e2 - Sd- Semaine Sap - Csc - Esial - V0.01

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E2 –Processus et paramétrage Vente

COURS DE

Caroline TROLLER

Semaine de cours SAP

CSC - ESIAL

SAP R/3SAP R/3Client /serveurClient /serveur

TRTRTresoreryTresorery

HRHRHuman Human

resourcesresources

MMMMMaterialMaterial

ManagementManagement

CSCSCustomersCustomersServicesServices

PSPSSales &Sales &

DistributionDistribution

PPPPProductionProductionPlanningPlanning

PMPMPlantPlant

MaintenanceMaintenance

QMQMQuality Quality


QMQMQuality Quality


WMWMWarehouse Warehouse managementmanagement

TRATRAGestion desGestion destransportstransports

FIFIFinancialFinancial

AccountingAccounting

COCOControllingControlling

IMIMInvestmentInvestment


HUMHUMHandling Handling

UnitUnitmanagementmanagement

PLMPLMProduct lifeProduct life

CycleCycleManagementManagement

SDSDSales &Sales &

DistributionDistribution

BWBW

Le module SD fournit les outils nécessaires à l’exploitationd’une grande quantité d’informations relatives aux ventes.Il permet l’accès à tout moment aux données concernantles produits, les stratégies de marketing, les appels devente, la détermination des prix et les directives de vente,afin de faciliter les activités de vente, de distribution et defacturation.

• Articles• Clients• Conditions de prix

Principes de fonctionnement Notions essentielles du module

Solution SAP Données de base principales

RAPPEL : Module SD (Sales and Distribution)

Demande client Offre Gestion des commandes

Suivi des commandes Expédition Transport facturation

Commande

Facture

• La gestion des appelsd'offres

• Les offres • Les commandes clients • Les expéditions et

+livraisons• La facturation

• Système d'information• commerciale • Les remises en nature• Détermination des prix• Schéma partenaire/ Rôle • partenaire

SAP ERP

Processus et paramétrage Vente – Plan du cours

• Structure organisationnelle

• Processus

• Principales données de base

• Fonctions

• Reporting

• Repères techniques

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Grands principes de la structure d’entreprise SAP

Structures d’entreprise

Comptabilité analytique

Logistique externe

Gestion Comptable

Logistique interne

Gestion des stocks

Entités organisationnelles SAP

Périmètres analytiques

Organisations commerciales

Organisations d’achat

Sociétés

Périmètres d’évaluation

Divisions

Magasins


Domaine commercial

Intégration de la structure organisationnelle SD


1 Société

N Divisions

N Magasins MM

Canal de distribution Secteur d’activité

N Magasins WM


Domaine commercial

Intégration de la structure organisationnelle SD


1 Société

N Divisions

N Magasins

Canal de distribution Secteur d’activité

1 Société

N Divisions

N Magasins

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Zoom sur le domaine commercial (1/2)

Organisation commerciale A

Canal de distribution I

Secteur d’activité a

Organisation commerciale B

Canal de distribution II

Secteur d’activité b







OC France Est

CD FranchisésSA Textile

OC France Ouest

CD Grands magasins

SA Maroquinerie

SA Textile

SA Textile

SA Maroquinerie

SA Textile

SA Cosmétiques

Domaine commercial 1 Domaine commercial 2

Zoom sur le domaine commercial (2/2) : illustration


Agence commerciale

Groupe de vendeurs

Vendeurs

Zoom sur la gestion des équipes de vente

Sud Est Nord Est

Nouveautés

Jean

Classiques

Pour un domaine commercial

Nouveautés Classiques

Isa Annie René ClaudeFranck Marie

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Exercice…

Exercice structure d'entreprise



• Processus


• Fonctions

• Reporting

FACTURATION

EXPEDITION

VENTE

Processus d’administration des ventes : vision simplifiée

Documents de vente

Documents de livraison

Documents de facturation

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Demandes d’offres

Offre

Commande Retours Programmes de livraison

Livraison gratuite

Livraison

Transport

Facture AvoirNote de débit

VENTE

EXPEDITION

FACTURAT°

COMPTABILITE

Processus d’administration des ventes : vision par type de document

Achats

Product°

Stocks

Structure des documents

Données de base

Client ArticlePrix

En-tête

Poste 10

Poste 20

Echéance 1

Echéance 1Echéance 2

• Données générales, valeurs par défaut

• Données relatives aux marchandises ou aux services

• Données d’expédition et d’approvisionnement

Le comportement des documents est piloté par leurs types

Données de base

Client ArticlePrix

Type de document

Type de poste

Poste 20

Type d’échéance

Echéance 1Echéance 2

• Données générales, valeurs par défaut

• Données relatives aux marchandises ou aux services

• Données d’expédition et d’approvisionnement

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• Processus


• Fonctions

• Reporting

Les fonctions partenaires

• La notion de partenaire est une notion générique dans SAP– Elle désigne à la fois

