Dossier Utilisateur P-A-D IOS V5.1 · L’objectif de ce document est d’initier les préleveurs à l’utilisation de l’application Prélèvement à Domicile (P-A-D) ... SIL-LAB

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Dossier Utilisateur P-A-D

IOS V5.1.xx

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P-A-D IOS 5.1 - Document Confidentiel

Table des matières 1 Objectif ...................................................................................................................................................................... 2

2 Astuces et Recommandations .................................................................................................................................. 2

3 Identification du préleveur ......................................................................................................................................... 2

4 Identification du patient ............................................................................................................................................. 3

4.1 Le patient a son QR Code (ou son Code-barres) ............................................................................................. 3

4.2 Le patient n’a pas de code-barres ..................................................................................................................... 4

5 Scan du QR Code ..................................................................................................................................................... 5

6 Dossier de Prélèvement ............................................................................................................................................ 5

6.1 Contrôle de l’identité patient .............................................................................................................................. 5

6.2 Validation ou enregistrement de l’ordonnance utilisée ..................................................................................... 6

6.3 Validation d’une ordonnance réutilisable .......................................................................................................... 6

6.4 Enregistrement d’une nouvelle ordonnance ..................................................................................................... 7

6.5 Ordonnance renouvelable ................................................................................................................................. 8

6.6 Enregistrement de Pièces jointes ...................................................................................................................... 8

6.7 Examens et Nouveautés ................................................................................................................................... 9

6.7.1 Dictionnaire principal ............................................................................................................................... 10

6.7.2 Nouveautés liées aux examens .............................................................................................................. 12

6.7.3 Échantillons ............................................................................................................................................. 12

6.8 Objet embarqué............................................................................................................................................... 13

6.9 Transmission des résultats patient .................................................................................................................. 13

6.10 Site de dépôt ................................................................................................................................................... 14

6.11 Transmission des résultats prescripteur ......................................................................................................... 15

7 Renseignements cliniques ...................................................................................................................................... 16

8 Rubriques du menu « Options » ............................................................................................................................. 20

8.1 Principe d’affichage des INR ........................................................................................................................... 20

8.2 Mes Commandes ............................................................................................................................................ 21

8.3 Récupération des ordonnances renouvelables ............................................................................................... 22

8.4 Consultation des Médias ................................................................................................................................. 23

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1 Objectif

L’objectif de ce document est d’initier les préleveurs à l’utilisation de l’application Prélèvement à Domicile (P-A-D)

et de présenter ses fonctionnalités.

2 Astuces et Recommandations

Si pour une raison quelconque vous êtes obligé de fermer l’application et de vous reconnecter, vous devez appuyer deux fois rapidement sur le bouton en-dessous de votre écran. Toutes les applications ouvertes s’affichent à l’écran en même temps. Mettez votre doigt sur l’application que vous voulez fermer et faites-la glisser vers le haut.

Remarque : Pensez à conserver au moins 0,5 Go de mémoire disponible sur votre smartphone pour l’envoi de chaque dossier avec l’image de l’ordonnance (mémoire moyenne d’un smartphone → 16 / 32 Go).

3 Identification du préleveur

En lançant l’application, le préleveur devra rentrer ses identifiants personnels fournis par le laboratoire pour accéder à l’application, ainsi que le nom du serveur du laboratoire à la première connexion (à la place de « thuittest » dans l’exemple ci-contre). Une petite icône à droite de votre mot de passe vous permet d’afficher en clair votre mot de passe pour le vérifier si besoin. Pour la première connexion, vous devez absolument être en réseau Edge, 3G, 4G ou Wifi. Une fois reconnu par le système, vous pourrez vous connecter avec ou sans réseau.


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4 Identification du patient

Après avoir rentré ses identifiants, le préleveur se retrouve sur la page d’accueil de l’application.

