DEP ComPtabilité 461-165 E f f i c i e n ce · 2014-10-30 · sera fourni pour saisir l’année sous un format standard ... TABLE DES MATiÈRES SOfAD ix Créer un thème personnalisé

DEP ComPtabilité 461-165

EfficienceGuide d’apprentissage

EFFICIENCE - OFFICE 2007

AIDE-MÉMOIRE

TUTEUR

NOM : ____________________________________________________NUMÉRO DE TÉLÉPHONE : ____________________________________________________COURRIER ÉLECTRONIQUE : ____________________________________________________ADRESSE : ____________________________________________________DISPONIBILITÉ : ____________________________________________________

DEVOIRS DATE D’ENVOI NOTE OBTENUE REMARQUE

√

1 ❏ ___________________ ___________________ ___________________

2 ❏ ___________________ ___________________ ___________________

3 ❏ ___________________ ___________________ ___________________

4 ❏ ___________________ ___________________ ___________________

5 ❏ ___________________ ___________________ ___________________

COMMUNICATIONS AVEC LE TUTEUR

DATE OBJET DE LA COMMUNICATION COMMENTAIRES

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EfficiEncE

461-165

ADMINISTRATION, COMMERCE ET INFORMATIQUE

Guide d’apprentissage

iii© SOFAD

Production de l’édition 2014

Gestion du projet : Nicole Daigneault

Rédaction de la mise à jour : Johanne Chicoine

Révision pédagogique et de contenu : Nicole Daigneault

Révision linguistique : Françoise Labelle

Correction d’épreuves du chapitre 3 : Isabelle Pauzé

Édition : Éditech


Gestion du projet : Johanne Chicoine

Rédaction de la mise à jour : Monique Ranger

Révision pédagogique : Johanne Chicoine

Révision linguistique des contenus mis à jour : Françoise Labelle

Correction d’épreuves : Françoise Labelle

Expérimentation : Linda Lavallée

Édition : Éditech


Gestion du projet : Pauline Poirier

Rédaction : Johanne Chicoine Gary Lalancette (chapitre 1) Susan Burns (chapitre 3)

Révision de contenu : Sylvie Cadieux

Révision linguistique : Dominique Chauveau et Lise Dolbec

Expérimentation : Les élèves de Louise Plouffe, du Centre de formation professionnelle de l’Asbesterie (Commission scolaire des Sommets)

Édition : Éditech

Tous les logiciels et toutes les dénominations commerciales cités dans ce document sont des marques déposées.

Octobre 2014

iv © SOFAD

notes à l’utilisateur :

• Dans le présent document, le masculin est utilisé sans aucune discrimination et uniquement dans le but d’alléger le texte.

• Les mises en situation, les événements, les personnages, les coordonnées et la majorité des entreprises sont purement fictifs. Toute ressemblance avec la réalité ne serait que le fruit du hasard.

• Le site des apprenants vous donne accès à certaines des ressources essentielles à votre cheminement dans le guide : corrigé des exercices, fichiers de travail, ressources multimédias, logiciel gratuit Simple Comptable – Édition Étudiant, webographie et, s’il y a lieu, contenus mis à jour. http://cours1.sofad.qc.ca/ressources/fichiersfp.html

• Les taux de TPS et de TVQ utilisés dans les activités et les exercices sont, respectivement, 5 % et 7,875 %. À moins d’avis contraire, veuillez donc utiliser ces taux dans vos calculs afin que vos résultats correspondent à ceux du corrigé. Évidemment, lorsque vous serez en entreprise, vous utiliserez les taux de TPS et de TVQ en vigueur.

• Ne tenez pas compte d’un écart d’un cent entre le résultat de vos calculs et ceux fournis dans le guide ou le corrigé des exercices. Ce type d’écart est souvent causé par la manière dont certaines calculatrices présentent les nombreuses décimales.

• Dans ce guide, pour noter les années, nous avons remplacé l’avant-dernier chiffre par un X (par exemple : 20X4, 20X5, etc.). Lorsque vous effectuerez une activité dans Simple Comptable, remplacez le X par le chiffre qui vous sera fourni pour saisir l’année sous un format standard (ex. : 2010 au lieu de 20X0).

• Les fichiers de travail Simple Comptable sont offerts dans les versions 2011 et 2012. La version 2009 sert lors des explications et des exercices. Notez que le visuel des versions 2011 et 2012 est parfois différent.

• Les saisies d’écran d’Office ont été faites à partir d’Office 2007. Le visuel des versions supérieures est parfois différent.

© Société de formation à distance des commissions scolaires du Québec

Tous droits de traduction et d’adaptation, en totalité ou en partie, réservés pour tous pays. Toute reproduction par procédé mécanique ou électronique, y compris la microreproduction, est interdite sans l’autorisation écrite d’un représentant dûment autorisé de la Société de formation à distance des commissions scolaires du Québec (SOFAD).

Dépôt légal – 2014Bibliothèque et Archives nationales du QuébecBibliothèque et Archives Canada

ISBN : 978-2-89493-497-5

v© SOFAD

Table des maTières

Contenu des ressources multimédias ............................................................................................................... x

Avant toutes choses... Bienvenue! ................................................................................................................. xiv

Votre formation ............................................................................................................................................... xv

Objectifs du module ....................................................................................................................................... xvi

Avez-vous les préalables? ............................................................................................................................... xvi

Matériel requis ............................................................................................................................................... xvi

Durée du module et gestion du temps d’apprentissage ............................................................................. xvii

Exploration du matériel d’apprentissage .................................................................................................... xviiiGuide d’apprentissage ........................................................................................................................... xviiiDevoirs pour les élèves de la formation à distance ................................................................................ xixRessources complémentaires ................................................................................................................... xixOrganisation et échéancier de travail ...................................................................................................... xx

Épreuve sommative ......................................................................................................................................... xx

Renseignements sur la fiche de rétroaction................................................................................................... xx

Pictogrammes ................................................................................................................................................. xxi

chapitre 1 La gestion du temps Introduction ....................................................................................................................................................1.1

Principes de base ............................................................................................................................................1.2

Diagnostic .......................................................................................................................................................1.4

Compétences nécessaires ...............................................................................................................................1.5

Courbe d’énergie ............................................................................................................................................1.6

Avantages d’une bonne gestion du temps ...................................................................................................1.7

Efficacité et efficience ....................................................................................................................................1.9Loi de Pareto ............................................................................................................................................1.9

Art de la planification ..................................................................................................................................1.11

Processus de planification ............................................................................................................................1.15Première étape : Définir le but ..............................................................................................................1.16Deuxième étape : Déterminer les objectifs ..........................................................................................1.18Troisième étape : Déterminer les activités ............................................................................................1.23Quatrième étape : Établir un calendrier d’action ................................................................................1.25Déterminer les contrôles et le suivi .......................................................................................................1.36

Voleurs de temps ..........................................................................................................................................1.38Comportements ......................................................................................................................................1.41Organisation ...........................................................................................................................................1.44

Autoévaluation .............................................................................................................................................1.54

chapitre 2 Le système d’exploitation Windows XP Système d’exploitation et logiciels ................................................................................................................2.1

Disques ............................................................................................................................................................2.3

Dossiers ............................................................................................................................................................2.7Options d’affichage des dossiers .............................................................................................................2.8Exploration des dossiers dans une ou plusieurs fenêtres ....................................................................2.12

AperçuIntroductionet chapitre 1

vi © SOFAD

EFFICIEnCE

Gestion des fenêtres .....................................................................................................................................2.15Fenêtres de dossier .................................................................................................................................2.15Fenêtres de logiciel et fenêtres de document ......................................................................................2.17

Barres .............................................................................................................................................................2.21Barre d’outils Boutons standard ............................................................................................................2.22Barre d’adresses ......................................................................................................................................2.24Barre d’état .............................................................................................................................................2.24

Création, déplacement, copie et suppression de dossiers ..........................................................................2.25

Fichiers ...........................................................................................................................................................2.27Affichage de l’extension des fichiers ....................................................................................................2.27Fichiers exécutables ................................................................................................................................2.28Fichiers de données avec association ....................................................................................................2.34Fichiers de données sans association ....................................................................................................2.35Fichiers système ......................................................................................................................................2.38

Création de raccourcis ..................................................................................................................................2.40Bureau .....................................................................................................................................................2.41Dossier Mes documents .........................................................................................................................2.41

Recherche de fichiers et de dossiers ............................................................................................................2.45Recherche par nom ................................................................................................................................2.45Recherche avec un caractère de remplacement (astérisque) ..............................................................2.49Lieu de la recherche ...............................................................................................................................2.50Autres critères de recherche ..................................................................................................................2.53Résultat de la recherche ........................................................................................................................2.57

Personnalisation de Windows XP ................................................................................................................2.58Panneau de configuration de Windows XP ..........................................................................................2.59

Autoévaluation .............................................................................................................................................2.73

chapitre 3 Le logiciel Outlook Introduction ....................................................................................................................................................3.1

Composantes ...................................................................................................................................................3.2Calendrier .................................................................................................................................................3.2notes .........................................................................................................................................................3.2Liste des tâches .........................................................................................................................................3.3Boîte de réception ....................................................................................................................................3.3Journal ......................................................................................................................................................3.3Contacts ....................................................................................................................................................3.3

Démarrage d’Outlook ....................................................................................................................................3.4

Outlook Aujourd’hui ......................................................................................................................................3.6

Coffre d’outils Outlook ..................................................................................................................................3.7Ruban ........................................................................................................................................................3.8Apparence des boutons de commande ..................................................................................................3.8Lanceur de boîte de dialogue de groupe ...............................................................................................3.9Boutons de commande ............................................................................................................................3.9

Aide intégrée à Outlook ..............................................................................................................................3.10

Calendrier ......................................................................................................................................................3.12Options d’affichage ...............................................................................................................................3.12Personnalisation de l’affichage .............................................................................................................3.14Modification des périodes de travail dans le calendrier ......................................................................3.14Ajout des jours fériés dans le calendrier ...............................................................................................3.15

Table des maTières

vii© SOFAD

Rendez-vous ...........................................................................................................................................3.17Affichage ................................................................................................................................................3.28Superposition des calendriers ................................................................................................................3.28Impression ...............................................................................................................................................3.30

Contacts .........................................................................................................................................................3.35Ajout d’un contact .................................................................................................................................3.36Copie d’un contact .................................................................................................................................3.37Suppression d’un contact .......................................................................................................................3.38Tri des contacts .......................................................................................................................................3.38Impression ...............................................................................................................................................3.39

Tâches ............................................................................................................................................................3.40Création d’une tâche .............................................................................................................................3.41Périodicité ...............................................................................................................................................3.45Conversion des tâches en rendez-vous .................................................................................................3.46Transfert d’une tâche .............................................................................................................................3.48Affichage et tri des tâches .....................................................................................................................3.48

notes .............................................................................................................................................................3.51Création d’une note ...............................................................................................................................3.51Copie, transfert, impression, classement et suppression d’une note ..................................................3.51Affichage ................................................................................................................................................3.51

Journal ...........................................................................................................................................................3.52

Courrier .........................................................................................................................................................3.56Rédaction d’un message ........................................................................................................................3.57Traitement des messages reçus .............................................................................................................3.60Transformation d’un message en tâche ................................................................................................3.60Classement et affichage .........................................................................................................................3.61Traitement automatique des messages reçus .......................................................................................3.62

Autoévaluation .............................................................................................................................................3.64

chapitre 4 Les automatismes Barre d’outils Accès rapide .............................................................................................................................4.1

Personnalisation de la barre d’outils Accès rapide ................................................................................4.2Positionnement de la barre d’outils Accès rapide ..................................................................................4.3Ajout de boutons à la barre d’outils Accès rapide .................................................................................4.3Déplacement d’un bouton ......................................................................................................................4.4Suppression de boutons ...........................................................................................................................4.5Rétablissement de la barre d’outils Accès rapide ...................................................................................4.5

Personnalisation de la barre de commandes d’Internet Explorer ...............................................................4.6

Tâches répétitives dans Word, Excel et Access ..............................................................................................4.8Correction automatique ..........................................................................................................................4.9Corrections automatiques lors de la frappe .........................................................................................4.17Bloc de construction (QuickPart) ...........................................................................................................4.22Saisie semi-automatique ........................................................................................................................4.30Reproduction de la mise en forme ........................................................................................................4.39Recherche ...............................................................................................................................................4.51Remplacement ........................................................................................................................................4.58Styles .......................................................................................................................................................4.61

Tâches répétitives diverses ...........................................................................................................................4.72Création de favoris .................................................................................................................................4.72Exportation des favoris ..........................................................................................................................4.74

viii © SOFAD

EFFICIEnCE

Modification de la page de démarrage dans Internet Explorer .........................................................4.77Création d’une liste de distribution dans Outlook ..............................................................................4.78Utilisation d’un message modèle ..........................................................................................................4.82

Macrocommandes avec Word ......................................................................................................................4.84Suppression d’une macrocommande ....................................................................................................4.85Création d’une macrocommande ..........................................................................................................4.86Exécution d’une macrocommande ........................................................................................................4.87Ajout d’une macrocommande à la barre d’outils Accès rapide ..........................................................4.88

Macrocommandes avec Excel .......................................................................................................................4.90Macrocommandes absolues ...................................................................................................................4.91Macrocommandes relatives ...................................................................................................................4.92Macrocommandes disponibles dans tous les classeurs ........................................................................4.93Suppression d’une macrocommande disponible dans tous les classeurs ............................................4.94Ajout d’une macrocommande à la barre d’outils Accès rapide ..........................................................4.95

Tableau croisé dynamique dans Excel .........................................................................................................4.98Création de tableaux croisés dynamiques ............................................................................................4.98Modification de la structure d’un tableau croisé dynamique ...........................................................4.104Changement de la fonction de synthèse ............................................................................................4.105Insertion d’un champ de page ............................................................................................................4.107Mise en forme d’un tableau croisé dynamique ..................................................................................4.109

Autoévaluation ...........................................................................................................................................4.114

chapitre 5 Les tâches automatiques Votre rôle ........................................................................................................................................................5.1

Description de l’entreprise .............................................................................................................................5.1

Planification des tâches ..................................................................................................................................5.3Mise en situation 1 – Service de la paie ..................................................................................................5.4Mise en situation 2 – Service de la comptabilité et des finances ........................................................5.12Mise en situation 3 – Service des comptes clients ................................................................................5.20Mise en situation 4 – Service des comptes fournisseurs .......................................................................5.27

chapitre 6 Les modèles et les thèmes Modèle par défaut .........................................................................................................................................6.2

Création d’un document à partir d’un modèle intégré ...............................................................................6.4

Modèles personnalisés ...................................................................................................................................6.7Création d’un modèle à partir d’un document déjà ouvert avec Word ...............................................6.8Création d’un modèle de document et ouverture simultanée ...........................................................6.10Création d’un modèle à partir d’un document existant avec Excel ....................................................6.11Protection d’un modèle .........................................................................................................................6.11Modification d’un modèle dans Word ..................................................................................................6.16Modification d’un modèle dans Excel ...................................................................................................6.17Suppression d’un modèle personnel .....................................................................................................6.19Création d’un modèle personnel à partir d’un modèle intégré ..........................................................6.20

