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d o s s i e r d e partenariat
anesthésie
DoULeUr
ré
an
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rg
en
Ce
s
www.sfar-lecongres.com
page 4 1. INTRODUCTION
page 5 2. LE CONGRèS DE LA SFAR 2017
page 6 3. RAPPEL : LE CONGRèS DE LA SFAR 2016
page 7 4. INFORMATIONS PRATIQUES
page 8 5. FONCTIONNEMENT
page 9 6. PACKS VISIBILITé EXPO
page 10 7. FORMULES EXPOSITION
page 12 8. PARCOURS EXPOSITION
page 13 9. SESSIONS PARRAINéES
page 15 10. PARTENARIAT, MARKETING & PUBLICITé
page 19 11. CALCUL DU MONTANT TOTAL INVESTI
page 20 12. CATéGORIES DE PARTENARIAT
page 21 13. AVANTAGES LIéS
page 22 14. FORMULAIRE DE RéSERVATION
page 24 15. CONDITIONS GéNéRALES DE VENTES
page 29 16. RéSERVATION HéBERGEMENT
s o m m a i r e
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Madame, Monsieur,
Le congrès national de la SFaR est la première manifestation française et francophone en anesthésie et en
Réanimation. SFaR le Congrès 2016 a été une fois de plus un grand cru. en effet, plus de 7000 participants
ont assisté aux exposés des experts, ont présenté leurs travaux scientifiques, ont visité l’exposition pour
découvrir les dernières innovations technologiques et échanger avec les industriels. Cette année près de 700
«communications scientifiques médecins » ont donné lieu à des communications libres ou d’e-communications
attestant le dynamisme scientifique de notre spécialité. De nombreuses rencontres organisées par l’industrie
ont été proposées.
SFaR le Congrès 2016 est à peine derrière nous que nous devons déjà préparer SFaR le Congrès 2017. Il sera
cette année encore riche en nouveautés et en innovations, mais chacun pourra y retrouver les conférences
d’actualisation et d’essentiel, les sessions à thème et tous les ateliers qui ont été plébiscités cette année.
Tous les thèmes forts dans les domaines de l’anesthésie, de la réanimation, de la douleur et des urgences
bénéficieront de temps de partage. Nous soutiendrons dynamiquement nos plus jeunes collègues avec des
sessions thématiques. Le Congrès se déroulera sur 3 jours, du jeudi 21 au samedi 23 septembre 2017
Le congrès est également le rendez-vous de l’évaluation des pratiques professionnelles (epp), de l’accréditation
et de la gestion des risques (gr). Depuis longtemps, les anesthésistes-réanimateurs sont engagés dans
une démarche d’amélioration de leurs pratiques. ainsi, le congrès de la SFaR continuera de permettre à
une majorité d’anesthésistes-réanimateurs de poursuivre leur Formation Médicale Continue, et confortera la
position de précurseur de notre spécialité dans la démarche epp, FMC et maintenant DpC.
Des événements extérieurs à notre société savante, aussi bien économiques que réglementaires, nous
contraignent à faire évoluer les relations entre l’industrie et le corps médical. Malgré cela, la SFaR souhaite
poursuivre sa collaboration avec l’ensemble des partenaires industriels, dans la plus grande transparence et
l’intérêt de tous, afin d’améliorer la sécurité et la qualité des soins. Nous vous proposons dans ce document
des solutions nouvelles pour optimiser votre visibilité auprès des congressistes
Nous construisons ensemble aujourd’hui la SFaR de demain, avec en particulier un Congrès entièrement
revisité qui permet à chacun de rester connecté avec notre Société Savante.
a très bientôt.
pr. KaRINe NOUeTTe-gaULaIN
présidente du Comité d’organisation du congrès de la SFaR
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introDUCtion
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Le Congrès National d’anesthésie et de Réanimation SFaR 2017 se tiendra du jeudi 21 au samedi 23
septembre 2017.
Le montage de l’exposition aura lieu les mardi 19 et mercredi 20 septembre 2017.
L’exposition sera ouverte du jeudi 21 septembre à 8h00 au samedi 23 septembre 2017 à 16h00.
Le Congrès SFaR 2017 se tiendra au palais des Congrès de paris :
PALAIS DES CONGRES DE PARIS2 Place de la Porte Maillot – 75017 Paris
L’exposition se tiendra sur le niveau 2.
Les salles seront aux niveaux 2 et 3, l’accueil et la zone e-communications occuperont le niveau 3.
Comité D’organisationPrésidente : Karine NOUeTTe-gaULaIN
Maryline BORDeS-DeMOLIS
Corinne de MaINDReVILLe
Lydia MOReL-LeQUeTTe
Invités ès-qualité :Valérie BILLaRD (Comité Scientifique)
Laurent DeLaUNaY (Trésorier)
Hawa KeITa-MeYeR (commission IaDe)
Jean-Christophe ORBaN
(Commission IDe de réanimation)
Benoit pLaUD (Bureau éditorial)
Karim TaZaROURTe
(Commission IDe Urgences)
Raphaël MaRTIN
Sigismond LaSOCKI
anissa BeLBaCHIR
Comité sCientiFiQUePrésidente : Valérie BILLaRD
Secrétaire : Catherine paUgaM
Membres titulaires : Karim aSeHNOUNe
gérard aUDIBeRT
Souhayl DaHMaNI
Jean-pierre eSTeBe
emmanuel FUTIeR
Jean-Luc FeLLaHI
anne gODIeR
Frédéric MeRCIeR
Mathieu RaUX
Benoit VIVIeN
Invités ès-qualités : alain DeLBOS (Conseil d’administration)
Karine NOUeTTe-gaULaIN (Secrétaire générale du Congrès)
Hélène BeLOeIL (présidente du Comité Douleur aLR)
Marc LeONe (président du Comité Réanimation)
Lionel VeLLY (Secrétaire du Comité des Référentiels Cliniques)
pierre BOUZaT (président du Comité Urgences)
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Le CoNGrèsDe La sFar 2017
Comités
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Le CoNGrèsDe La sFar 2016
3rappeL :
QUeLQUes ChiFFres
typoLogie Des partiCipants
• médecins anesthésistes-réanimateurs (80% des participants)
• infirmières (20% des participants) en anesthésie (iaDe), en réanimation (iDe de réanimation) et d’urgence (iDe d’urgence)
pLUs De
1000inFirmières
pLUs De
4000méDeCins
pLUs De
100soCiétés
exposantes
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La SFaR a mandaté la société Live! by gL events pour l’organisation logistique de l’exposition, des
sessions sponsorisées et du partenariat relatifs au Congrès de la SFaR 2017.
