Des contrats dadministration Thibaut DUVILLIER Expert en management public – INAMI Chargé denseignement – ULB Collaborateur scientifique – Solvay Business

Des contrats d’administration

Thibaut DUVILLIER

Expert en management public – INAMIChargé d’enseignement – ULB

Collaborateur scientifique – Solvay Business School

[email protected]

mailto:[email protected]


DIRECTION GENERALE

SSS IND SCA SECM

MOD

ICT HRM JUR/

ADMIN

COM

FIN LOG SEC

COMITE GENERAL DE GESTION

Services de staff

Services opération

nels

Services de support


Contexte actuel

Note préparatoire (Chap. 7) - accord gouvernemental de ‘l’orange bleue’• Assurer un haut niveau de qualité des services (aux) publics• Maîtriser le budget de l’Etat

Propositions : • Travailler en fonction d’objectifs et de résultats avec des

critères mesurables, transparents par rapport aux citoyens, en matière de rapidité, qualité, disponibilité, accessibilité, …

• Etendre l’expérience de responsabilisation des IPSS : piloter l’ensemble des services publics à l’aide de contrats d’administration conclus avec l’Etat


Philosophie générale

1. Planification/fixation d’objectifs versus travail dans l’‘urgence’

2. Obligation de ‘résultats’ versus ‘moyens’ 3. Contrôle ‘a posteriori’ versus ‘rapport de tutelle

classique’4. Ouverture à l’innovation et à l’environnement (‘en

phase’)5. Autonomie / responsabilisation6. Reddition des comptes (gouvernance publique)


Principes fondateurs (1)

• Planifier le travail =Elaborer une stratégie, une vision, des objectifs..

• (Dé)montrer le (bon) fonctionnement en

interne/externe = Objectiver les résultats du travail des agents (facteur de motivation)• Evaluer les politiques publiques =Impliquer l’administration dans le suivi des politiques



• Améliorer le processus décisionnel =Informer clairement et rapidement afin de prendre les mesures correctrices en fonction des signaux

• Favoriser le travail en équipes =Développer la ‘gestion par projets’



• Rendre un meilleur service aux usagers =Moderniser les méthodes de travail Favoriser la simplification administrativePromouvoir “l’e-government”Renforcer la communication externe


Principe méthodologique

Par le contrat, mesurer la performance des : Actions Résultats effectifs / Ouputs Résultats attendus / Effets escomptés /

Outcomes Facteurs d’environnement qui peuvent

influencer la réalisation des actions et résultats


Bilan positif (1)

• Clarification des responsabilités administration - politique, des attentes respectives, des engagements pris (formalisation d’un accord)

• Association des stakeholders (besoins des usagers et partenaires de notre environnement) à la planification stratégique


Bilan positif (2)

• Opportunité pour introduire :la gestion par résultats (tableaux de bord et indicateurs de performance)la gestion par projets (plan d’administration – fiche ‘projet’)

• Reporting / Communication interne et externe

• Marges budgétaires supplémentaires


Leçons tirées (1)

• Plus d’implication de certaines Cellules stratégiques (+ Commissaires du gouvernement) dans la définition et le suivi du contrat (objectifs + moyens).

• Rééquilibrage entre le nombre et l’importance des engagements de l’Etat et ceux du service public


Leçons tirées (2)

• Plus d’autonomie, de responsabilisation au niveau budgétaire et GRH (souplesse, flexiblité)

• Associer davantage les stakeholders à la détermination des objectifs


Leçons tirées (3)

• Procédure légale d’adaptation par avenant : plus de flexibilité

• Rééquilibrage entre les parties contractantes au niveau du respect des engagements pris et de l’évaluation de ceux-ci

AR 03/04/97 mais, dans les faits, absence de mise en œuvre des « sanctions positives – négatives »Note ‘accord de gouvernement’ : possibilité d’octroyer un % des crédits prévus afin de pouvoir, si les objectifs sont atteints, récompenser financièrement les agents impliqués


Leçons tirées (4)