Écran de gauche : sans rendez-vous

Écran de droite : avec rendez-vous

4.1 Le patient a son QR Code (ou son Code-barres)

Remarque : À tout moment, le préleveur peut contacter le laboratoire en appuyant sur cette icône qui composera automatiquement le numéro du laboratoire. Cette icône est présente sur plusieurs écrans. Vous pourrez créer un dossier de prélèvement en appuyant sur l’une des icônes code-barres (en fonction du modèle présent sur les documents du patient).


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4.2 Le patient n’a pas de code-barres

Vous pouvez rechercher un patient connu du cabinet en appuyant sur l’icône « loupe ». Il vous sera demandé (pas obligatoirement, en fonction du paramétrage choisi par le laboratoire) de saisir la date de naissance du patient afin de contrôler son identité notamment pour les doublons. Si le laboratoire le paramètre, vous pourrez utiliser la fonction « Passer » si vous êtes dans l’impossibilité de renseigner la date de naissance. Pour trouver un patient, vous pouvez faire défiler la liste ou appuyer sur la zone de recherche. Cette action permet de saisir une chaine de caractères ou une date de naissance complète. Vous pouvez également filtrer la recherche à l’aide des icônes « Homme », « Femme », « Sexe indéterminé », ou « Décédé ». Les patients correspondants aux critères s’afficheront.

Une fois identifié, appuyez sur le nom du patient concerné pour créer un dossier de prélèvement.

Lorsque vous appuyez sur le « + » à côté du nom d’un patient, une fenêtre vous permet de : - réaliser un nouveau prélèvement - fixer un nouveau rendez-vous - appeler le patient - lancer la navigation GPS - sauvegarder la localisation - consulter ses résultats (si le laboratoire les diffuse) - déclarer un AES - déclarer ce patient comme décédé, afin de le masquer


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5 Scan du QR Code

Si le patient a son QR Code (sur un précédent compte-rendu, sur une fiche de prélèvement, etc…), le préleveur doit donc, en appuyant sur l’icône correspondante, le scanner pour créer un dossier de prélèvement. (Idem pour le code-barres classique)

6 Dossier de Prélèvement

6.1 Contrôle de l’identité patient

Une fois l’identité du patient récupérée, soit par le QR Code, par le code-barres ou par la recherche dans la liste alphabétique, vous accédez à la fiche de prélèvement. Assurez-vous de l’identité du patient et procédez à la vérification des informations enregistrées. Un symbole et un code couleur indiquant le genre permet de distinguer les hommes, les femmes et les personnes ayant un sexe indéterminé, et ainsi éviter les non-conformités. La première information à saisir sera de savoir si le patient est « A jeun », ou « Non à jeun » et d’appuyer sur la case correspondante.


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6.2 Validation ou enregistrement de l’ordonnance utilisée

L’application P-A-D permet soit d’utiliser une ordonnance renouvelable préenregistrée avec sa date de validité,

soit d’enregistrer une nouvelle ordonnance.

Après avoir fait défiler l’écran vers le bas, le préleveur peut voir si une ordonnance renouvelable est toujours en cours de validité ou s’il doit enregistrer une nouvelle ordonnance.

Ordonnances en cours de validité

Aucune ordonnance en cours

6.3 Validation d’une ordonnance réutilisable

Pour visualiser une ordonnance en cours de validité, vous pouvez appuyer sur l’icône à droite de l’ordonnance comme montré sur l’écran de gauche. Lorsqu’elle s’affiche, vous pouvez la zoomer et la dézoomer. Pour la refermer, appuyez une fois sur l’écran.

Si vous souhaitez la définir comme ordonnance du jour, faites un appuie court sur la ligne correspondante. Le message de prise en compte sera visible instantanément et elle apparaîtra cochée.


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6.4 Enregistrement d’une nouvelle ordonnance

Appuyez sur « Nouvelle ordonnance », puis sur l’icône « appareil photo » et prenez en photo

l’ordonnance qui fera partie intégrante de la fiche de prélèvement. Il suffit d’appuyer directement sur l’écran pour prendre la photo.