SFaR 2017 C/O LIVe! BY gL eVeNTS
59 quai Rambaud – 69285 Lyo
Tel : 04 78 17 61 76 – Fax : 04 78 17 62 85
Site internet : www.sfar-lecongres.com
Vos ContaCtsiNformatioNs GéNé[email protected]
iNsCriptioNs et hé[email protected]
expositioN et [email protected]
sessioNs spoNsorisé[email protected]@gl-events.com
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iNformatioNs pratiQUes
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FonCtionnement5
Choisissez votre pack visibilité expo qui vous donnera la primeur sur votre choix
d’emplacement, et vous permettra de bénéficier de nombreux avantages afin d’accroître la
visibilité de votre société avant et pendant le congrès.
Choisissez votre surface et type de stand.
Sélectionnez à la carte votre choix de sessions parrainées (atelier ou symposium) ainsi que
vos éléments de partenariat, marketing et publicité.
Calculez le montant total de votre investissement (pack visibilité + exposition + sessions
sponsorisées + éléments de partenariat, marketing et publicité).
Si le total de votre contribution financière atteint un minimum de 30 000 €, votre société
sera partenaire officiel du Congrès de la SFaR et vous bénéficierez de nombreux avantages
supplémentaires.
rappeL important
Si vous souhaitez réserver un espace d’exposition, il existe deux possibilités qui vous permettront de
vous positionner en priorité :
•L’achat d’un pack « Visibilité expo » peut vous permettre d’accéder à l’une des vagues prioritaires
de positionnement (cf page suivante).
•egalement, les divers investissements que vous effectuerez sur le congrès (stand, symposium,
publicité, etc…) peuvent vous faire bénéficier d’un statut de sponsor (argent, Or ou platine) et
vous faire ainsi accéder à l’une des vagues prioritaires de positionnement. plus de détails en fin
de dossier.
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paCKsVisiBiLité expo
paCK VisiBiLité exponiVeaU 3
paCK VisiBiLité exponiVeaU 2
paCK VisiBiLité exponiVeaU 1
30 000 € 20 000 € 10 000 €
Dénomination officielle PARTENAIRE EXPOSITION PARTENAIRE EXPOSITION PARTENAIRE EXPOSITION
Priorité de choix pour l'emplacement du stand
01/02/2017 08/02/2017 15/02/2017
Affichage de votre logo sur les supports de communication
x x x
Une page exposition dans
la rubrique exposition du
programme définitif, diffusé à
6000 exemplaires sur place
X
Mise à disposition de badges
exposants15 10 5
Mise à disposition d'incriptions
nominatives gratuites7 5 3
Choisissez votre pack visibilité expo qui vous donnera la primeur sur votre choix d’emplacement, et
vous permettra de bénéficier de nombreux avantages afin d’accroître la visibilité de votre société
avant et pendant le congrès.
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formuLesexposition
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Comment exposer ?
Selon vos besoins, vous avez le choix entre la réservation d’une surface nue
ou d’un stand équipé :
La surface nue correspond à un simple traçage au sol des contours de l’espace que vous
avez réservé. Vous pouvez ensuite faire appel à l’installateur de votre choix.
Le stand équipé comprend l’installation et la location d’une structure modulaire constituée
des éléments suivants :
• une armature en aluminium• des panneaux cloisons• une moquette• une enseigne recto-verso avec le nom de votre société et le numéro de votre stand• un boîtier électrique de 3 kW• un rail de 3 spots électriques par module de 9m²• un kit mobilier : 1 table + 3 chaises
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tariFs D’exposition
sUrFaCe nUe stanD éQUipé
680 € / m² 735 € / m²
La surface minimum des stands est de 9 m² (si vous ne réservez pas de pack visibilité expo) et de 18
m² si vous réservez un pack visibilité expo.
•La hauteur maximale des stands est de 2,50 mètres hormis pour les stands situés dans les alcôves
du niveau 2 du palais des Congrès pour lesquels la hauteur maximale est de 2,40 mètres.
•pour les sponsors platine, une hauteur maximale de 3 mètres peut être accordée, uniquement via
leur signalétique et sur demande de dérogation écrite à : [email protected].
•Les emplacements en alcôve ne peuvent être réservés qu’en surface nue. Vous devez ensuite faire
appel à l’installateur de votre choix. Un emplacement en alcôve ne pourra être réservé pour un
stand équipé.
•Le prix de la location comprend les éléments suivants :
– L’usage du stand pendant la durée du congrès et les périodes de montage et démontage.
– Les services d’information et de coordination pendant la durée de l’exposition et les périodes
de montage et démontage.
– Le gardiennage des zones publiques de l’exposition à l’exclusion des surfaces des stands qui
restent sous la responsabilité des exposants.
– Les badges exposants en fonction de la superficie de votre stand : 5 badges pour un stand
de 9m² puis 2 badges par 3m² supplémentaires. Vous avez la possibilité de commander des
badges exposants supplémentaires (ne donnent pas accès aux sessions) pour un tarif de 20€
par badge supplémentaire.
•L’accès à l’interface en ligne dédiée aux exposants : documents techniques vous permettant de
faciliter la préparation de votre participation.
L’accès au plan de l’exposition sera disponible ultérieurement.
La date d’accès au choix d’emplacement d’exposition dépendra :
•de votre choix ou non d’opter pour un pack Visibilité expo et du montant ;
•de votre investissement total dans le congrès.
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parCoursexposition
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Dans le but de créer encore plus d’interactions entre les exposants et les congressistes, un Parcours Exposition sera à nouveau mis en place lors du congrès SFaR 2017.
Ce parcours permettra aux congressistes de prendre contact avec un maximum de partenaires/
exposants lors du congrès et de participer ainsi au concours pour gagner un lot.
Un lecteur de badges vous sera fourni et vous permettra de scanner les badges des congressistes
qui visitent votre stand. Les congressistes qui auront visité le plus de stands du parcours exposition
participeront à un tirage au sort pour remporter un gain.
La remise du prix au gagnant aura lieu le samedi 23 septembre 2017.
La liste des personnes scannées vous sera envoyée post Congrès.
aCtions De promotion
afin de garantir la réussite du parcours exposition, des actions de promotion en amont et pendant le
congrès sont prévues pour 2017 :
•Un e-mailing dédié au parcours exposition et incluant les noms des exposants participant au
concours sera envoyé la veille de l’ouverture du congrès.
•Chaque exposant participant au parcours exposition sera identifié :
– Sur une slide de présentation du parcours exposition diffusée sur les écrans de l’accueil le jour
de l’ouverture du congrès et pendant les interséances.
– par un sticker collé au sol devant son stand.
– Sur les plans de signalétique mis en place pour le congrès.
Plus d’informations sur les conditions de participation seront disponibles dans le guide technique de l’exposant.
tariF partiCipation : 1 500 €
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Durant les 3 jours du congrès, des créneaux horaires sont réservés à l’Industrie pour organiser des
sessions parrainées.
