DESCRIPTION DE TÂCHES SECRÉTAIRE / RÉCEPTIONNISTE

QUAPER-20-65 DRH 2008-08-29 Page 1 sur 3

SECTION DE L’EMPLOYÉ Sous la direction de : Directeur des finances Subordonnés : Aucun

* note : l’emploi du masculin dans ce document n’a d’autres fins que d’alléger le texte

DESCRIPTION SOMMAIRE DU POSTE

Répondre au téléphone, acheminer les appels, accueillir les visiteurs et effectuer diverses tâches de secrétariat.

TÂCHES PRINCIPALES Réception et secrétariat

Accueillir les visiteurs et les diriger au bon endroit Répondre au téléphone, acheminer les appels et prendre correctement les messages Effectuer diverses tâches de secrétariat

Comptes à recevoir

Photocopier les factures pour demande de remboursement de taxe sur les carburants Envois postaux

Comptes à payer

Classer les factures Faire les envois postaux des paiements aux fournisseurs Calculer la ventilation par équipement sur les factures de livraison de diesel aux

chantiers

États financiers mensuels et annuels (Excavations Lafontaine et Carrière Rive-Sud)

Créer des budgets de contrat au grand livre Commis de la paie

Faire le triage des rapports de temps des chantiers et inscrire les heures des équipements sur le GAR-15

Entrer le numéro des nouveaux employés dans les formulaires appropriés sur informatique

Système qualité

Assister l’adjointe administrative dans la mise à jour de la documentation Rédiger des documents à la dactylographie

Ressources humaines

Effectuer l’entrée de données : absences, etc. Effectuer le suivi des anniversaires, envoyer carte de souhaits Faire les étiquettes pour l’ouverture de dossier des employés

DESCRIPTION DE TÂCHES SECRÉTAIRE / RÉCEPTIONNISTE

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Aider à la rédaction et l’élaboration du journal le Regard Effectuer le classement dans les dossiers des employés Rédiger des lettres à la demande du conseiller en ressources humaines Dresser les cahiers d’embauche Maintenir la liste téléphonique à jour Faire l’ouverture des nouveaux chantiers à la CSST sur internet, ainsi que dans notre

formulaire (MMC-50) Effectuer toutes tâches reliées au support du département ressources humaines Effectuer de la recherche de formation, en faire l’inscription et faire le suivi dans le cahier

formation

TÂCHES SECONDAIRES Vérifier les télécopies et les distribuer aux destinataires Mettre à jour les différentes listes telles que la liste de téléphone et la liste des contrats Expédier le courrier postal et par messagerie Ouvrir le courrier, traiter et estampiller les documents reçus, les trier et distribuer Prendre les enveloppes de chantier et les distribuer Préparer et recevoir les valises de courrier interne entre Lévis et Sainte-Claire Commander les fournitures de bureau Alimenter les équipements de bureau en papier et cartouches Faire le suivi des achats d’essence par carte de crédit Classer et archiver les documents

Tâches diverses Contribuer, par son attitude, à créer un climat favorable au travail en équipe Exécuter d’autres tâches selon les besoins et les consignes de la direction Afficher les réunions ou faire des réservations pour des réunions Exécuter d’autres tâches ou demande des GP, administration, garage et contremaîtres

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SECTION RÉSERVÉE À L’EMPLOYEUR Date de rédaction : 2005-10-04 Mise à jour : 2008-04-03 Classe d’emploi :

PROFIL RECHERCHÉ Connaissances

Scolarité : DEP en secrétariat ou technique de bureautique Expérience : 1 à 2 années d’expérience dans des fonctions similaires Connaissance des logiciels informatiques : suite MS Office, Internet un atout

Habiletés

Bon communicateur, facilité d’expression et bon langage Bonne adaptation au changement Grande capacité d’écoute Sens de l’organisation et des responsabilités Bon esprit d’équipe Bonne gestion des priorités Bonne connaissance de la langue française Maîtriser Word, Excel et Publisher (un atout) Capacité à mener plusieurs tâches de front

Habitudes de travail

Ponctualité Se présenter de manière professionnelle Maintenir un espace de travail propre et ordonné Être très organisé

Attitude

Courtois et serviable Discret et diplomate Avoir le sourire dans la voix Accueillant et chaleureux Esprit présent