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ORDRE DE MISSION PONCTUEL (DT ULYSSE)

Initialisation d’un ordre de mission ponctuel à partir d’un ordre de mission permanent (créé par le service gestionnaire) obligatoire pour les personnels itinérants.

1. créer un ordre de mission (OM), sélectionner dans la liste déroulante du menu le lien correspondant ou utiliser le raccourci disponible.

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2. L’écran de création d’un nouvel OM est affiché. Il est alors possible de créer un OM vierge ou de l’initialiser à partir d’un

autre document (OM existant ou OM Permanent).

- document vierge : création de tout OM ponctuel. - OM Permanent : créé par les services gestionnaires pour tout itinérant autorisé à utiliser son véhicule

personnel dans le cadre de la mission qui lui a été confiée. - Initialisation à partir d’un ordre de mission du collaborateur : créer un OM à partir d’un modèle.

L’agent par défaut est sélectionné, il peut être modifié en cliquant sur la loupe. La liste des précédents OM de l’agent en référence s’affiche ; sélectionner le modèle en cliquant sur son numéro, son lieu ou sa date. Le nouvel OM ainsi créé reprendra l’ensemble des données de l’OM sélectionné dans les pavés Général et Prestations.

- Initialisation d’un OM ponctuel à partir d’un OM pe rmanent : est obligatoire pour les personnels itinérants munis d’un OM permanent (OMP). L’OM ponctuel à partir d’un OM Permanent permet de tenir compte des kilomètres déjà parcourus par l’agent. Les personnels itinérants doivent saisir un OM ponctuel rattaché à l’OMP de référence avant leur déplacement en mission. L’OM ponctuel à partir d’un OMP reprend les données de l’OMP.

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3. Initialiser un OM ponctuel à partir d’un OM permane nt

A partir de l’écran de création d’un OM, sélectionner « initialisation d’un OM Ponctuel à partir d’un OMP ». La liste des OMP validés s’affiche, choisir l’OMP de référence. L’OM en cours de création présentera un champ supplémentaire : référence de l’OMP de rattachement

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4. Préparer son déplacement

Avant le déplacement en mission : saisie obligatoire d’un OM Ponctuel – plusieurs pavés que l’utilisateur devra renseigner successivement.

� 1) Pavé général : données administratives de la mission.

Un champ de saisie obligatoire est identifiable rapidement par un astérisque* affiché à côté du libellé du champ.

L’agent doit compléter son lieu de départ et son lieu de retour. La loupe ouvre une liste de choix. Le lieu de départ est par défaut la résidence administrative.

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- Lieu de départ : ADM adresse administrative / FAM adresse familiale

- par défaut : résidence administrative

- destination principale : département d’Eure et Loir FRA : France

- type de mission : liste déroulante : personnels itinérants

- Ordre de mission de rattachement

Le choix Personnels itinérants va supprimer certains « blocs » pour adapter l’ordre de mission aux personnels itinérants.

Alerte à l’agent pour continuer : cliquer OK

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L’OM ponctuel reprend automatiquement les données de début et de fin de mission de l’ordre de mission permanent. L’agent doit modifier les dates. L’enveloppe budgétaire et le centre de coûts CHORUS sont repris d’après les données renseignées dans la fiche profil de l’agent. Ces données sont uniquement modifiables par le service gestionnaire.

Exemple de saisie du pavé général pour un mois de déplacement :

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� 2) Pavé Frais prévisionnels

Ensemble des dépenses prévues au cours de la mission. Cliquer sur l’icône concerné : parking, péage, repas et transports en commun.

Exemple de saisie : - pour un frais parking : -

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- pour un frais péage :

- pour des repas :

L’agent a alors 2 possibilités :

• soit il inscrit un frais de repas par jour de déplacement • soit il inscrit le nombre total de repas prévus pour la période de l’ordre de mission dans la case

Nombre de repas.

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- pour du transport en commun (Navigo) :

Le bloc Frais prévisionnels récapitule les frais saisis et somme automatiquement une estimation des frais qui seront engagés.