• Le client• Le fournisseur• Les contacts…

• Pour la gestion des ventes, la catégorie de partenaire utilisée est le client.– Le client se décline en différentes fonctions partenaires

• Donneur d’ordre• Facturé• Payeur• Réceptionnaire de marchandise• Transporteur• Correspondant

• Ces fonctions partenaires sont stockées au niveau du domaine commercial du client

La fiche client (1/2)

• Pour chaque fonction partenaire, on gère une fiche client dans SAP– Chaque fiche client est définie pour un domaine commercial donné

• La fiche client contient 4 types d’informations:– Données comptables et juridiques (données société)– Coordonnées (données générales)– Informations relative à la vente, l’expédition et/ou la facturation des

marchandises (données commerciales)– Information supplémentaires (blocages, paramètres spécifiques du client

etc…

• L’élément distinctif de la fiche client est le groupe de compte– Cette information est liée à la notion de partenaire

• Chaque partenaire a un groupe de compte dédié,• Le groupe de compte détermine les informations qu’il faut saisir dans la fiche

client.

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La fiche client (2/2)

Donneur d’ordre : magasin H&M blvd Haussman

Client facturé : magasin H&M blvd Haussmann

Client payeur : Centrale de paiement H&M

Province

Client réceptionaire : magasin H&M,

rue perpendiculaire au blvd Haussmann

• Fonction partenaire DO

• Fonction partenaire CF

• Fonction partenaire PY

• Fonction partenaire CL

Exemples de pilotage de l’administration des ventes à partir de la fiche client

• Pilotage des commandes– Groupe de prix– Schéma client– Taxes– Incoterms– Conditions de paiement– Rôles partenaires

• Pilotage des expéditions– Condition d’expédition– Zone de transport– Division de livraison

Vue de la fiche Client

XD01XD02XD03

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La fiche article (1/2)

• La fiche article contient toutes les informations relative à la gestion d’une marchandise ou d’un service

– Un article peut servir à:• Commander (un T-Shirt) , et/ou• Livrer (un colis, un lot, une marchandise), et/ou• Facturer (une échéance de service, une marchandise), et/ou• Acheter (un produit fini ou un composant) , et/ou• Fabriquer (un emballage, un composant, un produit fini…), et/ou• Planifier, et/ou• Ranger (un bac…) , et/ou• Comptabiliser (valeur du stock)• …

– Un article est défini pour un domaine commercial, et/ou une division, et/ou un magasin MM et/ou un magasin WM

• C’est donc une donnée de base extrêmement riche– Il y a beaucoup d’enjeux à la maintenir correctement

La fiche article (2/2)

• En fonction de son utilisation, l’article contient les informations suivantes :

• Données de base (caractéristiques principales, codification)• Données commerciales (vente – expédition)• Données achat• Données fabrication• Données planification• Données stockage (division- magasin)• Données qualité• Données comptables

• L’élément distinctif de la fiche client est le type d’article– Cette information détermine l’utilisation de l’article dans SAP

• Le type d’article détermine les informations qu’il faut saisir dans la fiche article.

Exemples de pilotage de l’administration des ventes à partir de la fiche article

• Pilotage des commandes– Groupe de type de poste– Groupe d’articles– Groupe de marchandises– Type de taxes

• Pilotage des expéditions– Groupe de transport– Groupe de chargement– Division de livraison

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Vue de la fiche Article

MM01MM02MM03

La fiche « info-ventes »

• La fiche info-vente est une donnée de base.• Elle contient des informations pour un couple « client-article-OC-CD »• Elle est facultative• Les infos de la fiche client/article sont « plus fortes » que celles de la

fiche client et de la fiche article– Par exemple un client livré a une division de livraison A, il commande une

marchandise qui ne possède par de division de livraison (l’article peut être livré à partir de toutes les divisions, et pas dans une spécifique).