Attention !

La qualité de la photo est importante. Il faut s’approcher suffisamment pour ne photographier que l’ordonnance, en évitant de bouger. L’appareil doit être bien parallèle à l’ordonnance et en mode portrait. Refaites la photo si nécessaire.

Vous pouvez également enregistrer votre photo en couleur, en noir et blanc ou en nuances de gris (écran de droite), ainsi que la recadrer à l’aide des ciseaux pour ne faire apparaître que votre sélection dans le dossier patient. Appuyez sur « Valider » pour l’enregistrer. Une fois validée, vous pouvez contrôler sa lisibilité, en zoomant avec vos doigts.


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6.5 Ordonnance renouvelable

Si vous avez sélectionné « Renouvelable », vous devez ensuite définir sa date de validité. Une fois la date définie dans la fenêtre, appuyez sur « OK » pour enregistrer l’information et ensuite sur l’icône « Prélèvement » pour revenir à la fiche de prélèvement.

6.6 Enregistrement de Pièces jointes

Vous avez la possibilité d’attribuer une ou plusieurs pièces jointes à votre dossier (ou au patient : Carte d’identité, Carte vitale, Carte Mutuelle) en allant dans la rubrique « Autre pièce jointe ». Comme pour l’ordonnance, il vous suffira d’appuyer sur l’icône « appareil photo » pour prendre votre pièce en photo et la découper ou changer les nuances de couleur pour qu’elle soit le plus lisible possible.


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Important : Après avoir validé votre pièce, elle s’enregistrera automatiquement comme « Carte d’identité », mais vous pouvez facilement changer l’intitulé de la pièce en appuyant sur son libellé. S’affichera alors une rubrique vous permettant de sélectionner le nom approprié. Dans notre cas il s’agit de la carte de sécurité sociale.

Après avoir sélectionné une ou plusieurs pièces, elles s’afficheront dans votre rubrique « Pièce jointe » comme représenté à droite. Pour toutes ces pièces jointes, une nouvelle photo remplacera et annulera l’ancienne (qui apparaîtra ensuite en rouge).

6.7 Examens et Nouveautés

Après avoir appuyé sur « 0 examen », on obtient l’écran des examens déjà saisis (soit 0 sur l’écran de droite). En appuyant sur le symbole « loupe », on obtient l’écran qui permet de rechercher et d’ajouter des examens à partir du dictionnaire fourni par le laboratoire (synchronisé quotidiennement), de l’historique patient, ou des examens des derniers prélèvements. Important : La saisie des examens est facultative


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6.7.1 Dictionnaire principal

Les examens sont classés par catégories et par ordre alphabétique. La recherche peut se faire de plusieurs façons : - En faisant défiler la liste avec son doigt - En appuyant sur la zone de recherche en haut de l’écran Le clavier virtuel s’affiche et permet de faire une recherche sur le libellé de l’examen. Lorsque vous saisissez des lettres comme dans notre exemple, tous les libellés contenant ces lettres s’affichent (écran de droite).

Il suffit alors d’appuyer sur l’écran pour faire disparaître le clavier virtuel et sélectionner les examens.

Le clavier virtuel dispose d’une touche qui permet de faire une recherche vocale d’un libellé d’examen dans le dictionnaire principal. En appuyant sur cette icône en forme de micro, vous devez exprimer oralement et distinctement le libellé recherché. Une fois la diction terminée, le ou les examens correspondants s’affichent. Remarque : Cette fonction n‘est utilisable qu’avec une couverture 3G, 4G ou un réseau wifi.


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Une fois l’analyse trouvée, vous pouvez appuyer sur la case de validation pour la sélectionner. En appuyant sur l’icône « Examen » en haut à gauche de votre écran, s’affichent les examens que vous avez sélectionnés ou rajoutés à ceux qui étaient déjà présents par exemple. Vous pouvez sélectionner plusieurs examens en une seule fois mais vérifiez toujours que la sélection soit exacte. Rappel : La saisie des examens est facultative

Vous avez la possibilité de consulter le guide de prélèvement pour chacun des examens sélectionnés.