•Jeudi 21 septembre 2017 de 12h30 à 14h00
•Vendredi 22 septembre 2017 de 12h30 à 14h00
•Samedi 23 septembre 2017 de 12h30 à 14h00
type sessionprix session
stanDarDprix session
premiUm
atelier (120 places)5 disponibles par jour le jeudi, le vendredi
et le samedi
13 500 € 17 500 €
symposium (220 places)5 disponibles par jour le jeudi et le vendredi
18 500 € 22 500 €
symposium (380 places)3 disponibles par jour le jeudi et le vendredi
26 000 € 30 000 €
FormULe stanDarDMise à disposition d’une salle dans l’enceinte du palais des Congrès et du matériel audio-visuel
standard.
+ annonce de votre session dans le programme final et sur le site web du congrès.
FormULe premiUmMise à disposition d’une salle dans l’enceinte du palais des Congrès et de matériel audio-visuel
standard
+ annonce de votre session dans le programme final et sur le site web du congrès
+ La garantie d’une visibilité :
•en amont à travers une newsletter dédiée (fourniture d’un bandeau par vos soins)
•Sur site par une annonce micro annonçant votre session parrainée
•après l’événement dans la newsletter de remerciements
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sessioNs parrainées
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[ + option interaCtiVité : 1 600 € ]Cette option vous donne la possibilité d’interagir avec les participants de votre session. Les participants
utilisent leur smartphone ou tablette pour répondre à vos questions à travers une application dédiée.
FonCtionnement
Le choix des sujets de ces sessions ainsi que les dates sont à discuter avec le Secrétaire général du
Congrès de la SFaR.
Veuillez prendre contact par email : [email protected]
Le programme et le choix des orateurs sont libres mais doivent être validés par le Comité Scientifique.
L’attribution des salles situées sur les niveaux 2 et 3 du palais des Congrès est fonction du nombre
de demandes et des autres sessions scientifiques du programme du congrès. Votre numéro de salle
vous sera communiqué ultérieurement de même que les consignes spécifiques relatives à la bonne
organisation de votre/vos session(s).
La fourniture de lunch box à destination des participants est obligatoire pour les partenaires
organisateurs d’un atelier/symposium.
Nous sommes à votre disposition pour vous communiquer les différentes possibilités s’offrant à vous :
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appLiCation moBiLe De La sFar : 15 000 € [ exCLUsiF ]Devenez le partenaire exclusif de l’application Mobile du Congrès de la SFaR.
Contenu de l’application : programme, résumés, plan d’exposition, utilisation lors des sessions
parrainées interactives.
•Votre logo apparaîtra à chaque ouverture de l’application ;
•promotion de l’application sur le site du Congrès et dans les newsletters du congrès SFaR 2017 ;
•Vous recevrez les statistiques de fréquentation de l’application via tablettes et mobiles à l’issue du
congrès (nombre de connexions et démographie des internautes).
Logo sUr Le site WeB DU Congres : 2 000 €Insérer votre logo sur le site web du congrès (dans la page dédiée aux sociétés qui soutiennent le
congrès en tant que partenaire du site web.
[ + LIEN VERS SITE INTERNET : 1 000 € ] en cliquant sur votre logo, le visiteur sera automatiquement redirigé vers votre site web.
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parteNariat, marKetiNG & pUBLiCité
DigitaL
Un large panel d’éléments de partenariat vous est proposé afin d’augmenter votre visibilité avant,
pendant et après le congrès en fonction de votre budget.
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espaCe Détente : 5 000 € [ exCLUsiF ]parrainez l’espace détente, espace situé proche du stand de la SFaR et comprenant plusieurs
animations afin de créer un espace convivial à destination des participants,.
éCran Des e-CommUniCations : 2 000 €/JoUraffichez la publicité de votre choix sur les écrans des e-communications disposés dans la zone
e-communications. Votre page de publicité apparaîtra à l’écran entre les sessions e-communication
et sur les bornes de consultation lorsque celles-ci ne seront pas utilisées.
signaLétiQUe sUr moQUette : 8 000 € [ exCLUsiF ]Impression de votre logo sur des flèches au sol, depuis les deux entrées du congrès jusqu’à votre
stand.
sUr site
emaiLing : 5 000 €envoyer un emailing personnalisé à tous les inscrits avant l’ouverture du congrès (date à valider avec
le Comité d’Organisation en fonction du planning).
WiFi DU Congres : 7 000 € [ exCLUsiF ]parrainez la connexion Wifi offerte aux participants. Lors de sa connexion au réseau Wifi, chaque
participant sera automatiquement redirigé vers une page contenant votre logo et le visuel de votre
choix (validé préalablement par le Comité d’Organisation). en complément, le nom de votre société
devient le mot de passe d’accès au Wifi.
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pUBLiCité Dans Le programme DéFinitiF Insérez une page publicitaire dans le programme définitif comprenant le programme scientifique et
le guide de l’exposition, diffusé à 6 000 exemplaires sur place.
•2ème de couverture : 3 500 €
•3ème de couverture : 3 500 €
•page intérieure : 2 500 €
Les pages publicitaires devront faire l’objet d’une validation préalable du Comité d’Organisation.
synopsis DU programme : 5 000 € [ exCLUsiF ]Insérez une publicité exclusive sur la 2ème de couverture : 2 500€, sur la 3ème de couverture : 2 500€
du synopsis du programme diffusé à l’ensemble des participants.
Logo Dans Le gUiDe De L’exposition : 500 €affichez votre logo à côté de votre texte descriptif dans le programme définitif.
matérieL du Congressiste
pUBLiCité Dans Les paLiers D’aCCès aU Congrès : 6 000 €Insérez une publicité dans les paliers d’accès au congrès, sur les vitres des escalators et sur les
portes d’accès. Tarif applicable pour un côté (entrée + sortie côté paris, ou entrée + sortie côté
Neuilly). Chaque côté comprend 2 vitres escalators et 2 portes pour accueillir vos visuels.
Bornes De reChargement : 5 000 € [ exCLUsiF ]parrainez l’ensemble des bornes de rechargement permettant aux participants de recharger leurs
téléphones, tablettes et ordinateurs.
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pLan D’exposition DU Congres: 5 000 €
[ exCLUsiF ]Intégrez un visuel de votre choix au dos du plan d’exposition imprimé et remis à l’ensemble des
participants sur place (format a4 déplié).
présentoir promotionneL : 1 500 €Disposez un document promotionnel dans le présentoir dédié aux partenaires situé à l’accueil du
Congrès. Format a4 ou moins, 4 pages maximum.
styLos DU Congres : 3 000 € [ exCLUsiF ]personnalisez les stylos du congrès à vos couleurs (fournis par vos soins).
Fontaines a eaU : 5 000 € [ exCLUsiF ]parrainez les fontaines à eau disposées au sein de l’exposition et de la zone e-communications.