• Cycle politique versus cycle de gestionAR 03/04/97 : durée de vie 3ans fixée par le Collège des AG/IPSS. Quid quand changement de Ministre de tutelle ? Pertinence des objectifs du contrat ? Note ‘accord de gouvernement’ : durée de vie calquée sur celle d’une législature (4ans) avec révision annuelle


Leçons tirées (5)

• Pluriannualité de projets versus annualité budgétaire (possibilités de contraintes budgétaires liées aux conclaves)

Note ‘accord de gouvernement’ : comptabilité analytique et procédures de gestion des risques, de contrôle et d’audit internes dans négociation et évaluation du contrat (orientation ‘budget par projet’ et contrôle ‘a posteriori’)


Leçons tirées (6)

• Perception du contrat comme un instrument du top management (lien étroit entre évaluation des mandataires et évaluation du contrat)

Note ‘accord de gouvernement’ : “prime” pour les agents + bonne intégration entre contrat d’administration et politique de GRH (notamment évaluation des objectifs individuels des agents via ‘cercles de développement’)

Des contrats d’administrationPLAN STRATEGIQUE

PLAN OPERATIONNEL

CONTRAT D’ADMINISTRATION

CERCLES DE DEVELOPPEMENT

NIVEAU SERVICE

NIVEAU INDIVIDU

NIVEAU INAMI


Niveau stratégique

Niveau opérationnel

Niveau individuel

Cercles de développement

PLANIFIER - AGIR - ÉVALUER – CORRIGER (Cycle P-D-C-A)

INAMIQuel est l’objectif?

ServiceComment l’atteindre?

IndividuComment y contribuer?

Importance de l’intégration du contrat d’administration dans la politique de GRH


Opportunités - Perspectives

Le contrat d’administration a permis d’impulser une dynamique de modernisation. Projets en cours :• Mesure intégrée de la performance (extension des tableaux de bord)• Business Process Management (analyse des processus)• Risk management• Contrôle et audit internes

• Comptabilité analytique• Datawarehouse et outils IT adaptés (applications web interactives)• Common Assessment Framework (enquête CAF)• Enquêtes régulières avec plan d’action (ex. informatisation médecins)• Gestion structurée et intégrée des plaintes des usagers• …

Des contrats d’administrationPerspectives (schéma)

Risk Management

Business Process Management

Contrôle et audit internes

Développements IT

Enquêtes (Caf,…)

Comptabilité analytique

Gestion des plaintes

Mesure de la performance

Contrat d’administration


Conclusions

In fine, l’exercice de la contractualisation, c’est pouvoir apprendre :

• à s’engager (engagements en matière de services de qualité aux divers groupes-cible, de bonne gestion des ressources disponibles, de prioritisation des objectifs, de planification stratégique,…) ;

• à réaliser (implémentation de nouvelles méthodes de gestion, plans d’action réalistes, suivi de ces plans,…) ;

• à rendre compte (évaluation des résultats, reddition des comptes, transparence et communication, tant en interne qu’en externe, sur les résultats et niveaux de performance atteints,…) ;

• et enfin, à réagir (des conclusions de l’évaluation découle un nouveau plan d’action et la possibilité de sanctions positives ou négatives visant à adapter et corriger le système en vue d’une plus grande efficacité ; il s’agit donc de développer, sur la base du cycle PDCA, une «organisation apprenante »).



ANNEXES


DIFFERENCES PLAN STRATEGIQUE / CONTRAT D’ADMINISTRATION

Plan stratégique INAMI Contrat d’administration INAMI

1 Initiative propre Référence légale

2 Propre rythme Obligation de résultats

3 Objectifs externes et internes Surtout objectifs externes

4 Tous les services concernés et donc un maximum d’agents

Quelques services concernés et donc un nombre limité d’agents

5 Contrainte budgétaire Possibilité de budget supplémentaire (à négocier)

6 Reporting interne Reporting externe (Commissaires du gouvernement)

7 Orientation Optimisation des processus-clé Orientation nouveaux projets

Des contrats d’administrationRésultats – Engagements : Respect des délais légaux

Indicateurs Valeurs cumul 2002 Valeurs 2006 (cumul 01/01/06 –

31/12/06)