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� 3) Pavé Saisie des indemnités kilométriques

Prévisions : Déclaration par l’agent des trajets prévisionnels et du nombre de kms correspondants.

Pour saisir les indemnités kilométriques, cliquer sur Créer :

a) Sélectionnez le véhicule dans la liste de choix (véhicule déclaré dans la fiche profil de l’agent)

b) Sélectionner le barème kilométrique (barème IK standard)

c) Saisissez vos déplacements : 3 possibilités 1. Vous effectuez 1 circuit (ligne 1 dans l’exemple ci-dessous) :

- saisir le jour de déplacement - détailler le trajet (départ – étapes – arrivée) - saisir 1 en nombre de trajets - saisir le nombre total de kilomètres parcourus dans les kilomètres remboursés

2. Vous effectuez plusieurs déplacements « simples » (lignes 2 et 3 de l’exemple) :

- saisir les jours de déplacement - saisir les trajets parcourus - saisir le nombre de trajets (1 pour 1 aller simple, 2 pour un aller retour) - saisir les kilomètres parcourus (il s’agit de la distance d’un trajet simple)

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3. Vous effectuez plusieurs fois le même déplacement (ligne 4 de l’exemple)

- saisir une date - saisir le trajet parcouru - saisir directement le nombre total de trajets parcourus pour la même distance - saisir le kilométrage parcouru pour un aller simple.

ULYSSE somme automatiquement le nombre total de kilomètres à rembourser et calcule en fonction de la puissance fiscale du véhicule choisi et du nombre de kilomètres déjà effectués, le montant des indemnités kilométriques de l’ordre de mission. Si l’agent ne connaît pas le nombre de kilomètres à rembourser, il peut cliquer sur le lien « Cliquez ici pour se rendre sur MAPPY ». Le site MAPPY s’ouvre alors dans une nouvelle fenêtre. Une fois les déplacements saisis, cliquer sur Enregistrer.

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5. Soumettre son ordre de mission à validation

Quand tous les renseignements sont saisis (et que l’ordre de mission ne comporte plus d’anomalie bloquante), l’agent peut envoyer son OM en validation. Cliquer sur « Avancer » de l’OM ou la flèche verte :

Pour information : ULYSSE somme automatiquement les frais engagés dans l’ordre de mission. Le montant se calcule automatiquement en fonction des frais et des indemnités kilométriques saisis. La somme totale est indiquée sous la référence de l’ordre de mission.

L’agent demande à passer au statut 2 : en attente de validation hiérarchique

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A ce stade, l’agent : - peut saisir un commentaire à l’attention du valideur de son document, - doit sélectionner un valideur par la loupe (liste nominative des valideurs) soit conserver le valideur sélectionné par défaut, - doit cliquer sur confirmer le changement de statut : ULYSSE modifie automatiquement le statut du document en cours qui n’est alors plus modifiable

Après validation du valideur hiérarchique puis du service gestionnaire, l’ordre de mission ponctuel sera validé. Ces validations se feront au niveau du service gestionnaire.

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6. Régularisation

Un ordre de mission validé n’est plus modifiable. retour de mission : l’agent peut procéder à la régularisation de l’OM afin qu’il corresponde à la réalité de la mission. Pour cela, l’agent passe l’ordre de mission du statut V (validé) au statut RM (régularisation mission).

Attention : Ces modifications sont à effectuer si les informations du pavé général de l’ordre de mission validé ne correspondent plus (dates de début et de fin de mission…). Si ce sont les frais prévisionnels ou les indemnités kilométriques qui ne correspondent plus, l’agent n’a pas besoin de modifier son ordre de mission, il régularisera ces données dans l’état de frais. Pour régulariser un OM :

- Rappeler l’OM validé (bloc « Ordres de mission en cours de traitement » dans l’écran d’accueil) - Cliquer sur la flèche orange ou sur Revenir

- Faire passer l’état au statut régularisation mission - Effectuer les modifications nécessaires et soumettre de nouveau l’ordre de mission à validation. (reprendre la même

procédure qu’en 5.)

Un OM en attente de validation reste toujours modifiable par l’agent.

Documents modifiés IA 28 service DAFIG/CJ/IL