Le logo de votre société sera apposé sur la signalétique de chaque fontaine.
proJet personnaLiséVous avez un projet de partenariat qui ne fait pas partie de la liste ci-dessus, n’hésitez pas à nous en
faire part pour que nous puissions étudier ensemble votre projet !
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montant totaL inVesti =
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CaLCuL du moNtaNt totaL inVesti
Votre montant :
Votre montant :
Calculez le montant total de votre investissement :
paCK VisiBiLité
expo
sUrFaCe exposition
Votre montant :
Votre montant :
sessions sponsorisées
partenariat, marKeting
et pUBLiCité
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CatéGories departenariat
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niVeaUx De partenariat
Vos investissements détermineront la catégorie de partenariat à laquelle vous aurez accès.
afin de connaître votre catégorie de partenariat, vous pouvez vous référer au tableau ci-dessous :
montant minimUm
sponsor platine 70 000 €
sponsor or 50 000 €
sponsor argent 30 000 €
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sponsor pLatine [ ContriBUtion > 70 000 € ]•priorité N°1 de choix de l’emplacement du stand (à partir du 01/02/2017)
•Dénomination officielle : Sponsor platine
•Votre logo en grand format affiché sur les éléments de communication suivants :
– panneau de remerciement à l’accueil du congrès
– panneau de remerciement à l’entrée de l’exposition
– panneau de remerciement dans la zone e-communication
– Diapositive sponsors interséance
– page de remerciement des sponsors dans le programme définitif
•possibilité de disposer des encarts publicitaire sur le présentoir à l’accueil du congrès
•5 inscriptions nominatives au congrès offertes
sponsor or [ ContriBUtion > 50 000 € ]•priorité N°2 de choix de l’emplacement du stand (à partir du 08/02/2017)
•Dénomination officielle : Sponsor Or
•Votre logo en moyen format affiché sur les éléments de communication suivants :
– panneau de remerciement à l’accueil du congrès
– panneau de remerciement à l’entrée de l’exposition
– panneau de remerciement dans la zone e-communication
– Diapositive sponsors interséance
– page de remerciement des sponsors dans le programme définitif
•possibilité de disposer des encarts publicitaires sur le présentoir à l’accueil du congrès
•2 inscriptions nominatives au congrès offertes
sponsor argent [ ContriBUtion > 30 000 € ]•priorité N°3 de choix de l’emplacement du stand (à partir du 15/02/2017)
•Dénomination officielle : Sponsor argent
•Votre logo en petit format affiché sur les éléments de communication suivants :
– panneau de remerciement à l’accueil du congrès
– panneau de remerciement à l’entrée de l’exposition
– panneau de remerciement dans la zone e-communication
– Diapositive sponsors interséance
– page de remerciement des sponsors dans le programme définitif
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avaNtaGes Liés
22
formuLaire deréserVation
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a adresser rempli, signé et cacheté par email ou par courrier à :
SFaR 2017 C/O Live! by gL events – 59 quai Rambaud, CS 80059 – 69285 Lyon cedex 02 FRaNCe
raison soCiaLe (tous les champs sont obligatoires)
…………………………………………………………………………………………………….………
SIReT : …………………….........………….. TVa intracommunautaire : .……………………………….….
aDReSSe :.…………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………….……
……………………………………………………………………………………………………….……
Code postal : …………… Ville : ………………………………....…… pays : ……….……………………
Votre n° de référence commande (si nécessaire) : ………..........................................................................……
ContaCtprénom : …………………………………… Nom : …………………………………………....…………
Fonction : ………………………………………………………………………………....…………..……
Téléphone fixe : …………………………………… portable : ………………………………………....….
Mail : ……………………………................……………@............................................................................
CoorDonnées De FaCtUration si DiFFérentes
(tous les champs sont obligatoires)
Nom de la société : ………………………………………………………………………………………
SIReT : …………………….........………….. TVa intracommunautaire : .……………………………….….
aDReSSe :.…………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………….……
……………………………………………………………………………………………………….……
Code postal : …………… Ville : ………………………………....…… pays : ……….……………………
1/2
expositionStand Surface Prix Total
Stand nu m² 680 €/m²Stand équipé m² 735 €/m²
Cochez votre (vos) choix, et indiquez les surfaces, quantités et montants en €
partenariat, marKeting & pUBLiCitePrestation Quantité Prix Total
Application mobile 15 000 €
Logo – Site web 2 000 €
Logo + Lien – Site web 3 000 €Emailing 5 000 €
Wifi du congrès 7 000 €
Espace détente 5 000 €
Ecrans des e-communications / jour 2 000 €
Signalétique Moquette 8 000 €
Publicité – Paliers d’accès 6 000 €
Bornes de rechargement 5 000 €
Publicité Programme – 2ème de couverture 3 500 €
Publicité Programme – 3ème de couverture 3 500 €
Publicité Programme – Page intérieure 2 500 €
Synopsis du programme – 2ème de couverture 2 500 €
Synopsis du programme – 3ème de couverture 2 500 €
Logo – Guide exposition 500 €
Plan d’exposition du congrès 5 000 €
Présentoir Promotionnel 1 500 €
Stylos du congrès 3 000 €
Fontaines à eau 5 000 €
sessions sponsoriseesPrestation Simple Premium + Option Interactive Total
Ateliers (120 places) 13 500 € 17 500 € (+ 1 600 €)Symposium (220 places) 18 500 € 22 500 € (+ 1 600 €)Symposium (380 places) 26 000 € 30 000 € (+ 1 600 €)
montant totaL
Acompte de 50% du montant total obligatoire à réception de notre facture d’acompte, pour que votre commande soit prise en compte.Montant du solde dû au plus tard le 01 aout 2017Conditions de règlement sfar CoNGrès- virement bancaire (précisant le nom de l’évènement et le n° de facture en entier) domiciliation : baNQue rhÔNe-aLpes - Code banque 10468 - agence : 02353N° compte : 10563500217 - Clé : 19ibaN : fr76 1046 8023 5310 5635 0021 719 - Code biC: raLpfr2G- par chèque : à l’ordre de Live! by GL events c/o sfaradresse d’eNvoi de votre ChèQue :Live! by GL events /sfarserviCe exposaNts59 quai rambaud - Cs 8005969285 Lyon cedex 02.
Je soussigné(e) déclare avoir pris connaissances des règlements du congrès et des conditions générales de ventes et en accepter sans réserve ni restriction toutes les clauses.Date, Nom, qualité du signataire : Cachet de l’entreprise :
parCoUrs expositionOui/Non Prix Total
Indiquez votre choix : 1 500 €
La SFAR n’étant pas assujettie à la TVA, toutes nos factures seront émises au nom et pour son compte sans TVA.