Valeurs 2007 (cumul 01/01/07 –

10/10/07)

Pourcentage de dossiers pour lesquels les délais ont été respectés / nombre de dossiers traités en CRM

- classe I- classe II- classe III- spécialités importées parallèlement- médicaments orphelins

100%/11 dossiers99%/101 dossiers99%/136 dossiers100%/27 dossiersPas de dossier

100%/40 dossiers99%/151 dossiers100%/243 dossiers86%/29 dossiers100 %/8 dossiers

90%/31 dossiers99%/143 dossiers100%/228 dossiers/100 %/18 dossiers

- modification des modalités de remboursement- augmentation de la base de remboursement- suppression

100%/67 dossiers100%/34 dossiers0%/3 dossiers

100%/93 dossiers100%/10 dossiers100%/8 dossiers

98%/123 dossiers100%/12 dossiers100%/1 dossier

Total 99 %/379 dossiers 100 %/612 dossiers 578 dossiers

Délai moyen d’admission

- classe I (150 jours)- classe II (150 jours)- classe III (150 jours)- spécialités importées parallèlement (120 jours en 2002 et 2003; 75 jours en 2004)- médicaments orphelins (150 jours)

145 jours140 jours141 jours116 jours

Pas de dossier

149 jours129 jours120 jours60 jours

139 jours

140 jours137 jours83 jours/

144 jours

- modification des modalités de remboursement (150 jours)- augmentation de la base de remboursement (60 jours)- suppression (60 jours)

145 jours54 joursNon disponible

128 jours51 jours33 jours

125 jours58 jours44 jours

Tableaux de bord (exemple 1- CRM)


N°

RESULTATS - engagements

Indicateurs Valeur de départ

2004 2005Ed. 11

2006Ed. 12

2007Ed. 13

2008

1 Diminution des délais nécessaires à la mise à disposition de données SHA validées à partir de la réception par l’Institut de données acceptables.

Temps écoulé entre la date de réception du dernier fichier acceptable nécessaire à la constitution d’une banque de données représentative et la mise à disposition du fichier SHA.

Objectifs (en mois): 10 6 6 3 3 3

Valeurs réalisées (en mois):

Edition 10 1

Edition 11 (séjours 2003)

1


2,7


1,6


Tableaux de bord (exemple 2- SHA)

Des contrats d’administrationRESULTATS - hors engagements(effets attendus)

Indicateurs OA Edition 11 (séjours 2003)




Amélioration des délais de fourniture par les organismes assureurs de fichiers acceptables.

Nombre de jours de retard dans la fourniture de fichiers acceptables par rapport à la date fixée par circulaire (par OA et moyenne pour l’ensemble des OA). 1 0 16 0

2 0 0 0

3 13 0 0

4 0 0 6

5 5 0 0

6 0 21 0

9 0 22 7

Moyenne

2,6 8,4 1,9


2 Amélioration de la qualité des données exploitées.

Nombre de versions différentes d’un même fichier (par organisme assureur et moyenne pour l’ensemble des OA), jusqu'à obtention d'un fichier acceptable.

1 1 2 1

2 1 2 1

3 2 3 1

4 1 2 2

5 1 2 1

6 2 2 1

9 1 2 2

Moyenne

1,3 2,1 1,3


3 Amélioration des délais nécessaires à la mise à disposition de données validées par rapport à l’année sur laquelle portent les séjours.

Temps écoulé entre l’année sur laquelle portent les séjours et la mise à disposition du fichier SHA global (en mois). Edition SHA (date théorique de livraison par les OA).

- SHA éd11-2003 (31/12/2004)

18,5

- SHA éd12-2004 (31/12/2005)

19

- SHA éd13-2005 (31/12/2006)

16,5

- SHA éd14-2006 (31/12/2007 ou 30/06/2007)

Documents

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