Informer les collaborateurs sur les évènements internesResponsable de la Communication Interne, vous organisez et coordonnez de nombreux évènements internes. Informer toute l’entreprise de la mise en place d’une nouvelle ligne de produits, orchestrer la présentation des résultats semestriels, former les salariés aux nouveaux modes de communication offerts par la messagerie électronique, et à sa charte d’utilisation, etc., sont autant de tâches qui s’inscrivent dans un agenda souvent complexe à gérer et à diffuser auprès de tous vos collaborateurs.

Voyons comment les technologies offertes par Microsoft® peuvent vous aider.

Votre Infrastructure est-elle ?

Ce début d’année est, comme d’habitude, très excitant pour Roland, Responsable Communication Interne. Il doit organiser de multiples évènements : cérémonie des vœux du PDG, lancement des réunions de présentation des objectifs de chaque Direction, sans compter les sessions de formation sur la nouvelle gamme de produits qui se poursuivent et touchent l’ensemble des Départements Vente et Marketing. Il lui faut s’assurer que tout le monde dispose de l’information à temps.

Afin de publier ces différents évènements et leurs agendas respectifs, Roland se connecte au portail « Comm’Interne », puis sélectionne la rubrique « Évènements ». En tant que responsable éditorial de la rubrique, il peut publier du contenu.

Il sélectionne le bouton « Nouvel évènement », accessible uniquement aux responsables éditoriaux.

Un formulaire Web lui demande alors de renseigner différents champs décrivant la nouvelle manifestation interne, dont le sujet, la date, l’heure de début et de fin.

Un bouton supplémentaire lui propose de créer un espace de travail pour cet évènement, ce qui lui permettra d’y déposer différents documents comme les agendas complets, les présentations Microsoft® Office PowerPoint® de la journée, etc. Cet espace, directement créé par le système, sera alors accessible en lecture à chacun, et en écriture aux différents intervenants uniquement.

Il renouvelle ces opérations pour l’ensemble des manifestations internes.

Éric, collaborateur du Département Ventes, s’est abonné aux informations de la Communication Interne. Il y a quelque temps déjà, en visitant le site intranet « Comm’Interne », il avait sélectionné l’option « Générer une alerte en cas d’ajout ou de modification d’un évènement », préférant ce mode de communication, dit de « push », à la lecture régulière du portail pour rechercher d’éventuelles modifications.

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Scénario

Directeur Marketing et Communication

C’est donc logiquement, seulement quelques instants après la mise en ligne des évènements par Roland, qu’Éric reçoit un nouveau message dans sa boîte aux lettres :

« Vous avez demandé à être informé des nouveaux évènements internes : une manifestation relative au « lancement de la gamme de produits Priolis » vient d’être créée. Pour obtenir tous les détails, cliquez sur le lien suivant : « Commintern/evenements » ».

En suivant le lien, il découvre tous les détails de cette manifestation et accède à l’espace documentaire de cette dernière, avec l’ensemble des documents, dont les nouvelles fiches produits de la gamme Priolis.

Disposant également de Microsoft® Office Outlook® 2007 sur son poste de travail, il peut sélectionner le bouton « Créer un lien avec Outlook » :

après une demande de confirmation, le calendrier des évènements internes apparaît alors à côté de son calendrier personnel dans Office Outlook®;

libre à lui de faire un copier-coller pour ajouter cette manifestation à son agenda personnel.

Éric est ainsi parfaitement informé des différentes actualisations internes, et libre d’organiser son temps en fonction des évènements de l’entreprise qui l’intéressent.

Publication de nouveaux évènements, simple et instantanée, pour la personne responsable éditoriale d’une rubrique.

Calendrier interne des évènements toujours à jour ; il contient, de plus, l’ensemble des informations (agendas détaillés, présentations, etc.) nécessaires au bon déroulement de la manifestation.

Collaborateurs informés à leur convenance : soit directement à chaque ajout ou modification, soit en allant régulièrement sur le site.

Mise en place rapide et simple de la solution, en minimisant les efforts de personnalisation de la solution de base.

Bénéfices

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Microsoft® Exchange Server 2007 Logiciel de gestion de messagerie électronique et de plate-forme collaborative (agendas, contacts, tâches, etc.).

Microsoft® Office Outlook® 2007 Logiciel client de messagerie électronique, d’agendas, de contacts, de tâches, etc.

Microsoft® Windows® SharePoint Services V3Logiciel de création de portails d’équipes et de projets offrant une mise en œuvre rapide et simplifiée. Cette technologie est intégrée dans l’offre de serveur Microsoft® Windows Server 2003.

Quelles sont les technologies mises en œuvre ?