Si vous souhaitez supprimer un examen, il suffit de faire glisser votre doigt de la droite vers la gauche sur votre examen, puis cliquez sur « Supprimer » pour confirmer la suppression. En appuyant sur l’icône « i », une fenêtre apparaît avec les informations nécessaires pour réaliser le prélèvement (vol. à prélever, délai pré-analytique, T°C d’acheminement, délai de rendu et des commentaires si besoin). Si l’icône « i » est rouge, cela signifie que le champ « Commentaires » contient des informations. Une fois la liste complétée, appuyez sur « Prélèvement » pour revenir à l’écran de prélèvement. Le nombre d’examens saisis s’affiche.


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6.7.2 Nouveautés liées aux examens

Un nouveau dictionnaire des examens trié par catégories vous indiquent pour chaque examen : - le délai préanalytique recommandé (puce verte) - la température d’acheminement (puce rouge) - des commentaires importants liés aux examens et indiqués en rouge (Ex : A jeun impératif, Danger : Biotine Interférence, Transport < 4H non centrifugé…) - La couleur des tubes à prélever avec gestion des « et » et des « ou » Pour certains examens, des renseignements supplémentaires pourraient vous être demandés, comme montré sur l’écran à droite avec l’exemple de l’ECBU où le préleveur devra appuyer soit sur « Douleurs Abdominales, Absence Douleurs, et/ou Sous Antibiotiques » avant d’appuyer sur « OK ».

6.7.3 Échantillons

Vous avez par exemple saisi 3 examens, l’application vous indique le ou les tubes correspondants à prélever, et

dans le bon ordre de prélèvement.

Les tubes à prélever apparaissent en rouge. Lorsque vous appuyez sur l’icône « + » de chaque tube, vous indiquez le nombre que vous avez prélevé et les touches « + » et « - » deviennent vertes. Si vous n’avez pas saisi d’examen, vous pouvez quand même indiquer le nombre de tubes prélevés pour chaque couleur de bouchon.

Remarque : Les deux dernières lignes ne contiennent pas de tubes, elles vous permettent de renseigner le nombre d’échantillons autres que des tubes (urine, recueil de selles…)


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6.8 Objet embarqué

Cette nouvelle rubrique « Objet embarqué » n’est utilisable uniquement (à l’heure actuelle) pour les environnements médicalisés (Ex : EHPAD). Le LabPad d’INR est un lecteur qui permet de réaliser des mesures biologiques comme par exemple le test TP/INR et le test de glycémie et ainsi d’obtenir immédiatement les résultats dont le préleveur a besoin.

6.9 Transmission des résultats patient

Le champ « Exemplaire patient » permet de préciser comment le patient souhaite recevoir ses résultats. Appuyez sur le champ pour faire apparaître le menu déroulant et sélectionnez votre choix. Le champ « Laboratoire de prise en charge » permet de choisir le site qui convient le mieux au patient. (Cette fonctionnalité peut ne pas être proposée par le laboratoire).


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6.10 Site de dépôt

Ce champ permet d’indiquer le site de dépôt, c’est-à-dire l’emplacement dans lequel vous allez déposer les boîtes ou les sachets. En appuyant dessus, vous avez une liste de sites que vous pouvez sélectionner. Cette information sera enregistrée sur votre smartphone.

Cela permet une meilleure traçabilité de votre dossier de prélèvement et des examens qui ont été effectué. (Cette fonctionnalité peut ne pas être proposée par le laboratoire).

Vous avez la possibilité de personnaliser la liste des sites de dépôt qui s’affichent sur votre smartphone. Pour cela, quand vous êtes sur votre écran d’accueil, vous pouvez appuyer sur « Options » en bas à gauche de votre écran. S’affichent ensuite des options. Vous pouvez aller dans « Réglages » en cliquant dessus (écran de droite).