Modèle par défaut dans Excel .....................................................................................................................6.20Modification du modèle par défaut .....................................................................................................6.23Suppression du modèle par défaut .......................................................................................................6.23

Thèmes ..........................................................................................................................................................6.23Découvrir les thèmes ..............................................................................................................................6.24Appliquer un thème à un document ....................................................................................................6.25

Table des maTières

ix© SOFAD

Créer un thème personnalisé ................................................................................................................6.26Appliquer un thème personnalisé .........................................................................................................6.28Supprimer un thème ..............................................................................................................................6.28

Autoévaluation .............................................................................................................................................6.30

chapitre 7 L’importation et l’exportation de fichiers Compatibilité entre les logiciels ....................................................................................................................7.1

Presse-papiers .................................................................................................................................................7.5

Échange de données entre les logiciels Microsoft Office Professionnel ...................................................7.10Exportation d’une table Access vers Word ...........................................................................................7.10Exportation d’une table Access vers Excel ............................................................................................7.13Conversion d’une base de données dans une version antérieure .......................................................7.14

Exportation de données ...............................................................................................................................7.15Exportation d’une table en format .dbf ...............................................................................................7.15Exportation d’un rapport de Simple Comptable ..................................................................................7.18

Importation de données ..............................................................................................................................7.20Importation, dans Access, d’une table de format .dbf ........................................................................7.20Importation d’une base de données provenant d’une version antérieure ........................................7.22Conversion d’une base de données ......................................................................................................7.24Conversion d’un fichier texte ................................................................................................................7.25Importation des favoris dans Internet Explorer ...................................................................................7.29

Autoévaluation .............................................................................................................................................7.31

chapitre 8 Les Assistants Utilisation des Assistants dans Access ............................................................................................................8.1

Création d’une requête simple ................................................................................................................8.1Création d’un état ....................................................................................................................................8.5Création d’un formulaire .........................................................................................................................8.7

Utilisation des Assistants dans Excel ..............................................................................................................8.9Macros complémentaires .........................................................................................................................8.9Assistant Somme conditionnelle ...........................................................................................................8.11

Autoévaluation .............................................................................................................................................8.15

chapitre 9 L’activité synthèse

chapitre 10 La préévaluation

Annexes et médiagraphieImprimer le contenu de l’écran .................................................................................................................... A.3

Vitesse au clavier et tests de vitesse ............................................................................................................. A.5

Ergonomie pour un poste de travail à l’écran ........................................................................................... A.58

Procédure d’installation et d’activation de Simple Comptable Édition Étudiant .................................... A.63

Médiagraphie .............................................................................................................................................. A.64

Fiche de rétroaction

Échéancier de travail

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EFFICIEnCE

ConTenu des ressourCes mulTimédias

fichiers Diaporamas Exercices interactifs

Préambule

• Efficience

chapitre 1 La gestion du temps

• Planif_jour • Identifier mes compétences• Planifier un évènement• Organiser un poste de travail

chapitre 2 Le système d’exploitation Windows XP

Dossier Manipul• Budget• GSR• Terrains• Ventes

Dossier Efficience• Tout le contenu

Dossier Zipcentral• Tout le contenu

Dossier Exerc• Bilingue• Comptes_souffrance• Demeure• Liste• Omert• Taux• Trim

Dossier blocrv• Tout le contenu

chapitre 3 Le logiciel Outlook

Contenu des ressourCes multimédias

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fichiers Diaporamas Séquences vidéo

chapitre 4 Les automatismes

Dossier Manipul• Budget• Clinique• Consignes• Facture• Groupes• GSR• Lexique• Macro• Membres• Nombres• Note• Polices• Prêt• Service• Styles• Tech• Terrains• Toitures• Ventes

Dossier Exerc• Adresse• Bilingue• Comportements• Conferences• Echeance• Electro• Emprunt• Escompte• Liste• Naiss• ProdMois• Produits• Rapport• Recherche• Revenus• SecVille• Service• Telecopie• Terrains• Toitures• Touches• Transport• Trim• Vacances• Ventes

Dossier Exerc/Resultats• Conference_corr• Revenus_corr• Ventes_mensuelles

• Élaboration d’un tableau croisé dynamique

• Utilisation de la correction automatique dans Word et Excel

• Création d’un style de cellules dans Excel

• Exportation et importation des Favoris avec Internet Explorer

• Création d’une liste de distribution dans Outlook

• Affectation d’une macrocommande à la barre d’outils Accès rapide

• Modification d’un tableau croisé dynamique

• Liaison des données à l’aide du Presse-papiers d’Office

chapitre 5 Les tâches automatiques

Dossier chap5• Fiches de presence - Service de la comptabilite et des

finances• Fiches de presence - Service de la paie• Fiches de presence - Service des comptes clients• Fiches de presence - Service des comptes fournisseurs• Payes_Siege_social• Rapport commissions• Rapport payes• Rapport sur les ventes - Succursale de Granby• Rapport sur les ventes - Succursale de Longueuil• Rapport sur les ventes - Succursale de Montreal• Rapport sur les ventes - Succursale de Sherbrooke• Regles_golf• RHockey_relance• Sport• Stocks_mars20xx

• Arguments de la fonction Si

• Fonction Si avec conditions multiples• Fonction Si avec actions multiples• Recherche conditionnelle dans une

base de données

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EFFICIEnCE


chapitre 6 Les modèles et les thèmes

Dossier Manipul• ExcelTheme• PPTheme• Souffrance• Relance• WordTheme

Dossier Exerc• Amort• Chiffrier• Compte_souffrance• Demeure• Facture• Petite_caisse

• Création et modification d’un modèle• Création du modèle par défaut d’Excel• Création d’une base de données à

l’aide d’un modèle

chapitre 7 L’importation et l’exportation de fichiers

Dossier Manipul• CLIENTS• Clinique• Favoris• Libraire• Libraire_97• Liste• Note_terrains• Service• Service des ventes• Sport

Dossier Efficience• Clients• Budget• Groupe

Dossier Exerc• Bal_verif• Chap3• Chiffregul• Clinique• Coord• Electro• Electro_97• Favoris• Note_coord• Publicit• PURIGAIN• Service• Sport• Tableau4• Ventes

Dossier Englob• Favoris• Mode• Note_succ• Ress_hum• Succ

chapitre 8 Les Assistants

Dossier Manipul• Mod_facture• Secteurs• Service• Vendeurs• Ventes

Dossier Exerc• Autos• Bon_comm• Dentaire• Frais• Parc• Represent• Terrains• Vendeurs• Ventes

Dossier Englob• Electro• Inventaire• Petite_caisse

Contenu des ressourCes multimédias

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chapitre 9 L’activité synthèse

Dossier chap9• Budget_juillet• Fournisseurs eventuels• Liste de prix - fournisseur• RHockey_demeure• Sport• Ventes_septembre

chapitre 10 La préévaluation

Dossier Preev• Facture• Note• Service des ventes• Sport• Terrains• Ventes de l_annee

fichiers

Devoir 1 Devoir 2 Devoir 3 Devoir 4 Devoir 5

Dossier Devoirs• Entreprises• Rapport

Dossier Devoirs• Analyse des besoins• Clients• Inventaire

Dossier Devoirs• Info• chiffregul• Etat_result• Fourniss• Transport

Dossier Devoirs• Info• appareil• Bon_commande• Clients_factures• Clinique• Note• Personnel

Afin de commencer convenablement votre apprentissage du module, il est très important que vous lisiez cette première partie du guide. Vous devrez accomplir quelques petites tâches qui vous aideront à organiser et à gérer votre travail efficacement.

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EFFICIEnCE

avanT TouTes Choses... bienvenue!Bienvenue au module Efficience!

Les logiciels installés sur votre ordinateur comportent une très grande variété de fonctions, de commandes et d’outils. Les connaître et savoir les utiliser vous permettra d’être judicieux dans le choix le plus approprié pour réaliser un travail avec efficacité. Les maîtriser vous permettra de mieux planifier, organiser et automatiser une tâche et, ainsi, d’accomplir un travail dans un temps optimum, avec plus de facilité et de simplicité : vous deviendrez alors efficient.

Pour atteindre cet objectif, nous vous soumettrons, tout au long de votre cheminement dans ce guide, plusieurs exercices et mises en situation réalistes qui vous permettront de revoir et d’approfondir des notions apprises depuis le début de votre formation, et d’en découvrir de nouvelles.

Nous vous souhaitons de développer ainsi d’excellentes méthodes de travail afin d’améliorer votre efficience. Bonne réussite!

Pour terminer, nous aimerions remercier tous les membres de l’équipe de production qui ont enrichi ce guide en partageant leurs connaissances et leur expérience.

La chargée du projet,

Johanne Chicoine

Préambule

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voTre formaTion

Ce module, qui compte 75 heures d’apprentissage, fait partie du programme menant à l’obtention du diplôme d’études professionnelles en comptabilité. Le programme se subdivise en 23 modules totalisant 1 350 heures de formation. Consultez le tableau suivant pour mieux connaître le nom des modules et le nombre d’heures prévu pour chacun.

SYnTHÈSE DU PROGRAMME D’ÉTUDES En cOMPTABiLiTÉ

code no Titre du module Durée Unités*

461-012 1 Métier et formation 30 2

461-024 2 Recherche d’information 60 4

461-034 3 Tableaux et graphiques 60 4

461-042 4 Calcul de pièces 30 2

461-054 5 Mise en page de correspondance 60 4

461-066 6 Mise à niveau en françaisRédaction en français

3060

6

461-074 7 Traitement de pièces 60 4

461-083 8 Gestion de l’encaisse 45 3

461-093 9 Législation des affaires 45 3

461-102 10 Interactions professionnelles 30 2

461-115 11 Mise à niveau en anglaisCommunication en anglais

75 5

461-122 12 Production de paies 30 2

461-134 13 Rédaction en anglais 60 4

461-144 14 Traitement de données 60 4

461-154 15 Tâches courantes 60 4

461-165 16 Efficience 75 5

461-175 17 Coût d’un bien et d’un service 75 5

461-185 18 Tâches de fin de période 75 5

461-195 19 Tâches de fin d’année 75 5

461-204 20 Déclaration de revenus 60 4

461-213 21 Système comptable 45 3

461-222 22 Cheminement professionnel 30 2

461-238 23 Intégration au travail 120 8

* Une unité équivaut à 15 heures.

Accédez aux ressources multimédias, disponibles sur : http://cours1.sofad.qc.ca/ressources/fichiersfp.html. Afin d’en connaître davantage sur ce module, visionnez le diaporama intitulé Efficience.

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EFFICIEnCE

objeCTifs du module

Pour connaître les tâches que vous réaliserez durant votre apprentissage, lisez les objectifs du module. Consultez-les aussi souvent que nécessaire pour vous situer dans votre démarche d’apprentissage.

• Analyser les caractéristiques des tâches effectuées en comptabilité

• Planifier l’exécution d’activités comptables

• Assurer le suivi de la planification

• Exploiter des outils permettant d’améliorer le rendement de son travail

• Assurer l’efficience de son travail

Maintenant que vous connaissez les objectifs à atteindre dans ce module, assurez-vous de respecter l’échéancier proposé pour votre apprentissage.

avez-vous les préalables?Vous devez avoir terminé les modules Tableaux et graphiques, Mise en page de correspondance, Production de paies, Rédaction en anglais, Traitement de données et Tâches courantes, ou posséder les connaissances nécessaires pour :

• corriger et mettre en page des lettres d’affaires en français dans un traitement de texte;

• corriger et mettre en page des lettres d’affaires en anglais dans un traitement de texte;

• travailler avec un tableur;

• travailler avec un logiciel de base de données;

• produire des paies dans un logiciel comptable;

• enregistrer des transactions dans un logiciel comptable et produire des rapports.

Avez-vous une méthode de doigté? Au besoin, vous pouvez utiliser le didacticiel de la SOFAD : Méthode de doigté pour tous!, un cours gratuit, disponible sur le portail des cours en ligne. http://edusofad.com

Possédez-vous les préalables? Assurez-vous maintenant d’avoir le matériel requis pour effectuer les tâches de ce module.

maTériel requis • Microsoft Office 2007 ou supérieur

• Internet Explorer 8 ou supérieur

• Windows XP

• Simple Comptable1

• Un micro-ordinateur de puissance suffisante pour utiliser les logiciels mentionnés ci-dessus

• Une clé USB, ou tout autre support externe, si vous n’enregistrez pas votre travail sur le disque dur

• Une connexion Internet

1. Plusieurs versions Simple Comptable peuvent être téléchargées gratuitement à partir du site :

http://cours1.sofad.qc.ca/ressources/fichiersfp.html. Consultez l’annexe IV, située à la fin du guide, pour plus de détails.

Préambule

xvii© SOFAD

• Une imprimante

• Une reliure à anneaux

durée du module eT gesTion du Temps d’apprenTissage

Ce module est d’une durée de 75 heures. Ce temps inclut l’évaluation sommative nécessaire à l’obtention des cinq unités liées à ce module; cependant, le temps requis pour l’exécution des devoirs n’est pas comptabilisé dans cette durée. Le nombre d’heures consacrées à chacun des chapitres peut varier d’une personne à l’autre, selon ses acquis et sa facilité d’apprentissage. Le tableau suivant vous propose une répartition du temps qui vous aidera à évaluer le rythme de votre progression.

Efficience 75 heures

Exploration du matériel d’apprentissage

Lecture du préambule

Chapitre 1 La gestion du temps 6 heures

Chapitre 2 Le système d’exploitation Windows XP 6 heures

Chapitre 3 Le logiciel Outlook 6 heures

Devoir 1*

Chapitre 4 Les automatismes 9 heures

Devoir 2*

Chapitre 5 Les tâches automatiques 13 heures

Chapitre 6 Les modèles et les thèmes 5 heures

Devoir 3*

Chapitre 7 L’importation et l’exportation de fichiers 4 heures

Devoir 4*

Chapitre 8 Les Assistants 2 heures

Chapitre 9 L’activité synthèse 14,5 heures

Chapitre 10 La préévaluation 4,75 heures

Devoir 5*

Évaluation sommative (Seuil de réussite : 75 %) 4,75 heures

*Pour les élèves inscrits à la formation à distance

xviii © SOFAD

EFFICIEnCE

Pour que votre apprentissage vous amène à approfondir au maximum vos nouvelles habiletés, nous vous recommandons de suivre le cheminement proposé dans l’échéancier de travail qui se trouve à la fin du guide. Pour l’apprentissage du guide Efficience, cet échéancier s’échelonne sur une période de 12 semaines et sur 75 heures. Il vous permet de conserver un rythme d’apprentissage régulier afin d’assimiler progressivement la matière présentée. Une assiduité de six heures par semaine, réparties en deux séances de travail, vous permettra d’acquérir les nouvelles notions et de les appliquer au micro-ordinateur beaucoup plus aisément. Il se peut que vous ayez à consacrer plus ou moins de temps à votre formation, selon vos connaissances de base et votre facilité d’apprentissage.