• Par défaut, le système va déterminer une division de livraison dans la commande = à celle du client = A

• Une fiv permet de gérer une exception et de déterminer que quand ce client, commande cet article, la division de livraison sera exclusivement et exceptionnellement B

Vue de la fiche info-ventes

VD51VD52VD53

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Les nomenclatures articles pour les ventes

• Une nomenclature article est une donnée de base qui permet de lier plusieurs articles entre eux.

• Une nomenclature peut avoir diverses utilisations:– Fabrication– Maintenance– Emballage – Vente..

• Dans le cadre des ventes, la nomenclature permet de saisir un article dans la commande, et de voir le système ramener en automatique les articles qui lui sont liés dans la nomenclature

– Par exemple, on saisit l’article « pack ski », et le système ramène en automatique « paire de ski », « chaussures » et « fixation ».

Vue d’une nomenclature de vente

CS01CS02CS03

Les prix

• Les prix des marchandises et des services sont stockés dans des données de base appelées « conditions de prix »

• SAP détermine quel est le bon prix dans la commande client, en fonction d’une conjonction de paramètres issus des fiches articles, clients, info/article et de données éventuellement saisies dans la commande.

– Ce système de détermination du prix est une base de fonctionnement du paramétrage SAP, appelé « technique de condition »

– La logique de la « technique de condition » est également utilisée ailleurs dans le système, par exemple pour paramétrer la gestion des messages ou des textes

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Méthode de détermination des prix

Séquence d’accès

Type de conditions

Schéma de calcul

Catalogue de zones

Tables de conditions

Types de document

OCClientZone de distributionCD

OC/Client/Zone de distributionCD/OC/Client/Zone de distribution

Séquence AAA :•1/OC/Client/Zone de distribution•2/CD/OC/Client/Zone de distribution

PB00 : Prix brut

Schéma 0001 :1/ PB00 avec Séquence AAA+2/ …………………-3/…………………

ZSTD : Commande client standard applique Schéma 0001

Cette méthode est appelée schéma

de calcul.Elle est utilisée à

de nombreux niveaux dans le

paramétrage SAP

Vue d’une condition de prix(1/2) choix de la séquence

VK11VK12VK13

Vue d’une condition de prix(2/2)

VK11VK12VK13

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• Processus


• Fonctions

• Reporting

Commande client

• La commande client est un document de vente– Elle permet de stocker et de gérer une commande de 1 ou plusieurs

articles

– Elle est émise par un client à l’attention d’un domaine commercial

– On y détermine• Les conditions de vente• Les conditions de paiement• Les dates et les modalités d’expédition de la pièce

– On peut y contrôler la disponibilité des articles gérés physiquement en magasin

Vue d’une commande client « Synthèse »

Accès en-tête

Détail poste Détail échéance Détail conditions

VA01VA02VA03

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Livraison sortante

• La livraison sortante est un document d’expédition– Elle permet de stocker et de gérer la préparation et l’expédition d’une

commande vers un « client livré »

– Elle est émise pour un client réceptionnaire et un ensemble d’échéances de commandes clients cohérentes à l’attention d’une division

– On y génère les pièces comptables à la sortie des marchandises

– On peut choisir d’y lancer des actions précises dans l’entrepôt (prélèvement à l’emplacement, emballage, chargement, etc…)

– En créant la livraison, on peut contrôler une deuxième fois (après la saisie de commande), la disponibilité de la pièce en magasin

– On y génère la sortie du stock des marchandises

Vue d’une livraison sortante « Synthèse »Accès WM

VL01NVL02NVL03N

Accès Gestion des sorties de

stock

Facture

• La facture est un document de facturation– Elle permet gérer la préparation d’une facture vers un « client facturé »

– Elle est émise pour un client facturé et un ensemble de postes, d’échéances de facturation de commandes clients ou de livraisons cohérents à l’attention d’une division

– On y génère des documents comptables

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Vue d’une Facture « Synthèse »

Accès pièces comptables

VF01VF02VF03

Règles de copies

• Les combinaisons en-têtes/postes/échéances sont déterminées dans le paramétrage

• Au cours du processus (commande livraison facture), les éléments calculés dans un document sont copiés dans le suivant s’ils sont pertinents.