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Après avoir cliqué sur « Site de dépôt », l’écran de droite s’affiche. Vous avez alors la possibilité de cocher ou de décocher les différents sites, ce qui vous permettra de choisir ceux que vous voulez faire apparaître lors de votre création de dossier dans « Site de dépôt ». Cela permet de ne pas avoir une liste déroulante trop importante, et donc de ne pas perdre de temps.

Remarque : Le paramétrage est le même pour les laboratoires de prise en charge et les pharmacies.

6.11 Transmission des résultats prescripteur

Cet affichage indique le délai de rendu des résultats pour le prescripteur : il est normal en vert et urgent en rouge en appuyant dessus.

Si les résultats sont urgents, vous pouvez saisir (ou dicter à la voix), un commentaire. Cette case commentaire vous permet de spécifier si les résultats sont à faxer ou à téléphoner au prescripteur (Ex : saisir « fax » ou « tel »).


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Après avoir renseigné toutes les informations nécessaires sur la fiche de prélèvement, il suffit d’appuyer sur l’icône « Suivant » en haut à droite de votre écran pour passer à la dernière étape du prélèvement : La saisie des renseignements cliniques.

7 Renseignements cliniques

L’écran de gauche permet de renseigner le poids, la date des dernières règles (que si le sexe est féminin ce qui n’est pas le cas dans notre exemple), les anticoagulants, les médicaments, des commentaires libres ou structurés, et de scanner des codes-barres Malette, Sonde ou Dossier labo si besoin. Après avoir cliqué sur « 0 anticoagulant », vous pouvez sélectionner le premier champ et une liste déroulante vous propose les anticoagulants (écran de droite). Une fois l’anticoagulant trouvé, appuyez sur « OK » pour le sélectionner.


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Après avoir appuyé sur le second champ, vous pouvez saisir la posologie à l’aide d’un clavier virtuel spécialement créé par le laboratoire, à la dictée vocale si vous avez du réseau, ou au clavier classique du téléphone. En appuyant sur le troisième champ, une liste déroulante vous permettra de renseigner éventuellement la date et l’heure de dernière prise. Cliquer sur OK pour valider l’information.

La procédure est la même pour le ou les

médicaments.

Spécificités pour les anticoagulants

Sur le quatrième champ, vous pouvez sélectionner l’état du traitement parmi les cas pré définis, par le laboratoire, dans la liste déroulante qui s’affiche, et appuyez sur Ok pour valider le choix et faire disparaitre la liste. Si en cours de saisie, vous souhaitez supprimer les informations, il vous suffit de cliquer sur la petite croix à droite des champs concernés.


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Sur le cinquième champ, vous avez la possibilité de saisir la cible pour l’anticoagulant et cliquez sur le bouton OK pour valider Les renseignements sont enregistrés automatiquement, cliquez sur Clinique pour revenir à l’écran précédent


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Pour terminer votre dossier de prélèvement, vous avez la possibilité de saisir, au clavier ou à la voix, un commentaire libre, ou de sélectionner un ou plusieurs commentaires structurés (écran de droite) après avoir appuyé sur l’icône « + ». Cochez la case correspondante du menu fourni par le laboratoire.

En appuyant sur « Enregistrer », vous terminez l’enregistrement du dossier de prélèvement qui est automatiquement transmis au laboratoire, avec la photo de l’ordonnance, dès que votre téléphone est connecté à un réseau EDGE, 3G, 4G ou Wifi.

Sur l’écran d’accueil, vous pouvez visualiser les noms des derniers patients prélevés (écran de gauche). - Si ces informations sont bleues, la fiche est en cours de transmission. - Si ces informations sont vertes, la fiche a été envoyée et a bien été reçue par le serveur. Remarque : Si vous restez appuyé 1 seconde sur le nom d’un patient, vous pouvez prendre un nouveau rendez-vous (voir paragraphe 4.2).