2/2
€
paCK VisiBLite expoNiveau du pack Prix Total
Niveau 1 10 000 €Niveau 2 20 000 €Niveau 3 30 000 €
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CoNditioNs GéNéraLesDe Vente
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INTRODUCTION
1. Organisation
Commissariat général : Live! by gL events
59, quai Rambaud - CS 80059 - 69002 Lyon - France
Tél. : +33 (0)4 78 176 176 / Fax : +33 (0)4 78 176 257
en charge de la commercialisation de la manifestation au nom et/ou pour le compte de la SFaR
On entend par candidat partenaire, toute entité ayant soumis sa candidature à l’Organisation pour participer au Congrès.
On entend par adhérent, tout partenaire dont l’admission a été validée par l’Organisation.
2. Lieu et date
palais des Congrès de paris – porte Maillot
Le congrès se tiendra du jeudi 21 septembre au samedi 23 septembre 2017.
3. Admission
Le bon de commande doit être adressé à :
Live! by gL events
59, quai Rambaud - CS 80059 - 69002 Lyon – France par courrier, fax ou mail.
Seules les demandes entièrement remplies et dûment signées, pourront être prises en considération.
Les paiements sont à libeller à l’ordre de Live! by gL events c/o SFaR
Règlement de l’exposition
RéGLEMENT GéNéRAL DES MANIFESTATIONS COMMERCIALES
Remarques préliminaires :
Le règlement général des manifestations commerciales de l’Union Française des Métiers de l’evénement (UNIMeV) est applicable
aux exposants sous réserve des dispositions complémentaires prévues dans le présent règlement. en outre, le cahier des charges
Sécurité édité par le propriétaire ou la locataire principal des lieux, ainsi que le guide de l’exposant viennent compléter l’ensemble
des dispositions applicables à l’adhérent. pour tous les points non traités dans ces conditions générales de vente, veuillez
vous référer au règlement général des manifestations commerciales disponible sur : http://www.unimev.fr/files/unimev.fr/public/
ressources/files/unimev_rgmc_version_francaise.pdf
DATE ET DURéE - ARTICLE 1
L’organisateur se réserve à tout moment le droit de modifier la date d’ouverture ou la durée de la manifestation, comme de décider
sa prolongation, son ajournement ou sa fermeture anticipée, sans que les adhérents puissent réclamer aucune indemnité. Si la
manifestation n’avait pas lieu, pour cas de force majeure ou cause indépendante de l’organisateur, y compris les conséquences
d’incendie ou d’explosion, provenant des locaux du palais des Congrès ou de quelque origine que ce soit, les sommes versées
par les adhérents de plein droit seront acquises à l’organisateur. Constituent des cas de force majeure justifiant, à tout moment,
l’annulation ou le report de la manifestation, toutes situations nouvelles, sanitaires, climatiques, économiques, politiques ou
sociales, à l’échelon local, national, ou international, non raisonnablement prévisibles au moment de la communication de la
manifestation auprès des exposants, indépendantes de la volonté de l’organisateur, qui rendent impossible l’exécution de la
manifestation ou qui emportent des risques de troubles ou désordres susceptibles d’affecter gravement l’organisation et le bon
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déroulement de la manifestation ou la sécurité des biens et des personnes.
CONDITIONS D’ADMISSION – CONTRÔLE ET ACCEPTATION DES ADHéSIONS - ARTICLE 2
L’organisateur se réserve le droit d’apprécier la qualification des candidats partenaires. en outre, les adhésions sont reçues
sous réserve d’examen. L’organisateur statue à toute époque sur les refus ou les admissions, conformément au chapitre 2 du
Règlement général des Manifestations Commerciales sans avoir à justifier les motifs de ses décisions. Le candidat partenaire se
verra valider ou refuser sa demande d’admission par retour écrit de la part de l’Organisation. Le candidat partenaire refusé ne
pourra arguer que son adhésion a été sollicitée par l’organisateur. Il ne pourra non plus invoquer la correspondance échangée entre
lui et l’organisateur ou l’encaissement du montant de l’adhésion ou encore la publication de son nom sur une liste quelconque
comme preuve de son admission. Le rejet de l’admission ne pourra donner lieu au paiement d’aucune indemnité autre que le
remboursement des sommes versées à l’organisateur à l’exclusion des frais de dossier qui resteront acquis à l’organisateur.
Le droit résultant de l’admission est personnel et incessible. L’admission n’emporte aucun droit d’admissibilité pour une autre
manifestation organisée par l’organisateur.
CLASSIFICATION - ARTICLE 3
L’organisateur détermine les emplacements des stands. Il pourra, à tout moment, s’il le juge nécessaire pour une cause quelconque
notamment l’affluence des adhésions, modifier l’importance ou la situation dans les groupes des stands. aucune réserve ne sera
admise de la part des adhérents. Si la modification porte sur la superficie concédée, il y aura lieu seulement à une réduction
proportionnelle du prix du stand. Si, par suite d’un événement fortuit ou indépendant de sa volonté, l’organisateur était empêché
de livrer l’emplacement concédé à un exposant, ce dernier n’aurait droit à aucune autre indemnité qu’au remboursement du prix
de sa participation sous déduction des frais de dossier. Cependant, aucun remboursement ne serait dû si l’adhérent avait été mis
par l’organisateur en possession d’un autre emplacement.
OBLIGATIONS DE L’ADHéRENT - ARTICLE 4
Toute adhésion, formalisée par la réception de formulaire de réservation de l’organisateur signé, une fois admise, engage
définitivement et irrévocablement son souscripteur qui est désormais redevable du montant total de la facture- art. 03-02
du règlement général des manifestations commerciales. Le fait de désigner une adhésion entraîne l’obligation d’occuper le
stand ou l’emplacement attribué au moins 24 heures avant l’ouverture de la manifestation et de le laisser installé jusqu’à la
clôture de la manifestation. aucune demande de retrait d’adhésion, pour quelque motif que ce soit, ne pourra être examinée.
L’acompte versé restera, en tout état de cause, définitivement acquis à l’organisateur. La souscription de l’adhésion comporte
soumission aux dispositions du présent règlement et des règlements spéciaux notamment du Règlement de sécurité insérés
dans la brochure guide de l’exposant ainsi qu’aux mesures d’ordre et de police qui seraient prescrites tant par les autorités que
par l’administration. Toute infraction au présent règlement ou aux règlements spéciaux pourra entraîner l’exclusion immédiate,
temporaire ou définitive de l’adhérent, sans aucune indemnité ni remboursement des sommes versées et sans préjudice des
poursuites qui pourraient être exercées contre lui.
