Denys BussièresJanvier 2009

Service des finances

Entrée en vigueur: 1er octobre 2008 Trois règlements:

◦ Approvisionnements (biens);◦ Services;◦ Travaux de construction.

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Ministères et organismes du gouvernement; Commissions scolaires, les collèges

d’enseignement général et professionnels, les universités;

Les agences de santé et des services sociaux;

Le Conseil Cri de la santé et des services sociaux;

La Corporation d’hébergement du Québec.

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Municipalités; C.S.S.T.; Hydro-Québec; Loto-Québec; S.A.Q.; S.A.A.Q.

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Transparence dans les processus; Traitement intègre et équitable des

concurrents; Accessibilité; Développement durable et environnement; Assurance de la qualité; Reddition de comptes fondée sur

l’imputabilité des dirigeants.

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Deux modes d’acquisition:◦ Gré à gré (limites définis dans la politique d’achat

de Polytechnique);

◦ Appel d’offres public.(Contrats >100 000 $)

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« Un organisme public ne peut scinder ou répartir ses besoins ou apporter une modification à un contrat dans le but d’éluder l’obligation de recourir à la procédure d’appel d’offres public ou de se soustraire à toute autre obligation découlant de la loi. »

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1. Situation d’urgence;2. Seul fournisseur possible

- Garantie;- Droit de propriété ou exclusif;- Raisons d’ordre technique ou scientifique liées à la

recherche et au développement ou à l’enseignement

3. Question de natures confidentielles ou protégée;

4. Lorsque l’appel d’offres ne servirait pas l’intérêt public;

5. Tout autre cas déterminé par règlement- Services juridiques;- Services bancaires.

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Uniquement le prix: selon le prix le plus bas. Une qualité minimale et un prix: selon le

prix le plus bas; Rapport qualité / prix: selon le prix ajusté le

plus bas; Uniquement la qualité: selon la note finale

la plus élevée.

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Lancement de tout appel d’offres public• avis dans SéAO Modification

• avis dans SéAO• au moins 7 jours avant fermeture si incidence sur

les prix Affichage minimum 15 jours Ouverture publique• responsable du dossier + témoin• heure et endroit prévus• public invité

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Polytechnique peut décider d’évaluer le niveau de qualité d’une soumission. 

Polytechnique doit prévoir dans les documents d’appel d’offres les règles d’évaluation.

Les soumissions sont évaluées par un comité de sélection composé d’un secrétaire et d’au moins 3 membres.(si logiciel ou matériel informatique, un représentant du SI est membre)

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Délai prévu dans la loi Publication du nom des soumissionnaires (4

jours) Publication du résultat d’appel d’offres sur SéAO

(15 jours)• Nom de l’adjudicataire • Condition d’adjudication Information aux soumissionnaires de leur

classement et du résultat obtenu (15 jours) Publication des contrats > 25 000 $ négociés de

gré à gré (6 mois)

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Modifiée par le Conseil d’administration le 11 décembre 2008

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Meilleure définition du terme « construction ».

Le mot « construction » comprend l'érection, l'édification, l'aménagement, le réaménagement, la rénovation, la réfection, la réparation, ou la démolition d'un ouvrage, ou tout travail comportant la fourniture et l'installation de biens et requérant une main-d’oeuvre spécialisée relevant d'entrepreneurs généraux et d'entrepreneurs spécialisés excluant :

ajout de mobilier, appareillage, outillage (MAO); ajout des technologies de l'information et de communications (TIC) (téléphonie, audio-visuel,

câblage réseautique); développement informatique; honoraires professionnels; frais de gestion; taxes; autres dépenses notamment support des ateliers du Service des immeubles (SDI), frais

d'impression, permis de, etc.

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Meilleure définition du terme « construction » Révision des modalités reliées au processus

d’acquisition (i.e. introduction de la provenance des fonds (avec ou sans restrictions))

Révision du fonctionnement des comités de sélection

Ajout d’une clause sur les modifications de contrat qui devront faire l’objet d’un processus particulier pour les changements de plus de 10 % de la valeur du contrat

Approbation de la direction

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Processus d’acquisition 6.6.1 Pour les achats financés uniquement par des fonds avec restrictions, le

demandeur doit satisfaire aux exigences des organismes subventionnaires et appliquer les modalités suivantes :

6.6.1.1 Achats de 1 $ à 4 999 $ Demandeur indique la description de la marchandise, le coût exact par item et le

nom du fournisseur suggéré sur le formulaire. 6.6.1.2 Achats de 5 000 $ à 9 999 $ Contacter au moins deux fournisseurs. Si le fournisseur suggéré n'est pas le plus

bas soumissionnaire, le demandeur doit justifier les raisons de son choix. 6.6.1.3 Achats de 10 000 $ à 99 999 $ Contacter au moins trois fournisseurs, obtenir des soumissions écrites valables. Si

le fournisseur suggéré n'est pas le plus bas soumissionnaire, le demandeur doit justifier les raisons de son choix.

6.6.1.4 Achats de 100 000 $ et plus Appel d’offres public via les approvisionnements

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Ajout d’une clause sur les modifications de contrat

Toutefois, dans le cas d'un contrat comportant une dépense supérieure au seuil d'appel d'offres public, une modification qui occasionne une dépense supplémentaire de plus de 10 % du montant initial du contrat doit être approuvée par le Conseil d'administration. Si le total des dépenses supplémentaires n'excède pas 10 % du montant initial du contrat et que le budget est suffisant, la modification peut alors être autorisée selon les règles suivantes :

Modification inférieure à 10 000 $ : Directeur du service concerné; Modification inférieure à 25 000 $ : Directeur de département; Modification inférieure à 100 000 $ : Directeur fonctionnel; Modification inférieure à 250 000 $ : Directeur des ressources financières et

matérielles Modification inférieure à 500 000 $ : Directeur général; Modification inférieure à 10 000 000 $ : Comité exécutif; Modification égale ou supérieure à 10 000 000 $ : Conseil d'administration

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Approbation de la direction Contrats à commande / contrats à exécution sur demande

( durée maximale de 3 ans, sur approbation peut être de 5 ans)

Contrats à commande / fournisseurs multiples(< 10 % écart de prix un ou l’autre sur approbation préalable)

Appel d’offre de construction(validité des offres 45 jours, sur approbation peut être plus)

Un seul soumissionnaire a présenté une soumission conforme

Un seul soumissionnaire a présenté une soumission acceptable

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Des questions?

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