Maintenant que vous en savez davantage sur ce module, prenez quelques minutes pour mieux connaître le matériel d’apprentissage qui l’accompagne.

exploraTion du maTériel d’apprenTissage

Le matériel d’apprentissage comprend :

• un guide d’apprentissage;

• des ressources complémentaires : un corrigé des exercices, des fichiers de travail, des exercices interactifs et des ressources multimédias disponibles sur le site « Ressources pour les apprenants » de la SOFAD http://cours1.sofad.qc.ca/ressources/fichiersfp.html

• cinq devoirs (pour les élèves de la formation à distance).

Lisez la section suivante afin de vous familiariser davantage avec le contenu de votre guide d’apprentissage.

guide d’apprenTissage

Ce guide d’apprentissage comprend dix chapitres qui vous permettront d’acquérir les habiletés nécessaires pour atteindre les objectifs du module. Ces chapitres comportent des outils d’apprentissage diversifiés afin de rendre votre étude et votre pratique aussi agréables que profitables.

• Chaque tâche est accompagnée de méthodes de travail que nous vous conseillons de suivre. Ces méthodes faciliteront l’organisation de votre travail, la gestion de votre temps, la planification de vos tâches et leur exécution efficace.

• Les exercices dirigés vous permettront de cheminer dans les logiciels en exécutant pas à pas les consignes données.

• Plusieurs exercices pratiques simulent des situations de travail. Vous vous assurerez ainsi de développer une plus grande habileté, que vous pourrez mettre en pratique sans crainte dans un milieu de travail.

• Les diverses mises en situation ainsi que l’activité synthèse favoriseront votre capacité d’analyse. Vous serez appelé à choisir le logiciel, les commandes ou les outils appropriés pour résoudre des problèmes, ainsi qu’à réaliser un travail précis pour atteindre les objectifs d’une mise en situation. Votre réflexion vous mènera non seulement à choisir les outils appropriés, mais aussi à choisir ceux qui vous permettront d’effectuer les mises en situation avec efficience.

Ce guide se termine par une préévaluation que nous vous recommandons de faire le plus sérieusement possible afin de vous préparer à l’évaluation sommative.

Préambule

xix© SOFAD

devoirs pour les élèves de la formaTion à disTanCe

Il y a cinq devoirs pour ce module. Vous devez tous les faire afin de recevoir l’autorisation de vous présenter à l’épreuve sommative. Seule la note obtenue pour cette épreuve compte pour obtenir les cinq unités associées à ce module.

ressourCes ComplémenTaires

Voici un bref aperçu du contenu des ressources :

• Le corrigé des exercices : après chaque exercice, vous devrez vérifier votre travail à l’aide du corrigé. Cette méthode vous permettra de déceler aussitôt vos lacunes ou de relever les notions mal comprises. Si certains exercices vous ont posé des problèmes, prenez le temps de les refaire. Si des points vous semblent obscurs après que vous aurez fait des efforts honnêtes, n’hésitez pas à demander conseil à votre enseignant ou à votre tuteur, qui se fera un plaisir de vous aider.

• Les ressources multimédias : les diaporamas et les séquences vidéo vous permettront de visualiser des tâches que vous effectuerez.

• Vous y trouverez des exercices interactifs qui font partie du chapitre intitulé La gestion du temps.

• Les fichiers de travail sont regroupés par chapitre.

• Des modèles pour les lettres à un, deux ou trois alignements et les en-têtes de lettre vous sont proposés.

copie des fichiers de travail

Suivez la procédure ci-après pour copier les fichiers de travail sur votre disque dur :

• Dans l’Explorateur Windows, créez un dossier sur votre disque dur ou sur une clé USB, par exemple : Module16.

• Accédez au site « Ressources pour les apprenants » de la SOFAD : http://cours1.sofad.qc.ca/ressources/fichiersfp.html

• Sélectionnez la commande adéquate pour copier les sous-dossiers du dossier fichiers de travail contenu sur le site dans le dossier Module16.

Lorsque la copie est terminée, supprimez l’attribut Lecture seule, qui fait actuellement parti des propriétés des fichiers copiés sur le disque dur, en suivant la procédure ci-après :

• À l’aide du bouton droit de la souris, cliquez sur le dossier fichiers qui se trouve sur votre disque dur.

• Dans le menu contextuel, cliquez sur l’option Propriétés.

• Dans la boîte de dialogue Propriétés, sous l’onglet Général, décochez la case Lecture seule, puis cliquez sur OK.

• Dans la boîte de dialogue qui apparaît ensuite, cliquez sur Appliquer les modifications à ce dossier et à tous les sous-dossiers et fichiers.

• Sur votre disque dur, renommez le dossier fichiers avec le nom Exercices_Efficience.

• Fermez l’Explorateur Windows.

Maintenant que vous avez installé sur votre disque dur les fichiers nécessaires au module, lisez la section suivante.

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EFFICIEnCE

organisaTion eT éChéanCier de Travail

Préparez votre reliure à anneaux afin de retrouver facilement vos documents imprimés. Sachez gérer efficacement votre temps de travail.

• Récupérez votre reliure à anneaux et les onglets.

• Préparez dix onglets pour ranger les impressions des exercices de chaque chapitre.

Consultez votre échéancier de travail à la fin du guide, puis lisez la partie qui suit.

Établir un échéancier de travail

• À l’aide de votre échéancier, déterminez les dates où vous terminerez l’apprentissage de chacun des chapitres, puis inscrivez-les dans la colonne appropriée.

• Prenez l’habitude de respecter vos échéances. Si vous n’avez pas terminé un chapitre à temps, vous devrez y consacrer plus d’heures, sans toutefois perturber votre échéancier de travail.

épreuve sommaTive

Avant de vous présenter à l’évaluation sommative, n’hésitez surtout pas à consulter de nouveau la grille d’autoévaluation jointe à la préévaluation, dans le dernier chapitre du guide. Profitez-en pour vérifier si vous êtes en mesure d’effectuer les tâches qui seront évaluées.

renseignemenTs sur la fiChe de réTroaCTion

Lorsque vous aurez terminé ce module, nous aimerions connaître votre degré de satisfaction à l’égard de celui-ci, afin de pouvoir l’améliorer. Vous êtes donc invité à remplir la fiche de rétroaction qui se trouve à la fin de ce guide. Notez-y, en cours de route, tout ce que vous aimeriez nous signaler. Vous pouvez remettre cette fiche à votre enseignant ou à votre tuteur (avec votre dernier devoir), ou encore la retourner à la SOFAD par la poste ou par télécopieur.

Préambule

xxi© SOFAD

piCTogrammes

Dans ce guide, vous rencontrerez des pictogrammes, dont voici la signification.

Le temps prévu pour un chapitre

Un message important

Une réponse personnelle devant être fournie

Un test de vitesse afin d’atteindre 20 mots à la minute

Un arrêt obligatoire pour lire attentivement l’information qui l’accompagne

Une invitation à consulter la fonction Aide pour parfaire vos connaissances

Un exercice théorique

Un exercice à faire à l’ordinateur

Une invitation à consulter le corrigé

Un diaporama à visionner

Une séquence vidéo à visionner

Des adresses Internet contenant des renseignements pouvant être enrichissants pour votre apprentissage

Un devoir à faire pour les élèves de la formation à distance

Maintenant que vous vous êtes familiarisé avec le contenu du module et son matériel d’apprentissage, vous avez en main tout ce qu’il faut pour commencer votre lecture du chapitre 1.

1.1© SOFAD

cHAPiTRE 1

LA GESTiOn DU TEMPS

Objectifs d’apprentissage

• Connaître les principes de base de la gestion du temps

• Définir les buts et les objectifs

• Identifier les activités

• Établir un calendrier d’action

• Déterminer les contrôles et le suivi

• Connaître et identifier les voleurs de temps

• Organiser un poste de travail

1.1 inTroduCTion

Au cours des dernières années, le contexte professionnel du personnel administratif a beaucoup changé. Les vagues successives de réorganisation et de diminution du personnel ont entraîné une augmentation de la charge de travail, en plus de rendre les tâches plus complexes. Mais ce n’est pas tout : l’accélération du rythme de travail, engendrée par les nouvelles technologies, intensifie les communications et le nombre de transactions. L’environnement de travail étant de moins en moins prévisible, l’employé doit donc être de plus en plus proactif et démontrer une grande capacité d’adaptation. Dans un tel contexte, être en mesure de gérer efficacement son temps devient une compétence clé.

Tout au long de ce chapitre, vous aurez donc la chance d’explorer des méthodes et des outils qui vous permettront d’assurer l’efficience de votre travail.

Complétez les phrases suivantes :

• Le , c’est de l’argent.

• Chaque chose en son .

• Être de son .

• Depuis la nuit des .

• Il y a un pour chaque chose.

• De en temps.

• Avoir fait son .

1.2 © SOFAD

EFFICIEnCE

Écrivez des phrases que vous utilisez dans la vie et qui font référence au temps.

Selon vous, pour quelles raisons avons-nous autant de références au temps dans notre société?

1.2 prinCipes de base

Tout le monde a rêvé de la semaine des quatre jeudis ou bien d’un arrêt du temps pour une semaine afin de reprendre le travail en retard. Or, le temps passé est passé, et le travail en retard, quant à lui, est bien présent. Pour chacun de nous, les semaines sont constituées de 168 heures, une heure comporte 60 minutes, et une minute, 60 secondes. Nous devons donc utiliser le temps qui passe de la meilleure façon possible. Dans cette section, vous aurez la chance de découvrir certains principes de base qui vous permettront de mieux utiliser le temps dont vous disposez.

Notre façon d’occuper le temps dépend de notre conception de cette dimension. L’exercice suivant a pour but de vérifier votre compréhension du temps.

Exercice 1.1 Mythes et vérités sur le temps

Répondez par vrai ou par faux aux questions suivantes et expliquez votre choix.

1. Le temps est une ressource renouvelable. Vrai Faux

ChAPITRE 1 • LA GESTIOn DU TEMPS

1.3© SOFAD

2. Il est possible d’économiser du temps. Vrai Faux

3. Nous pouvons contrôler le temps. Vrai Faux

4. Au cours des dernières années, le temps s’est accéléré. Vrai Faux

5. Le temps arrange parfois les choses. Vrai Faux

6. Grâce à une bonne gestion du temps, je ne manquerai plus de temps. Vrai Faux

1.4 © SOFAD

EFFICIEnCE

7. Pour améliorer sa gestion du temps, il est préférable d’agir plutôt que de réfléchir. Vrai Faux

Le temps passé est passé et vous ne pourrez jamais le remplacer, ce qui en fait une ressource unique. Peu importe vos activités, le temps suit son cours. Vous ne pouvez pas contrôler la durée d’une seconde ou d’une minute. Impossible de ralentir ou d’allonger le temps. Le seul contrôle que vous avez est le choix des activités que vous ferez au cours d’une période donnée.

Or, bien que les journées aient toujours 24 heures, le rythme de la vie s’est beaucoup accéléré. Les nouvelles technologies ont changé le monde, mais surtout la perception du temps. Il n’y a pas si longtemps, envoyer une lettre de Québec à Montréal prenait plus d’une semaine. Aujourd’hui, grâce à Internet, votre communication atteindra Paris en quelques secondes.

L’accélération du rythme du travail fait en sorte que nous accordons actuellement énormément d’importance à l’efficacité personnelle. Toutefois, malgré la meilleure volonté du monde, vous manquerez toujours de temps pour faire tout ce que vous souhaiteriez faire. Vous devrez donc déterminer vos activités en fonction des priorités.

Le temps que vous consacrerez à la planification vous permettra d’être plus judicieux dans vos choix d’activités et, conséquemment, plus efficace par la suite. Gérer son temps, c’est faire les bonnes choses de la bonne façon au bon moment. Pour y parvenir, un temps de réflexion s’impose.

Vous ne contrôlez pas le temps, c’est-à-dire le tic tac de l’horloge. Toutefois, vous pouvez gérer l’utilisation que vous en faites. La gestion du temps commence donc par la gestion de soi-même et le choix de ses activités.

1.3 diagnosTiC

Faire le point sur vos forces et vos faiblesses par rapport aux compétences nécessaires à votre efficacité vous permettra de mieux comprendre votre fonctionnement. Ce diagnostic veut vous amener à vous engager à accomplir, au jour le jour, des gestes visant à modifier vos comportements. Cela aura pour effet de vous ancrer dans votre vie professionnelle et personnelle avec plus d’assurance et de solidité.

Exécutez l’exercice interactif identifier mes compétences qui se trouve sur le site des ressources pour les apprenants : http://cours1.sofad.qc.ca/ressources/fichiersfp.html


1.5© SOFAD

1.4 CompéTenCes néCessaires

Les techniques et les outils de gestion du temps ne sont pas une panacée, c’est-à-dire une formule magique qui fonctionne à tout coup. Ils doivent être perçus comme des cadres de référence que chacun se doit d’adapter en fonction du contexte, bien sûr, mais aussi de ses compétences. Par conséquent, il est possible d’augmenter l’efficacité et la qualité de votre emploi du temps en développant différentes habiletés.

Voyez quelques compétences qui vous permettront d’être plus efficace au travail et de mieux gérer votre temps.

Autonomie

• Je suis capable de bien accomplir des tâches sans surveillance. J’exprime mes attentes et mes besoins à mes collaborateurs. Je cherche à influer sur les événements plutôt que de les subir passivement. Je fais plus que le minimum requis, allant même jusqu’à prévoir ce qui sera demandé.

Énergie et ténacité

• Je suis capable de maintenir mon énergie, malgré les obstacles, pour mener mes tâches à bien.

Sens de la planification

• Je peux établir des objectifs, ainsi que les activités nécessaires à l’atteinte de ces objectifs.

• Je prévois aussi le temps nécessaire à l’exécution des tâches en fonction des contraintes.

• Je vérifie constamment si les résultats que j’obtiens correspondent à ceux qui ont été planifiés et j’apporte les correctifs nécessaires.

Sens de l’organisation

• Je réalise de la meilleure façon possible différentes activités, en fonction des objectifs et des budgets.

Sens de la communication

• Je prends le temps de bien comprendre ce que m’exprime mon interlocuteur. Je pose des questions pertinentes pour m’assurer d’avoir tous les renseignements nécessaires. Je transmets clairement mon message de sorte que mon interlocuteur comprenne bien mes besoins et mes attentes.

1. Donnez un exemple d’autonomie dans votre vie d’élève.

2. Donnez un exemple d’une situation où vous avez fait preuve d’énergie et de ténacité dans votre vie d’élève.

1.6 © SOFAD

EFFICIEnCE

Au-delà des compétences, des outils et des techniques de gestion du temps, il y a la connaissance de soi. Au cœur de la gestion du temps, il y a vous, avec vos caractéristiques. Vous devez donc apprendre à vous connaître à travers vos comportements. Pour ce faire, vous avez avantage à vous percevoir dans l’action et, le cas échéant, à faire preuve d’autocritique. Ainsi, vous pourrez vous améliorer constamment.