PAIEMENT - ARTICLE 5
Un acompte de 50 % du montant total du décompte d’inscription doit être obligatoirement joint au bulletin de réservation. Le
solde devra être réglé à réception de la facture et en tout état de cause au plus tard le 26 février 2016. a défaut de règlement
aux échéances indiquées, l’organisateur pourra considérer sans autre formalité l’adhésion comme annulée. Dans ce cas, les
conséquences financières définies à l’article 6 seront applicables. Il n’est pas accordé d’escompte pour paiement anticipé. Toute
somme non payée à l’échéance prévue donne lieu, sans mise en demeure préalable, au paiement d’intérêts de pénalités de
retard au taux BCe majoré de 10 points. La TVa sera appliquée au taux en vigueur à la date de l’encaissement dans le respect
des articles 44 et 196 (Directive 2008/08/Ce du 12/02/08) et des art 259-1ou 259-2 et 283-1 du Code général des Impôts.
Toutefois, les exposants étrangers peuvent ensuite demander eux-mêmes directement par l’intermédiaire d’organismes agréés,
le remboursement de la TVa dans les limites de la réglementation en vigueur. L’organisateur ne pourra en aucun cas être sollicité
pour assurer ces démarches.
DéFAUT D’OCCUPATION – ANNULATION - ARTICLE 6
Toute annulation du contrat ou réduction de la surface occupée par l’adhérent ouvrira au profit de l’organisateur une indemnité
de résiliation égale à l’intégralité du montant de la commande confirmée. ainsi, le solde du montant de la facture reste en toute
circonstance dû par l’adhérent. Les stands ou emplacements qui n’auront pas été occupés à 12 heures la veille de l’ouverture de
la manifestation pourront être attribués à un autre exposant, sans que l’adhérent non installé puisse réclamer quelque dommage
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que ce soit ou le remboursement des sommes versées par lui.
Toute demande d’annulation doit être faite au siège social de Live ! by gL events et adressée par lettre recommandée avec accusé
de réception. Le contrat de participation est définitif et irrévocable. Toute annulation du contrat ou réduction de la surface occupée
par l’adhérent ouvrira au profit de l’organisateur une indemnité de résiliation égale à :
- pour toute commande confirmée et réceptionnée au plus tard le 1er juin 2017 de : 50% de la commande si l’annulation ou
la réduction de surface intervient dans les 45 jours calendaires suivant la date de signature du formulaire de réservation de
l’organisateur. après ce délai, l’intégralité du montant de la commande est due.
- pour toute commande confirmée et réceptionnée après le 1er juin 2017 : l’intégralité du montant de la commande confirmée est
due. Le non règlement de l’un des versements à l’une des échéances stipulées, emporte déchéance du droit à exposer; l’acompte
versé demeurant irrévocablement acquis à l’organisateur.
INTERDICTION DE CESSION OU DE SOUS-LOCATION - ARTICLE 7
La cession de tout ou partie de stand ou d’emplacement est interdite. Le non respect de cette obligation pourra entraîner la
fermeture immédiate du stand sans préjudice des dommages et intérêts qui pourraient être réclamés à l’organisateur. Toutefois,
avec l’accord de l’organisateur, plusieurs adhérents d’une profession analogue ou complémentaire, pourront occuper un même
stand en commun. pour cela, il faudra que la demande en soit faite par un titulaire principal. « La demande de participation »
que celui-ci présente devra énumérer exactement chacun des partenaires candidats à ce stand collectif, étant précisé que les
renseignements demandés dans ce formulaire devront être fournis également pour chaque candidat. en outre, des frais de
dossier seront facturés à chaque adhérent. L’organisateur se réserve d’agréer ou de refuser chacun de ces candidats. Le rejet de
candidature de l’un ou de plusieurs d’entre eux ne saurait permettre aux autres d’annuler la réservation de leur stand collectif. Le
titulaire principal de ce stand sera, envers l’organisateur, responsable personnellement et solidairement avec le ou les adhérents
secondaires, du paiement des sommes diverses dues à quelque titre que ce soit à l’organisateur ou à tout prestataire de services
ou de matériel présenté par celui-ci. Il en sera de même pour le respect de toutes les obligations incombant aux adhérents.
DéCLARATION DES ARTICLES PRESENTéS - ARTICLE 8
Les adhérents doivent obligatoirement déclarer la liste complète des produits qu’ils désirent présenter. Ces produits devront
être conformes à la nomenclature de la Manifestation. S’ils sont agents industriels ou commerciaux, ils seront dans l’obligation
de mentionner également les noms et adresses des maisons dont ils se proposent d’exposer les produits. L’organisateur se
réserve formellement le droit de faire enlever d’office tout produit n’étant pas indiqué sur le bulletin d’adhésion ou de procéder
à l’expulsion de l’adhérent n’ayant pas été agréé dans les conditions précitées, sans préjudice de l’application, à l’égard du
contractant des sanctions prévues par l’article 4 du règlement de la manifestation. L’adhérent ne peut faire de la publicité
sous quelque forme que ce soit pour des firmes non-exposantes ou pour les produits de ces firmes qu’à la condition d’y avoir
été expressément autorisé. a cet effet, il devra produire, à l’occasion de l’envoi à l’organisateur de la réservation d’espace,
l’attestation spécifique qui lui aura été adressée.
MODIFICATION AU STAND, DéGATS - ARTICLE 9
au moment de la prise de possession du stand qui lui aura été attribué, l’adhérent sera dans l’obligation de faire constater les
dégradations qui pourraient exister dans le ou les locaux mis à sa disposition. Cette réclamation devra être faite au Commissariat
général de la manifestation. Si le jour même de la prise de possession, passé ce délai, l’adhérent n’a pas fait constater de
dégradations, toute réparation à effectuer lui sera facturée. Dans les stands, il est défendu d’entailler ou de détériorer de
quelque manière que ce soit, les cloisons, planchers ou plafonds et tout matériel fourni par l’organisateur. L’utilisation des parois,
poteaux ou planchers des stands comme supports de poids ou d’efforts mécaniques est formellement interdite ; toute infraction
entraînerait la responsabilité pleine et entière de l’exposant en cas de détérioration, de gêne pour les voisins ou accident, cela
sans préjudice des sanctions prévues à l’article 4. De manière générale, l’adhérent est responsable des dommages causés par
leur installation aux matériels, bâtiments, ou au sol occupés par eux et doivent supporter les travaux de réfection.
ENSEIGNES, AFFICHES - ARTICLE 10
Il est interdit de placer des panneaux réclame ou des enseignes à l’extérieur des stands en d’autres points que ceux réservés
à cet usage. en cas d’infraction, l’organisateur de la manifestation fera enlever, aux frais, risques et périls de l’adhérent et sans
aucune mise en demeure préalable, les éléments apposés au mépris du présent règlement.
TRAVAUX SPéCIAUX - ARTICLE 11
Les responsables des stands dont les installations nécessiteraient des travaux spéciaux (suppression de cloisons, calage de
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planchers, etc.) devront le déclarer en observation sur leur bulletin d’adhésion en indiquant, autant que possible, leur importance.