IMPORTANT : Lorsque vous déposez vos échantillons, assurez-vous que tous vos dossiers soient en verts.


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8 Rubriques du menu « Options »

8.1 Principe d’affichage des INR

Si le laboratoire a choisi cette option : Dans la page d’accueil de P-A-D, le menu « Options » en bas à gauche de l’écran permet d’indiquer le nombre de résultats non lus. En appuyant dessus, une nouvelle rubrique de ce menu permet de voir tous les résultats partiels d’analyses non lus (s’il y en a).

Si on appuie sur un résultat, il disparait de la liste des non lus mais sera toujours consultable dans la rubrique « Tous », pendant toute la durée d’archivage paramétrée par le laboratoire (15 jours par défaut).


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Autre moyen de visualiser un résultat : Dans la base patients du smartphone, si vous maintenez votre doigt 1 seconde sur le nom d’un patient, un menu contextuel apparait. Il est indiqué « 3 résultats d’analyses non lus ». En appuyant sur cette ligne, vous pouvez consulter les résultats de ce patient (s’il y en a).

8.2 Mes Commandes

Toujours à l’aide du menu « Options », vous pouvez désormais passer des commandes de matériels à votre laboratoire. Pour ce faire, appuyez sur « Mes commandes » puis sur l’icône « + » (écran de droite) pour faire une nouvelle commande, si cette option a été choisi et paramétré par le laboratoire.


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Vous pouvez faire défiler la liste avec les différents articles, puis ajouter les quantités voulues pour chacun d’entre eux à l’aide des cases « + » et « - ». La quantité s’affiche en dessous du nom de l’article. Ensuite, cliquez sur « Suivant » en haut à droite de l’écran pour pouvoir visualiser le récapitulatif de votre commande (écran de droite). Une fois vérifiée, vous pouvez appuyer sur « Enregistrer » et envoyer cette demande au laboratoire. Remarque : Vous serez alerté dès que votre commande aura été traitée.

A savoir :

- Vous pouvez changer le site de prise en charge de la commande

- Vous pouvez changer le lieu de dépôt de la commande

- Vous pouvez ajouter des commentaires en bas de la page du récapitulatif de votre commande

8.3 Récupération des ordonnances renouvelables

Une rubrique importante du menu « Options » est celle des « Ordonnances renouvelables ». Lorsque vous cliquez dessus, vous arrivez sur l’écran de droite. Vous pouvez visualiser les quelques nouvelles ordonnances renouvelables de vos collègues qui ne sont pas encore sur votre application. Remarque : S’il y a une croix à la place de la photo, cela signifie qu’elle n’a pas encore été téléchargée. Vous pouvez dans ce cas appuyer sur la flèche en haut à droite de l’écran (avec un réseau wifi, 4G ou 3G) pour qu’elles se synchronisent. Si vous effectuez cette action tous les matins en wifi à votre domicile, vous n’aurez que quelques photos à télécharger à la fois.


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8.4 Consultation des Médias

Dans cette rubrique « Médias », vous trouverez des tutoriels vidéo (Ex : Tuto Android premiers pas, Tuto pour les nouvelles versions de l’application) et des vidéos d’information (Ex : RGPD en 2 minutes, Témoignage IDE…) vous montrant comment réaliser simplement les premiers dossiers de prélèvement, et vous expliquant les différentes rubriques et options de IDELab sur votre smartphone pour une utilisation optimum.

Apparaîtront dans « Non vus » les nouveaux médias que vous n’avez pas encore regardés.


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SIL-LAB innovations reste à votre écoute pour toute remarque et suggestion lors de votre

découverte de sa solution P-A-D.

Pour nous contacter :

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Tel : 01.75.86.64.82

En précisant bien votre nom, le nom du laboratoire et vos coordonnées.

Bonne utilisation de P-A-D !


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