1.5 Courbe d’énergie

La courbe d’énergie représente le niveau de notre énergie tout au long de la journée. Connaître sa courbe d’énergie permet de planifier ses activités en fonction de la période où on est le plus énergique, donc le plus efficace. La majorité des gens sont en meilleure forme le matin, ce qui en fait un moment privilégié pour s’acquitter des tâches qui demandent le plus de créativité et de concentration : bref, c’est le meilleur temps pour s’adonner à des activités qui exigent plus d’énergie! Analysez vous-même votre courbe d’énergie. Par exemple, faites des tests de vitesse à différentes heures de la journée, pendant quelques jours consécutifs, afin de découvrir à quel moment de la journée vous êtes le plus efficace pour saisir soit un rapport volumineux soit un travail qui demande beaucoup de précision.

La figure ci-contre montre une courbe d’énergie. Pour trouver la vôtre, il vous suffit d’observer, pendant quelques jours consécutifs, les heures où vous êtes le plus énergique. Bien entendu, ce cycle peut varier si vous changez votre routine (travail en soirée, par exemple).

Dessinez votre propre courbe d’énergie :

Figure 1.2 Cycle personnel

Exercice 1.2 Planifier l’exécution d’une tâche selon votre courbe d’énergie

1. En fonction de votre courbe d’énergie, déterminez le meilleur moment de la journée pour exécuter ces tâches. Vous devez répondre par un des énoncés suivants :

a) Période où vous avez le plus d’énergie, donc près du 100 %

b) Période où vous êtes près du 50 %

c) Période où vous êtes en dessous du 50 %

Figure 1.1 Courbe d’énergie


1.7© SOFAD

no Description de la tâche a) b) c)

1 Photocopier des documents

2 Rédiger un rapport avec texte et tableaux

3 Classer la correspondance accumulée

4 Expédier des courriels pour le directeur adjoint

5 Mettre la liste téléphonique à jour

6 Réserver une salle et le matériel nécessaire pour une réunion en après-midi

7 Réviser et corriger une lettre

8 Mettre sur pied un nouveau système de classement

9 Communiquer par téléphone

10 Rédiger le compte rendu d’une réunion

2. Quel avantage procure le fait de bien connaître notre courbe d’énergie?

1.6 avanTages d’une bonne gesTion du Temps

Selon vous, quels avantages vous procurera une bonne gestion du temps sur le plan personnel?

À votre avis, quels avantages vous procurera une bonne gestion du temps pendant vos études?

1.8 © SOFAD

EFFICIEnCE

Une saine gestion du temps procure de nombreux avantages, tant sur le plan personnel que sur le plan professionnel. Le tableau ci-dessous reprend les principaux avantages liés à la gestion de temps. Cochez ceux dont vous ne jouissez pas présentement. Si vous ne travaillez pas pour le moment, remplacez le terme professionnels par le terme scolaires.

Avantages personnels Avantages professionnels

Être moins stressé. Être plus productif.

Avoir une vie plus équilibrée. Avoir une meilleure concentration.

Augmenter sa motivation. Être plus discipliné.

Avoir plus d’énergie. Être plus méthodique.

Avoir plus confiance en soi. Avoir une meilleure capacité à saisir les occasions de carrière.

Penser de façon positive. Avoir une carrière plus satisfaisante.

Avoir le contrôle de sa vie. Être un membre d’équipe apprécié.

Exercice 1.3 Gérer son temps

Selon vous, pourquoi les personnes sans organisation sont-elles souvent les boucs émissaires des patrons?

Les avantages d’une bonne gestion du temps sont multiples, tant sur le plan personnel que professionnel ou scolaire. Le principal avantage est la possibilité d’être proactif, c’est-à-dire d’être un pas en avant des autres et de réagir rapidement aux imprévus. Une bonne organisation du travail permet de voir loin devant soi et d’acquérir ainsi une plus grande maîtrise de son milieu. De plus, vous pourrez mieux contrôler l’utilisation de votre temps et, surtout, expliquer aux autres pourquoi vous priorisez certaines activités plutôt que d’autres. Votre capacité à faire les bonnes choses au bon moment fera de vous un collaborateur recherché! Il ne vous reste plus qu’à apprendre à accomplir vos tâches de la meilleure manière possible en fonction des contraintes : en d’autres termes, d’apprendre à être efficient.


1.9© SOFAD

1.7 effiCaCiTé eT effiCienCe

Lorsqu’on parle du concept d’efficacité, on fait uniquement référence aux résultats. On dira qu’une personne est efficace lorsqu’elle aura réalisé une tâche ou un travail, sans tenir compte des coûts et du temps investis pour y parvenir.

Par exemple, vous obtenez votre diplôme d’études professionnelles en 4 ans, pour une facture totale de plus de 12 000 $. Vous avez atteint votre but, donc vous êtes efficace. Toutefois, ce n’est peut-être pas la meilleure façon de terminer ses études. Une personne faisant montre d’efficience recevra son diplôme après 2 ans, pour une facture moindre. Si, sur le plan de l’efficacité, on regarde seulement si on a fait la bonne chose, sur le plan de l’efficience, on se demandera si on l’a faite de la meilleure façon possible en tenant compte des délais et des ressources nécessaires.

Pour bien gérer son temps, il faut constamment penser à l’efficience, c’est-à-dire faire la bonne activité de la meilleure façon possible, en tenant compte de l’argent et du temps dont on dispose. Les journées de travail n’ont que 7,5 heures. Avant de se lancer dans l’action, vous aurez donc avantage à vous poser la question suivante :

Quelles sont les tâches qui me permettent d’être plus efficient?

Pour être efficient, vous devrez donc refuser d’effectuer certaines tâches.

loi de pareTo

La Loi de Pareto fut formulée par l’Italien Vilfredo Pareto (1848-1923), qui était sociologue et économiste. Il effectuait des recherches dans le but d’approfondir le concept d’optimum économique (le mot « optimum » signifie ici « le meilleur »).

Les études de Pareto lui ont fait découvrir que, dans la majorité des cas, c’est une petite partie des activités qui produit la majorité des résultats. La Loi de Pareto, c’est la Loi des 20/80, c’est-à-dire que 20 % des activités produisent 80 % des résultats.

ACT

IVIT

ÉS

RÉSU

LTA

TS 20 %

80 %20 %

80 %

Figure 1.3 Pyramides 20/80

Par exemple :

• 80 % des congés de maladie sont pris par 20 % du personnel;

• 80 % du chiffre d’affaires est réalisé avec 20 % des clients;

• 20 % de la clientèle fait 80 % des réclamations;

• 80 % des appels s’adressent à 20 % des employés;

• 20 % des activités occupent 80 % du temps.

1.10 © SOFAD

EFFICIEnCE

Notez bien que ce principe est logique lorsqu’il s’agit de chiffres importants. En gestion du temps, la Loi de Pareto fait ressortir qu’il est préférable de travailler sur les 20 % des activités qui rapportent 80 % des résultats!

En somme, 20 % des efforts des gens produisent 80 % des résultats; ou encore 20 % du temps passé à régler des situations problématiques donne 80 % des résultats. Par exemple, quelques chercheurs (20 %) sont à la base de presque toutes les inventions, innovations ou trouvailles (80 %). D’où l’importance que vous devez accorder à toutes vos activités à grand rendement.

« Les 9/10 de la sagesse se résument à bien planifier son temps. »

Theodore Roosevelt

Exercice 1.4 Appliquer la Loi de Pareto

Que faut-il prendre en considération dans la Loi de Pareto afin de mieux gérer son temps?

Gérer le temps, c’est planifier, organiser et réaliser des activités pour atteindre un but de la meilleure façon possible, en tenant compte des contraintes de temps, d’énergie et de budget.

Exercice 1.5 Exercice englobant

Avant de poursuivre votre apprentissage, répondez aux questions suivantes.

1. Qu’est-ce que la gestion du temps?


1.11© SOFAD

2. Nommez les compétences nécessaires à la gestion du temps.

3. Indiquez une technique qui permet de choisir à quel moment de la journée une tâche devrait être accomplie.

4. Quel est le principal avantage d’une bonne gestion du temps?

5. Quelle est la différence entre l’efficacité et l’efficience?

1.8 arT de la planifiCaTion

Planifier consiste à définir des objectifs, puis les moyens à mettre en œuvre pour les atteindre. Vous pouvez planifier une carrière, un projet, une journée de travail et un voyage. Prenons l’exemple d’un voyage; dans ce cas, vous déterminerez le genre d’expérience que vous aimeriez vivre :

• dépaysement;

• exotisme;

• apprentissage d’une nouvelle langue;

• repos.

1.12 © SOFAD

EFFICIEnCE

En fonction du type d’expérience désiré, vous choisirez une destination, puis vous ferez la liste de tout ce que vous devrez faire avant de partir, soit :

• trouver de l’information sur le pays visité;

• développer un itinéraire;

• faire une demande de passeport;

• réserver les hôtels;

• acheter votre billet d’avion.

Évidemment, vous déterminerez votre budget et préciserez une date : personne ne partirait au bout du monde sans un minimum de préparation. Pourtant, c’est souvent ce que font, dans leur contexte d’études ou de travail, aussi bien des étudiants que des travailleurs. Parfois, ces personnes sont tellement stressées par leurs échéances qu’elles craignent de consacrer du temps à la planification. Elles sont persuadées que, plus vite elles seront dans l’action, plus vite elles termineront. Or, le temps consacré à la planification vous évitera bien souvent de vous démener pour rien. Le cas de Claude en est un bel exemple.

Mise en situation :Claude travaille dans le service administratif d’une grande organisation. Lors de la pause-café, un lundi matin, elle rencontre par hasard sa patronne qui s’apprête à assister à une réunion :

— Bonjour Claude, comment ça va?

— Bien, merci!

— Écoute, je ne peux pas te parler longtemps, car je suis déjà en retard pour ma réunion, mais j’ai une demande pressante à te faire. Pourrais-tu me préparer une présentation des différents logiciels de saisie de données qui existent sur le marché? J’en ai besoin pour mercredi matin. Ça va?

— Sans problème! Je commence tout de suite.

— Parfait!

De retour à son poste de travail, Claude met ses autres tâches de côté, saute sur le téléphone et prend contact avec les fournisseurs de logiciels de saisie de données. Après avoir passé plusieurs heures au téléphone, elle dresse une liste de tous les logiciels de saisie de données offerts sur le marché, les fournisseurs, les prix et les délais de livraison. Deux jours plus tard, elle présente le document à sa patronne, qui n’est pas très contente :

— Ce n’est pas ce que j’attendais. Je voulais que tu établisses les forces et les faiblesses des logiciels les plus importants par rapport à nos besoins.

— Ah! Vous ne me l’aviez pas précisé...

— Je croyais pourtant avoir été claire! Je rencontre le responsable des finances après-demain. Reprends ton travail au plus vite! En passant, m’as-tu remis la version définitive de ma présentation au siège social? Tu devais me la rendre hier après-midi.

— Eh bien, j’avais tout mis de côté pour préparer votre présentation sur les logiciels de saisie de données. Je pensais que c’était prioritaire...


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Quelle a été la principale erreur de Claude? Expliquez votre réponse.

Comment Claude aurait-elle pu éviter de perdre son temps et répondre correctement à la demande de sa patronne?

Si vous étiez Claude, quelles questions auriez-vous posées à votre patronne avant de vous mettre au travail? Aidez-vous des mots clés : quoi, pourquoi, comment, combien et quand.

Avant de se mettre au travail, Claude aurait dû chercher à comprendre les besoins de sa patronne. Bon nombre d’employés, voulant bien faire leur travail, se précipitent dans l’action sans même avoir clarifié les objectifs. Claude aurait donc eu avantage à prendre le temps de discuter quelques minutes de plus avec sa patronne afin de bien comprendre le résultat attendu (le quoi et le pourquoi) et le niveau de détail souhaité (le comment et le combien), sans oublier le niveau d’importance qu’elle devait y accorder (le quand)! Ce faisant, elle aurait évité d’investir temps et énergie inutilement et aurait su intégrer cette nouvelle tâche à sa charge de travail existante.

La meilleure façon de ne pas perdre votre temps et votre énergie est de planifier. Pour planifier de façon optimale, il faut obtenir le maximum d’informations concernant la tâche que vous aurez à accomplir. Avant de vous lancer dans l’action, il faut bien comprendre ce qu’on attend de vous. Vous ne devez donc pas avoir peur de poser des questions, ce qui est un signe d’intelligence. Prenez l’habitude de vous mettre dans la peau d’un explorateur partant à la découverte des besoins de la personne qui vous demande d’exécuter un travail. Vous l’aiderez ainsi à préciser ses attentes et, par la même occasion, vous éviterez les demandes imprécises qui font perdre du temps.

1.14 © SOFAD

EFFICIEnCE

Voici quelques exemples de questions qui peuvent vous aider à planifier.

Pour comprendre le travail à faire (le quoi) :

• Vous espérez que je vous remette quoi au juste?

• Qu’attendez-vous de moi?

• À quoi le travail terminé devrait-il ressembler?

• Que comptez-vous retirer de ce document?

• À quoi devra répondre mon travail?

• Quelle est l’information nécessaire?

Pour comprendre les raisons du travail à faire (le pourquoi, pour qui) :

• Pourquoi voulez-vous tel ou tel travail?

• Pourquoi le voulez-vous maintenant?

• Comment en êtes-vous venu à vouloir ce travail?

• Pour qui dois-je le faire?

• Pour qui le voulez-vous?

Pour comprendre la manière dont je dois faire le travail (le comment, le combien et le quand) :

• Quel est le niveau de priorité de ce travail?

• Combien de pages ce travail devrait-il contenir?

• Combien de temps voulez-vous que j’y consacre?

• Comment aimeriez-vous que le travail soit produit?

• Quand pourrions-nous nous revoir pour évaluer si je suis dans la bonne direction?

• Quand souhaitez-vous recevoir le travail final?

Quel que soit le poste que vous occuperez au sein d’une organisation, vous serez responsable de planifier votre charge de travail. Vous devrez donc prendre les moyens pour y arriver. À l’aide de questions précises, vous pourrez obtenir les renseignements nécessaires pour intégrer les demandes de votre patron au travail en cours.

Exercice 1.6 Explorer la mise en situation

1. Selon vous, est-ce que l’imbroglio entre Claude et sa patronne était uniquement la faute de cette dernière? Expliquez votre réponse.


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2. À l’aide de la mise en situation, nommez cinq avantages dont Claude aurait profité en posant des questions avant de commencer le travail.

1.9 proCessus de planifiCaTion

Planifier consiste à déterminer des objectifs, puis les moyens à mettre en œuvre pour les atteindre. Une bonne planification tient compte des ressources disponibles et des échéanciers. Plus concrètement, un plan de travail vous amènera à :

• définir le but;

• fixer les objectifs;

• identifier les activités;

• établir un calendrier d’action;

• déterminer les contrôles et le suivi.