L’organisateur ne supportera les frais d’enlèvement de cloisons, ainsi que ceux de calage de planchers, à l’exclusion des autres
travaux qu’à condition qu’il en soit averti UN MOIS avant la date d’ouverture de la manifestation. au-delà de cette date, ces
diverses modifications seront facturées aux exposants.
MESURES DE SéCURITé - ARTICLE 12
en ce qui concerne l’installation des stands, les matériaux pouvant être utilisés et d’une manière générale les mesures de sécurité
à observer, les adhérents et leurs installations sont tenus de se conformer aux dispositions des articles R 123-1 à R 123-55 du
code de la construction et de l’habitat, de l’arrêté du 25 juin 1980 et de l’arrêté du 18 novembre 1987, relatifs à la protection
contre l’incendie et la panique dans les établissements recevant du public, le Règlement général de sécurité de l’établissement
recevant la manifestation, ainsi que toutes autres dispositions légales ou réglementaires en vigueur au moment de la tenue
de la manifestation. L’autorisation d’ouverture pourra être refusée pour les stands qui ne répondront pas aux prescriptions
réglementaires de sécurité. Il est interdit de faire figurer dans les échantillons tous produits dont la fabrication, la mise en vente
ou l’exposition sont prohibées. La distribution de ballons-réclame est absolument interdite dans l’enceinte de la manifestation.
L’organisateur décline toute responsabilité en cas de décision de fermeture d’un stand, ordonnée par la Commission de sécurité
pour inobservation des règlements en vigueur.
PRODUITS INTERDITS - ARTICLE 13
Les matières explosives et en général tous les produits dangereux ou nuisibles ne sont pas admis. Le fonctionnement des
appareils, l’installation ou la distribution d’objets susceptibles d’apporter une gêne ou un danger pour les autres exposants,
l’organisateur ou pour les visiteurs sont interdits.
PUBLICITé - ARTICLE 14
La distribution de prospectus ne peut être faite qu’à l’intérieur des stands. La réclame à haute voix ou à l’aide micro est
absolument interdite, sauf si dérogation de l’organisation. La publicité des prix et la distribution d’objets publicitaires sont soumis
à la réglementation générale des arrêtés ministériels. Il est interdit de faire une publicité quelconque en faveur de produits autres
que ceux désignés sur le bulletin de participation. Toute publicité, soit au moyen de mimes, clowns et autres genres d’attractions,
soit par utilisation d’appareils sonores, est formellement interdite. préalablement à l’ouverture de la manifestation, les adhérents
souhaitant diffuser sur leur stand ou emplacement des œuvres musicales par quelque moyen que ce soit (bande magnétiques,
disques, radios, vidéogrammes, films, musiciens, chanteurs, etc.) devront obtenir auprès de la SaCeM, l’autorisation écrite légale
que l’organisateur pourra leur réclamer.
LA VENTE A EMPORTER EST FORMELLEMENT INTERDITE - ARTICLE 15
Toute infraction aux présentes prescriptions entraînera la fermeture immédiate du stand et l’expulsion du contrevenant, sans qu’il
puisse revendiquer le remboursement de tout ou partie des sommes versées pour sa participation, ni aucune autre indemnité.
TENUE DES STANDS - ARTICLE 16
Seules les réceptions ponctuelles sont autorisées sur les stands à condition qu’il n’y ait pas débordement sur les stands voisins
ou allées. Les stands doivent être tenus dans un état constant de propreté impeccable. Ils doivent rester garnis pendant la durée
de la manifestation. Il est interdit de laisser les marchandises exposées recouvertes pendant les heures d’ouverture. Nul ne peut
être autorisé à se tenir hors des stands pour vendre ou faire de la réclame pour un objet exposé ou non. Nul ne peut effectuer une
publicité publique de quelque nature qu’elle soit, à l’intérieur de la manifestation.
ASSURANCE - ARTICLE 17
Tout exposant est tenu de souscrire à ses frais auprès de l’assureur de son choix une assurance Responsabilité Civile couvrant :
1. Les marchandises exposées, les agencements et les installations des stands et tout matériel dont il est le gardien incluant
renonciation à tout recours de sa part ou de ses assureurs contre l’organisateur et ses assureurs.
2. La responsabilité Civile de l’exposant à l’égard des tiers.
3. Le risque locatif.
Les organisateurs de stands collectifs ont l’obligation de faire souscrire à chacun de leurs exposants une assurance couvrant les
mêmes risques que ci-dessus. Tout adhérent, par le seul fait de sa participation, abandonne tout recours contre l’organisateur en
cas de perte, vol ou dommage quelconque au matériel défini ci-dessus. Il appartient à l’adhérent de souscrire toute assurance
qu’il jugera nécessaire afin de couvrir toute éventuelle indisponibilité l’empêchant de participer à la manifestation. pendant la
28
période de transport, l’exposant qui désire être assuré pour son matériel doit souscrire l’assurance auprès de la Société de son
choix. L’adhérent s’engage à produire, sous peine de non-confirmation de son admission, auprès de l’organisateur une attestation
d’assurance couvrant les risques définis ci-dessus et incluant la renonciation à recours de sa part ou de ses assureurs contre
l’organisateur ou ses assureurs.
MACHINES EN DéMONSTRATION - ARTICLE 18
Toutes les machines en démonstration doivent être pourvues d’un dispositif de sécurité, notamment pour celles dont les organes
mobiles peuvent être laissés sans surveillance d’un préposé de l’exposant, même si la barrière prévue par les règlements de
sécurité a été établie.
HEURES D’OUVERTURE ET DE FERMETURE - ARTICLE 19
Les stands doivent rester ouverts tous les jours pendant les heures d’ouverture de l’exposition.
MISE A DISPOSITION DES EMPLACEMENTS - ARTICLE 20
Les stands seront mis à la disposition des adhérents UN jour avant l’ouverture de la manifestation.
DOCUMENT CONTRACTUEL - ARTICLE 21
Seuls les documents rédigés en français, notamment en ce qui concerne le présent règlement font foi. Les traductions en langues
étrangères ne sont qu’indicatives.
LIBéRATION DES EMPLACEMENTS - ARTICLE 22
Tous les emplacements devront être remis en état aux frais de l’adhérent et libéré avant la fin du démontage de l’exposition.
La responsabilité de l’exposant reste engagée pour tous accidents ou réclamations pouvant résulter de la non-exécution ou de
l’exécution tardive de ces prescriptions. L’organisateur pourra faire procéder à l’enlèvement du matériel restant en place après
le délai fixé, ainsi qu’à la remise en état de l’emplacement concédé, les frais engagés par ces opérations revenant dans tous les
cas à l’adhérent.
