Déléguer l’organisation de réunion Sommaire · 2018-01-24 · 2 #DigitalActive : Boostez votre quotidien avec Office 365 Auteur : Maeva Chelly 1. Introduction Pour organiser

SKYPE ENTREPRISE

Office 365, 2016

Le blog : www.maevadigitalactive.com

1 #DigitalActive : Boostez votre quotidien avec Office 365

Auteur : Maeva Chelly

Déléguer l’organisation de

réunion

Sommaire

1. Introduction ....................................................................................................................................................... 2

2. Définir un collaborateur comme délégué .............................................................................................. 2

1. Dans Outlook ................................................................................................................................................ 2

2. Dans Skype Entreprise .............................................................................................................................. 4

3. Organiser une réunion ou un appel en tant que délégué ............................................................... 4

1. Organiser une réunion .............................................................................................................................. 4

2. Organiser un appel ..................................................................................................................................... 6

3. Organiser une téléconférence ................................................................................................................ 7

4. Supprimer une délégation ........................................................................................................................... 7

4. Dans Outlook ................................................................................................................................................ 7

5. Dans Skype Entreprise .............................................................................................................................. 8

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1. Introduction

Pour organiser une réunion Skype Entreprise de la part d’un collaborateur, la procédure reste

la même que s’il s’agit d’organiser votre propre réunion.

Il est cependant nécessaire que ce collaborateur vous définisse comme délégué à la fois dans

son calendrier Outlook que dans Skype Entreprise.

2. Définir un collaborateur comme délégué

1. Dans Outlook

• Ouvrir Outlook

• Dans l’onglet Fichier

• Cliquer sur Paramètres du compte

• Cliquer sur Accès délégué

• Cliquer sur Ajouter

• Rechercher et ajouter le nom de la

personne qui va agir en tant que délégué

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• Cliquer sur le menu Calendrier

• Sélectionner l’option Rédacteur (peut lire,

créer et modifier des éléments)

• Décocher la case « Mon délégué reçoit

une copie des messages relatifs à mes

réunions »

• Cocher ou décocher la case « Le délégué

peut voir mes éléments privés » en

fonction des besoins

• Cliquer sur OK

• Vérifier que le collaborateur délégué a

bien été rajoutée dans la fenêtre

• Cliquer sur OK

• Un mail de confirmation de délégation est

envoyé automatiquement



2. Dans Skype Entreprise

• Redémarrer Skype Entreprise

• Le délégué verra une bannière jaune avec le

message suivant : « Vous avez été

ajouté(e) en tant que délégué(e) »

• Le délégateur verra le nouveau groupe

« Délégués » apparaître dans Skype

Entreprise

3. Organiser une réunion ou un appel en tant que délégué

1. Organiser une réunion

• Sélectionner le Calendrier de la personne

dont vous êtes délégué

• Dans l’onglet Accueil

• Cliquer sur Nouvelle Réunion Skype

Sommaire

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• Une fenêtre Nouvelle Réunion Skype

s’ouvre avec les informations suivantes :

o En rouge : les participants

lanceront l’application Skype

Entreprise ** pour participer à la

réunion

o En vert : les participants se

connecteront en audioconférence

o En bleu : l’identifiant de conférence

à saisir lors de l’appel

Remarque : ** Si les participants n’ont pas l’application Skype Entreprise installé sur leurs

postes de travail, l’application « Skype Web App » ou « Lync Web App » en fonction des

versions se lancera avec un navigateur web (Microsoft Edge, Internet Explorer, Mozilla Firefox,

Google Chrome, Safari).

• Inviter les différents participants (nom ou

adresse mail)

• Définir un objet

• Si la réunion comprend des personnes sur

place, taper un emplacement de réunion,

comme une salle de conférence, sinon

laisser l’option Réunion Skype

• Sélectionner une date et une heure

• Cliquer sur Envoyer

• Le destinataire reçoit un mail avec la

mention « de la part de »



2. Organiser un appel

• Cliquer sur l’icône Options

• Cliquer sur Conférence maintenant

• Cliquer sur le nom de la personne qui

vous a donné l’accès délégué

• Cliquer sur Utiliser Skype Entreprise

• Cliquer sur OK

• Cliquer sur Inviter Plus

• Sélectionner la personne à inviter

• Cliquer sur OK

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3. Organiser une téléconférence

• Sélectionner les noms des invités, y

compris celui de la personne dont vous

êtes délégué

• Garder la touche Ctrl enfoncée pendant la

sélection

• Cliquer sur Démarrer une téléconférence

avec le bouton droit de la souris

• Sélectionner le nom de la personne dont

vous êtes délégué

• Cliquer sur Appel Skype

4. Supprimer une délégation

4. Dans Outlook

• Ouvrir Outlook

• Dans l’onglet Fichier

• Cliquer sur Paramètres du compte

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• Cliquer sur Accès délégué

• Sélectionner le nom de la personne

• Cliquer sur Supprimer

• Cliquer sur OK

5. Dans Skype Entreprise

• Ouvrir Skype Entreprise

• Sélectionner le nom de la personne

• Cliquer avec le bouton droit de la souris

• Cliquer sur Supprimer du groupe

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