des work flow visant à une dématérialisation évitant des transferts de documents papier, Facilitant les échanges

Exemple: les demandes de modulation de service, les conventions d’enseignement inter-établissement, les demandes de conversion de primes, … sont éditées à partir de l’application, où elles sont également archivées et consultables par tous les acteurs de la procédure.

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I: Présentation générale de l’outil2) Ce que permet ARES


ARES est conçue sous la forme :

d’une application donnant information à chaque instant aux enseignants du suivi accordé aux souhaits qu’ils ont formulés en matière de

répartition de leurs services annuels aux composantes du potentiel d’attribution de service qu’il reste à gérer

d’une application permettant un traitement automatisé des situations individuelles et des documents les transcrivant

ex. édition du tableau de service, d’arrêtés individuels de décharge, de conversion de prime, de conventions de partenariat enseignement avec les établissements extérieurs, …

d’une application permettant un traitement mécanisé des obligations et des droits individuels

ex. Diminution du service dû en cas de congé, impossibilité d’heures complémentaires pour les ATER ou les personnels en CRCT…

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ARES a été conçue pour dérouler, étapes par étapes, selon 2 phases annuelles, le recensement des services d’enseignement:

dans un 1er temps, selon une phase déclarative prévisionnelle,

Saisie de la répartition des services d’enseignement selon les modalités de service propres à chaque enseignant, en fonction des modulations et équivalences de service, des droits à décharge et des possibilités de conversion de primes.

Chaque enseignant disposera d’un tableau de service transmis en début d'année universitaire, après opération de préemption et validation des enseignements choisisdans le cadre de la 1ère phase de saisie prévisionnelle

puis dans un 2ème temps, selon une phase de déclaration définitive,

tenant compte des congés légaux auxquels l’enseignant a pu prétendre, validant pour les enseignants dont le service prévisionnel a connu une évolution, sa répartition finale

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II: Principes de fonctionnement – schéma simplifié

APOGEE HARPEGE

Paramétrages des

enseignements ARESDéclaration de

service

ValidationUR

Département Composante

Etat de serviceprévisionnel Arrêté

de servicedéfinitif

Paramétrages individus

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ARESPrincipes de fonctionnement


Les habilitations

Implicites : a) Les enseignants

Tout enseignant, connu comme tel dans le système d’information, peut se connecter à l’application au moyen des identifiants de son compte informatique personnel.

A déclarer dans ARES : b) Les responsables pédagogiques c) Les responsables d'unité de recherche d)Les responsables de département e) Les responsables de composante f) Les responsables RH

II: Principes de fonctionnement1) Les paramétrages

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a) l’enseignant

Toutes les données RH nécessaires à la détermination du nombre d'heures de service des enseignants, telles que :

Position Affectations Corps (ou équivalence pour les contractuels) Temps partiels Délégations CRCT Mi-temps thérapeutique Congés maladie Congés de maternité, paternité, adoption

sont captées directement par Ares dans les trois Harpèges des anciens périmètres.

Principes de fonctionnement1) Les paramétrages

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II: Principes de fonctionnement1) Les paramétrages

b) Responsables pédagogiques : Ils préparation la maquette des enseignements en générant les actions (CM, TD, TP) sur lesquelles les enseignants vont pouvoir émettre leurs vœux. Le cadre est fixé par la maquette habilitée renseignée dans APOGEE, avec un volant de manœuvre possible sur le nombre de groupe.

Génération par UE ou par versions d’étape.

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II: Principes de fonctionnement1) les paramétrages

Responsables pédagogiques :

Ils renseignement des équivalences de service au titre d’activité pédagogique, sur lesquelles les enseignants vont émettre des vœux.

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II: Principes de fonctionnement1) les paramétrages

Responsables composante / RH :Ils paramètrent l'application avec la création des décharges, des équivalences de service et des types de prestations

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II: Principes de fonctionnement – 2) la déclaration de service

Tout d’abord, l’enseignant :

Il peut vérifier les données Harpègerécupérées par ARES.

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- vérifie sa composante principale d’affectation, - saisit son affectation recherche(uniquement pour les Enseignants-Chercheurs)

- précise, le cas échéant, son département d’affectation.


II: Principes de fonctionnement – 2) la déclaration de service

Ensuite, l’enseignant saisit des vœux sur les actions générées ou sur les équivalences de service pédagogique au sein de sa composante principale de rattachement et/ou au sein de composantes secondaires . Déclaration des demandes éventuelles de décharges, modulations de service, prestations externes ou équivalences de service ayant une incidence sur le service demandé.

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II: Principes de fonctionnement – 3) Les étapes de validation

Enseignants :

Validation et édition de la proposition de service de l'enseignant.

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Responsables d'unité de recherche :Validation du service global des enseignants-chercheurs affectés dans son unité de recherche.

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Responsables de département / Responsables de composante :

Vérification et validation des décharges, modulations de service, prestations externes ou équivalences de service demandées par les enseignants de son département / sa composante.

Vérification et validation niveau composante du service des enseignants affectés à la composante dont il a la responsabilité.

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Responsable RH :

Vérification et validation niveau RH du service enseignant.

Édition des :

arrêtés individuels de service des enseignants et tableaux de répartition des service, arrêtés individuels de demande de décharge de service tout type (avec mise en place

des incompatibilités réglementaires), demandes et arrêtés de conversion de primes en décharge de service,

NB : les validations des demandes se font à chaque étape jusqu’en DRH sous système de workflow, aidant à la dématérialisation des demandes niveau composante,

Edition des conventions pour service statutaire accompli partiellement hors AMU.

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Une fois le service validé niveau RH, un état de service peut être généré à partir de l'application :

il est ensuite possible de saisir des modifications dans le service des enseignant en suivant le même workflow de validation sur les services modifiés.

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II: Principes de fonctionnement – 4) un outil servant au pilotage

Plusieurs extractions paramétrables et configurables sont directement disponibles dans l'application via le menu « Extractions » .

Quelques exemples :

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ARES pourrait permettre -en fonction des besoins exprimés par la direction de l’université et les directions des composantes- de :

Gérer les heures complémentaires d’enseignement des enseignants d’AMU de manière collective sous format informatisé pour intégration automatisée des mouvements en

paye tout en gardant pour chaque personne dans son dossier individuel ARES un

relevé des mouvements de paye engagés

Gérer les opérations de recrutement des vacataires (dépôt de dossier, édition des décisions soumises à avis des instances, édition des contrats) et suivre le service qui leur est confié (vision globale de la maquette d’enseignement)

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III: Perspectives de développement


ARES pourrait permettre en fonction des besoins exprimés par la direction de l’université et les directions des composantes, de :

Gérer les primes ayant des incidences sur les services d’enseignement (PRP-PCA-PCNU-PES) : déclaration/conversion

…

Version test: http://app-test.univ-amu.fr/Ares/

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III: Perspectives de développementCe que permettra ARES


http://app-test.univ-amu.fr/Ares/

http://app-test.univ-amu.fr/Ares/

Documents

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