ATTRIBUTION DE JURIDICTION - ARTICLE 23
en cas de contestation quant à l’interprétation ou l’exécution du présent accord, de conventions expresses entre parties, les
Tribunaux de Lyon ou paris sont seuls compétents, même en cas de pluralité de défenseurs. Les traites et acceptations de
règlement n’entraînent ni novation, ni dérogations à cette clause attributive de juridiction. La loi applicable aux présentes relations
entre les parties est la loi française.
PHOTOGRAPHIES - FILMS - BANDES SONS - ARTICLE 24
Les photographies, films vidéos, bandes sons réalisées par des professionnels dans l’enceinte de la manifestation pourront
être admis sur l’autorisation écrite de l’organisateur. Une épreuve ou une copie des supports devra être remise à l’organisateur
dans les 15 jours suivant la fermeture de la manifestation. Cette autorisation pourra être retirée à tout moment. La réalisation
de films, bandes sons, photographies par les visiteurs pourra être interdite par l’organisateur. La prise de vue de certains objets
dans les stands peut être interdite à la demande et à la diligence des adhérents. L’organisateur décline toute responsabilité
quant à d’éventuelles réclamations ou plaintes de quiconque relatives aux prises de vues même autorisées. L’adhérent autorise
l’organisateur à utiliser toutes prises de vues représentant son stand, en ce compris toutes représentations de ses marques,
logos, et produits effectués au cours de la manifestation pour sa propre promotion exclusivement et ce, quel qu’en soit le support
(site web compris). Cette autorisation, valable pour une durée de 5 ans, ne concerne que les utilisations dites de communication
interne, brochures promotionnelles et dossier de presse de l’organisateur. L’adhérent renonce de ce chef à toute rémunération
comme à tout droit d’utilisation de la communication de l’organisateur. Les éventuels commentaires ou légendes accompagnant
la reproduction ou la représentation de prises de vues ne devront pas porter atteinte à sa réputation et/ou à son image.
ARTICLE 25
1. Le déménagement est autorisé à compter de fermeture de la manifestation à partir de 14 heures 30.
2. Jusqu’à déménagement complet des stands, il est fait obligation à tout adhérent de prévoir un responsable sur son stand afin
d’éviter pertes et vols.
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Montant des arrhes et calendrier de paiement
premier versement de 35% du montant total du séjour est demandé à la signature du contrat de réservation et devra être versé avant le
1er février 2017.
Second versement de 35% du montant total du séjour devra être versé avant le 10 mai 2017.
Le solde soit 30% du montant total du séjour devra être versé avant le 15 aout 2017.
Conditions d’annulation
entre la signature du contrat et le 31 Janvier 2017 : La totalité du contingent par nuit, et par catégorie pourra être annulé sans pénalité.
entre le 1er et le 19 Février 2017 : Une variation de 15% du contingent par nuit, et par catégorie sera admise sans pénalité. au-delà de ce
pourcentage, 100% du montant total annulé sera facturé.
entre le 20 Février 2017 et le 19 Mai 2017 : Une variation de 10% du contingent par nuit, et par catégorie sera admise sans pénalité. au-
delà de ce pourcentage, 100% du montant total annulé sera facturé.
entre le 20 Mai 2017 et le 21 août 2017 : Une variation de 5% du contingent par nuit, et par catégorie sera admise sans pénalité. au-delà
de ce pourcentage, 100% du montant total annulé sera facturé.
au-delà du 22 août 2017 : Toute annulation de chambre sera facturée et ne fera l’objet d’aucun remboursement.
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Acomptes
a signature du contrat, un acompte équivalent à 100% du total de la facturation globale estimée est dû.
Tout acompte dû ou versé sera exigé/conservé en cas d’annulation totale de la manifestation.
annulation partielle
Toute annulation, même partielle sera facturée à hauteur de 100% du montant annulé.
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Acomptes
a signature du contrat, un acompte équivalent à 100% du total de la facturation globale estimée est dû et devra être perçu avant le 5
février 2017.
Tout acompte dû ou versé sera exigé/conservé en cas d’annulation totale de la manifestation.
CONDITIONS D’ANNULATION ET REDUCTION
Annulation totale :
en cas d’annulation totale du contrat par le Client, et non justifiée par l’inexécution des obligations de l’Hôtel, une indemnité d’annulation
sera facturée et calculée de la façon suivante :
- en cas de notification d’annulation reçue plus de 30 jours avant le premier jour de l’événement, l’Hôtel conservera, à titre d’indemnité,
le montant des acomptes versés.
- en cas de notification d’annulation reçue moins de 30 jours avant le premier jour de l’événement, le Client devra régler le solde du
montant de la prestation figurant au devis.
Clause de réduction :
en cas d’annulation partielle du contrat par le Client, et non justifiée par l’inexécution des obligations de l’Hôtel, une indemnité d’annulation
sera facturée et calculée de la façon suivante :
- en cas de notification d’annulation reçue plus de 120 jours avant le premier jour de l’événement : peut être annulé sans pénalité, 10 %
du nombre de chambres par nuit et/ou du nombre de participants par jour; à l’exclusion de ces 10 % toute autre annulation sera facturée
à hauteur de 30 % du montant total annulé.
- en cas de notification d’annulation reçue entre 120 jours et 61 jours avant le premier jour de l’événement : peut être annulé sans pénalité,
10 % du nombre de chambres par nuit et/ou du nombre de participants par jour; à l’exclusion de ces 10 % toute autre annulation sera
facturée à hauteur de 50 % du montant total annulé.
- en cas de notification d’annulation reçue entre 60 jours et 31 jours avant le premier jour de l’événement : peut être annulé sans pénalité,
10 % du nombre de chambres par nuit et/ou du nombre de participants par jour; à l’exclusion de ces 10 % toute autre annulation sera
facturée à hauteur de 70 % du montant total annulé.
- en cas de notification d’annulation reçue entre 30 jours et 15 jours avant le premier jour de l’événement : peut être annulé sans pénalité,
10 % du nombre de chambres par nuit et/ou du nombre de participants par jour; à l’exclusion de ces 10 % toute autre annulation sera
facturée à hauteur de 90 % du montant total annulé.
en cas de notification d’annulation reçue moins de 14 jours avant le premier jour de l’événement, toute annulation sera facturée sur la
base de 100 % du montant total annulé.
Les « no-shows » (chambres restées non occupées par les participants prévus sur la liste nominative) seront facturés au Client sur la base
de la totalité du séjour, chambre et petit déjeuner.
Le terme « jours » exclut le jour de l’arrivée. Si le nombre de chambres diminue dans une mesure dépassant les limites susmentionnées,
une indemnité forfaitaire sera due par le Client à l’Hôtel. Le montant de cette indemnité sera égal au prix de la chambre et/ou des services
réservés et annulés et/ou non utilisés au-delà des dites limites.
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Tel : 04 78 17 61 76 – Fax : 04 78 17 62 85
email : [email protected]
Site internet : www.sfar.org