1.16 © SOFAD

EFFICIEnCE

Monsieur Crawford Greenwalt, ancien président de la compagnie américaine Dupont, a estimé que, pour chaque heure de planification, il est possible d’en gagner trois ou quatre au travail.

En planifiant, on diminue la dispersion et, par le fait même, le stress causé par des échéances serrées. Bien planifier les activités augmente l’appréciation et la satisfaction personnelles, facteurs déterminants pour s’épanouir au travail.

Dans la section suivante, vous découvrirez chacune des étapes d’un processus de planification.

première éTape : définir le buT

« Il n’y a de vent favorable que pour celui qui sait où il va. »

De quoi s’agit-il?

Un but est un résultat défini de façon relativement large, qu’on se propose d’atteindre. Il représente une orientation globale, sans toutefois apporter de précision de temps. Il vise donc le long terme. C’est transmettre par écrit nos rêves. Par exemple, vouloir terminer ses études est un but.

Pourquoi est-ce nécessaire?

• Pour orienter nos actions.

• Pour faciliter le développement d’une stratégie.

• Pour donner une ligne directrice, c’est-à-dire le chemin à suivre.

• Pour fixer des objectifs.

• Pour donner un sens à l’action.

comment procéder?

Formuler un but est assez simple : il suffit de se poser la question suivante, en se situant dans une perspective à long terme.

Quel est le résultat final souhaité?

Exemples :

Personnel :

• Terminer ses études

• Voyager

• Avoir un bon revenu

• Apprendre l’informatique

Professionnel :

• Augmenter la productivité

• Diminuer les accidents

• Augmenter la motivation des employés


1.17© SOFAD

Sur le plan professionnel, nos buts varient en fonction de notre rôle au sein de l’organisation. Bien que les buts varient, ils sont interreliés. Chaque personne déterminera ses buts en fonction de ceux de son supérieur. Un directeur général peut avoir comme but de diminuer les coûts d’exploitation. Pour concrétiser le but de son patron, le directeur des ressources humaines se donne comme but de diminuer les congés de maladie. Pour sa part, le but de la responsable de l’équipe de saisie des données sera d’améliorer l’ergonomie des postes de travail. Enfin, l’employé de bureau peut viser un plus grand confort à son poste de travail pour éviter d’éprouver des malaises susceptibles de ralentir son rendement.

Mise en situation :De retour à son bureau, Claude constate qu’elle n’a pas plus d’indications sur le travail à faire. Bien embêtée, elle prend son courage à deux mains et retourne voir sa patronne pour bien clarifier la demande.

— Bonjour, Madame Gauthier. Est-ce que je peux vous parler un instant?

— J’ai une réunion dans quelques minutes, mais tu peux t’asseoir. Qu’est-ce que je peux faire pour toi?

— Il me manque des renseignements concernant le rapport que vous m’avez demandé.

— Ah bon! Lesquels?

— D’abord, quels éléments d’information voulez-vous obtenir dans ce rapport?

— J’ai besoin de connaître les forces et les faiblesses des grands logiciels de saisie de données.

— Pourriez-vous me préciser davantage à quoi va servir le document?

— Bonne question! C’est vrai que je n’ai pas pris le temps de t’expliquer notre projet. À la dernière réunion des directeurs, le président a dit vouloir instaurer des mesures pour rehausser la productivité de l’entreprise. Il a donc demandé à tous les directeurs d’apporter des suggestions concernant leur équipe. En tant que responsable de l’équipe de la saisie de données, j’aimerais obtenir un nouveau logiciel de saisie de données, car il y a longtemps que j’ai constaté que notre système est dépassé. Je dois présenter mes recommandations au prochain comité directeur, qui aura lieu dans un mois. Je veux inclure dans ma proposition un portrait des différents logiciels offerts sur le marché. Peux-tu t’en occuper?

Exercice 1.7 Attribuer un but

En fonction du scénario ci-dessus et des buts suivants, déterminez le but de chaque membre de l’entreprise listé dans le tableau.

a) Produire un rapport sur les logiciels de saisie de données.

b) Augmenter la productivité de l’entreprise.

c) Acquérir un nouveau logiciel de saisie de données.

Membre But

Comité directeur

Mme Gauthier

Claude

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EFFICIEnCE

Sur le plan professionnel, vos objectifs sont en lien avec les buts et les objectifs de votre supérieur.

Quels sont vos buts sur le plan personnel?

Quels sont vos buts sur le plan professionnel?

Bravo!

Vous venez de franchir la première étape de la planification. Maintenant que vous savez ce qu’est un but, vous pouvez déterminer vos objectifs.

deuxième éTape : déTerminer les objeCTifs

« L’homme qui marche dans le brouillard est aveugle. »


L’identification des objectifs est un moment clé de la planification. Contrairement au but, l’objectif définit de façon précise, réaliste et fixée dans le temps le résultat qu’on veut obtenir. Il peut viser le court et le long terme. Plusieurs objectifs peuvent être nécessaires pour qu’un but soit atteint.


• Pour rendre les buts opérationnels.

• Pour déterminer des activités appropriées.

• Pour établir des priorités.

• Pour maintenir la motivation des différents collaborateurs.

comment procéder?

Lorsqu’on veut définir des objectifs, il faut se poser les questions suivantes :

• Qu’est-ce que je veux accomplir par rapport à telle activité (quoi)?

• Quand dois-je atteindre cet objectif (quand)?

• Combien dois-je produire ou comment dois-je le produire (norme de rendement)?

En d’autres mots, le « quoi » correspond aux résultats et le « quand » au facteur temps. Pour qu’un objectif soit valable, il doit répondre aux critères suivants :


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• ÊTRE PRÉCIS

• Il décrit un résultat et non une activité ou un « vœu pieux ».

• Il exprime de façon explicite et concrète ce qui doit être accompli.

• ÊTRE MESURABLE

• Il permet de déterminer son degré de réalisation (performance attendue).

• Il indique à quelles conditions le résultat sera satisfaisant.

• ÊTRE DÉFINI DANS LE TEMPS

• Il comporte un échéancier précis.

• ÊTRE RÉALISTE

• Il tient compte des contraintes personnelles et organisationnelles.

• Il est en lien avec les objectifs de l’organisation.

• Il représente un défi ni trop facile ni trop difficile.

formuler un objectif

Utilisez la formule suivante pour bien exprimer un objectif :

« Sujet + verbe d’action + résultat anticipé + date d’achèvement. »

Par exemple : « Je veux obtenir un diplôme d’études professionnelles en comptabilité d’ici huit mois. » Le « Je », c’est la personne qui formule l’objectif. Le verbe d’action, c’est « veux obtenir ». Le résultat anticipé, c’est le « diplôme d’études professionnelles en comptabilité ». Enfin, la date d’achèvement, c’est « d’ici huit mois ».

« Je veux bien gagner ma vie », est-ce un objectif? Non! C’est plutôt un but. « Je veux avoir un emploi et gagner environ 22 000 $ par année d’ici deux ans » est un objectif bien formulé. Cette dernière formulation représente bel et bien un objectif, car elle est :

PRÉciSE : L’action est bien perçue. Le résultat recherché dans cet exemple est une augmentation de salaire.

MESURABLE : On vise 22 000 $ par année.

DÉfiniE DAnS LE TEMPS : L’objectif est défini dans le temps (« d’ici deux ans »).

RÉALiSTE : Ce salaire représente une moyenne accessible pour un travailleur en administration.

Voici quelques exemples de buts et d’objectifs.

But Objectif

J’ai du travail à terminer. Je veux terminer la saisie de ce document cet après-midi.

Je veux apprendre la gestion du temps.

Je veux terminer l’étude de mon chapitre sur la gestion du temps d’ici deux semaines.

Je veux travailler après mes études.

Je veux obtenir un emploi en comptabilité, dans une entreprise pharmaceutique, d’ici neuf mois.

Je dois apprendre l’anglais pour travailler à l’échelle internationale.

Je veux suivre et réussir le cours Communication en anglais ce printemps.

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EFFICIEnCE

Exercice 1.8 Attribuer un objectif

À partir du but présenté, formulez un objectif qui pourrait en découler, puis évaluez s’il correspond aux critères définis précédemment.

1. Réduire les coûts en papeterie (Service d’informatique).

Objectif Oui non

PrécisL’objectif est exprimé en termes explicites et concrets.

Il décrit ce qui doit être fait.

Mesurable Il précise les résultats à atteindre.

Défini dans le temps Il établit un échéancier.

Réaliste Il tient compte des ressources nécessaires.

2. Terminer mon chapitre sur la gestion du temps.

Objectif Oui non






3. Acheter une maison.


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Objectif Oui non






4. Quel est l’objectif du rapport de la patronne de Claude?

Objectif Oui non






5. Quel est l’objectif spécifique de Claude concernant ce rapport?

Objectif Oui non






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EFFICIEnCE

En vous servant des buts professionnels et personnels que vous avez identifiés à la section précédente, déterminez vos objectifs. N’oubliez pas de les évaluer à l’aide des critères définis dans cette section.

Quels objectifs professionnels voulez-vous atteindre?

But :

Objectif :

But :

Objectif :

But :

Objectif :

Quels objectifs personnels voulez-vous atteindre?

But :

Objectif :

But :

Objectif :

But :

Objectif :

Arborescence des objectifs

Dans les organisations, il existe deux sortes d’objectifs qui font référence au temps :

• stratégiques ou à long terme;

• opérationnels ou à court terme.

Objectifs à long terme ou stratégiques

Les objectifs stratégiques sont définis par la haute direction d’une organisation et dictent la ligne de conduite qui servira à déterminer les objectifs des différentes unités administratives. La réalisation de ces objectifs s’étend à long terme, c’est-à-dire sur une période de 1 à 5 ans.

Exemple :« Augmenter la productivité de l’entreprise de 15 % d’ici cinq ans. »

Objectifs à court terme ou opérationnels

Les objectifs opérationnels sont définis par l’unité responsable de leur mise en œuvre. Ils correspondent donc à un objectif stratégique, mais visent l’accomplissement d’une tâche à court terme, c’est-à-dire dans l’année courante.

Exemple :« Augmenter la productivité du Service de saisie des données de 5 % d’ici la fin de l’année. »

Ouf! C’est difficile de définir les objectifs, mais essentiel pour déterminer les activités à faire!


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Troisième éTape : déTerminer les aCTiviTés

« Il n’est pas nécessaire de travailler plus, il suffit tout simplement de travailler mieux. »


Une fois l’objectif défini, il faut dresser la liste des activités nécessaires à sa réalisation.


• Pour avoir une vision d’ensemble des tâches à accomplir.

• Pour déterminer les tâches prioritaires.

• Pour éviter de passer immédiatement aux tâches plus attirantes ou plus simples.

comment procéder?

• Posez-vous la question : « Qu’est-ce qui doit être fait pour que l’objectif soit atteint? »

• Fragmentez les tâches en sous-tâches.

• Déterminez le temps de réalisation nécessaire à chaque tâche et à chaque sous-tâche. Il n’est évidemment pas question, à ce moment-ci, de préciser quand la tâche sera exécutée : il s’agit là d’une étape subséquente. Si vous ne parvenez pas à évaluer le temps requis pour une tâche, consultez des collègues ou votre supérieur : vous aurez ainsi un point de référence pour votre estimation.

En fonction d’un de vos buts énumérés précédemment et de l’objectif correspondant, déterminez les activités à réaliser pour atteindre ce dernier. Aidez-vous du tableau suivant.

Plan d’action

Nom du projet :

But :

Objectif :

Activités Estimation du temps

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EFFICIEnCE

Exercice 1.9 Réviser les tâches

Afin de s’assurer qu’elle a bien dressé la liste de toutes les tâches à accomplir pour effectuer son rapport, Claude a produit un tableau qu’elle s’apprête à présenter à sa patronne. Cochez les tâches qui ne sont pas nécessaires à la réalisation du rapport ou qui ne relèvent pas de Claude.

Plan d’action

Nom du projet : Logiciels de saisie de données

Objectif : Remettre un rapport comparatif des cinq principaux logiciels existant sur le marché, d’ici vendredi matin.

Activités

Prendre contact avec les représentants pour obtenir les descriptifs des produits

Sélectionner les points de comparaison

Obtenir la fiche descriptive des logiciels

Analyser les fiches des cinq produits sélectionnés

Communiquer avec des clients utilisant ces logiciels

Présenter le rapport final au comité directeur

Corriger le rapport

Recommander le meilleur logiciel

Recueillir les goûts des employés

Présenter une première ébauche

Acheter le logiciel

Écrire le rapport

Préparer la présentation au comité directeur


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Parfois, il serait intéressant d’accomplir l’ensemble des tâches pour exécuter un travail parfait. Toutefois, rappelez-vous qu’en gestion de temps, il faut constamment penser à l’efficience, c’est-à-dire faire la bonne activité de la meilleure façon possible, en tenant compte de l’argent et du temps disponibles. Ainsi, attendez-vous à devoir sacrifier certaines tâches, certes intéressantes, mais qui apportent peu de valeur au résultat final compte tenu de l’effort exigé.

Rappelez-vous aussi d’agir dans les limites de votre champ d’intervention. Malgré ces limites, n’hésitez pas à proposer vos idées à votre supérieur, qui pourra alors les déléguer à qui de droit. Il appréciera d’autant votre sens de l’initiative.

Maintenant que vous savez quoi faire, il ne vous reste plus qu’à déterminer à quel moment le faire.

quaTrième éTape : éTablir un Calendrier d’aCTion


Puisque vous ne pouvez pas tout faire en même temps, il vous faudra décider dans quel ordre accomplir les tâches. C’est à cette étape que vous définirez la date de début et de fin de chacune. Il existe plusieurs méthodes pour établir un calendrier d’action. Vous trouverez ci-après une méthode qui permet, en toute simplicité, de coordonner la réalisation de diverses activités en lien avec un objectif.


• Pour suivre la progression vers l’objectif.

• Pour savoir à quel moment la tâche doit être réalisée.

• Pour établir les priorités, c’est-à-dire les tâches plus importantes par rapport aux autres.

• Pour améliorer sa méthode de travail.

• Pour faciliter la coordination lorsque différentes personnes sont concernées.

comment procéder?

• Il faut déterminer dans quel ordre vous devrez exécuter les tâches. Pour ce faire, repérez celles qui doivent absolument être accomplies avant les autres. Exemple : La rédaction d’un document précède la correction des fautes, alors que la recherche d’informations devance la rédaction d’un document.

• La plupart du temps, vous devrez sans doute collaborer avec des collègues pour atteindre vos objectifs. C’est pourquoi, lorsque vous établirez un calendrier de travail, il sera important d’identifier la personne responsable de la tâche. Demandez-vous qui est la mieux placée pour l’accomplir en fonction de sa définition de tâches, du poste qu’elle occupe, de ses connaissances et du temps dont elle dispose.