• Ces règles de copie sont paramétrées :– Pour les ventes (offre vers commande)– Pour les expéditions (commande vers livraison)– Pour la facturation (commande vers facture et livraison vers facture)– Au niveau

• En-tête• Poste• Échéance

Gestion des textes

• Des textes peuvent être gérés au niveau des données de base ou des documents.

• SAP permet ensuite de copier ces textes dans le cadre du processus complet.

• On créée des types de textes, – affectés à des séquences (tel type de texte provient d’un endroit A, sinon

B, sinon …)– Regroupés dans des schémas qui permettent affecter les textes aux

emplacements cibles.

• Le paramétrage de la détermination des textes est proche de la méthode du « schéma de calcul ».

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Contrôle de disponibilité (1/2)

• Dans les documents de vente et d’expédition, SAP sait calculer si la marchandise commandée est disponible en magasin.

• SAP est ensuite en mesure de calculer les échéances d’expédition jusqu’à la date de livraison au client

– A partir d’une date de disponibilité de la pièce en magasin– Calcul du détail les étapes logistiques:

Date livraison Date de sortie marchandise + délai de transit

Date sortie marchandises

Date de chargement + délai de chargement

Date de chargement Date de mise à disposition + délai de prélèvement /emballage

Date de mise à dispo article

Lendemain de : Date du jour + délai de livraison (FA)+ délaide réception (FA)

Contrôle de disponibilité (2/2)

• La disponibilité de la pièce dépend :– Du stock physique disponible– Du stock de sécurité– Des « éléments de planification » d’entrées de marchandise

• Demandes et commandes d’achats• Livraisons entrantes• Ordres planifiés et de fabrication• En-cours de réception

– Des « éléments de planification » de sorties de marchandise• Commandes• Livraisons sortantes• …

• Comme SAP prends en compte le physique et le prévisionnel, et qu’elle est mise à jour en temps réel, cette analyse est dite « dynamique »

Vue dynamique des stocks

MD04

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Vue du contrôle de disponibilité dans une commande

Tous les éléments de planification existants ne sont pas forcément

pris en compte (paramétrage)

Délai de réapprovisionnement

• Quand la pièce n’est pas disponible, SAP permet de calculer un délai de réapprovisionnement.

• Ce délai est calculé à partir d’informations de la fiche article– Délai d’approvisionnement à proprement parler – Délai de réception en magasin

• Ce délai est fonction du mode de réapprovisionnement de la pièce:– Achat ou Fabrication

Documents incomplets

• Pour garantir la complétude des documents créés dans le système, SAP propose une fonctionnalité de contrôle

– Paramétrable– Permettant de bloquer les fonctions suivantes ou pas

• Le « protocole de document incomplet » correspond à une liste de toutes les données essentielles d’un document de vente qui n’ont pas encore été renseignées

– Le système liste les données manquantes et permet d’aller directement dans les vues pour effectuer les corrections

• SAP met à disposition en standard des listes de travail pour traiter et suivre les documents de vente incomplets

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Statuts de documents

• Tout au long du processus, SAP permet de suivre un statut pour chaque document, chaque poste et chaque échéance

• Les statuts permettent de gérer :– la complétude/l’avancement du travail

• Non traité/en-cours/Terminé• Annulé / Rejeté• Complet/Incomplet

– Et les blocages• Bloqué / non bloqué pour commande livraison/ facture/ comptabilité…

• Les statuts peuvent être pilotés directement dans les documents, mais aussi à partir des données de base

– (par exemple, on peut bloquer les commandes pour un client mauvais payeur).

Flux de document

• Les flux de documents sont une vue synthétique

• Cette vue est très ergonomique et permet de naviguer d’un document à l’autre avec beaucoup de facilité

– des statuts des documents et des postes de documents

– Avec leur statut

• Ils sont accessibles à partir des 3 types de documents



• Processus


• Fonctions

• Reporting

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Rien ne permet de présenter les reporting SD mieux qu’une démonstration…

• Il faut retenir que le reporting a 2 visages dans SAP :– Le reporting qui permet d’analyser et d’afficher l’existant, le réalisé.&– Le reporting qui est une liste de travail, permettant d’analyser, d’organiser

et de suivre le reste à faire

• Au boulot !