Le calendrier d’action et les outils de planification que vous utiliserez seront différents selon la période couverte par les activités.

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EFFICIEnCE

Outils de planification à long terme

fiche de planification d’activités

La fiche de planification d’activités permet de déterminer l’ordre de réalisation et la durée des tâches, et d’en identifier les différents responsables. Voici un exemple :


But : Augmenter la productivité du Service de saisie des données.

Objectif : Acquérir un logiciel de saisie de données d’ici le 12 décembre 20X5.

Activités Estimation du temps nécessaire

Ordre de réalisation

Responsables/ collaborateurs

Préparer la présentation à faire au comité directeur

7 heures 30 minutes 8 Mme Gauthier/ Claude

Prendre contact avec les représentants pour obtenir les descriptifs des produits

2 heures 2 Claude/ représentants

Analyser les fiches des cinq produits sélectionnés 7 heures 30 minutes 3 Claude

Sélectionner les points de comparaison 2 heures 1 Mme Gauthier/ Claude

Corriger le rapport 4 heures 7 Claude

Obtenir le budget pour l’acquisition du logiciel 2 semaines 10 Mme Gauthier/ Service des finances

Présenter une première ébauche 1 heure 6 Claude/ Mme Gauthier

Écrire le rapport 7 heures 30 minutes 5 Claude

Acquérir le nouveau logiciel 1 mois 11 Service des achats/ Mme Gauthier

Présenter le rapport final au comité directeur 1 heure 9 Mme Gauthier

Sélectionner le meilleur logiciel 1 heure 4 Mme Gauthier

Lorsque vous estimez le temps nécessaire, n’oubliez pas de considérer les délais de réalisation de vos collaborateurs. Faites vos prévisions en fonction du scénario le plus réaliste, en tenant compte des impondérables.

L’ordre de réalisation est déterminé seulement lorsque vous avez listé l’ensemble des tâches. Le prochain outil vous aidera à les placer dans la bonne séquence.


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Exercice 1.10 créer une fiche de planification d’activités

Placez les choix de réponses dans les cases appropriées de la fiche de planification d’activités, en tenant compte de l’ordre de réalisation.

a) Confirmer la date et le lieu de la rencontre auprès du directeur.

b) Distribuer les cahiers aux participants le 15 février.

c) Préparer la rencontre annuelle de l’équipe de direction.

d) Assembler les cahiers pour tous les participants.

e) Terminer la mise en page du compte rendu de la dernière rencontre.

f) Photocopier les documents préparatoires.

g) Préparer l’ordre du jour.

h) Obtenir la liste des participants.

i) Préparer la liste d’envoi.

j) Obtenir les documents à inclure dans le cahier.


But :

Objectif :

Activités Estimation du temps nécessaire

Ordre de réalisation

Responsables/ collaborateurs

Dans un cas réel, vous devriez être en mesure d’estimer le temps et les collaborateurs nécessaires à la réalisation de ces activités.

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EFFICIEnCE

Le graphique de Gantt

L’élaboration d’un plan d’action est facilitée par un graphique de Gantt, aussi appelé diagramme à barres horizontales. Il consiste à projeter sur l’échelle du temps chacune des activités d’un ou de plusieurs projets.

Il permet de contrôler la progression vers l’objectif, c’est-à-dire :

• de voir en un clin d’œil les dates de début et de fin de chaque tâche;

• d’établir l’ordre d’exécution des tâches;

• de communiquer facilement les rôles, les responsabilités et les échéanciers à chaque membre de l’équipe;

• de savoir à quel moment chaque responsable entre en scène et de comprendre les répercussions de ses délais de réalisation sur les autres.

Exemple : Marie et Paul veulent rénover leur salle de bain. Ils ont prévu exécuter les travaux en août, durant leurs vacances.

GRAPHiQUE DE GAnTTPour le mois d’août 20X4

Tâches (responsable)/Jours 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22

1. Choisir le plan (Marie et Paul)

2. Obtenir un prêt de la banque (Marie et Paul)

3. Démolir la salle de bain (Paul)

4. Acheter les matériaux (Marie)

5. Poser la tuyauterie (Plombier)

6. Installer les panneaux de gypse (Marie et Paul)

7. Installer le bain (Paul)

8. Installer la toilette (Paul et le plombier)

9. Installer le bidet (Paul)

10. Installer le meuble-lavabo (Paul)

11. Peindre (Paul et Marie)

12. Poser le couvre-plancher (Paul et un ami)

Figure 1.4 Graphique de Gantt

Exercice 1.11 fixer des dates pour quelques étapes du projet

En vous référant au graphique précédent, répondez à ces questions.

1. À quelle date Marie et Paul commenceront-ils les travaux?

2. À quelle date les termineront-ils?

3. À quelles dates Paul doit-il convoquer le plombier?

4. Combien de jours Marie travaillera-t-elle?

Le graphique de Gantt peut être échelonné en jours, en semaines ou en mois, selon vos besoins.


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Exécutez l’exercice interactif Planifier un événement qui se trouve sur le site des ressources pour les apprenants : http://cours1.sofad.qc.ca/ressources/fichiersfp.html

Les outils de planification à court terme

Il est plutôt rare d’être affecté à un seul projet à la fois. Le plus souvent, vous devrez exécuter des tâches quotidiennes et récurrentes, en plus de différents mandats précis. Afin de coordonner le tout, vous devrez pouvoir aisément intégrer votre planification à long terme à vos tâches régulières.

Pour ce faire, vous utiliserez deux fiches de planification : une fiche hebdomadaire et l’autre, quotidienne. Ces outils vous aideront à passer à l’action de façon coordonnée.

fiche hebdomadaire

Comme son nom l’indique, la fiche hebdomadaire présente ce que nous voulons accomplir au cours d’une semaine. Elle doit inclure les tâches de vos graphiques de Gantt ainsi que toute autre tâche régulière devant être accomplie au cours de la semaine.

Exemple :

Planification hebdomadaire Semaine du : 3 mars 20xx

nom du projet Activités classification/ Priorités

Temps nécessaire Jour de réalisation

Rencontre annuelle du comité directeur

Vérifier la disponibilité des participants

A 3 heures

Comité santé-sécurité Rédiger le compte rendu

B 2 heures

Logiciel de saisie de données

Prendre contact avec les représentants

A 2 heures

Régulier Noter les absences B 30 minutes/jour

Régulier Imprimer les courriels de la directrice

B 1 heure/jour

Régulier Assurer le suivi des appels

C 1 heure/jour

La colonne Jour de réalisation sert à indiquer à quel moment la tâche sera exécutée durant la semaine.

Une priorité est, par rapport au temps, une activité qui doit être réalisée avant d’autres, selon son importance et son influence sur l’objectif, dans le but d’atteindre cet objectif efficacement. À cette étape, il faut justement définir l’activité en fonction de son importance et de son urgence.

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EFFICIEnCE

importance

Activité A : Une activité classée A signifie que cette tâche est très importante et qu’elle sera d’un grand rendement pour l’entreprise.

• Toutes les tâches ayant trait à l’image de l’entreprise : accueillir les visiteurs et communiquer avec les clients.

• Toutes les tâches relatives aux profits de l’entreprise : facturation des clients, paiement des factures dans les délais, préparation des contrats, organisation d’évènements spéciaux, etc.

• Toutes les tâches se rapportant directement à la bonne gestion du travail de votre supérieur : voyages d’affaires, prise et annulation de ses rendez-vous, convocation à des réunions, etc.

• Certaines tâches urgentes pouvant influer sur le bon fonctionnement d’une entreprise ou sur le travail des employés : pannes informatiques ou électriques, changements d’horaires, etc.

Activité B : Une activité classée B fait partie de ce qu’on peut appeler la « routine » du travail de bureau. Ces activités sont importantes et doivent être faites et bien faites, mais vous les classerez habituellement après vos activités de classe A.

• Le calcul des pièces, la gestion de l’encaisse, la photocopie des textes.

• La correspondance, les tableaux, les tâches courantes en comptabilité.

• Le traitement des données et la production des paies.

Activité c : C’est une activité à réaliser en troisième lieu, car elle est de moindre importance. Cependant, ce genre de tâches ne peut être trop retardé, car cela peut nuire à l’efficacité des autres activités.

• Faire l’inventaire des fournitures de bureau, commander et ranger la papeterie, classer les documents, faire le ménage de votre poste de travail, de vos fichiers sur disque dur ou sur tout autre support : ce sont toutes des tâches importantes, mais qui peuvent passer en troisième lieu.

Activité D : Activité que vous pouvez déléguer au complet ou en partie.

Urgence

Un autre facteur à considérer lorsque vous déterminez le niveau de rendement d’une tâche est l’urgence de cette tâche.

Évidemment, au cours d’une semaine, toutes sortes d’événements sont susceptibles de modifier votre planification. Dans le monde organisationnel d’aujourd’hui, les priorités changent fréquemment. Certains réussissent à garder le cap, d’autres tombent dans le piège des fausses urgences. Plus vous planifierez, moins vous risquerez d’avoir à éteindre des feux.

Mais comment faire pour rester souple tout en maintenant le cap?

Il faut maintenant faire preuve de jugement. Vous avez vu qu’au départ, Claude avait commis l’erreur de se mettre trop rapidement au travail. Vous aviez alors constaté que la clé était l’information. En effet, bien des supérieurs, voire des collègues, vous demanderont continuellement des choses pour hier. Leur manque d’organisation peut facilement vous attirer dans une spirale d’improductivité. Avant d’inclure une tâche dans votre planification, soyez vigilant et demandez-vous à quelle classification appartient cette tâche en vous basant sur le tableau qui suit.


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A- Urgente - importante B- Pas urgente - importante

C- Urgente - pas importante D- Pas urgente - pas importante

Inscrivez les tâches que vous avez réalisées au cours de la dernière semaine, puis identifiez à quelle classification du tableau précédent elles appartenaient.

Tâches réalisées Temps de réalisation classification/Priorités

Dans quelle classification avez-vous passé le plus de temps?

Attention! Dans certains lieux de travail, tout est toujours urgent. Apprenez à ne pas paniquer et, avant d’exécuter une tâche soi-disant pressante, demandez-vous si vous devez vraiment vous en acquitter maintenant.

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EFFICIEnCE

Préparez votre prochaine semaine à l’aide de la fiche hebdomadaire suivante.

Planification hebdomadaire Semaine du :

nom du projet Activités classification/ Priorités

Temps nécessaire

Jour de réalisation

Avez-vous réparti les tâches qui demandent beaucoup de concentration tout au long de la semaine afin de respecter votre courbe d’énergie?

Vous avez avantage à toujours remplir la fiche hebdomadaire à la fin de la semaine. Vous aurez ainsi la tête libre durant la fin de semaine et saurez exactement de quelle façon commencer la semaine suivante.


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Planification quotidienne

Tout ce que vous avez fait jusqu’à maintenant vous permet de mieux gérer vos journées. Évidemment, si vous organisez mieux vos journées, vos semaines iront bien et, par le fait même, vos mois aussi.

1. Remplissez la grille de planification quotidienne. Mesurez le temps que vous prenez pour le faire.

Planification de la journée Date :

Activités à faire aujourd’hui

Activités Temps nécessaire

Difficulté (Énergie) niveau de priorité

+ ++ +++

Téléphone

nom numéro But de l’appel Heure disponible

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EFFICIEnCE

Horaire de la journée Terminé

7 h

8 h

9 h

10 h

11 h

12 h

13 h

14 h

15 h

16 h

17 h

18 h

19 h

20 h

commentaires sur la journée

Inscrivez le temps nécessaire en minutes pour remplir la grille :

2. Maintenant, inscrivez votre temps à l’endroit réservé afin d’appliquer la formule mathématique suivante : Le temps requis, en minutes, pour remplir la grille précédente : divisé par 1 440 multiplié par 100 = Le résultat est le pourcentage du temps requis au cours d’une journée pour planifier vos activités. Une journée comprend 1 440 minutes (24 heures X 60 minutes).


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Voici un exemple de planification journalière d’un commis comptable :

Figure 1.5 Graphique

Notez que seulement 1 % de son temps est consacré à la planification de sa journée.

Planifier prend en moyenne de 1 à 3 % du temps total d’une journée. Quand on pense à tout le temps qu’une telle activité peut faire gagner, vous seriez fou de vous en passer!

Exercice 1.12 Attribuer un ordre de priorité à des tâches

Vous êtes adjointe dans une organisation. Vous comptez prendre une semaine de congé débutant lundi prochain. Nous sommes mercredi et il vous reste plusieurs tâches à accomplir.

Révisez la liste des tâches suivantes et classez-les selon la priorité qui vous semble la plus appropriée :1 = à faire aujourd’hui2 = à faire dans la journée de jeudi3 = à faire avant mon départ vendredi4 = peut être reporté à mon retour de vacances

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EFFICIEnCE

Tâches Priorité

Prendre connaissance des courriels de mon patron

Préparer et soumettre mon compte de frais

Classer la correspondance accumulée

Expédier des courriels pour mon patron

Mettre la liste téléphonique à jour

Réserver une salle et le matériel nécessaire pour une réunion vendredi après-midi

Mettre sur pied un nouveau système de classement

Convoquer les personnes pour une réunion prévue la semaine prochaine

Terminer un rapport dû pour le jour même

Prendre connaissance du courrier entrant

Faire des photocopies de documents reçus par courrier

Assurer le suivi d’un contrat requis dans trois semaines

Réviser et corriger une lettre devant partir au plus tard jeudi

Bravo! Vous êtes maintenant en mesure d’établir un calendrier d’action. il ne vous reste plus qu’à apprendre à contrôler vos résultats.

déTerminer les ConTrôles eT le suivi


Contrôler consiste à s’assurer que les résultats obtenus correspondent à ce qui avait été planifié.


• Pour suivre la progression vers l’objectif.

• Pour détecter à quel moment les tâches ne sont plus réalisées selon le plan, et apporter les corrections nécessaires.

• Pour améliorer sa méthode de travail.

• Pour faciliter la coordination lorsque différentes personnes sont concernées.

comment procéder?

Pour contrôler, il suffit de faire régulièrement le suivi des activités. Prenez donc l’habitude de cocher une activité dès qu’elle est terminée, à l’endroit approprié sur la fiche de planification de la journée. Vous pourrez ainsi suivre la progression de votre journée.


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Planification de la journée Date :

Activités à faire aujourd’hui

Activités Temps nécessaire

Difficulté (Énergie) niveau de priorité

+ ++ +++

Téléphone

nom numéro But de l’appel Heure disponible

Horaire de la journée Terminé

7 h

8 h

9 h

10 h

11 h

12 h

13 h

14 h

15 h

16 h

17 h

18 h

19 h

20 h

commentaires sur la journée

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EFFICIEnCE

1. Remplissez la fiche de planification de la journée de demain. Au cours de la journée, assurez le suivi en mettant un crochet à l’endroit approprié lorsqu’une tâche est terminée.

2. Avez-vous réussi à suivre le plan de votre journée? Expliquez votre réponse.

3. Qu’avez-vous fait lorsque vous avez constaté un retard ou une avance dans votre planification?

Certaines tâches seront accomplies plus rapidement que prévu, alors que d’autres, au contraire, prendront plus de temps. N’ayez donc pas peur de réajuster votre horaire en fonction des événements qui surviennent au cours d’une journée. Toutefois, assurez-vous de garder le contrôle.

À la fin de la journée, passez en revue les tâches que vous n’avez pas eu le temps d’accomplir. Demandez-vous si vous devez les remettre dans la fiche de planification de la journée du lendemain.

Planifier consiste à établir des objectifs et les moyens à mettre en œuvre pour les atteindre. Vous savez maintenant que vous devez commencer par planifier les activités nécessaires à l’atteinte de vos objectifs pour le mois, pour la semaine, puis pour la journée. Le contrôle, pour sa part, se fait d’abord pour la journée, ensuite pour la semaine et finalement pour le mois. Lorsqu’une tâche n’est pas terminée, elle est immédiatement reportée à un autre moment. Ainsi, vous serez comme le temps, c’est-à-dire en mouvement.

félicitations! Vous êtes maintenant des artistes de la planification. Vous devez maintenant apprendre à neutraliser les voleurs de temps.

1.10 voleurs de Temps

Malgré la meilleure volonté du monde et une bonne planification, divers événements viennent souvent perturber le bon déroulement de nos activités. Ces voleurs de temps, également appelés chronophages, sont parfois omniprésents dans notre vie quotidienne. Pour améliorer notre efficacité, nous devons apprendre à les repérer, puis à développer des stratégies qui tiendront compte de notre réalité professionnelle et de nos caractéristiques individuelles afin de les éliminer.


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Un voleur de temps, ou chronophage, est un élément qui gruge du temps et qui nuit au bon déroulement des activités. Par exemple, lorsque vous étudiez et qu’un ami vous appelle pour vous raconter sa dernière sortie, vous reportez votre période d’études à plus tard. Dans ce contexte, le téléphone de votre ami est un voleur de temps.

Quels sont les voleurs de temps qui diminuent actuellement votre efficacité? Soyez aussi précis et concret que possible.

Trouve-t-on des voleurs de temps au travail? Expliquez votre réponse.

Voici une liste des principaux voleurs de temps qui sévissent au travail. Ils sont habituellement provoqués par les autres, mais aussi par nous-mêmes.

Provoqué par soi-même Provoqué par les autres

Mauvaises habitudes de travailManque d’organisationReports, délaisIncapacité à dire nonManque de motivationDésordrePerfectionnisme à outranceIndisciplineDéplacements inutiles

Visites à son bureauTéléphones Courriels inutilesRéunions improductivesDirectives imprécisesFausses urgences

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EFFICIEnCE

À l’aide de la liste que vous venez d’établir et du tableau précédent, établissez une liste des cinq plus importants voleurs de temps pour vous et classez-les par ordre d’importance.

Proviennent-il principalement de vous ou des autres? Expliquez.

Croyez-vous avoir du pouvoir sur les causes externes? Expliquez.

S’il est impossible d’éliminer complètement les dérangements externes, tels que le téléphone, les visites imprévues ou les courriels inutiles, rien ne nous empêche d’en réduire le nombre et la fréquence. En adoptant diverses méthodes de travail et en étant discipliné, nous pouvons y arriver assez facilement. Une adjointe peut, par exemple, limiter la durée des appels même s’il lui est impossible de les bloquer.

« Quand on veut, on peut » dit l’adage. Eh bien! Lorsqu’il est question des voleurs de temps, ce vieil adage retrouve tout son lustre. Les voleurs de temps sont nombreux, tenaces et présents dans tous les domaines d’activité. On peut regrouper les principaux en trois groupes :

• les comportements;

• l’organisation;

• les interruptions.

comportements Organisation interruptions

Mauvaises habitudes de travail Reports et délais Incapacité à dire non Manque de motivation Perfectionnisme à outranceIndiscipline

Manque d’organisation Désordre Directives imprécisesFausses urgences

Visites à son bureau Téléphones Courriels inutilesRéunions improductives


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ComporTemenTs

Mise en situation :Lundi matin, Antoine arrive au bureau une demi-heure plus tôt pour préparer la réunion de 9 h avec l’équipe du personnel administratif. Il est responsable de l’organisation de la rencontre, à savoir préparer la salle et faire les copies de l’ordre du jour et des documents à distribuer. Près du photocopieur, il tombe par hasard sur la dernière édition de la revue Administration. Il y jette un coup d’œil rapide et découvre avec bonheur un article portant sur la négociation des salaires. Plongé dans la lecture de l’article, il ne voit pas le temps passer. Ce n’est que lorsqu’un collègue le salue qu’il s’aperçoit qu’il ne reste que deux minutes avant le début de la réunion. Il s’empresse alors de faire les copies et, lorsque tout est terminé, il remarque qu’une faute d’orthographe s’est glissée dans l’ordre du jour. Même si cette faute est à peine perceptible, il retourne à son ordinateur, apporte la correction, imprime une nouvelle version et refait les vingt copies. C’est donc avec quinze minutes de retard qu’il se présente à la réunion où tous l’attendent pour recevoir l’ordre du jour. « Enfin, on peut commencer! » s’exclame un collègue, tandis que son patron le regarde froidement. Très mal à l’aise, il n’attend qu’une occasion de se racheter lorsque son patron lui demande s’il veut prendre en charge l’organisation du tournoi de golf annuel.

Des images affluent alors dans sa tête : l’accouchement imminent de sa femme, les dossiers empilés sur son bureau, l’équipe de soccer qu’il a promis de diriger et sa participation à la campagne de souscription en milieu de travail. Même si tous ces éléments auraient dû l’amener à dire « Non, je ne peux pas », c’est un « oui! » enthousiaste qui retentit dans la salle.

Exercice 1.13 Déterminer les voleurs de temps

1. Selon vous, de quels voleurs de temps Antoine est-il victime? Expliquez votre réponse.

2. De quelle façon Antoine aurait-il pu éviter ces voleurs de temps?

Tous ces voleurs de temps sont liés à vos comportements quotidiens. Ils ne dépendent pas des autres, mais de vous.

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EFFICIEnCE

Pour les neutraliser, vous devez travailler sur vous-même, ce qui exige beaucoup de motivation.

Vous arrive-t-il de ressembler à Antoine? Expliquez.

Dans la liste qui suit, choisissez deux voleurs de temps liés à vos comportements. Expliquez de quelle façon chacun sévit dans votre vie, de même que l’impact qu’il a.

• Mauvaises habitudes de travail

• Reports et délais

• Incapacité à dire non

• Manque de motivation

• Perfectionnisme à outrance

• Indiscipline

Exemple : Indiscipline

comment?

Lorsque j’étudie, je commence toujours par la matière la plus simple pour moi, soit la comptabilité, alors que j’ai beaucoup plus de difficulté en informatique. Je suis fatigué, donc moins bien concentré. Je me laisse distraire par mon projet de voyage.

impact

Mes notes en souffrent dans l’ensemble de mes cours, car je sous-utilise les outils informatiques. Mon manque de discipline pourrait faire en sorte que je n’obtienne pas mon diplôme.

1.

Comment?

Impact


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2. _________________________________

Comment?

Impact

Lequel de ces deux voleurs de temps semble avoir le plus d’impact négatif dans votre vie?

changement de comportement

Au cœur de la gestion, il y a la gestion de soi. Il arrive parfois que nous soyons nous-mêmes une source importante de perte de temps par nos comportements. Heureusement, ces comportements nuisibles à une saine gestion de temps peuvent être modifiés en quelques étapes clés.

Première étape

La première étape d’un changement de comportement est le diagnostic. Cette étape vous permet de comprendre à quel moment vous adoptez tel comportement et les impacts qu’il a dans votre vie. Par la suite, vous devez identifier clairement le comportement auquel vous aimeriez vous conformer. Dans l’exemple que nous vous avons présenté précédemment, le comportement à modifier serait le manque de discipline.

Deuxième étape

La deuxième étape consiste à observer systématiquement les comportements qu’on a dans l’action. Pour ce faire, notez le nombre de fois où votre comportement est adéquat et le nombre de fois où il est déviant. Une personne voulant se corriger de son manque de discipline lorsqu’elle étudie noterait le temps d’apprentissage et le temps perdu.

Mise en situation :

José ne remet jamais ses travaux à temps. Pour cette raison, plus aucun membre de sa classe ne veut s’associer avec lui pour les travaux d’équipe. Cette situation l’attriste, mais il est conscient qu’il en est responsable. Il attend toujours à la dernière minute avant de se mettre au travail. Il décide donc de modifier son comportement de style « remettre à plus tard ».

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EFFICIEnCE

Pour aider José à s’observer dans l’action, encerclez la lettre correspondant à ce qu’il aurait intérêt à prendre en note.

A- Le temps étudié et le temps perduB- Le nombre de travaux remis en retard et à tempsC- Le nombre de journées d’étude et de repos

Dans le cas de José, il serait pertinent de comptabiliser les travaux remis en retard et ceux remis à temps, car il s’agit là de son principal problème. Ce faisant, il pourra observer ses comportements et voir s’il y a ou non amélioration.

Réponse : B

Troisième étape

La troisième étape consiste à éviter les éléments qui déclenchent le comportement déviant. Un étudiant ayant tendance à ouvrir la télé chaque fois qu’il étudie aurait avantage à la sortir de sa chambre ou à étudier ailleurs.

Quatrième étape

La quatrième étape consiste à vous récompenser lorsque vous êtes satisfait de vos progrès. Par exemple, n’hésitez pas à vous payer un bon repas au restaurant après avoir passé une journée à étudier sans perte de temps.

Pour modifier des comportements et ne plus être ainsi victime de ce type de voleur de temps, il faut développer l’habitude de se voir dans l’action, ce qu’on appelle de l’auto-instruction.

organisaTion

Mise en situation :

— Pascale, aurais-tu la liste des clients potentiels identifiés lors de la réunion de l’équipe de vente, la semaine dernière? Je suis avec M. Tremblay et nous avons besoin de cette information.

— Oui, pas de problème, je la sors. Voyons, où est ce dossier? Il devrait être ici.

Pascale cherche en vain dans les classeurs lorsqu’elle aperçoit le dossier sous une pile.

— Ah! le voilà! Je ne l’avais pas reclassé!

Soulagée, elle ouvre le dossier, mais l’information en question ne s’y trouve pas.

— Zut! se dit-elle, où est-ce que j’ai bien pu mettre cette liste? J’ai peut-être oublié de l’imprimer. Elle doit être encore dans l’ordinateur... Serait-elle classée sous Clients? ou Ventes? Hum! Ce ne sera pas long, Céline, il doit être dans ma boîte de courriels. Je me souviens d’avoir envoyé l’ébauche à Renée. Mais quand?

— Laisse faire, Pascale, je vais aller voir Renée; je suis sûre qu’elle l’aura sous la main. Merci quand même.


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Exercice 1.14 Déterminer et analyser les voleurs de temps

1. Selon vous, de quels voleurs de temps Pascale est-elle victime?

2. Par qui sont provoqués ces voleurs de temps?

3. De quelle façon Pascale aurait-elle pu éviter cette situation embarrassante?

Ressemblez-vous parfois à Pascale? Expliquez.

Depuis longtemps, les Japonais et les Allemands ont compris l’importance d’organiser les postes de travail. Avec des méthodes comme le 5S ou le Kaïzen, ils ont complètement révolutionné le monde du travail. La base de ces méthodes est simple : il faut veiller à ce que les postes de travail soient organisés et propres afin de réduire au maximum les pertes de temps. Aujourd’hui, les entreprises nord-américaines adoptent ces principes. Bien que ces derniers soient très répandus dans le domaine de la production industrielle (par exemple, les stations de production dans une chaîne de montage), les employés de bureau tardent à s’en inspirer. Ainsi, selon le Wall Street Journal, les employés de bureau et les cadres perdent en moyenne six semaines par année à chercher des objets et des documents dans leur bureau.

Pour cette partie, vous vous concentrerez sur l’organisation des documents papier; toutefois, les principes du classement des dossiers électroniques suivent la même logique. Consultez également l’annexe intitulé Ergonomie pour un poste de travail à l’écran pour vous remémorer l’aménagement convenable d’un poste de travail à écran de visualisation.

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EFFICIEnCE

Répondez aux questions suivantes :

Oui non

Je trouve facilement les lettres, dossiers et documents.

Il n’y a qu’un dossier actif sur mon bureau.

Je circule librement dans mon espace de travail.

Les choses dont je me sers régulièrement sont à la portée de la main.

Les tiroirs de mon bureau sont en ordre.

Je peux classer facilement les nouveaux documents qui entrent.

Je retrace aisément d’anciennes informations.

Je me retrouve facilement à l’intérieur d’un dossier que je n’ai pas consulté depuis longtemps.

Je déplace très rarement des documents.

Total

De quelle façon ces questions peuvent-elles vous être utiles dans l’avenir?

La réponse à ces questions permet d’évaluer l’état du poste de travail au quotidien et d’identifier les correctifs à apporter rapidement.

Que vous soyez aux études ou au travail, prenez immédiatement l’habitude d’organiser votre poste de travail. Si cette activité devient une seconde nature pour vous, vous aurez un avantage exceptionnel qui fera de vous un collègue recherché. Posez-vous constamment les questions de l’activité précédente, qui vous permettront d’évaluer l’état de votre poste de travail.

L’organisation du poste de travail se fera à partir des trois grands principes suivants :

• Tout ce que vous utilisez souvent doit être à la portée de la main.

• Tout ce qui vous sert occasionnellement veut que vous vous leviez pour le prendre.

• Tout ce que vous utilisez exceptionnellement demande un déplacement pour l’obtenir.

Ainsi, l’organisation du poste de travail se fera selon quatre éléments :

• le poste de contrôle,

• les dossiers en cours,

• les dossiers de référence,

• l’entrepôt.


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Figure 1.6 Poste de travail

Premier élément : le poste de contrôle

Aujourd’hui, les organisations vivent l’« infobésité », c’est-à-dire que les personnes reçoivent énormément de paperasse dans une journée. Il est très facile de perdre le contrôle, de se retrouver envahi par les papiers et de ne plus savoir où donner de la tête. Pour éviter une telle situation, il faut se créer un poste de contrôle des papiers. Comme son nom l’indique, l’objectif du poste de contrôle est de contrôler tout ce qui entre et sort de votre bureau. Lorsque le système est bien en place, il assure la coordination de tout ce qui circule dans le poste de travail, sans nuire à l’exécution du travail. Le poste de contrôle est constitué de trois paniers, d’un bureau avec tiroirs et d’un tableau de suivi.

Premier panier : « Entrée »Vous y déposez tout ce qui arrive tel que courrier, notes, documents que vous n’avez pas encore eu le temps de consulter. Le tri doit se faire régulièrement afin de ne pas perdre d’information utile. De plus, lors du tri, il faut agir immédiatement. En fonction de la priorité accordée à ce qui entre, vous prendrez la décision de réaliser, de classer ou d’inscrire à l’agenda.

Deuxième panier : « Attente »Il est possible que, pour certains documents, vous deviez attendre des renseignements additionnels avant d’agir. Dans ce cas, écrivez l’information recherchée et la date où vous devez l’obtenir sur une note autocollante que vous apposerez sur le dossier placé dans le panier « Attente ». Vous pourrez ainsi assurer un suivi sans avoir à relire le contenu du document.

Troisième panier : « Sortie »On y place le courrier, les notes, les documents traités et maintenant prêts à être envoyés. Il est important de vider régulièrement le panier « Sortie », tout en évitant les déplacements inutiles. Par exemple, au lieu d’aller porter trois fois le courrier dans la journée, il s’agit de l’accumuler et de tout remettre en même temps.

Figure 1.7 Paniers

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EFFICIEnCE

BureauLe bureau de travail est, comme son nom l’indique, un espace pour travailler. Il faut donc enlever tout ce qui est inutile dans le moment présent. Les tiroirs ne doivent pas servir d’entrepôt ou de fourre-tout. Ils doivent être organisés en gardant à l’esprit le principe « du plus fréquent au moins ». Par exemple, si vous utilisez plus souvent l’agrafeuse que la calculatrice, la première devra se trouver plus près que la seconde. Ainsi, les choses dont vous vous servez très souvent seront dans le premier tiroir et ainsi de suite. Cette méthode sera d’autant plus efficace si vous remettez toujours les choses à la même place! Évitez de garder des surplus, par exemple des crayons, des CD, qui encombreront inutilement vos tiroirs. L’entrepôt est là pour ça.

Tableau de suiviDans la section sur la planification, vous avez vu que des urgences peuvent survenir et qu’il faut éviter le piège des fausses urgences. Le tableau de suivi aide à garder le cap. L’idéal est d’avoir un tableau sur le mur, bien en vue. Vous pourrez ainsi suivre l’évolution des tâches prévues pour la journée et vous ajuster rapidement si un imprévu vient les modifier. Vous pourrez également vous fixer des échéances réalistes lorsqu’on vous demandera des choses à la dernière minute.

Exercice 1.15 Évaluer les méthodes de travail

1. Mise en situation :

Depuis trois jours, Louise travaille d’arrache-pied à la production d’un rapport des ventes. Puisque l’échéance est très courte, elle a pris la décision de trier les informations entrantes plus tard.

a) Que risque-t-il de se produire?

b) Comment Louise aurait-elle pu gérer la situation?

Figure 1.8 Bureau

Figure 1.9 Tableau de suivi


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2. Mise en situation :

Paul est commis comptable dans une grande entreprise. Il reçoit énormément d’informations de toutes sortes. De plus, son patron, voulant qu’il s’intègre rapidement à l’équipe, l’a inscrit à toutes sortes de listes de distribution. Ainsi, il reçoit beaucoup trop de données inutiles.

a) Que risque-t-il de se produire?

b) Comment Paul aurait-il pu gérer la situation?

Deuxième élément : les dossiers en cours

L’objectif de cet élément d’organisation est de rassembler en un seul endroit les dossiers actifs, ceux-ci nécessitant une action de votre part au cours des prochaines semaines. Pour organiser l’élément « dossiers en cours », vous avez besoin de chemises suspendues que vous diviserez en quatre catégories. Pour chacune des catégories, utilisez une couleur différente. Le tiroir (ou le petit classeur) où seront classés les dossiers en cours devra être à la portée de la main pour en faciliter la consultation.

informations courantesCe dossier sera constitué des renseignements dont vous avez souvent besoin, tels que les listes téléphoniques, les adresses et les mots de passe informatiques.

comitésCes dossiers regrouperont l’information liée aux différents comités auxquels vous participerez ainsi que celle distribuée lors des réunions (exemple : comptes rendus, rapports, présentations).

RégulierEn fonction de votre poste, vous aurez des responsabilités requérant des actions régulières, que celles-ci soient quotidiennes, hebdomadaires ou mensuelles.

Exemple : suivi de la facturation et des comptes à payer.

Projets en coursContrairement aux activités régulières, un projet est délimité dans le temps, c’est-à-dire qu’il a une date de début et une date de fin. La documentation de chaque projet auquel vous contribuerez devra être compilée dans un dossier. Dans le cas d’un projet d’envergure, il serait souhaitable de créer des sous-dossiers se rapportant aux différents sujets.Exemples : mandat et composition du comité de projet, rapports d’étape, budgets.

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EFFICIEnCE

Il faut faire régulièrement le ménage dans les dossiers en cours. L’information inutile doit être retirée et classée, soit dans les dossiers de référence, soit dans l’entrepôt. N’hésitez pas à détruire l’information qui ne sert plus à rien ou qui est conservée ailleurs dans l’organisation.

Troisième élément : les dossiers de référence

Les dossiers de référence contiennent les renseignements concernant vos responsabilités générales; vous devrez vous y référer de temps à autre. Il peut s’agir d’anciens dossiers en cours qui ne sont plus actifs, mais que vous pensez consulter à moyen terme, ou de données pouvant être utiles dans l’exercice de vos fonctions.Exemples : comptes rendus des réunions du comité de gestion de l’année précédente, comptes payés, structure organisationnelle, notes de service.

L’organisation des dossiers de référence doit être simple, mais efficace afin que vous puissiez retrouver en un clin d’œil des dossiers que vous n’avez pas consultés depuis des mois. Pour y arriver, utilisez l’aspect visuel en conservant le système de couleur adopté pour vos dossiers en cours. Par exemple, si vous avez utilisé du bleu pour identifier vos projets en cours, vous devriez recourir à cette couleur pour tous vos dossiers de référence en lien avec d’anciens projets. Vous devrez évidemment classer vos dossiers par ordre alphabétique à l’intérieur des catégories. Les noms mentionnés sur l’étiquette de la chemise suspendue devraient être en majuscules pour simplifier le repérage.

Parce que les dossiers de référence constituent en quelque sorte la mémoire de l’organisation, il est important que vos collègues puissent les consulter facilement en votre absence. Ainsi, pour faciliter l’utilisation de votre système de classement, vous pouvez préparer un index qui identifie les dossiers compris dans le classeur et le code de couleur rattaché aux différentes catégories. Affichez cet index sur le mur près du classeur.

Quatrième élément : l’entrepôtL’entrepôt vous permet de vous libérer de tout ce que vous utilisez rarement. Trop souvent, les gens gardent des crayons, des supports optiques et de la papeterie en surplus. Cette façon de faire contribue à augmenter le coût des fournitures en plus d’encombrer inutilement les tiroirs.

Pour ce qui est des dossiers, demandez-vous depuis combien de temps vous ne les avez pas regardés. Si la dernière consultation remonte à plusieurs mois et que vous ne croyez pas en avoir besoin dans un proche avenir, il serait sage de les mettre dans l’entrepôt.

Poubelle et bac de recyclageLa poubelle et le bac de recyclage sont des outils très importants. Prenez l’habitude de jeter immédiatement les documents inutiles. Toutefois, attention aux renseignements confidentiels!

Exécutez l’exercice interactif Organiser un poste de travail qui se trouve sur le site des ressources pour les apprenants : http://cours1.sofad.qc.ca/ressources/fichiersfp.html

interruptionsTravailler efficacement requiert de la concentration. Or, nous sommes régulièrement dérangés par le téléphone, les visiteurs impromptus et des réunions improductives; parfois aussi, nous perdons notre concentration simplement en allant lire nos courriels. Les interruptions de toutes sortes sont très fréquentes dans le milieu de travail mais, en faisant appel à notre imagination et à une certaine discipline, nous pouvons les minimiser!


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Exercice 1.16 Réagir aux interruptions

Mise en situation : Vous êtes commis comptable dans une entreprise; décrivez en quelques lignes votre réaction lorsque vous affrontez les situations suivantes.

1. Nathalie se pointe dans votre cadre de porte pour discuter de sa fin de semaine au chalet, alors que vous vous apprêtez à rédiger un compte rendu de réunion. Que faites-vous?

2. Il est 10 h. Vous devriez avoir déjà terminé le procès-verbal de la dernière réunion du comité de direction. Toutefois, vous êtes au téléphone depuis 15 minutes avec Paul qui ne cesse d’étirer la conversation. Que faites-vous?

3. L’équipe responsable de revoir la facturation vous a invité à sa prochaine réunion. La dernière fois que vous avez assisté à une telle rencontre, elle a duré quatre heures et vous vous êtes demandé à plusieurs reprises quelle était votre valeur ajoutée. Il est vrai que certains points abordés cette fois-ci vous touchent. Vous aimeriez y assister, mais doutez de l’efficacité de la rencontre. Que faites-vous?

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EFFICIEnCE

TéléphoneLe téléphone est une source importante d’interruption. Il est donc essentiel de développer une stratégie pour minimiser son impact. Lorsque c’est possible, bloquez les appels. Toutefois, prenez soin d’indiquer dans votre message téléphonique à quel moment vous rappellerez vos correspondants : ainsi, ces derniers pourront s’organiser pour être disponibles à ce moment-là. Il est préférable de faire tous vos appels en bloc le plus près possible de l’heure du dîner ou de la fin de la journée de travail : les personnes voulant quitter le travail ont tendance à condenser les appels en allant droit au but.

Puisque votre temps est précieux, écourtez les conversations qui s’étirent à l’aide de formules préparées. Par exemple :

• « Parfait, j’en prends bonne note. »

• « Parfait, je vous rappelle. »

• « C’est noté, je vous rappelle. »

Soyez poli, attentionné, mais ferme. Si la personne insiste, expliquez-lui que vous avez une urgence et demandez à quel moment vous pouvez la joindre pour discuter.

courrielsLes outils informatiques tels que le courrier électronique devaient nous aider à gagner du temps dans nos communications. Or, il n’est pas rare qu’une adjointe reçoive plus de cinquante courriels dans une seule journée et que seulement la moitié d’entre eux soient réellement importants! Ces messages inutiles qui se multiplient dans votre boîte de réception sont tellement nombreux qu’ils ont obtenu le nom de « pourriels »!

Pour court-circuiter cette interruption qui fait de plus en plus de ravages dans les organisations, soyez vigilant. Plusieurs courriels proviennent de listes de distribution automatique. Il existe des outils pour bloquer ces messages indésirables; renseignez-vous auprès d’un technicien. Prenez aussi le temps d’enlever l’avertisseur sonore d’arrivée de message. En vérifiant les messages à heure fixe, vous diminuerez de beaucoup les pertes de temps.

Visiteurs impromptusPour éviter de vous faire déranger à tout moment, utilisez des cartons de couleur que vous placerez en évidence à l’entrée de votre poste. Un carton rouge peut vouloir dire que vous ne voulez pas être dérangé, un carton jaune, qu’on peut vous déranger en cas d’urgence seulement, alors qu’un carton vert indiquera que vous êtes disponible. Cependant, même si vous êtes disponible, cela ne veut pas dire que les visiteurs peuvent rester longtemps, bien au contraire.

Voici quelques conseils pour écourter les visites :

• Limitez le temps de la visite d’entrée de jeu. Exemple : « J’ai deux minutes ».

• Demandez à la personne d’aller droit au but.

• Lorsque vous avez assez d’informations pour agir, levez-vous et dirigez-vous vers la porte.

• Gardez vos doigts sur le clavier et dites à la personne que vous irez la voir dès que vous aurez terminé ce que vous êtes en train de faire.

• Lorsqu’une personne veut prendre rendez-vous, essayez autant que possible de la rencontrer dans son bureau, dans la salle du personnel ou la salle de conférences. Vous pourrez ainsi partir quand bon vous semblera.

• Restez debout le temps de la discussion, en regardant votre montre de temps en temps.


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Réunions improductivesLa majorité des travailleurs se plaignent des réunions improductives qui grugent leur temps, sans penser qu’il peut exister des solutions. Pour certains, les réunions sont même des rencontres sociales qui leur donnent l’occasion de se reposer un temps. Toutefois, vous pouvez améliorer, du moins pour vous, l’efficacité d’une réunion. La meilleure stratégie pour éviter de perdre son temps lors d’une réunion est la préparation.

Lorsqu’on vous convoque à une réunion, demandez à voir l’ordre du jour à l’avance, ainsi que toute la documentation qui sera distribuée. Normalement, l’ordre du jour devrait vous permettre d’obtenir l’information suivante :

• les sujets abordés;

• les personnes responsables du sujet;

• le temps consacré à chaque point.

Pour chacun des points abordés, vous devrez savoir quel niveau de participation on attend de vous. Pour un point, on peut souhaiter que vous preniez part à la décision; pour un autre, simplement compter que vous donnerez de l’information ou que vous en retirerez. Enfin, il est aussi possible que certains points ne vous concernent en rien. Ces informations vous permettront de négocier avec le responsable de l’ordre du jour afin que les points pertinents pour vous soient traités en bloc. De cette façon, vous éviterez de passer des heures non rentables à une réunion.

Le plus souvent, l’information diffusée en réunion aurait aussi bien pu être lue. Prenez connaissance du sujet avant la rencontre, puis posez vos questions par courriel. Demandez-vous ensuite si votre présence est encore pertinente. Si la réponse est non, n’hésitez pas à demander qu’on vous excuse.

Vous êtes responsable de la gestion de votre temps. Pour être efficace, vous devez limiter le nombre et la durée des interruptions. Pour cela, soyez avare de votre temps, mais courtois. Plus vous serez organisé, moins les gens iront spontanément vers vous pour des choses sans importance.

Exercice 1.17 Exercice englobant

1. Qu’est-ce qu’un chronophage?

2. Nommez trois groupes de chronophages.

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EFFICIEnCE

3. Placez par ordre chronologique les étapes suivantes, qui sont nécessaires pour arriver à neutraliser un chronophage lié à un comportement.

Étapes

A Observer dans l’action

B Éviter les sources

C Récompenser

D Diagnostiquer

Réponse : - - -

4. Nommez trois grands principes pour l’organisation d’un poste de travail.

Avez-vous atteint 20 mots à la minute, pendant trois minutes? Sinon, faites quelques-uns des exercices de vitesse inclus en annexe. Si certaines touches vous posent des problèmes particuliers, n’hésitez pas à effectuer les exercices appropriés.

Nous vous recommandons de dépasser la vitesse recommandée afin de vous assurer de l’atteindre même en situation d’examen.

1.11 auToévaluaTion

Vérifiez si vous êtes en mesure de mettre en pratique les notions apprises.

Oui non

Suivre le processus de planification

Déterminer et analyser les voleurs de temps

Organiser un poste de travail

Si vous avez répondu négativement à un ou à plusieurs de ces énoncés, révisez les notions correspondantes avant d’entreprendre le chapitre 2. Par contre, si vous avez répondu positivement à tous ces énoncés, vous êtes en mesure de passer à l’étape suivante.

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